清单招标中模拟清单编制流程注意事项

　　清单招标中模拟清单编制的流程及注意事项

　　一、模拟清单是为公开招标确定施工单位及确定部分综合单价的招标方式，具体流程如下：

　　第一步：先选择一个同类参照的项目。此项目最好在结构、建筑、建筑面积、安装工程项目等内容上比较相似，最好能基本吻合，参照的项目越接近编制的工程，编制出来的模拟清单就越接近实际。所以选择同类参照项目是本流程的一个关键点。

　　第二步：把本工程与参照工程进行比较。对参照工程与拟建工程的差异进行比较，对工程量进行调整。并对可能出现不平衡报价要注意，能在清单工程量中有预计的在清单量中反映，清单中不能直接反映出来，可以在招标文件中采取相应的措施完善。

　　第三步：编制模拟清单。根据参照工程的原始清单及比较过程中找到的问题进行编制模拟清单，本过程也是一个重点，项目特征描述及编制说明制定都得谨慎，很容易让施工方钻空子进行不平衡报价。

　　第四步：根据模拟清单做控制价。根据清单计价办法及消耗量计算规则进行制作控制价，在此过程中一定要公平、合理，不得特意压低或抬高价格，制作出来的控制价尽量接近市场价。

　　第五步：根据模拟清单进行招标。这个环节主要是招标文件的制定，模拟清单招标其效果就是清单与费率的结合的产品，如果模拟清单中利用的清单项目很少的话，到结定案的时候还得进行费率的套用，所以招标文件中应把结算定案时费率的取费级别、人工费、让利等内容说明一下，再就是模拟清单中出现的问题进行说明，还有定标方式。

　　第六步：开标、选择中标单位，根据模拟清单这个统一平台进行评定各家的报价，及费率让利情况。不能只看模拟清单部分，费率让利这块也尤为重要，费率让利这部分在预算定案及施工过程中变更、增加项目都能用的到。

　　第七步：签订施工合同。模拟清单合同中约定预算定案时候漏项或增加项的内容。如：预算定案的时候工程项目模拟清单中有的单价执行模拟清单，工程量按实进入，工程量没用的执行合同费率规定重新制定清单经甲乙双方确定后作为结算依据。

　　第八步：施工图纸下来后进行预算编制。根据模拟清单、招标文件、施工合同约定进行调整图纸中的工程量或增加的工程量清单项，最终形成一个新的总的工程量清单报价，以作为过程成本控制的依据。

　　二、招标及合同中应确定的项目

　　1) 措施费项目：措施费按照平米报价固定包死。

　　2) 采保费的问题：甲方批价为落地价已含采保费。

　　3) 材料价差的问题，哪些材料可调，哪些材料不可调需要明确。（政策规定可调的范围明确在10%以上部分）

　　4) 零星用工确认，按市场价还是按定额价。

　　5) 确定甲方批价差价部分取不取费？

　　6) 签证的内容小于500元以内的不计入结算。

　　7) 甲供材部分约定好乙方计取哪些取费。

　　8) 材料的检测费由乙方承担。

　　9) 安装部分的交接，哪些是总包负责，哪些是分包负责。

　　10)结算方式确定、清单有的执行清单，清单中没有的执行消耗量定额，拆除执行修缮定额，垃圾外运合同中约定。

　　11)总包服务费按照比例约定计取。

　　三、关于总承包中发包方式中清单控制价：

　　控制价的好处为了防止不平衡报价，可以用我们的清单控制价作为基准价，投标时各投标单位的每个分部分项都得低于这个基准价的单价，这样能避免一些不平衡报价，并能体出现出其各子项的优惠率

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篇2：工程量清单编制注意事项

　　工程量清单编制注意事项

　　一、编制要点

　　1.封面.招标人要明确是业主,不是招标代理和造价咨询公司.

　　2.签字盖章的地方是即要签字也要盖章,不要只盖章不签字.

