E物业文件控制工作程序

　　E物业文件控制程序

　　1目的

　　对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

　　2范围

　　适用于与质量管理体系有关的文件控制。

　　3职责

　　3．1总经理负责批准发布质量手册、各部门工作手册。

　　3．2管理者代表负责审核质量手册、各部门工作手册。

　　3．3各部门负责各自业务范围内文件的编制、使用和保管。

　　3．4质管部负责组织对体系文件的管理、控制。

　　3．5管理部负责对公司行政管理性文件及与质量管理体系有关的外来文件的管理、控制。

　　3．6工程部负责工程技术类文件的管理、控制。

　　3．7各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档。

　　4程序

　　4．1文件分类及保管

　　4．1．1质量手册（包含了所有服务过程控制的程序文件），由质管部备案保存。

　　4．1．2公司第二级质量管理体系文件分为两类：

　　a）部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等），工作标准（岗位责任制和任职要求等），技术标准（国家有关的法律法规、服务规范、服务提供规范、质量控制规范等），部门质量记录文件等，由各相关部门自行保存并报质管部备案存档；

　　b）其他质量文件：可以是针对特定服务、项目或合同编制的质量计划、标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。

　　4．1．3公司级管理性文件，如各种行政管理制度，物业、业主和住户档案，部分外来文件，包括政府主管部门发出的文件等，由管理部保存。

　　4．2文件的编号

　　4．2．1质量管理体系文件的编号

　　a）质量手册：公司名称代号-ZS-版次，手册中各章以章节号区分；

　　例如：××-ZS-01，表示公司质量手册第1版；

　　b）质量记录：主管部门代号-质量手册中的文件章节号-记录编号，例如：ZG-5．4-01，表示质管部在质量手册中第5．4章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件；

　　c）各部门其他质量文件：部门代号-文件顺序号-年号，例如：GL-05-2000，表示管理部于2000年发放的第5号文件。

　　4．2．2各部门代号规定如下：

　　管理部：GL，质管部：ZG，工程部：GC，财务部：CW，保安部：BA，绿化部：LH，清洁部：QJ。

　　4．3文件的编写、审核、批准、发放

　　文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。

　　a）质量手册由质管部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由质管部负责登记、发放；

　　b）各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，质管部负责登记、发放；

　　c）各部门业务范围内的文件由相关人员编写，部门经理审批，由部门资料员登记、发放；

　　d）应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。

　　4．4文件的受控状况

　　文件分为："受控"和"非受控"两大类，凡与质量管理体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。

　　4．5文件的更改

　　a）质量手册由质管部组织更改，填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由质管部发放。质管部应保留文件更改内容的记录；

　　b）其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；

　　c）所有被更改的原文件必须由其主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。

　　4．6文件的领用

　　a）文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用；

　　b）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；丢失补发的文件，应给予新的分发号，

并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门作好相应发放签收记录。

　　4．7文件的保存、作废与销毁

　　4．7．1文件的保存

　　a）与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；

　　b）各部门文件由本部门资料员保管。质管部每季度对各部门文件保管情况进行检查；

　　c）对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每3个月应将清单副本报质管部备案，如内容没有变化，应通知质管部；

　　d）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

　　4．7．2文件的作废与销毁

　　a）所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖"作废"印章，确保防止作废文件的非预期使用；

　　b）为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；

　　c）对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由质管部授权相关部门销毁。

　　4．7．3文件的借阅、复制

　　借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。

　　4．8外来文件的控制

　　4．8．1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。

　　4．8．2质管部负责收集相关国家、行业法规或标准的最新版本，统一编号、加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。

