酒店工程部档案管理工作程序

　　酒店工程部档案管理工作程序

　　档案是汇集和积累设备运行状态的最基本工作，是提供分析研究设备在使用期的改进，探索管理和检修规律，增加对设备的认识和了解，提高维修和管理水平的有力措施。

　　因此酒店的各种大型设备、关键性设备、技术性较复杂的设备均应建立设备登记卡，记录设备的名称、作用、安装地点、厂家、型号、名牌数据、设备附件、估计使用年限、易损件名称规格及维修要求，以及维修、保养、故障的记录。

　　为使档案成为活的资料，要不断丰富档案的内容，使之成为酒店的重要财富。档案管理作业程序如下10个步骤：①点数 ②登记③整理 ④分类 ⑤立案 ⑥编目 ⑦典藏⑧防护 ⑨应用 ⑩定期清理

　　政策制定人 审批人 执行日期

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篇2：酒店工程部设备档案管理制度

　　酒店工程部设备档案管理制度

　　建立设备档案是为了更好地了解设备，掌握设备的技术性能，提高维修和管理水平，达到管理好、用好设备，设备档案应收以下档案资料：

　　1、酒店各种大型动力设备、电力设备、机械设备、关键性设备、技术性较复杂的设备档案资料，具体内容是：

　　（1）设备的名称、型号、编号。

　　（2）设备的制造厂家、出厂日期、安装日期、使用日期。

　　（3）设备的借应商、设备价格。

　　（4）设备原始技术数据和运行技术数据，维修保养要求等

　　2、设备的定期维护保养记录，它包括：

　　（1）设备维修部位、更换的零部件。

　　（2）维修保养后设备的运行与技术状况。

　　（3）设备维修保养的日期及维修者

　　3、设备在使用过程中发生的故障，故障前的先兆和现象，修理的部位，所更换的零部件，修理日期和维修者等。

　　4、设备技术档案其它管理资料：

　　（1）酒店施工竣工验收的整套档案资料。

　　（2）设备的规范、标准、各项制度。

　　（3）设备新技术信息及资料。

　　（4）职工技术考核标准及燃料。

　　政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIVE

　　5、设备事故分析档案资料：

　　设备因非常原因造成损坏，易影响酒店的正常营业，在对设备事故三不放过的同时（原因没查清不放过，肇事者和员工没受到教育不放过，没有防范措施不放过）还必须建立设备事故档案资料，主要资料为：

　　（1）发生经过及损坏情况：

　　a、事故报告人、设备事故当事人。

　　b、事故性质与类别、设备停机时间、设备损坏程度。

　　（2）设备事故原因分析：

　　a、设备操作是否违反操作规则、有无擅离职守。

　　b、设备是否未近期检修，有无忽视安全措施，检修质量是否有问题。

　　c、设备是否先天不足。

　　（3）防止设备事故措施及处理意见。

　　政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIVE

篇3：别墅园区工程部日常管理-资料档案管理

　　别墅园区工程部日常管理-资料档案管理

　　目的：确保园区原始资料的完整

　　政策：设备及资料的建档工作，是小区搞好工程管理的一项十分重要的工作。

　　程序：

　　(1) 建档是汇集和积累设备运行状态的最基本工作。

　　(2) 档案是提供分析研究设备在使用期的改进措施的资料来源。

　　(3) 研究分析资料可探索管理和检修的规律，增加对设备的认识和了解，提高维修和管理水平。

　　(4) 档案是反馈设备制造质量和管理质量信息的重要依据。

　　(5) 设备档案，应填写设备名称、编号、型号、安装地点、制造厂，供应商、联系电话、地址、设备的主要数据，其他数据、备件存放地点、维护保养要点，检修时间及内容、事故分析等项。认真详细做好工作，将对今后的故障维修、制定设备的预防性维修计划及制定巡回检查带来许多方便。

　　(6) 为使档案成为活的资料，要不断丰富档案的内容，使之成为小区的重要财富，档案管理作业程序可依如下10个步骤：①点数、②登记、③整理、④分类、⑤立案、⑥编目、⑦典藏、⑧防护、⑨应用、⑩定期清理。

篇4：工程设备档案管理规定(6)

　　工程设备档案管理规定（六）

　　1目的

　　加强设备档案的管理工作，达到标识清晰、案卷齐全、保管符合规定，为园区的运行和维修提供可靠的资料。

　　2范围

　　所辖设备设施档案。

　　3职责

　　3.1档案员负责园区土建、机械、电器及其所有原始图纸、资料、说明书及其它材料的收集、整理、归类工作。

　　3.2工程部负责提供相应专业的维修、改造后的图纸、资料、绘制工作。

　　3.3工程部经理负责检查档案管理规定的内容执行情况。

　　4内容

　　4.1设备台账

　　4.1.1本设备台账，包括园区所有设备，存放于工程部。

　　4.1.2内容包括：序号、设备编号、设备名称、型号、制造厂家、出厂编号、出厂日期、技术特性、安装时间、工作状况、使用地点、备注（设备编号参考集团物业管理中心下发的《小区设备与机房编码办法》）。

