某医院仪器设备档案管理细则

　　医院仪器设备档案管理细则

　　1、目的

　　为加强对仪器设备档案的管理，妥善收集与管理大型、贵重、精密仪器、设备的相关资料，制定本细则。

　　2、适用范围

　　2.1本细则适用于医院对重点仪器设备资料的管理，包括设备说明书、合格证、维修证、图纸等全部随机资料及后续服务资料。

　　2.2本细则仅针对仪器设备档案的管理，从属于医院《档案管理制度》。

　　3、管理范围

　　3.1凡价值在1万元以上的进口和国产的精密、贵重、稀缺仪器设备，必须建立档案。

　　3.2凡属归档范围内的仪器设备的购置申请报告及批复文件，应存入该仪器设备档案内。

　　3.3凡属归档范围内的仪器设备，到货后应由药械部的兼职档案人员参加开箱验收，详细填写验收报告(一式两份)并存档备案。

　　3.4凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件、仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料，均为存档范围。

　　3.5已建档的仪器设备在管理、使用、维修和改进工作中形成的文件材料应归档，不得随意乱放，以免丢失。

　　4、工作要求

　　4.1药械部的兼职档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、维修和使用统计工作。

　　4.2仪器设备档案内的文件材料，要按时间顺序排列，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面标在右上角，背面标在左上角，并完整填写卷内目录。

　　4.3仪器设备档案应一式三份，原件交院办(人事行政部)档案室，一份复印件留在设备使用部门备用，一份复印件在药械部存档。院办(人事行政部)负责监督、检查档案管理情况和设备使用情况。

　　4.4仪器设备档案应放置在专用的档案柜中，做到完整安全，存放有序，查找方便，不得随意堆放，严防毁坏和散失。

　　4.5仪器设备档案的原件一般不外借，如因特殊需要必须借用时，应经院办(人事行政部)负责人同意。

　　4.6办理借阅手续后借出的档案材料，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，并应按期归还，如有损坏或遗失，由借用人负责赔偿。

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篇2：某医院档案管理制度

　　医院档案管理制度

　　为全面反映医院历年经营和管理工作的内容，妥善完整地保存各类重要文件、资料，加强档案管理工作的规范化、标准化、程序化，制定本制度。

　　1、适用范围

　　本制度适用于医院各类档案的管理。

　　3、职责部门

　　3.1院办(人事行政部)负责院级文件档案的管理工作。

　　3.2部门(科室)指派专人兼任档案管理员，负责部门(科室)档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办(人事行政部)负责人。

　　3.3院办(人事行政部)负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。

　　3.4部门(科室)负责人负责审批本部门(科室)普通文档的借阅申请，其它文档的借阅申请由总经理(院长)或指定负责人审批。

　　3.5机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理(院长)或指定负责人审批。

　　4、档案收集、归档

　　4.1凡医院缮印发出的公文(含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等)，原件一律由院办(人事行政部)统一归档管理，发文复印件按规定由收文部门各自归档。

　　4.2各部门处理完毕或批存的文件材料，由部门文秘集中统一整理、归档。

　　4.3一项工作分别由几个部门(科室)参与办理形成的文件、决议，由主办部门(科室)负责收集整理，交院办(人事行政部)归档。

　　4.4部门(科室)组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门(科室)收集、归档。

　　4.5医院召开的工作会议文件由院办(人事行政部)收集、归档，并由会议组织部门(科室)指定专人将会议材料、声像档案等向院办(人事行政部)办理归档手续。

　　4.6医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的，应及时交院办(人事行政部)归档。

　　5、档案立卷

　　5.1档案管理员应使用档案盒(或文件夹)根据文件类型将档案分别立卷，统一存放至档案柜中。

　　5.2档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”，“案卷类目”条文必须简明确切。

　　5.3案卷类目编制原则：含医院全称和经办www.pmceo.com部门全称，按上(医院全称)、下(经办部门全称)排版;根据文字量，也可以按左(医院全称)、右(经办部门全称)排版。

　　5.4案卷类目名称需根据5.3款标准，采用标黑一号字体打印，粘贴于档案盒(或文件夹)左侧距顶部3厘米处。

　　5.5归档的文件资料须按年度分别立卷，立卷必须核对归档文件的完整性、准确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。

　　5.6归档文件应符合国家有关档案管理的要求，目录清楚、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。

　　5.7部门(科室)经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档;医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。

　　6、档案目录编制

　　6.1档案文件编号原则：A1A2A3A4-B1B2C1C2-D1D2其中A1A2为医院代字(遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》)，A3A4为两位数年份号，B1B2为部门(科室)代字(大类)号，C1C2为文件类型(小类)号，D1D2为两位数档案序号。以上代字为汉字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西现代女子医院的行政部为经办部门，归档文件类型为20**年的通知，是此卷中的第7份文件，则档号为：J*06-*ZTZ-07。

　　6.2档案管理员应在档案盒(或文件夹)首页位置设立《档案目录》(附件10.1)。

　　6.3所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号，并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中，以便查阅。

　　6.4《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。

　　7、档案保管权限、期限与类型

　　7.1档案保管权限

　　7.1.1财务部档案由财务部保存;

　　7.1.2人事部档案由人事部保存;

　　7.1.3医院证、章、信由总经理(院长)指定负责人保存;

