大学后勤管理处收发文管理办法

　　文书管理制度

　　--大学后勤管理处收发文管理办法

　　为充分发挥后勤管理处办公室牵头作用，确保后勤管理处办公程序规范、运转高效、服务优质、协调有方、督办有力，特制定本收发文管理办法。

　　一、发文管理规定

　　(一)发文办理指以后勤管理处名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、印制、用印、登记、分发等程序。

　　(二)草拟

　　草拟公文应当做到：

　　1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出的新政策、规定等，要切实可行并加以说明。

　　2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　3、公文的文种应当根据行文目的、相关职能部门的职权与主送部门的行文关系确定。

　　4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　　5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

　　6、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

　　7、应当使用国家法定计量单位。

　　8、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　9、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　(三)审核

　　1、以后勤管理处名义拟制公文，必须要经过后勤管理处主要领导审阅，核准确需行文后，方可正式行文。

　　2、拟制公文时，对涉及学校其他部门职权范围内的事项，后勤管理处应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文;

　　3、如出现意见分歧，后勤管理处的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，后勤管理处可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请学校领导协调或裁定。

　　(四)会签

　　1、公文送后勤管理处领导签发前，应当由办公室进行审核并编制文号。审核审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全等。

　　2、以后勤管理处名义签发的上行文，由后勤管理处主要负责人或者党务负责人签发;

　　3、以后勤管理处名义签发的下行文或平行文，属后勤管理处分管领导职权范围内的一般由分管领导签发。

　　①后勤管理处上行文由办公室拟稿。文件形成后，属后勤管理处的由处长签发，属党内的由后勤党总支书记签发。

　　处长(签发)

　　办公室(拟稿) 办公室(编号、打印、存档) 后勤党总支书记(签发)

　　②后勤管理处下行文或平行文由后勤管理处各中心办公室拟稿，分管副处长审核、签发。

　　各中心办公室(拟稿) 分管该中心业务的副处长(签发) 各中心办公室(编号、打印、存档)

　　③属于后勤管理处秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

　　办公室(拟稿) 处长(签发秘密标示) 行政主管(报送) 办公室(存档)

　　④后勤管理处发文机关代字有四种：

　　分别设为：后勤【发】、 后勤【字】、 后勤【函】、 后勤【会纪】。

　　(五)复核

　　1、公文正式印制前，后勤管理处办公室工作人员应当进行复核。

　　2、复核的重点是：行文方式是否妥当，格式是否统一规范，公文格式是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。

　　3、由后勤管理处各中心草拟的公文如在复核过程中改动较大，应在修改后，请各中心负责人重新进行审核。

　　(六)印制

　　1、以后勤管理处名义签发的公文，由办公室统一安排印制、用印、登记、分发等工作。

　　①已签发的后勤管理处文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按后勤管理处文印管理规定处理。

　　②后勤管理处文件印制后，由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。

　　2、公文原稿及时存档，需归档公文应及时移交档案室。

　　(七)、分发

　　1、后勤管理处的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。

　　2、秘密文件由专人按核定的范围报送。

　　3、经签发的文件原稿送办公室存档。

　　二、收文管理规定

　　(一)后勤管理处对收到公文的办理过程，有签收、登记、审批、拟办、批办、承办、催办、归档等环节。

　　(二)签收

　　1、对签收收到的公文，办公室应当及时送后勤管理处领导圈阅批示，不得延误。

　　2、对标明紧急字样的公文，除及时送后勤管理处领导圈阅批外，应当明确标出办理时限。

　　(三)登记

　　收文登记的范围包括：

　　1、后勤管理处部门之间正式往来的各种收文，如上级机关(**大学)的政策性、指导性、交办性、参阅性公文;

　　2、后勤管理处各中心的呈请性公文;

　　3、平行或其他不相隶属机关(**大学各职能部门)的商洽性、询问性公文;

　　4、参加重要会议的通知、会上印发的会议公文及其他材料等;

