四季花城管理处文件编制管理规定

　　四季花城管理处文件编制管理规定

　　1.目的

　　规范管理处对内、对外的各类文件管理，统一文件格式，便于存档及查阅。

　　2.范围

　　四季花城管理处

　　3.方法和过程控制

　　3.1管理处任何岗位根据工作需要编制的各类文件必须经管理处经理审批或签署后方可发送；

　　3.2各类正式文件必须有编号，编号由管理处资料管理员统一登记编排；

　　3.3所有文件必须严格按照公文书写统一格式进行编写；

　　标题（三号黑体字）

　　GZWY（花城）[2000]00*（小四号黑体字）

　　正文：

　　*****************************（四号宋体）

　　公司全称

　　管理处

　　签署：

　　日期

　　3.4各类文件打印初稿须经资料管理员审核后，打印正稿，经管理处经理审批或签署后，加盖管理处公章方可张贴、公布、发放，原件一律交资料室存档。

　　3.5电脑及软盘文件、资料由资料室统一分类管理，任何人未经允许不得在电脑及软盘内设立个人文件夹或存储私人文件，软盘内管理处收发文件由资料室分类存储并保管，管理处各业务部门软盘文件由主管人员负责保管，软盘写满后交回资料室保存。

　　3.6为防止电脑染上病毒，任何人不得在电脑内使用私人软盘。

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篇2：小区物业服务中心信息管理规定

　　物业管理公司佛山分公司管理制度

　　--物业服务中心信息管理规定

　　一、目的

　　加强服务中心信息及时上传下达，使信息的收集、整理、发布达到及时、准确、流畅、有序、规范。

　　二、适用范围

　　适用于**花城物业服务中心。

　　三、职责

　　3.1部门负责人：负责上报信息的最后审批；运营平台工作验证、审核。

　　3.2部门信息员：公司负责部门内部信息运营管理平台推广和对接；上报公司；报刊、互联网信息收集；各类信息传达到各相关人员。

　　3.3各业务主管/主办（班组长）：负责班组内的信息上报信息员；将公司及服务中心的信息传达到本班组内的所有员工；运营平台工作完成情况反馈。

　　3.4每一位员工有义务就本班组发生的各类信息及时主动向主管/主办（班组长）反映。

　　四、方法与过程控制

　　4.1总则

　　4.1.1每位员工均有就服务中心工作及本职工作相关而收集、反馈、发布信息的权利与义务。

　　4.1.2所有信息均要做到真实、及时、详细。

　　4.1.3以公司体系文件《信息传递管理程序》为基准，所有对公司、对住户、对外界发布的信息，必须经相应的审批方可发布。

　　4.1.4物业服务中心自行收集顾客信息：即物业服务中心因各种需要采用书面调查、口头访问、召开顾客座谈会等形式收集到的客户服务信息。

　　4.1.5以调查表、顾客恳谈会的形式所获取的顾客意见和建议，由客户服务部协调落实并回复顾客。

　　4.1.6部门发生（重大）突发事件，控制中心需一小时内电话报送物业服务中心负责人、各职能部门第一联系人，涉及公司员工的突发事件还需电话报送人力资源部；部门信息员或承办人员需一个工作日内填写事件及现场处理情况，主送部门负责人审核，抄送品质管理部负责人、品质部主管、安委会负责人、总经理办公室负责人及运营主管、公司信息管理员。

　　4.1.7物业服务中心收到业主对员工的表扬信，报部门负责人审批，由部门负责人确定是否在小区宣传栏和公司网站公布。交由人事登记并保存复印件，原件交由资料室存档

　　4.2电子显示屏

　　4.2.1 电子显示屏用于向业主发送日常信息（如天气预报、节日问候等），以及非正式的通知通告。

　　4.2.2 除信息员和中心值班人员外，任何人不得擅自通过电子显示屏发布信息。

　　4.2.3 由信息申报人领取并填写《电子显示屏信息发布审批表》，之后由该班组负责人修改审核，再交由客户服务负责人审批，即可交中心当值人员发布，发布后统一存档。

　　4.2.4 所发布信息均用首发日期（六位数字）作文件名保存在电脑里，天气预报统一只用一个文件，每日更新内容即可，由中心值班人员定期整理所有文件并于每月5日将上月发布信息电子文档发送资料室存档。