　　3.造价工程师及注册证号,《建设工程工程量清单计价监督管理办法》中要求工程量清单的封面由编制单位的注册造价工程师或一级造价员签字盖章。

　　二.填表须知

　　填表须知必须有,因为它明确要求工程量清单及其计价格式中的任何内容不得随意删除或涂改,在以往的投标文件中有的投标人由于对清单不是很熟悉,有修改工程量和改动计量单位。

　　三.总说明

　　1.工程概况,要写明工程名称、工程建设规模（建筑面积）工程特征（层数、檐高）、施工现场条件、自然地理情况、抗震要求等。

　　2.招标范围：一般说明是总包还是有部分分包或者分标段。如果有部分需要专业分包要明确哪一部分；如果是分标段要写的很明确各标段范围。

　　3.编制依据

　　①建设工程工程量清单计价规范

　　②建设工程工程量清单计价规范辽宁省实施细则及附录

　　③施工设计图纸及其说明、设计修改、变更通知等技术资料

　　④相关的设计、施工规范和标准

　　4.工程质量：要明确是合格还是优良，不要写市样板、省世纪杯、国家鲁班奖，这三个是奖项。

　　5.招标人自行采购的材料名称、规格型号和数量等。这里面要注意招标人自行采购的材料如果在招标阶段无法准确定价，应按暂估价列在其他项目清单中招标人部分，注明材料数量、单价、合价，便于投标人将其返到分部分项工程量清单的综合单价中，计取相关费用。

　　6.预留金数额。

　　7.其他需要说明的问题，比如业主要求混凝土采用商品混凝土；土方运距由投标人自行考虑等。

　　8.投标人在投标时应按《建设工程工程量清单计价规范》规定的统一格式，提供工程量清单计价格式，见附表。（共12项，如果有特殊要求比如分部分项工程量清单综合单价计算表、措施项目单价计算表也要注明）海量专业建筑资料、建筑图!

　　9.随清单附有“主要材料价格表”，投标人应按其规定内容填写。清单编制人最好列出关注的材料价格。海量专业建筑资料、建筑图:

　　10.暂定材料价格表，是把在招标过程中没有明确材质、规格等在计价过程中容易出现很大差距的材料列出单价，并明确实际施工时由甲方认质认价（甲控），按实际发生调整。

　　四.分部分项工程量清单

　　1．所有要求签字、盖章的地方，必须由规定的单位和人员签字、盖章。我省目前要求是造价工程师或一级造价员签字、盖章。

　　2．工程数量的有效位数应遵守下列规定：

　　以“吨”为单位，应保留三位小数，第四位四舍五入；

　　以“立方米”、“平方米”、“米”为单位，应保留二位小数点后二位数字，第三位四舍五入；

　　以“个”、“项”等为单位，应取整数。

　　3.项目特征的描述要和图纸一致，因为对工程项目特征的描述，是各项清单计算的依据，描述的详细准确与否是直接影响投标报价的一个主要因素。如果图纸描述的不清楚要和设计单位勾通，免得漏项或者产生歧义，不要凭经验做法自己设计。

　　4.由于楼面和地面的项目特征不同，包括的基层不同，因此尽管面层相同，也要把它们分开列项。

　　5.清单出现附录A、附录B、附录C、附录D、附录E中未包括的项目，编制人可做相应补充，在项目编码中以“补”字示之，注意要在分部分项工程的后面补。

　　6．关于土方运距问题，如果招标人指定的弃土地点或取土地点的运距，则在清单中给定运距，若招标文件规定由投标人自行确定弃土或取土地点及运距时，则不必在工程量清单中描述运距。

　　7．注意工程量清单中的计量单位与传统的定额计价模式有很多不同的地方，如清单计量单位中：隔热、保温项目的单位m2；混凝土压顶单位是m；石材窗台板的单位是m；门窗的计量单位按樘；地沟的计量单位是m；混凝土桩的单位是根（或m）

　　8．一些项目不单独编码列项，应包括在各清单项目的工程内容中。如：混凝土基础、砖基础、地沟中包括垫层；

　　9．在《计价规范》附录A中油漆工程是同门窗工程同时发包的，而《计价规范》附录B中是单独发包的油漆工程。

　　10．在《计价规范》附录A中防水、防潮工程是同墙、地面工程同时发包的，而《计价规范》附录B中是单独发包的防水、防潮工程。

　　11．招标人编制工程量清单不列施工方法（有特殊要求的除外），投标人应根据施工方案确定施工方法进行投标报价。土石方开挖，招标人确定工程数量即可。开挖方式，应由投标人做出的施工方案来确定，投标人应根据拟定的施工方法投标报价。如招标文件对土石方开挖有特殊要求，在编制工程量清单时，可规定施工方法。

　　12．招标人在编制钢筋清单项目时，应根据工程的具体情况，可将不同种类、规格的钢筋分别编码列项；也可分Φ10及以内和Φ10以上编码列项。

　　13．不同楼层标高的混凝土量是否要分开列项应视工程的具体情况，由清单编制人决定。如不同楼层混凝土的综合单价差异较大，则应分别列项。

　　14．金属结构中的螺栓要在钢筋工程中单独列项，不包括在金属结构工程中。

　　15．联动试车费属工程建设其他费用，不属建安工程费范围，因此，清单报价中不考虑此项费用

　　五．措施项目清单!

