地产公司文件管理规定

　　地产有限公司文件管理规定

　　为使我司的文件管理更加规范化，制度化，科学化，在行政管理过程中，形成具有法定效力和规范体式的文书，特制定本管理规定。

　　一、文件处理

　　１、发文程序

　　１）发文程序是指以本公司名义制发文件的过程，包括：草拟、拟办、审批、签发、用印、登记、下发。

　　２）公司各部门草拟的文件，要求情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　２）草拟文件部门，对涉及其他部门职权范围内的事项，应先协商取得一致意见后方可行文。

　　４）草拟文件部门按照公司文件格式排版、字号进行打印，经分管领导复核后，送行政部做文件处理。

　　５）行政部秘书将草拟文件登记编号，送交行政副总提出拟办意见，由公司总经理审批。

　　６）对审批后的文件由行政秘书负责签发、用印、下发。

　　２、收文程序

　　１）凡外来公文信件由行政部统一收拆（亲收件除外）由秘书进行编号、登记。收文登记当日送公司行政部副总提出拟办意见，并送公司总经理批示。

　　２）根据公司领导批示，由行政秘书及时送有关部门阅办，急件随到随办，不可过夜。

　　３）承办部门收到交办公文后应当及时办理，不得延误、推诿，对不属本部门及职权范围办理的文件，应及时退回行政部门并说明理由。

　　４）行政秘书对收文负责跟踪催办。

　　二、文件归档

　　１、处理完的外来文件及本公司文件，应按规定及时整理、归档，加强保管。档案分为文书档案、工程技术档案、人事档案、财务档案、实物档案等五类。（详见公司档案分类表）

　　２、公司各部门文档，由专人负责管理，按类别存放，第二年一月经检查齐全后，整理立卷归档，要求在二月底以前全部装订完毕。

　　３、公司行政部是档案管理工作的主管部门，负责定期培训监督。检查各部门的档案管理情况，发现问题及时解决。

　　４、各部门负责档案的专管员必须做到：

　　１）借阅档案必须履行登记手续，借期不得超过两周，到期必须返回，属实需要，办理续借手续。

　　２）做好保密工作，发现档案丢失或出现文件泄密时，及时上报，不得隐瞒，对玩忽职守造成损失泄密的严肃处理。对视情节追究法律责任。

　　５、根据档案材料保管期限和效用，定期对档案进行鉴定，对己失去作用和保存价值时效的档案要进行销毁。

　　６、档案销毁必须经公司负责人审批后方可进行，销毁档案应由两人监销，并在销毁册上签字，销毁册应存档。

　　三、文件格式

　　１、公司文件中各组成部分的标识、规格见附表。

　　２、文件用纸一般采用国际标准A4型，左侧位装订处。

　　３、文字号：标题二号，正文四号；字体：宋体；

　　排版：上边距3cm，下边距2cm，左边距4cm，右边距3cm；每页22行，每行28个字；张贴的文件用纸大小根据实际需要确定。

　　四、本规定自下发之日起执行。

　　五、本规定由行政部负责解释。

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篇2：工程部资料文件管理规定

　　工程部资料与文件管理规定

　　１、工程部工程资料与文件的收集整理与归档严格按照ISO9001规定的管理程序进行。

　　２、工程部工程资料和文件必须体现工作责任的可追溯性，如出现追溯性不强或资料上分不清责任的情况，资料管理人员与相应工作环节的负责人员对资料工作和资料反映的相关工作环节负全责。

　　３、工程部的工程资料与文件必须具有真实性、准确性和及时性，如出现资料失真或不准确、不及时的情况，资料管理人员与资料反映的工作环节负责人和相关环节的负责人对该工作负全责。