　　4.2.5 中心值班人员负责每天早上七点发布当日天气预报信息，以气象台发布的天气预报信息为准，无需审批，当天十点前撤下天气预报，换上日常信息或关闭电子显示屏。

　　4.2.6 若有重要通知通告急需发布经审批后交中心当值人员发布，可与天气预报一同滚动发布。

　　4.3小区广播

　　4.3.1对于突发事件等紧急的通知通告，如果情况紧急，可以在不通知客户服务负责人的情况下播出；如果情况允许，需取得客户服务负责人的口头同意。

　　4.3.2 小区广播必须在情况解除后及时向住户发出通知，做出相应的解释。

　　4.4小区宣传栏

　　4.4.1小区宣传栏用于张贴服务中心向业主发布的通知、通告等，所有内容及版面设计，需经部门负责人审批，盖公章后由当班安全班长统一张贴，以及回收归档。

　　4.4.2 信息员需对每次发布及张贴的通知、通告等，针对张贴的美观度和及时性进行适时抽查，对不符合要求的及时整改并通报情况。

　　4.4.3其他任何人员未经许可，不得擅自在宣传栏内张贴和撕毁通知、通告。

　　4.5公司内部网站实时公告

　　公司职能部门发布在内网中的信息，发送的重要邮件，物业服务中心信息员应根据网上所注明的传送级别，分别以邮件、打印、张贴、传阅或是会议等形式传达到部门内相应级别并进行跟踪反馈，直至信息落实到位。对于完成时间在24小时以内或重大节假日前一天的重要邮件，须口头或电话提醒相关责任人。如向公司内部网站发布实时公告，由部门信息员直接发布。

　　4.6公司内部网站网页

　　部门信息员负责对部门内网页面进行修改和维护，将各功能板块充分利用起来,对各功能板块可以提出删除或增加的要求，总办IT会根据实际情况进行调整。公司内部网站网页主要发布内容：信息月报、管理服务报告、业务信息等按

公司规定时间上报。信息月报、管理报告由各班组负责人交信息管理员汇总、整理录入，经客户服务负责人审阅报部门负责人批准后发布；业务信息由信息员记录、整理报客户服务负责人审阅后发布，业务信息主要发布服务中心重大活动信息，由各活动负责人自行组织、编辑，并尽可能做到及时和附有图片，信息员负责发布。

　　4.7对内信息发布

　　4.7.1 根据工作需要，可在服务中心内部发布相关信息，采用口头通知、电子邮件，也可在以下地点张贴：办公室公共信息栏、员工活动室、培训室、技术员值班室、各员工宿舍等；

　　4.7.2 公司发布信息，如通知通告等，可由相关部门负责人直接在服务中心内部发布；

　　4.7.3 公司和服务中心内部的重要通知通告，由各部门负责人负责组织在内部进行传阅并签名，完毕后交资料管理员存档；

　　4.7.4 服务中心对内发布的信息，须经行政主办许可，方可发布。

　　4.8 本规定未尽事项，按照公司体系文件**WY5.5.3-Z02《信息传递管理程序》和**WY6.3-Z01-02《电脑及网络系统管理规定》执行。

　　4.9公司运营平台信息管理

　　4.9.1 部门信息员为公司运营管理平台推广对接人。运营管理平台主要发布内容：年度计划、例常工作、工作计划及工作完成反馈、会议纪要等按公司规定时间报批发布。信息员每月及时建立、填写并提醒部门其他同事填写月度计划，各班组负责人及时在运营管理平台里填写每月工作计划及反馈工作完成情况。信息员及时关注运营平台内部门任务执行情况，提醒部门其他同事及时完成任务，提醒部门其他同事反馈信息；重要会议的会议纪要由信息员记录、整理，报部门负责人审批后在运营管理平台发布；每月对部门运营平台任务执行情况汇总，反馈到责任主管处。

