SY物业文件管理规定

　　SY物业文件管理规定

　　1.0目的

　　为加强公司文书、档案管理工作，有效地保护和利用文书、档案，维护公司合法权益。

　　2.0适用范围

　　公司及各个物业管理项目文件管理

　　3.0方法与过程控制

　　3.1 本规定所称的文书、档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录;和各种收发文件等。

　　3.2公司及各部门、员工有保护文书、档案的义务。

　　3.3文书、档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则。

　　3.4公司各部门指定专人负责文书、档案管理工作(即文件管理员)。指定文件管理员经人事行政部培训后，按文书的收发、登记、印制、传阅、保管、立卷、归档等相关要求严格遵守各项操作制度，以保证文书的运转速度和运转质量。在运转中，凡机密以上密级的文件，应根据规定严格控制接触范围，防止失密泄密。来源：考试大的美女编辑们

　　3.5人事行政部应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

　　3.6整理办法：根据文书、档案的性质、内容、种类、密级等分门别类地进行管理，以问题特征为主，立小卷，一事一卷。当年立前一年的卷，并预立当年的卷;立卷时按不同价值把保管期限分为永久、长期、短期。

　　3.7属于公司保管的档案：公司综合部及各部门的文件管理员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交人事行政部保管，任何人不得据为己有。

　　3.8属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报综合部，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交人事行政部。

　　3.9在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。本文来源:考试大网

　　3.10受控文件和资料的相关规定，按《文件和资料管理程序》执行。质量记录的相关规定按《质量记录管理程序》执行。

　　3.11 监督：综合部人事行政专员根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。

　　3.12 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

　　3.13借阅：因工作需要借阅文档的，应按《文书、档案借阅管理规定》处理。

　　3.14 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。公司所有有 价值的文件、报表、业务记录等必须备份。备份盘与源盘应分开存放。

物业经理人网 www.pmceo.coM

篇2：工程管理部资料与文件管理规定

　　工程管理部资料与文件管理规定

　　1、工程管理部工程资料与文件的收集整理与归档严格按照ISO9001规定的管理程序进行。

　　2、工程管理部工程资料和文件必须体现工作责任的可追溯性，如出现追溯性不强或资料上分不清责任的情况，资料管理人员与相应工作环节的负责人员对资料工作和资料反映的相关工作环节负全责。

　　3、工程管理部的工程资料与文件必须具有真实性、准确性和及时性，如出现资料失真或不准确、不及时的情况，资料管理人员与资料反映的工作环节负责人和相关环节的负责人对该工作负全责。

　　4、工程管理部按月、季度、年度和以工程项目为单位对工程资料进行检查，并将检查结果纳入绩效考核。

篇3：电脑使用U盘文件管理规定

为规范公司所有电脑设备的使用和电脑U盘文件的管理,使公司电脑设备有序化、合理化、规范化循进,特制定如下规定:
1、各部门电脑有专人专用责任制形式,未经部门经理同意,其他人员不得使用该部门电脑,禁止调用、拷贝其中文件、资料,严禁泄露公司机密。
2、公司各部须常期保存的打印文件,须在原稿上加以注明,如无注明,将被视作一般文件,予以保存两周。
3、公司各部需要打印的文件资料,原则上由各部电脑操作人员操作存盘,须管理部协办时,由管理部专职电脑员予以操作。
4、电脑操作人员应在须常期保存的文件定稿后一周内做好U盘备份,并在"文件打印登录本"中详细登记该文件的标题、目录名、U盘号、打印日期等。
5、公司各部门在做好U盘备份后,连同所有原本由各部门保管的U盘,包括管理部、市场部、企划部、规划部的所有盘片交由公司电脑程序员进行登录归档。
*财务部之U盘由财务电脑专员自行登录,并将信息知会总经理室即可。电脑程序员有义务将工作情况向管理部经理知会,www.pmceo.com不得泄露公司机密。
6、各部因业务特性,而认为无须与其它部门共享的部分信息、资料,可填写"密码设置申请单"向公司提出申请,被批准之密码设置部分将不列入信息共享范围,但不得擅自指令公司电脑程序员增减密码的设置范围。
7、公司各部门电脑操作员应及时整理、删除硬盘内的文件资料,以便充分利用可读信息空间。
8、各部如须调阅已由管理部归档并已设置密码的U盘资料时,应书面提出申请,调阅后知会电脑程序员,重新回归密令状态。
9、未经许可不得将公司的U盘文件转借他人及带出公司,违者按公司规章制度予以严惩。
10、各种耗材(U盘、色带墨粉)应由管理部记录品名、规格、数量、购买和领用记录,管理部将每一台设备单独设立档案,记录设备名称、型号、配置、随机资料、附件、开机密码(不公开)、维修记录、专业软件名称及调动方法等等,经保管人员签名,由管理部统一保管,在设备移交时,由接受人、原保管人确认无误,签名后完成整个移交过程。
11、对于外部采购的软件,使用人应遵照使用手册操作,自行开发的软件,开发者应在开发各个阶段及时告知电脑操作人员其操作方法和禁忌事项,如应开发者未详尽告知,而引起的数据损失,开发者应承担相应责任。如使用人不按正确的操作方法和禁忌事项,而引起的数据丢失,由使用人负责。软件故障排除后,按责任大小作相应的处理。
12、因使用软件而做备份的U盘应由使用人编号,禁止带出,该U盘使用期满后,将原盘数据复制于新盘,原盘编号不变。
13、电脑使用过程中出现故障时,使用人应及时口头报告电脑程序员,并记录现场情况,报公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人违反电脑规定,而人为造成机器故障的,则视故障情况处罚当事人。
14、电脑程序员有责任对公司电脑网络系统正常运作负责,如遇电脑发生故障,应详细询问使用人电脑故障情况,及时处置排除,当故障原因无法确定时,应知会管理部经理,并及时与供应商取得联络,最短时间使电脑恢复正常。
15、与外界交流的U盘必须先检测病毒后才能在本公司使用,或带出本公司,严格禁止运行任何游戏软件,公司U盘应与外界交流需要带出时,应事先向管理部报告。
16、设备使用范围
(1) 禁止在驱动器灯亮时插入、取出U盘。
(2) 禁止在操作电脑时吃、喝任何食物、饮料。
(3) 下班时应切断电源,套上"防静电电脑保护套"。
(4) 禁止在设备电源开着时,移动设备。
(5) 电源开启顺序为:接线板→UPS→显示屏→电脑→打印机,关闭的顺序相反。
(6) 打印时应使用打印纸或复印纸,禁止打印时拔纸。
(7) 禁止带电时插、拔插头。
(8) 共享打印机时,应按规定填制"打印登记表"
(9) 电脑上网非业务用途不得私自上网。
17、个人必须妥善保管好自己的本人帐号及密码,不得擅自转让或借与他人使用。(案场上由行政专案或行政助理保管)。
18、下班前必须按正确操作退出系统并关机。
管理部将不定期的进行检查,凡违反第1、16、17条规定者,将被处以50-200元的罚款。

