小区客户资料管理规定七
小区客户资料管理规定七
0. 目的
1) 小区业主/用户的资料管理。
2. 适应范围
1)适用于小区业主/用户的档案管理。
3. 内容
3.1 业主资料的收集
3.1.1 由客户服务中心负责。
3.1.2 在业主办理入伙、装修手续时，收集有关资料。
3.1.3入伙资料包括入伙资料确认表、入伙通知书、房屋租赁(购房)合同复印件、经办人(负责人)身份证复印件、营业执照复印件、税务登记证复印件、授权委托书、业主公约、区域防火责任书、住户宣言书、收楼声明书、签领钥匙登记表、委托代收费合同、业主/住户情况登记表等。
3.1.4装修资料包括装修资料确认表、装修申请表、装修公司营业执照/税务登记证/资制证书、装修图纸、装修通知书/审批表、装修协议书、治安责任书、承诺书、装修工人情况登记表、回收的装修工人临时出入证、违章记录等。
3.2 业主/租户资料的整理、归档
3.2.1各业主的入伙资料、装修资料收集齐全后，客户管理员负责按统一标准装订整理后放入资料袋中，并按栋号、房号进行编号并打印标签，贴于资料袋左上角。资料待要求干净、整洁、无破损。
3.2.2业主入伙、装修资料统一存放于业主档案柜中，每个档案柜抽屉上表明所存放资料的栋号、楼层/房号，做到清楚准确一目了然、便于查找。
3.2.3每个业主建立一个资料夹，统一贴栋号、房号标签，入伙、装修资料袋归档于资料夹中。
3.2.4租户资料包括：房屋租赁合同、租户身份证、深圳市暂住证复印件、租户情况登记表等。
3.2.5业主/租户资料整理后，由客户管理员负责统一保管。
3.3 业主资料电子文档的建立和管理
3.3.1客户管理员在业主入伙前，负责在思源物业管理软件下，提前生成房产资料，为入伙后尽早建立业主资料电子文档做好准备。
3.3.2业主入伙时，每天将当日入伙的业主资料，包括业主家庭成员资料，输入到思源物业管理软件中的客户管理中。
3.4档案的清理、销毁、更新工作
3.4.1客户管理员对各业主/租户的档案资料每年次年初进行系统整理，归档工作。
物业经理人网-www.pmcEo.com篇2：物业接管验收及档案资料的建立与管理
物业接管验收及档案资料的建立与管理
一、物业接管验收：
主要分三个方面：
(一)档案资料的验收与交接
1、进驻该社区后我们将与该项目负责人进行图纸资料的详细交接验收工作，包括：土建竣工图、水暖竣工图、电气竣工图等。
2、办公区各单位负责物业工作的负责人及联系电话。
(二)公共设备、设施现场验收与交接
1、我公司选派经验丰富的水暖、电气及土建工程师、项目主管会同该项目负责人组成现场交接小组，对房屋建筑、设施、设备等进行现场交接验收。
2、将对现场交接中发现的各类设备、设施、物品等数量及遗留问题记录在交接单上，交接验收单一式三份，由物业公司和司法局人民政府负责人签字确认后，各归档保存。
3、对交接验收中存在的各类问题，由公司各职能部门与相关部门公共协商解决。
4、对已接管验收的区域，组织相关人员进行，以便尽快熟悉情况，保持环境整洁。
(三)物业管理用房的交接及钥匙交接验收
1、公司将派专人与该项目负责人进行物业办公用房交接。
2、对公共区域及公共部位的钥匙尤其是水、电箱房及相关办公室的钥匙逐一进行核对、试用，并填写钥匙交接单，同时建立交接档案备存，以便于钥匙的统一管理，做到放置稳妥，安全有序。
二、档案资料的建立
档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为办公区域及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。针对司法局机关办公楼的物业管理形式，我们拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段，引进先进的物业管理软件，配备专职档案管理人员，建章建制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。需要收集的档案资料有以下几种：
(一)委托方提供的资料
1、技术资料
A、竣工图
B、附属工程及隐蔽工程的全套图纸
2、竣工验收证明书
建筑消防验收合格证
水泵、配电柜变压器、有线电视系统等设备的定购合同、验收证明书、产品说明书、竣工图纸。
3、办公区域使用资料
