技术学院后勤管理处文件资料管理办法

　　技术学院后勤管理处文件资料管理办法

　　为使后管处及各科室资料管理更规范化、制度化，确保归档材料完整、准确、系统，更好地为后勤管理工作服务，根据学院档案管理部门的规定，结合我处实际情况，特制定本办法。

　　后管处资料管理工作实行二级管理体系，“一级管理”是指处室档案资料的综合管理，“二级管理”是指科室在工作过程中形成的各类文件资料的管理。

　　一、“一级管理”和“二级管理”的文件资料：

　　“一级管理”的资料主要包括：

　　1、上级机关、学院、相关部门的发文以及后管处的行文，后管处的工作计划、工作总结、招标文件、合同协议、会议纪要、申请报告等文件；

　　2、后管处组织的各项活动中形成的文件；

　　3、各科室定期收集交处室归档的资料；

　　4、新校区建设资料；

　　5、后管处在其他工作中形成的文件资料，如后勤党支部工作、节能工作、安全工作、廉政建设工作、固定资产管理工作等；

　　“二级管理”的资料主要包括：

　　1、综合科主要包括：①综合科的工作职责、工作制度、会议纪要、联系单、签证单、审批单、整改通知单、申请报告；②爱卫会的工作台账；③物管餐饮商务监管考评的工作台账；④绿化方面资料；⑤单身教工宿舍的管理及水、电、气的计量资料；⑥教职工购房补贴资料等等。

　　2、基建科主要包www.pmceo.com括：①基建科的工作职责、工作制度、会议纪要、联系单、签证单、审批单、整改通知单、申请报告；②基建零星项目的全套过程资料；③设备、管线维修监管考评台账等等。

　　3、卫生所主要包括：①卫生所的工作职责、工作制度、会议纪要、审批单、申请报告；②门诊台账；③药品采购审批表、药库管理台账；④医保管理台账；⑤学生教职工体检、预防接种资料；⑥计划生育、独生子女、妇幼保健、儿童统筹、健康教育等工作台账等等。

　　二、文件资料分类：（除处室行文外）

　　A类文件资料包括：向上级部门申报的相关资料，如申请报告、审批表；

　　B类文件资料包括：与学院相关部门之间的各类工作联系；

　　C类文件资料包括：处室或科室内部使用管理文件，如工作职责、工作制度、各项台账记录；

　　三、文件资料管理的具体工作：

　　主要包括：文件的起草、编号、审批、收集分类、移交归档、查阅借用等方面。

　　1、文件的起草：各科室的各类文件，均应按统一格式起草。

　　2、文件的登记：按不同的文件类型编制目录及时登记。

　　3、文件的编号：后管-科名（处、综、卫、基）-类别（A、B、C）-年份（06）-序号。

　　4、文件的审批：需相关部门、院领导审阅的文件（招标书、合同协议等），必须在首页上《审阅记录》，以便记录审阅意见。

　　5、文件的收集、分类：主要包括部门内和部门外的两大文件的收集工作，其中内部文件主要包括七大类：①合同协议；②会议纪要；③工作联系单（签证单、验收单、整改通知单）；④申请报告；⑤招投标；⑥工作计划、工作总结；⑦工作台账；外部文件主要包括：相关部门传递读阅文件等。

　　6、文件的移交、归档：主要是指各科室收集汇总的文件移交处室统一保管，即二级管理转交给一级管理，归档的文件必须是办理完毕和结案的文件材料，尽可能提供文件材料与相应的电子文件一并归档。每年度分6月底和12月底两次集中归档资料，如有特殊情况，双方当事人可协商另定时间移交档案，归档资料中若有文件需经常调用查阅，则部门应自行复印一份留用备查。资料移交验收合格后，完成《资料移交清单》的填写、签字工作，移交清单一式2份，一份交移交人，一份由接受人自存。

　　7、文件的查阅、借用：文件资料的查阅、借用须办理登记手续，比较重要的文件资料应经领导批准，且复印留底，防止丢失。

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篇2：物业公司公文管理办法(3)

　　物业公司公文管理办法（3）

　　一、企业对外发送的公文或广告文稿等一律要求使用发文稿纸誊抄工整，经发文部门和公司总经理批阅签发。

　　二、企业内部公文需发文的，由部门拟稿会签，由公司总经理批阅签发。

　　三、凡发文需按规定编排文号，并标引主题词，文号按以下办法编排。

　　（）[]号

　　────────────

　　发文单位拟文部门发文年份文件顺序号

　　四、属企业内部请示、报告类的，一律要求使用稿纸誊写工整，经各部门（或企业）负责人核稿，报公司总经理批。

　　五、属财务类的资料如财务预算、财务报表、税单、支票等，送总经理审批。

　　六、收到外单位公文，应即时做好收文登记，粘贴公文签注单，呈领导批办后，转有关部门承办，最后归档。

篇3：物业公司财产管理办法(3)

　　物业公司财产管理办法（3）

　　管理范围：

　　1、办公设备家具，包括电脑、打印机、复印机、电话机、传真机、空调机、办公桌、椅、柜、箱、工具书等。

　　2、工具，包括工程维修工具、保安器具、卫生工具等。

　　3、低值用消耗品具，含钉书机、计算器、文件架、文具盒、热水瓶、纸、笔等。

　　二、管理部门：

　　财务部为资产管理部门。

　　三、办公物品的申请与购买：

　　所有物品的申购由使用部门提出，汇总报副总经理审批后购买。物品购买必须货比三家，严格把好商品质量关和价格关。

　　四、进仓登帐：

　　所有物品购买后必须及时办理进仓手续。进仓后保管员应及时登帐。相关购买发票应于48小时内报销结清。

　　五、领用：

　　所有物品的领用由领用人办理领用手续。

　　六、保管责任：

　　（一）员工个人领用的办公物品应妥善保管，办公设备、用具、工具书，丢失的或非正常损耗的，须折价赔偿。原则上，领用之日起半年内按80%赔偿，半年后按50%赔偿。

　　（二）员工个人领用的办公设备、用具、工具书，离职要退还，调职要移交。

　　七、盘点：

　　除除消耗品外，所有资产每年底由财务部按规定盘点一次。

篇4：物业公司电话传真管理办法(3)