　　4．8．3各部门要把上述文件及其他与质量管理体系有关的外来文件填入《部门受控文件清单》，并报质管部备案。

　　4．9根据必要性，质管部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4．5条款规定。

　　4．10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

　　4．11作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。

　　4．12档案资料管理

　　a）档案资料管理包括物业资料和业主、住户资料两大项内容；

　　b）档案资料管理由管理部文件管理员负责，编制《档案资料管理规定》报管理部经理批准执行。

　　5相关文件

　　5．1《质量记录控制程序》。

　　5．2《档案资料管理规定》。

　　6质量记录

　　6．1《文件发放、回收记录》。

　　6．2《文件借阅、复制记录》。

　　6．3《部门受控文件清单》。

　　6．4《文件更改申请》。

　　6．5《文件销毁申请》。

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篇2：物业质量管理体系文件控制工作程序

　　物业质量管理体系文件控制程序

　　1 目的

　　对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

　　2 范围

　　适用于与质量管理体系有关的文件控制。

　　3 职责

　　3.1总经理负责批准发布质量手册和程序文件。

　　3.2副总经理负责综合部质量手册和程序文件的贯彻落实。

　　3.3管理者代表负责审核质量手册和程序文件。

　　3.4物业部是文件的主责部门并负责组织对现有体系文件的定期评审及修改和资源提供。

　　3.5各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

　　3.6各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。

　　4 程序

　　4.1 文件分类及保管

　　4.1.1 质量手册和程序文件由综合部备案保存。

　　4.1.2 第三级文件可分为两类：

　　a）部门岗位职责，由各相关部门自行保存并报综合部备案存档；

　　b）其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。

　　4.1.3 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等及管理标准（部门管理制度等）部门质量记录文件等，由综合部保存。

　　4.1.4 技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等），由工程科保存。

　　4.2 文件的编号

　　4.2.1 质量管理体系文件的编号

　　a）质量手册：

　　质量手册缩写代号：ZLSC一版次，手册中各章以章节号区分。

　　例如：ZLSC一20**A，表示公司质量手册20**年第A版。

　　b）程序文件缩写代号: C*一版次，程序中各章以章节号区分。

　　例如：C*41一20**A，表示公司第四章第一个程序文件20**年第A版。

　　c）质量记录：主要使用部门代码一质量手册中的文件章节号一记录编号

　　例如：BG一5.6一01，表示物业部在程序文件中第5.6章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件。

　　c）各部门其他质量文件：部门代码－文件顺序号－年号

　　例如：GC－05－20**，表示工程科于20**年发放的第5号文件。

　　4.2.2 各部门代号规定如下：

　　物业部：BG；工程科：GC；服务中心：FW。

　　4.3 文件的编写、审核、批准、发放

　　文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的和充分的：

　　质量手册由物业部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由综合部负责登记、发放；

　　程序文件由各部门负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由综合部负责登记、发放；

　　各部门岗位质量职责由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，综合部负责登记、发放；

　　应确保文件使用的各场所都得到相应文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。

　　4.4文件的受控状况

　　文件分为'受控"和"非受拄"两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控文件，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。

　　4.5文件的更改

　　a）质量手册由物业部组织更改，填写《文件更改申请》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由综合部发放。物业部应保留文件更改内容的记录；

　　b）其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；

　　c）所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。

　　d）应能识别所有文件的修订状态，如采用控制清单、修订一览表及标识的方式等。

　　4.6文件的领用

　　a）文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用。

　　b）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。

　　4.7文件的保存、作废与销毁

　　4.7.1 文件的保存

　　a）与质量管理体系相关的文件都必须易于识别、清晰可辩、分类存放在干燥通风，安全的地方；

　　b）各部门文件由本部门资料员保管。综合部每季度对各部门文件保管情况进行检查。

　　c）对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每三个月应将清单副本报综合部备案，如内容没有变化，应通知物业部；

　　d）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

　　4.7.2文件的作废与销毁

　　a）所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，并标注"作废"字样，确保防止作废文件的非预期使用；

　　b）为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；

　　c）对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由物业部授权相关部门销毁。

　　4.7.3文件的复制

　　复制与质量管理体系有关的文件，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。

　　4.8 外来文件的控制

　　4.8.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。

　　4.8.2 工程科负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受空印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。

