小型公司公文、文书管理制度

　　小型公司公文、文书管理制度

　　一、公司的公文格式应规范化，公文处理程序应严肃、正确。除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。

　　二、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。

　　三、公司公文的发行由公司总裁办公室负责。包括公司各类红头文件、总经理办公例会会议纪要、规章制度、通知、指示等。

　　四、各单位、各部门自行打印的涉及公司权益的外发文稿必须经本部门负责人签字，交综合管理部审核后发送。

　　五、各单位、各部、室所有打印成文的内部规章制度和下行文稿必须报行政部留底存档。

　　六、文件管理的范围包括： 文书管理范围包括：一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、人事专员发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、各类合同文件以及其他有关公司的重大事项文书资料。

　　七、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。

　　八、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

　　九、公司文件的发文管理

　　1、公司发文由行行政部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。

　　2、部门和个人收文应在行政部发文登记册中签名。

　　3、公司对内公开文件由行政部负责起草和审核，总裁签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政部负责审核，审核无误打印后，由总经理盖章，签发。

　　4、文件须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级;部门负责人审定，总裁签字同意后打印发文。

　　3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。

　　十、收文管理

　　1、公司收文的处理程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、收文、分文、登记、传送、归档、销毁。

　　2、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由行政部负责执行。收到文件后，先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。

　　3、凡寄至公司的文件、传真等，由综合管理办公室签收并做好相应记录;

　　4、机密文件由综合管理部专人保管，并对文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

　　5、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。

　　6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需总经理批准后方可借阅。

　　7、综合管理部对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

　　8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

　　9、所有文件收取发放，必须有登记、签收手续;

　　10、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政部签字批准，按照文件管理制度进行处理。

　　11、公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由行政部统一收回处理。

　　十一、文件管理流程设计

　　根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退

　　1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁

　　2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

　　借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

物业经理人网-www.Pmceo.com

篇2：海尔集团公文管理规定

　　海尔集团公文管理规定

　　第一条 公文定义：指与政府职能部门、相关单位间传送的文件，以及内部各单位相互传送的各类文件(包括会议纪要)、制度规范(不含合同类文件)。

　　第二条 公文种类主要有：

　　一、命令(令)

　　适用于依照有关制度和规定，宣布施行重大强制性执行行政措施;嘉奖有关单位及人员。

　　二、决定

　　适用于对重要事项或者重大行动做出安排，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项、人事任免。

　　三、公告

　　适用于向集团内外宣布重要事项或者决定事项。

　　四、通告

　　适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　五、通知

　　适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项、人事任免。

　　六、通报

　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情况。

　　七、报告

　　适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问(包括审计报告)。

　　八、请示

　　适用于向上级单位请求指示、批准。

　　九、批复

　　适用于答复下级单位的请示事项。

　　十、会议纪要

　　适用于记载、传达会议情况和议定事项,会议纪要在会议结束后一个工作日内整理完毕，并分发相关领导及部门。

　　第三条 公文处理的原则：快速、准确、安全、保密。

　　第四条 公文处理的主要工作：包括发文、收文、传递、批示、承办、跟踪催办、归档等工作。

　　第五条 公文协调处理部门：各级综合部。

　　第六条 各级单位除综合部以外其他部门不得对外正式行文。

　　第七条 发文：

　　一、拟稿：按照专业化拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门会签。稿件需填写《拟文稿纸》作面页，按规定要求拟稿。

　　二、编号：公文字号格式和文种代号统一规定。

　　三、格式：公司内部所有公文需遵从《广东珠江投资有限公司公文格式规定》。

　　四、会签：公文的会签由发文单位负责人决定会签次序;不同单位联合发文由该等单位的共同主管领导决定会签次序;制度的颁发由发文单位及制度所涉及单位的共同主管领导决定会签次序。会签文件及其附件由综合部盖骑缝章后使用《会签表》进行会签。

　　五、签发权限：各单位间知会性公文，以及各单位对内发文，由该单位负责人签发;人事任免通知，按人事管理权限签发;重要对外文件(如对政府函件)，由管理中心总经理或其授权人员签发;以筹建处名义发文，需经过筹建处总经理或其授权人员签发;以项目名义发文，由项目总经理或其授权人员签发。公文签发授权应将授权证明文件送本级综合部备案。

　　六、打印;