　　5、重要的、密级的刊物、资料以及具有政治、经济、历史、科学价值的公文、资料;

　　6、群众来信等。

　　(四)审批

　　1、审批公文时，对有具体工作事项的，主批人应当在处理单上明确签署意见，其他审批人签名视为同意;

　　2、没有具体工作事项的，签名表示已阅知。

　　(五)拟办

　　1、凡需后勤管理处及其所属中心贯彻执行、具体办理或阅知的公文均需拟办。

　　2、对上级来文的拟办，应提出要求办理、贯彻落实的后勤管理处具体中心或负责人;

　　3、对下级机关或平行、不相隶属机关来文的拟办，需要明确指定负责复文的中心或负责人员，必要时注明时限。如：“拟请在×月×日办复”，“拟请×××同志负责办理”;

　　4、对需要联合办理的公文的拟办，应明确指定牵头负责部门，以免各中心之间互相争办或者相互推诿。

　　(六)批办

　　1、是指由后勤管理处主管领导人对公文办理提出最终处理意见的决策性活动。

　　2、批办意见应规范地书写在《文件批办单》的批办栏内，一般不要写在公文的白边区上。

　　(七)承办

　　1、经后勤管理处主管领导批办后的公文，应交有关中心或负责人具体负责办理，以将批办意见落到实处。

　　2、在公文办理完毕之后，承办人员应清晰、工整地在《文件批办单》的相应栏目内，填写承办的经过与结果，并填写承办人姓名与日期，以备日后查询。

　　(八)催办

　　1、后勤管理处领导批示的公文，或者交有关部门办理的公文，办公室要负责催办;

　　2、紧急公文要做到跟踪催办，重要公文要做到重点催办，一般公文要做到定期催办。

　　(九)归档

　　1、凡发送到后勤管理处的文件，均由行政主管统一负责接收，并于接件当日填写阅办单，送交后勤管理处处长批示。

　　2、处长批示后，按领导批示的要求立即送达后勤管理处有关部门执行;

　　3、属急件的，应在接件后即时报送。

　　4、外来文件阅办处理完毕后，后勤管理处办公室负责按立卷归档要求及时分类归档。

　　(十)阅办

　　1、后勤管理处各中心或个人要对所承办的公文事项，及时落实，及时反馈。紧急公文当天回复;重要公文三天之内回复;一般公文一周之内回复。

　　2、后勤管理处文件阅办部门或个人对有阅办要求的文件，必须在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至后勤管理处办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。

　　此管理办法自颁布之日起执行。

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篇2：上市公司收发文件管理制度

　　上市公司收发文件管理制度

　　一、总则

　　一、为提高公司行政事务管理效率～规范收发管理工作～特制定本制度。

　　二、本制度适用于×××××有限公司收发文件管理。

　　二、收发管理体制

　　一、公司所有收发管理工作均由综合管理部统一负责管理。

　　二、公司指定专职或兼职人员负责收发工作。

　　三、收发业务

　　一、收发业务范围包括:文件、邮件、报刊、挂号、电报、传真的发送、登记～以及特殊文件资料的递送。

　　二、收发人员必须根据有关文件资料～如实填写收件登记簿、发文登记表。

　　三、收发业务文件处理～按照公文处理办法执行。

　　四、收发文件资料应及时、准确送达有关人员和部门～不得延误和积压。

　　五、对公司和员工的信件、资料～负责统一接收管理。

　　六、对贵重物品、汇款、邮包～要进行专门登记～并由个人签字领取。

　　七、未经许可～不得随便代理收发工作～以免造成混乱。对未登记完毕的文件材料～不得先行使用、阅读。

　　八、对投递错误的邮件～应及时退回。

　　九、对违反公司管理制度或与公司利益有冲突的文件、资料、传真件～收发人员有权拒绝收发～并将情况报告上级主管。

　　四、附则

　　一、本制度解释权属公司综合管理部。

　　二、本制度自公布之日起执行。

篇3：物业公司行政工作制度:收发文档案管理

　　物业公司行政工作制度：收发文及档案管理

　　3收发文及档案管理

　　3.1文件定义

　　3.1.1本规定所提的文件是指：证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。

　　3.1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递，即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。

