绿谷集团公文、资料(档案)管理实施细则

　　绿谷集团公文、资料(档案)管理实施细则

　　第一章 总则

　　第一条 为了认真做好公文处理工作，加强管理，使之规范化、制度化、更好地为公司各项管理工作服务，根据国务院办公厅关于公文处理办法的规定，结合公司的实际情况，特制定本实施细则。

　　第二条 公文是贯彻党和国家的方针、政策，上级机关指示，办法本公司规章、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。各单位在公文处理工作中，应发扬深入实际，调查研究，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，不断提高办文的效率和和质量。

　　第三条 公文处理必须做到准确、及时、安全、保密，不得积压和丢失。

　　第四条 公文工作应贯彻责任到人的原则。公文由总裁办统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档，并应配备专职或兼职的文书处理、立卷、归档的干部。

　　第五条 公司的公文种类主要有：

　　1.决定：对重要事项或重大行动做出安排。

　　2.决议：经会议讨论并经过要求贯彻执行的事项。

　　3.布告：向员工公布应当普遍遵守或周知的事项。

　　4.通行：在公司一定范围内公布应当普遍遵守或周知的事项。

　　5.通知：颁发规章制度，告知某项事项，传达上级机关指示和会议决定以及同级机关和不相隶属部门之间需要互相知晓的事项。

　　6.通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况。

　　7.报告：向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议。

　　8.请示：向上级机关请示指示、答复、审核、批准有关事项。

　　9.批复：答复隶属部门的请示事项。

　　10.函：机关之间相互商洽工作，询问，答复问题，向有关主管部门请示、批复等。

　　11.会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的。

　　第二章 公文格式

　　第六条 公文格式是一般由标题、发文字号、秘密等级、紧急程度、主送机关、附件、印章、发文时间、抄送机关等部分组成。

　　1.公文标题：应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文单位(部门)和公文种类，除批转法规性文件外，一般不加书名号。

　　2.发文字号：包括公司及部门的代字、年号、顺序号，如”总裁办(97)第12号”发文。几个部门联合发文，只标明主办部门发文字号。

　　3.公文一律加盖印章，盖印的位置，在文件末尾年月日的中间。上报上级机关的公文，应注明签发单位。

　　4.秘密公文应分别表明”绝密”、”机密”、”秘密”。紧急公文应分别标明”特急”、”急”。

　　5.向上级机关请示，只写一个主送机关。如果需要同时报送另一个上级机关，能够用抄报的形式。

　　6.公文如有附件，应在正文后、本公司或本部门名称之前，注明附件的顺序和标题。

　　7.公文上的时间：重要公文以签发日期为准;一般性的公文，也能够以实际盖印的日期为准;经过会议经过的公文，以经过的日期为准(应在标题之下，正文之前标明会议名称和经过日期)。

　　8.公文纸一般用十六开型，左侧装订，送上级领导审批签发的公文，一律用公司的发文稿纸。”布告”、”通知”、”通告”用纸大小，根据实际需要确定。

　　第三章 行文规则

　　第七条 向上级机关请示的公文，一般不得越级请示。因特殊情况，必须越级行文请示时，应抄报越过的机关。

　　第八条 同级机关、部门能够联合行文，但部门之间未对有关问题协商一致时，不得各自下行文。

　　第九条 公司各级职能部门在自己职权范围内，能够相互行文，也能够根据公司的授权和有关规定答复有关部门请示的有关业务问题，但无权作指示。本公司行政部门的公文，不能对党的组织作指示、交任务。

　　第十条 请示的公文，一般应一文一事。除公司领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导干部个人。

　　第四章 公文处理程序

　　第十一条 公文处理程序一般包括收文登记、批办、拟办、催办以及拟稿、审核、签发、缮印、用印、立卷、销毁。

　　第十二条 凡需要办理的公文，文书人员应根据文件内容和性质，逐一登记后，先有办公室主任阅答，然后送公司领导指示或交有关职能部门办理，并负责检查催办、防止漏办和压误，对紧急公务提出办理时限。

　　第十三条 凡涉及其它部门的问题，主办部门应主动与有关部门协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应如实反映不同意见。

