公司文件管理办法

公司文件管理办法

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。

1、文件的发放：（1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。

（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。

（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

2、文件的更改：（1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

3、文件的换页：（1）任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

（2）所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

4、文件的回收、作废：（1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。

（2）文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

（3）每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。

5、其它规定：（1）任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

（2）无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。

（3）任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

（4）所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

（5）发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。

（6）文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

6、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外，对由此造成的一切后果负责。

7、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。

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篇2：管理文件及工程技术资料控制制度

　　管理文件及工程技术资料控制制度

　　1.目的

　　对公司管理文件及工程技术资料的批准、分发、使用、实施和更改进行控制，

　　确保管理体系的有效性。

　　2.适用范围

　　2.1装饰公司各部门及各职能岗位工作职责。

　　2.2装饰公司内部和外部的工程技术文件。

　　2.3集团公司颁发的正式文件。

　　3.管理权责

　　3.1行政部负责对集团公司颁发的文件、装饰公司管理文件贯彻实施和保管。

　　3.2业务部负责对合同类文件、资料的控制保管，行政部协助管理。

　　3.3设计部负责对设计类文件、资料的控制保管，行政部协助管理。

　　3.4工程部负责对工程技术类文件、资料的控制保管，行政部协助管理。

　　3.5采购部负责对采购类文件、资料的控制保管，行政部协助管理。

　　3.6总经理负责批准颁发装饰公司的管理文件、技术文件和更改文件。

　　3.7公司各部门保管的管理文件、技术文件和更改文件均应为正本有效文件。

　　4.管理程序

　　4.1管理文件的分类

　　4.1.1各部门的内部工作程序、工作流程类文件。

　　4.1.2公司管理文件，管理职责、工作制度类文件。

　　4.2工程文件的分类

　　a.图纸;

　　b.外来标准文件(包括国家和当地适用的规范、规程、标准);

　　c.施工专用文件(指施工组织设计、项目质量计划、施工方案及技术交底);

　　d.合同类文件(包括设计合同、工程合同、分包合同);

　　e.设计类文件(包括设计交底、业务洽谈记录);

　　f.采购类文件(含采购合同、客户档案、样板目录、采购计划)。

　　4.3文件的批准颁布

　　4.3.1工程施工图纸由设计部按工程管理和施工需要直接发放管理控制。

　　4.3.2外来标准文件由行政部在总经理助理的指导下对标准文件的实用性和有效

　　性进行核定，经总经理批准后，转换为公司文件，行政部负责管理控制。

　　4.3.3施工组织设计、项目质量计划，由工程部编制，总经理审核、批准后实施;

　　施工方案及技术交底文件由项目经理编制、工程总监审核批准后实施。

　　4.3.4工程合同及分包合同由公司法人或其授权委托人签名后生效，采购合同和

　　采购计划由总经理或其授权委托人签名后生效。

　　4.3.5设计文件由设计总监审批，总经理签名后生效，重大重要的设计文件由总

　　经理审批，由公司法人或其授权委托人签名后生效。

　　4.4工程技术文件、资料的接收、分发

　　4.4.1接收分发：所有工程技术文件、资料都要填写《文件资料收发登记表》，注明文件、资料的名称、编号、份数、受文部门、签收人、签收日期、签发部门。

　　4.5工程技术文件、资料的编号

　　4.5.1不同文件、资料以文件的名称、编号为标识。

　　编号规则如下：

　　TL—**—**

　　流水号

　　部门代码

　　公司代码

　　部门代码(总经办ZJ

　　业务部YW

　　估算部GS

　　设计部SJ

　　工程部GC

　　行政部*Z)

