物业管理处采购控制工作程序

　　物业管理处采购控制程序

　　1.目的

　　对物资采购的申请、计划的编制、审批等过程制定相应程序，确保采购物资符合规定要求。

　　2.适用范围

　　适用于物业管理处提供服务所需物资的采购，其他物资（如办公用品）的采购可参照执行。

　　3.术语(略)

　　4.职责

　　4.1提出采购的部门制定《采购计划》和其他采购文件，由部门负责人审核报公司批准。

　　4.2经批准后的《采购计划》发至财务部，由财务部负责实施采购。

　　5.工作程序

　　5.1物资的采购

　　5.1.1计划性采购

　　a.财务部库管员根据物资库存情况，做出下月补充物资采购计划。

　　b.各部门主管每月下旬制定下个月的物资采购计划，说明物资的名称、型号、规格、数量等（如有特殊要求，须说明）。

　　c.采购计划经部门负责人审核后，报经理批准，各部门将批准后的《采购计划》交给财务部，由财务部采购人员在合格供方处进行采购。

　　5.1.2零星采购

　　a.公司零星采购是指在物业管理活动中少量随时采购的物品。

　　b.各部门需要零星物资和计划外的物资时，先填写《申购单》，说明物品的名称、型号、规格、数量、用途等（如有特殊要求，须注明）。《申购单》经部门负责人审核，经理批准。

　　c.申请部门将批准后的《申购单》交财务部，财务部安排采购人员进行采购。

　　d.采购人员一般在合格供方处进行采购，如有急需等特殊情况，经物业管理公司总经理批准后也可在其它供应商处对实物质量进行验证后购买。

　　5.2供方的选择按《供方评价和选择程序》执行。

　　5.3采购物资的验证。

　　5.3.1财务部库管员依据审批后的《申购单》或《采购计划》对所采购回来的物资进行入库检验。工程部专业技术人员参与工程设备．材料及工具的质量验收。

　　5.3.2验证根据情况采用核对数量、外观检查和合格证检查等方式进行。对涉及安全性能的产品如电器类、水绝缘材料类、标准件类暖器材、消防用具类、化工原料类必须要有合格证；对小五金类、其他杂项类应核对规格、型号和数量与采购文件是否一致，外观和包装有无破损等。

　　5.3.3由库管员对物资验证结果进行记录,《物品验证记录表》验证栏签名确认并保存，参与验收的工程部专业技术人员也应签名。对验证中发现的不合格品按《不合格控制程序》执行。

　　5.4采购人员在进行采购时，将采购物资的时间、供方登记在计划表或《申购单》相应栏目内。

　　5.5采购回来的物资交仓管员办理入库手续并作记录。

　　6.相关文件和记录

　　6.1《供方评价和选择程序》

　　6.2《采购计划》

　　6.3《申购单》

　　6.4《物品验证记录表》

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篇2：物业管理物品采购控制工作程序

公司程序文件版号: A
修改号: 0
EJ-QP5.1物业管理物品采购控制程序页码: 1/3

1.目的:
确保采购的物品符合质量要求。

2.适用范围:
适用于公司各部门对物业管理服务相关物品的采购。

3.引用文件:
3.1质量手册第4.6、4.10、4.13章
3.2 IS09002标准第4.6、4.10、4.13章

4.职责:

4.1公司各部门职责:
4.1.1各部门应设专人负责编制本部门相关物业管理项目所需物品的购置计划。
4.1.2各部门主任负责本部门物品购置计划的核定。
4.1.3管理者副代表负责物品购置计划的审核,公司副总经理负责物品购置计划的审批。
4.1.4经副总经理审批后的物品购置计划由综合办公室主任负责实施。
4.1.5综合办公室主任负责购置物品检查、验收、入库登记。

4.2工程维修部的职责:
4.2.1工程维修部负责物业分承包商施工材料及日常维修材料采购计划的审核。
4.2.2当住户发现分承包商提供的日常维修材料存在质量问题或材料不足时,工程维修部应对分承包商所购物品和库存进行验证,并对其发出《整改通知书》。

