物业公司采购管理程序
物业公司采购管理程序
1. 目的
有效控制物资/服务采购过程，确保所购物资/服务质量、采购价格、采购行为符合公司要求。
2. 适用范围
适用于公司各部门、管理处采购过程的管理
3. 定义
A类：对服务质量影响较大、技术性能高和价值高的物资及设备等。
B类：指各管理处/部门备用物品计划中的经常性消耗品及管理处/部门自行控制的采购物资。
服务项目外包类：各管理处/部门将有关设备设施新(改)建工程、维修养护、清洁绿化等服务项目委托专业机构提供服务的行为。
4、职责
4.1工作职责
责任部门/岗位工作职责频次/数量
品质管理部负责服务供方的选择评估与管理;A类物资中物业管理专业设备物资
按权限审核各管理处/部门报批的物资/服务采购申请
选择评估CI产品合格供方每年集中评估一次
及时办公室负责对A、B类物资供方的选择评估与管理
审核《备用物品计划表》
监督管理处/部门对B类物资采购
按权限审核报批的物资采购申请及时
管理处上报后2天内
及时财务管理部按权限审核物资/服务采购价格，必要时须审算
审核《经营资金月度计划申报表》
采购行为、价格的抽查、监控及时
管理处上报后2天内
每季度管理处负责管理范围内B类物资/服务供方的选择评估与管理
按权限审核/审批报批的物资/服务采购申请
物资采购行为、价格的抽查回访
负责所有采购物资/服务的检查验收和使用过程的跟踪。
清洁、绿化、设备设施供方的考核评估。每年集中评估一次
及时每月及时每月
4.2采购审批权限
权限
单宗采购额
经理职能部门分管负责人财务负责人总经理
2000元以下
审批////
2000-10000元审核审核审核审核/
10000元以上及所有固定资产采购审核审核审核审核审批
20000元(含20000元)以上
由公司品质管理部统一组织招投标,按《招投标管理办法》执行。
5. 方法及过程控制
5.1供方的选择评估与管理
5.1.1 评估时须具备的资料(包括但不限于以下内容)
5.1.1.1供方的营业执照复印件(本年度已年审)、税务登记证明
5.1.1.2特种产品/服务的生产/经营许可证(如：安防器材)和特种产品的检验报告
5.1.1.3代理商代理授权证书，代理产品合格证书，必要时应有工程安装资质证书或维修资质证书
5.1.1.4采购物资/服务的报价单
5.1.1.5合同样本
5.1.1.6证明供方品质保障能力的其它相关文件
5.1.2评估方法
5.1.2.1可通过电话咨询被评估供方的现有客户、到其现有客户的生产/服务现场或到被评估供方的经营现场进行考察、查询了解其它供方同种物资/服务价格等，了解供方的资信、物资/服务质量、价格、服务的及时性、品质保障能力等。
5.1.2.2评价供方提供的合同条款的合理性，必要时提出修改意见并与供方沟通，直至双方达成一致。
5.1.2.3每年对A类、B类物资供方及合格服务供方进行年度评估时，须检查5.1.1所列资料的有效性和完整性，对已失效、未年审或有变更的资料须更改完善。
5.1.2.4年采购额累计达10万以上的A类物资，须与供方签订采购框架协议。
5.1.2.5外包项目须制订报价清单和检查/工艺流程标准，按《物业管理业务外包管理办法》评估。
5.1.3 合格供方一览表的编制
5.1.3.1 A类物资、合格服务供方由品质管理部组织相关部门分别编制《合格物资供方一览表》(A类)和《合格服务供方一览表》，下达通知至公司全体。
5.1.3.2 B类物资由各管理处/部门负责编制《合格物资供方一览表》(B类)，并报办公室、品质管理部备案，由办公室下达通知公司全体。
5.1.4 对物资/服务供方的定期评估
5.1.4.1财务管理部每半年对物资采购回访中的问题进行总结，提交分析报告。
5.1.4.2 每年5月，各管理处须对上年5月至本年4月的B类物资采购情况进行全面评估，并编写《工作评估报告》，报办公室、财务管理部、品质管理部备案。
5.1.4.3每年末公司应组织对A类物资供方和服务供方的年度评审，品质管理部负责组织对服务供方的年度评估，办公室负责组织对A类物资供方的年度评估，填写《供方年终评估表》并编写评估报告，由品质管理部统一汇总。
5.1.4.4 管理处对服务供方的定期评估按《服务项目外包监控办法》进行。