　　4.8.3 各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入"部门受控文件清单"，并报物业部备案。

　　4.9 每年半年由物业部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。

　　4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

　　4.11 作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。

　　5 相关文件

　　5.1《质量记录控制程序》。

　　6 质量记录

　　6.1《文件发放、回收记录》。

　　6.2《部门受控文件清单》。

　　6.3《文件更改申请》。

　　6.4《文件销毁申请》。

篇3：物业公司质量管理体系文件控制工作程序

　　物业公司质量管理体系文件控制程序

　　1.目的

　　对质量管理体系的文件进行统一的管理与有效的控制,以确保使用质量管理体系文件的部门均能得到相应文件的有效版本。

　　2.范围

　　本程序适用于对公司质量管理体系文件的控制。

　　3.职责

　　3.1质量手册、程序文件由总经理批准。

　　3.2管理者代表批准其他文件。

　　3.3全面质量管理办公室组织人员进行质量管理体系文件的编写。

　　3.4全面质量管理办公室负责质量管理体系文件的归口管理。

　　4.工作内容

　　4.1编写与审批

　　4.1.1质量手册,全面质量管理办公室负责组织相关人员编写,管理者代表负责质量手册的审核,总经理负责质量手册的批准。

　　4.1.2程序文件，管理者代表负责程序文件的审核,总经理负责程序文件的批准。

　　4.1.3服务工作规范，各部门负责审核,由管理者代表批准。

　　4.2文件的标识

　　4.2.1编号

　　4.2.1.1记录表格除注明名称外,在右上方注明标准要素号加"j"及序号,如《收发文登记表》4.2.3-j-01；

　　4.2.1.2程序文件和工作规范的编号直接写上要素号；

　　4.2.1.3如某要素有多个文件时,在后面加注序号，如《装修监管工作规范》7.5.1-04。

　　4.2.2封面标识

　　4.2.2.1版本使用英文字母:A版表示第一版;B版表示第二版,以下类推；

　　4.2.2.2分发号,分发文件时注明分发号码。

　　4.2.3页眉和页脚

　　右边:文件版本号+修改次数,如:A/0、A/1、B/0、B/1；左边：

　　文件类型,如:质量手册、程序文件、服务工作规范；页面底端

　　居中：页码，如：1。

　　4.3文件受控

　　4.3.1受控文件,发给本组织成员的体系文件均为受控文件,在封面上盖"受控文件"印章；

　　4.3.2非受控文件,发给本组织外的质量手册为非受控文件,不收回,不负责修改。

　　4.4文件发放与回收

　　4.4.1文件的发放、回收都需要填写《收发文件登记表》。

　　4.4.2如文件分为两层发放,每一层都需要填写《收发文件登记表》。

　　4.5文件保管与复印

　　4.5.1受控文件不得借用、外传，更不能丢失损坏，如丢失损坏须向文件管理部门申请补发。

　　4.5.2使用人一旦离开公司，应将其文件交回公司。

　　4.5.3分发给各部门的体系文件,各部门负责人为保管第一责任人,应按规定做好部门内部文件发放范围的控制,须复印文件时,必须经部门负责人同意后才可复印,并将分发号填写在《收发文件登记表》中。

　　4.6文件评审与修改

　　4.6.1文件每年在管理评审会上进行评审,必要时做出修改决定。

　　4.6.2文件需要更改时,应由部门负责人书面向全面质量管理办公室反映。

　　4.6.3全面质量管理办公室根据评审会决议及部门负责人的反映情况,组织人员对文件进行修改,修改内容由管理者代表批准。

　　4.6.4修改方式

　　4.6.4.1大改,即绝大部分内容需要修改时,由全面质量管理办公室组织相关人员进行换版修改；

　　4.6.4.2中改,即某一文件局部需要修改时,由全面质量管理办公室组织人员进行修改,并将修改的某一页印成新的文件页,页眉左上方注明修改次数；

　　4.6.4.3小改,即原文件个别内容需要修改时,由文件使用人按《文件更改通知单》要求,直接在原文上改。

　　4.6.5小改与中改在文件发放时,需填写《文件更改通知单》。

　　4.7文件作废

　　4.7.1凡经修改后无效的文件一律作废,由部门进行作废处理。

　　4.7.2如作废文件须留做参考,一定要在该文件封面上盖上"作废留用"章。

　　4.8外来文件

　　4.8.1全面质量管理办公室负责收集物业管理的有关法律法规，进行集中保管,并在文件上加盖公章,供公司员工借阅。

　　4.8.2全面质量管理办公室每年将收集的适用的法律法规文件编成《外来文件清单》，以提供员工借阅时的检索，并以此作为有效版本的控制手段。

　　5.相关文件

　　无

　　6.记录表格

　　6.1《收发文件登记表》(4.2.3-j-01)

　　6.2《文件更改通知单》(4.2.3-j-02)

　　6.3《外来文件清单》(4.2.3-j-03)