　　措施项目列项要尽可能周全，在原有的通用项目基础上，要增加冬雨季施工增加费、生产工具用具使用费、定位复测点交清理费。有吊装的还要增加构件吊装机械费。海量专业建筑资料、建筑图

　　六．其他项目清单

　　1.预留金主要考虑可能发生的工程量变更而预留的金额，此处提出的工程量变更主要指工程量清单漏项、有误引起工程量增加和施工中设计变更引起标准提高或工程量增加等，是工程造价的组成内容。预留金的使用量取决于设计深度，设计质量，工程设计的成熟程度。一般不会超过工程总造价的10%。

　　2.甲方购买的材料如果在招标阶段无法准确定价，应按暂估价列在其他项目清单中招标人部分，列明材料数量、单价、合价。这样便于投标人返推到综合单价中，计取相关费用。

　　3.零星工作项目表，零星工作项目中的工料机列项与计量，要根据工程的复杂程度，工程设计质量的优劣以及工程设计的成熟程度等因素，确定其

数量。一般以人工计量为基础，按人工消耗总量的1%取值即可。材料消耗主要是辅助材料消耗，按不同专业工人消耗材料类别列项。按工人日消耗量计入。机械消耗列项和计量，除了参考人工消耗因素外，还要参考本单位工程机械消耗的种类列项，可按本单位工程机械消耗总量的1%取值。

　　七．其他有关清单编制注意的问题

　　1．清单编制完成后，要注意检查，比如看看有没有工程量特大；或者小数位数不符合清单规范要求的；电子文档同文本的有没有不同的；不同的取费基数清单要分别给出，清单输出是否按清单规范顺序。

　　2．关于清单需要和业主勾通的问题，有的业主有时对清单有特殊要求，比如某种材料要求的档次相对较高，报价可能产生很大的区别；混凝土采用商品混凝土等等要求，针对这种情况，要和业主用联系函的形式与之勾通，并给出暂定材料价格表，并要求回复书面材料，避免由于双方理解的不同产生歧义。

　　3．注意不要给很多的暂定材料价格，否则失去竞争的意义。

　　4．关于设备费，设备费在项目设备购置费列项，不属建安工程费范围，因此，清单报价中不考虑此项费用。所以在清单编制过程中，要明确哪些为设备、哪些不是设备，让所有投标人都在一个起跑线上报价。

篇3：造价员在工程各阶段工作流程培训

　　造价员在工程各阶段的工作流程培训

　　一、投标阶段

　　1.根据投标文件及图纸，做好相关准备工作

　　2.根据清单主材价格，进行市场询价，对比材料价差，为投标报价做好准备。

　　3.根据相关清单子目，向相关分包单位及厂家询价综合单价及主材价

　　4根据招标文件下浮系数，做好成本分析

　　5.根据招标文件要求，编制商务标，并且对照招标文件认真检查

　　6.投标前，对照招标文件认真检查，商务标及技术标，准备好投标物品

　　7.带好相关物品，到开标现场，做好开标记录

　　8.根据招标文件和图纸，到施工现场勘探地形，根据实际情况，看看那些有利于有可能以后做大签证的地方，相对应清单子目价格不能降多，如挖土方、淤泥、沟槽、填方石渣等等。

　　二、施工阶段

　　1.认真对照商务标清单，把全部清单工程量全部自己计算一遍，看看是否有误差

　　2.认真对照商务标清单，把清单综合单价和主材价与市场询价做好对比，然后分析

　　3.进行分包时，要注意严格控制分包单位的清单工程量及价格

　　4.积极到现场去观察，做好图纸会审的工作，提出有利我方的变更签证

　　5.相关工程进度款格式、月报格式、工程联系单格式、现场经济签证格式等要从监理及甲方要取。

　　6.工程联系单、现场经济签证单及索赔的编制切记要理由充分，论点鲜明，证据齐全，把原因全归结于甲方、监理、设计院及其它因素，加大事情严重性及我方损失性，工程量适当加大，签证单要附照片、cad图形及计算式，内容详细且让审计方便计算。

