世茂第一太平物业文件控制程序

　　世茂第一太平物业文件控制程序

　　1 范围

　　本程序依据 GB/T19001—2000 idt ISO9001:2000 质量标准中 4.2.3 条款和公司质量手册中相关章节编制。适用于公司质量管理体系要求的所有文件和相关的外来文件(包括与物业管理服务有关的国家法律法规、行业规范、标准、要求及房产商、业户、相关方提供的有关文件资料等)的管理。

　　2 目的

　　对质量管理体系所产生的所有文件的编写、审批、发放、保管和作废等全过程进行控制，确保公司所有受控场合使用的文件均为适用的有效版本。

　　3 职责

　　3.1 行政人事部负责文件控制的归口管理，负责公司日常管理性文件的发放、登记、更改以及与物业管理业务相关的外来文件，如：法律、法规、行业标准和规范的发放、登记、备案等管理;品质管理部负责质量手册、程序文件的编制、修改、发放、回收等管理。

　　3.2 各部门、分公司(区域)、管理中心(处)经理或指定文件专管人员负责对本部门所使用的质量管理体系所要求的文件和资料(如：作业指导书、操作手册、物业建筑设备设施、技术图纸等的管理。

　　4 程序

　　4.1 文件和资料的分类

　　文件分为管理性文件、支持性文件、外来文件和公开文件。

　　管理性文件主要指公司编制的质量手册、程序文件。

　　支持性文件包括管理规程、管理办法、工作标准、岗位职责以及作业指导书等。

　　外来文件包括适用于物业管理的法律、法规、行业标准和规范、建筑设备设施图纸等。

　　公开文件包括通知、通告、用户手册、装修规定以及收费标准等。

　　质量记录空白表式是一种特殊类型的文件，作为相关文件的附件也将予以控制。

　　4.2 文件的控制

　　4.2.1 文件的编制和审批

　　4.2.1.1 文件的编制、修改和审批

　　文件的编制需填写《文件编制/修改、审批表》。

　　4.2.1.2 质量手册

　　由品质管理部负责组织有关人员编制，经管理者代表审核，报总经理批准后发布。

　　4.2.1.3 程序文件

　　由品质管理部负责组织相关部门人员根据各项过程或要素的要求进行编写，经管理者代表审核，报总经理批准后发布。

　　4.2.1.4 支持性文件

　　各分公司(区域)、管理中心(处)编制的支持性文件(包含作业文件、管理规程)，由管理中心(处)经理审核，报品质管理部备案;职能部门编制的支持性文件，由部门经理审核，报总经理审批。

　　4.2.1.5 公开文件

　　公开文件由发放部门负责人审核，管理中心(处)经理批准。必要时，报公司行政人事部备案。

　　4.2.2 文件控制标识

　　4.2.2.1 受控的质量手册、程序文件需加盖“受控文件”专用印章。

　　4.2.2.2 没有“受控文件”专用印章的质量手册、程序文件在本公司内禁止使用。

　　4.2.3 文件编码的规则

　　4.2.3.1 质量手册

　　SS/QM/A-0

　　修改状态(从0、1、2……)

　　版本号(从A、B、C……)

　　质量手册

　　企业代码

　　如：“SS/QM/A-0”是指上海世茂第一太平物业服务有限公司编制的质量手册A 版0 次修改。

　　4.2.3.2 程序文件

　　SS/QP/XXX/A-0

　　修改状态(从0、1、2……)

　　版本号(从A、B、C……)

　　程序文件代码(如4.2.3、4.2.4、8.2.2……)

　　程序文件

　　企业代码

　　如：“SS/QP/4.2.3/A-1”是指上海世茂第一太平物业服务有限公司编制的文件控制程序A 版本第一次修改。

　　4.2.3.3 程序文件记录

　　QR/XXXX-001

　　文件序号(从001、002、003……)

　　程序文件代码(如：4.2.3、6.2.2……)

　　记录代码

　　如：QR/4.2.3-002 是指文件控制程序下的第二张表单记录。

　　4.2.3.4 支持性文件

　　a)公司职能部门代号为二位，为该部门英文缩写。

　　部 门 代 号 部 门 代 号

　　行政人事部 HR 品质管理部 QC

　　财务部 FD 工程部 ED

　　SS/XX/001/A-0

　　修改状态(从0、1、2……)

　　版本号(从A、B、C……)