5.工作程序:
5.1物品的购置计划由各部门根据本部门相关物业管理项目实际需要,编写《物品采购计划报批表》。
5.2购置计划要明确产品的名称、规格、型号、数量、购置用途与时间要求,有特释要求的应注明。
5.3购置计划编写完成后交部门领导进行核定,经部门领导核定后,
交管理者副代表审核,并由副总经理审批。
5.4经副总经理审批后的购置计划,由综合办公室主任负责实施。
5.5综合办公室主任对审批后的购置计划应委托办事员负责实施。
5.6办事员根据各部门的购置计划,要进行分类汇总,制定采购计划,采购计划应结合实际,以免造成资金的浪费。

5.7对物品采购的要求:
5.7.1办事员在进行采购时,应从《合格供应商名单》中选择供应商,并根据各部门提供购置计划的时间要求,分轻重缓急,有计划地进行,以确保物品的及时供应。
5.7.2工程维修部应建议物业分承包商对用量较大、数量较多且长年经常使用物品(如灯泡、水暖管件等)要采用国家定点生产厂家或专业生产厂家生产的产品,以确保产品的使用寿命和使用安全。
5.7.3对各专业有特殊要求的物品,办事员要会同专业技术人员共同去选购,以避免使用的困难。

5.8对物品的验收:
5.8.1物品到货后,综合办公室主任根据采购计划逐一进行清点检查、验收入库,并登记《入库登记表》中。
5.8.2物业分承包商购置的与物业管理相关的所需品,应与工程维修部共同验收,并将验收结果报工程维修部归档。
5.8.3对各专业有特释要求的物品,综合办公室主任应会同

篇3：质量手册:采购控制工作程序

　　质量手册：采购控制程序

　　1目的

　　对服务过程及供方进行控制，确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。

　　2范围

　　适用于对服务所需的原辅材料采购、承担服务项目分包合同的服务项目供方提供服务的控制，对供方进行选择、评价和控制。

　　3职责

　　3.1 管理部

　　a.负责按公司的要求组织对供应采购物资及承担分承包合同的供方进行评价，编制合格从主名录，对供方的供货、服务业绩定期进行评价，建立供方档案。

　　b.负责制定采购计划，执行采购作业。

　　c.负责审批日常服务分承包合同。

　　3.2 管理者代表负责审核合格供方名录，并上报总经理批准。

　　3.3 采购物资、接受服务的相关部门质量检查员负责对采购物资的质量进行检测，对供方提供的服务质量进行监督。

　　4 程序

　　4.1采购物资

　　4.1.1 采购物资分类。管理部根椐对服务质量影响程度分为：

　　a、重要物资：维修建材、五金、机电及工作服、保安器材、清洁用品等；

　　b、一般物资：零星采购的工具、维修与检测设备等。

　　4.1.2 采购物资的申请

　　a、各部门根椐实际情况填写《请购单》，金额在500元以下的报经理审批，500元以上的由经理确认，报总经理批准。

　　b、《请购单》应清楚写明物资名称、规格、数量、价格、申请购买时间、用途、质量要求等。

　　4.1.3 采购实施

　　a、管理部负责实施采购。对于重要物资，应由《合格物资供方名录》中选择供方。对于第一次采购的重要物资供方，应与其签订《采购合同》，明确品名、规格、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等；

　　b、采购前采购员应对《采购单》核实，在与供方沟通前，应确保规定的采购要求是充分的。

　　4.1.4 采购物资的验证

　　4.1.4.1 对采购的物资可以有如下几种验证方式：

　　a．由各部门质量检查员进行进货验证；

　　b．由业主或住户在本公司现场实施验证；

　　c．由本公司在供方现场实施验证；

　　d．由业主或住户在供方现场实施验证。

　　对于后两种情况，管理部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。

　　4.1.4.2 验证活动可包括：检验或试验、外观检查、试用、提供合格证明文件等方式。不同的物资根椐检验规程规定不同的验证方式。

　　4.1.4.3 业主或住户的验证不能免除本公司提供合格物品的责任，也不能排除其后业主或住户拒收的可能。

　　4.1.5 采购信息

　　4.1.5.2本公司的采购文件包括：采购计划、采购单、采购物资分类明细表、采购合同及附件等，由管理部保管。在与供方沟通前，应由相应的发放部门负责人对采购要求是否充分进行审批。

