饲料质量安全文件与记录管理制度

　　饲料质量安全文件与记录管理制度

　　1.目的：统筹管理本公司管理有效运作所需文件，确保文件的有效性，并使公司各部门能合理地获得并使用正确的文件。

　　2.范围：本公司日常管理有效运作的流程、各类管理卡、规范、标准、方案、表格、管理制度以及外来文件或电子文件均属之。(技术类文件由技术中心另行统筹管理)

　　3.定义：

　　3.1外来文件：本公司范围之外的机构所提供的文件，如客户资料、法律法规等。

　　4.工作内容：

　　4.1 文件制作：

　　由各部门负责人按日常工作所需进行策划，或由公司按发展所需进行确定所需制订的文件主题，安排各部门对应工作负责人进行撰写，文件格式由文管中心统一安排、确保文件清晰，易于识别。

　　4.2文件在正式发行前，需根据需要安排相关人员共同对文件内容进行研讨，撰写人再根据研讨结果对文件进行调整，再交由各相关部门负责人进行会签，最终交由总经理批准，会签人员若有休假，则由上一级主管或职务代理人签核。

　　4.3 文件编号：目前公司实施的文件按如下规则进行编号：

　　4.3.1  SF-JH-00  SF：生发简称  JH：部门之稽核中心简称  00：流水号

　　4.3.2技术类文件由技术部门进行编号;外来文件不予编号，由文管中心采用登记表进行登记管理。

　　4.4文件版本管理：文件若有不合现状需修改、增订者，由提议部门填写《文件制订(修订)申请单》，提出修订原因，交原拟案部门研讨修改，送上级主管批准，由文管中心进行修订、更换，文件修改后，版本号上升一位流水号，当修订次数超过9次时，则版本号字母更改为下一字母。为考虑节约成本，如修改内容较少时，文管中心根据实际情况可只对修改当页进行更换或利用文件修改章进行明确标示，但需在封面修订记录栏上进行简要记录，修订次数可无限制延伸，修订日期为该次更换之日期。

　　4.5文件分发回收：

　　4.5.1 经会签发行之文件，由文管中心以《文件总览表》列帐管理，并依所需分发的部门，影印相应分数，加盖“受控文件”章后发行。

　　4.5.2文件修订及废止时，旧版失效之文件应于新版文件颁布发行时即刻回收。旧版之原案由文管中心加盖 “作废暂留”章，并写上日期，加以保存，需与有效之新文件分开。

　　4.5.3 对外发行之文件，由适当之对外部门填写《文件增(补)发申请单》，经制订部门主管签核，呈总经理人员核准后，方可由文管中心登记入册、发行，失效文件不予回收。

　　4.5.4 外来文件分发：各部门如收到外来文件，应交由文管中心统一处理，登记于《外来文件登记表》上，进行归档，如文件需分发至其它部门，由文管中心按实际需要，确定分发部门及份数，并做好签收记录，登记在《外来文件登记表》上，同时加盖发行章进行控制。

　　4.5.5 外来文件之更改：

　　4.5.5.1外来文件变更：

　　①外来标准发行新版本且为本公司采用时。

　　②客户提供之规格、图样等变更时。

　　③技术参数发生更改时。

　　4.5.5.2 外来文件若有更改通知，则由文管中心在《外来文件登记表》上找出签收记录，在备注栏内注明“更正”。如有分发，依原部门重新分发，旧版文件收回，销毁或盖作废章处理。

