航空大学后勤集团文书档案管理规定

　　航空大学后勤集团文书档案管理规定

　　文书档案是集团工作运行的记录，是集团实施有效管理的依据。文书档案的管理是办公室日常工作的重要组成部分。管理人员必须认真负责、严谨、遵守保密制度，严格执行文书档案管理的各项规定。为规范集团文书档案管理工作，特制订本规定。

　　一、文书档案管理的基本原则

　　文书档案管理应遵循集中管理与分散管理相结合的原则，以集中管理为主。

　　集团各职能部门及各单位下发的红头文件及执行办理的公文应在集团党政办公室备案。

　　集团职能部门和各单位办公室分别负责文书档案的管理，以便于及时利用和维护文书档案的完整与安全。

　　保密性文书按照上级规定执行。

　　二、归档文书的范围

　　1.学校和上级部门签发、转发的文件。

　　2.集团各职能部门、各单位签发、转发的文件。

　　3.各类请示、报告、通知、年度工作总结、工作计划等。

　　4.会议记录、纪要、决定、收发文记录等。

　　5.与有关单位的往来信件、各种协议书、责任书、合同书等。

　　6.相关的法律法规及标准。

　　7.具有查存价值的资料。

　　三、管理部门及职责

　　1.集团党政办公室：负责学校和上级部门签发、转发的文件、信函和集团签发、转发的文件以及各单位上报的请示、报告等文书档案的管理。

　　负责对集团各单位文书档案管理工作实施监督检查。

　　2.集团各职能部门负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本部门签发文件的管理。

　　3.各单位办公室负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本单位签发文件的管理。

　　4.各单位应确定一名文件管理人员，负责本单位文件的管理与归档工作。

　　5.管理职责

　　⑴ 搜集、整理、立卷、鉴定、保管单位的文书档案。

　　⑵ 积极开展文书档案的提供与利用工作。

　　⑶ 进行文书档案鉴定与统计。

　　⑷ 保证文书档案质量，防止丢失、损坏。

　　四、文书档案的点验

　　办公室文件管理人员在文书档案归档前应按照下列要求对文书档案进行点验：

　　1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺应及时询问递交人进行追查补齐。

　　2.对领导审批的文件，应确认领导签署的意见是否已办理，如已办理，应在办理结果一栏签字，并将相关文书合并统一归档。

　　3.归档文书应具有拟稿人、审核人、行文部门负责人签字，主管领导审批签发，并注明签发日期。

　　五、立卷

　　1.归档文件的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　2.归档文书应按照发文单位及类型进行整理，每份文件的正件与附件、印件与定稿、批复与请示、转发与原件等分别归在一起，不得分开，即正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;批复在前，请示在后;转发在前，原件在后。

　　3.不同年度的文件不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复，应放在请示年度立卷;跨年度的计划应放在第一年立卷;跨年度的总结应放在最后一年立卷。

　　4.卷内文件应按照发文时间先后顺序，依次编写公文份数及页号。公文份数在每份公文的右上角填写，页号在公文右下角连续填写。

　　5.卷内应放置目录和备考表。目录放在卷首, 备考表放在卷尾。

　　6.填写完整档案盒各项内容，将整理好的公文，放入档案盒存入文件柜。

　　六、归档管理

　　1.各单位文件管理人员应在每年一月底前，将上一年度的文件整理归档，归档时应按照立卷要求整理。

　　2.个人不能保存应归档的公文。

　　3.拟制、修改和签批的公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

　　4.归档文件除绝密级和注明不能翻印的以外，需翻印的须经办公室主任批准。翻印时，应当注明翻印单位、日期、份数和印发范围。翻印的公文作为正式公文使用时，应当加盖复制单位印章。

