物业辖区IC卡管理办法

　　物业管理公司作业指导文件

　　--IC卡管理办法

　　1.目的：

　　规范对IC卡的管理控制，避免IC卡的不合理使用。

　　2.范围：

　　适用使用IC卡的各管理处。

　　3.方法和过程控制：

　　3.1 IC卡的发放控制

　　3.1.1部门经理负责对本部门的IC卡发放管理工作进行监督、审批。

　　3.1.2部门指定专人负责IC卡的授权发放管理工作，负责申请人的身份识别、房号和使用范围等登记。每季度对IC卡进行统计整理，填写《IC卡季度整理表》，对异常情况进行核查处理,负责对电脑密码每季度进行更改。

　　3.2 IC卡的登记发放

　　3.2.1业主申请领卡须出示有关证明，IC卡发放人员根据证明，进行发卡、授权，并在《IC卡发放/异常情况登记表》上进行登记。

　　3.2.2公司或相关工作人员如需申请领卡，须经部门经理或经理授权人审批签名，发放人员进行IC卡的发放授权，并在《IC卡发放/异常情况登记表》上进行登记。

　　3.2.3 IC卡持有人需对卡的授权内容进行变更，须持有相关证明，部门发卡人员予以变更，并登记。

　　3.2.4业主和工作人员发卡情况应分开登记。

　　3.3 IC卡的挂失、解挂

　　3.3.1持卡人挂失/解挂IC卡时，须出示本人身份证，经IC卡发放人员核对无误后，予以挂失/解挂，并予以登记。

　　3.4 IC卡的更换、退还

　　3.4.1持卡人在保修期内IC卡自然损坏，凭旧卡到控制中心可换取新卡，发卡人收回旧卡并登记。

　　3.4.2持卡人因人为造成IC卡损坏，如打孔、折叠、机洗等只能重新申请领取，不能更换。

　　3.4.3公司赠送的IC卡不能办理退还相关手续。

　　3.4.4车主不再承租车位后，出纳应及时知会发卡人员，取消其车场授权，并经车主确认后方可办理解除手续，同时填写《IC卡发放/异常情况登记表》。

　　3.5 IC卡的注销

　　3.5.1如业主产权发生变更，部门出纳员应及时通知中心，对其IC卡进行注销，并通知原业主。

　　3.5.2如果工作人员持有的IC卡存在不合理使用或丢失，授权人应立即予以注销或收回IC卡，同时填写《IC卡发放/异常情况登记表》。

　　3.6 IC卡的授权期限规定

　　业主及家庭成员的IC卡授权期限一般为五年；其他人员IC卡授权期限一般为一年，最长不得超过两年。

　　3.7工作人员IC卡的回收

　　部门工作人员调离或离职，由人事管理员协助授权人收回IC卡，登记在《IC卡发放/异常情况登记表》中。

　　3.8门禁系统密码管理

　　大堂门、单元门的开启密码管理处每季度更改一次，更改后的新密码应提前一周发到住户邮箱或电话通知。新密码不得以张贴或公告形式进行通知。

　　4.质量记录表格：

　　**WY7.5.1-A01-07-F1《IC卡发放（异常）情况记录表》

　　**WY7.5.1-A01-07-F2 《IC卡季度整理表》

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篇2：物业作业指导文件:IC卡管理办法

　　物业作业指导文件：IC卡管理办法

　　1.目的

　　规范对IC卡的管理控制，避免IC卡的不合理使用。

　　2.范围

　　适用各管理处IC卡的工作管理

　　3.定义

　　无

　　4.职责

　　部门/岗位工作职责

　　管理处经理负责对IC卡的发放工作的全面监督和检查

　　管理处指定人员/岗位负责IC的日常办理和授权、变更、回收等工作的具体操作

　　安全部负责核对顾客的IC卡使用情况

　　5.方法及过程控制

　　5.1.IC卡的发放控制

　　5.1.1管理处经理负责对IC卡发放管理工作进行监督、审批。

　　5.1.2管理处指定专人负责IC卡的授权发放管理工作，负责申请人的身份识别、房号和使用范围等登记。每季度对IC卡进行统计整理，填写《IC卡季度整理表》，对异常情况进行核查处理，负责对电脑管理权限密码每季度进行更改。