　　7.平时和审计搞好关系，了解审计的工作风格，方便后面工作的进行。

　　8.跟踪分包单位的合同履行情况，严格控制分包单位的现场点工数量

　　9.根据合同、图纸及进度计划，编制月报和统计每月工作进展，做好工程进度款的编制工作。

　　10.根据图纸和现场具体情况，做好有利于我方的工程联系单和经济签证单。

　　11.根据分包单位签订的合同及根据现场实际情况，积极认真客观做好分包单位的结算工作。

　　12.配合各部门做好成本控制工作，严格控制管理现场人材机

　　13.整理和收集有关材料和有利签证的一切资料

　　14.熟练使用相关办公软件及造价软件

　　15.如果现场有跟踪审计，要与之搞好关系

　　16.每次现场发生的签证要及时办理，找到监理、审计、业主及时签字盖章。

　　三、竣工结算阶段

　　1.竣工结束之后，着手准备竣工决算，收集和整理一切竣工决算的资料，汇总编制。

　　2.将所有工程联系单及现场经济签证单要全部办理并且签字盖章，某些文件最好让老板出面解决。

　　3.竣工决算要做好三份，一份上报审计、一份上报领导、一份自己保留。

　　4.上报审计的决算尽可能放大10%以上，审计扣除的子目及工程量要心知肚明，不少于底线即可，另外莫须有的子目及工程量少的，尽量少吵。重点在于事实清楚和工程量明细及较大的必须争吵，而且有理有据。

　　5.和审计对工程量的时候要有理有据，能进能退，不可失原则和底线，另外切记“烧香”，后面工作要做好。

篇4：工程量清单编制七大注意事项

　　工程量清单编制的七大注意事项

　　一. 封面

　　1.招标人要明确是业主，不是招标代理和造价咨询公司.

　　2.签字盖章的地方是即要签字也要盖章，不要只盖章不签字.

　　3.造价工程师及注册证号，《建设工程工程量清单计价监督管理办法》中要求工程量清单的封面由编制单位的注册造价工程师或造价员签字盖章。

　　二. 填表须知

　　填表须知必须有，因为它明确要求工程量清单及其计价格式中的任何内容不得随意删除或涂改，在以往的投标文件中有的投标人由于对清单不是很熟悉，有修改工程量和改动计量单位。

　　三. 总说明

　　1.工程概况，要写明工程名称、工程建设规模（建筑面积）工程特征（层数、檐高）、施工现场条件、自然地理情况、抗震要求等。

　　2.招标范围：一般说明是总包还是有部分分包或者分标段。如果有部分需要专业分包要明确哪一部分；如果是分标段要写的很明确各标段范围。

　　3.编制依据

　　①建设工程工程量清单计价规范

　　②建设工程工程量清单计价规范辽宁省实施细则及附录

　　③施工设计图纸及其说明、设计修改、变更通知等技术资料

　　④相关的设计、施工规范和标准

　　4.工程质量：要明确是合格还是优良，不要写市样板、省世纪杯、国家鲁班奖，这三个是奖项。

　　5.招标人自行采购的材料名称、规格型号和数量等。这里面要注意招标人自行采购的材料如果在招标阶段无法准确定价，应按暂估价列在其他项目清单中招标人部分，注明材料数量、单价、合价，便于投标人将其返到分部分项工程量清单的综合单价中，计取相关费用。

　　6.预留金数额。

　　7.其他需要说明的问题，比如业主要求混凝土采用商品混凝土；土方运距由投标人自行考虑等。

　　8.投标人在投标时应按《建设工程工程量清单计价规范》规定的统一格式，提供工程量清单计价格式，见附表。（共12项，如果有特殊要求比如分部分项工程量清单综合单价计算表、措施项目单价计算表也要注明）