各楼层办公资料(包括主要负责人、联系电话)
建筑面积计算书
(二)档案处建立的资料
1、物业资料
A、办公楼基本资料
B、办公区域基本资料
2、办公区域使用资料
各办公区域主要负责人资料
3、日常管理资料
A、保洁管理记录
a、日常巡查记录
b、绿化消杀记录
c、供水、排水管线检查记录
B、保安管理记录
a、日常巡查记录
b、交接班记录
c、值班记录
d、物资搬运放行记录
e、紧急事件处理记录
f、车辆管理记录
g、夜间查询记录
C、装修管理档案
D、维修服务档案
a、维修服务登记表
b、维修服务回访记录
E、员工管理档案
a、员工个人详细资料
b、员工业绩考核记录
c、员工内务管理检查记录
F、培训档案
a、各项培训计划及实施记录
b、培训结果考核及跟查记录
c、军事训练及消防演习记录
G、行政文件
a、政府部门文件
b、物业公司及集团公司文件
c、管理处规章制度、通知、通报等文件
d、管理处获得的荣誉
三、档案、资料管理办法
1、档案、资料建立及管理运行流程示意图
2、档案资料收、发管理程序：
A、管理处重要资料(如委托方提供的资料)接收必须经过管理处经理或其指定负责人验收，完善交接手续后方能立卷归档。
B、管理处日常管理文件(如管理处通知、通报等)按照本公司制定的文件管理程序进行发放及接受手续，并立卷归档。
3、档案资料管理要求：
A、采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录像带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。
B、尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。
C、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类文件管理，并定期清除过期无效文件。
D、原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。
E、档案的鉴定必须由管理处经理或其指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。
F、档案组卷按不同业务性质分块，以内空分类，逐一编号，登记造册编辑目录，最好按不同业务部门分柜保存。为工作方便可设置部门开架档案。
G、档案保管必须有专人负责，以达到文件管理要求，必须做到档案标识清晰，分类明确，易查找;档案必须由具备资格的人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任;档案入室时必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检验档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失。
H、档案室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等要求，配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等物质用以防潮，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文件管理要求。
篇3：养护中心技术资料管理办法
养护中心技术资料管理办法(试行)
第一章总则
第一条
为了规范养护中心技术资料管理，依据《公路养护技术》、《养护纲要》等资料，结合养护中心实际，特制定本办法。
第二条
本办法适用于养护中心所有技术资料的管理，包括文书、声像、科技、电子资料。
第三条
养护中心技术资料管理本着高起点、高标准的要求，力求管理规范、归类准确、保存完整。
第二章资料分类
第四条
养护中心技术资料分为以下几类：
1、工程管理类：⑴专项工程资料;
⑵养护工程月报：①施工单位上报②报高路集团;
⑶年度计划;
⑷季度计划;
⑸养护工程台帐;
⑹来往函件;
⑺养护计划总结资料;
⑻招标文件;
⑼合同文件。
2、巡查检查类：⑴安全巡查简报;
⑵质量检查简报;
⑶文明施工检查结果。
3、养护评定报告类：养护质量评定报告。
4、计算机管理类：⑴路面管理系统路面分析报告;