　　4.5.2已经报废、失效的文件、资料以加盖“报废”印章为标识。

　　4.6工程技术文件、资料的更改

　　4.6.1工程施工图纸的更改以设计变更通知为准。

　　4.6.2外来标准文件的更改由行政部根据国家和地方政府发布的信息提议，经总

　　经理批准后，变更有效版本及文件清单。

　　5.相关表格

　　5.1重要文件发放登记表。

　　5.2文件资料收发清单

　　5.3重要文件变更登记表。

　　5.4外来标准文件清单。

　　拟议：

　　批准：

　　生效日期：

　　5.1重要文件发放登记表

　　文件名称

　　编号

　　发文部门

　　份数

　　经办人

　　分发记录

　　序号

　　部门

　　签收人

　　签收日期

　　保存期

　　备注

　　5.1重要文件发放登记表

　　文件名称

　　编号

　　发文部门

　　份数

　　经办人

　　分发记录

　　序号

　　部门

　　签收人

　　签收日期

　　保存期

　　备注

　　5.文件资料收发清单

　　日期

　　时间

　　发文部门

　　纪要

　　签收人

　　时间

　　备注

　　5.重要文件更改登记表

　　日期

　　文件名称

　　编号

　　更改内容

　　备注

　　5.外来标准文件清单

　　日期

　　文件名称

　　编号

　　内容

　　生效日期

　　备注

篇3：物业公司文件档案管理制度

　　物业公司文件档案管理制度

　　(一)意义

　　(二)文件档案的类别与形式

　　公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等

　　2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

　　3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程

　　4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

　　5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等

　　6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等

　　7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等

　　8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等

　　9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等

　　10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

　　11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

　　12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

　　14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

篇4：物业管理有关投标响应文件的组成

　　物业管理有关投标响应文件的组成

　　1 投标承诺书

　　2 投标函

　　3 法定代表人授权书

　　4 营业执照副本

　　5 物业管理企业资质证书

　　6 组织机构代码证书

　　7.投标人资格证明文件

　　8.投标人最新的经过审计的资产负债表、损益表、现金流量表

　　9 投标人基本帐户开户行在投标截止日前1个月内开具的资信证明

　　10投标人近3年涉及的诉讼、仲裁情况

　　11 拟派现场项目经理资格声明

　　12 拟派项目主要管理人员、工程技术人员情况表

篇5：物业ISO体系文件控制程序:管理评审控制程序

　　物业ISO体系文件控制程序:管理评审控制程序

　　体系4

　　管理评审控制程序

　　1 目的

　　按计划的时间间隔评审质量管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。

　　2 范围

　　适用于对公司质量管理体系的评审。

　　管理评审控制程序是由最高管理者就质量方针和目标，对质量体系的现状和适应性进行的正式评价。

　　3 职责

　　3.1总经理主持管理评审会议。

　　3.2管理者代表负责向总经理报告质量管理体系运行情况，提出改进建议，编写相应的管理评审报告。

　　3.3物业部部负责评审计划的制定、收集并提供管理评审所需的资料，同时按策划的计划时间对各相关部门进行评审，负责对评审后的纠正、预防措施进行跟踪和验证。

　　3.4各相关部门负责准备、提供与本部门工作有关的评审所需资料，并负责实施管理评审中提出的相关的纠正、预防措施，并提前三个工作日将有关内容书面报物业部。

　　4 程序

　　4.1管理评审计划

　　4.4.1每年组织一次管理评审，时间间隔不超过12个月，可结合内审后的结果进行，也可根据需要安排。

　　4.1.2物业部于每次管理评审前一个月编制《管理评审计划》，报管理者代表审核，经总经理批准。计划主要内容包括：

　　a)评审日期;

　　b)评审目的;

　　c)评审范围及评审重点;

　　d)参加评审组成员;

　　e)评审依据;

　　f)评审内容;

　　g)评审工作文件;

　　h)评审综述。

　　4.1.3当出现下列情况之一时可增加管理评审频次。

　　a)公司组织机构、运行机制、服务范围、资源配置发生重大变化时;

　　b)发生重大质量事故或用户关于质量有严重投诉或投诉连续发生时;

　　c)当法律、法规、标准及其他要求有变化时;

　　d)市场需求发生重大变化时;

　　e)即将进行第二、三方审核或法律、法规规定的审核时;

　　f)质量审核中发现严重不合格时。

　　4.2管理评审输入

　　管理评审输入应包括与以下方面有关的当前的业绩和改进的机会：

　　a)审核结果，包括第一方、第二方、第三方质量管理体系审核、服务质量审核等的结果;

　　b)顾客的反馈，包括满意程度的测量结果及与顾客沟通的结果;

　　c)过程的业绩和服务的符合性，包括过程、服务测量和监控的结果与产品有关的要求;

　　d)改进、预防和纠正措施的状况，包括对内部审核和日常发现的不合格项采取的纠正和预防措施的实施及其有效性的监控结果;

　　e)以往管理评审跟踪措施的实施及有效性;

　　f)可能影响质量管理体系的各种变化而引起的体系的变更，包括内外环境的变化，如法律法规的变化等。

　　g)质量管理体系运行状况，包括质量方针和质量目标的适宜性和有效性。

　　h)由于各种原因而引起的有关组织的产品过程和体系改进的建议。

　　4.3评审准备

　　4.3.1预定评审前十天，物业部以书面形式向管理者代表汇报现阶段质量管理体系运行情况并提交本次评审计划，由管理者代表审核，总经理批准。

　　4.3.2物业部负责根据评审输入的要求，组织评审资料的收集，准备必要的文件，评审资料由管理者代表确认。

　　4.3.3物业部向参加评审的人员发放《管理评审通知单》，及本次评审计划和有关资料。

　　4.4管理评审会议

　　a)总经理主持评审会议，各部门负责人和有关人员对评审输入做出评价，对于存在或潜在的不合格项提出纠正和预防措施，确定责任人和整改时间;

　　b)总经理对所涉及的评审内容作出结论(包括进一步调查、验证等)。

　　c)物业部对责任部门的整改项目进行跟踪和再次验证，并向总经理作汇报。

　　4.5管理评审输出

　　4.5.1管理评审的输出应包括以下方面有关的措施：

　　a)质量管理体系及其过程的改进，包括对质量方针、质量目标、组织结构、过程控制等方面的评价;

　　b)与顾客要求有关的服务的改进，对现有服务符合要求的评价，包括是否需要进行服务、过程审核等与评审内容相关的要求;

　　c)资源需求等;

　　d)对质量管理体系及其过程运行情况的说明。

　　4.5.2会议结束后，由物业部根据管理评审输出的要求进行总结，编写《管理评审报告》，经管理者代表审核，交总经理批准，并发至相应部门并监控执行。本次管理评审的输出可以作为下次管理评审的输入。

　　4.6改进、纠正、预防措施的实施和验证

　　物业部根据《改进控制程序》的规定，对改进、纠正和预防措施的实施效果进行跟踪验证。

　　4.7如果评审结果引起文件更改，应执行《文件控制程序》。

　　4.8管理评审产生的相关的质量记录应由物业部按《质量记录的控制程序》保管，包括管理评审计划、评审前各部门准备的评审资料、评审会议记录及管理评审报告等。

　　5 相关文件

　　5.1《内部审核程序》。

　　5.2《改进控制程序》。

　　5.3《文件控制程序》。

　　5.4《质量记录控制程序》。

　　6 质量记录

　　6.1《管理评审计划》。

　　6.2《管理评审会议签到》。

　　6.3《纠正和预防措施记录表》。

　　6.4《管理评审报告》

　　6.5《文件发放登记表》