篇4：物业公司质量体系运作程序文件控制工作程序

　　物业公司质量体系运作程序文件的控制程序

　　1目的

　　对运作程序文件的制定、审批、发放及修改进行控制。

　　2适用范围

　　本程序适用于公司质量体系运作程序文件的控制。

　　3相关标准要素

　　GB/T19002-ISO90024.5

　　4相关文件

　　质量手册4.5

　　5责任

　　5.1程序文件由ISO9000工作组指定专人制定。

　　5.2管理者代表负责审核程序文件。

　　5.3总经理负责批准程序文件。

　　5.4经理部负责程序文件的控制。

　　6程序

　　6.1文件的格式。

　　6.1.1文件的封面应包含下述内容：（见附录1）

　　a.公司名称；

　　b.文件名称；

　　c.文件编号、版号、生效日期；

　　d.文件各页的修改状态；

　　e.拟制人、审核人、批准人签名；

　　f.受控章及发放编号。

　　6.1.2文件的内容页见附录2

　　6.1.3文件编号规定如下：

　　CPMOP×××

　　文件顺序号（用阿拉伯数字表示）

　　程序文件代码

　　公司名称代码

　　6.2文件的编制、审核和批准。

　　6.2.1在编写时，编写人员应主动和其它有关部门协调，征求各部门意见，如果意见无法统一，则提交总经理办公会，直至总经理裁决。最后定稿的文件由管理者代表审核，总经理批准。

　　6.3文件的发放。

　　6.3.1批准后的文件正式下达执行时，经理部将批准的文件登记在《运作程序文件目录表》中，并填写《受控文件发放记录》，文件持有人应在《受控文件发放记录》中签名并注明日期，所有文件原稿不得有"受控"印章标记，原稿由经理部保存。

　　6.3.2所有发放的运作程序文件均为"受控"文件， 受控文件的每一页都盖有红色"受控"印。

　　6.4文件的修改

　　6.4.1公司任何员工均可以对文件提出修改建议，由提出人填写《文件修改申请单》说明修改条款，经所在部门经理签名后交管理者代表审核，总经理批准，经理部负责将批准的内容打印到文件中并发放。

　　6.4.2文件修改时，被修改页的修改状态改变。修改状态用大写英文字母依次排序。同时在程序文件的封面，注明修改状态和简要的修改内容。

　　6.4.3当文件更改超过5次或更改内容条款较多时，应换版发行并修改版号，版号用二位阿拉伯数字依次排序。

　　6.4.4文件更改页和文件换版的发放按6.3执行，经理部发放新文件时，负责将旧版文件收回并销毁。

　　6.4.5为保持文件的可追朔性，经理部应保留一份加盖"作废"章的作废文件原件。

　　7记录

　　7.1《运作程序文件目录表》。

　　7.2《受控文件发放记录》随文件保存。

　　附录1

　　[文件名]