⑵桥梁管理系统报告;
⑶电子文档(所有存档文件的电子备份)。
5、技术类：⑴桥梁类;
⑵路面类;
⑶路基类;
⑷绿化类;
⑸交安类。
6、科研开发类。
7、四新技术类：⑴新材料;
⑵新工艺;
⑶新设备;
⑷新方法。
第三章管理方法
第五条
养护中心建立专门的工程技术档案室存放各种技术资料(文书、声像、科技、电子)，同时统一购置档案柜、档案盒、录音笔、刻录机、光盘等。
第六条
内业管理员应认真负责，及时记录、收集有关资料，定期整理，分类归档，对于日常管理类资料可按需汇编成册，对于规模较大的工程资料应装订成册;对于计算机管理的重要资料，应定期用软盘或光盘备份，以保证各项资料的准确、完整、有序。
第七条
文书版的资料要求保存其相应的电子版，声像资料要求保留相应的光盘。
第八条
保密资料要专门放置在专门档案柜中严格进行管理。
第四章资料报送及收集方法
第九条
各施工单位按照《养护中心公文处理办法》定期向养护中心报送施工资料，养护中心各相关负责人将其整理后送至养护中心工程技术档案室存档。
第十条
所有函件必须统一到养护中心内业管理员处进行统一编号。
第十一条
工程办公室负责每月施工单位例会会议内容的记录整理。
第五章附则
第十二条
本办法由养护中心技术办公室负责解释。
第十三条
本办法自发文之日起试行。
附表：养护中心技术资料范围及保管期限表
编号
归档文件
保管期限
主管机关
建设单位
一、工程管理类
专项工程资料
长期
长期
养护工程月报
长期
长期
年度计划
长期
长期
季度计划
长期
长期
养护工程台帐
长期
长期
函件
长期
长期
养护规划
长期
长期
合同
长期
长期
二、巡查检查类
安全巡查简报
短期
短期
质量检查结果
短期
短期
文明施工检查
篇4：建筑工程资料管理个人年度总结
20**年建筑工程资料管理个人年度总结
20**年是一个全中华人民都感到光荣和开心的一年，也是全中华人民都悲伤的一年。开心的是奥林匹克运动会成功的在中国举办了，悲伤的是中华人民经历了一次难忘的自然灾害(5.12汶川地震)。通过团结的力量我们成功的举办了奥林匹克运动会，也克服了地震带给我们的伤痛。20**年即将过去，新的一年即将开始，在这辞旧迎新之际，回顾一年来的工作历程，总结一年来的工作中的经验、教训，有利于在以后的工作中扬长避短，更好的做好技术资料管理工作，下面分几个方面对一年来的工作进行一下总结：
一、今年的主要工作：
20**年我经历了“名信、天龙瑞景”工程的竣工资料和“新筑1-4#楼”质量、安全(基础、主体、“标化”)等各项资料，并跟从现场技术负责人进行预算的学习。“名信、天龙瑞景”工程于20**年1月25日进行了竣工验收，在公司规定的时间里完成了竣工资料的收集和整理，并按要求合格的交付成都市新都区档案馆进行存档。“新筑1-4#楼”工程于20**年4月1日开工，开工前按相关规范规定的要求进行开工准备的资料收集和整理;20**年12月12日合格的进行了1-4#楼基础、主体的验收，并按规范要求收集和整理了基础、主体资料，通过验收。在1-4#楼基础、主体验收时资料一次性地通过了新都区质量监督站和相关单位的验收。
二、具体工作情况：
1、“名信、天龙瑞景”竣工资料的整理，在工程竣工验收后，对分包单位的资料及时地进行收集，对各种工程资料的形成、积累、组卷、归档进行整理，使施工资料达到完整性、准确性，符合有关要求。20**年3月“名信、天龙瑞景”竣工资料顺利通过了新都区档案馆的验收，达到合格标准。
2、①质量资料：“新筑1-4#”是新建工程，均按照工程的形象进度，及时、准确的收集材料合格证、进行材料试验、隐蔽工程检验批资料和分部分项工程资料的填写，并且及时地找现场监理工程师签字盖章，从而做到了施工资料各检验批、分部分项、隐蔽验收、材料试验的日期能够与实际施工日期相吻合，满足资料编制的要求。对每一个重点施工部位编制的有针对性的施工方案如：土方方案、地下室方案防水方案、保温方案、外架悬挑方案、标化方案、模板方案等等一系列的施工方案，及时地进行监理单位方案报审。因为工程资料是真实反映工程项目施工的结果，资料就是在工程建设过程中形成各种形式的信息记录，只有和现场施工管理人员全力配合才能完成并做好这项工作。负责施工资料的治理工作，并对施工资料进行收集、整理、归档。施工资料是工程建设过程中，施工单位进行施工的真实记录，是一项系统工程。它牵涉到监理单位、建设单位、设计单位等工程参建单位的实质性工作，使施工工作科学化、规范化的标志。编制项目部会议记录，项目部质量、安全月报表，月报表是项目部在一个月内对工程进展和施工工作的总结，也是各有关部门检查、评定项目部工作的重要依据。因此做好这项工作很重要。
