集团公司档案管理办法

　　集团公司档案管理办法范本

　　第一章 总 则

　　第一条为了加强EE公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为EE公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和(总公司办公制度》有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。

　　第二条凡总公司各部门、专业公司(下称各单位)在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司机要档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。

　　第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

　　第四条EE公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由总公司办公室负责监督和指导。

　　第二章 归档范围

　　第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片J员片等)均属归档范围。

　　第六条上级机关文件材料应归档的有。

　　(一)上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料;

　　(二)党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。

　　(三)代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七条公司文件材料应归档的有。

　　(一)公司颁发的(包括转发及其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各专业公司、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件;

　　(三)公司及各部门的工作计划、总结、报告;

　　(四)公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料;

　　(五)公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料;

　　(六)公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本;

　　(七)反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等;

　　(八)公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等);

　　(九)公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料;

　　(十)公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等;

　　(十一)公司的历史沿革(包括公司简介)、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料;

　　(十二)公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本;

　　(十三)公司及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、党员、团员名册、报表;

　　(十五)公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根;

　　(十六)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等;

　　(十六)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料;

　　(十八)公司或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;

　　(十九)公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证;

　　(二十)公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

　　第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：

　　(一)同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件;

　　(二)有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。

　　第三章 立卷归档要求

　　第九条公司各单位应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向总公司办公室移交。

　　第十条各单位必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

　　第十一条各单位向总公司办公室移交档案时，要严格履行移交手续。

　　第十二条归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

　　(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照(复印件)、章程、项目人员任兔文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。

　　(二)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开;文电应全在一立卷。

　　(三)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

　　(五)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。

　　(六)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

　　(七)本公司各部门及各专业公司立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由总公司办公室统一发给。

　　第四章 档案保管期限

　　第十三条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

　　第十四条确定公司档案保管期限的原则

　　(一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

　　(三)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

　　第五章 档案的鉴定与销毁

　　第十五条公司办公室秘书处对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

　　第十六条档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

　　第十七条档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。

　　第十八条销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

　　第六章 档案的借阅

　　第十九条公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到公司办公室秘书处机要室填写档案借阅单，方可借阅。

　　第二十条公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。

　　第二十一条借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

　　第二十二条借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。

　　第二十三条借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

　　第二十四条借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七章第三十一条进行处罚。

　　第二十五条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

　　第七章 罚 则

　　第二十六条公司各单位凡违反制度第三章第九条，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。

　　第二十七条公司各单位凡违反制度第六章第十四条，泄露秘密，按《公司保密工作条例)进行处理。对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况，对其单位领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

　　第二十八条公司各单位凡违反本制度第六章第二十五条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

　　第二十九条公司各单位凡违反本制度第六章第二十六条，遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，按《公司保密工作条例》进行处理。

　　第八章 附 则

　　第三十条本办法由总公司办公室负责解释。

　　第三十一条各子公司应根据本办法，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。

　　第三十二公司以往的相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

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篇2：集团公司印章管理办法

　　集团公司印章管理办法范本

　　第一条为加强EE各专业公司和总公司各部门(以下简称EE各单位)印章的管理，保证印章的绝对安全和正常使用，防止产生不良的法律后果，根据《总公司办公制度》，制定本办法。

　　第二条本办法所称印章是指EE各单位的正式印章作风公章和部门章)、专用印章(即合同专用章、财务专用章、海关报关章等)、手章(即各专业公司负责人用于文件、报表、票证等的个人印章)。

　　第三条EE各单位应确定印章管理人员，负责本办法第二条所述印章的保管并按有关制度和程序使用。印章管理人员应是EE正式职工。如印章保管人员必须出差或因病请假时，EE各单位负责人应指定临时人员保管。临时保管人员也必须是正式职工并应相对固定。

　　第四条印章保管人员接到印章后，必须进行登记，登记项目包括印章名称、收到日期、原保管人姓名、批准人签名、保管人签名等。如指定临时人员保管时，也应办理上述交接手续，做到职责分明。