　　4.9.2各业务负责人需经常查阅内网运营平台，及时反馈工作任务的完成情况，未按时完成的工作如实填写，并跟踪反馈。

　　五、支持性文件

　　**WY5.5.3-Z02 《信息传递管理程序》

　　**WY6.3-Z01-02 《电脑及网络系统管理规定》

　　六、质量记录表格

　　**WY（花城）-ZN04-F1《电子显示屏信息发布审批表》

篇3：美景花园管理处办公室管理规定

　　美景花园管理处办公室管理规定

　　1.上班时间必须衣冠整齐、配戴工牌，不得服装不整或穿拖鞋进入办公室。

　　2.非办公室人员进入办公室须请示，获准方可进入。

　　3.办公室为办公场所，所有员工均不得在办公室内或利用办公设备从事私人事务，违者视情节处罚。

　　4.工作时间在办公室玩电脑游戏或利用公司电脑做与工作无关事情者，未经允许，擅自使用电脑者，每次罚款100元。

　　5.不准在电脑上使用有煽动性或淫猥内容的磁盘和光盘。

　　6.工作时间在办公室内不得闲聊、用餐、吸烟、吃零食或做其他与工作无关之事情。

　　7.上班时间不准打私人电话或拨打信息台，违者每次罚款50元。

　　8.使用办公电话，实行"一分钟"电话话，特殊情况不能超过三分钟。

　　9.办公室传真机由专人管理，不准私自收发传真及用传真机拨打长途电话，违者，当事人与传真机管理人员同样处以电话费十倍罚款。

　　10.办公室复印机由专人管理，专人操作，未经允许不准利用复印机复印私人资料。到办公室复印资料必须按规定登记。

　　11.办公室人员上班时间不得私自外出，因公外出须征得负责人同意。

　　12.与同事团结友爱，工作上互相支持配合。

篇4：盛华物业工作证管理规定

　　盛华物业工作证管理规定

　　一、工作证只作内部管理使用，对外无效；

　　二、工作证不得伪造、涂改及转借；

　　三、工作证可以旧换新，室外工作人员３个月及室内工作人员６个月可更换一次，不到月份更新；则需扣除工本费５元；

　　四、员工调职或调整职位时，须及时更换工作证；

　　五、工作证不得遗失，否则在职人员扣款１０元，离职员工扣款２０元。

篇5：项目管理处培训室管理规定

　　项目管理处培训室管理规定

　　一、目的

　　丰富员工业余文化生活，提高员工的综合素质，把培训室建设成为集培训、业余活动于一体的多功能室，并保证培训室的干净舒适、设施的完整。

　　二、适用范围

　　适用于**物业管理处。

　　三、职责

　　3.1培训室责任人为行政管理员，负责培训室设备完好无损。

　　3.2各班组负责人监督本班组人员，爱护培训室设备。

　　四、方法与过程控制

　　4.1爱惜室内的设施设备，正确使用室内的电视机、VCD机、空调等设备。请勿随便将劣质影碟放在VCD机上播放，避免损坏机身。若因操作不当造成以上设施损坏，由责任人和当事人赔偿。

　　4.2严禁在培训室内吸烟；严禁着装不整（穿拖鞋、背心、短裤等）进入培训室上课。

　　4.3严禁随地吐痰、乱扔纸屑等杂物，保持室内清洁卫生；

　　4.4不得在培训室嬉戏说笑打闹，避免音量过高以影响业主或其他同事。

　　4.5离开培训室时请将座椅及时归位放置整齐，关闭所有的灯和电器，并锁好门。

　　4.6节约用电，做到人走灯灭，并关好所有通电设备；

　　4.7在培训室看电视时，不得有胡乱调频现象发生，未经行政后勤负责人员的许可，不得擅自动用DVD、音响等设备；

　　4.8培训室关闭时间：23:00。