　　7.1.4其它各类档案由院办(人事行政部)保存。

　　7.2档案保管期限

　　7.2.1财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。

　　7.2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。

　　7.2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。

　　7.2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。

　　7.2.5普通文档保管期限为3年至5年。

　　7.2.6保密文档须于失效当日即刻销毁。

　　7.3文档的保存形式：www.pmceo.com

　　7.3.1文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。

　　7.3.2计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办(人事行政部)备存，并保证其真实性。

　　7.3.3机密文档以书面或实物形式保存。

　　7.4档案类型

　　7.4.1行政档案，包括：

　　营业执照正、副本，复印件;

　　法定代表人身份证(护照)(复印件);

　　对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文;

　　各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料;

　　各部门(含财务、医务科室)现行的各项规章制度、规定、流程等;

　　院级会议的会议纪要、决议;

　　医院年度(季、月、周)工作计划汇总表;

　　《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档案;

　　购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证(复印件)等车辆管理档案;

　　对外签订的各类购买(租赁、服务)性质的合同文件;

　　其它应归档保管的文件、资料。

　　7.4.2人事档案，包括：

　　全院员工个人信息资料(花名册);

　　劳动合同及保密协议;

　　考勤打卡数据;

　　工资、社保等薪酬相关资料;

　　招聘表格、人才库等相关资料;

　　员工绩效考核相关资料;

　　其它应归档保管的文件、资料。

　　7.4.3财务会计档案，包括：

　　各类审计帐册及报表;

　　各类会计帐册及报表;

　　固定资产资料;

　　其它须保存文档。

　　7.4.4药械设备档案，包括：

　　设备台帐;

　　设备出厂合格证、使用说明书;

　　设备安装、调试、验收报告;

　　设备保修卡、保修协议及维修联系方式;

　　设备运行维修、保养记录;

　　设备更新改造记录;

　　设备管理制度;

　　其它应保存的设备资料。

　　7.4.5医疗档案，包括：

　　档案内容由医疗管理部门提供。

　　8、档案查阅与复制

　　8.1总经理有权查阅医院所有档案。

　　8.2部门(科室)负责人有权查阅本部门(科室)所有档案。

　　8.3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。

　　8.4文档查(借)阅应在档案保管部门(科室)进行登记，机密文档及权限外查借(阅)须办理审批手续。

　　8.5查(借)阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办(人事行政部)负责人审批，并进行相关登记。

　　8.6查(借)阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。

　　9、档案的销毁

　　9.1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案保管期限每年3月前编制销毁计划及清单，由院办(人事行政部)负责人审核无误后报总经理审批。

　　9.2总经理审批同意销毁计划后，必须指派两名(含)以上监销人员监督档案销毁过程，并进行签字确认。

　　9.3销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在有关目录中注销。

篇3：某医院声像档案管理细则

　　医院声像档案管理细则

　　1、目的

　　为加强对声像档案的管理，妥善收集与保管医院重要会议、活动拍摄的照片、图片、录像等声像资料，制定本细则。

　　2、适用范围

　　2.1本细则适用于医院各类声像资料的管理，包括医院召开的重要会议的声像资料(含数码照片、录像资料，下同)、外事活动的声像资料、重要培训与学术讲座的声像资料、科研成果及开展的新技术、新项目声像资料。

　　2.2本细则仅针对声像档案的管理，从属于医院《档案管理制度》。

　　3、工作程序

　　3.1会议、培训、活动的组织部门需指定专人(以下简称采集人)负责现场声像资料的采集与整理。

　　3.2会议、培训、活动结束15个工作日内，采集人根据要求，将声像资料制作成册连同底片(含电子版文件)送交档案室统一管理。

　　3.3认真执行声像资料归档交接手续，声像资料采集人应为声像资料附以简要文字说明，包括标题、人员姓名、排列顺序、时间、地点等基本信息。

　　3.4各部门(科室)采集人送交的声像资料(包括底片、电子版文件)，由档案室进行分类、编号，填写目录，按声像资料的介质规格大小分别采用“簿、册、袋、盒”，并辅以文字说明，按照时间顺序进行保存。

　　3.5借阅声像资料应履行借阅手续，资料档案不经允许不得反拍，更不得涂抹损坏。档案归还时，档案管理人员要认真检查，发现以上问题，视情节轻重给予经济处罚。

　　3.6声像资料档案要分级进行管理，对珍贵的历史照片应列为重点保护范围，妥善保存，原则上不予外借。如因公务确需借阅，应经院办(人事行政部)负责人批准。

　　3.7集团重要会议、活动的声像资料，除医院存档外，应复制一份报集团人事行政部存档备案，执行《重要事项管理制度》。

篇4：医院档案借阅制度

　　档案借阅制度

　　一、查阅档案时，首先由借阅人认真填写查阅档案登记簿。

　　二、查阅档案只限于有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出室外。

　　三、如因工作需要借出档案时，要办理借阅手续，用完后按期归还，不得转借他人使用。对所借的档案妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制，要经档案室同意，重要内容须经院办公室主任批准。在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。

　　四、医院档案主要供本院利用，院外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经院办公室主任批准后，方可查阅。

篇5：医院档案室安全保密制度

　　档案室安全保密制度

　　一、档案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。

　　二、未经批准，不得将档案带出档案室，档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播。

　　三、经常检查库房和档案的安全，发现问题及时向领导报告，认真处理。

　　四、档案管理人员要模范遵守党和国家的保密规定，严守机密。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。