　　文件序号(从001、002、003……)

　　部门代码

　　企业代码

　　如：SS/HR/003/A-0 是指行政人事部编制的第三个文件A 版0 次修改。

　　b )各分公司(区域)、管理中心(处)代号为四位，从该部门所在地区中取二个汉语拼音字母再加分公司(区域)、管理中心(处)特定代码(见下表)。由品质管理部负责代码的制定、下发，不得重复。每年品质管理部负责不定期将代号整理下发到各职能部门、分公司(区域)、管理中心(处)。

　　SS/XXXX/YY/001/A-0

　　修改状态(从0、1、2……)

　　版本号(从A、B、C……)

　　文件序号(从001、002、003……)

　　服务分类

　　部门代码

　　企业代码

　　如：SS/KSDH/KF/001/A-0 是指昆山世茂蝶湖湾管理中心编制的客户服务作业指导书第一个文件A 版0 次修改。

　　XXXX 表示部门代码，各管理中心(处)为 4 位拼音字母缩写，其中前 2 位代表所在城市，后2 位代表项目名称。

　　YY 表示服务类别，管理 GL、客户服务KF、维修WX、保安BA、保洁BJ、绿化LH。

　　部 门 代 号 部 门  代 号

　　昆山世茂蝶湖湾花园 KSDH 昆山世茂东一号 KSDY

　　常熟世茂世纪新城 CSSJ 常州世茂香槟湖 CZXB

　　绍兴世茂迪荡新城 SXDD 杭州世茂滨江花园 HZBJ

　　苏州世茂运河城 SZYH 芜湖世茂滨江花园 WHBJ

　　奉贤世茂海滨新城 FXHB ———— ————

　　4.2.3.5 支持性文件记录

　　a)公司职能部门文件记录

　　QR/XX/ - 001

　　顺序号(从 001、002、003……)

　　部门代码

　　记录代码

　　如：QR/FD/-005 是财务部第一个文件记录。

　　b )各分公司(区域)、管理中心(处)文件记录

　　QR/XXXX/ YY - 001

　　顺序号(从 001、002、003……)

　　服务分类

　　部门代码

　　记录代码

　　如：QR/KSDH/KF-001 是指昆山世茂蝶湖湾管理中心客户服务第一个记录。

　　4.2.3.6 外来文件

　　SS/WL/XXXX/001

　　文件序号(从001、002、003……)

　　收文年份(如：2008、2009 )

　　外来文件代码

　　企业代码

　　4.2.4 文件发放与保管

　　4.2.4.1 受控文件的发放与保管

　　4.2.4.1.1 品质管理部负责确定质量管理体系《质量手册》、《程序文件》的发放范围，经管理者代表审批后，由行政人事部负责做好文印、装订、发放，并保持发放记录。文件编制部门经理审批本部门内《支持性文件》的发放范围，并做好发放记录，各部门指定专人负责保管。

　　4.2.4.1.2 各管理中心(处)与职能部门收到的与公司质量体系或服务质量有关的外来文件(标准、行业规范、法律法规等)须报品质管理部登记备案，按本程序 4.3 执行。

　　4.2.4.1.3 行政人事部确保各类发放的文件是现行有效的版本。

　　4.2.4.1.4 文件破损严重，影响使用时，应重新办理申领手续，同时将破损文件交行政人事部统一处理，发放审批手续同4.2.4.1.1 条款。

　　4.2.4.1.5 每份文件发放时只有一个对应分发号。

　　4.2.5 文件的评审

　　4.2.5.1 各级人员在文件实施过程中发现有必要对受控文件做出修改，需填写《文件评审记录表》，经原文件评审负责人批准后原文件编写部门或委托其它部门实施更改。

　　4.2.6 文件更改和审批

　　4.2.6.1 各级人员在文件实施过程中发现有必要对受控文件做出修改，需填写《文件编制/修改审批单》，报原审批部门审批，按4.2.1 执行。

　　4.2.6.2 更改后的文件按本程序4.2.2 条款标识、编码，按4.2.4 条款发放，同时收回原文件并做出“作废”标识或销毁。

　　4.2.6.3 对已做出“作废”标识的文件，行政人事部保存原稿一份，其余文件在办理完回收手续后销毁。

　　4.2.6.4 文件修改可采用换页方式进行，修改状态通过更换页的阿拉伯数字(0、1、2、3…顺序)来表示，每修改一次，其编号就随着变更一次，当目录修改状态变更到了 10 次以上，该文件需进行换版。