　　4.2 服务项目分承包

　　4.2.1 公司物业管理日常服务有如下分包项目：

　　a．清洁、排污；

　　b．机电设备维修、保养；

　　c．绿化；

　　d．房屋本体维修、保养；

　　e．保安。

　　4.2.2 由公司接受服务的相关部门确定相应分包服务方式报管理部审批，管理部代表公司与供方签定《服务项目分包合同》，合同应包括服务项目、完成时间、质量标准、应负责任等。

　　4.2.3 对供方服务的验证。由管理部相关人员对供方服务质量进行监督管理，验证方法可包括：

　　a．管理部会同接受服务部门对供方服务质量进行验收；

　　b．征求业主和住户对供方服务质量的意见。

　　验证方式应在《服务项目分包合同》中给予明确规定。

　　4.2.4服务项目分承包的有关信息

　　a．供方法人资格证明文件；

　　b．服务业绩证明材料；

　　c．相关部门提供的服务质量报告；

　　d．服务项目分承包合同。

　　在与供方沟通前，应确保规定的服务要求是充分的。上述资料由管理部保管。

　　4.3 对采购物资供方的评价

　　4.3.1 合格供应商的条件

　　a．具备持续稳定的合格产品供货渠道；

　　b．具有良好的供应物资业绩；

　　c．具有质量保证能力的证明（必要时）；

　　d．价格合理

　　e．服务良好。

　　4.3.

2 管理部根椐采购物资要求和服务需要，通过对物资、服务的质量、价格、履约率等进行比较，选择合格的供方，填写《物资供方评定记录表》。对同类的供货物资和服务，应同时选择几家合格的供方以供比较。管理部负责建立并保存合格供方的质量记录。根椐供应物资有服务的类别及其质量保证能力，明确对供方的控制方式和程度。

　　4.3.3 对有多年业务往来的重要物资供方和日常服务供方，应提供其质量证明文件和定期检查记录，以证实其质量保证能力，适当时包括以下内容：

　　a．质量管理体系认证证书；

　　b．本公司对供方质量管理体系进行审核的结果；

　　c．本公司及供方其他顾客的满意程度调查；

　　d．供方产品或财务的质量、价格、交货、服务能力等的检查记录；

　　e．供方的财务状况及服务和支持能力等。

　　4.3.4 对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，对物资应经样品检验及小批量试用，证明合格才能供货。具体步骤如下：

　　a．新供方根椐提供的技术要求提供少量样品；

　　b．使用部门的质量检查员对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写《物资供方评定记录表》中相应栏目，反馈给管理部；

　　c．样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；

　　d．样品验证合格后，管理部通知供方小批量供货，经质量检查员进货验证合格后，交使用部门试用，并由使用部门出具相应试用后的验证报告，并填写《物资供方评定记录表》中相应栏目，反馈给管理部；

　　e．小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的供方经管理者代表审核、总经理批准后，可列入《合格物资供方名录》；

