物业管理处档案管理工作程序

　　物业管理处档案管理工作程序

　　一、资料的收集：

　　1、设立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案进行严格管理。

　　2、资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道。从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料;从空间上讲是指物业构成的方方面面，大到房屋本体、公共设施，小到一草一木都有详细的资料收集。

　　二、资料分类整理：

　　收集后的所有信息，统一由档案室集中整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。

　　三、资料归档管理：

　　1、归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。采用多种形式的文档存储方式，便于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片、图景等。档案组卷按不同业务性质编号、造册、编辑并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能地把各种形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。

　　2、档案的出室、入室都有严格的规定。出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出;入室时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任，档案管理人员需要及时收回在外文件，严防文件的流失。

　　3、档案的管理环境必须做到“三防”，即防火、防潮、防霉变。

　　四、档案的运用：

　　采用先进的检索软件，建立电脑网络系统，充分发挥档案的贮存和使用价值。

　　1、外部网：与公司总部、广大业主以进外部相关联单位进行联网，所有管理资料如住户资料、装修资料、财务状况等，随时可以查阅调用，便于工作监督、检查和联系。

　　2、内部网：管理处内部室联网，运用现代化办公手段和设施，对文件进行分级管理、分层使用。

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篇2：房地产公司档案管理程序(十五)

　　房地产公司档案管理程序（十五）

　　1．目的和范围：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。

　　2．职责：

　　2.1公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即图书档案室（隶属人力资源部）负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，图书档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。

　　2.2鉴于财务档案的特殊性，公司财务档案（包含各类合同）由财务计统部自管，图书档案室提供存放点。使用时，由财务计统部指定专人调档。

　　2.3鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由人力资源部人力资源口自管，人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理。

　　3．流程：

　　3.1档案分类：

　　3.1.1文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。

　　3.1.2基建档案：即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。

　　3.1.3财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。

　　3.1.4人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。、

　　3.1.5经营销售档案：即公司房产经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如合同评审记录、商品房预售合同、客户档案、市场调研资料、楼盘宣传资料等。

　　3.1.6客户服务档案：即公司在提供客户服务过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录，如客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查与分析记录等。

　　3.1.7对外联络档案：即公司在项目报批报建过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录。如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。

　　3.1.8声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录。

　　3.2具体管理：

　　3.2.1立卷归档：

　　A．流程：

　　B．要求：

　　a．各部室向图书档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份。移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份。（移交清单即文件清单）

　　b.各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，图书档案室不接收未经系统整理的零散文件。

　　c.文件在各部室保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。

　　d.各部室可根据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行。

　　a）总经理室：会议纪要、董事会文件、诉讼文书、项目策划与年度计划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文件、大事记等；

　　b)人力资源部：人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料（应聘表、编制表、工资单、培训记录等）、内部刊物等；

　　c)工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料（亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等）；其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制；文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等；

　　d)财务计统部：财会档案见第三层次文件《财务档案管理程序》；

　　e)审计核算部：决算资料、签价单、外送文件、外来文件等；

　　f)经营销售部：合同评审记录、售楼合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等；

　　g)设计研发部：工程地质勘察报告、方案设计图纸和说明、扩初设计图纸和说明、勘察设计报告及招标文件（标书、合同等）、工程设计概算说明、各项目往来文件（传真、工作联系函等）、施工设计图纸和说明、设计变更、设计合同、外送文件、外来文件等。

　　h)对外联络部：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。

　　i)客户服务部：客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查及分析记录等。

　　3.2.2整理上架：

　　A.流程

　　B．要求：

　　a.卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列顺序为文前图后。

　　b.不同保存价值的文件应分开组卷。

　　c.凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。

　　d.文件材料装订前应剔除金属物。

　　e.图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cm×21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。