　　第十四条 公司各级领导外出开会带回与本公司有关的材料(包括亲自接到的文件和群众来信)。应先交文书人员办理收文登记后再批办。如急需批办的自行附上文件”处理单”，写上批办意见，然后再交文书人员，办理登记手续，个人不得私留。

　　第十五条 草拟、校签、印制公文注意事项：

　　1.要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策和上级机关的有关规定。

　　2.情况要确实，观点要明确，条例要清楚，层次要分明，文字要简练，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。

　　3.人名、地名、数字、引文要准确。公文中的时间应有具体的年月日，不得使用简称。机关名称，第一次应用全称，以下能够用简称。

　　4.全文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其它必须用阿拉伯数码外，一律用汉字写，在同一公文中，数字的书写应前后一致。

　　5.引用公文应注明公文的发文时间、机关、文号和标题。答复的公文一般要引用被答复公文的文号(无文号，引用时间)和标题。

　　6.草拟和核签公文要用钢笔或毛笔，不要用圆珠笔和水彩笔。书写位置不要超越左侧装订线。

　　7.公文由部门草拟后，由总裁办填写文件报批表送主管领导审阅、签发。

　　8.公文统一由总裁办印制、发放，并负责用印和公文把关。集团公司行文一般发到直属部门、直属分公司、厂一级。

　　9.公文(资料)复印必须填写”复印单”，以便使公文、资料、档案受控。合同、财务报表等机密材料原则上不得复印。

　　第十六条 各级领导审批公文要认真负责，文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间，批办意见应写在”处理单”的批示栏内，如不敷书写，要另复纸张。除非特殊原因或特交待，文件审批时间不能超过三天，否则按同意处理。

　　第十七条 上级机关如用口头或电话答复本单位(部门)的请示的公文，应做好记录或在单位(部门)的请示文稿上加以注明(包括)双方对话人的姓名、内容和时间。

　　第十八条 总裁办公室在将公文稿送董事长或总裁等签发之前，应认真做好把关工作。审核的重点是：是否需要行文;公文提出的内容和措施是否明确具体，切实可行;文字表示、文种使用、格式等是否符合本细则的有关规定。

　　第十九条 文书人员对送发的文稿，如发现有不符合本细则有关规定的，应提请有关人员考虑。核稿人如作较大的修改，一般要交承办人复阅;文稿经公司领导签发，她人不得擅自改动。

　　第二十条 上报的公文，如不符合本细则第七条、第十三条和第十五条第一款的规定，受文机关可退回承报单位。

　　第二十一条 公文传递必须做到准确、及时、安全，传递机密公文时，必须采取相应的保密措施。

　　第五章 公文立卷、销毁

　　第二十二条 公文办理完毕后，承办人应根据文书材料立卷归档的要求，将公文底稿，正文和有关材料收集齐全，交文书人员统一保管。

　　第二十三条 公文立卷要注意保持文件之间的历史联系，反映本部门的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

　　第二十四条 文书部门将立好的案卷，于第二年的上半年向档案室归档，对不符合归档要求的案卷，档案室应退回重新整理。

　　第二十五条 任何个人不得私自保存和擅自销毁公文，销毁秘密公文要登记造册，经批准后，方可销毁。公司人员离职，要彻底交清文件，办理交接手续。

　　第六章 各级领导公文处理规则

　　第二十六条 为提高公司工作效率，确保文件质量和档案的完整，准确反映本公司主要职能活动和历史真实面貌，以便更好地提供归档材料，望各位领导认真执行以下公文处理规则：

　　1.熟悉了解文书处理办法，关心、支持文书处理工作，带头遵守文书处理工作制度。

　　2.在批办文件和信件时，批示应写在文件传阅处理单的批示栏内或文件右侧，不要写在文件左侧装订线上，如果”处理单”不够批写，须另附纸张。

　　3.外出带回的文件，或下属公司受到的文件要先交总裁办公室办理收文登记后再批办，如急需批办的，可自行附上文件传阅处理单，写上批办意见，然后交文书人员补办收文登记手续。

　　4.文件起草、批示须用毛笔或钢笔，不能用铅笔、彩笔或圆珠笔。

　　5.发文要用统一的拟稿纸，须经审阅签发，登记编号后方可打印、盖章发出。

　　6.批办、签发文件时的签名要签全名，不能只签一个姓，时间要写年月日。

　　7.属于传阅文件、由文书(秘书)人员组织传阅，文件传到后及时阅读，阅后及时归还文书人员，不要在领导之间互相传阅，以免丢失，文件审批时间不能超过三天，否则按同意处理(除特殊情况或特别交待)。