　　3.2收发文管理

　　3.2.1收文

　　3.2.1.1收到的文件（包括通过前台之外来文件，以及内部各部门/管理处文件（密件除外），由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记；另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。无具体收文部门的文件，由资源部负责收文登记。

　　3.2.1.2收文登记后，及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意见，再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的文件，可不予处理。

　　3.2.1.3文件执行或处理完毕后，由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档，重要的文件正文（如有）物管公司秘书须定期交到档案室归档。

　　3.2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。

　　3.3发件

　　3.3.1起草：由需要发件的部门/管理处起草文件。

　　3.3.2编号：对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。

　　3.3.3打印：由发文部门/管理处负责。

　　3.3.4校对、签署

　　由发文部门/管理处负责，部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名；以管理处名义发出的电子邮件，则打印后由管理处主任签名，留作归档。

　　3.3.5申请盖章

　　由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章，按项目中心有关图章的管理规定执行，文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。

　　3.3.6发出：由发件部门/管理处负责，并作出发文、签收登记。

　　3.3.7内部传阅

　　收件人依据传阅批示尽快传阅，不应拖延。传阅并签名后的文件，交回归档。

　　3.3.8归档

　　具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室；其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处理，做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。

　　3.3.9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。

　　3.4文件保管及处理

　　3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。

　　3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类，具体类别根据各自的具体情况制定，做到科学、系统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则，每年一次或有改变时报物管公司资源部备案。

　　3.4.3文件必须存放在文件柜等安全的地方，不得随意或杂乱地堆放。

　　3.4.4定期组织清理文件（每年的6月和12月）。由各管理处指定专人负责，根据文件的内容和重要性，界定文件的存放期限和处理方法，例如：

　　3.4.4.1对于保管期限已到的文件，集中销毁，并做好注销的登记手续，包括文件名称、文件日期、来文单位/收文单位、文件编号、存放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人（管理处主任/物管公司经理）等；

　　3.4.4.2对于保管期限未到、但不是经常使用的文件，按类别进行钉装、打包，集中存放到另外指定的位置上；

　　3.5档案管理

　　3.5.1文件的移交

　　3.5.1.1对于各部门/管理处在工作中形成的、具有保存价值的文件材料应在规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室，具体移交期限如下：

　　3.5.1.2重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件，应在办妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。

　　3.5.1.3一般工作性文件，可按工作进度作阶段性定期移交。

　　3.5.1.4文件移交人将符合归档条件的文件整理后，填写申请，交到项目管理中心档案管理员处，档案管理员清点无误后，予以签名确认。

　　3.5.2档案的保管

　　公司的档案由资源部指定专人进行保管，一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司档案编号的规则，将文件进行编号，分类存放。

　　3.5.3档案信息的使用

　　3.5.3.1复印档案

　　公司规定可按暨定的权限进行复印档案，但必须填写《档案复印记录表》。如所复印的文件属公司证照类，由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。

　　3.5.3.2档案原件的借用

　　1）原则上公司档案原件不外借，但因工作需要必须外借的档案原件（例如办理公司年审所需资料等），可凭政府部门的通知填写《档案原件借用申请表》，交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政及信息管理部借出。

　　2）档案原件外借期一般不得超过一个月。如因工作需要未能及时归还的，须将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员，并由档案管理员作出追踪。

　　3）档案借用人应有高度责任感，保持档案的整洁和完整，不得涂污及损坏。

　　3.5.3.3档案原件的归

还

　　1）借用人将档案归还时，须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整，并签名确认。

　　2）档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人，证明已归还档案，完档案归还手续。

　　3.5.3.4档案原件的处理

　　由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。

　　4月报制度

　　4.1月报制度：每月25日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。

　　4.2香港月报制度：每月28日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。