物业管理手册：采购控制程序

　　物业管理手册：采购控制程序

　　1、目的

　　对采购过程和供方进行控制，确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。

　　2、适用范围

　　适用于对服务所需的物资采购和对供方的选择、评价和控制。

　　3、职责

　　3.1各部门负责本部门所需采购计划的编制及对供方提供的产品进行监督、反馈。

　　3.2管理部负责采购计划的审核、落实，采购物资的验证、管理及供方的评价,建立供方档案。

　　3.3工程部负责服务设施、设备采购计划的审核工作。

　　3.4总经理负责采购计划的审批工作。

　　4、程序

　　4.1评价范围

　　4.1.1对价值高、用量多、对服务质量影响大的维修配件、物资的供方需进行评价。

　　4.1.2对服务质量有较大影响的零星维修配件、物资，如：水暖管件、卫生洁具、电料等的供方需进行评价。

　　4.1.3对服务质量影响极小的零星维修配件、物资，如：扫帚、拖把等的供方可进行现场、简单的验证。

　　4.1.4对公司分包出去的绿化服务供方需进行评价。

　　4.2评价方式

　　4.2.1对产品资料的获取

　　4.2.1.1生产厂家不在本地的，由管理部采取信函的方式或到本地的批发商店、专卖店，调查物资的生产厂家、营业执照、规格型号、合格证、质量标准及认证情况等。

　　4.2.1.2生产厂家在本地的，可直接到厂家所在地收集资料，内容同上。

　　4.2.1.3对分包出去的绿化服务供方的质量按合同要求进行控制。

　　4.2.2对供方的评价方法

　　4.2.2.1对服务质量有较大影响的零星维修配件、物资，由管理部调查供方的营业执照、

　　产品认证、供货能力、产品规格型号等，对其供方进行评价，填写《供方质量、环境保证能力调查记录》。

　　4.2.2.2对分包出去的“服务产品”的供方由管理部调查其营业执照、企业简介、信誉等级及质量保证能力等进行评价。

　　4.2.3对服务质量影响极小的零星维修配件、物资，可由使用部门、采购人员在采购现场对质量、价格进行目测、比较等方法进行评价。

　　4.2.4对评价合格的产品和供方，报总经理审批同意后，可列入《采购物资一览表》、《合格供方名录》。

　　4.3对于属4.1.1、4.1.2范围，而又未列入《采购物资一览表》的维修配料、物资由管理部根据使用情况进行评审。

　　4.3.1此类物资的采购应根据实际使用量进行最小采购，发生质量问题随时退货、退款。

　　4.3.2管理部根据此类物资的使用特性确定其试用期(1-3个月)，试用期内各使用部门根据使用批次填写《物资质量使用情况反馈单》报管理部。

　　4.3.3试用期结束后，管理部依据《物资质量使用情况反馈单》，对符合使用要求的物资按4.2中的有关规定进行评审。评审合格，由总经理签署意见，列入《采购物资一览表》。

　　4.4管理部负责合格供方的业绩考核，其依据为双方的供货协议及国家有关技术标准。考核方法为：物资使用部门，对物资质量情况随时填写《物资质量使用情况反馈单》报管理部，管理部对其汇总评价。考核标准为：对同一类物资连续两次发生质量问题的，由管理部报总经理审批取消供方资格。

　　4.5采购计划的编制、审批与落实

　　4.5.1各部门于每月26日前编制下月采购计划，通过办公平台以公文形式上报给管理部。

　　4.5.2管理部依据《合格供方名录》和《采购物资一览表》及上月的《仓库盘点表》在三天内分别完成对办公用品、电料、水暖、工具及其他类的数量和价格审核，报总经理审批。