　　5.各单位应设立专用文件柜，保持归档文件清洁，防止受潮、虫蛀、腐蚀。

　　七、归档文书的借阅

　　1.借阅归档公文应履行借阅手续，填写《档案借(查)阅登记表》。借阅秘密级以上的公文须经主管领导批准。

　　2.原则上案卷不许借出，只供在办公室查阅，需借出的须经主管领导或办公室批准。

　　3.借阅期限一般不超过十天，到期应及时归还。需延长借阅时间的，应经办公室主任同意。到期未还的，文件管理人员应及时催促借阅人员归还。

　　4.借阅归档公文的人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、复制、拍摄、转借档案。

　　5.因工作需要复制档案时，必须经办公室主任批准。

　　6.借阅档案归还时，文件管理人员应当面认真查验档案的完整性，发现遗失、损坏时，应查问借阅人员原因，并报办公室主任。

　　7.集团以外的单位借阅归档公文时，须经主管领导同意，并按规定办理借阅手续。

　　八、公文保存期

　　1.集团、集团党委、集团工会和各职能部门以及集团各单位行文并下发的集团内部规章制度和机构设置的通知、任命等类公文正在执行期间均为保存期。

　　2.指导工作运行类公文保存期为三年。

　　3.一般短期通知类公文保存期为一年。

　　九、公文的收回与销毁

　　1.不具备归档和存查价值的公文，经过办公室主任批准后，可不作为归档公文存档。需销毁时，由文件管理人员填写《文件销毁清单》，注明销毁的公文名称、发文编号、份数、销毁日期，批准人和销毁人应签名。

　　2.集团、集团党委、集团工会行文下发的公文由集团党政办公室负责收回并销毁。

　　集团各职能部门行文下发的公文由本部门负责收回并销毁。

　　各单位行文下发的公文由本单位办公室负责收回并销毁。

　　3.集团党政办公室、各职能部门应在每年一月份前对归档公文进行清理，已到保存期的公文应编写收回与销毁公文的通知和目录，明确应收回和销毁的公文发文编号、文件名称、份数等。

　　收回的公文应建立收文登记。

　　4.收回过期公文，文件管理人员应填写《文件销毁清单》，销毁人和监督销毁人应在清单上签名，并注明销毁日期。

　　6.对销毁的公文由行文部门负责留存一份以便查阅，并加盖“作废保存”印章。

　　十、电子文档的处理

　　1.集团党政办统一管理各单位电子文档备案。

　　2.各单位应有专人和专门设备，对各类公文和宣传材料进行电子文档备案。

　　3.各单位每月月初将上一月的电子文档交由集团党政办统一备案。

　　十一、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

　　十二、本规定自公布之日起执行。

采编：www.pmceo.cOm

篇2：BJ航空大学后勤集团公文办理规定

　　BJ航空大学后勤集团公文办理规定

　　为加强公文管理，规范公文办理行为，保证公文及时有效地得到办理，依据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和《BJ航空航天大学公文管理制度》，结合集团公文管理状况，特制订本规定。

　　一、公文办理的责任单位及职责

　　1.集团党政办公室是集团公文办理的管理单位，代表集团办理公文并指导集团所属单位的公文办理工作。

　　2.各职能部门和各单位办公室在集团党政办指导下负责本单位公文办理工作。

　　3.公文办理应做到坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全、保密。

　　二、公文办理的基本程序

　　1.普通公文的办理程序

　　⑴ 办公室(部门)主任负责对公文的审阅、批办以及其他必要的处理，或指定本室(部)文秘人员对文书进行具体处理。

　　⑵ 如果遇到重要或异常事项，应及时请示集团分管领导或本部门、本单位联系领导，按照领导批示办理。

　　⑶ 对有关联的事项，应与相关部门或单位协调后方可进行处置。

　　⑷ 学校及校外公文的办理。办公室文秘人员应交办公室主任签署拟办意见，文秘人员需按主任拟办意见送联系领导审批或转交有关部门办理，办理结束需收回存档;需回复的应在规定的时间内及时回复;如需上报数据、材料等重要信息，应由联系领导审核签字、并盖集团公章方可上报。