②安全资料：及时地填写工程各项安全、文明施工资料，对新进场的工人及时的进行“三级安全知识教育”，并填写“三级安全教育记录卡”进行存档，每一道工序施工前对工人进行班前安全技术交底，每班上、下班都对工人进行班前班后安全教育记录，并记录存档。每道工序施工完后及时会同各相关人员进行验收，并填写相关的安全资料，各相关检查验收人员签字盖章。按相关安全规范规定要求进行收集各种安全防护用品合格证、试验报告，并进行组卷、归档。
③“标化”资料：20**年12月22日新都区安监站对“新筑1-4#楼”工程进行了“标化”初验收，“标化”资料在新都安监站验收时得到了好评。我查阅各种规范规定并向现场施工管理前辈咨询，严格按照安全各种规范进行收集和整理的安全资料。
④预算的学习：由于自己之前没有学习过预算，再加上还有资料上的工作需要做，针对这种情况，合理安排好自己的工作，分清主次、抓住重点、兼顾其他。在新筑工地上为了充实自己，充分利用晚上的时间跟从现场技术负责人学习工程量的计算，从最初的主体楼层模板、砼、钢筋等进行学习。不懂的地方及时向现场管理人员询问，通过不懈的努力，对预算工程量已有了进一步的了解。
三、工作中存在的问题：
从事质量、安全资料的收集和整理这两年来，常常感受到工作的繁忙、责任的重大;大事、小事压在身上，往往重视了这头，却忽略了那头，没能全方位地进行系统地工作。没有足够地学懂各种规范，导致在进行资料的填写时出现漏洞，这样虽不能影响工程质量、安全质量的验收，但总觉得自己没有做好，希望在今后工作中自己将努力做到更好。
四、今后的工作打算：
通过总结一年来的工作，找出工作中的不足，以便在以后的工作中加以克服，同时还需要多看书，认真学习好规范规程及有关文件资料，掌握好专业知识，提高自己的工作能力，加强工作责任感，及时做好个人的各项工作。
总之，在今后的工作中，我将不断的总结与反省，不断地鞭策自己并充实能量，提高自身素质与专业知识水平，以适应时代和企业的发展，与公司共同进步、共同成长。
篇5：中凯国际大厦物业管理创优方案全套资料
中凯国际大厦物业管理创优方案全套资料
好的物业需要优质的服务，好的管理出好的质量。通过我们的服务，为“中凯国际大厦”创造价值，为业主营造一个“安全、舒适、温馨、亲情”的生活、办公及购物环境，让业主安心、放心。
以：品质服务、创新管理
人：业主、开发商、行政主管部门、相关专业部门
为：优于行业标准、优于其它企业、客户满意第一、企业成长需求本：成为客户认可的好保姆、好管家、好朋友
为了使中凯国际的物业管理更加规范和完善，不断提高物业管理水平。狮城物业计划于中凯国际具备创优条件之日起，依据中凯国际的实际情况结合创优标准，就“争创达标优秀大厦”积极做好如下重点工作：
常熟狮城物业管理有限公司成立于20**年12月，是常熟市物业管理协会会员单位。我司现管理的项目是中凯国际大厦商务楼，总建筑面积46311.36㎡，包括地上建筑面积39751.58㎡(含套商务办公房29609.25㎡，商业中心10142.33㎡);地下建筑面积6559.78㎡。
一、建立创优领导小组
创优工作是一项系统性、长效性的工作，为使创建工作有序、高效，故成立创建领导小组，负责各部门与业主/使用人之间的沟通与协调工作。领导小组在公司直接领导下由项目经理及各部门负责人组成。每周召开创优工作会议，一是汇报各部门责任范围创建工作进度情况，二是对整改工作进行计划分工，沟通协调，确保事事落实，责任到人。
二、宣传动员
创优工作离不开每一个员工的支持和配合，就此召开全员动员大会，将本次创优工作的意义，创优过程中各自的责任与义务，创优工作计划及分工安排进行宣传动员;宣传学习《物业管理优秀大厦评分细则》，为全员规范 物业管理行为提供法律指导和实施依据;认真听取意见，激活员工的工作主观能动性，齐心协力圆满完成此次创优工作。
三、周密计划、分工协作、责任分明
1、对外联络、创优的申报工作、创优工作计划及督导由王敏(组长)负责;
2、内部组织自查自纠等日常工作由俞伟芬(副组长)负责;