　　七、盖章：手续完备，由综合部盖章。

　　八、发文：综合部应对每份发文建立台帐，做好发文登记工作;由承办部门自行送达的文件，应在档案室办理登记、签收。

　　九、制度颁发必须经过会签程序，经负责审批领导签发后，由综合部门颁发，并送上一级单位备案。

　　十、凡上报公文需经协调处理批转的，不得直接送交上级单位，由综合部统一登记批转，上报集团公司文件统一由管理中心综合部门登记、传递。

　　第八条 收文：

　　一、登记：综合部收到文件后，对来文进行编号、备份(外单位来文)。

　　二、批转：综合部根据来文内容、性质在《文件阅办表》(见附件二)上提出拟办意见并确定公文紧急程度，送上级领导批示或批转其他单位承办。对需送多位领导批示的公文，一般应按领导排序由后向前传批。

　　三、收文工作应在4个工作小时内完成。

　　第九条 传递：有关公文需经相关单位传阅，各单位应在4个工作小时内签阅完毕并送回综合部;对需送多位领导传阅的公文，一般应按领导排序由前向后递送。

　　第十条 批示：

　　一、公文批示时，对有具体办理事项的，批示人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他批示人签阅视为同意;没有具体办理事项的，签阅表示阅知。

　　二、批示人不能亲自批示(如开会、外出等)，由综合部负责电话联系，并根据电话记录代为签署意见，事后，由批示人补签。

　　三、“普通”公文应在8个工作小时内批示完毕;“紧急”类公文应在4个工作小时内批示完毕;“加急”公文应随到随批，必要时可以集体商榷。如承办事项复杂，时限可适当延长，但不得超过规定时限的两倍。

　　第十一条 承办：有关公文事项承办单位按上级公文规定或按领导批示确定;如有多个领导批示按级别最高的领导指示确定。

　　第十二条 跟踪催办：综合部应对由其发出或接收的每份公文建立台帐，登记公文处理情况，并做好公文催办工作。

　　第十三条 立卷及归档：各单位应对公文按编号进行分类登记，并将公文的编号、时间、内容、处理情况等输入电脑以便查证。

　　公文办理完毕后，应按照公文在形成过程中的相互联系、特征和保存价值等立卷，并保证归档公文的齐全、完整、能正确反映工作情况，便于保管和利用。

　　立卷后的公文应按公司《档案管理制度》要求移交公司档案管理部门，并把复印件送各会签单位。

　　公文处理情况应每季度汇总送管理中心综合部备案。内容包括发文、文件阅办(包括处理结果)等。

篇3：X集团公司公文管理规定

　　*集团公司公文管理规定

　　1. 总则

　　1.1为规范集团公司的文件管理，提高办文速度和发文质量，确保集团公司文件收发及传递的严肃、及时、有效，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。

　　1.2本规定适用于集团公司及下属各公司，下属各公司可参照本规定制定细则办法。

　　2.管理职责

　　2.1集团公司各类文件由行政部归口管理。

　　2.2文件管理范围：公司上报下发的各种文件、函电、资料，上级来函、来电、来文，同级来函、来电、来文。

　　2.3文件管理内容：收文、发文、登记、分转、传阅、催办等。

　　3.收文的管理
　　3.1文件的签收

　　3.1.1凡来公司公启文件(除集团公司领导亲启的外)均由前台登记签收后交行政部机要员拆封。在签收和拆封时均要注意检查封口和邮戳。对于封口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　3.1.2对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

　　3.2文件的编号保管

　　3.2.1行政部机要员对上级来文拆封后应及时附上《文件会签单》进行传阅，并分类登记编号、保管。集团公司领导亲启文件须由公司承办或归档的，集团公司领导启封后，也应交行政部办理正常手续。

　　3.2.2集团公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政部机要员，按3.2.1办法进行处理，不得个人保存。

　　3.3文件的阅批与分转

　　3.3.1凡是正式文件均需由行政部负责人根据文件内容和性质阅签后，由机要员送承办部门阅办，重要文件应呈送集团公司领导亲自阅批后分转承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即办。

　　3.3.2一般函、电、单据等，由行政部机要员直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

　　3.3.3为加速文件运转，机要员应在当天将文件送到集团公司领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特殊情况例外)。

　　3.4文件的传阅与催办

　　3.4.1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回住处或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不 得向外泄露内容。

　　3.4.2阅读文件应抓紧时间，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有集团公司领导的“批示或拟办意见”，行政部应责成有关部门和人员按文件所提要求和集团公司领导批示办理有关事宜。

　　3.4.3阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　3.4.4文件阅完后，应送交行政部机要员，切忌横传。