　　4.5.3审批完毕，管理部根据总经理批示，通过办公平台以公文形式发至财务部。

　　4.5.4管理部负责在每月7日之前完成对采购计划的落实工作，并通报采购情况。

　　4.6管理部应保存有关采购产品的规格、型号、等级及相应的国家标准、行业标准或企

　　业标准等资料。各部门在编制采购计划时，应列出采购产品的规格、型号、技术参数。管理部负责有关资料的收集，对采购中发生的合同，在采购结束后，由管理部统一保存。

　　4.7采购产品的验证

　　4.7.1零星维修配件的采购由采购人员按照管理部指定的品牌、厂家、型号等要求购买，在购买时目测质量情况。

　　4.7.2对需要在货源处验证的，则由采购人员在现场进行验证;如不需要，则在产品使用过程中由使用部门进行验证。

　　4.7.3分包出去的绿化、垃圾清运工作，品质部、物业服务中心按照委托合同的约定进行监督、考核。

　　5、相关文件

　　5.1《相关记录控制程序》

　　5.2《绿化服务委托合同》

　　5.3《垃圾清运服务合同》

　　6、相关记录

　　6.1《合格供方名录》JW/JL-7.4-001

　　6.2《采购物资一览表》JW/JL-7.4-002

　　6.3《采购计划》JW/JL-7.4-003

　　6.4《供方质量、环境保证能力调查记录》JW/JL-7.4-004

　　6.5《物资质量使用情况反馈单》JW/JL-7.4-005

　　6.6《仓库盘点表》JW/JL-7.4-006

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篇2：XX鞋业有限公司质量手册:采购控制程序

　　**鞋业有限公司质量手册:

　　第7.4章 采购控制程序

　　7.4采购

　　1.目的

　　对采购过程进行预防和控制，在确保采购的产品符合要求的前提下，降低采购成本。

　　2.适用范围

　　本程序适用于原材料、辅助材料、外购件、外协件和其他服务的采购。

　　3.职责

　　3.1生管课负责公司生产所需物资的采购。

　　3.2生管课负责对供方的选择与评价，确保采购物资符合要求。

　　3.3开发部负责冲刀的采购。

　　3.4供方的评定由生管课负责组织，品管部、生产部、开发部等有关部门参与。

　　3.5品管部负责采购产品和样件的确认和验证，开发部负责冲刀的验收，鞋底课负责鞋底模具的验收。

　　4.措施和方法

　　4.1采购控制原则：根据采购产品对本公司产品质量的影响程度不一，确定不同的控制程度，以确保以最经济简单的方式实现有效的控制。

　　4.2采购产品的分类：公司对采购产品实施分类控制，根据采购物资批量的大小和对产品质量影响的重要程度，分为A、B、C三类，具体见《A、B、C类物资分类表》。

　　1)A类：对产品质量影响程度大，金额大，数量多的物资。

　　2)B类：对产品质量影响程度较小，金额和数量不大的物资。

　　3)C类：一般的配色、不能固定供方的次要物资。

　　4.3供方的选择和评定

　　4.3.1选择合格供方的原则

　　4.3.1.1产品质量达到采购要求的质量。

　　4.3.1.2有足够的保证质量的生产能力，提供稳定产品的能力，以满足交货期和质量的要求。

　　4.3.1.3符合国家有关法规要求。

　　4.3.1.4价格在本公司可接受的范围内从优择廉，货比三家择优录用，从质量、价格、交货期的对比中选择优者，并给予最大配套份额。

　　4.3.2每种产品应选定两个以上的供方，以利竞争和适应市场变化要求。

　　4.3.3合格供方的评定内容

　　4.3.3.1由生管课组织评定，提供供方名单，品管部、生产部、开发部等部门参与。

　　4.3.3.2 A、B类物资供方经评定后，由总经理批准纳入合格供方名单。

　　4.3.3.3 C类物资的供方一般由采购人员根据样品或材料要求在采购前直接选定，评审过程不作记录。

　　4.3.4评定依据

　　4.3.4.1质量证据提供：按产品技术质量要求，按采购产品分类提供相应的合格证据，由品管部对样件进行认可，认可方式为：

　　A类：提供检测报告或在有条件时由本公司实施检测，必要时进行现场评定。

　　B类：提供相关产品证明，对于已长期供货业绩优良的供方，可由其提供书面报告。

　　C类：由采购人员目测其外观质量。

　　4.3.5综合评定：通过样件的认可和提供相关资料的供方，还应按4.1.3所列原则进行综合评定。

　　综合评定合格的供方，经总经理批准列入“合格供方名录”，作为采购时确定供方的依据。“合格供方名录”应发放至品管、生产、财务、仓库等有关部门。

　　4.4采购的实施

　　4.4.1采购信息

　　4.4.1.1采购文件(包括采购计划、请购单、订购单、可能的采购合同等)应包含明确的采购产品质量要求信息，如：产品的材质、品种、规格、型号、数量、生产厂家等，必要时应参考色卡、确认样、质量要求或检验标准。

