精工股份环境记录管理程序

　　精工股份环境记录管理程序

　　EMS程序文件 ISO14000手册

　　1 目的

　　建立公司各种环境记录的编制、签发、填写、审核和保管程序，确保在需要时提供环境管理体系有效运行的证据。

　　2 适用范围

　　适用于本公司环境管理体系运行有关记录的控制。

　　3 职责

　　3.1综合办公室是记录制定、编码、评审、修改、换版、分发的归口管理部门。

　　3.2各职能部门负责本部门环境记录的编制、填写、收集、保存。

　　3.3综合办公室负责环境记录归档及超过保存期环境记录销毁的归口管理。

　　4 工作程序

　　4.1环境记录内容

　　4.1.1环境记录是环境管理体系连续运行的证据，其中包括：

　　a法律法规的要求;

　　b环境因素和有关的环境影响;

　　c环境培训活动;

　　d检查、校准和维护活动;

　　e监测数据;

　　f违章情况、事故、投诉和手续措施;

　　g文件控制记录;

　　h环境信息交流记录;

　　i供方和承包方信息;

　　j体系日常运行情况;

　　k环境审核和管理评审。

　　4.1.2公司环境记录的媒介形式为表格形式，也可以呈其他形式，如硬盘拷贝、电子媒介等。

　　4.1.3公司环境记录种类、相关部门和保存期限见《环境管理体系文件目录一览表》。

　　4.2环境记录的分级管理原则

　　4.2.1综合办公室负责环境记录的编码、登记、确定归档范围、保存期限、处置方法及需长期保存的环境记录和体系运行记录的管理。

　　4.2.2各使用环境记录的部门负责相关环境记录表式的编制、填写、收集、保存和管理。

　　4.3环境记录的编制和审定

　　4.3.1综合办公室负责组织编制环境记录格式。

　　4.3.2各部门根据工作需要可新编制的环境表式草案，经本部门负责人审核报综合办公室汇总审定、编码，由管理者代表批准，综合办公室负责登记和发放。

　　4.4环境记录的标识和检索

　　4.4.1根据《文件控制程序》，每一环境记录表式均应按规定有唯一的编号，内容主要是标题(名称)、编号。

　　4.4.2综合办公室编制《环境管理体系文件目录一览表》以便检索和管理，并将环境记录表式收集汇总成《环境管理体系记录格式汇编》，原件保存在综合办公室以便查阅和使用。

　　4.5环境记录表式的更改

　　环境记录表式更改时，部门负责人、公司主管领导签批后，综合办公室负责更改登记，必要时向各部门发放《文件修改记录》。

　　4.6环境记录的管理

　　4.6.1填写要求

　　a环境记录应真实、字迹清晰，并按要求正确填写，不应涂改。文字表达准确、简练，手续完备，具有可追溯性;

　　b填写环境记录，必须使用黑色水笔或蓝黑水笔书写，复写时应用黑色单面复写纸。

　　4.6.2查阅、借阅

　　a需查阅、借阅环境记录，须经综合办公室及保管部门负责人的同意，可在保管部门查阅。

　　b所有环境记录的原件一律不外借;

　　4.6.3环境记录的编目、贮存

　　a各车间、部门文件管理员每月底按类别收集整理环境记录，装订成册，并编制部门环境记录目录，予以保存;

　　b与环境体系有关环境记录，各部门每年度末送综合办公室归档并登记在《环境记录归档登记表》上;

　　c保存环境记录，应有专人专柜，便于检索，并注意做好防火、防盗、防虫鼠、防潮等工作;

　　d采用其他媒介形式的环境记录，也应有相应的贮存条件，如软盘，应注意防潮、防光、防磁，以免贮存内容丢失，并且每二年复制一次。必要时，应复制备份。

　　4.6.4环境记录的保存期

　　归档的环境记录，保存期按档案部门的规定执行。

　　4.7环境记录的处理

　　4.7.1已超过保管期且无查考价值的环境记录以销毁处理。

　　4.7.2需销毁的环境记录，文件管理员填写《文件和资料销毁清单》经部门负责人、管理者代表审批后，由综合办公室负责销毁，销毁时需二人在场。需作资料保留的作废记录，加盖“作废留用”印章方可留用。

　　5 相关文件

　　《文件控制程序》

　　6 环境记录

　　《环境记录清单(详见本表)》

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篇2：食品公司记录控制程序

　　食品公司记录控制程序

　　1.目的

　　对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、过程和体系符合要求及体系运行的证据。

　　2.范围

　　适用于为证明产品、过程和体系符合要求和质量管理体系有效运行的记录。

　　3.术语

　　本程序采用GB/T19000标准中规定的术语和定义。

　　4.职责

　　4.1办公室为监督、管理各部门的记录控制情况的主管部门。

　　4.2各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的记录。

　　4.3各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式。

　　5.程序

　　5.1各部门资料员负责收集、整理、保存本部门的记录。

　　5.2记录的标识、编号

　　记录的标识编号按《文件控制程序》执行。

　　5.3记录的填写

　　5.3.1记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去;各相关栏目负责人签名不允许空白。

　　5.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据，不能采取涂抹的方式，而应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，并签上更改人的姓名及日期。