　　4.5.5.3 技术资料发生局部更改时，由发文部门通知各接收部门，可在原分发资料上进行修改，并在收发登记表上注明“更正”，将函文附于原件上。

　　4.6 文件增补发作业：

　　4.6.1 各部门如须增发文件，应填写《文件增补发申请单》。提出申请，并经其主管审核，副总经理以上人员核准后，由文管中心发行。

　　4.6.2 若文件遗失或破损时，须由责任部门填写《文件增补发申请单》。提出补发申请，经审查、核准后，由文管中心发行。

　　4.7 文件保存、销毁作业：

　　4.7.1 文件保存：

　　4.7.1.1 经颁布发行之全部原稿文件，由文管中心以《文件总览表》列账管理。

　　4.7.1.2 经发行之文件，现场使用的应分类置放于适当场所，非现场使用的由收件部门依文件类别集中保管。

　　4.7.1.3 外来文件的保存：

　　① 所有外来文件与资料都应妥善保存，避免受潮受损。

　　② 特殊机密文件由对应部门主管保存。

　　③ 传真类：各部门应在接收传真资料时复印保存，以免传真纸失效。

　　④ 计算机软件档案应备份保存。

　　⑤ 外来文件保存期限由部门主管依实际情况决定。

　　4.7.2 文件销毁：文件如需销毁时，由文管中心负责收回并在正面加盖作废文件章。背面如可利用则进行利用，如不可利用则销毁。文件原稿不进行销毁，不可挪作他用，由文管中心加盖“作废暂留”章加以保存。其它文件由各部门视需要自行决定销毁与否。如不进行销毁时，应能够清楚识别其状态以免误用。

　　4.8 文件管理：

　　4.8.1 文管中心：

　　4.8.1.1 文管中心设专人管理，以确保文件之正确使用。

　　4.8.1.2 经发行之文件的全部原稿由文管中心依文件类别在计算机中备份存盘。

　　4.8.2 使用部门：

　　4.8.2.1 分发至各部门的正式文件，严禁影印及私自借予非相关人员或带出厂外。

　　4.8.2.2 现场部门使用的文件必须置于作业场所适当位置。

　　4.8.2.3 非现场部门使用之文件必须由部门派专人集中保管，但应便于取阅。

　　4.8.2.4 使用者不得在正式文件上标注文字、符号，不得随意修改文件内容。

　　4.9 文件借阅：当各部门有需要向文管中心借阅文件时，借阅者须经部门主管核准后，再由文管中心备案，方可借阅文件。如向其它部门借阅相关文件时，应取得该部门主管的许可。

　　4.10文件评审：

　　4.10.1文件制订初期，文件制订部门应召集与该文件内容相关的部门人员，对新订文件内容进行统一研讨，待取得一致后该文件方可生效。制订部门也可根据实际情况以《文件传阅单》的形式由相关的人员对文件内容进行评审，待取得统一意见后该文件方可生效。

　　4.10.2文件修订时，修订部门亦可根据需要召集相关作业部门人员对新订文件内容进行评审，待取得一致后该修订内容方可生效。

　　4.11 电子资料管理：由资讯管理人员根据公司实际编制相关管理办法进行有效管理。

　　4.12表格、记录管理：

　　4.12.1空白记录表格的编制、审批由主要使用部门组织编制，其部门负责人负责审批。为利于统一管理，所有空白表格均须进行编号，编号原则如下：

　　例：RS-001/A。

　　RS代表人事，001代表流水号，A代表表格修订次数。

　　各部门取部门前两个中文字的拼音第一个字母作为部门代码，将部门编制的表格统一进行编号，制作所有使用表格的清单，连同编号、空白表格样版一并送交文管中心。

　　4.12.2标识、归口、编目、保存期限：

　　1)空白记录表格由主要使用部门管制，将原版格式交由文管中心文件管理员统一归口管理。文管中心文件管理员编制《记录总览表》，其中应根据产品的保质期、保修期、寿命期、法律法规要求的保存期及合同的有效期等规定出记录的保存期限(保存期限由该记录的形成部门进行规定)。