　　4.4.1.2采购文件的制定：由生管课采购员按生产计划进度要求编制采购计划，填写订购单和请购单，并需与仓库核对库存量，报生管课审批。

　　4.4.1.3采购文件的批准：原辅材料的采购计划，采购合同、订购单、请购单(含补料采购)应由生管课负责人审核批准;价值较大的生产设备和检测设备、设备的配件等的申购，则需经总经理批准。

　　4.4.2采购：采购员应从“合格供方名录”选择供方签订合同或下达订单。

　　4.4.3采购监督：财务、品管、仓库对是否按“合格供方名录”采购实行监督。财务部对非“合格供方名录”的采购，应提出质疑，可拒绝报销;品管部对非“合格供方名录”的采购物资可拒绝验收;仓库对非“合格供方名录”的采购物资，可拒绝入库。

　　4.4.4补料采购

　　在大量生产中，由于单耗计算错误或操作错误需要补料时，应由责任部门主管提出补料申请，由仓库管理员确认库存量报生产部主管批准，采购员方可采购。

　　4.4.5例外采购

　　当因特殊情况造成原有“合格供方名录”内的供方不能正常供货，而生产急需时可实施例外采购，但应按以下要求严格控制：

　　4.4.5.1经总经理批准。

　　4.4.5.2通知品管部进行严格检验。

　　4.4.5.3通知生产部和仓库，对例外采购的物资应作出标识。

　　4.4.5.4只适用于限定的数量或时间内，若试用情况良好，则应按供方选择、评定的要求进行评定，符合条件者列入“合格供方名录”。

　　4.5供方的再评价：生管课应根据合格供方的供货质量确定其是否继续成为合格供方。

　　4.5.1供方业绩考核：应对每个供方进行业绩评定，主要内容为：质量、数量、交期、价格、服务态度，包括进货一次交检合格率，在加工过程和最终检验中暴露的质量问题;顾客反馈涉及到的进货质量问题;生管部应进行记录和评价。

　　4.5.2对供方控制的方式和程度

　　4.5.2.1生管部根据供方的业绩，调整控制力度，调整供货份额.绩优者增加份额，绩劣者减少份额。也可根据实际业绩进行经常性调整。

　　4.5.2.2当合格供方的供货质量出现问题时，品管部应及时通知生管课，由生管课及时通知供方改进，防止下次出现再出现不合格;

　　4.5.2.3对所供产品质量发生较大质量问题或整改不力者应由品管部发出警告并限期整改。在整改期间应暂停供货，整改后要重新评价。

　　4.5.2.3当供方连续五次出现提供不合格品、所供产品质量发生重大质量事故、限期整仍评价不合格者、由生管部提出取消其合格供方的资格，品管部审批，必要时总经理批准。

　　4.6采购产品的验证

　　0

　　4.6.1进厂的采购产品由品管部负责对其质量进行检验或验证。当生管课或顾客拟在供方的现场

　　实施验证时，生管课应在相应的采购文件中对拟验证的安排和产品放行的方法信出规定。

　　5.相关文件

　　《A、B、C类物资分类表》

　　6.质量记录 保管部门 保管时间

　　6.1订购单 生管课 1年

　　6.2请购单 生管课 1年

　　6.3合格供方名录 生管课 长期

　　6.4供方业绩评定 生管课 长期

　　6.5采购计划 生管课 1年

　　编 制 审 核 批 准

　　日 期 日 期 日 期

篇3：塑胶电子厂品质手册:采购

　　塑胶电子厂品质手册:采购

　　采购

　　1. 目的

　　保质、保量、准时采购符合客户产品品质要求的合格材料.

　　2. 范围.

　　接收物料的采购需求采购本公司所需的一切原材料、设备、模具配件、五金工件等.

　　3. 权责.

　　3.1. 物控员:提出原物料请购要求.