5.1.5清洁类服务供方的选择过程
5.1.5.1 非招投标形式选择服务供方
5.1.5.1.1由管理处负责人组织相关人员优选三家以上专业机构参与报价并进行调查，对公司已评估合格的服务供方资料可直接引用。
5.1.5.1.2 管理处负责人负责准备以下资料：
序号资料内容责任部门协助部门协助部门责任
1日常服务成本数据统计(含人员配置、日常服务用品、工具费用等)本管理处财务管理部
办公室
品质管理部
2外包后的成本预算本管理处财务管理部
品质管理部负责相关财务统计数据、合同报价等签署意见。
3服务供方资信、技术能力证明以及品质保证能力本管理处品质管理部
办公室审核服务供方资信、品质保证能力、相关合同内容、控制程序并签署意见。
4合同草案包括：双方的责权、合同金额、付款方式、违约责任及服务范围、人员配置、材料、用具配置，每月耗材计划、作业计划，对服务供方的检查标准、办法等内容。本管理处办公室负责合同样本的审核，及签订前合同内容的确认。
5外包后保留的人员配置及原有人员分流计划本管理处办公室负责审核人员安排、配置及相关计划，并签署意见。
5.1.5.1.3管理处负责提供上述资料，填写《物资/服务项目申请报告》(附合同草案)按程序报批。
5.1.5.2采用招投标方式选择服务供方时，同样需准备上述资料，按《招投标管理办法》执行。
5.1.5.3绿化、消杀、家政服务、工程外包参照以上程序进行。
5.1.5.4对尚未成立管理处的新接物业的服务项目外包，由品质管理部、筹备组负责组织评估、选择服务供方。
5.1.6物资/服务供方的增加及变更
5.1.6.1因服务需要或供方无法满足公司服务质量要求、破产倒闭或发生搬迁、更名，需增加或变更A类、B类物资合格供方或服务合格供方时，应根据该项物资/服务对服务质量的影响程度进行评价，填写《物资/服务供方申请表》，A类物资经办公室主任审批后，A类物资中物业管理专业设备物资经品质管理部经理审批后，服务供方经品质管理部经理审批后，加入《合格物资供方一览表》(A类)，B类物资经本管理处经理审批后，加入《合格物资供方一览表》(B类)中。
5.1.6.2采购过程中,发现伪劣商品或价格异常，验收人员须在三个工作日内上报办公室(A类)或管理处经理(B类)。发现同一供方一个月内有两次以上或半年内有四次以上伪劣商品时，应取消其合格供方资格。
5.1.6.3 品质管理部及各采购部门在年度评估时，如发现某指定供方超过一年时间公司各管理处/部门均未向其采购，经办公室主任(A类物资)或品质管理部经理(A类物资中物业管理专业设备物资及外包服务)或管理处经理(B类物资)批准后可取消其合格供方资格。
5.1.6.5取消A类物资/合格服务供方资格后，品质管理部应在一个工作日内通知到公司全体，并适时选择新的合格供方。
5.1.6.6各管理处/部门以定期结算方式采购的B类物资，须与供方签订物资采购协议，明确质量保证条款及付款方式等。合同期满前需重新评估。
5.2采购过程
5.2.1资产管理员每月进行盘点，作出下月补充物资采购计划，填入《备用物品计划表》中，各管理处/部门负责人审核后于当月25日前将下月计划发送办公室、财务管理部审核备案 。
5.2.2如价值在贰千元以上的物品或设备，除填写《备用物品计划表》外还需要填写《固定资产购置申请表》，并根据集团相关制度执行《公司资产购置、领用登记卡》、《资产转交审批明细表》、《公司资产报损、报废申请表》，并由办公室归口管理。
5.2.3采购手续的办理
5.2.3.1所有物资/服务采购均须事先做好采购前的准备工作，办理相应审批手续，待手续完善后方可采购。
5.2.3.2 非招投标的采购
5.2.3.2.1A类、B类物资及服务必须在指定的合格供方中采购，特殊情况无法在合格供方中采购时，须经办公室主任(A类物资)或品质管理部经理(A类物资中物业管理专业设备物资及服务)或本管理处经理(B类物资)书面同意后方可采购，保存审批记录。
5.2.3.2.2在指定的合格供方中采购物资及服务时不需评估，但须取得至少两家以上报价，某些特殊物资不能取得两家以上报价时，须在评估记录中说明。采购完成后按财务制度报销。
5.2.3.2.3管理处/部门负责人审批权限内的物资采购：各管理处/部门根据月工作计划，结合仓库库存情况或服务需要，填写《月度备用物品计划表》，经管理处/部门负责人批准后在指定供方中采购。