　　f．零星采购物资供方，质量检查员对其进货验证记录即为对此供方的评价。

　　4.3.5 对连续两次供应物资有严重不合格的物资供方，应取消其供方资格。

　　4.4 服务供方的评价

　　4.4.1 合格服务供方应具备的条件：

　　a、应在工商部门注册、具有法人资格；

　　b、有从事过类似服务项目的优良业绩；

　　c、良好的质量保证能力；

　　d、有承担相应服务项目的工作条件和实力；

　　e、服务供方在提供服务之前，应向相关部门提交对分承包项目的服务报告，报告内容必须有分包责任人、服务标准、分包服务方案、完成时间、质量保证等。

　　4.4.2 对多年己承担服务项目的供方的评价；

　　a、根椐4.4.1条款规定的条件，供方应提供充分的证明材料；

　　b、公司接受服务的部门负责对其相应服务项目供方进行评价，填写《服务供方评定记录表》，对其服务质量、工作能力等予以评价。

　　4.4.3 对第一次提供服务的供方的评价；

　　a、管理部根椐服务供方的营业执照、人员素质技能证明材料、市场调查业绩及所提供服务的初次试用，进行供方的初步选择；

　　b、试用期为一个月，管理部及接受服务的部门对其服务质量进行检查，管理部填写《服务供方评定记录表》。

　　4.4.4 对所有合格的服务供方应列入《合格服务供方名录》，报管理者代审核，总经理批准。

　　4.4.5 对合格的服务供方在服务过程中出现的严重不合格，管理部应填写《不合格服务通知单》，通知服务供方限期改正。管理部应按要求跟踪验证纠正效果，如连续两次仍不符合要求，管理部应报公司相关部门审核，经主管领导批准后，可取消服务供方的资格。

　　4.5 对合格供方的定期复评

　　4.5.1 管理部每年对合格物资供方进行一次跟踪复评，填写《物资供方业绩评定表》，评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他（如价格、售后服务等）占20%。评定总分低于60（如质量评分低于42），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货验证，并执行4.3.4条款。连续第二次评分仍不及格，应取消其供货资格。

　　4.5.2 接受供方服务的部门，每年对长期服务供方进行一次跟踪复评，填写《服务供方业绩评定表》，评价时按百分制，服务质量评分占60%，按期完成服务评分占20%，其他（如价格、服务态度等）占20%。评定总分低于60（如质量评分低于42），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其提供服务的验证，并执行4.4.5条款。连续第二次评分仍不及格，应取消其供货资格。

　　5 相关文件

　　无

　　6 质量记录

　　6.1 物资供方评定记录表

　　6.2服务供方评定记录表

　　6.3 合格物资供方名录

　　6.4 合格服务供方名录

　　6.5 物资供方业绩评定表

　　6.6 服务供方业绩评定表

　　6.7 请购单

　　6.8 采购/服务合同

　　6.9 不合格服务通知单

篇4：物业《质量手册》之采购控制工作程序

　　物业《质量手册》之采购控制程序

　　1.0目的

　　对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求，对外包维修、施工、安装工作审批进行控制。

　　2.0范围

　　适用于对服务所需的材料采购、承担服务项目外委合同的供方提供服务的控制，对供方进行选择、评价、控制。

　　3.0职责

　　3.1行政人事部负责物资采购，按物业管理公司的要求组织对供应采购物资的供方进行评价，编制合格供应商名单，对供方的供货、服务业绩定期进行评价，建立供方档案。

　　3.2管理者代表负责审核合格供方名录，并上报物业总经理批准。

　　3.3库房人员或接受服务的相关部门人员负责对采购物资的质量进行验证，对供方提供的服务质量进行监督。

　　4.0工作程序

　　4.1采购物资：各部门对采购物品要制订相应的《采购申请表》，由行政人事部予以确认。

　　4.1.1采购物资分类。采购物品主要包括维修材料、工具、秩序维护器材等。

　　4.1.2采购物资的审批。

　　4.1.2.1各部门每月8日编制下月《采购申请表》经部门经理审核后，报物业总经理批准。

　　4.1.2.2《采购申请表》应清楚写明物资名称、规格、数量、价格等。

　　4.1.3采购的实施

　　4.1.3.1行政人事部负责汇总各部门的《采购申请表》，经物业总经理批准后实施采购。对于重要物资应在合格供应商名单中选择供方。

　　4.1.3.2采购前采购员应对《采购申请表》核实，在与供方沟通前应确保规定的采购要求是充分的。

　　4.1.3.3采购员应根据采购的内容确定比价的程序，不同的金额比较的标准不同，具体的比较标准如下

　　A.有指定供应商的物品采购

　　由部门主管汇总本部门购买之建议，详细填写《物品采购呈批件》（包括各物品金额），经部门经理审核无误后签字，交行政人事部；行政人事部将对物品数量、金额进行核实，在得到指定供货商的正式报价后核算总额，经复查无误后签字，并交物业总经理批准签字后方可购买。