　　8.属于集体领导活动的会议，如董事会、董事会扩大会议等确定专人做好会议记录，字迹要清楚。召开公司大会、领导讲话等在党和报刊上刊登的文字清样，也应交文书人员归档统一保管，不要留”小档案”。

　　9.向上级的请求，上级用口头或电话答复的，应作电话记录或各式文件上加以注明。

　　10.调动工作时，应把承办、借阅的文件、资料等加以清理，并办理移交归还手续，或交文书人员处理。

　　第七章 部门文书人员文件资料管理制度

　　第二十七条 部门文书人员是文件资料、档案管理的基础，具体负责各部门文件资料管理。因此，应做到以下几点：

　　1.严格执行文书资料的收集、整理、归类等保管工作。

　　2.按照公司有关资料管理(档案)的规定，定期向公司资料(档案)室移交资料(每年11月25日前、7月25日前)。

　　3.做好上级部门下发的各类机要文件、内部资料、期刊、简报收文登记工作。

　　4.做好公司各项工作发文的保管登记工作。

　　5.做好文件材料的保密、核对、清退、借阅等工作。

　　第八章 综合资料(档案)管理

　　第二十八条 资料(档案)管理必须遵守以下通则：

　　1.负责资料(档案)管理的人员必须严格执行有关资料接收、登记管理和借阅的制度，履行登记、签收手续。

　　2.负责资料(档案)管理的人员必须严格执行<档案法>和<保守国家秘密法>，做好保密工作。

　　3.任何人员未经批准不得私自将资料(档案)带出公司，不得涂改，不得随意复印，私自摘抄。

　　4.负责接收、收集、管理、保管和提出利用分管范围内的档案，力求达到完整、准确。

　　5.资料借阅必须填写借阅申请单，并经主管领导签名同意后方可借阅，且不能将资料带出公司，必要时只能复印。

　　第二十九条 文件资料收集归档范围

　　1.董事会记录、会议纪要、决议等  【永久】

　　2.公司大会记录、讲话稿及声像材料：重要的

　　【长期】

　　一般的

　　【短期】

　　3.上级单位召开的重要会议材料：重要的  【长期】

　　一般的

　　4.公司董事长人员名单，组织机构建立、合并、撤销、更改名称及改变公文等文件资料

　　【永久】

　　5.上级机关有关公司工作下发的文件、简报。贯彻执行：

　　【永久】

　　参照执行：

　　【短期】

　　6.党和国家领导人以及上级机关领导来公司视察、检查。

　　调查工作时题词、讲话和音像资料  【永久】

　　7.本公司工作计划、发展规划、总结、报告、决定、规定。

　　通知、通报、规章制度等【永久】

　　8.本公司对各项工作发文及上级机关批复  重要问题：

　　【永久】

　　一般业务问题：

　　【长期】

　　9.本公司大事记，公司史及反映公司重大活动的材料(包括照片、声像)

　　【永久】

　　10.声像，本公司大型活动形成的材料(包括照片、声像等)