　　3.2. 部门主管:审核请购要求.

　　3.3. 采购人员:良好的采购作业,使采购之产品符合要求.

　　3.4. 总经理:合格供货商名录的核准.

　　4. 作业内容.

　　4.1. 采购需求.

　　4.1.1. 原物料请购需求.

　　生产产品所需的产品由物控员以<<请购单>>提出请购需求.

　　4.1.2. 办公用品要购需求由管理部以<<请购单>>提出请购需求.

　　4.1.3. 各部门所需之物品其部门以<<请购单>>提出请购需求.

　　4.2. 审核请购需求.

　　<<请购单>>须呈部门主管审核和厂务中心副总核准,管理部直接由其经理核准,方可送采购.

　　4.3. 采购员接到<<请购单>>时,应查验是否经权责主管核准,选择适当厂商采购.

　　4.4. 原物料供货商的选择,依<<供货商管理程序书>>作业,一般以价格、交期、产品安规与制造能力和产品品质保证方面选择,请估供货商.

　　4.5. 若客户指定厂商时向指定厂商采购.

　　4.6. 采购员须同厂商确认产品规格、交期、价格等采购要求.

　　4.7. 采购员确认厂商能够满足本次采购要求后填写<<订购单>>.

　　4.8. 采购员填好<<订购单>>,提报资材部副理初审,厂务中心副总经理复审,方可分送厂商及相关单位.

　　4.9.<<订购单>>变更:<<订购单>>变更时,请购单位先与采购人员确认目前采购状况后,重新开<<请购单>>,附上相关文件经相关主管核准后,送采购办理变更事宜.

　　4.10.采购应对来料进行交期跟催.

　　5. 相关文件.

　　5.1.采购管理程序 MD-P-003

　　5.2.供货商管理程序 MD-P-001

篇4：粘合剂实业质量手册:采购过程控制

　　HS 文件类别 **粘合剂实业有限公司

　　采 购 文件编号 HS1-PU-01

　　质量手册 版本A.0

　　1.目的

　　对采购过程进行控制，保证所采购的物资符合规定要求。

　　2.适用范围

　　适用于生产中所需物资的采购。

　　3.职责

　　3.1合格供应商的评定：质量管理部、市场营销部、生产部。 3.2采购物品的申请：生产部或仓库。

　　3.3采购物品审批：厂长。 3.4采购产品的检验：质量管理部。

　　3.5合格采购物品的入库：仓库 3.6免检物品的管理办法：质量管理部。

　　3.7在供方的验货：采购部。

　　4.定义 无

　　5.作业内容

　　5.1合格供应商的评定。

　　5.1.1新供应商的调查评定。

　　采购部应通过各种渠道调查了解新供应商的情况。建立“供应商资料表”，对新的供应商应予以评估，达到认可标准后方可列入“合格供应商名单”成为公司往后采购材料之对象

　　5.1.2合格供应商之认可条件，可为下列其中之一：

　　a. 经正式评价，达80分以上者可成为合格供应商。

　　b. 经过送样承认合格者，成为合格供应商。

　　5.1.3对现有合格之供应商定期评估，由采购人员每半年统计评定一次，必要时增加评定次数，并填写“合格供应

　　商评定一览表”中。

　　5.1.4经评核不合格者，由质量管理部召集采购部、生产部共同评核，以决定是否继续采购。

　　5.1.5供应商如有重大缺点而严重影响品质情形，经调查属实，质量管理部立即决定拒绝往来。

　　5.1.6经送样检测合格，确认为合格供应商后，由采购部将送来样品的材料、规格、登记封样后，经质量管理部、

　　生产部确认保存。

　　5.2采购管理

　　5.2.1采购物品由生产部或仓库提出申请，填写“采购申请表”由厂长批准。

　　5.2.2采购人员在采购物料之前，应确实了解“采购申请表”上所指定之物品规格，必要时，请生产部提供所购物

　　料之样品，以确保采购物料之质量。

　　5.2.3采购人员根据请购单需要的日期与厂商联系，确认交期。

　　5.2.4厂商交期如会影响生产，需通知生产部安排好生产及通知顾客。

　　5.2.5价格管理采购人员据市场需求走向，向供应商进行议价。

　　5.2.6采购材料之质量管理办法：

　　进料检验按原材料进货验收程序进行请验、检验、合格入库或不合格退货。

　　原材料按“原材料检验”进行检验，并填写“原材料检验记录表”。合格后方可办理入仓手续。

　　进料时须在原材料上进行标识，来不及检验的应标识“待检”。

　　5.2.7经评定列入“免检物品免验一览表”中的原物料可以不经检验直接验收入库;