　　3.4.5行政部机要员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　4.发文管理

　　4.1发文的规定

　　4.1.1集团公司上报下发正式文件的权力集中于行政部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　4.1.2集团各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应按正常发文程序，并将文件底稿交行政部审核。

　　4.1.3涉及两个以上集团公司领导分管范围的文件，须由总裁批准签发。其余文件均由分管领导批准签发，发文应报备总裁。

　　4.2.公文种类：

　　4.2.1决定：对重要事项或重大行动做出安排;

　　4.2.2通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项;

　　4.2.3通知：批转下级、转发上级和不相隶属单位的文件;发布规章;传达要求下级办理和有关单位需要周知或共同执行的事项;员工职务任免和聘用等相关事宜;

　　4.2.4通报：表彰先进、批评错误，传达重要精神或者其它情况;

　　4.2.5报告：向上级有关单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级领导的询问;

　　4.2.6请示：向上级领导请求批示、批准审核;

　　4.2.7批复：答复下级单位请示事项;

　　4.2.8函：同级或不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等;

　　4.2.9会议纪要：记载和传达会议情况和议定事项。

　　4.3.公文格式

　　4.3.1公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位等部分组成。

　　4.3.2发文字号：包括单位代字、年份、序号。凡以“集团公司”名义制发的文件，其发文字号统一由行政部按业务分工统一归口以“***(201*)*字*号”发文(从01开始编)。

　　各业务分类代字如下：

　　行政综合类--办    人力资源类--人财  务类--财     项目类--地投资类--投     商贸国贸类--商

　　4.3.3紧急文件应当标明“特急”、“急件”。

　　4.3.4文件标题应准确简要地概括文件的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明文件种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　4.3.5文件如有附件，应当附在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。

　　4.3.6文件除会议纪要外，应加盖公章。印章加盖应骑年压月。

　　4.3.7成文时间，以领导人签发的日期为准。

　　4.3.8文字从左至右横写、横排，使用简体字。

　　4.3.9文件用纸统一采用A4型。

　　4.4行文规则

　　4.4.1各单位的行文关系，应根据相互间的隶属关系和职权范围确定，其中：

　　4.4.1.1 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，切勿多头主送。如需同时送其它单位，应当用抄送形式。

　　4.4.1.2 “报告”中不得夹带请示事项。

　　4.4.2受双重领导的单位向上级机关请示，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。

　　4.4.3草拟公文应当做到：

　　4.4.3.1情况属实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

　　4.4.3.2人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

　　4.4.3.3结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“一”，第三层为“1”，第四层为“⑴”，第五层为“①”。

　　4.4.3.4用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

　　4.4.3.5公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　4.5行文范围

　　4.5.1凡是以集团公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　4.5.2集团公司下发文件主要用于： 4.5.2.1公布集团公司规章制度;

　　4.5.2.2转发上级文件或根据上级文件精神制订的集团公司文件;

　　4.5.2.3公布集团公司体制机构变动或干部任免事项;

　　4.5.2.4公布集团公司有关重要工作的决定;

　　4.5.2.5发布有关奖惩决定和通报;

　　4.5.2.6其他有关集团公司的重大事项。

　　4.5.3集团公司上行文、外发文主要用于：

　　4.5.3.1对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

　　4.5.3.2同兄弟单位联系有关公司投资开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

　　4.6行文程序

　　4.6.1凡以“集团公司”名义制发的公文，其文稿由各有关部门草拟，经部门负责人审签(如与其它部门业务有关，还要进行会签)，交行政部复核、编号、制文，呈总裁或被授权分管领导签发。

　　4.6.2行政部认真审核正文电子档，区分发文字号、主送抄送单位，并把握好发文正文一件事项(规定)一篇发文的原则性，形成正式的发文稿后，盖章，并按主送与抄送要求及时做好发送工作。

　　经签发的文件，由行政部盖公章，进行登记，据以分发，并正文存档。

　　4.6.3对下属公司上传的各类请示类文件，按审签流程经集团公司领导审批后，由主办部门根据审批意见拟定回复函，可以“***[20**]复(*)字**号” 制发(其中代字按4.3.2执行)。

　　集团主办部门将会签意见、回复函正式稿报送至集团公司行政部，经集团公司行政部审核无误盖章后，由集团主办部门及时作好主送与抄送工作。

　　4.6.4集团各部门因工作需要与其他职能部门、下属公司书面联系，达成工作事项，以提高工作效率的，由主办部门拟定联系函，经分管领导审批签字后再自行下发。

　　4.6.5审批文件，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其它人传阅、会稿签名阅，应当视为同意。

