电机厂文件管理制度

　　电机厂文件管理制度

　　为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

　　1、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。

　　2、收文的管理

　　3、公文的签收

　　3.1凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由办公室登记签收

　　3.2对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

　　3.3公文的编号保管

　　(1)、办公室秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。

　　(2)、本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

　　3.4公文的阅批与分转

　　(1)、凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。

　　(2)、一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

　　(3)、为加速文件运转，办公室秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特殊情况例外)。

　　3.5文件的传阅与催办

　　(1)、传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　(2)、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　(3)、文件阅完后，应送交办公室秘书，切忌横传。

　　(4)、办公室秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照公司有关规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

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篇2：公司文件管理及保密制度

　　公司文件管理及保密制度

　　为了加强公司文件的管理，防止丢失和不当处理，特制定本制度。

　　一、公司所有内部文件和对外往来的文件、公函、合同、报审、报批等重要资料均由行政部指派专人收发，登记和分类存档，行政部再根据资料的类别分送给管理层或相关部门的负责人。

　　二、公司所有对外文件、公函等资料均需按《公司文件编号管理制度》在行政部登记，对外文件在取得文件编号后才能对外发出，同时必须将盖章后的文件复印件交行政部指定人员存档。

　　三、所有需要盖公司印章的文件、资料、合同必须按《关于规范使用公章规定》的报批程序签批后，行政部印章管理人员或部门印章管理人员方可盖章，同时应将原件或复印件留行政部存档。

　　四、需公司管理层、高级顾问及部门负责人等传阅的文件、资料，由行政部指派专人负责文件、资料的发放和传阅，并请传阅人签收确认，以防止文件丢失。

　　五、公司员工需向行政部借阅公司有关的文件、资料时，需填写《文件档案借阅表》(CSC-A/08)，借阅中不得复印或转给他人阅读，并且原则上应于当天归还行政部。

　　六、凡盖有机密印章或记号的文件、资料等，经手人员均不得复印，不得随意传与他人阅读或丢失，否则，由此而给公司造成的损失，公司保留追究一切责任的权利。

　　七、部门之间如需借阅、复印其他部门的文件、资料，借阅部门需征得被借阅部门负责人同意。被借阅部门的文件管理人员应做好记录，并负责及时收回所借的文件、资料。各部门应指派专人做好文件、资料的保管、登记、存档工作。

　　八、在试用或聘用期间任何员工不得将公司一切重要资料，包括但又不限于财务资料、成本资料、客户资料、人事记录、业务计划、市场推广计划、业务往来、技术、商务秘密、工程设计、模式及构架等向外泄露，否则，因此而给公司造成的损失，公司保留追究一切责任的权利。

　　九、本制度自发文日起遵照执行。

篇3：集团公司文件管理制度

　　集团公司文件管理制度

　　为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

　　一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。

　　二、公文的签收

　　1、凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由办公室登记签收。

　　2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

　　3、公文的编号保管

　　(1)办公室秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。

　　(2)本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

　　4、公文的阅批与分转

　　(1)凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。

　　(2)一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

　　(3)为加速文件运转，办公室秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特殊情况例外)。

　　5、文件的传阅与催办

　　(1)传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　(2)阅读文件应及时，当天阅完后应在下班前将文件归还办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　(3)文件阅完后，应送交办公室秘书，切忌横传。

　　(4)办公室秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照公司有关规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

篇4：上市公司收发文件管理制度

　　上市公司收发文件管理制度

　　一、总则

　　一、为提高公司行政事务管理效率～规范收发管理工作～特制定本制度。

　　二、本制度适用于×××××有限公司收发文件管理。

　　二、收发管理体制

　　一、公司所有收发管理工作均由综合管理部统一负责管理。

　　二、公司指定专职或兼职人员负责收发工作。

　　三、收发业务

　　一、收发业务范围包括:文件、邮件、报刊、挂号、电报、传真的发送、登记～以及特殊文件资料的递送。

　　二、收发人员必须根据有关文件资料～如实填写收件登记簿、发文登记表。

　　三、收发业务文件处理～按照公文处理办法执行。

　　四、收发文件资料应及时、准确送达有关人员和部门～不得延误和积压。

　　五、对公司和员工的信件、资料～负责统一接收管理。

　　六、对贵重物品、汇款、邮包～要进行专门登记～并由个人签字领取。

　　七、未经许可～不得随便代理收发工作～以免造成混乱。对未登记完毕的文件材料～不得先行使用、阅读。

　　八、对投递错误的邮件～应及时退回。

　　九、对违反公司管理制度或与公司利益有冲突的文件、资料、传真件～收发人员有权拒绝收发～并将情况报告上级主管。

　　四、附则

　　一、本制度解释权属公司综合管理部。

　　二、本制度自公布之日起执行。

篇5：开发公司文件管理制度

　　开发公司文件管理制度

　　第一章 总则

　　第一条 为加强对各类文件的统一管理，减少文件数量，提高发文质量和组织管理工作的效率，充分发挥文件在各项工作中的先导作用，结合公司的实际情况，制订本制度。

　　第二条 本制度所称“文件”是指公司的所有文本文件和电子文件，包括：

　　1、外来文件;

　　2、公司公文文件;

　　3、公司管理体系文件;

　　4、工作记录。

　　第三条 文件管理包括文件的收发、保管、作废等。

　　第四条 公司各类文件由办公室归口管理，其他部门负责与其业务有关的文件的管理。

　　第二章 外来文件的管理

　　第五条 外来文件包括：

　　(一)法规性文件，包括国家、省、市颁布的相关法律、条 例、通知以及行业规范、标准等。

　　(二)行业主管部门和相关单位的来函、来文;