　　4.2.6.5 当文件经评审或需换版，版本状态用英文大写字母(A、B、C…顺序)表示。

　　4.2.6.6 行政人事部每年不定期编制各类有效文件清单并负责发放。

　　4.3 外来文件的控制

　　4.3.1 对各类与质量管理体系有关的外来文件，主要分为行业条例(规定)、标准、通知;政府部门发布的各类法律、法规以及顾客财产有关的文件等。

　　4.3.2 一般行业条例(规定)、标准、通知、与顾客财产有关的文件由物业运作部负责;政府部门发布的各类法律、法规与质量管理体系相关的规定、资料由品质管理部负责;其他各类文件、资料由相关条线职能部门负责人做适用性评价，报管理者代表审批后，由行政人事部负责备案统一发放。

　　4.3.3 行政人事部负责要求各部门对照本部门的文件清单进行检查，防止使用作废文件。对有特定对象的外来文件可编制相应的清单只发给相关部门。

　　4.3.4 行政人事部负责现行发放的有效外来文件编制《外来文件清单》，并不定期发布。

　　4.3.5 各部门、分公司(区域)、管理中心(处)文件管理员负责外来文件的保管，并做好登记。

　　4.4 公开文件的控制

　　4.4.1 与质量管理体系相关的公开文件，其相关内容应与现行有效文件一致，注明编制人、批准人和生效(实施)日期。

　　4.4.2 公开张贴文件，各部门、分公司(区域)、管理中心(处)应按规定履行审核、审批手续，明确公开时效，并由本部门文件管理员做好发放登记，不定期更新公开文件清单。

　　5 相关文件

　　《质量手册》

　　《记录控制程序》

　　6 附录

　　《文件编制/修改审批表》

　　《文件审评记录表》

　　《文件发放登记表》

　　《受控文件清单》

　　《公开文件清单》

　　《外来文件清单》

　　《作废文件清单》

　　《销毁文件清单》

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篇2：物业公司文件和资料控制程序(五)

　　物业公司文件和资料控制程序(五)

　　1.0目的

　　对质量体系文件和编写、审批、发放、更改、保管和作废等全过程进行控制，确保公司所有受控的场合使用的均为相应文件和资料的有效版本。

　　2.0适用范围

　　适用于公司质量体系文件和相关的外来文件(如强制执行文件或参考标准、合同、用户提供的图纸等)的控制。

　　3.0职责

　　3.1质管部负责对全公司有关质量体系的文件的总体控制。

　　3.2质管部负责质量手册、程序文件的发放控制和正本保管。

　　3.3各部门负责人(ISO9000负责人)负责或指定一名文件管理人员负责对本部门有关质量体系文件的管理。

　　4.0工作程序

　　4.1文件和资料的分类

　　本公司有关质量体系的文件和资料分受控文件和非受控文件两种。受控文件是指受更改控制的文件，本公司质量体系文件和与质量体系相关的外来文件均为受控文件;非受控文件是不受更改控制的文件，如为了投标等其他目的而分发的质量体系文件。

　　A本公司质量体系文件包括质量手册、程序文件和支持性文件，其层次结构如下图：

　　文件内容：

　　按本单位情况制定的质量方针、目标和适用标准描述的质量体系;

　　描述各职能部门为实施质量体系要素所开展的活动;

　　详细的工作文件，包括各类工作规程、表格、报告等。

　　B质量体系相关的外来文件包括政府部门或上级管理机构发布的各类强制性法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求，详细的工作文件等。

　　4.2质量体系文件的控制

　　4.2.1编制与审批

　　A质量手册和程序文件由质管部负责编写，相关部门负责人对初稿进行讨论后由管理者代表负责最终审核，总经理负责批准;

　　B工作规程由各部门负责人组织编写并审核，管理者代表或其指定人员负责批准。

　　4.2.2标识与编码

　　A受控的质量手册、程序文件和工作规程每页加盖蓝色"受控文件"专用印章，但正本(原稿)上不需盖单;非受控的质量体系文件每页均加盖蓝色"非受控文件"专用印章;

　　B没有"受控文件"标识或为非蓝色受控印章的质量体系文件在公司内禁止使用;