　　4.6.6传递保密公文，必须采取专制措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输保密文件，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。

　　4.6.6以公司名义签发的事务性文件，由负责部门起草，集团分管领导审 核，总裁批准后签发。

　　4.6.7以部门名义签发的文件通常以函的形式由各相关部门起草，经部门负责人审核、分管领导批准后签发，并向总裁报备。

　　4.6.8集团公司所有对外行文必须采用集团VIS标准版式，文字材料、报表等须另外加设封面，并在显著位置设置集团标识。

　　4.6.9在集团公司日常经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关规定办理，经集团分管领导批准后，由主管部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

　　4.6.10凡各部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　4.6.11各部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。

　　5.文件立卷、归档和销毁

　　5.1文件办完后，应当及时将文件正本和有关材料整理立卷。参按《档案管理制度》执行。

　　5.2各部门对本机构发出或签收的各类文件要有专人负责，实施分类管理、妥善保存、年终归档、适时销毁的原则。个人不得保存应当归档的文件。

　　5.3没有归档和存查价值的文件，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密文件，应当进行登记，由二人监督，保证不丢失、不漏销。

　　6.附则

　　6.1本规定由集团公司行政部负责解释。

　　6.2本规定自发布之日起施行。

篇4：上市公司公文格式使用标准

　　上市公司公文格式使用标准

　　B1公文一般由秘密等级和保密期限、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、单位印章、成文时间、抄送单位、主题词、印发单位、印发日期等部分组成。 B2涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限～密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”～其中～“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。

　　B3发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称,联合行文～主办单位排列在前。

　　B4紧急公文应当分别标明“特急”～“急件”。

　　B5发文字号应当包括单位代字、年份、序号,联合行文～只标明主办单位发文字号。

　　B6上行文应当注明签发人姓名。在横线上方左侧标注发文字号～右侧注明签发人～其中～“请示”应在成文日期之下空1行左空2格的位臵向后标识联系人和联系电话～并括号括起来。请示不能抄送下级单位。

　　B7公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容～并准确标明公文种类。除批转法规性文件外～公文标题中一般不用书名号和其他标点符号。

　　转发文件的标题～除转发的文种为“通知”时省略外～其它文种可保留一级。如“转发**报告的通知”,转发的文种是通知时～为“转发**的通知”。

　　B8首页必须显示正文。

　　B9公文如有附件～应在正文之后空1行～左空2格～用3号仿宋体字标识附件说明。附件说明如有序号～应使用阿位伯数码(如“附件:1( ******”)～附件名称后不加标点符号。 BIO公文除会议纪要(以会议纪要名称为文头的)外～一律加盖印章。联合下发的公文～联合发文单位都应当加盖印章。联合发文的盖章顺序～应与文头单位排列顺序相同。

　　B11成文日期～以领导人签发的日期为准,联合行文～以最后签发单位领导人的签发日期为准。会议通过的文件～以通过日期为准～并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。 B12文件应当按有关要求标注主题词,上报的文件～应按照上级单位的要求标注主题词,下发的文件～应标注主题词表中规定的词～一般不超过五个词汇。标注位臵一般在文件末页下端、抄送单位上方～词汇之间空一格。

　　B13文字一律从左至右横写横排。公文纸一般采用国际标准A4型～在左侧装订。

篇5：上市公司公文种类使用标准

　　上市公司公文种类使用标准

　　A1决定(下行)

　　适用于对重要事项或重大行动作出安排～奖惩有关单位及人员～变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

　　A2通告(下行)

　　适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。 A3请示(上行)

　　适用于向上级单位请求指示和批准。

　　A4报告(上行)

　　适用于向上级单位汇报工作～反映情况～提出意见或建议～答复上级单位的询问。

　　A5通报(下行)

　　适用于表彰先进～批评错误～传达重要精神或事项。 
　　A6批复(下行)

　　适用于答复下级单位请示事项。

　　A7通知(平行、下行)

　　适用于发布规章,批转下级单位的公文～转发上级和不相隶属单位的公文,要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项及任免人员。

　　A8意见(上行、下行、平行)

　　适用于对重要问题提出见解和处理办法,答复对方征求对某项工作的意见。

　　A9函(上行、下行、平行)

　　适用于平行的或不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题～向其他业务主管部门请求批准和答复审批事项等。办理例行公事与应急公务等～用“便函”。
 A10会议纪要(平行、下行)

　　适用于记载、传达会议情况和议定事项。