项目管理处文档管理规定

　　项目管理处文档管理规定

　　一、目的

　　根据国家档案法和档案管理规定，进一步提高文档管理工作的质量和管理水平，确保管理处文档的完整与安全。

　　二、适用范围

　　适用于**物业管理处。

　　三、职责

　　3.1资料管理员负责管理处文档资料的管理与归档工作。

　　3.2各业务块负责人负责本部门文档资料的收集、整理、检查。

　　四、方法与过程控制

　　4.1 资料管理员负责管理处的所有文件（通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等）及资料（技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法律法规等）收集、存档和保管工作，做到系统、准确、完整。

　　4.2 任何人员借阅文件资料，须经部门经理批准，资料管理员须填写《借阅登记表》，将借阅人姓名、文件名称、借阅用途、借阅期限、经手人、借阅时间等予以详细记录。

　　4.3 属秘密文件的如顾客资料、公司保密性文件等要严格保密保管，未经部门经理和公司许可，不得给任何人员翻阅，不得复印，不得带离办公室；保密文件以电子文档形式传送时，须加密码。

　　4.4 员工个人档案材料须保密，由部门人事管理员负责保管与存档，未经部门经理和公司许可，他人无权翻阅，不得擅自外传。

　　4.5 文件资料须根据公司迎检目录、体系文件要求进行归档和保存，并做好文件标识。

　　4.6 文件资料、质量记录须经常进行清理、归档，按月、季、年定期归档，于首日后进行；及时申请报废和清理过期文件，无保存必要的材料，经管理处部门经理批准可做销毁处理。

　　4.7 管理处购置的重要设备到货时，资料管理员须检查验收说明材料等，并及时归档。

　　4.8 管理处拍摄的记录本部门各项活动的照片、声像材料，在活动结束后一周内整理完毕，注明时间、地点、活动内容，交资料管理员及时归档。

　　4.9 管理处相关人员编辑的各类文件资料，在该文件资料获得审批当日或者该事件关闭后三日内，必须将相关的电子文档或书面材料送交资料管理员存档。

　　4.10电子文档须按公司要求进行分类存档，每季度首月须将上季度重要文件上传公司服务器存档。

　　4.11资料管理员应根据公司体系文件和管理处规章制度的要求，编制各部门《质量记录定期存储清单》下发各部门，并定期通报各部门质量记录提交情况。

　　4.12不按时提交质量记录的，纳入管理处日常考核范围。

　　五、支持性文件

　　GZWY4.2.3-Z01《文件资料管理程序》

　　六、质量记录表格

　　GZWY4.2.3-Z02-F1 《文件资料存储清单》

　　GZWY4.2.4-Z01-F1 《质量记录报废申请单》

　　GZWY4.2.4-Z01-F2 《质量记录检查记录表》

　　GZWY4.2.4-Z01-F3 《标准、政策法规一览表》

　　《质量记录定期存储清单》

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篇2：小区物业管理处文档管理规定

　　小区物业管理处文档管理规定

　　根据国家档案法和档案管理规定，为进一步提高文档管理工作的质量和管理水平，确保文档的完整与安全，特制定本制度：

　　1、管理处文档管理员负责管理处所有文件（通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等）及资料（技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法律法规等）收集、存档和保管工作，做到系统、准确、完整；

　　2、任何人员借阅文件资料，须经管理处经理批准，文档管理员须将借阅人姓名、文件名称、借阅用途、借阅期限、经手人、借阅时间等予以详细记录；

　　3、属秘密文件的要妥善保管，不准散播其内容，未经领导批准不准给任何人员翻阅，不准复印，不准带离办公室；

　　4、员工个人档案材料属秘密材料，他人无机翻阅，保管人员也不准将这些资料擅自给他人过目；

　　5、文件资料等要进行合理归档，归档前先把资料分灯，按字田顺序或按内容、按时间等形式分类，且须在档案夹上标识；

　　6、要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料，要及时清理，无保存必要的材料，经管理处领导批准可做销毁处理；

　　7、积极实行档案现代化管理，应用计算机检索手段，做到文档管理标准化、规范化和程序化；

　　8、管理处购置的重要设备到货时，会同有关部门，检查验收说明材料等，并及时归档；

　　9、各部门拍摄的记录管理处各项活动的照片、声像材料，必须在活动结束后一周内整理好，注明时间、地点、来宾姓名、活动内容，交文档管理员及时归档。