　　C文件的编码方法见《文件编码规定》。

　　4.2.3复制

　　受控文件未经批准不得复制，质量手册和程序文件的复印由各部门文件管理员填写《受控文件复印申请表》，经质管部核准，管理者代表批准后，同质管部负责执行;工作规程的复印由使用人向部门文件管理员申请，经本部门经理批准，由部门文件管理员负责执行。

　　4.2.4发放与保管

　　4.2.4.1受控文件的发放与保管

　　A质量手册

　　--质管部将质量手册发放于相关部门负责人，做好发放记录

　　--质量手册正本存放在质管部

　　B程序文件

　　--由质管部按照《文件发放范围清单》发放到有关的场所和人员，并做好发放记录;

　　--程序文件正本存放在质管部，各部门持有的程序文件由文件管理员或批准的使用人负责保管，同时保证使用的程序文件必须是有效版本;

　　C工作规程

　　--由各部门文件管理员按《文件发放范围清单》进行发放，并建立发放记录;

　　--工作规程正本由发放部门文件管理员保存，各部门及各管理处持有的工作规程由文件管理员或批准的使用人负责保存，并保证相关场所或人员现场使用的文件是最新有效版本;

　　D文件管理员在发放文件时，应注意文件分发号的确定

　　--质量手册的分发号按《质量手册发放控制员》中控制序号，对应每一个使用部门/人员，该分发号固定不变;

　　--其他受控文件的分发号按照文件的发放顺序，由文件管理员确定，要求每份文件只有一个对应的分发号。

　　4.2.4.2非受控文件的发放由有需要的部门提出书面申请，经管理者代表批准后，由文件管理员做好发放登记。

　　4.2.5更改

　　A各级人员在工作实践中发现有必要对受控文件作出修改，需填写《文件修改建议表》报原文件编制部门/人员或所在部门负责;

　　B修改建议被采纳实施时，原文件编制部门的文件管理须将《文件修改建议表》复印一份交质管部备案;

　　C文件的更改由原文件编制部门或人员负责执行，必要地应附有更改说明;

　　D更改后的文件按本程序4.2条款执行;

　　4.3外来文件的控制

　　4.3.1评审与批准

　　对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由各部门经理进行评审后批准使用。

　　4.3.2标识

　　各部门文件管理员在批准后的《外来文件清单》上加盖蓝色受控文件专用印章。

　　4.3.3发放与保管

　　各部门的文件管理员负责外来文件的发放和保管，必要时也可张贴在有关的作业场所，但须做好发放登记。

　　4.3.4外来文件如需复印，须填写《受控文件复印申请表》，经部门经理批准，由所在部门文件管员负责复印和登记。

　　4.3.5更改

　　各级文件管理员收到新版的外来文件后应及时将其发放到相关部门、场所。若新版文件是旧看到文件替代，则收回旧版文件;若新版文件是旧版文件的补充，则将新、旧版文件存放在一起。

　　4.4公开文件的控制

　　4.4.1每份公开文件(如用户须知、收费标准、服务项目清单通知等)上均应注明版本号和生效日期，版本号用英文大写字母(A，B，C…)表示。

　　4.4.2有固定张贴、发放地点或人中的公开文件，由文件管理员负责做好发放登记。

　　4.4.3公开文件的内容每发生一次更改，版本号和生效日期就随之变更一次。文件管理员负责对有固定张贴、发放地点的公开文件进行更换，同时管理处必须发出公开告示，确保更改后的公开文件内容能及时传达给用户及有关人员。

　　4.5质量记录的控制

　　见《质量记录的控制程序》

　　4.6质量记录表格的控制

　　4.6.1质管部保存所有质量记录表格式样一份，各部门文件管理员保存所需使用的质量记录表格式样一份。

　　4.6.2文件管理员负责填写《质量记录表格清单》，其中"审核人"、"批准人"即为相应文件的审批人，"日期"即为相应文件的生效日期或更改生效日期。

　　4.6.3质量记录表格有更改时，文件管理员须随之更改《质量记录表格清单》，经审、批人签名确认后，从生效之日起使用新表格，并要求文件管理员将更改后的表格与清单复印一份交质管部备案。

　　4.7对用电脑保存的文件，如质量体系文件、停车场收费系统、财务管理系统等，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由有使用权的人员进行操作。