　　10-1 总结、报告、批复

　　【永久】

　　10-2 一般函件、安排

　　【短期】

　　11.公司新印章的领用、启用的通知及印章销毁

　　【永久】

　　12.公司与国内外有关单位签订的合同、协议书等文件材料

　　【永久】

　　13.人民来信来访接待及调查处理材料重要的：

　　【永久】

　　一般的：

　　【短期】

　　14邀请有关为名誉、客座教授、顾问及授予荣誉证书等

　　【永久】

　　第三十条 科技档案管理

　　1.科技档案是指新产品开发、科研、技术等科技工作相关资料文件，属于企业无形资产的重要部分，必须严格管理。

　　2.科技档案内容应包括从项目开题报告，立项报告，实验、试验记录到结题签订各环节所有材料。

　　3.科技档案按项目名称分类整理，分为新产品开发、科研、技术改造三大类，每一类都必须严格保密。

　　4.凡已结题的集团公司级项目，其相关资料都必须进集团公司总裁办档案室保存，其它由各单位自行保存。

　　第三十一条 购销合同管理

　　1.购销合同协议是市场行为重要的法律依据和经济秘密，必须妥善保管。

　　2.购销合同、协议在执行完后，每年一月二十五前由业务主管部门、分公司转送总裁办档案室保存。

　　3.应转送总裁办档案室保存的购销合同是指：

　　(1)各部门主办，以集团公司名义签订的产品购销合同、协议。

　　(2)各部门主办，以集团公司名义签订的生产要素购销合同、协议。

　　(3)包括分公司的所有以上合同、协议。

　　第三十二条 人事档案由人事部统一管理(包括总部和厂、分公司所属集团公司管理的干部)。财务档案由财务部门统一管理。但都必须接受总裁办档案室的管理监督。

　　第三十三条 基建档案管理

　　1.基建档案是指整修建设项目从酝酿、决策到建设投产的全过程中形成的应归档的文件，包括基本建设项目提出的调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

　　2.本公司形成的基建档案，应由经办部门按照归档要求，负责整理立卷，经办部门档案人员应参加竣工验收。

　　3.基建档案的归档范围：

　　(1)项目申请报告及批准文件【永久】

　　(2)可行性研究报告及批准文件【本人】

　　(3)计划任务书(即设计任务书)及批准文件【永久】

　　(4)择址报告及批准文件【永久】

　　(5)资源调查报告【永久】

　　方案设计及批准文件【本人】

　　(6)初步设计及批准文件【永久】

　　(7)技术设计及批准文件【永久】

　　(8)施工图设计【短期】

　　(9)设计基础材料【永久】

　　(10)设计基础材料【长期】

　　(11)设计计算书【长期】

　　(12)征地文件【永久】

　　(13)工程承包合同(及施工合同、协议)【永久】

　　(14)施工图会审会议记录、纪要(即技术交流)【短期】

　　(15)施工图组织设计【长期】

　　(16)开题报告、许可施工文件【永久】

　　施工图预算【短期】

　　各种施工记录【长期】

　　各种原材料检验记录【长期】

　　各种设备调试记录和管道容器试压记录【永久】

　　各种施工质量检验记录【长期】

　　隐蔽工程验收记录【永久】

　　建筑、构筑沉降、移位、变形等观察记录【永久】

　　(17)更改设计通知单【长期】

　　(18)工程照片、影片录音、录像【永久】

　　(19)工程质量事故处理文件【长期】

　　(20)施工技术小结或总结【长期】

　　(21)竣工图【永久】

　　(22)各种实验记录和报告【长期】

　　(23)工程决算【永久】

　　(24)竣工验收文件【永久】

　　4.基建档案的整理方法

　　(1)分类：一般应按基建方面的内容分类。

　　(2)组卷：应按基建活动顺序排列，将属于同一类材料整理、排列，然后装订成册，并填写封面和备注。

　　(3)拟写案卷标题;一般由工程项目名称(工程代号)+

　　内容特征+文种。

　　(4)归档时间：基建项目完成后进行立卷，档案交总裁办档案室统一保管。

　　(5)基建项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。项目建设过程中，本公司经办部门要主动与工程承包单位、工程建设现场指挥机构、勘测设计单位、施工单位联系，搞好基建项目文件材料的形成、积累、整理和保管工作，按时整理，移交档案室。

　　第九章 附则

　　第三十四条 本细则自下发之日起执行，由集团公司总裁办负责监督贯彻。

　　第三十五条 本细则解释权归集团公司总裁办。

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篇2：大学后勤管理处公文资料管理办法

　　文书管理制度--大学后勤管理处公文资料管理办法

　　为规范后勤管理处公文管理，加强公文的归档和利用，增强后勤管理处公文资料的实用性和有效性，特制定本管理办法。

　　一、公文归档

　　(一)公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

　　(二)归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本部门的主要工作情况，便于保管和使用。

　　(三)归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案室移交。

　　(四)拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

　　二、公文管理

　　(一)后勤管理处公文由办公室统一收发、用印、归档和销毁。

　　(二)上级部门的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经后勤管理处领导或者办公室主任批准，可以翻印。

