某商贸公司办公室管理制度
某商贸公司办公室管理制度
1、办公室卫生管理规定
1)员工须每天清洁个人工作区内的卫生,确保地面、桌面及其他办公设备的整洁。
2)员工须自觉保持公共区域的卫生,发现不清洁的情况,应及时清理。
3)员工在公司内接待来访客人,事后需立即清理会客区。
4)正确使用公司内的水、电、空调等设施,最后离开办公室的员工应关闭空调、电灯和一切公司内应该关闭的设施。
5)要爱护办公室公共财物,办公区域的花木等,损坏的要照价赔偿,情节恶劣的要加倍赔偿,并追究责任。
2、文件收发规定
1)公司的文件由办公室拟稿。文件形成后,由总经理签发。
2)业务文件由有关部门拟稿,分管副总经理审核、签发。
3)属于秘密的文件,核稿人应该注“秘密”字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。
4)已签发的文件由核稿人登记,并按不同类别编号后,按文印规定处理。
5)公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并报告报送结果。
6)经签发的文件原稿送办公室存档。
7)外来的文件由办公室文书负责签收,并于接件当日填写阅办单,按领导批示的要求送达有关部门,办好文件阅办;属急件的,应在接件后即时报送。
8)文件阅办部门或个人,对有阅办要求的文件,应在二日内办理完毕,并将办理情况反馈至办公室。二日内不能办理完毕的,应向办公室说明原因。
3、文印管理规定
1)所有文印人员应遵守公司的保密规定,不得泄露工作中接触的公司保密事项。
2)打印正式文件,必须按文件签发规定由总经理签署意见,送办公室打印。各部门草拟的文件、合同、资料等,也由办公室各统一打印。
3)文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务,不得积压延误。工作任务繁忙时,应加班完成。办理中如遇不清楚的地方,应及时与有关人员校对清楚。
4)文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的,追究当事人的责任。
5)严禁擅自为私人打印、复印材料,违犯者视情节轻重给予罚款处理。
4、办公用品购置、领用规定
1)办公用品的日常管理暂由公司负责人定期购买;
2) 每月10日之前,个人将所需要的办公用品以书面形式申请,由公司负责人将办公用品购回,根据实际需要有计划地发放。
3)若急需某类办公用品,也应首先联系公司负责人,同意后方可购置。后补书面申请。
4)新进人员到职时由综合管理部门统一配发各种办公物品。
5)办公用品只能用于办公,不得移作他用或私用。
6)所有员工要勤俭节约,杜绝浪费,努力降低消耗和办公费用。
7)个人领用的办公用品、用具要妥善保管,不得随意丢弃和外借,工作调动时,必须办理移交手续,如有遗失,照价赔偿。
5、电脑网络管理规定:
1)使用者应保持电脑设备及其所在环境的清洁。下班时,务必关机切断电源。
2)未经许可,使用者不可增删硬盘上的应用软件和系统软件。
3)工作时间内不允许在网络上从事与工作无关的行为(如:上网聊天,玩游戏等),禁止浏览与自己工作岗位或业务无关的网站。
4)公司及各部门的工作业务数据,由各自负责人至少每周备份一次;重要数据由使用者本人向公司资料管理员申请做立即备份。
5)未经许可,任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用。
6)使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码,严防被窃取而导致泄密。
7)严禁任何人以任何手段,蓄意破坏公司网络的正常运行。
物业经理人网 www.pmceo.coM篇2:办公室日常管理制度
办公室日常管理制度
第一条 为规范办公区域的管理,创造文明、整洁的办公环境,维护正常的办公秩序,树立良好的企业形象,提高办公效率,利于公司各项工作的开展,特制定本制度。
本制度适用于总公司、各子(分)公司、各管理处办公室。
第二条 员工应严格遵守考勤制度,准时上班按时下班,上下班时间按现有规定执行。
第三条 上班打卡后不得外出吃早点或办私事,如确有需要须向直管领导报备,午休后应准时上班。
第四条 不得将可能影响办公环境的与工作无关的物品带入公司。
第五条 员工上班时必须着装整洁、得体,不得穿军靴、露出脚趾及后跟的凉鞋及其他不适宜的装束,不准佩戴夸张、异类、过大的饰物上班。整体形象符合《基本服务礼仪标准》中的仪容仪表要求。