　　5.0相关文件

　　5.1《质量手册》

　　5.2《受控文件清单》

　　5.3《文件发放登记表》

　　5.4《受控文件复印申请表》

　　5.5《文件修改建议表》

　　5.6《外来文件清单》

　　5.7《文件编码规定》

　　5.8《质量文件编写导则》

　　5.9《质量记录的控制程序》

篇3：物业文件控制程序

　　在管理处管理体系运作过程中,各种因素均可导致管理体系文件和资料的更改,其原因、内容由申请更改的相关部门提出,并填写《管理体系文件更改申请表》交管理处,由管理处与原文件编写部门/人进行更改。

　　1.0程序目的通过对与管理处质量有关的文件(包括外来文件,如适用的国家、行业、地方标准、业主提供文件和上级发文等)的管理控制,确保其有严格的分类编号、编制、审核、批准、发放管理、有效控制、保管和更改的规定,使管理处的各项工作依据正确的指示进行。

　　2.0适用范围适用于管理处所有与管理工作有关的文件的管理与控制。

　　3.0主要职责和权限

　　3.1管理处客服中心文员负责公司管理体系文件和其它相关文件的收集、分类编号、整理存档保管、发放及其它相关工作。

　　3.2各部门负责人负责本部门文件的管理和控制。

　　4.0程序内容

　　4.1文件的编制、审核、批准文件的编制、审核和批准按下述规定执行:文件类别 编制 审核 批准

　　4.2文件的归属、分类、编号

　　4.2.1 管量处所有的已审批生效的程序文件、工作手册、质量记录表格均应归档、分类,由管理处统一编号。

　　4.2.2 管理处所有已审批的外来文件,根据类别交管理处客服中心文员和各部门负责人进行归档、分类。编号方法如下:(1)JYHT-QP - □□(程序文件)(2)JYHT-□□- □□(工作手册)(3)QR-□□-□□(操作表格)

　　4.3 管理文件的有效性控制

　　4.3.1 为确保管理处管理体系的有效性能够得到控制,对所有文件及表格采用版次来控制最新有效版次。版本采用英文字母如:A、B、C表示第一版本、第二版本、第三版本;改次采用两位阿拉伯数字如00、01、02表示未经修改、第一次修改、第二次修改。

　　4.4管理体系文件发放

　　4.4.1 程序文件的发放由管理处客服中心文员将程序文件复印,让部门责任人在《文件发放/回收记录表》上签字后发放。

　　4.4.2 部门工作手册的发放,由管理处客服中心文员复印后,让部门责任人在《文件发放/回收记录表》上签字后发放。

　　4.4.3 操作记录空白表格作为规范填写方式的文件,其发放由各部门责任人制定《操作记录表格一览表》,进行统一管理和控制。

　　4.5管量体系文件的保管和借阅

　　4.5.1 管理体系文件由各部门责任人负责统一归档保管,严禁复印。

　　4.5.2 如管理处内部员工需要暂借阅某种管理体系文件和资料,应到相关部门办理借阅和归还手续,并填写在《管理体系文件借阅登记表》。

　　4.6管理体系文件的更改

　　4.6.1 在管理处管理体系运作过程中,各种因素均可导致管理体系文件和资料的更改,其原因、内容由申请更改的相关部门提出,并填写《管理体系文件更改申请表》交管理处,由管理处与原文件编写部门/人进行更改。

　　4.6.2管理体系文件的更改一般由其原审批部门/人审批,如因某种特殊原因必须指定其他部门/人审批时,该部门/人需获得审批所需依据的背景资料,以保证修改之适宜性。文件编写部门/人应将审批后的更改文件交与管理处。4.6.3 管理处客服中心文员接到已审批《质量体系文件更改申请表》和更改文件后,应更新文件原版,复印更改的管理体系文件后,按《文件发放/回收记录表》发给文件相关部门及换回作废质量体系文件和资料。

　　4.7 管理体系文件的作废4.7.1 对于已作废的管量体系文件,由管理处客服中心文员或相关部门文件管理员统一保管,其上应注明“作废”字样,并在《管理处保留作废管理体系文件登记表》上登记。