　　9.随清单附有“主要材料价格表”，投标人应按其规定内容填写。清单编制人最好列出关注的材料价格。

　　10.暂定材料价格表，是把在招标过程中没有明确材质、规格等在计价过程中容易出现很大差距的材料列出单价，并明确实际施工时由甲方认质认价（甲控），按实际发生调整。

　　四. 分部分项工程量清单

　　1．所有要求签字、盖章的地方，必须由规定的单位和人员签字、盖章。我省目前要求是造价工程师或一级造价员签字、盖章。

　　2．工程数量的有效位数应遵守下列规定：

　　以“吨”为单位，应保留三位小数，第四位四舍五入；

　　以“立方米”、“平方米”、“米”为单位，应保留二位小数点后二位数字，第三位四舍五入；

　　以“个”、“项”等为单位，应取整数。

　　3．项目特征的描述要和图纸一致，因为对工程项目特征的描述，是各项清单计算的依据，描述的详细准确与否是直接影响投标报价的一个主要因素。如果图纸描述的不清楚要和设计单位勾通，免得漏项或者产生歧义，不要凭经验做法自己设计。

　　4．由于楼面和地面的项目特征不同，包括的基层不同，因此尽管面层相同，也要把它们分开列项。

　　5．清单出现附录A、附录B、附录C、附录D、附录E中未包括的项目，编制人可做相应补充，在项目编码中以“补”字示之，注意要在分部分项工程的后面补。

　　6．关于土方运距问题，如果招标人指定的弃土地点或取土地点的运距，则在清单中给定运距，若招标文件规定由投标人自行确定弃土或取土地点及运距时，则不必在工程量清单中描述运距。

　　7．注意工程量清单中的计量单位与传统的定额计价模式有很多不同的地方，如清单计量单位中： 隔热、保温项目的单位m2 ；混凝土压顶单位是 m；石材窗台板的单位是m；门窗的计量单位按樘；地沟的计量单位是m；混凝土桩的单位是 根（或m）

　　8．一些项目不单独编码列项，应包括在各清单项目的工程内容中。如：混凝土基础、砖基础、地沟中包括垫层；

　　9．在《计价规范》附录A中油漆工程是同门窗工程同时发包的，而《计价规范》附录B中是单独发包的油漆工程。

　　10．在《计价规范》附录A中防水、防潮工程是同墙、地面工程同时发包的，而《计价规范》附录B中是单独发包的防水、防潮工程。

　　11．招标人编制工程量清单不列施工方法（有特殊要求的除外），投标人应根据施工方案确定施工方法进行投标报价。土石方开挖，招标人确定工程数量即可。开挖方式，应由投标人做出的施工方案来确定，投标人应根据拟定的施工方法投标报价。如招标文件对土石方开挖有特殊要求，在编制工程量清单时，可规定施工方法。

　　12．招标人在编制钢筋清单项目时，应根据工程的具体情况，可将不同种类、规格的钢筋分别编码列项；也可分及以内和以上编码列项。

　　13．不同楼层标高的混凝土量是否要分开列项应视工程的具体情况，由清单编制人决定。如不同楼层混凝土的综合单价差异较大，则应分别列项。

　　14．金属结构中的螺栓要在钢筋工程中单独列项，不包括在金属结构工程中。

　　15．联动试车费属工程建设其他费用，不属建安工程费范围，因此，清单报价中不考虑此项费用。

　　五．措施项目清单

　　措施项目列项要尽可能周全，在原有的通用项目基础上，要增加冬雨季施工增加费、生产工具用具使用费、定位复测点交清理费。有吊装的还要增加构件吊装机械费。

　　六．其他项目清单

　　1.预留金主要考虑可能发生的工程量变更而预留的金额，此处提出的工程量变更主要指工程量清单漏项、有误引起工程量增加和施工中设计变更引起标准提高或工程量增加等，是工程造价的组成内容。预留金的使用量取决于设计深度，设计质量，工程设计的成熟程度。一般不会超过工程总造价的10%。

　　2.甲方购买的材料如果在招标阶段无法准确定价，应按暂估价列在其他项目清单中招标人部分，列明材料数量、单价、合价。这样便于投标人返推到综合单价中，计取相关费用。

　　3.零星工作项目表，零星工作项目中的工料机列项与计量，要根据工程的复杂程度，工程设计质量的优劣以及工程设计的成熟程度等因素，确定其数量。一般以人工计量为基础，按人工消耗总量的1%取值即可。材料消耗主要是辅助材料消耗，按不同专业工人消耗材料类别列项。按工人日消耗量计入。机械消耗列项和计量，除了参考人工消耗因素外，还要参考本单位工程机械消耗的种类列项，可按本单位工程机械消耗总量的1%取值。

　　七．

其他有关清单编制注意的问题

　　1．清单编制完成后，要注意检查，比如看看有没有工程量特大；或者小数位数不符合清单规范要求的；电子文档同文本的有没有不同的；不同的取费基数清单要分别给出，清单输出是否按清单规范顺序。