　　5.2.8原材料进仓仓管收料后填写“物品进出仓库管理表”，并将原材料分门别类，按先进先出原则摆放好原材料。

　　5.2.9原材料不合格时，按照“不合格品控制与纠正预防措施”处理。

　　5.3在供方处的验货

　　5.3.1当顾客有需要在供应商处进行检货时，须在采购前与供应商协调好，并在采购文件中予以规定。

　　5.3.2当本公司需要在供应商处进行检货时，须在采购前与供应商协调好，并在采购文件中予以规定。

　　5.3.3顾客的验证不能代替本公司的验证，也不能作为供方对质量进行了有效控制的证据。

　　6.工作程序

　　6.1采购文件的形成

　　6.1.1生产部根据仓库上报的库存情况，结合生产计划的需求编制“采购申请表”。

　　6.1.2生产部根据临时生产计划对采购计划作补充。

　　6.1.3厂长审批“采购申请表”。

　　6.1.4根据“采购申请表”安排采购。。

　　6.1.5采购文件的内容包括：

　　a.物品名称、规格型号、厂商名、附加要求、数量、希望日期;

　　b.申购人、申购期;

　　c.审核、批准人签名。

　　6.2当供方产品出现质量问题时，由质量管理部向供方发出“质量信息反馈单”并根据质量问题性质作处理。

　　6.3当公司需到供方处进行采购产品验证时，由采购部组织有关人员进行，事先应与供方就验证的安排、方法达成协议。

　　6.4采购部负责按《文件资料及质量记录控制》对采购相关文件、记录进行保存。

　　7.相关/支持性文件

　　7.1《文件资料及质量记录控制》

　　7.2不合格品控制与纠正预防措施

　　8.质量记录

　　8.1采购申请表 8.2原材料检验记录表 8.3质量信息反馈单 8.4原材料检验报告。

篇5：房地产公司质量手册:采购

　　房地产公司质量手册：采购

　　7.4.1总则

　　7.4.1.1通过对采购过程的控制，确保能够选用合格的供方和采购的材料、设备质量满足项目开发建设的要求。

　　7.4.1.2职责

　　a)工程部负责公司的工程招标工作，对设计、施工、监理等供方进行评价、选择和验证；

　　b)、物资采购中心负责物资采购工作，对材料设备的供方进行评价、选择和验证；

　　c)、策划营销中心负责营销策划代理单位和物业管理单位的招标工作，并对其进行评价、选择和验证；

　　d)、项目部参与对供方的评价、选择和验证，并对采购材料设备的质量进行检验控制；

　　7.4.1.3采购控制的主要活动包括：规划设计招标、工程施工招标、工程监理招标、营销策划代理招标、前期物业管理招标以及设备材料的招标和采购等。

　　7.4.2供方的评价

　　对其提供的产品影响到工程关键质量的供方，如：工程施工、监理、设计、策划等单位以及大型设备的供方，公司将按以下方式进行评价和控制。

　　7.4.2.1工程部、物资采购中心和策划营销中心根据职责范围，负责结合工程招标，收集各种供方的有关信息资料，组织有关部门进行评价，评价的准则参照以下原则：

　　a）供方的企业规模、资质和经营状况应与其所投标的或提供的产品（服务）的要求相适应；

　　b）供方在其所在的专业领域内，具备一定的社会声誉，并有着一定的成功业绩；

　　c）供方具备持续提供合格产品的能力，能够提供其质量保证体系有效运行的证据；

　　d）与公司有过历史合作的供方，应具备良好的历史合作经历。

　　关于对供方具体的评价准则，在每次招标的招标文件和评标办法中予以详细规定，执行Q/TZH-WI-044《工程招投标管理制度》。

　　7.4.2.2对供方的评价要填写“供方评价表”，由参与评价的有关人员填写评价意见并签字。供方经评价合格后，由各分管部门负责编制合格供方的名册，包括供方的名称、主要业务范围、资质等级以及联系方式等。名册由管理者代表审核，总经理批准。同时，各分管部门负责对名册中的合格供方建立合格供方档案，内容包括：