　　４、工程部按月、季度、年度和以工程项目为单位对工程资料进行检查，并将检查结果纳入绩效考核。

篇3：物业管理中心文件管理规定

　　物业管理中心文件管理规定

　　1目的

　　对与管理中心质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

　　2范围

　　适用于中心与质量管理体系有关的文件控制。

　　3职责

　　3.1管理中心综合管理部负责中心工作手册的编制、修订工作；中心综合管理部负责中心业务范围内文件及作业指导类文件的归集、保管工作。

　　3.2管理处负责业务范围内文件及作业指导类文件的编制、使用和保管。

　　3.3中心文员和管理处客服负责与质量管理体系有关的文件的归集、整理和归档。

　　4程序

　　4.1文件分类及保管

　　4.1.1公司下发的质量手册、程序文件由管理中心文员和管理处客服负责保存。

　　4.1.2作业指导类文件分为两类

　　a.管理中心（处）工作手册，管理处运行体系的常用实施细则：包括管理标准（员工守则、员工行为规范、岗位职责、管理制度等），工作标准（岗位任职要求、岗位工作标准等），技术标准（国家有关的法律法规、服务规范、作业规程、质量控制规范等），质量记录表单等，由管理中心（处）自行使用、保存。

　　b.其他质量管理体系文件：可以是针对特殊服务、项目或合同编制的质量计划、标准、规范等，由管理中心各部门和管理处各工种使用、保存，重大质量计划（涉及多部门或公司的计划）报公司行政与人力资源部备案。

　　4.2文件的编写、审核、批准、发放。

　　4.2.1中心作业指导书类文件的编写由综合管理部负责，中心经理负责审核，管理者代表负责批准。

　　4.2.2管理处作业指导书类文件由管理处负责编写，中心综合管理部负责审阅，中心经理负责审核，管理者代表负责批准。

　　4.2.3经审核批准的文件，均需报公司行政与人事部备案，中心和管理处作业指导书由行政人事部负责发放，文件的发放、回收填写《文件发放、回收记录》。

　　4.2.4文件编写或修改需征求相关部门、管理处意见时，文件编写人填写《文件会签单》附于文件首页由相关部门、管理处负责人签阅确认。

　　4.2.5管理中心和管理处根据需要发放作业指导书分册时，须进行登记，中心由中心综合管理部负责中心作业指导书分册的发放登记，填写《文件发放、回收记录》，管理处由客服人员负责管理处作业指导书分册的发放登记，填写《文件发放、回收记录》。

　　4.3文件受控标识

　　文件分为："受控"和"非受控"两类，凡与质量管理体系运行相关的文件均为受控文件。所有受控文件必须在该文件上加盖"受控"章、分发号章（整套文件在封面上加盖，无封面的单份文件在文件首页右上角加盖）。质量记录、业主手册及上墙文件不加盖"受控"章但属受控文件。非受控文件不进行标识。

　　4.4文件的领用

　　4.4.1质量管理体系文件发放时，文件领用人应在《文件发放、回收记录》中签收。

　　4.4.2因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；丢失补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门做好相应发放签收记录。

　　4.5文件的保存、作废与销毁

　　4.5.1文件的保存

　　a.文件经审核批准后，文件正本交由行政与人力资源部编制《受控文件清单》；

　　b.中心综合管理部文员（管理处客服）负责中心（管理处）与质量管理体系有关的文件保存，并编制《受控文件清单》。

　　c.与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方；

　　d.管理中心（处）公用文件由管理中心文员（管理处客服员）保管。

　　e.管理中心文员（管理处客服员）应及时填写、更新本部门使用文件的《受控文件清单》；

　　f.任何人不得在受控文件上乱涂改或将受控文件私自外借，以确保文件的清晰、易于识别、检索和保密。

　　4.5.2文件的作废与销毁

　　a.所有失效或作废文件，由管理中心文员（管理处客服员）及时从所有发放或使用场所撤出，交由中心综合管理部，统一上交公司行政与人力资源处理，防止作废文件的非预期使用；

　　b.为某种原因需保留的作废文件，由行政与人力资源加盖"作废"印章保存；

　　c.对要销毁的作废文件，由行政与人力资源部填写《文件销毁申请单》，经管理者代表批准后统一销毁。

　　4.5.3文件的借阅、复制

　　借阅、复制质量手册、程序文件、

作业指导书、质量记录，应填写《文件借阅、复制记录》，由管理中心（管理处）负责人按规定权限审批后向中心文员或管理处客服员借阅、复制（复制文件必须由客服员标识登记后发放）。