　　(三)后勤管理处公文被撤销，视作自始不产生效力;公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

　　(四)不具备归档和存查价值的后勤管理处公文，经过鉴别并经办公室主任批准，可以按照销毁程序销毁。

　　(五)销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

　　(六)后勤管理处工作人员调离工作岗位，应当将其本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　　本管理办法自颁布之日起执行。

篇3：大学后勤管理处公文处理办法

　　文书管理制度--大学后勤管理处公文处理办法

　　为使后勤管理处公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据学校有关文件精神，结合后勤实际情况，特制定本管理办法。

　　一、后勤管理处适用的公文种类主要有：

　　1、决定

　　适用于对后勤管理处重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。

　　2、公告

　　适用于后勤管理处向校内外宣布重要事项或者法定事项。

　　3、通告

　　适用于后勤管理处公布学校各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　4、通知

　　适用于后勤管理处批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文，传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

　　5、通报

　　适用于后勤管理处表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　6、报告

　　适用于后勤管理处向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。

　　7、请示

　　适用于后勤管理处向上级部门请求指示、批准。

　　8、批复

　　适用于后勤管理处答复下级部门的请示事项。

　　9、意见

　　适用于后勤管理处对重要问题提出见解和处理办法。

　　10、函

　　适用于后勤管理处与不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　11、会议纪要

　　适用于后勤管理处记载、传达会议情况和议定事项。

　　二、公文的格式

　　(一)公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。

　　1、上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”可在附注处注明联系人的姓名和电话。

　　2、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文部门。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　3、主送部门指公文的主要受理部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　4、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

　　5、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准。

　　6、公文应当标注主题词。上行文按照上级部门的要求标注主题词。

　　7、抄送部门指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　(二)公文用纸

　　公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

　　三、行文的规则

　　(一)行文应当确有必要，注重效用。

　　(二)行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

　　(三)后勤管理处对外正式行文需经主管领导批准。

　　(四)“请示”应当一文一事，“报告”不得夹带请示事项。上行文一般应经过部门盖章，对学校上行文由后勤管理处呈递。

　　本管理办法自颁布之日起执行。

篇4：大学后勤管理处公文管理办法

　　公务管理制度--大学后勤管理处公文管理办法

　　为充分发挥后勤管理处办公室牵头作用，确保后勤管理处公文行文规范、管理有序、有章可循，特制定本办法。

　　一、公文管理工作

　　(一)发文管理规定

　　1、文件的签发

　　①、后勤管理处的文件由办公室拟稿。文件形成后，属后勤管理处的由处长签发，属党内的由后勤党总支书记签发。

　　处长(会签或签发)

　　办公室拟稿 办公室编号、打印、存档

　　后勤党总支书记(会签或签发)

　　②、后勤管理处业务文件由后勤管理处各中心办公室拟稿，分管副处长审核、签发。

　　各中心办公室(拟稿) 分管该中心业务的副处长(签发) 各中心办公室(编号、打印、存档)

　　③、属于后勤管理处秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

　　办公室(拟稿) 处长 签发秘密标示 行政主管(报送) 党政办公室(存档)

　　④、发文机关代字

　　后勤管理处发文机关代字有四种：

　　分别设为：后勤【发】、 后勤【字】、 后勤【函】、 后勤【会纪】。

　　2、文件的印制

　　①、已签发的后勤管理处文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按“后勤管理处公文处理办法”有关规定处理。

　　②、后勤管理处文件印制后，由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。

　　3、文件的分发

　　①、后勤管理处的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。

　　②、秘密文件由专人按核定的范围报送。

　　③、经签发的文件原稿送办公室存档。

　　(二)收文管理规定

　　后勤管理处收文的具体工作环节有收文登记、拟办、批办、承办、归档等。

　　1、文件的签收

　　①、收文登记

　　收文登记的范围，包括后勤管理处部门之间正式往来的各种收文，如上级机关(中国传媒大学)的政策性、指导性、交办性、参阅性公文;下级机关(后勤管理处各中心)的呈请性公文;平行或其他不相隶属机关(中国传媒大学各职能部门)的商洽性、询问性公文;参加重要会议的通知、会上印发的会议公文及其他材料等;重要的、密级的刊物、资料以及具有政治、经济、历史、科学价值的公文、资料、群众来信等。