　　⑸ 下级部门上报的公文。由机关各部门按职能进行审核，部门主任签署拟办意见，文秘人员按主任拟办意见办理，办理完成需及时返回上报单位，并进行存档。

　　(6) 收到信访文件。信访联络员应填写《来信/来电/来访记录与处理单》，由党政办公室主任批示，信访联络员按照批示内容发至办理单位，原则上三日内将回复交回党政办;信访回复经党政办公室主任审核后由信访联络员及时反馈于信访人;如信访办转发的应将信访文件与回复一并退回信访办，并复印存档。

　　2.机密文书的办理要求

　　⑴ 机密文书的处理应按照权限管理处置，严格控制处理范围。

　　⑵ 指名文书原则上应由指名人开启，其他人不得擅自启封。

　　⑶ 未经批准机密文书不得翻印或复制。经批准翻印或复制的机密文书必须进行登记，注明复制部门、日期、份数及印发范围等，并加盖复制部门印章。

　　⑷ 机密文书应按照学校保密工作规定存档保管。

　　3.公文传阅的基本流程

　　⑴ 需传阅的公文，由办公室(部门)主任根据公文内容确定传阅范围;办公室文秘人员应填写由集团党政办公室统一印制的《文件传阅单》。

　　⑵ 传阅人在阅览后必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在公文空白处签署意见。

　　⑶ 办公室(部门)主任应根据阅览人签署的意见进行处理。

　　⑷ 传阅公文应同《文件传阅单》一同存档保管。

　　三、公文办理工作要求

　　⑴ 党政办公室、各职能部门收到下级单位上报的需办理的公文后应当进行审核。审核的重点：确认是否由本机关办理，是否符合行文规则，内容是否符合本单位工作实际。

　　⑵ 对审核后的公文，党政办公室、各职能部门应当填写《文件批办单》，提出拟办意见送集团联系或主管领导审批或转交相关部门办理。

　　需要两个部门办理的应当明确主管部门。

　　紧急公文办理时限一般不得超过三天。

　　⑷ 承办单位收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

　　对不属于本部门或本单位职权范围或者不宜由本部门或本单位办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。

　　⑸ 在公文办理过程中遇有涉及其他部门或单位职权的，主办部门或单位应主动与有关部门或单位协商。

　　⑹ 需给予交办部门或单位答复的公文，承办单位在办理后应以书面报告回复交办部门或单位。

　　四、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

　　五、本规定自公布之日起执行。

　　附件：

　　1.北航后勤集团收文批办单

　　2. 文件传阅单

篇3：BJ航空大学后勤集团公文行文管理规定

　　BJ航空航天大学后勤集团公文行文管理规定

　　为加强各级机关公文行文的规范化、标准化，依据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》以及《BJ航空航天大学公文管理制度》，结合集团日常工作和公务活动等特点，制定本规定。

　　一、公文分类

　　集团公文种类分为：

　　基础性文件。主要是指集团制订的用于规范化管理、指导经营管理等方面的内部规章制度。

　　实施性文件。主要是指各单位根据本单位工作职能和集团基础性文件确定的实施办法、细则、决定等类型文件。

　　运行性文件。主要是指集团为保证日常工作运行而编制的请示、报告、通知、通报、批复等类型公文。

　　质量管理文件。主要是根据质量管理体系要求，保证工作质量目标实现的文件。

　　二、行文规定

　　行文是公文办理的重要内容，各级公文的行文必须经过主管领导审批，严禁未经审批行文下发。公文行文过程包括拟稿、审核、审批等。

　　1.拟稿

　　⑴ 集团各单位应根据集团党政联席会决定和领导指示精神，确定文稿内容及要求，并由各单位文秘人员拟稿。

　　⑵ 各单位文秘人员根据文稿内容及要求，按照公文格式起草公文。

　　2.审核

　　⑴ 集团各单位文秘人员拟稿后由各单位负责人进行审核。

　　⑵ 各单位负责人应对草拟的公文进行认真审核，审核的重点：是否符合党政联席会决议和领导指示精神，行文方式是否妥当，是否符合行文规则，是否符合拟制公文的有关要求，是否符合公文格式。