　　2．关于清单需要和业主勾通的问题，有的业主有时对清单有特殊要求，比如某种材料要求的档次相对较高，报价可能产生很大的区别；混凝土采用商品混凝土等等要求，针对这种情况，要和业主用联系函的形式与之勾通，并给出暂定材料价格表，并要求回复书面材料，避免由于双方理解的不同产生歧义。

　　3．注意不要给很多的暂定材料价格，否则失去竞争的意义。

　　4．关于设备费，设备费在项目设备购置费列项，不属建安工程费范围，因此，清单报价中不考虑此项费用。所以在清单编制过程中，要明确哪些为设备、哪些不是设备，让所有投标人都在一个起跑线上报价。

篇5：项目流程管理实施控制

摘要:流程管理是项目管理的重要组成部分,而实施与控制过程最值得关注。这篇文章讲述在项目工作中,用工具严格进行流程管理的重要性。从项目管理的观点看,用基于互联网的解决方案比用内部网节省成本。

一、 介绍

项目管理(PM)正逐渐被认为公司管理的有效且有力的管理系统。特别是那些市场导向与技术更新快的公司与组织,用项目方式进行管理不仅是维持与扩大市场份额的明智选择,而且也是公司的生存之道。甚至对那些以运营为主的公司,变化也不可避免,亦需要项目管理使业务不断壮大。现状与发展趋势对项目管理的发展产生巨大影响,项目管理趋向更多的知识,如流程规划与再造。同时,更多的与项目管理理论整合的工具正在实际工作中被开发运用。制订良好的计划是项目成功的基础,但不是全部。项目经理与项目成员应有能力实施计划,使计划从纸上转成有形的交付品。计划比较好做,因为项目经理通常能控制核心组员及内部信息。项目经理可以让其项目成员通过培训与咨询,得到专业的方法,从而去想、去说、去工作,利用现成的流程与系统文件制订一套好的计划。但即使对于经验丰富的项目经理,项目的实施也是一个挑战,要与合作伙伴、供应商及承包商进行很好的合作。这里有两种合作情形:一种是各参与公司有不同的管理水平,有些具有专业项目管理经验、另外一些项目管理知识十分匮乏,很难天短期成为专业人员。项目经理需要制定简单实用的流程,保证沟通交流无障碍。另一种情形是项目的各参与方都具备丰富的项目管理技术。每个公司都有很好的流程,及经过很好培训的员工。在许多案例中表明,出色的项目经理并不保证项目一定成功。其挑战是如何严格地遵循复杂的流程并在一个小组内实行。这需要参与公司协调一致,建立一套有效的管理协调系统。本文着重讲述实施计划,建立可执行项目流程,并展示如何利用互联网进行项目管理。

二、项目中的流程

流程规划与再造是公司提高运营管理的两个重要方面,实施ISO 认证是提高公司管理水平的途径之一。另一个方法是实施六个标准差(Si* Sigma)管理,这是类似于商业流程管理的一套方法,在许多公司,如霍尼韦尔、GE 和摩托罗拉等应用,创造了奇迹。ISO 与六个标准差证实:在日常工作中使用标准化且优化流程,可使公司管理完善,减少偏差,提高效率。流程是通过一系列相关工作产生结果,具有重复性。即使项目运作具有临时性特征,许多项目工作,包括变更、洽商、材料供应等,具有重复性,可以运用流程规划方法与相应工具有效管理。在《项目管理知识体系指南》一书中,项目流程管理被定义为五阶段:

——启动-授权项目或过程
——规划-定义与确定目标,选择最佳行动完成目标

三、实施与控制过程的主要挑战

设立流程的目的是解决项目的核心问题:时间延误与成本造支。这两大问题可分解为如下几项:

——如何激励员工
——如何将项目计划有效地与所有成员沟通,特别是远程项目管理

考虑到这些问题,在目前项目中可以概况三个普遍问题:流程问题、沟通问题与人员问题。

流程问题:

流程没有很好规划-ISO没被正确执行;
遵循不一致的流程-依赖于人的技巧与意愿,努力程度-结果工作质量不稳定;

人员问题:

花费很多精力在纸上实施ISO-虽然需要,但项目组成员感觉无味,做了许多不增值的工作,影响主要任务与技术工作的正常完成;
过份依靠项目组成员的自觉性-人毕竟是人,不能过份依赖人的主观能动性;

沟通问题:

花费太多时间沟通,了解问题与变更-在许多情况中,电子邮件与传真不起作用;
不能了解最新的时间表与变更,结果缺少决策必需的信息支持;或者信息过时,按错误信息进行决策。

如何处理流程问题?