　　3.2.3保管：

　　A.库房管理：

　　a.库房应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房管理无关的活动；库内档案必须按顺号上架，不得错架、乱架；

　　b.除档案员外，非档案人员不得随意出入库房，确需进库的（如维修库房或设备等），则须有档案员陪同并相伴始终；

　　c.库房设有中央空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备，档案员要定期检查，以确保以上设施的安全有效；

　　d.随时注意库房温湿度的具体指数，务必使温度保持在140C~200C，相对湿度50%~65%；

　　e.档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动；

　　f.每月中旬定期对库房进行清扫擦拭，包括擦洗密集架、地面、门窗等，特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生；

　　g.档案员离开库房时应随手锁门，并注意检查库房门窗的紧闭性；

　　h.公司采用移动式密集架作为档案装具。档案按部室存放，密集架的编号及档案的存放顺序为自门口起，从左自右，从上到下。

　　B.流动中的安全防护：

　　a.档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入库房或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所；

　　b.未经许可，利用者不得将所借档案转借他人，以防泄密；

　　c.未经许可，利用者不得擅自拍照、抄录、复印；

　　d.尽量减少档案原件在同一使用人手中

的滞留时间，以防因档案外借时间过长而出现的泄密现象。

　　3.2.4提供利用：

　　A．加强基础工作：

　　a．编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具；

　　b．安装使用快捷便利的档案管理软件，提高查档效率；

　　c．开辟阅览室，向档案用户提供档案信息。

　　B．开展查借服务：

　　a．借阅：

　　a）公司内部人员借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库；

　　b）非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管同意后方可借阅；

　　c）借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页；

　　d）借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。

　　b．借出：

　　a）档案使用人如需借出档案，须填写《档案借出登记表》，并按规定于1周内归还，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续；归还时，档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。

　　b）非公司人员若需借出档案，须持有关单位介绍信，并征得公司相关部门主管同意后，方可借出；

　　c）借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任。

　　c．复印：

　　a）档案使用人若需复印档案资料的，须经档案员同意；

　　b）图纸资料若需借出复印的，须经档案员同意并严格控制复印份数。

　　3.2.5销毁：

　　A．流程：

　　B．要求：

　　a．准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管；

　　b．批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁，严禁将需要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。

　　c．档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责。

　　4．相关文件：

　　4.1《RR集团档案管理办法》之《档案保管期限表》

　　4.2《RR集团人力资源管理体系》之《人事档案控制程序》

　　4.3《财务档案管理制度》

　　5．相关表单：

　　5.1文件清单/移交清单（具体见《文件管理程序》）

　　5.2档案借阅登记表

　　5.3档案借出登记表

　　5.4档案销毁清册

　　编制：

　　日期：20**.4.22审核：

　　日期：20**.4.28批准：

　　日期：20**.4.30

篇3：X项目工程档案管理程序

　　某项目工程档案管理程序

　　1、目的：实现“城”工程建设档案的标准化管理，提高城建档案管理工作的正确性与效率。确保第一时间正确解决问题。

　　2、范围：根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定、国家档案局、国家计委、国档发》、《上海市建设工程竣工档案的编制及报送规定》等文件精神，完成一个项目从开始建设到交付使用过程中形成的文件资料的积累、整理保管和利用工作。