　　2)已填写的记录由规定的保存(发出与送达)部门按易于识别、查阅和检索的原则进行归口管理。在归档时进行按类别编目和标记，以方便检索。

　　3)各部门人员在接收记录时，应检查记录项目填写是否齐全，确保所收集的记录有效。

　　4.12.3记录空白表格的使用和填写规定

　　4.12.3.1文管中心文件管理员根据《记录总览表》，将最新版本的空白表格复制或印刷后发放给使用部门。

　　4.12.3.2记录人员应清楚地填写记录的每项内容，确保记录完整、准确、清晰，反映实际情况。

　　4.12.4管理、保护和过期处置

　　4.12.4.1各部门应确保记录的贮存地点、贮存方式、贮存环境适宜，同时注意防潮、防蛀、防止丢失、防止混乱，使记录在保存期内不会丢失、损坏或变质。

　　4.12.4.2必要时，文管中心可检查各部门对记录的管理和保存情况，查看是否符合规定的要求，确保记录方便存取、检索，在保存期内不会丢失、损坏或变质。

　　4.12.4.3对于超过保存期限的记录，由各部门整理后，报部门负责人审批后，统一销毁。

　　4.12.5空白记录表格的增减、更改：

　　1)记录表格类别的增减通过修改相应程序文件的方式进行。

　　2)同一类别记录表格的增减，根据各项工作任务的策划结果直接确定。

　　3)修改：提出部门填写《文件制订〈修订〉申请单》，部门负责人确认后，由引用该记录的文件审批岗位审批。

　　4)更改申请获得批准后，由文件管理员按要求对记录进行修改，并进行记录。

　　5)文管中心文件管理员按《记录总览表》的规定将最新的版本的空白表格复制并发放给使用部门，收回旧版的空白表格并对其使用加以限制。

　　5.管理约定：

　　5.1未按本文件规定要求使用统一格式编写文件或未按程序进行会签者，罚款5元/次;

　　5.2未经许可私自影印文件者，每次对责任人罚款20元;

　　5.3未经许可私自对文件内容进行修改者，每次对责任人罚款10元;

　　5.4文件因管理不善导致有乱涂乱画或损坏者对其部门负责人罚款10元/份，导致文件丢失者罚款20元/份;

　　5.5将有效文件私自挪作他用者，每次对责任人罚款20元;

　　5.6私自将公司文件或电子档案传递给外部人员或机构者处罚50元/份(正常业务往来除外)，造成公司机密外泄者按公司相关规定进行处理。

　　6.记录表格：

　　6.1《文件制订〈修订〉申请单》

　　6.2《文件收发登记表》

　　6.3《外来文件登记表》

　　6.4《文件总览表》

　　6.5《记录总览表》

编辑：www.pmceo.Com

篇2：饲料原始记录管理制度

　　饲料原始记录管理制度

　　目的：为了保证质量管理工作的规范性，可追溯性和有效性，特制定本制度

　　设立原始记录的原则：

　　1.设立原始记录从生产经营管理的实际需要出发，建立相应的原始记录;

　　2.设立原始记录，各部门应互相配合，做到既能满足统计、会计、业务核算和有关管理工作的要求，又避免各搞一套，繁琐重复;

　　3.原始记录要简明扼要，便于职工掌握，

　　4.原始记录是反映企业生产、技术活动最基础的记录，是开展全面经济核算，提高劳动生产率，增产节约，增收节支的重要基础工作，也是统计、会计、业务核算资料的主要来源，因此必须做好原始记录。

　　1.生产部的原始记录大致分为：生产、技术、设备、能源、计量、质量、安全、按专业归口管理。

　　2、原始记录必须指定专人负责记录，记录要全面、及时、准确、清晰，不得任意涂改或撕毁，保持原始记录完整无缺。

　　3、为发挥原始记录的作用，应建立相应的原始记录台账或整理表，对主要的原始数据进行分类、归纳、登记，使数据台账化。

　　4、统计人员应加强对原始记录的管理，负责按月收集，分门别类，逐月装订成册，以备查用。

　　5  所有原始记录和因工作需要印刷表格、原始记录、台账、卡片等，应提供表式，审核后方可印刷，

　　6.统计负责记录的立卷归档工作，每个季度的第一个月完成上季度的立卷归档任务。

　　7、凡归档的文件资料必须完整齐全，遵循文件的形成规律，进行科学的分类、编目、登记和必需的加工整理。

　　8、记录的查(借)阅必须严格履行登记手续，不得擅自抽拆、涂改、勾划、污损记录。

　　9、借出使用的必须妥善保管，不得带入公共场所。

　　10、不得向无关人员谈论记录内容。

　　11、记录必须排列整齐，编号准确。并做好防霉、防虫、防火、防盗等工作。确保记录齐全。

　　12、质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清楚，各相关栏目签字不允许空白。

　　13.原始记录由统计统一管理，各生产岗位负责记录。即原始记录的制订、颁发、整顿等工作，由生产部组织协调，

　　14. 各科室、车间应经常检查原始记录工作，督促各岗位记录员或职工准确、及时、全面、清楚地填写好各种原始记录。

　　15.各种原始记录，必须妥善保管，不得损坏和遗失。对过时的记录，如认为没有保存价值，应呈请主管科室或主管领导批准，方可销毁。

　　本办法所指的是原始记录，是指按规定的格式，用数字和文字对企业经济活动中的具体事实进行的最初主载。凡根据原始记录整理、登记、填制的汇总表、登记表、帐、卡及非经济活动的记载文件和不记载实际执行情况的表、单都不算原始记录。