　　B.没有指定供应商的物品采购

　　由部门库存管理员汇总本部门购买之建议，对所需购买之物品进行询价，并详细填写《商品/物料采购对比表》：

　　对于超过8000元的商品，采取货比两家。

　　对于超过12000元的商品，采取货比三家。

　　对于超过30000元的商品，采取货比五家。

　　上述表格需准确注明各家商品单价，厂家名称、联系方式等，并写清购买意向及理由，连同厂家的正式报价单交部门经理审批签字，交行政部复查，确认无误后，由物业总经理批准签字后方可进行购买。

　　以上的比价不包括政府垄断的项目，比价的目的不只是价格的比较还要比较相应的售后服务，产品质量情况等。

　　对比表的填写项目与采购的金额相关，同时在表上写明申请人、申请部门经理，物业总经理的意见，填写选择供应商的原因。

　　4.1.4采购物资的验证

　　对采购的物资可以有如下验证方式：

　　4.1.4.1特殊物资由各使用部门的相关人员进行验货验证。

　　4.1.4.2一般由库房管理人员进行进货验证，并办理入库手续。

　　4.2服务项目供方

　　4.2.1物业管理公司物业管理日常服务有如下外委项目：

　　4.2.1.1清洁服务；

　　4.2.1.2电梯维护保养；

　　4.2.1.3外保；

　　4.2.1.4化粪池清掏；

　　4.2.1.5绿植租摆、绿地养护；

　　4.2.1.6消防设备、设施的维护和保养

　　4.2.2由物业管理公司接受服务的部门确定相应外委服务项目报部门经理及物业总经理审批与供方签定外委合同，合同包括服务项目、完成时间、质量标准、应付责任等。

　　4.3采购物资供方的评价

　　4.3.1合格供应商的条件

　　4.3.1.1具备持续稳定的合格产品供货渠道。

　　4.3.1.2具有良好的供应物资业绩。

　　4.3.1.3具有质量保证能力的证明（必要时）。

　　4.3.1.4价格合理。

　　4.3.1.5服务良好。

　　4.3.2行政人事部根据采购物资要求和服务需要，通过对物资、服务、价格、履约率等进行比较，货比三家选择合格的供方，填写《供应商评价表》，评价后择优选择一家并进行评估打分，填写《供应商评价表》。对同类的供货物资和服务，应同时选择三家以上供

方以供比较。行政人事部负责建立并保存合格供方的记录。

　　4.4服务供方的评价

　　4.4.1合格供方应具备的条件

　　4.4.1.1应在工商部门注册、具有法人资格。

　　4.4.1.2有从事过类似服务项目的优良业绩。

　　4.4.1.3有承担相应服务项目的工作条件和实力。

　　4.4.1.4良好的质量保证能力。

　　4.4.1.5服务供方在提供服务之前，应向相关部门提交外委项目的服务报告，报告内容必须有外委项目责任人、服务标准、服务方案、完成时间、质量保证等。

　　4.4.2对承担服务项目的供方的评价：

　　4.4.2.1根据4.4.1条款规定的条件。供方应提供充分的证明材料；

　　4.4.2.2物业管理公司接受服务的部门负责对其服务项目供方进行评价，填写《供应商评价表》，对其服务质量、工作能力等予以评价。

　　4.4.3对所有合格的服务供方应列入《合格供应商名单》

　　5.0相关文件

　　5.1《采购验证标准》

　　6.0质量记录

　　6.1《采购申请表》

　　6.2《物品采购呈批件》

　　6.3《合格供应商名单》

　　6.4《供应商评价表》

　　6.5《商品/物料采购对比表》

篇5：物业程序文件:采购控制工作程序

　　物业程序文件：采购控制程序

　　1.0目的

　　公司应确保采购的物品和接受的服务符合合同、标准和规范要求，保证公司服务质量。2.0范围适用于直接影响服务质量的采购的物品和接受的服务，如设备的零配件、提供给顾客使用的物品等。