　　a)供方的名称和企业概况；

　　b)主要工作业绩证明资料；

　　c)相应的资质等级证书复印件；

　　d)质量管理体系运行情况的证明资料；

　　e)与公司以往的合作情况等。

　　7.4.2.3各分管部门在适当的时机，要组织对供方进行重新评价，并根据评价的结果，确定对供方控制的程度和方式。

　　7.4.2.4重新评价的准则主要包括：

　　a)供方应保持良好的社会声誉、企业信誉、经营状况和规定的企业资质；

　　b)供方提供的产品或服务能够持续满足规定的要求；

　　c)供方的质量管理体系保持良好的运行；

　　d)不发生重大的质量事故和其它责任事故。

　　7.4.2.5对供方的重新评价一般每季进行一次，由分管部门组织有关部门填写“供方考评表”进行考评。根据评价的结果，确定对供方控制的程度和方式，对持续保持评价合格的供方，可放宽至每半年评价一次，供方在全部完成其外包任务后进行最终评价。

　　7.4.2.6对在重新评价中不合格的供方，公司将责令其进行整改，并按照评价准则进行中心评价，整改后仍不能满足评价准则的，报经公司分管领导批准后，根据合同规定，终止其外包合同，并在合格供方名册中删除。

　　7.4.3采购过程

　　7.4.3.1严格执行《招投标法》的规定，坚持公开、公平、公正和诚实信用的原则。采用公开招标和邀请招标的方式进行。

　　7.4.3.2各分管部门负责组织有关部门编制招标文件，确定投标单位，依法成立评标委员会，组织召开评标会，确定中标单位。

　　7.4.4.4在确定中标单位后规定的期限内，由分管部门办理合同签定前的巡签审批工作，与中标单位签定书面分合同。

　　7.4.4.5工程招标的具体管理方式执行Q/TZH-WI-044《工程招投标管理制度》。

　　7.4.4.6物资采购的具体规定执行Q/TZH-WI-049《物资采购管理办法》。

　　7.4.4采购文件

　　7.4.4.1采购文件包括采购合同、招标文件、招标合同以及所涉及和运用的技术验收标准和图纸等。在实施采购前，要对采购文件的适宜性进行评价，对招标文件的审批和办理合同巡签等都作为评价的方式。

　　7.4.4.2采购合同和招标合同按照公司《合同管理制度》的规定进行签定，合同中应明确采购产品有关质量要求及验收的条款，必要时，对供方的过程、设备及程序、人员资格和质量管理体系的要求予以规定。

　　7.4.4.3采购文件由各分管部门负责管理，各使用部门按相关规定使用和保存。

　　7.4.4.4招标文件和采购合同的具体规定，执行Q/TZH-WI-044《工程招投标管理制度》和Q/TZH-WI-049《物资采购管理办法》。

　　7.4.5采购的验证

　　7.4.5.1各分管部门按照职责分工负责组织对供方提供的服务或产品的质量情况进行检验和验证。

　　7.4.5.2项目部负责材料设备的进场验收，执行Q/TZH-WI-015《材料设备管理制度》，对关键设备和物资，应在采购合同中规定监造和验证的要求，由物资采购中心派员到供方现场进行监造和验证。

　　7.4.5.3对外包单位（设计、监理、施工等单位）提供服务的情况，由项目部负责日常的监督检查，并定期进行评价。

　　7.4.5.4合同有要求时，顾客或其代表有权在现场对供方的服务和产品质量进行验证。顾客的验证不能免除公司的质量责任，也不能排除其后顾客的拒收。

　　7.4.5.5对供方提供的服务或产品质量经验证，不能满足合同规定时，公司将依据法律规定终止合同，造成损失的依法进行索赔，并重新进行招标或采购。

　　7.4.5.6个分管部门根据各类供方验证的结果，对合格供方名册进行调整。