　　第五条印章的保管必须安全可靠。原则上所有的印章均应置于保险柜内，并注意随时锁好，以免发生意外。

　　第六条未经EE各单位负责人或总公司主管该单位的副总经理批准，不得将印章拿出公司或交由他人代管。

　　第七条需用印时应先填写(使用公章申请表》，经EE各单位负责人签字批准后，连同经审核的文件文稿等交印章管理人员用印。

　　第八条用印文件文稿(包括合同、介绍信)等应复印，以留存备查。

　　第九条不得在空白介绍信和空白纸上盖印。

　　第十条用印登记项目包括：用印时间、用印编号、用印事由、批准人、经办人等(详见附件《使用公章申请表调》)。

　　第十一条合同用印应按照总公司有关合同管理的规定执行必要的法规审核程序。

　　第十二条未履行用印登记程序，任何人不得擅自动用印章，包括印章管理人员和EE各单位负责人。

　　第十三条违反本办法规定用印者，除追究印章管理人员的责任外、还将追究该单位负责人的责任。

篇3：医院档案保管制度

　　档案保管制度

　　一、综合档案室负责全院档案(不含人事档案)的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。

　　二、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。

　　三、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。

　　四、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。

篇4：某医院仪器设备档案管理细则

　　医院仪器设备档案管理细则

　　1、目的

　　为加强对仪器设备档案的管理，妥善收集与管理大型、贵重、精密仪器、设备的相关资料，制定本细则。

　　2、适用范围

　　2.1本细则适用于医院对重点仪器设备资料的管理，包括设备说明书、合格证、维修证、图纸等全部随机资料及后续服务资料。

　　2.2本细则仅针对仪器设备档案的管理，从属于医院《档案管理制度》。

　　3、管理范围

　　3.1凡价值在1万元以上的进口和国产的精密、贵重、稀缺仪器设备，必须建立档案。

　　3.2凡属归档范围内的仪器设备的购置申请报告及批复文件，应存入该仪器设备档案内。

　　3.3凡属归档范围内的仪器设备，到货后应由药械部的兼职档案人员参加开箱验收，详细填写验收报告(一式两份)并存档备案。

　　3.4凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件、仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料，均为存档范围。

　　3.5已建档的仪器设备在管理、使用、维修和改进工作中形成的文件材料应归档，不得随意乱放，以免丢失。

　　4、工作要求

　　4.1药械部的兼职档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、维修和使用统计工作。

　　4.2仪器设备档案内的文件材料，要按时间顺序排列，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面标在右上角，背面标在左上角，并完整填写卷内目录。

　　4.3仪器设备档案应一式三份，原件交院办(人事行政部)档案室，一份复印件留在设备使用部门备用，一份复印件在药械部存档。院办(人事行政部)负责监督、检查档案管理情况和设备使用情况。

　　4.4仪器设备档案应放置在专用的档案柜中，做到完整安全，存放有序，查找方便，不得随意堆放，严防毁坏和散失。

　　4.5仪器设备档案的原件一般不外借，如因特殊需要必须借用时，应经院办(人事行政部)负责人同意。

　　4.6办理借阅手续后借出的档案材料，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，并应按期归还，如有损坏或遗失，由借用人负责赔偿。

篇5：某医院档案管理制度

　　医院档案管理制度

　　为全面反映医院历年经营和管理工作的内容，妥善完整地保存各类重要文件、资料，加强档案管理工作的规范化、标准化、程序化，制定本制度。

　　1、适用范围

　　本制度适用于医院各类档案的管理。

　　3、职责部门

　　3.1院办(人事行政部)负责院级文件档案的管理工作。

　　3.2部门(科室)指派专人兼任档案管理员，负责部门(科室)档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办(人事行政部)负责人。

　　3.3院办(人事行政部)负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。

　　3.4部门(科室)负责人负责审批本部门(科室)普通文档的借阅申请，其它文档的借阅申请由总经理(院长)或指定负责人审批。

　　3.5机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理(院长)或指定负责人审批。

　　4、档案收集、归档

　　4.1凡医院缮印发出的公文(含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等)，原件一律由院办(人事行政部)统一归档管理，发文复印件按规定由收文部门各自归档。

　　4.2各部门处理完毕或批存的文件材料，由部门文秘集中统一整理、归档。

　　4.3一项工作分别由几个部门(科室)参与办理形成的文件、决议，由主办部门(科室)负责收集整理，交院办(人事行政部)归档。

　　4.4部门(科室)组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门(科室)收集、归档。

　　4.5医院召开的工作会议文件由院办(人事行政部)收集、归档，并由会议组织部门(科室)指定专人将会议材料、声像档案等向院办(人事行政部)办理归档手续。

　　4.6医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的，应及时交院办(人事行政部)归档。

　　5、档案立卷

　　5.1档案管理员应使用档案盒(或文件夹)根据文件类型将档案分别立卷，统一存放至档案柜中。

　　5.2档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”，“案卷类目”条文必须简明确切。

　　5.3案卷类目编制原则：含医院全称和经办www.pmceo.com部门全称，按上(医院全称)、下(经办部门全称)排版;根据文字量，也可以按左(医院全称)、右(经办部门全称)排版。