第六条 办公时间因私会客需和直管领导报备,时间不得超过30分钟;因私打电话必须简短。
第七条 上班时间内办公区不得大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天、玩游戏、浏览与工作无关网站;任何时候不得使用不文明语言和肢体动作。
第八条 上班时间内不得用餐、吃零食;
第九条 个人所属的桌椅、设备、垃圾桶由各使用人自行清洁;部门所属的存储柜、文件柜内部由各部门指定专人负责整理和清洁;
第十条 办公室环境要求:环境整洁、摆放有序;随手清洁,及时归位;办公室内不得摆放鞋、雨伞等有碍形象和环境的杂物(鞋、雨伞存放于指定场所);严禁随地吐痰、乱丢纸屑;垃圾桶不超过3/4满。
第十一条 公司办公区域、公用区域严禁吸游烟,吸烟的员工应注意他人的感受,控制吸烟量及避免在女性面前吸烟;冬、夏季开启空调期间,禁止在空调房内抽烟,须到有外窗的洗手间或指定场所进行。
第十二条 工作期间和午休(餐)时间不得饮酒,不得带有酒精状态上班;接待公司客人的除外。
第十三条 下班、或离开办公室30分钟以上的,须关闭不使用的电器、电灯等耗电设备,午餐期间关闭应关闭显示器和电灯;公文、印章、票据、现金及贵重物品等须锁入保险柜或抽屉内,关窗、锁门后方可离开。
第十四条 遵守保密纪律,保存好各种文件及技术资料,不得泄露公司机密。
第十五条 文明用厕,节约用纸,注意保洁。
第十六条 办公区内不得擅自添加办公家具。
第十七条 爱护公司财产和设备,发现损坏及时向办公室报修,无法修复的应注明原因申请报废;因故意或使用不当损坏公物者,应予以相应赔偿。
第十八条 本制度自发布之日起实施。
篇3:生产企业办公室管理制度
生产企业办公室管理制度
1.办公室现场管理:
1.1上班期间严禁上网聊天、玩游戏等与工作无关的事项,违者做考核处理。
1.2文件柜使用后应及时关闭,严禁文件柜处于长期开启状态,文件柜应保持清洁,无杂物存放,文件柜内资料也应整理有序,摆放整齐;
1.3卫生工作要经常清洁,办公室废纸撕碎后放入纸篓。茶水等不要倒入纸篓内,要倒入专门的桶内,有客来访,抽烟时应为客户提供烟灰缸;
1.4雨天进入办公室内,应先将雨具上的雨水甩干,鞋上所沾泥土弄干净,方可进入办公室工作;
1.5公共卫生区的卫生要自觉遵守,报纸看好后要用报夹按报纸类型放好,严禁乱丢乱放,不得乱扔垃圾物品;
1.6办公区域内的墙壁、隔板、桌面文件柜严禁乱写乱画,严禁张贴与工作无关的纸片、图画,所有布置、张贴由办公室统一安排;
1.7爱护一切办公用品、办公设备等公司财务,打字、复印尽量准确,不浪费。
1.8电话接听原则上在电话铃响三遍前接听,外线用普通话接听,标准用语首先是:“您好,雷柴动力,我是某某”,电话完毕向对方道别:“谢谢,再见”,并应后于对方挂机。若对方要找的人不在,应征求对方意见,看是否要求转告,做好记录。电话用语要简练、准确,音量适中、长话短说。
1.9未经他人允许,不得翻看别人的物品。借阅、借用别人的资料、物品需经本人同意,使用后应及时归还;
1.2办公室应做到办公桌椅摆放整齐,在工作时间桌面只准摆放文件资料、电话机、文件夹、日历、茶杯等日常办公用品。下班时要将桌面整理干净,椅子放好。与销售数量价格政策、合同文本、采购定点定价资料、产品技术研发试验、检验数据及质量档案等有关的公司重要文件,应放在文件柜内,并加锁,尤其不能随意摊放在桌上;
2.客户来访管理:
2.1来访客户由所属相关部门人员组织安排接待工作。如相关部门人员不在,由综合办或者该部门其他员工负责接待;
2.2接待客户热情,注意语言技巧,少用命令式,多用征询式;
2.3与客户交流时,应面对客户,对方提出的重要问题要做好记录,严禁抱肘拥胸,双手叉腰、嚼口香糖、耳朵上夹香烟等不雅姿式;
2.4当客户违反办公室管理制度时,应做好解释说明工作,让其理解;
2.5部门所有员工都有协助客户办理相关手续的义务;
2.6对来厂提货的驾驶员应热情予以接待,尽量告知对方在提货窗口办理手续。对第一次来厂的人员应告知其提货手续,使他们能够及时高效办完相关手续。对部分驾驶员进入厂区衣冠不整者,应进行劝说,使其穿着整齐;
篇4:建工集团公司办公室管理规章制度
建工集团公司办公室管理规章制度
为规范公司内部管理,加强管理执行力,现制定如下规章制度,公司所有员工必须严格遵守。
一、十不准:违反减扣奖金50--2000.