　　(三)商务信函、通知。

　　第六条 公司各级人员在外出时应注意收集与公司及个人业务有关法规性文件。获得外来文件后，当事人应识别文件的内容、性质。涉及其它部门、人员业务的，应主动告知其它部门和个人，并在取回文件后7日内将文件原件交公司办公室，个人可根据需要保存文件复印件。据为己有或逾期不报的，公司给予口头警告处分。

　　第七条 各部门每月向办公室报送《外来文件登记表》。办公室汇总后，以适当方式予以公布，以便外来文件在公司的共享利用。

　　第八条 公司办公室应指定专人下载法规性文件，并根据文件内容打印、分发给公司高层管理人员和有关部门负责人。公司各部门负责人应在本单位内指定专人下载与本单位职责相关的法规性文件，并根据文件内容转交给办公室和相关领导。

　　第九条 文件接收人员在接收行业主管部门和相关单位的来函、来文时，应注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁的函件可拒绝签收。签收后的来函、来文应在当日内交办公室，由办公室行政秘书拆封。办公室行政秘书根据文件内容，送交公司有关领导、有关部门，并在《外来文件登记表》上做好登记。

　　第十条 文件接收人员在收到各类商务信函后，根据信封的内容分别采取以下处理方式：

　　(一)注明收件人姓名或职务的，应直接交收件人;

　　(二)注明接收部门的，应直接交部门;

　　(三)收件人是公司的，全部交办公室处理。

　　第十一条 任何人员严禁拆看其他人员的信函。错投或误拆的，应及时转交收件人。私自拆看他人信函的，收件人可追究当事人的民事责任。

　　第三章 公文文件

　　第十二条 公文文件是指以公司名义发出的通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报等。文书文件是公司在经营管理过程中所形成的具有约束力和规范体式的公务文书，是传达贯彻上级方针、政策，发布规章 制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

　　第十三条 公司发文一般由承办部门拟稿，办公室审核、统一编号，报总经理签批后发文。

　　第十四条 发文的用途

　　(一)公司内部发文主要用途：

　　1、公布公司规章 制度;

　　2、转发主管部门文件;

　　3、公布公司体制机构变动或人事任免事项;

　　4、公布公司重大生产、技术、经营管理等工作的决定;

　　5、发布有关奖惩决定和通报;

　　6、其它有关公司的重大事项。

　　(二)公司对外发文主要用途：

　　1、对行业主管部门呈报申请、请示报告等;

　　2、同业务关系单位联系有关工作联系事宜。

　　第十五条 发文程序

　　(一)公司各部门需要发文，应事先向分管副总经理提出申请。

　　(二)分管副总经理同意发文时，承办部门根据实际需要草拟文件初稿，草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条 理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

　　(三)文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章 、标定日期。

　　(四)办公室应根据公司领导的要求和公司有关规定，对文稿进行审核和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。

　　(五)经办公室审查修改后的文稿，送分管副总经理核稿。分管副总经理应对文稿内容、质量负责。需要会签的文稿，应在交付打印前送有关部门会签。

　　(六)文稿审核会签后，按批准权限的规定请公司领导签发。

　　(七)经领导批准签发后的文稿交办公室行政秘书统一编号，印发。文件发放时，做好发放记录。

　　第十六条 公文的格式、字体、字号等应遵循行文规范，办公室核准无误后由总经理签发。

　　第十七条 公文的归档、保管、借阅等参见《档案管理办法》的有关规定。

　　第四章 公司管理体系文件

　　第十八条 公司管理体系文件是指公司为完善治理结构、规范内部管理而颁布、下发的各类规章 制度、规程、程序、作业指导书等制度性文本文件，包括：

　　(一)公司章 程、专业委员会议事规则等公司治理文件;

　　(二)公司各项管理制度;

　　(三)公司其他为规范各项工作过程或项目开发流程而起草的规程、程序、作业指导书等。

　　第十九条 公司管理制度由公司总经理办公室联合各项制度的主控部门沟通起草。

　　第二十条 管理制度会签

　　(一)起草完成后管理制度必须进行会签。

　　(二)公司总经理办公室负责组织文件的主控部门和相关部门的人员进行文件的讨论、修改和会签，或者提请公司总经理进行会议讨论。

　　(三)文件的主控部门起草公文，公司总经理办公室审核后，呈交总经理签发“颁布令”。

　　第五章 工作记录

　　第二十二条 工作记录是指在日常经营管理工作中形成的可验证、可追溯的各种报告、方案、记录表单等。

　　第二十三条 与业务有关的报告、方案书等由各部门负责留存，负责记录表单格式的设计和修改。

　　第二十四条 公司总经理办公室负责与管理制度有关的记录表单的统一管理，包括编制、印刷和发放使用，并在体系文件评审中检查记录表单的及时性、真确性和有效性。

　　第六章 附则

　　第二十五条 文件送达

　　(一)公司对外送达文件时，应由接收人在“文件送达签收记录”上签字。

　　(二)在交接文件时，不能当面交接的，应电话告知接受人。

　　第二十六条 公司文本文件可以电子文件形式进行下发、保存，电子文件与文本文件的效力等同。

　　第二十七条 公司各类文件的立卷、归档、保管、借阅、保密、销毁等执行《档案管理办法》的有关规定。

　　第二十八条 合同、协议等特殊文件的管理执行《经济合同管理办法》的有关规定。

　　第三十条 本制度由办公室负责解释。

　　第三十一条 本制度自颁布之日起施行。