　　②、拟办

　　凡需后勤管理处及其各中心贯彻执行、具体办理或阅知的公文均需拟办。

　　对上级来文的拟办，应提出要求办理、贯彻落实到后勤管理处具体中心或负责人;对下级机关或平行、不相隶属机关来文的拟办，需要明确指定负责复文的中心或负责人员，必要时注明时限。如：“拟请在×月×日办复”，“拟请×××同志负责办理”;对需要联合办理的公文的拟办，应明确指定牵头负责部门，以避免各中心之间互相争办或者相互推诿。

　　③、批办

　　是指由后勤管理处主管领导人对公文办理提出最终处理意见的决策性活动。批办意见应规范地书写在《文件批办单》的批办栏内，一般不要写在公文的白边区上。

　　④、承办

　　经后勤管理处主管领导批办后的公文，应交有关中心或负责人具体负责办理，以将批办意见落到实处。在公文办理完毕之后，承办人员应清晰、工整地在《文件批办单》的相应栏目内，填写承办的经过与结果，并填写承办人姓名与日期，以备日后查询。

　　⑤、归档

　　凡发送到后勤管理处的文件，均由行政主管统一负责接收，并于接件当日填写阅办单，送交后勤管理处处长批示，然后按领导批示的要求立即送达后勤管理处有关部门执行;属急件的，应在接件后即时报送。

　　⑥、阅办

　　后勤管理处文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至后勤管理处办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。

　　⑦、保管

　　外来文件阅办处理完毕后，后勤管理处办公室负责按立卷归档要求及时分类归档。

　　⑧、销毁：公文销毁需履行销毁呈报、审批、登记等相关手续后方能进行销毁。

　　二、文印管理规定

　　1、所有文印人员应遵守后勤管理处的保密规定，不得泄露工作中接触的后勤管理处保密事项。

　　2、打印正式文件，必须按文件签发规定由后勤管理处处长签署意见方可打印。后勤管理处各中心草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打印。打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。

　　3、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。

　　4、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。

　　5、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。

　　此管理办法自颁布之日起执行。

篇5：电子商务公司公文管理办法

　　电子商务公司公文管理办法

　　第一章 总则

　　第一条 为保证公司行文的统一性，规范公司公文管理，特制定本规定。

　　第二章 行文程序

　　第二条 属于全局性的、重要的、方针政策性的文件，以公司名义行文;属于在既定方针、政策范围内，各部门主管职权范围内的日常业务性文件，可以本部门名义行文。

　　第三条 公司文件：由各职能部门撰写，部门负责人审稿签字，报分管领导审核;交综合管理部核稿、编号，报总经理签发(见《文件签发单》);综合管理部根据领导签发意见修改、校对后行文，下发至相关领导及相关部门，或按要求对外报送。所有下发及外送文件须进行登记发放(见《文件发放登记表》、《收文登记表》)。

　　第四条 部门公文：各职能部门依据职能须对内行文的，可根据各部门实际情况及公司领导授权规定，由职能部门撰写、部门负责人审核、主管领导审批，由职能部门印制下发或上报，并做相关记录。

　　第五条 公司各部门不得以本部门名义对外行文。各职能部门以公司名义外送的公文，必须经公司总经理审批后方可报送。

　　第三章 行文格式

　　第六条 公司文件：文件由三部分组成：文头部分、行文部分、文尾部分。

　　1、文头部分：包括发文机关名称标识、发文字号、秘密等级。

　　(1)发文机关名称标识，位于文头正中央，公司发文用“库尔勒乐凡电子商务有限公司”套红印刷，字体为30号宋体，“文件”套红印刷，字体为48号宋体。

　　(2)发文字号：由发文单位代字、发文年号及该年度的发文顺序号组成。公司发文代字为“同益发”;发文年度一律用公元纪年全称，括于角括号“[]”内，置发文代字之后;发文顺序号以三位数编制(如1号文编为001号)，不加“第”字。发文字号标注位置一般应在文件名称正下方,字体为小三号宋体。

　　(3)公文密级分为绝密、机密、秘密3个等级，在公文首页的右上角顶格标注，两字之间空1字，有保密期限的两字之间不空字。秘密等级和保密期限之间用2号实质五角星(★)隔开。发文字号下4MM处印一条 与版心等宽的表头红线。