　　4.6对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

　　相关质量记录

　　1.《文件发放、回收记录表》ZC-01/B01

　　2.《受控文件清单》ZC-01/B02

　　3.《文件更改申请单》ZC-01/B03

　　4.《文件会签单》ZC-01/B04

　　5.《文件借阅、复制记录表》ZC-01/B05

　　6.《文件销毁申请单》ZC-01/B06

　　7.《文件修改控制页》ZC-01/B07

篇4：物业管理公司文件管理规定(3)

　　物业管理公司文件管理规定（三）

　　第一条公司颁布的各类文件对公司内部具有约束性、指导性和强制性，是上传下达公司旨意的有效手段。

　　第二条公司文件分为公司文件和部门文件两种，公司综合服务部负责公司文件的草拟、修改、发放和存档和控制。

　　第三条涉及部门以上的文件，原则上由部门提出，公司统一发文颁布。

　　第四条公司各部门颁布的文件，必须抄送公司综合服务部存档备查，各部门涉及规章制度、考核等方面的规定、条例，参照公司统一颁布的制度制订，并经公司综合服务部核稿方为有效。

　　第五条各部门应积极主动传阅有关文件，并把工作落实到实处。各部门应有完整的文件登记、收发、阅读记录，如有异议，在两天内向归口部门提出，直到解释圆满。

　　第六条文件传阅后要求妥善保管，不得遗漏和丢失。各兼职文书、记录管理员应积极主动配合部门负责人做好此项工作。如发现遗漏和丢失的，将追究部门负责人的经济责任。

　　第八条文件行文管理程序和要求：

　　一、拟稿：根据重大决策内容，有必要下发的，应指定有一定业务素质人负责拟稿，内容要求简明扼要、实际，语句通顺，通俗易懂。

　　二、核稿与签发：一般情况下，各种文件拟稿完毕后，必须由部门负责人核稿，无差错后方可由主管人员签发，涉及面广的，应有会签记录。

　　三、文件的下发：文件必须手续齐全，打印完毕后，及时下发各有关部门和个人，在下发时，做到有专人收签名，不经签名不发，发文簿及收文簿清晰。各部门应设收文登记簿，按文号及标题登记，以利于工作和便于传阅。公司综合服务部定期对部门文件进行检查，并作为经济责任制进行考核。

篇5：物业公司文件管理规定

　　1、全部公文归公司所有,任何人不得私自占有。

　　2、公司任何人必须严格保守文件的机密。

　　3、凡重要事宜的请示、报告、汇报、传达、答复、指示等,一律以文件形式进行,即使在紧急情况下不办理,事后也必须以文件形式记录下来。

　　4、文件的处置必须以准确、迅速为原则,且明确责任。

　　5、公司文件的收发、领取和寄送,原则上由公司综合管理部负责。

　　6、行文必须简明扼要,一事一议,言语措辞力求准确规范。

　　7、文件的起草必须征得主管同意,明确起草文件的责任人,在主管明确决定之后由起草人定稿抄写,执行总经理签字同意后方可发文。

　　8、文件的处理

　　(1)由部门主管以上人员负责对文件进行审阅和进行必要的处理,或者由其反指定下属对文件进行具体处理;

　　(2)如遇重要或异常事项,必须及时与上级取得联系,按上级指示办理;

　　(3)各种关联事项,必须与各相关部门商议后方能处置;

　　(4)文件的发文部门有责任督促有关部门处理文件的指定事项,以防发生延迟或停顿。如发生拖延或停顿现象,应及时向上级汇报并请示处理意见。

　　9、文件的阅览

　　文件被阅览后,阅览者必须签字表示阅览完毕,如有必要,可在文件空白处签署意见,并转给文件的主管或下一阅览人。