　　4.8 外来文件的管理本程序所提及外来文件指适用的国家、行业、地方标准、法律法规、业主提供的文件和上级发文等。

　　4.8.1 编号由收文部门对外来文件进行编号,编号方法为:1)发文单位有统一的原编号时,保持原编号。2)单位无统一编号时,由收文单位按收文时间先后编号。

　　4.8.2 外来文件的有效性控制1)外来文件如适用的国家、行业、地方标准、法律法规、业主提供的文件和上级发文等,由文件归口部门填写《外来文件登记表》。对国家、行业、地方的标准、法律法规等对物业服务有强制性的外来文件,并经审批后生效。2)文件归口部门对有更新要求的外来文件应每年跟踪一次最新有效版本,填写在《外来文件登记表》中,及时获取、更新和发放最新版本外来文件,确保公司使用的外来文件为最新有效版本。

　　4.8.3 外来文件的发放1)与物业服务质量有关的、有强制性要求的外来文件,由归口部门发放,同时,让接收人在《文件发放/回收记录表》上签收。2)理性文件由行政人事部按公司领导批示传阅,不需编制文件控制清单。

　　5.8.4 外来文件的保管外来文件由归口部门分类造册,归档保管,借阅文件时应填写《管理体系文件借阅登记表》

　　5.0支持性文件《操作记录控制程序》

　　6.0质量记录

　　6.1《外来文件登记表》

　　6.2《管理体系文件借阅登记表》

　　6.3《管理体系文件更改申请表》

　　6.4《管理处保留作废质量体系文件登记表》

　　6.5《文件发放/回收记录表

篇4：物业程序文件：人力资源及培训控制程序

　　物业程序文件：人力资源及培训控制程序

　　1.0目的

　　确保公司内与质量活动相关人员的能力能够得到技术支持。公司应不断增强员工的质量意识，满足其通过培训教育提高工作能力的需要，并根据员工的能力和意识合理调配人力资源。

　　2.0范围

　　适用于公司人力资源管理活动和培训工作。

　　3.0职责

　　3.1人力资源部负责公司的人力资源开发、管理、考核、使用工作，制定《年度招聘计划》，并组织实施。

　　3.2人力资源部负责员工的岗位调配，根据员工的能力和特长合理安排工作。

　　3.3人力资源部负责管理人事档案及相关资料信息。

　　3.4制订人事管理工作的各项规章制度并负责执行。

　　3.5指导各二级单位搞好人事管理的各项工作。

　　3.6物业部负责公司的培训工作，并制定公司年度培训计划。

　　3.7物业部负责培训工作计划的组织实施、绩效考核、记录证书保管等。

　　3.8各部门负责制定本部门的年度培训计划，并协助物业部实施具体培训工作。

　　3.9质管部在月检或季检时负责对管理处培训计划的实施和效果进行检查。

　　3.10各管理处负责操作、落实培训计划并作好相关记录。

　　4.0程序

　　4.1人力资源统筹

　　4.1.1员工能力要求

　　1)人力资源部组织各单位依据质量管理体系的要求，确定各级员工的岗位职责。

　　2)人力资源部根据公司各个岗位的需要合理调配员工。对个人能力的判断是根据其受教育程度、爱好特长、培训情况、现有的技能及以往的工作经历等方面进行综合评议的。

　　4.1.2人员招聘

　　1)各单位在需要增加人员时，按公司规定填写《人力资源申请表》，交人力资源部处理。

　　2)因公司发展或工作需要，需要招聘人员时，人力资源部应适时制定《年度招聘计划》或分别制定《季度招聘计划》，在计划中要明确对应聘人员能力的要求。

　　4.1.3人员调配

　　1)人力资源部依据员工岗位工作表现进行转正、续约或年度考核，发现员工不适宜所在岗位的职责要求时，应及时调换员工岗位。

　　2)员工岗位发生变化时，应按规定程序办理调配、进行培训等工作。

　　3)人力资源部负责对操作层的岗位调配，根据公司决议执行对管理层员工岗位调配。

　　4.1.4公司实行全员劳动合同制，员工合同期限为一年，期满续签或终止。

　　4.1.5人力资源部负责收集、审查、保存所有员工的人事档案和相关学历、简历、等级、能力证明的资料。

　　4.2培训

　　4.2.1培训目的：不断提高员工的质量意识和工作能力。

　　4.2.2公司或各单位在制定培训计划时应考虑以下内容：

　　1)企业发展规划及目标的要求;

　　2)质量管理体系的要求;