　　⑶ 各单位负责人审核后，应在《发文审批单》审核人栏内签名，注明审核日期;并确定下发范围和份数。

　　3.审批

　　⑴ 文秘人员将已审核后的文稿提交集团联系领导审批。党政办下发的行政文件由总经理审批，党务文件由党委书记审批。

　　⑵ 集团领导审阅后，应在《发文审批单》审批意见栏内签署意见，并在审批人栏内签名，注明审批日期。

　　4.行文要求

　　⑴ 符合国家的法律法规及其他有关规定。

　　⑵ 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　⑶下行文应当同时抄送直接上级机关。

　　⑷上行文不得抄送下级机关。

　　⑸结构层次序数为，第一层为“一”、第二层为“(一)”、第三层为“1”、第四层为“⑴”。

　　⑹成文日期、部分结构层次序数和词组惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字。

　　⑺公文的文种应根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

　　⑻集团各单位编号文件应使用集团党政办公室统一印制的公文纸。

　　三、发文规定

　　1.所有公文由集团党政办公室负责印发。

　　2.集团机关各部门和各单位印发编号公文需填写《北航后勤集团发文报送单》，由集团党政办公室主任审核，党政办公室排版印发，行文单位下发。

　　3.集团各单位发文编号方式：

　　发文代字按承办单位分别为：

　　承办单位：集团党政办公室 发文代字：集团党政办字

　　承办单位：集团财务管理部 发文代字：集团财字

　　承办单位：集团人力与质量管理部 发文代字：集团人质字承办单位：集团综合管理部 发文代字：集团综字

　　承办单位：后勤客户服务中心 发文代字：集团客字

　　承办单位：物业管理公司 发文代字：集团物字

　　承办单位：学生公寓管理服务公司 发文代字：集团学字

　　承办单位：动力服务公司 发文代字：集团动字

　　承办单位：餐饮服务公司 发文代字：集团餐字

　　承办单位：接待服务公司 发文代字：集团接字

　　承办单位：商贸服务公司 发文代字：集团商字

　　承办单位：幼儿园 发文代字：集团幼字

　　沙河后勤保障服务中心和社区办发文根据学校及集团规定执行。

　　4.办公室文秘人员应填写《发文登记表》，在公文左上角打印单位号，盖受控状态章，发至各单位，并责成接收人在《发文登记表》上签名，注明收文日期。

　　四、收文规定

　　1.接收公文时应在《发文登记表》上签名，并注明收文日期。

　　2.接收公文单位应先登记填写《收文登记表》，再填写《文件传阅单》转交本单位领导传阅，传阅后及时办理，收回存档。

　　3.任何单位和个人不得擅自或随意扣压公文。

　　4.各单位收文后，除填写《收文登记表》外，同时外来文件还应填写《外来文件清单》、受控文件应填写《受控文件清单》。

　　凡属于集团以外单位，包括国家、政府和学校各职能部门下发或转发的有关公务活动的公文、法律法规、行业标准等均属于外来文件。

　　凡属于集团党政办公室、各职能部门、各单位下发的有关管理规章制度和指导工作运行并具有长期效力的公文和适用于本单位工作运行的法律法规、行业标准等均属于受控文件。

　　六、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

　　七、本规定自公布之日起执行。

　　附：

　　1.发文审批单

　　2.北航后勤集团公文报送单

篇4：BJ航空大学后勤集团请示报告规定

　　BJ航空大学后勤集团请示报告规定

　　建立请示报告制度是集团工作正常运行的可靠保障，是集团领导及时掌握各单位工作运行状况，做出正确决断、决定，制定有关规定的重要条件，也是听取群众反映，改进工作质量的重要途径。为规范请示报告程序，特制定本规定。