　　5.4案卷类目名称需根据5.3款标准，采用标黑一号字体打印，粘贴于档案盒(或文件夹)左侧距顶部3厘米处。

　　5.5归档的文件资料须按年度分别立卷，立卷必须核对归档文件的完整性、准确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。

　　5.6归档文件应符合国家有关档案管理的要求，目录清楚、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。

　　5.7部门(科室)经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档;医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。

　　6、档案目录编制

　　6.1档案文件编号原则：A1A2A3A4-B1B2C1C2-D1D2其中A1A2为医院代字(遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》)，A3A4为两位数年份号，B1B2为部门(科室)代字(大类)号，C1C2为文件类型(小类)号，D1D2为两位数档案序号。以上代字为汉字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西现代女子医院的行政部为经办部门，归档文件类型为20**年的通知，是此卷中的第7份文件，则档号为：J*06-*ZTZ-07。

　　6.2档案管理员应在档案盒(或文件夹)首页位置设立《档案目录》(附件10.1)。

　　6.3所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号，并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中，以便查阅。

　　6.4《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。

　　7、档案保管权限、期限与类型

　　7.1档案保管权限

　　7.1.1财务部档案由财务部保存;

　　7.1.2人事部档案由人事部保存;

　　7.1.3医院证、章、信由总经理(院长)指定负责人保存;

　　7.1.4其它各类档案由院办(人事行政部)保存。

　　7.2档案保管期限

　　7.2.1财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。

　　7.2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。

　　7.2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。

　　7.2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。

　　7.2.5普通文档保管期限为3年至5年。

　　7.2.6保密文档须于失效当日即刻销毁。

　　7.3文档的保存形式：www.pmceo.com

　　7.3.1文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。

　　7.3.2计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办(人事行政部)备存，并保证其真实性。

　　7.3.3机密文档以书面或实物形式保存。

　　7.4档案类型

　　7.4.1行政档案，包括：

　　营业执照正、副本，复印件;

　　法定代表人身份证(护照)(复印件);

　　对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文;

　　各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料;

　　各部门(含财务、医务科室)现行的各项规章制度、规定、流程等;

　　院级会议的会议纪要、决议;

　　医院年度(季、月、周)工作计划汇总表;

　　《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档案;

　　购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证(复印件)等车辆管理档案;

　　对外签订的各类购买(租赁、服务)性质的合同文件;

　　其它应归档保管的文件、资料。

　　7.4.2人事档案，包括：

　　全院员工个人信息资料(花名册);

　　劳动合同及保密协议;

　　考勤打卡数据;

　　工资、社保等薪酬相关资料;

　　招聘表格、人才库等相关资料;

　　员工绩效考核相关资料;

　　其它应归档保管的文件、资料。

　　7.4.3财务会计档案，包括：

　　各类审计帐册及报表;

　　各类会计帐册及报表;

　　固定资产资料;

　　其它须保存文档。

　　7.4.4药械设备档案，包括：

　　设备台帐;

　　设备出厂合格证、使用说明书;

　　设备安装、调试、验收报告;

　　设备保修卡、保修协议及维修联系方式;

　　设备运行维修、保养记录;

　　设备更新改造记录;

　　设备管理制度;

　　其它应保存的设备资料。

　　7.4.5医疗档案，包括：

　　档案内容由医疗管理部门提供。

　　8、档案查阅与复制

　　8.1总经理有权查阅医院所有档案。

　　8.2部门(科室)负责人有权查阅本部门(科室)所有档案。

　　8.3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。

　　8.4文档查(借)阅应在档案保管部门(科室)进行登记，机密文档及权限外查借(阅)须办理审批手续。

　　8.5查(借)阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办(人事行政部)负责人审批，并进行相关登记。

　　8.6查(借)阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。

　　9、档案的销毁

　　9.1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案保管期限每年3月前编制销毁计划及清单，由院办(人事行政部)负责人审核无误后报总经理审批。

　　9.2总经理审批同意销毁计划后，必须指派两名(含)以上监销人员监督档案销毁过程，并进行签字确认。

　　9.3销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在有关目录中注销。