　　5.2 IC卡的登记发放

　　5.2.1业主申请领卡须出示有关证件及购房合同，IC卡发放人员根据证件及购房合同，进行发卡、授权，并在《IC卡发放/异常情况登记表》上进行登记。

　　5.2.2公司或相关工作人员如需申请领卡，需经理或经理授权人审批签名，发放人员进行IC卡的发放授权，并在《IC卡发放/异常情况登记表》进行登记。

　　5.2.3 IC卡持有人如需对卡的授权内容进行变更，须持有相关证件，由发卡人员予以变更，并登记。

　　5.2.4业主和工作人员发卡情况应分开登记。

　　5.3 IC卡的挂失、解挂

　　5.3.1持卡人挂失/解挂IC卡时，须出示本人身份证，经IC卡发放人核对无误后，予以挂失/解挂，并予以登记。

　　5.4 IC卡的更换、退还

　　5.4.1持卡人在保修期内IC卡自然损坏，凭旧卡可在管理处换取新卡，发卡人回收旧卡并登记。

　　5.4.2持卡人因人为造成IC卡损坏，如打孔、折叠、机洗等只能重新申请领卡，不能更换。

　　5.4.3公司赠送的IC卡办理退还相关手续时不能退还押金。

　　5.4.4车主不再承租车位后，管理处应及时知会发卡人员，取消其车场授权，并经车主确认后方可办理解除手续，同时填写《IC卡发放/异常情况登记表》。

　　5.5 IC卡的注销

　　5.5.1如业主产权发生变更，管理处应及时通知发卡人员，对其IC卡进行注销，并通知原业主。

　　5.5.2如果工作人员持有的IC卡存在不合理使用或丢失，发卡人应立即予以挂失或收回IC卡并赔偿损失，同时填写《IC卡发放/异常情况登记表》。

　　5.6 IC卡的授权期限规定

　　业主及家庭成员（管理处业主资料中有登记的）的门禁系统IC卡授权期限一般为十年；车辆IC卡的授权期限根据业主租用车位的期限进行授权。其他人员IC卡授权期限一般为一年，最长不得超过两年。

　　5.7工作人员IC卡的回收

　　工作人员调离或离职，由人事管理员协助授权人收回IC卡，登记在《IC 卡发放/异常情况登记表》。

　　6.支持性文件

　　无

　　7.质量记录表格

　　TJzzWY7.5.1-A01-03-F1《IC卡发放/异常情况登记表》

　　TJzzWY7.5.1-A01-03-F2《IC卡季度整理表》

　　TJzzWY7.5.1-A01-03-F3 《机动车IC卡办理通知单》

篇3：小区门禁IC卡发放使用管理规定(3)

　　小区门禁IC卡发放使用管理规定（三）

　　1.0业主本人及其直系亲属居住本大厦，免费卡二房送二张，三房送三张。如需申领的IC卡数量超出以上的部分，每张收50元工本费。公司购房、业主购房用作办公或员工居住的，申领IC卡按本条例规定办理。

　　2.0人员如有业主书面证明其为业主亲属的（非直系亲属）申领IC卡免收押金，每张只收取50元工本费。

　　3.0业户租住本小区用于自住（本人或员工）或办公，申领IC卡时，每张应收取50元押金及50元工本费。

　　4.0业户来管理处办理入住手续时，管理处办公室应当促请业户及时办理门禁IC卡。

　　5.0大堂值班人员未经许可，不得擅自动用门禁系统；发现系统有故障，应及时向管理处报告。

　　6.0原则上由业户自己刷卡开门，对未成年人及业户手提重物不便刷卡、忘记带卡时，值班人员应当为业户提供方便，开启门禁系统。

　　7.0对新近入住的业户，大堂值班人员应当及时促请业户在到管理处办理入住手续时办理IC卡。

　　8.0值班人员发现刷卡人使用同住的其他人员的卡时，应当提请业户使用自己的卡；刷卡人若使用本栋其他人员（包括在住或迁出后）的卡时，值班人员应当予以没收，并报告管理处进行处理。