5.2.3.2.4超过管理处/部门负责人审批权限的物资/服务采购：采购部门填写《物资/服务项目申请报告》(须签订合同时附合同草案)，按权限报批。
5.2.3.2.5各管理处/部门已评估合格的B类物资供方，其他管理处/部门如需向其采购，无须评估，只须取得两家以上报价，按权限报批后即可采购。
5.2.3.3采用招投标形式采购时，按《招投标管理办法》执行。
5.2.4采购合同的签订
5.2.4.1签订所有物资/服务采购合同均须按《合同(协议)管理程序》执行。
5.2.4.2以下几种情况的物资/服务采购必须签订合同：
5.2.4.2.1采购的物资对服务质量影响较大，但没有独立的保修单(卡)，必须以合同形式约定保修或质量保证条款。
5.2.4.2.2采购金额在2千元以上的物资，必须以合同约定付款方式。
5.2.4.2.3所有服务项目均须签订合同。
5.2.4.3公司有合同范本的均须采用公司合同范本。
5.2.5物资的验收
5.2.5.1物资采购完成后，由专项检验人员验收入库，填写《入库单》，并注明对应的供应商名称。
5.2.5.2对于电脑和打印机零配件、办公用品等直接使用的物品，可不填《入库单》，未使用的须填写《入库单》。
5.2.5.3专项检验人员验收时须检查物资质量、数量及是否在指定供方中采购，发现未在指定供方中采购，应及时报管理处经理处理。
5.2.5.4验收时须检查物资有无破损、受潮、水迹、油污等异样，备品配件、说明书、合格证、保修卡等是否齐全;对设备、仪器仪表的验收须进行试验;安防工程器材试验可在工程竣工验收时进行。
5.2.5.5检验出现不合格物资时作退货处理，由仓库管理员填写《不合格物资处理单》跟踪处理，《不合格物资处理单》上每种物资必须注明供应商名称，并在季度评估报告中体现。
5.2.5.6采购完成后，有关产品说明书、合格证、保修卡等由资料管理员收集、保管。
5.2.5.7对服务质量的检查验收按《服务项目外包监控办法》进行。
5.2.5.8在指定供方处采购的物资/服务如发现批量/严重的质量问题，A类物资由办公室主任牵头、服务由品质管理部牵头、B类物资由管理处牵头联系供方处理。
5.2.6CI产品及宣传品的采购
5.2.6.1 CI产品的采购参见《标识管理程序》执行。
5.2.6.2各管理处、部门宣传品如需委托外界设计、制作，必须由办公室统一安排制作。
5.3采购行为及采购价格监督
5.3.1各管理处须指定专人每月对本管理处各类物资采购进行抽查回访，了解采购人员的职务行为及各类物资价格的变动情况，发现异常及时上报本管理处负责人及公司相关职能部门。
5.3.2财务管理部每季度对各管理处/部门物资采购进行抽查回访，每半年对回访的情况进行总结分析。
5.3.3采购回访样本的选取
5.3.3.1 对采购单价超过2000元的资产须全部进行回访。
5.3.3.2 对其他采购的物资，根据其成本控制重要性确定选取种类的数量。保证每次回访涵盖当月所有采购的种类，一年内的回访须履盖所有发生采购的供应商。
5.3.3.3办公室根据财务管理部回访结果，应每季度公布一次常用物资参考价格。各管理处/部门应参考办公室公布的常用物资参考价格，对物资进行采购。
5.3.4回访方法
5.3.4.1回访前了解待回访商品的品牌、规格、质量、价格等市场行情。
5.3.4.2回访人以顾客身份通过电话、现场、索取报价单或函证等方式询价、还价。
5.3.5回访结果的处理
5.3.5.1回访后应及时填写《物资供方回访表》，发现疑问时与采购人员沟通，要求其做出解释，签署回访结论。
5.3.5.2如采购人员不能做出合理解释，将回访结果提交管理处/部门经理处理，情况严重时及时上报公司。
6.支持性文件
TJVKWY7.4-Z01-01《物业管理业务外包管理办法》
TJVKWY7.4-Z01-02《招投标管理办法》
TJVKWY7.4-Z01-03《服务项目外包监控办法》
TJVKWY7.2.2-Z01《合同(协议)管理程序》
TJVKWY7.5.3-Z01《标识管理程序》
7.质量记录表格
篇2：物业公司物资采购管理程序
物业公司物资采购管理程序
1.0目的