　　3、 职责

　　3.1收集和保管“城”项目的城建档案，参加每个工程的竣工验收工作。

　　3.2对收集和保管的城档进行整理、鉴定、汇编、归档。

　　3.3负责工程系统内城档的利用和有关城档的技术咨询服务工作。

　　3.4负责将工程竣工档案送缴闵行区规土局档案室存档。

　　4、 程序

　　4.1项目城建档案工作程序：

　　登记

　　目录见〈〈立项阶段和设计阶段文件情况表（一）、（二）〉〉

　　施工

　　在 登记 工程部所订

　　甲供材料

　　《 小区领用图纸登记表》 监理

　　《加盖公章审批表》

　　《单位工程资料检查一览表》

　　《万科验收壹拾柒张 表单》

　　《 工程Ａ、Ｂ、Ｃ册资料一览表》

　　《 工程竣工资料鉴定流转单》

　　与施工单位按合同办理

　　与物业公司按有关规定办理

　　存“城”工程部档案室

　　（壹套）

　　《城市建设档案卷内目录》

　　《备考表》

　　《城建档案》

　　按《上海市建设工程竣工档案的编制及报送规定》

　　4.2“城”零星工程资料归档程序：

　　工 登记 发放

　　参照《上海市建设工程竣工档案

　　编制及报送规定》中第一章节

　　4.3“城”档送缴区档案馆程序：

　　综合性文件 公司办公室

　　公司业务部

　　产项依据性文件 工程部

　　由设计部产生和收集

　　工程部

　　产生和收集

　　预算部

　　不合格 由工程部档案室组织施工单位资料员及施工负责人进行施工技术文件、

　　竣工验收文件、竣工图进行整改，再送审。

　　公司办公室、设计部、业务部、预算部

　　合格 （分别依据《上海市建设工程竣工档案的编制及报

　　送规定》附件，《建设工程竣工档案归档内容》汇总）

　　《工程档案押金》收据

　　《竣工档案编制费》支票（见附件《上海市物价局》）

　　《“城”项目竣工档案》壹套 《移交单》

　　单位盖章为准

　　4.4“城”档利用程序：

　　检查是否完好、缺损 存放在原位置

　　发现缺损则由原借人

　　负责完整的交还！

　　5、相关文件

　　5.1《上海市建设工程竣工档案的编制及报送规定》

　　上海市城市规划管理局 一九九五年九月

　　5.2《上海市人民政府上沪府发[1987]30号·上海市城市建设档案管理暂行办法》（一九八七年五月五日，上海市人民政府发布）

　　5.3《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

　　国家档案局、国家计委，国档发[1988]4号

　　5.4《基本建设项目档案的验收》

　　主讲：上海正路房地产开发有限公司总工程师张学亮

　　6、相关表单：

　　6.1立项阶段和设计阶段文件材料归档情况表（一）—（六）。

　　6.2 小区领用图纸登记表。

　　6.3加盖公章审批表。

　　6.4单位工程资料检查一览表。

　　6.5万科验收壹拾柒张表单。

　　6.6 工程A、B、C册资料一览表。

　　6.7 工程竣工资料鉴定流转单。

　　6.8城市建设档案卷内目录。

　　6.9备考表。

　　6.10城建档案。

　　6.11文件领用登记表。

篇4：施工ISO-工程档案管理工作程序

1、目的：实现“城”工程建设档案的标准化管理，提高城建档案管理工作的正确性与效率。确保第一时间正确解决问题。

2、范围：根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定、国家档案局、国家计委、国档发》、《上海市建设工程竣工档案的编制及报送规定》等文件精神，完成一个项目从开始建设到交付使用过程中形成的文件资料的积累、整理保管和利用工作。

3、职责
3.1收集和保管“城”项目的城建档案，参加每个工程的竣工验收工作。
3.2对收集和保管的城档进行整理、鉴定、汇编、归档。
3.3负责工程系统内城档的利用和有关城档的技术咨询服务工作。
3.4负责将工程竣工档案送缴闵行区规土局档案室存档。

4、程序(程序图略)

5、相关文件
5.1《上海市建设工程竣工档案的编制及报送规定》
上海市城市规划管理局一九九五年九月
5.2《上海市人民政府上沪府发[1987]30号．上海市城市建设档案管理暂行办法》（一九八七年五月五日，上海市人民政府发布）
5.3《基本建设项目档案资料管理暂行规定》
国家档案局、国家计委，国档发[1988]4号
5.4《基本建设项目档案的验收》
主讲：上海正路房地产开发有限公司总工程师张学亮

6、相关表单：
6.1立项阶段和设计阶段文件材料归档情况表（一）—（六）。
6.2小区领用图纸登记表。
6.3加盖公章审批表。
6.4单位工程资料检查一览表。
6.5万科验收壹拾柒张表单。
6.6工程A、B、C册资料一览表。
6.7工程竣工资料鉴定流转单。
6.8城市建设档案卷内目录。
6.9备考表。
6.10城建档案。
6.11文件领用登记表