　　9.0对大堂门禁系统的管理，大堂值班员既要坚持原则，具体操作时，又要有一定的灵活性，不能因此和业户产生争执，影响与业户的关系。

　　10.0对于已经办理了IC卡而后又迁出或不再居住本小区的人员，大堂值班人员应当及时向管理处报告注销登记的IC卡。

　　11.0遗失IC卡需要补办IC卡时，每张需收取50元工本费。

篇4：钥匙(IC卡)管理规程

1．0目的
1．1本指导书规范了管理处对业主钥匙（IC卡）、公共门窗钥匙、设备钥匙（包括水泵房、电梯房、电梯、电表间、井盖等）的管理。

2．0适用范围
2．1本指导书适用于管理处对业主钥匙（IC卡）、公共门窗钥匙、设备钥匙（包括水泵房、电梯房、电梯、电表间、井盖等）的管理。

3．0职责
3.1服务中心负责业主钥匙（IC卡）的管理和发放。
3. 2 工程组负责公共门窗钥匙、设备钥匙（包括水泵房、电梯房、电梯、电表间、井盖等）的管理。
3. 3 监控中心工程系统维护员负责IC卡的制作。

4．0工作程序
4．1工作流程图

4．2 钥匙分类
a）业主钥匙（包括门匙、信箱钥匙）；
b）公共门窗钥匙、设备用房钥匙（包括水泵房、电梯房、电梯、电表间、井盖等）；
c）IC卡。

4.3管理处接管楼宇钥匙（IC卡）后的管理规定

4．3．1 业主钥匙（包括门匙、信箱钥匙）管理
4. 3. 1. 1分类、标识
a）将钥匙分类：先将钥匙按每座、每套房、每扇门钥匙分别栓在一起，每座一大串、每户一中串、每扇门一小串。
b）将分类的钥匙贴上标签，在标签纸上写明“-苑-座-房”号。
c)业主的钥匙一般分为房的户门钥匙、室内门钥匙、信箱钥匙三种，均应贴上标签标识。
4. 3. 1. 2业主（住户）钥匙发放
在业主验楼之前，服务中心验证业主入住资料符合规定要求的，业主在《钥匙（IC）发放登记表》上签字登记后，发放钥匙。

4. 3. 2公共门窗、设备房钥匙管理
4. 3. 2. 1分类、标识
a)将钥匙分类：先将公共门窗钥匙按楼层分类，将设备用房按设备分类，然后将钥匙分别栓在一起。
b)将分类的钥匙贴上标签，在标签纸上写明设施设备房名称或公共门窗座、层数。
4. 3. 2. 2公共门窗、设备房钥匙管理规定
a）公共门窗、设备设施房钥匙由管理处工程组统一保管，无工作需要任何人不得以私人名义借出。
b）如工作需要，应在《钥匙（IC卡）借还登记表》上登记。
c）公共门窗、设备房钥匙未经管理处主任同意，不得私配钥匙。
4. 3. 3 IC卡管理
4. 3. 3. 1 业主的IC卡发放
a）业主如需办理IC卡，由业主向服务中心前台管理员提出申请，同时要缴彩色照片，服务中心前台管理员验证业主（住户）身份无误，业主向出纳员缴纳有关费用后，统一由监控中心系统维护员制作。由服务中心前台管理员发放给业主，填写《钥匙（IC）发放登记表》，由业主签名。
b）如果业主租赁怡翠花园车位的，IC卡制作时上要用电脑写上有效期。
c）没有租赁或买车位的业主IC卡不能从机动车道通过，只能从人行通道
通过。
d）业主租赁车位到期的要到服务中心办理续租手续，同时IC卡也延期。
4. 3. 3. 1 系统卡、管理卡发放管理
a)系统卡由监控中心系统维护员保存、管理。
b)管理卡须经管理处主任审批后发放，并登记。
c)管理卡使用人不得将其借给其他人使用。