篇3：备案进口商企业质量安全管理制度编写指南

　　备案进口商企业质量安全管理制度编写指南

　　为更好承担进口植物源性食品质量安全主体责任，做到进口食品销售流向记录管理，进口商应在检验检疫机构指导下，建立基本的企业质量安全管理制度，至少包括以下七方面内容：

　　(一)与食品安全相关的组织机构设置、部门职能和岗位职责(设立专职或兼职食品安全员岗位);

　　(二)建立进口食品质量自控措施：包括境外出口商或代理商信息核实情况，依据国家标准对拟进口食品的检测结果或境外生产商的合格证明;

　　(三)建立食品收货管理制度，确保食品从口岸到存放地点，收货、运输、储存各环节安全卫生控制得当;

　　(四)建立进口记录(记录格式见附件1)和销售记录(记录格式见附件2)登记制度，食品进口后直接用于零售、原料加工的除外;

　　(五)不合格食品召回和处置制度(记录格式见附件3);

　　(六)其他质量管理记录文件。

　　附件1

　　食品进口记录

　　收货人名称： 收货人备案编号：

　　进口日期 食品名称 品牌 规格 数量 重量 货值 生产批号 生产日期 保质期 原产地 输出国家(地区) 生产企业名称 生产企业在华注册号(如有)

　　出口商/代理商备案号 出口商/代理商名称 出口商/代理商联系方式 贸易合同号 进口口岸 目的地 国(境)外检验检疫证书等证书编号 报检单号 入境时间 存放地点 存放地点 联系人及电话 备注

　　填表人： 审核：

　　附件2

　　进口食品销售记录

　　收货人名称： 收货人备案编号：

　　销售日期 进口食品名称 规格 数量 重量 生产日期 生产批号 购货人/使用人名称 购货人/使用人地址及电话 出库单号 发票流水编号 食品召回后处理方式 备注

　　填表人： 审核：

　　附件3

　　进口食品销售对象投诉及召回记录

　　编号：

　　日期

　　进口食品名称

　　召回或者销售对象投诉原因

　　涉及产品生产批号 生产日期 规格 数量 重量

　　自查分析

　　应急处理方式

　　后续改进措施

　　部门负责人签名 企业负责人签名

　　备注

篇4：第二医院医疗服务项目的病历记录和费用核查制度范文

　　第二医院医疗服务项目的病历记录和费用核查制度范文

　　1.根据《中华人民共和国消费者权益保护法》的文件精神，医院需要定期或不定期的检查病历记录及费用情况，没有病历记录的、没有收费标准的医疗服务项目，不得收取费用。

　　2.患者出院时，医院要对患者住院期间发生的每一笔费用进行复核。

　　3.对病历检查过程发现的多收、少收及漏收现象，及时采取有效措施进行解决。

　　4.定期对各科室病历书写相关负责人进行物价管理的有关政策和最新出台的管理规定进行培训，提高病历书写规范化、合理化、制度化水平。

篇5：商品质量记录的控制制度

　　商品质量记录的控制制度

　　一目的

　　为证实商品质量符合要求,质量管理有效持续进行,对商品质量记录进行控制和管理。

　　二范围

　　适用于质量管理运行的控制。

　　三、职责

　　( 一 ) 质量管理部负责企业质量记录的统一归口管理。

　　( 二 ) 各部门负责相关质量记录的填写、收集、归档。

　　四、概述

　　( 一 ) 质量记录的范围包括商品从采购到销售全过程及来自于供应商的

　　质量记录。

　　( 二 ) 各使用部门根据需要提出质量记录表式,经质量管理部门负责审核, 总经理批准后正式使用。

　　( 三 ) 质量记录由各部门负责填写,填写质量记录时应准确、完整、及时、真实,并有记录人员签字和记录日期,满足追溯要求。质量记录不允许随意涂改。

　　( 四 ) 质量管理部负责编写《质量记录清单》,报总经理批准,有变动时应及时整理。

　　( 五 ) 各种质量记录应由使用部门保存,年底后一个月内集中到质量管理部,由质量管理部统一归档,保存期限为二年。

　　( 六 ) 质量记录保管时,应便于存取和检索,当合同有要求时,在商定期内,质量记录可提供顾客查询。

　　( 七 ) 质量记录应存放在安全、适宜的环境中。

　　五、记录

　　( 一 ) 《质量记录清单》