　　3)岗位能力的需求。

　　4.2.3培训计划

　　1)每年1月15日前，由各部门主管制定本部门的年度培训计划并报物业部审核。

　　2)物业部在2月15日前，根据部门的年度培训计划和其岗位职责制定公司年度培训计划。

　　3)公司主管领导批准后执行。

　　4)对重要的培训或临时的专项培训活动，物业部在具体实施前还应制定相应的培训计划或通知，明确受训人员、地点、日程安排及资源需求，经批准后实施。

　　5)物业部根据变化情况可增改公司《年度培训计划》，经批准后实施。

　　4.2.4培训内容：注重对员工进行质量意识方面的培训和专业技能的培训。

　　1)企业管理制度和企业文化

　　A、企业工作宗旨、工作精神教育;

　　B、企业文化、企业规章;

　　C、员工守则教育;

　　D、人事劳动纪律及保卫、安全、防火教育。

　　2)专业知识和专业技能

　　A、管理人员：质量管理及质量管理体系、职业道德、物业管理专业知识、岗位职责。

　　B、维修人员：设备操作、维护、保养专业技能、作业规程、服务质量标准、岗位职责。

　　C、护卫人员：工作标准、职责、纪律、礼仪礼貌、各项规章、有关的政策、法令、消防知识、队列、体能等专业知识和技能、职业道德教育。

　　4.2.5培训的实施及效果考核

　　1)为保证培训的质量，培训机构或人员的资质需经认定。

　　2)员工参加适当的培训可保证其满足其职责要求和利于员工个人发展。

　　3)岗位培训分为岗前培训、转岗培训、在岗培训。

　　4)培训的形式有外派学习、委托讲课或现场指导培训、内部自行培训。

　　5)物业部根据培训计划组织有关部门定期以笔试、口试、实操等形式进行考核，以保证培训效果。考核试卷、分数均应留档保存在物业部或相关部门。

　　6)对特殊技术工种及专业技术人员实行持证上岗制。

　　4.3岗前培训

　　4.3.1各相关单位负责对所辖新员工进行岗前培训。对新员工的岗前培训要求使其了解质量方针和熟悉岗位职责，掌握必备的工作技能和方法。

　　4.3.2培训内容

　　1)了解公司的质量方针和质量目标及公司的发展规划;

　　2)了解所在单位、岗位的工作性质、特点和必备的工作技能;

　　3)理解其所在岗位的职责、工作规范和职业道德规范。

　　4.3.3岗前培训可采用由主管人员出具评定意见方式考核，并将考核意见填入《员工岗前培训考核表》中，对同意录用人员，同时将考核结果填入《员工培训记录》中。

　　4.4转岗培训

　　4.4.1对因工作需要及人事调整的人员的转岗培训，要求其掌握新任岗位必备的工作技能和方法，重新具备上岗条件。

　　4.4.2培训内容

　　1)熟悉所在部门、岗位的工作性质、特点和必备的工作技能;

　　2)熟悉所在岗位的职责、工作规范和职业道德规范。

　　4.4.3转岗培训可采用由主管人员出具评定意见方式考核，将考核结果填入《员工转岗培训考核表》中。对于转岗到特殊技术工种或专业技术岗位的人员，必要时需外派学习培训，使其持有相关岗位的上岗证书。将其考核结果及证书填入到《员工培训记录》及《员工证书一览表》。

　　4.5在岗培训

　　物业部和各单位对所辖员工通过岗位交流、服务讲解以及对特殊技术工种和专业技术人员的升考、评审对员工进行在岗培训。使其满足公司质量管理体系规定的要求。考核方式可采用口试、笔试或实操并由主管人员出具评定意见三种方式。

　　4.6外派学习培训

　　4.6.1特殊技术工种及专业技术岗位要求的上岗培训及等级升考培训需参加外派学习培训。考核结果以培训部门颁发的上岗证书为依据。

　　4.6.2对按照主管要求参加的技术、技能培训及业务技能、业务政策的培训，需参加外派学习培训。考核结果以物业部门出具的考核结论为依据，若无考核结论应视为考核不合格。