　　受控章：

　　发放编号：

　　修改状态

　　修改状态修改记录审核批准日期

　　批准：日期：

　　审核：日期：

　　拟制：日期：

　　附录2

　　运作程序文件

　　文件名

　　CPM-OP-×××

　　文件内容

篇5：物业程序文件:文件控制工作程序

　　物业程序文件：文件控制程序

　　1.0目的

　　通过对质量体系文件和资料的控制管理，确保其有严格的分类、编号、审核、批准、

　　发放、管理和更改的规定。

　　2.0范围

　　适用于所有质量体系文件、资料的管理和控制。各单位是指各部门和各管理处的统称。

　　3.0职责

　　3.1质管部对各单位质量体系文件的控制进行指导和监控。

　　3.2各单位文件管理员负责质量体系文件和资料的接收、分类、编号、整理、存档、更改及发放等工作。

　　4.0程序

　　4.1质量体系文件和资料的制定、审核、批准

　　4.1.1 公司所有质量体系文件和资料的制定、审核、批准按下列规定执行。

　　序号文件名称文件级别制定及修改审核批准

　　1质量手册一级质管部管理者代表总经理

　　2程序文件二级质管部质管部主管管理者代表

　　3作业指导书三级各部门部门主管主管领导

　　部门管理手册三级各部门部门主管主管领导

　　管理处工作手册三级各管理处管理处经理管理者代表

　　4质量记录表格四级相关单位单位主管单位主管

　　5法规标准等外来文件 五级外部机构单位主管单位主管

　　4.2质量体系文件和资料的发放

　　4.2.1 质量手册的《文件发放名单》由总经理审批，由质管部建立发放记录。

　　4.2.2 程序文件的发放名单由质管部确定，并建立发放记录。

　　4.2.3 作业指导书由相关制定单位确定发放名单，并建立发放记录。

　　4.2.4 工程类标准、技术图样等由工程部建档、编号，设备标准、图纸等由工程部负责管理。法规和条例由质管部控制，盖受控章发放，文件管理人员建立文件发放的记录。

　　4.2.5 法律法规类文件由质管部负责收集，对收集到的文件组织相关人员进行识别，确定其时效性和发放范围等。

　　4.2.6 以上文件的发放情况应由相关单位人员填写《发放记录》，各部门只需在《发放记录》上签字即可，管理处应在收文后2日内填写《收文记录》。

　　4.2.7 文件使用人员必须使用封面加盖红色受控章的受控文件。

　　4.3质量体系文件和资料的保管。

　　4.3.1 质量手册、程序文件、部门的工作手册、项目管理方案、质量记录表格及法规、国家及行业标准类（工程、设备标准类文件除外）文件的原件，由发出部门专人保存，并在质管部备案一份复印件。文件保管人与持有人应妥善保管文件，不得随意损坏、复印、拷盘及丢失。

　　4.3.2 对各级文件的管理，各单位均应建立相应的《文件清单》，其内容应及时更新。

　　4.3.3 存档作废文件在封面加盖"作废章"。

　　4.4质量体系文件和资料的有效性控制

　　4.4.1 为确保公司质量体系文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态

　　号控制最新版本。版本号用A、B、C……表示第一、第二、第三版……；用0、1、2……

　　表示未经修改、第一、第二次修改……。当本册内容有三分之二以上的章节发生修改

　　或运行三年后，在本册文件需更改的即由A版升B版、B版升C版等依次执行。

　　4.4.2 相关部门在文件更改后，将最新更改页及修改记录发放至受控文件部门，并将原页盖作废章收回，保留一份存档，其余销毁。

　　4.5质量体系文件和资料的更改

　　4.5.1文件的更改可由公司各级人员根据文件实施情况向有关部门提出更改意见，责任部门主管确定更改意见并执行，填写《文件修改记录》报主管领导审批。

　　4.5.2质量体系文件和资料的更改一般由原审批人批准， 如因特殊情况必须获得审批的需供依据的背景资料，以保证更改的适宜性。

　　4.6 质量体系文件和资料的分类和编号

　　4.6.1质量手册：STJT─WY/A─AQ

　　4.6.2程序文件：STJT─WY/B─COP

　　4.6.3作业指导书：STJ

T─WY/C-WI

　　《人事工作管理手册》中STJT-WY/R-001 "人力资源部职责"。

　　部门单项工作手册：STJT-WI/

　　工程部的《建筑、装饰管理手册》为WI/Z*。

　　4.6.4标书：STJI─WY─BS/

　　4.6.5管理方案：STJT─GL─FA/

　　4.6.6技术图样STJT─WY─JT/

　　4.6.7图纸：STJT─WY─TZ/

　　4.6.8标准：STJT─WY─BZ/

　　4.6.9法规：STJT-WY-FG/

　　4.6.10 程序文件记录表格：WY/C/B── QR-01A

　　4.6.11各单位记录表格：001--QR-STJT/WY

　　4.7文件借阅

　　4.7.1 根据工作需要，经单位主管批准后本公司人员可以借阅有关文件，借阅人应在借出方的《借阅记录》上签字，并注明借阅期限，一般文件借阅期为一周。

　　4.7.2 文件管理人员和借阅人有责任在双方协议期内沟通，并办理相关归还手续。

　　4.7.3 对借阅文件应妥善保管，不得损坏或私自复印。

　　4.8公开文件的控制

　　4.8.1 公开文件是指公司面向顾客公布或发放的各类文件，如业主公约、住户手册、住户须知、收费标准、通知、公开信等。

　　4.8.2 公开文件的内容和标识的控制由负责编制或收集的单位负责。

　　4.8.3 公开文件的标识应结合实际给予管理，如业主公约、住户手册等印刷品不必有状态标识，但在文件清单中应有明确编号和状态号；通知则应按公司统一格式和要求进行标识。

　　4.8.4 各类公开文件在得到相应权限的批准后方可发放给顾客，审批记录应留用备查。

　　5.0相关文件与记录

　　5.1 《文件发放名单》

　　5.2 《文件清单》

　　5.3 《文件修改记录》

　　5.4 《发放记录》

　　5.5 《收文记录》

　　5.6 《借阅记录》

　　5.7 《五类文件清单》