凭借多年的项目工作经验,霍尼韦尔公司我的工程网开发了网上平台,进行项目管理。我的工程网帮助项目经理利用系统化的、优化的方法并规划并实施流程。

我的工程网在设计流程中,有四个主要方面:表格、路径、权限与创建者。在流程中,表格是沟通方经常用到的,包括姓名、地址、描述及意见、日期、地点及附件等信息。日常工作中,我们会用到多种形式的表格。路径是流程流动次序,包括四个方面内容:

谁处理这些表格?
这张表格流经多少个步骤?
每一步会通知谁

?
路径会按什么顺序走?

 

权限是保密问题,即谁可看哪张表格?创建者有权设计流程,或记录表格和流程中的所有活动。

举个例子:在一个电厂的管理系统项目中,项目经理接到客户变更请求,涉及到工程部、培训部、协调部和工厂。实际的变更流程不是单向的,如图三所示是循环的。在我的工程网四个主要方面中,路径是最复杂的一个概念,在图三中,矩形表示角色:包括项目经理、工程部、培训部、协调部和工厂。步骤共有9步:技术查看、安排培训、发送VO、更新计划、变更计划、执行,确认VO,进行生产。

这个流程包括以下步骤:

项目经理拟定建议书,提交给工程部。“至工程部审阅”。工程部人员更改设计并有两个选择:提交表格至培训部。如何需要培训即“安排培训”,或直接交到协调部。“设计通过”。若需要培训,培训部人员将更改培训时间,提交表格至协调部。“设计通过”。协调部将改变定单,至工厂“发送VO”。工厂人员将更新生产计划,传递表格至项目经理“更新计划”已被批准。项目经理可以接受计划或传递至协调部。去“执行”,或拒绝计划,返回给工厂,更新计划,再次“改变设计”。将要经过若干次返复,直至工厂更新计划被项目接受。协调部发布“确认VO”至工厂。最终,工厂从“确认VO”至“生产”,完成此变更。对于一个角色或许有多步行动。以协调部为例,有“发送VO”与“确认VO”两步。在图三中,在每个角色下,有椭圆形表示步骤,菱形表示不同决策,是或否, 角色下矩形表示作什么工作?箭头表示方向。

在第一步,负责传递表格的人理所当然得到通知,在一些情况下,分享信息的人亦得到通知。设计好的流程的关键是对业务与行业的深入了解,明确每一步的投入与产出。同时,需要每一步检验是否增值,即不增值的步骤必须删除。项目成员必需具备理解与实施流程的能力。培训,特别是公司安排的统一培训,比仅个人参加效果好。为了保证流程的有效性,须所有参与项目人员。霍尼韦尔员工就从项目管理培训及六个标准差学习中受益匪浅。

四、如何利用互联网进行流程控制、人员管理与沟通

这三个问题在实际中相互联系并交织在一起,并且需要用整合的手段进行追踪。没有信息技术的支持,人们在日常工作中很难解决以上沟通问题。有许多工具可以解决流程问题。Lotus-Notes 是大家熟悉的工具之一。这是一套具有强大的功能且界面友好的系统。许多企业应用Lotus-Notes 作为办自动化的工具,进行日常事务处理。但对于项目管理来说,Lotous-Notes有很多局限。

五、总结

流程管理的目标是解决大量重复性工作中所产生的问题,这是项目管理中的重要组成部分, 需要特殊的技术与技巧。一个公司可以用本文所讲述的概念与工具, 建立一套可行的流程管理体系, 有效地进行实际操作。选择好的工具是实现有效沟通的重要因素,在时间紧、预算少的项目中,互联网工具是最好选择。其投资少,维护最小,开始快。另外,利用整合的管理工具。项目管理平台的优越性可以总结如下:

项目成员可在任何地方、任何时间访问信息,了解项目最新进展情况,及时作出反应,了解全局(特别是不同参与方项目);

有效执行ISO标准;

即使地域分散,也可实现在线合作-节省成本,快速解决问题;
通过流程设置,文件自动流转,自动通知-使流程标准化实施,保证质量;
量化追踪-规避风险;
最佳信息收集与共享方式。