　　一、请示范围

　　1.凡属在日常工作中，超越工作职权范围和授权范围的事宜。

　　2.需提交集团党政联席会讨论决定的事宜。

　　3.需报请集团领导批准的事宜。

　　4.集团有关规章制度中未涵盖的事宜。

　　5.需请示学校领导或职能部门的事宜。

　　6. 设备购置计划、工程改造方案及项目投资方案。

　　7.各单位副总经理级以上管理干部外出参加各类学习、考察、会议等活动。

　　8.各单位组织本单位人员集体外出学习、开会、参观等活动。

　　9.其他需请示的事项。

　　二、请示的程序及要求

　　1.请示必须按集体内部公文格式上报。特殊情况以口头方式请示的，事后必须以公文格式补报。

　　2.请示应一文一事，简明扼要、行文规范、数据准确。如同时送其他机关的，应当用抄送形式，不得抄送下级机关。

　　3.请示必须经单位总经理签批，加盖本单位印章;上报集团党委的请示，必须经支部书记签批。

　　4.严格执行按级请示的原则，任何单位不得越级请示。

　　5.各单位需向学校领导或学校职能部门请示的事宜，应上报集团党政办公室。经集团领导审批后，由集团党政办公室行文，以集团名义上报学校。

　　6.请示的办理情况，原则上应在接到请示后三个工作日之内给予批复，暂时无法批复的应向请示单位说明。

　　7.坚决杜绝先办后请示的行为。

　　8.严禁未经请示擅自决定职权范围外事宜的越权行为。

　　9.经集团领导批示后，由集团党政办公室负责将原件转送请示单位，经请示单位领导阅后在办理结果栏签字将原件及时退回党政办，由党政办存档，请示单位留存复印件。

　　三、报告范围

　　1.向集团汇报本单位工作。

　　2.向集团反映工作情况。

　　3.答复集团对某一项工作或某一件事情的询问。

　　4.临时交办的事宜或工作，需向集团反馈的。

　　5.向集团提出建议。

　　6.需向学校领导或学校职能部门报告的事宜。

　　7.向集团汇报本单位人员外出参观学习的情况。

　　8.在日常工作中出现的有关工作运行问题、各种事故、重大事件、员工违法违纪行为以及员工重病住院、丧事等。

　　四、报告的程序及要求

　　1.报告必须按公文格式上报。特殊情况以口头方式报告的，事后必须按公文格式补报。

　　2.报告的内容要符合实际情况，行文要规范，数据要准确，并经单位总经理签批，加盖本单位印章。

　　3.各单位需向学校领导或学校职能部门报告的事宜，应上报集团党政办公室。经集团领导审批后，由集团党政办公室行文，以集团名义上报。

　　4.由上级单位批复后的报告，由集团党政办公室负责转发有关单位。

　　5.任何单位不得越级报告。

　　五、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

　　六、本规定自公布之日起执行。

篇5：BJ航空大学后勤集团会议管理规定

　　BJ航空大学后勤集团会议管理规定

　　实行会议管理是为了规范集团的各种会议，研究集团工作运行中的重大事宜;对集团人事、劳资、经营策略等，经集体讨论做出决策，形成决议;布置工作，贯彻会议决议;听取集团和各单位工作运行报告;掌握运行方向和进展;为集团健康发展打好基础。

　　集团会议通常包括：

　　• 集团党政联席会

　　1. 集团党政联席会是集团议事决策的基本形式，主要研究贯彻落实上级和学校布置的重要工作，讨论和决定集团工作中的重大事项。

　　2. 会议成员包括集团领导和党委委员。总经理助理、党政办主任等列席，根据会议内容和工作需要，可另行研究确定列席人员。

　　3. 党政联席会议实行例会制度，原则上每周召开一次。如遇特殊情况可提前或延期召开，必要时也可随时召开。

　　4. 会议根据议题由集团总经理或党委书记主持，原则上行政工作由总经理主持，党务工作由党委书记主持。

　　5. 会议要求：

　　(1)会议须有三分之二以上应出席人员到会方可召开，因故不能出席会议的成员应向会议主持人请假。

　　(2)会议议题应一事一议，各单位需在会议前一天将拟上会讨论的请示提交到党政办公室审核。审核通过后由相关领导提交党政联席会讨论。

　　(3)党政联席会议实行民主集中制，涉及“三重一大”(集团重大决策、重要干部任免、重大项目安排和大额资金使用)等问题，必须经过党政联席会议集体讨论确定，任何人不得擅自决定。