5．0引用文件和记录表格

5．1《钥匙（IC）发放登记表》
5．2《钥匙（IC）借还登记表》

篇5：ISO作业指导书:钥匙(IC卡)管理规程

　　ISO作业指导书：钥匙（IC卡）管理规程

　　1.0 目的

　　1.1 加强钥匙(IC卡)管理，确保钥匙(IC卡)安全使用。

　　2.0 适用范围

　　2.1 适用于管理处接管的钥匙及IC卡的管理。

　　3.0 职责

　　3.1 客户服务部负责对接管房屋钥匙(IC卡)进行保管。

　　3.2 工程部负责对公共设备、设施用房钥匙进行保管。

　　3.3 保管部负责对IC卡的使用进行监控。

　　4.0 工作程序

　　4.1 接管

　　4.1.1 在接管物业时， 客户服务部、工程部依《物业接管工作规程》分别接管住宅及公共设备、设施用房钥匙，接管时填写《钥匙移交清单》、《IC卡移交清单》。

　　4.2 分类标识

　　4.2.1 客户服务部、工程部对接管的钥匙进行分类标识，住宅用房钥匙(IC卡)应分栋号、层号、单元号进行标识，并用信封装好，存放在钥匙柜里；设备、设施用房钥匙应标明栋号、设备房名称，悬挂于工程部的钥匙盘上并至少保留一套备用钥匙。

　　4.3 保管

　　4.3.1 客户服务部设专职管理员对住宅钥匙(IC卡)进行保管。

　　4.3.1.1 对于交楼住宅须由负责交楼的管理员在《钥匙领用登记表》上签领，在交楼完毕后，管理员须在《钥匙领用登记表》上注销。

　　4.3.1.2 对于房屋维修须由施工单位的维修负责人凭工作证及《收楼记录表》借领钥匙。4.3.1.3 对于空置房钥匙在借领时须说明借用原因、何时归还。

　　a) 售楼看房，借钥匙时售楼人员应缴纳一定的押金，注明归还时间，并交待清楚空置房管理的注意事项。归还钥匙后，管理员应定期对空置房进行复查。

　　b) 房屋巡查，管理员应做好借领钥匙记录，用完后及时归还并注销。

　　c) 清洁助理借领一套空置房钥匙，定期对空置房搞好卫生。

　　4.3.2 工程部原则上不外借公共设备、设施用房钥匙。

　　4.3.2.1 如外来施工单位因施工需要借钥匙的，须由施工单位出示施工证明并凭施工人员工作证方可借匙，借匙时间不得超过1小时，在借匙时应严格填写《钥匙领用登记表》，对超过借用时间的，工程主管应直接向施工单位负责为进行催还。

　　4.3.2.2 对于管理处内部工作人员借用钥匙的，应问明原因并详细记录在《钥匙领用登记表》上才可借匙，借匙时间不超过4小时，超时的由工程主管向相关部门主管催还。

　　4.4 IC卡管理

　　4.4.1 IC卡是住户出入的证明及开启公共防盗门的钥匙，不能转借使用，用户在出入小区时，门岗保安员礼貌要求出示IC卡进行刷卡进入。

　　4.4.2 对模糊不清已损毁的IC卡，应视为无效IC卡，由保安员通知住户重新到管理处填写《IC卡办理申请表》，进行重新办理，重新办理后，原IC卡当作废处理。

　　4.4.3 保安部在巡逻、检查时发现IC卡外借施工人员使用的，应予以没收交管理处前台，并通知IC卡持有者到管理处领取。在领取时管理员应说明没收IC卡的原因，要注意的事项，并由IC卡持有人签名后领还。

　　5.0 引用文件及相关表格

　　5.1《物业接管工作规程》(WI-KF-004)

　　6.0 记录

　　6.1《钥匙移交清单》(JL/WI-KF-004/008)

　　6.2《收楼记录表》(JL/WI-KF-005/009)

　　6.3《IC卡移交清单》(JL/WI-KF-017/001)

　　6.4《钥匙领用登记表》(JL/WI-KF-014/001)

　　6.5《IC卡办理申请表》(JL/WI-KF-014/002)