1、不索取回扣、贪污。
2、不迟到、早退、旷工
3、不上无聊QQ、微信、听音乐、闲聊、玩电脑游戏
4、不吵架、斗殴、恐吓、赌博、妨碍管理
5、不在工作区内吸烟、吃零食、随地吐痰、乱扔垃圾,
6、不擅自变更工作方法,伪造、挪用印信,不泄露公司商业秘密。
7、不损害、涂改、丢失、文件及单据
8、不在办公室大声喧哗,嬉笑打骂,不说脏话
9、不带危险品、无关人员进入办公室
10、不乱用、乱动、私拿、损害公物
二、十一必须:违反减扣奖金50元-500元
1、必须对同级及时相互沟通,对上级及时汇报、回复,对下级及时通告、沟通;
2、必须坚守岗位,不可擅自离岗;
3、必须提前4小时请假,准假后请假才有效,所有请假事项必须报CRM系统审核。
4、必须按值日制度搞好卫生,断电、关窗、锁门;
5、必须电脑开机挂上工作QQ;
6、必须提前一个月提交离职报告;
7、必须服从主管开会要求,参与团队学习与沟通交流
8、必须注重个人卫生和外观形象,办公桌上保持整洁,严禁用封箱胶修复损坏之处及封贴其他纸条等。
10、必须申请才能加班,批准权限和手续同请假。
11、必须每周末写工作周记上传CRM。
三:除名
1、破坏计划生育、未婚先孕、违反法律被拘留以上处罚的;
2、打架斗殴;
3、一个月内被3次处罚屡教不改者;
4、不能按要求胜任本职工作的;
四:注意
1、奖金的定义:按本市劳动保障工资要求以外的部分皆为奖金部分。
2、减扣奖金不足以实际损失时,按实际损失赔偿。
3、违反规定造成重大后果的、构成法律责任的,责任自负;
4、处罚如有疑异的,可在公告15天内向上级部门申诉。
行政部
篇5:基地办公室管理制度
基地办公室管理制度
按照集团公司“严格、精细、科学、高效”管理目标的要求,明确职责,规范基地办公室日常工作流程和管理,使各项工作都能达到集团公司管理要求,特制订本制度(试行三年)。
本制度分三部份:基地办公室组织架构,工作流程,工作制度、岗位职责。
第一部.组织架构
本部份包含架构图和职能分工
一、架构.
二、职能分工及职责
1、管理核心组
为在日常管理工作中形成良好的团结、沟通、合作的氛围,坚持信任与监督原则,本办设立管理核心组,组长由主任担任,副组长由主任助理担任,组员,由各功能组别主管组成。
职责:传达贯彻集团公司文件和会议精神,研究修改制订本办工作制度,在总结上阶段工作的基础上,查找问题,制定和布置下阶段工作任务,反映员工思想动态,讨论确定本办员工功过奖惩、推优、职业生涯培养等。
2、功能组别
根据本办公室工作特点,具体划分八个功能组别:
1、行政事务;
2、党组织事务;
3、工会事务;
4、团组织事务;
5、妇女组织、计划生育事务;
6、宣传组;
7、小车队;
8、电讯组。
职责:每个功能组别设主管一名,主管由本办公室行政第一负责人授予对该组的全面管理权,主管对该组负有员工思想素质教育、专业培训、设备运营/维护、预算编制/执行、劳动纪律、劳动保护、安全(包括人员、设备、消防、保密、防盗)、卫生等管理责任。
⑴、行政事务组
职能:负责东莞基地行政事务工作,具体有:办公场所协调与管理;会议、接待安排与服务;办公用品采购与管理;往来总部与基地之间的文件、资料、信件、传真、报刊收发、登记和催办;东莞基地所有的办公设备(复印机、传真机、空调机、办公电脑)协调与管理;兼顾本办公室年度预算的编写,月度工资和考勤汇总上报工作。
⑵、党组织事务
职能:按照上级组织和公司党委工作要求,组织协调各基层组织开展工作,负责党组织各类会议的组织和会务工作,党组织日常事务工作,接待信访,调查研究,信息反馈,组织党务系统“创先争优”评审工作。
⑶、工会事务
职能:按照上级组织和公司工会委员会工作要求,组织协调各基层组织开展工作,负责委员会日常事务工作,按计划定期组织开展职工文体活动,接待信访,慰问、会务安排,调查研究,信息反馈;组织公司年度“创先争优”评审工作;主持“公司扶困助学基金会”运作和管理;
⑷、团委事务
职能:按照上级组织和公司党委的工作要求,组织协调各基层组织开展工作,负责委员会日常事务工作,按计划定期组织团员青年开展学习教育活动,积极带领团员青年参与公司的两个文明建设;接待团员青年信访,慰问,会务安排;调查研究,信息反馈;组织团组织年度“创先争优”评审工作;