　　3.0职责

　　3.1物业部负责公司物品的采购及物品供应商的选择和评定。

　　3.2部门和管理处采购主管负责200元以下零星物品的采购及经公司领导授权可以自行采购的物品购买。

　　3.3部门和管理处采购主管负责采购计划的制定和采购物品验证记录单的填写。

　　3.4公司主管领导和管理处经理负责采购计划的审批。

　　4.0程序

　　4.1合格供方的选择

　　4.1.1合格供方根据以下三条进行选择：

　　1）品牌优良、价格合理；

　　2）具有营业执照或相应政府批文的企业；

　　3）提供的物品/服务质量良好和信誉较好的商家或厂家。

　　4.1.2工程部和管理处应建立《合格供方名单》，作为公司供方的选择，主管领导负责审批《合格供方名单》，执行部门应随时根据实际供货关系来评定供方，合格供方的增删应由审批人审批。合格供方可分为物品类供方和服务供方。

　　4.2采购计划控制

　　4.2.1采购按实际情况可分为计划采购、临时采购和紧急采购。

　　4.2.2管理处、部门采购主管负责在每月5日前编制该月采购计划并报经理或公司主管领导审批，采购计划应说明物品名称、规格、数量、需要日期、单价、质量要求（必要时）等。

　　4.2.3对临时采购的物品，采购主管应在当天填写或补填《采购计划审批表》，并报审批人审批，采购日期按实际发生日期填写，要求用明显标识（*）注明。

　　4.2.4对紧急采购的物品，采购物品应在实际采购发生的2日内补填《采购计划审批表》，并报审批人审批，采购人按实际发生日期补填相关记录，要求用标识（J）标明。

　　4.2.5采购文件包括（每次根据采购情况的需要，选择以下一种或几种）：

　　1）采购合同

　　2）采购计划审批表

　　3）采购管理规程

　　4）合格供方名单

　　4.2.6在上述采购文件中，由申请单位表述出拟采购物品的有关信息，包括：

　　1）对供方物品/服务的质量要求、安全要求、验收规范，采购物品的参数、规格、数量等。

　　2）对供方的加工、服务过程，供货的交付程序的要求。

　　3）对供方设备及人员资格的要求。

　　4）对供方质量管理体系的要求（优先选择通过ISO质量管理体系认证的供方）。

　　4.2.7盛通物品采购应在物业部确定的采购中采购。

　　4.2.8价值在2千元以上的单件物品需要申请人填写《固定资产配置审批表》，并报公司逐级审批。

　　4.3采购物品验证

　　4.3.1采购物品须经过物品使用人或相关资质人员验证合格后方可使用或入库，验证人员和采购主管分别在《采购物品验证记录》上按规定记录和确认。

　　4.3.2对于临时和紧急采购物品，采购主管和验证人员必须做到先验证后使用，加强现场验证，以保证购进物品是需要的合格品。事后相关人员应及时填写（采购发生日期2日之内）相关记录，填写的采购日期为实际发生日期，并按上面要求的标识标明。

　　4.3.3对验证不合格的物品按《不合格品控制程序》采取相应的措施。

　　4.3.4合同规定时间，顾客可以对采购物品进行验证。

　　4.3.5验证方式包括目测、试用、检验、测量、工艺验证等。

　　4.3.6在供方的现场实施验证

　　1）若合同规定需在供方现场验证采购物品时，由物业部组织相关单位在供方处对所购物料现场实施验证。

　　2）采购人员应事先与供方做好验证安排及验证方式，以便验收活动顺利实施。

　　4.3.7物品使用人在供方的现场实施验证

　　1）若使用人要求在供方现场验证物品时，由采购人员和使用人在供方现场共同实施验证。

　　2）采购人员应事先与供方和使用人联系安排妥当，以便验收活动顺利实施。

　　5.0相关文件与记录

　　5.1《不合格品控制程序》

　　5.2《供方评价和选择控制程序》

　　5.3《采购计划审批表》

　　5.4《采购物品验证记录》

　　5.5《合格供方名单》