篇4：地产公司文件管理规定

　　地产有限公司文件管理规定

　　为使我司的文件管理更加规范化，制度化，科学化，在行政管理过程中，形成具有法定效力和规范体式的文书，特制定本管理规定。

　　一、文件处理

　　１、发文程序

　　１）发文程序是指以本公司名义制发文件的过程，包括：草拟、拟办、审批、签发、用印、登记、下发。

　　２）公司各部门草拟的文件，要求情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　２）草拟文件部门，对涉及其他部门职权范围内的事项，应先协商取得一致意见后方可行文。

　　４）草拟文件部门按照公司文件格式排版、字号进行打印，经分管领导复核后，送行政部做文件处理。

　　５）行政部秘书将草拟文件登记编号，送交行政副总提出拟办意见，由公司总经理审批。

　　６）对审批后的文件由行政秘书负责签发、用印、下发。

　　２、收文程序

　　１）凡外来公文信件由行政部统一收拆（亲收件除外）由秘书进行编号、登记。收文登记当日送公司行政部副总提出拟办意见，并送公司总经理批示。

　　２）根据公司领导批示，由行政秘书及时送有关部门阅办，急件随到随办，不可过夜。

　　３）承办部门收到交办公文后应当及时办理，不得延误、推诿，对不属本部门及职权范围办理的文件，应及时退回行政部门并说明理由。

　　４）行政秘书对收文负责跟踪催办。

　　二、文件归档

　　１、处理完的外来文件及本公司文件，应按规定及时整理、归档，加强保管。档案分为文书档案、工程技术档案、人事档案、财务档案、实物档案等五类。（详见公司档案分类表）

　　２、公司各部门文档，由专人负责管理，按类别存放，第二年一月经检查齐全后，整理立卷归档，要求在二月底以前全部装订完毕。

　　３、公司行政部是档案管理工作的主管部门，负责定期培训监督。检查各部门的档案管理情况，发现问题及时解决。

　　４、各部门负责档案的专管员必须做到：

　　１）借阅档案必须履行登记手续，借期不得超过两周，到期必须返回，属实需要，办理续借手续。

　　２）做好保密工作，发现档案丢失或出现文件泄密时，及时上报，不得隐瞒，对玩忽职守造成损失泄密的严肃处理。对视情节追究法律责任。

　　５、根据档案材料保管期限和效用，定期对档案进行鉴定，对己失去作用和保存价值时效的档案要进行销毁。

　　６、档案销毁必须经公司负责人审批后方可进行，销毁档案应由两人监销，并在销毁册上签字，销毁册应存档。

　　三、文件格式

　　１、公司文件中各组成部分的标识、规格见附表。

　　２、文件用纸一般采用国际标准A4型，左侧位装订处。

　　３、文字号：标题二号，正文四号；字体：宋体；

　　排版：上边距3cm，下边距2cm，左边距4cm，右边距3cm；每页22行，每行28个字；张贴的文件用纸大小根据实际需要确定。

　　四、本规定自下发之日起执行。

　　五、本规定由行政部负责解释。

篇5：工程部资料文件管理规定

　　工程部资料与文件管理规定

　　１、工程部工程资料与文件的收集整理与归档严格按照ISO9001规定的管理程序进行。

　　２、工程部工程资料和文件必须体现工作责任的可追溯性，如出现追溯性不强或资料上分不清责任的情况，资料管理人员与相应工作环节的负责人员对资料工作和资料反映的相关工作环节负全责。

　　３、工程部的工程资料与文件必须具有真实性、准确性和及时性，如出现资料失真或不准确、不及时的情况，资料管理人员与资料反映的工作环节负责人和相关环节的负责人对该工作负全责。

　　４、工程部按月、季度、年度和以工程项目为单位对工程资料进行检查，并将检查结果纳入绩效考核。