对物资采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求，价格达到成本控制的目的。
2.0适用范围
适用于丽江花园物业管理公司对服务所需的原材料采购的控制，对供方进行选择、评价和控制。
3.0职责
3.1行政部负责物资采购（各相关部门协助），负责按要求组织对供应采购物资及承包合同的供方进行评价，编制合格供方名录，对供方的供货、服务业绩定期进行评价，建立供方档案，执行采购作业。
3.2各部门或机构负责提供国家标准和行业标准、采购物品验收依据、准则或标准。技术部或使用部门、机构负责采购物品的检验或验证，协助核定分类物品及有关费用支出的价格。行政组织各使用部门的质量信息反馈，对分类物品供应的评价。
3.3财务部负责从资金上保证审批后项目的实施。
3.4管理者代表负责审核合格供方名录，并上报总经理批准。
3.5使用物品的相关部门人员负责对采购物资的质量进行检测。
4.0定义
4.1采购物资分类，根据对服务质量影响程度分为：
4.1.1A类：次采购金额在5万元（含5万元）以上的零星采购。
4.1.2B类：次采购金额在1万元（含1万元）以上，5万元（不含5万元）以下的零星采购。
4.1.3C类：次采购金额在1万元以下的零星采购。
4.1.4D类：紧急物品采购。
4.1.5E类:所有经常性采购的物品。
4.2供方：提供产品的组织或个人。
示例：制造商、批发商、产品的零售商或商贩、服务或信息的提供方。
注1：供方可以是组织内部的或外部的。
注2：在合同情况下供方有时称为“承包方”。
5.0工作程序
5.1物资采购的审批
5.1.1审批要填写《用款/采购计划》，由部门经理确认，财务总监审核后，报总经理批准。
5.1.2E类物品采购需专题报财务总监、总经理批准；D类物品由行政部组织，各相关部门协助进行招标，工作程序参照RGPM-7.2.1-B-01执行；C类物品采购由需求部门根据年度费用预算提出采购计划；B类物品采购需专题报告交财务总监、总经理批准，批准后由行政部组织货比三家，必要时签订合同，结果报财务总监、董事长批准；A类物品采购参照B类程序进行公开招标，并签订合同。
5.1.3《用款/采购计划》应清楚写明物资名称、规格、数量、价格、申请购买时间、用途、质量要求等。
5.2采购实施
5.2.1行政部负责实施采购，各相关部门协助。对于重要物资，必须在《合格物资供方名录》中选择供方。
5.2.2采购前采购员必须对《用款/采购计划》核实，在与供方沟通前，应确保规定的采购要求是充分的。
5.3采购物资的验证方式
5.3.1对采购的物资可以有如下几种验证方式：
a)由行政部组织相关部门进行进货验证；
b)由本公司在供方现场实施验证；
5.3.2行政部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。
5.3.3验证活动可包括：检验或试验、外观检查、试用、提供合格证明文件等方式。根据《采购物资分类明细表》，在相应的检验规程中规定不同的验证方式。
5.4采购信息
采购信息表达拟采购的产品，适当时包括：
5.4.1产品采购批准的要求。
5.4.2对产品的验收要求。
5.4.3适用的质量管理体系要求。
5.4.4其他要求，如价格、数量、交付、人员等。
5.5公司的采购文件
文件包括：《用款/采购计划》、《采购物资分类明细表》、《采购合同》及附件等，由行政部保管。在与供方沟通前，原则上，应确认采购要求是，应由相应的发放部门负责人对采购要求是否充分进行审批。
5.6对采购物资供方的评价
5.6.1合格供应商的条件
a)有营业执照和相应的经营资格，具备持续稳定的合格产品供货渠道；
b)具有良好的供应物资业绩；
c)具有质量保证能力的证明（必要时）；
d)价格合理；
e)服务良好。
5.6.2行政部根据采购物资要求，组织有关人员对物资的质量、价格、履约率等进行比较，选择合格的供方，填写《物资供方评定记录表》。对同类的供货物资，应同时选择几家合格的供方以作比较。行政部负责建立并保存合格供方的质量记录。根据供方物资的类别及其质量保证能力，明确对供方的控制方式和程度。
5.6.3对有多年业务往来的重要物资供方，应提供其质量证明文件和定期检查记录，以证实其质量保证能力，适当时包括以下内容：