　　4.1.3使用磁盘记录和硬盘拷贝记录两种方式进行存储。

　　4.2设备档案

　　4.2.1主要设备（大中型设备）应建立设备档案。

　　4.2.1.1设备档案内容有：档案封面、卷内目录、设备主页、设备相关使用说明、维修保养手册、设备安装图纸、检验报告及合格证、检修记录等。

　　4.2.1.2设备档案应使用电子磁盘记录和硬拷贝记录两种方式进行存储。

　　4.3设备大中修计划

　　4.3.1工程部应建立设备大中修计划。

　　4.3.2设备大中修计划包括序号、设备编号、设备名称、型号、制造厂家、安装时间、使用地点、大中修年份等。

　　4.3.3设备大中修计划根据设备使用频次、工作环境和常规维修规律确定，即使用频次高、工作环境差的设备维修周期应缩短，使用频次低、工作环境好的设备应延长大中修时间。

　　4.3.4设备应严格按照大中修计划实施维修，如需改变维修时间，应得到管理者代表的批准，以保证园区设备的完好率和使用寿命。

　　4.4维修记录

　　4.4.1设备大中修应在填写《设备维修保养记录》的同时填写《设备档案》，《设备维修保养记录》应与《设备保养计划》、《设备档案》相对应。

　　4.4.2《设备维修保养记录》内容包括维修时间、设备编号、设备名称、维修内容、更换部件、设备状态、维修人、检验人、备注等。

　　4.4.3《设备维修保养记录》由部门经理审核签字。

　　4.5监视测量器具

　　4.5.1建立监视、测量器具校验计划表，该计划表起到器具台账、校验计划、校验实施三种功能。

　　4.5.2监视测量器具校验计划内容包括：序号、编号、名称、型号、规格、精度、出厂编号、安装位置用途以及检验计划、备注。

　　4.5.3监视、测量器具校验计划表中的检验计划应送检。

　　4.6其他资料的管理

　　4.6.1设备图纸、使用说明书、维修保养说明书、出厂合格证等资料以附件的形式订录在《设备档案》附页内。

　　4.6.2设备档案附件页应记录4.6.1所述资料。

　　4.6.3设备档案应装订成册进行保管。

　　4.6.4上述资料在使用时应使用复印件，以保证资料的完整和使用寿命。

　　5记录

　　《设备台账》HD**-GC-003-A-01

　　《设备档案》HD**-GC-003-A-02

　　《设备维护保养记录》HD**-GC-033-A-01

篇5：大厦物业工程部档案管理规定

　　大厦物业工程部档案管理规定

　　工程档案是工程部运行管理楼宇建筑设施和设备的基本依据，加强工程档案管理是工程部的一项重要工作。为加强工程档案管理特制定本管理制度。

　　一．工程档案目录管理

　　1.工程档案管理采取纸页档案和计算机档案并行管理方式，基础档案材料要保留纸页档案，过程性档案要逐步向无纸化档案过渡。

　　2.工程档案设置三级目录，第一级目录为类别目录，第二级目录为程序文件目录，第三级目录为工作单目录。

　　3.工程档案设置应与上一级档案目录设置一致。

　　二．工程档案管理程序

　　1.工程档案管理责任

　　(1)工程部经理责任：设置文秘档案员；确定档案目录；设置档案保密等级；检查档案情况。

　　(2)工程部责任：配合工程部经理进行工作。

　　(3)文秘档案员责任：档案建立；档案修改；档案整理；销毁更新；档案资料分析报告；接受经理和上一级档案管理人员检查；检查工程部各级人员档案工作情况。

　　(4)员工责任：认真进行原始资料的记录；接受各级领导和档案员的工作检查。

　　2.工程档案管理程序

　　(1) 工程档案的建立

　　文秘档案员根据经理意见建立各级档案目录并将各类文件、资料、图纸、记录按目录要求存档。档案要予以统一编号，并在每卷首页建立目录清单，同时在计算机中进行目录登记。

　　(2) 工程档案的存档

　　工程档案由文秘档案员整理，按规定目录存档。

　　(3) 工程档案的查阅和借阅

　　一般工程档案查阅可向文秘档案员借出，在工程部办公室阅览；若需借阅须在文秘档案员处办理借阅手续。保密档案经工程部经理批准可查阅，不可以借阅。

　　(4) 工程档案的更改清理和销毁

　　原始档案一般不可修改；工程部工作档案经工程部经理同意可以修改。工程部档案应定期进行清理，过程性工作档案到期后应及时销毁，但应做好销毁记录。

　　(5) 上级档案存档

　　工程部档案应由文秘档案员定期上交物业管理中心存档。

　　(6) 保密等级设置和更改

　　涉及到物业管理中心、项目部、工程部机密的技术和经济档案，如委托管理合同、原始图纸、技术改造方案和图纸、工程招标标底、施工合同书等应设置密码，其保密等级和密码及其修改由工程部经理决定。

　　(7) 计算机档案管理

　　工程部档案应积极推行计算机管理，由文秘档案员设置目录菜单，将档案或目录及时录入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。

　　(8) 图书档案管理办法

　　工程部购置的技术图书由文秘档案员登记建档，制定图书借阅管理办法，严格按管理办法借阅。