　　(4)会议讨论做出决定时，须经应到会人员半数以上成员通过方为有效，未到会成员的书面意见可计入票数。

　　(5)会议表决可采取口头、举手和无记名投票等方式。意见基本一致时，可以口头表决;分歧较大时可以采取举手或无记名投票的方式表决，并当场宣布结果。

　　(6)对存在分歧较大的重大问题，一般应暂缓做出决定，待进一步调研、论证并充分交换意见后再行上会讨论，必要时可向学校领导请示。

　　(7)会议由党政办公室负责记录和存档备查。会议内容经参会成员审定并经总经理或党委书记审批后，以会议纪要形式在一定范围内公布和传阅，并妥善保存。

　　二、集团干部会议

　　1.集团干部会议主要是传达、贯彻上级和集团的精神、决议、决定等;根据集团工作运行情况提出意见，布置工作任务，提出工作要求;听取、收集各单位有关人事、财务、经营情况的汇报及建议等。

　　2.参加集团干部会人员一般为公司副总经理级以上干部。根据会议内容，由会议主持人确定参加人员，集团党政办公室负责通知有关人员到会。

　　3.干部会一般由总经理或党委书记主持，办公室负责会议记录。

　　4.干部会议召开时间、地点、参加人等一般由党政办公室列入集团会议安排表。临时召开的干部会议由集团党政办公室负责通知有关人员到会。

　　三、总经理联席会

　　1.总经理联席会主要是执行总经理项目分管制的工作会议，负责传达贯彻上级领导的指示、决定、决议;交流各单位发展战略、工作计划;听取和讨论各单位发展情况汇报;通报或决定管理工作中的重大事宜。

　　2.参加会议人员包括集团总经理、各公司总经理、幼儿园园长、机关各部门主任等，会议可以邀请其他相关集团领导参加。

　　3.总经理联席会一般每个月召开一次，由集团总经理主持，并由实体单位轮流承办，会议记录人由承办单位委派。

　　4.会议议题由集团党政办主任和承办单位总经理确定，相关人员应及时做好会议准备。

　　5.会议记录人员应做好会议记录及相应的会议材料整理工作。会议决定事项不具备强制性，根据需要可以由相关部门上报到集团党政联席会做出决议。

　　四、党支部书记会议

　　1.党支部书记会议主要是传达贯彻上级党组织会议精神、决定、决议和集团党委会议决定、决议;布置党委工作计划、工作要求;听取各党支部年度工作计划和工作总结汇报;通报或决定党务工作中的重大事宜。

　　2.参加会议人员一般为集团党委书记、各党支部书记等。

　　3.党支部书记会一般由集团党委书记主持，会议由党政办公室组织，集团党务秘书负责会议记录并整理。

　　五、党员大会

　　1.党员大会主要是传达贯彻上级党委文件和工作报告;传达贯彻集团党委会议决定、决议和精神;选举产生新一届党委委员;传达贯彻集团其他党务工作。

　　2.党员大会一般由集团党委书记主持，集团党务秘书负责会议记录并整理。

　　六、职工代表大会

　　1.职工代表大会主要议题包括对集团总体工作的指导思想、发展规划、重大改革方案、职工队伍建设及其他有关工作发展的重大问题提出意见和建议等。

　　2.职工代表大会一般由工会主席或副主席主持，由职工代表大会指定人员负责会议记录并整理。

　　七、集团或各单位因工作需要召开临时性会议，可由会议主持人根据会议内容确定参加人员，由党政办公室或单位办公室负责通知与会人员。

　　八、集团党政办公室应根据学校会议安排和集团工作情况制作《BJ航空航天大学后勤集团会议安排表》，并在每周一上午发出会议通知。各单位应及时查询会议安排，按时到会。

　　九、与会人员因特殊情况不能到会时，提前向会议组织单位办公室说明情况，办公室人员应及时向会议主持人报告。

　　十、集团各种会议记录等文书应由各级办公室负责整理、归档妥善保管。

　　十一、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

　　十二、本规定自公布之日起执行。