　　2、行文部分：一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章 、附件等部分组成。

　　(1)标题：表头红线下空2行，用二号宋体分一行或多行居中排布;回行时做到词意完整，排列对称，间距恰当。

　　(2)主送单位(部门或人)：主送单位(部门或人)应使用全称或规范化简称，应写在标题之下，正文之上，居左顶格。字体为四号宋体。

　　(3)正文：正文是公文的主体，用来表达公文的具体内容。正文位于标题或主送部门下方，字体为四号宋体。

　　(4)附件：指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件，一般应与主件装订在一起，并在正文之后、印章 位置之前注明附件名称和顺序号，附件首页左上角注明附件的顺序号。

　　(5)成文日期：以领导签发日期为准，一般标注在正文右下方。

　　(6)如遇公文恰好满页，发文时间和文尾部分须另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章 与正文同处一页，不得采取注识“(此页无正文)”的方法解决。

　　(7)印章 ：公司印发文件一律加盖公章 ，印章 盖在发文时间的位置，用印要做到清晰、整洁、端正、位置恰当，上不压正文，下要骑年盖月。

　　3、文尾部分：包括主题词、抄送机关、印发单位、印发日期

　　(1)抄送单位(部门或人):文件的抄送单位指除主送单位以外的需要执行或知晓文件内容的其他单位。抄送单位应使用其全称或规范化简称，抄送部门名称置于印发日期上方抄送栏内。

　　(2)印发单位名称和印发日期置于抄送栏之下,印发单位名称使用全称;印发日期以公文复印的时间为准。

　　(3)文件应当在每页下方用阿拉伯数码标注页数(首页不显示)。

　　第七条 一般公文1、条 款编排：

　　(1)规章 制度条 款用章 节 条 的形式汇编，对多层次内容可采用1、(1)、A的编号方式表示。

　　(2)页面设置：左2.8厘米;右：2.3厘米;上、下：2.5厘米。

　　(3)字体字号：所有内容均使用宋体，标题均使用小二号字体加粗;正文均使用小四号字体;章 节 使用小四号字加粗，并且居中。

　　(4)行距：正文使用1.5倍行距，每段首行缩进2个字符。标题与正文之间留一空白行(以正文为标准)。

　　(5)其它公文条 款可用大写数字及阿拉伯数字编排，多层次内容可采用括号()方式表示。

　　(6)字体、排版及装订：标题采用小二号宋体加黑，正文采用小四号宋字。行文用纸一般使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)纸张。选择1.5倍行距,其它标准参照公文格式，左侧装订。

　　(7)对外公文行文格式同上，加页眉，页脚，(甲方单位要求有特殊格式的按甲方要求进行标注);页眉标注页脚内容：

　　第四章 收文办理

　　第八条 收文办理一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　　第九条 收文要逐件查对、签收。除领导亲收外，所有公文均由综合管理部人员拆封、签收、登记，附上《文件承办传阅单》)，送交公司领导提出拟办意见，并按拟办意见进行传阅。

　　第十条 公司领导、各职能部门参加相关会议带回的文件、材料或收到的相关公文、资料，应及时送交综合管理部编号、存档。需领导传阅、签批的，由综合管理部按相关程序办理。

　　第十一条 各部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时向发文部门或综合管理部说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应及时退回综合管理部,并附书面理由说明。

　　第十二条 已经批示并交有关部门办理的文件，综合管理部要负责检查催办。

　　第五章 公文管理

　　第十三条 综合管理部负责公文的统一收发、审核、用印、归档和销毁。

　　第十四条 传递秘密公文时必须采取相应的保密措施，确保文件安全。

　　第十五条 公文办理完毕，应由综合管理部及时收集公文定稿、正本和会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整。综合管理部应及时整理立卷，个人不得保存应存档的公文。

　　第十六条 文件管理的注意事项：

　　1、文件管理人员应对各类文件严格管理，按章 办事，防止文件丢失、损坏、积压等现象的发生。

　　2、文件要收集齐全，编号准确，分类清楚，摆放整齐。

　　第六章 附则

　　第十七条 本制度由综合管理部负责修订与解释。

　　第十八条 本制度自20**年1月1日起执行。