a)质量管理体系认证证书；
b)本公司对供方质量管理体系进行审核的结果；
c)本公司及供方其他顾客的满意程度调查；
d)供方产品的质量、价格、交货、服务能力等的检查记录；
e)供方的财务状况及服务和支持能力等。
5.6.4对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，对物资应经样品检验及小批量试用，证明合格才能供货。具体步骤如下：
a)新供方根据提供的技术要求提供少量样品；
b)使用部门对样品进行验证，并填写《物资供方评定记录表》；
c)样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；
d)小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。
e)样品验证、小批量试用均合格的供方经行政部审核，总经理批准后，可列入《合格物资供方名录》；
5.6.5零星采购物资供方，使用部门对其进货验证记录即为对此供方的评价。
5.6.7对连续两次供应物资有严重不合格的物资供方，应取消其供方资格。
5.7对合格供方的定期复评
行政部每年对合格物资供方进行一次跟踪复评，填写《物资供方业绩评定表》，评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他（如价格、售后服务等）占20%。评定总分低于60（或质量评分低于42），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货验证，连续第二次评分仍不合格，应取消其供货资格。
6.0相关文件
6.1《土建维修材料采购标准》RGPM-7.4.1–C-01-01
7.0质量记录
7.1《用款采购计划》RGPM–7.4.1–D-01-01
7.2《合格物资供方名录》RGPM–7.4.1–D-01-02
7.3《采购合同》RGPM–7.4.1–D-01-03
7.4《采购物资分类明细表》RGPM–7.4.1–D-01-04
7.5《物资供方调查表》RGPM–7.4.1–D-01-05
7.6《物资供方评定记录表》RGPM–7.4.1–D-01-06
7.7《物资供方业绩评定表》RGPM–7.4.1–D-01-07
7.8《物资供方评价档案》RGPM–7.4.1–D-01-08
篇3：酒店各部门文件备忘录采购单传递程序
酒店各部门文件、备忘录、采购单的传递程序
现各部门为文件的传递而影响了工作，鉴于此情况，为了提高文件和单据的传递效率，特规定以下程序：
备忘录的传递：
各部门起草的备忘录需按照要求的格式和字体打印出来，并有起草备忘录的部门经理的签字，交总经办审核，如有修改，请各部门修改后再递交总经办，由总经办递交总经理批阅后，总经办负责向各部门下发、专递，如有修改，总经办应及时通知其超备忘录的部门，按照总经理的意见修改后，再次按照以上程序递交。
采购单的传递：
各部门的采购单先递交采购部库管，如没有库存，此单由采购部负责向财务部传递，财务部审批后送总经理审批，审批后的采购单由总经办负责传采购部。
文件的传递：
各部门外出开会和接到得上级或职能部门的文件，应先送交办公室，由办公室做文件处理签后交总经理批阅，办公室按照总经理批阅的内容进行落实，相关部门落实完毕后，在文件上注明完成的时间和内容交办公室，由办公室向总经理汇报并保存。
周会纪要的传递：
每周的周会纪要，由总经办整理打印后，按以下部门经理签阅后自行向下一个部门传递，不得在部门滞留，部门经理请假的可以由部门代班人员代签。传递顺序：人事部、财务部、采购部、工程部、安全部、销售部、餐饮部、客房部、康乐部、娱乐部返回总经办。
EOD检查整改：
每天的EOD检查记录，由总经办分类电话通知相关部门，各部门能够整改的，整改后电话通知总经办整改结果，总经办要认真记录部门的反馈；如果当时不能整改或需要其他部门协助的，必须书面反馈总经办，并且在第二天的早回上汇报和协调；
紧急文件和单据的传递：
当有紧急的文件、备忘录、采购单等，可以不按此程序，但必须电话通知总经理，按照总经理的意见处理。
自行传递的内容：
各部门的单据需要传递3/F总公司的和需要说明的，由各部门自行传递。