篇5：物业部档案管理标准作业程序

　　物业部档案管理标准作业程序

　　一、目的

　　规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

　　二、适用范围

　　适用于物业部各类档案的管理。

　　三、职责

　　1、总经理审批档案的借阅申请及清单。

　　2、行政部经理监督档案管理的实施工作。

　　3、档案管理员负责档案的日常管理工作。

　　四、程序要点

　　1、档案的编号

　　(1)公司、物业部编号：

　　①物业部 编号为：W·Y（英文缩写）。

　　(2)部门编号：

　　①行政人事部 编号为：*·Z；

　　②财务部 编号为：C·W；

　　③服务处 编号为：F·W；

　　④机电处 编号为：J·D；

　　⑤安全处 编号为：A·Q；

　　(3)年份编号：引用年份序号-2000、20**、20**……。

　　(4)档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字-001、002、003……。

　　(5)档案编号举例：

　　①物业部编号：

　　※※※-※※-※※※-※※※

　　档案序号

　　类别编号

　　部门编号

　　物业部编号

　　②物业部编号：

　　※※※-※※-※※※-※※※

　　档案序号

　　类别编号

　　部门编号

　　物业部编号

　　2、档案的分类

　　(1)区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类：

　　①行政、人事类；

　　②财务类；

　　③公共事务类；

　　④保洁类；

　　⑤园林绿化类；

　　⑥机电维修类；

　　⑦经营类；

　　⑧品质类。

　　(2)全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性，我们采用组织机构--问题分类法，如：

　　收文类

　　发文类

　　合同类

　　①　行政人事部

　　员工人事档案类

　　图纸类

　　后勤类

　　收文类

　　发文类

　　报表类

　　②　财务部

　　帐册类

　　凭证类

　　合同类

　　工程图纸类

　　合同类

　　收文类

　　发文类

　　业主档案类

　　③　公共事务部 员工档案类

　　维修类

　　投诉类

　　回访类

　　有偿服务与多种经营类

　　计划总结类

　　……

　　3、立卷与编制目录

　　(1)立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷：

　　①根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标准贴纸；

　　②在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：

　　--物业行政部、人事部收文：※※※-*·Z-收文；

　　--物业财务部报表：※※※-C·W-报表；

　　--物业部服务处业主档案：

　　※※※-※※※-F·W-业主档案。

　　③将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中；

　　④将需归档的

资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹内）。

　　(2)编制目录：

　　①档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；

　　②每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。

　　4、档案的保管期限

　　(1)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

　　(2)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注。

　　5、档案的保管

　　(1)档案保管的工作任务是：

　　①便于查阅；

　　②保证档案的安全；

　　③防止档案的损坏；

　　④采取修复技术，延长档案寿命。

　　(2)档案保管的责任部门：

　　①财务部保管财务档案；

　　②行政部、人事部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料；

　　③品质部保管ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案；

　　④经营部保管分供方评审、物业租凭和多种经营资料；

　　⑤物业部服务处保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及物业部各职能部门需要保管的其他档案；

　　⑥各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。

　　(3)档案的保管程序：

　　①各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员；

　　②档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号；

　　③档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询；

　　④档案原则上保管原则件。

　　6、档案的密级

　　(1)档案的密级分为三级：绝密、机密、普通；

　　①绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案；

　　②机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、公司收发文（通知、通告除外）、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案；

　　③普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

　　7、档案的查阅权限

　　(1)总经理可查阅公司所有档案。

　　(2)副总经理（总经理助理）可查阅分管工作的档案。

　　(3)部门负责人可查阅该部门所有档案。

　　(4)其他人员根据审批查阅有关档案。

　　8、档案的查阅/借阅/复制

　　(1)查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

　　(2)档案管理员审核其查（借）阅资格：

　　①权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；

　　②权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：

　　③属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属管理处的档案，由管理处经理审批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理审批。

　　9、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

　　10、须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由人事部负责人审批；普通档案由部门负责人审批。

　　11、档案的销毁

　　(1)超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限（详见各部门标准作业规程）每年编制销毁计划及清单位，报行政部、人事部经理审核。

　　(2)行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。

　　(3)总经理审批同意后由行政部、人事部经理指定3名监销人员（档案管理员、人事部文员、行政部文员）将超过保存期限的档案销毁。

　　(4)监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。

　　五、记录

　　1、《档案目录》

　　2、《档案查阅/借阅/复制审批表》

　　3、《档案查阅/借阅/复制登记表》

　　4、《档案销毁清单》

　　六、相关支持文件

　　1、《文书管理标准作业程序》

　　2、各部门有关《标准作业程序》