　　物业公司电话、传真管理办法（3）

　　一、公司装配的办公电话机和传真机等通讯工具均属公务使用,员工不得使用办公通讯工具进行个人私事活动，否则经查实，除应全责承担相应费用外，还须加倍罚款。

　　二、因公需要使用长途电话或发送传真，须经总经理批准、审核、登记后使用。

　　三、传真机由专人负责管理，收、发文登记、存档等工作。

　　四、传真原件由出纳存档，传真文件具保密性，无关人员不得查阅。

　　六、办公电话实行定额管理，具体定额及管理办法根据实际情况制定，超出定额的，扣该话机所在部门、管理处人员的工资。

篇5：物业公司作业指导书:文件资料管理制度

　　物业公司作业指导书--文件、资料管理制度

　　1目的

　　规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

　　2适用范围

　　适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

　　3职责

　　3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

　　3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。

　　3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

　　3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

　　4相关文件

　　《文件控制程序》Q/PH-QP-4.2.3

　　《质量记录控制程序》Q/PH-QP-4.2.4

　　5工作程序和管理办法

　　5.1文件的产生

　　5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。

　　5.1.2总经理助理对文件进行审核。

　　5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。

　　5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表]（QR-WD01-02-01）。

　　5.2文件、资料的类别

　　5.2.1受控文件

　　a)内业资料；

　　b）图纸资料；

　　c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件；

　　d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件；

　　e)与服务过程有关的合同协议；

　　f)业主档案（如：公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH-QP-7.5.4）。

　　管理与控制具体执行[文件控制程序]（Q/PH-QP-4.2.3）。

　　5.2.2非受控文件

　　与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为：

　　a)内行文、外行文:1

　　b)未被质量体系引用的外来文件:2

　　c)与服务过程无关的合同协议:3

　　d)未被质量体系引用的法律法规:4

　　e)行业标准性文件:5

　　f)照片、录像带:6

　　g)电脑贮存:7

　　5.3文件、资料目录的索引号

　　*-*.*-**

　　文件盒编号

　　同号柜序列号

　　文件柜编号

　　文件类别编码

　　5.4文件、资料归档与管理

　　5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一管理。

　　5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

　　5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需存档的文件、资料要及时存档，并建立[存档备案资料目录]（QR-WD01-02-02），注明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的保管。

　　5.5文件、资料的发放

　　5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定[文件分发登记表]（QR-WD01-02-03），注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在[文件分发登记表]上签领，以便对发放的文件进行统计和

　　检查。

　　5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发现文件误发时应立即追回，同时作好文件的补救工作。

　　5.6文件资料的调用、借阅与归还

　　5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表]（QR-WD01-02-04）上详细注明文件、资料的编号和图号，并按时归还和办理归还手续

　　5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

　　5.6.3借阅的文件、资料归还时，办公室应对文件资料是否完好进行检查，若文件、资料受损的，借阅者应阐述受损原因，并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明，因人为因素造成的应追究当事人的责任。

　　5.6.4机密性文件的调用与借阅规定

　　a)A级机密文件资料：公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议，公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

　　b)B级机密文件资料：业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

　　c)C级机密文件资料：内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用

与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

　　d)行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。

　　e)业主（用户）因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

　　f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门，如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的，可以给予协助与配合，但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件，由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

　　g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。

　　5.7文件的复制、破损和丢失

　　5.7.1未经允许，不得随意复印公司的文件资料，如因工作需要复印文件，须经办公室主任批准，并在[文件复印登记表]（QR-WD01-02-05）上填写复印文件的名称，复印数量，并签名。

　　5.7.2文件使用人应对文件妥善保管，当文件破损严重影响使用或丢失时，应填写[文件补发申请表]（QR-WD01-02-06），由办公室主任批准，办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件，并应给予新的分发号，新的分发号延续原来文件分发号。

　　5.8文件、资料的更新

　　文件增加条款和更新时应及时更换，保证在使用处获得有效版本。

　　5.9文件的作废与销毁

　　5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件，经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

　　5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的，应向上级汇报，经总经理审批后，给予作废处理。

　　5.9.3作废文件盖作废章，留一至两份备案，其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行，一人实施，一人监督。

　　5.9.4办公室对于作废和销毁的文件，应在[作废、销毁文件登记表]（QR-WD01-02-07）上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废，并向各部门书面发布作废声明，防止误用。

　　6使用的记录表格

　　序号名称编号存放地点存放时间

　　1[印制文件登记表]QR-WD01-02-01办公室一年

　　2[存档备案资料目录]QR-WD01-02-02办公室长期

　　3[文件分发登记表]QR-WD01-02-03办公室一年

　　4[文件、资料借阅登记表]QR-WD01-02-04办公室一年

　　5[文件复印登记表]QR-WD01-02-05办公室一年

　　6[文件补发申请表]QR-WD01-02-06办公室一年

　　7[作废、销毁文件登记表]QR-WD01-02-07办公室一年

　　起草人：审核人：审批人：

　　日期：日期：日期：