　　4.7委托讲课或现场指导培训

　　4.7.1根据公司业务发展的需要所需进行的业务技能、知识的培训可采用委托讲课或现场指导培训。可根据培训要求及培训内容，必要时可采用笔试答卷的考核方式考核。

　　4.8各级部门的内部自行培训

　　4.8.1根据公司业务需要，公司各单位可根据实际情况对有关员工进行内部培训，内部培训可采用由主培人员以口试或笔试答卷的方式进行考核。

　　4.9对质量意识的培训

　　4.9.1对员工质量意识的培训应贯穿于公司整体培训之中，让员工意识到其所从事的活动的相关性和重要性，以及如何为实现质量目标做出贡献。

　　4.10激励措施

　　4.10.1人力资源部应配合总经理以满足工作标准的能力来选择人员，并且通过制造创造性的工作方法和更多的参与机会来发挥组织内每个成员的潜力。

　　4.10.2物业部应通过开展信息交流会，传递信息文件来加强员工之间的沟通，以提高全体人员的协作意识和服务质量意识。

　　4.11记录的保存

　　4.11.1人力资源部及管理处应将所辖员工个人信息、身份及变动信息记录，并及时更新。

　　4.11.2物业部及管理处负责所辖员工培训及考核的记录,并将有关内容记录在相关记录上。

　　5.0相关文件与记录：

　　5.1《人事工作管理手册》

　　5.2《培训管理手册》

　　5.3《年度培训计划》

　　5.4《员工证书一览表》

　　5.5《员工培训记录》

　　5.6《员工岗前培训考核表》

　　5.7《人力资源申请表》

　　5.8《年度招聘计划》

　　5.9《度招聘计划》

　　5.10《年度培训计划》

　　5.11《季度培训计划》

　　5.12《员工转岗培训考核表》

篇5：物业程序文件：管理评审控制程序

　　物业程序文件：管理评审控制程序

　　1.0目的

　　确保公司质量管理体系是适宜、充分、有效的，并能满足标准和方针、目标的要求。

　　2.0范围

　　公司最高管理层对公司质量管理体系运行的评审。

　　3.0职责

　　3.1总经理负责管理评审及批准《管理评审计划》、《管理评审报告》。

　　3.2管理者代表负责审核《管理评审计划》、《管理评审报告》。

　　3.3质管部负责编写《管理评审计划》、《管理评审报告》。

　　3.4质管部负责相关文件的收集和发放、保管。

　　3.5各单位负责准备相关的管理评审资料。

　　4.0程序

　　4.1评审计划的制定　　4.1.1质管部应于每次管理评审会议前两周拟出该次的《管理评审计划》，经公司领导审批后提前一周发放给各单位主管。各单位主管应认真学习、全面准确把握《管理评审计划》，准备好与各自有关议题的议案并形成书面材料。

　　4.1.2评审计划包括评审目的、评审依据、评审组织、评审地点、评审时间、评审内容等。

　　4.2评审内容

　　4.2.1依据近期的内审报告、服务质量汇总资料及其它有关质量、安全、环保等重要信息，对体系的运作是否达到三性一率的要求进行准确的评审;

　　1)内审结果是否准确，质量体系运作是否有效;

　　2)服务质量是否符合物业使用人的规定或要求;顾客对投诉处理的反馈是否感到满意;

　　3)质量体系是否持续、有效和适宜;是否达到公司的质量方针、质量目标规定的要求;

　　4)服务过程的实施和监控是否达到预期目标，服务的符合性如何;

　　5)预防和纠正措施的实施是否有效;

　　6)以往管理评审中提出的问题是否有效、按时解决;

　　7)质量改进的建议;

　　8)其它需评审的内容。

　　4.3评审结果

　　4.3.1每次管理评审后应形成完整的评审报告。评审报告应详细记录有关评审内容的结果。

　　4.3.2对评审中提出的不合格项，由相关单位提出纠正措施，按《纠正措施控制程序》执行.

　　4.3.3管理者代表负责验证纠正措施实施效果，及时向总经理汇报纠正措施执行情况，并保证不合格关闭。

　　4.4评审报告的管理

　　4.4.1质管部负责在批准评审报告后一周内将其发放给与会相关单位，正本由质管部存档。

　　报告正本与所有副本各项内容应完全一致，但管理者代表应在正本上填写验证相关措施的落实情况，评审报告保存期为3年。

　　4.5总经理负责每年至少组织一次管理评审，时间间隔不超过一年度。

　　4.6必要时总经理有权决定临时进行管理评审。

　　4.7管理评审以会议形式进行，参加人员为公司领导、部门主管及管理处经理等人员。

　　5.0相关文件与记录

　　5.1《纠正措施控制程序》

　　5.2《预防措施控制程序》

　　5.3《管理评审计划》

　　5.4《管理评审报告》

　　5.5《管理评审签到表》