　　5.4记录的保存、保护

　　5.4.1各部门的资料员必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风，干燥的地方，所有的记录应保持清洁，字迹清晰，各部门按规定的期限保存记录。

　　5.4.2办公室编制《记录清单》(附备案的原始记录样本)，将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期等内容，交管理者代表审批。各部门应将本部门使用的记录列入部门《记录清单》，并汇总本部门的记录原始样本。

　　5.5记录发放、借阅和复制

　　a)各部门向办公室领用所需记录空白表，应填写《文件发放、回收记录》;

　　b)各部门保管的记录应便于检查，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由记录管理人登记备案。

　　5.6记录的销毁处理

　　对超过保存期的质量记录，或因其他特殊情况需要销毁时，由档案主管填写《文件销毁记录》交办公室确认，报管理者代表审批后由授权人执行销毁。

　　5.7记录格式

　　5.7.1各部门的记录格式，由各部门负责人组织编制并审批，交办公室备案。

　　5.7.2各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。

　　6.相关文件

　　6.1《文件控制程序》

　　7.记录

　　7.1《记录清单》

　　7.2《文件发放、回收记录》

　　7.3《文件借阅记录》

　　7.4《文件销毁记录》

篇3：必需的六个程序文件：记录控制程序

　　文 件 名：必需的六个程序文件

　　记录控制程序

　　1.0目的

　　对记录的标识、贮存、保护和处置进行控制，为证明产品和服务质量符合规定要求及质量管理体系有效运行提供证据，同时也为提供服务的可追溯性及制定纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。

　　2.0适用范围

　　本程序适用于服务实现过程和质量管理体系运行中记录的控制。

　　3.0职责

　　●人力资源部负责记录的归口管理，以及内审、培训、纠正、 预防措施等记录的管理。

　　●各部门负责本部门记录的管理。

　　●记录的填写人员对记录的真实、完整、准确和清晰性负责。

　　4.0工作程序

　　●记录的范围

　　凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与服务质量有关的信息等均属“记录”范围。包括 ：

　　(1)与质量管理体系有关的记录：管理评审记录、文件控制记录、纠正、预防措施记 录、基础设施和工作环境记录、产品和过程监视和测量记录以及人力资源、培训记录等。

　　(2)与质量活动有关的记录：与产品(服务)有关的要求的评审记录、供方评价记录、 产品标识记录、不规范服务、不合格品控制记录、顾客投诉处理记录、纠正和预防措施记录 、质量计划相关记录等。

　　(3)供方记录：产品证明书、检疫化验单等。

　　●记录的编号及表格设计

　　(1)记录的编号按《文件管理规定》，由人力资源部统一管理。

　　(2)表格设计

　　①人力资源部对记录各种表格进行全面策划，统筹安排，组织编制;

　　②记录格式由各有关部门设计，报人力资源部审查后试用，在试用中修改完善;

　　③经试行确认适用后，由人力资源部编制“记录一览表”;

　　④行业统一规定的表格，按其规定执行。

　　●记录的填写与要求

　　(1)记录及时、真实、完整、准确;字迹清晰、工整、易辨认;有记录人员签名及日期，一般用钢笔或圆珠笔填写。

　　(2)记录不得随意涂改。当填错需更正时，只允许画改(能看清原文字或数据)。对于 记录的数据更改时，应画改后盖上更改人印章或签名。

　　●记录的管理

　　(1)记录实行分部门的管理办法。各部门指定专人负责收集和保管记录。

　　(2)各部门将收集上来的各种记录分类登记编目、标识整理、装订和保管。

　　(3)企业内部人员，为了追溯、验证或制定纠正和预防措施等目的，可查阅记录，确 需借阅时应履行借阅手续，由保管部门领导批准。当合同有规定时，经主管副总经理批准后 允许顾客或其代表查阅、借阅的记录，不得更改、遗失或损坏。

　　(4)归档、贮存、保管和处理

　　①各种归档记录的保存期限见“记录一览表”;

　　②记录的贮存地点应确保整洁、干净、防火、防潮、防虫蛀鼠咬，并防止损坏丢失 ;

　　③质量记录保存期满，由保存部门开列清单，报主管领导批准后销毁，执行《文件控制程序》，作好记录，保存销毁清单。

　　●记录可采取各种媒体形式，如文字、照片、胶片、图表、磁带、磁盘等。

　　5.0支持性文件

　　无

　　6.0相关记录

　　●《记录一览表》

篇4：物业公司ISO9000程序文件:质量记录的控制

　　物业公司ISO9000程序文件:质量记录的控制

　　EJ-QP6.5 质量记录的控制

　　1.目的:

　　建立质量记录的收集、编目、查阅、传递、标识、保存等管理程序,以确保服务满足规定要求,能提供足够的有效证据。

　　2.适用范围:

　　适用于本公司质量记录的管理。

　　3.引用文件:

　　3.1质量手册第4.16章

　　3.2 ISO9002标准第4.16章

　　4.职责:

　　各部门负责人应确保本公司所产生、发出的质量记录与本部门质量工作有关的记录按规定的程序收集、传递、标识、编目和保存。

　　5.工作程序:

　　5.1质量记录的收集、传递:

　　5.1.1各部门负责人应确保本部门所产生的质量记录及本部门质量记录分门别类得到完整收集,并按有关信息反馈渠道及流程及时传递。

　　5.2标识、书写:

　　5.2.1负责人应确保本部门产生或收集的质量记录数据,所记录的内容(项目)等进行必需的标识,标识应与质量记录所记录的内容一一对应,易于查阅。

　　5.2.2所有的质量记录应字迹清楚,基本内容齐全,能分清各类名称等。每一份质量记录均应有日期。

　　5.2.3所有记录中的数据不允许用涂改液涂改,其书写记录时有错应用横线划掉,并且要能识别原记录。

　　5.3编目:

　　5.3.1为了便于查阅存放记录的资料表,文件柜应按类存放,并建立目录,目录应存放在方便查阅的地方。

　　5.3.2各部门可根据各部门的实际情况自行编目归档。

　　5.3.3综合办公室应对所有质量记录编制一个总的《质量记录一览表》,该表除标明质量记录名称、编号外,应有存放地点、责任人、保管年限,应注明版号、发布日期,《质量记录一览表》应发放到各部门,并抄送一份报管理者代表。

　　5.4贮存、保管:

　　5.4.1各部门负责人应确保质量记录完好无损,记录的内容完整清晰,可随时作为质量体系运作的有效证据提供给需方或其代表或第三方机构审核。

　　5.4.2如需查询有关质量记录,经该部门责任人同意,并填写《文件/资料借阅登记表》,查阅完毕,尽快还回,做好登记,以防遗失。

　　5.5保管年限:

　　5.5.1综合办公室根据各部门的实际情况,对各种不同的质量记录的用途及合同中的规定或有关服务对保存质量记录的要求,作适当规定,并在《质量记录一览表》中明确。

　　5.5.2各部门保存的公司程序文件涉及到的每一种质量记录的表格需登记在《质量记录一览表》中。

　　5.6质量记录的修改:

　　5.6.1各部门员工如在填写质量记录过程中发现设计有问题或不实用时,均有权提出修改。

　　5.6.2质量记录的修改由申请修改人填写《文件修改报批单》,经管理者副代表审批,管理者代表批准后,才被认为正式有效。

　　5.7处理:

　　5.7.1综合办公室应对各部门超过保存年限的质量记录统一收回,进行销毁,以确保公司的技术、经营等资料不泄密。

　　6.支持性文件与质量记录:

　　6.1《文件/资料借阅登记表》 EJ-QR-QP6.1-01

　　6.2《质量记录一览表》 EJ-QR-QP6.5-01

　　6.3《质量记录控制指导书》 EJ-WI-QP6.5-01

篇5：酒店环境管理记录控制程序

　　文 件 名:酒店环境管理程序文件范例

　　环境记录控制程序

　　1.0目的

　　本程序规定了本酒店环境记录有关的使用和管理业务事项，以支持环境管理的有效运行，并为实现可追溯性以采取纠正和预防措施提供依据。

　　2.0适用范围

　　本程序适用于与环境管理体系实施和运行有关的环境记录的编目、标识、保存和处理等管理工作。

　　3.0职责

　　●办公室负责环境记录的统一管理，定期检查各部门环境记录的保存和管理工作。

　　●各部门负责自身业务范围内环境管理体系运行记录的填写和保存。

　　4.0工作程序

　　●办公室制作《环境管理记录一览表》，明确使用单位、保管人及保管期限，由环境管理者代表审批。

　　●记录的填写及保管

　　(1)环境记录根据环境管理手册及各有关程序或作业指导书规定的记录表格及内容进行填写，要求书写清晰，无漏项，严禁使用铅笔，记录的改正必须由实施者签章确认。办公室统一各种记录表格复印后下发给相关的表格使用部门。

　　(2)环境记录的保存和保管按各程序文件的相关规定实施，要便于查阅，避免损坏和遗失。

　　(3)环境记录按相关规定的保存期限进行保管，超过保存期限由办公室统一回收，监督销毁。

　　(4)办公室建立《环境管理记录登记台账》，掌握各部门环境记录的保存管理情况，结合内审实施定期检查。

　　●记录编号

　　ER(环境记录代号)-×××(记录流水号如001，002...)

　　5.0支持性文件

　　无

　　6. 0相关记录

　　●《环境管理记录一览表》

　　●《环境管理记录登记台账》