3、业主/使用人的日常服务接待、回访记录等工作由徐鸣珠负责;
4、维修、设备运行保养等工程管理工作由孙由刚、黄纪人负责;
5、客服中心档案管理等日常工作由王丽亚负责;
6、秩序维护方面的日常管理、规划工作由陈永祥负责;
7、保洁、绿化的日常管理工作由朱明芬负责。
三、创优自查自检工作
1、对照“市级物业管理优秀大厦”的有关标准及评分细则进行内部自查，及时发现问题;
2、通过组织相关责任人到优秀物业公司取经学习，借鉴先进管理成功经验，寻找差距，落实整改。
四、迎检工作
通过自查、专家考评、总结经验和积累资料等一系列创优工作，全面提高管理水平和服务水准，及时做好自检和协调更正，组织申报市级物业管理优秀大厦，积极准备迎接上级物管 部门的验收检查。
创优工作计划进度表
序号创优计划工作内容申购材料安装施工完工日期
1设备房消防箱布置红色5公斤消防箱11套保安部5.28
2外场消火栓油漆漆(红色)保安部6.02
3B2水泵房节能换灯防爆灯1套工程部6.03
4保安、物办钥匙箱，钥匙整理箱(24位、120位)2套工程部6.03
5物业意见箱意见箱1只工程部6.03
6地下车库铁盖板周边警示标志警示胶带(黑/黄) 7卷保安部6.03
7室内消火箱箱体油漆(红,绿)漆(绿色,红色)保安部6.05
829F电梯机房(客)灯光整修日光灯40W*1套工程部6.05
9新风机房日光灯管缺一套日光灯40W*1套工程部6.05
10B1/B2排烟机房设备整修日光灯40W*2套工程部6.05
1128F楼顶接线柱盖板铁(塑)盖板*40只工程部6.05
1228F喷淋装饰盖板盖板*3只工程部6.05
13水泵维修间门(此门不通)封门工程部6.05
14设备房标识, 发包二广6.09
15楼层节能提示 发包二广6.09
16地下车库集水坑盖板设备*22套,除锈上漆漆(烟灰)工程部6.12
17污水泵管道除锈，补漆喷漆(银、红、蓝)工程部6.12
18外场路面车辆管理设备吹塑防撞隔离墩6只保安部6.13
19车库货梯通道转角防撞条亚克力防撞条(灰色) 30条保安部6.15
2029F过道墙面涂料,客货梯机房,风机房墙面涂料涂料(白色)工程部6.16
2129F电梯机房--客货梯地面、贴脚线油漆漆(烟灰)工程部6.18
2229F新风机房地面油漆漆(烟灰)工程部6.18
2329F过道栏杆油漆漆(烟灰)工程部6.18
241F湿式报警阀房管道整修,接线盒、柱整理 工程部6.18
25B2水泵房管道除锈加漆喷漆(蓝色,银色)工程部6.19
26B2水泵房墙面涂料涂料(白色)工程部6.19
27B2水泵房台阶加宽,加砌防水墙,加深排水沟 发包6.22
28B1风机房门框整修(水泥粉砌) 发包6.22
创优工作计划进度表
序号创优计划工作内容申购材料安装施工完工日期
291F湿式报警阀房管线隐蔽工程增补(门口) 发包6.22
30场地停车区标志翻新漆(乳白色)工程部6.24
311F湿式报警阀房排水沟竣通 保洁部7.03
32B1风机机房地面油漆漆(烟灰)工程部7.04
33B2风机房地面油漆漆(烟灰)工程部7.04
3429F新风机房2号机外壳黑字清洗B2 7?B2水泵房2号泵底座绿漆? 耀 水泵房泄水沟内防水涂料 7喷漆(银色)保洁部7.04
35B2水泵房贴脚线,地面油漆环氧油漆(草绿色)工程部7.06
361F湿式报警阀房地面上漆(烟灰)油漆(烟灰)工程部7.06
37B1高配房线沟盖板油漆(草绿)环氧油漆(草绿色)工程部7.08
3828F-29F消防楼道台阶地面油漆漆(烟灰)工程部7.13
39设备房挡鼠板制作(风机、监控、电梯机房)7套工程部7.16
40设备房岗位职责,上墙制度等 翻新发包二广7.18
41高配房绝缘地毯(低压间)90cm*5000cm工程部7.21
42高配房绝缘地毯(高压间) 提示*16块，出入标志*4块工程部7.21
43地下车库温馨提示及出入标志制作发包二广7.24
4428F消防喷淋回气阀除锈上漆漆(蓝)工程部7.26
45物业办公室背景布置 发包二广7.27
46物业管区标志(立柱) 2块发包二广7.27
47B2水泵房2号泵底座绿漆环氧油漆(草绿色)工程部7.27
48水泵房泄水沟内防水涂料防水涂料工程部7.27
49设备房(水泵房,高配房,风机房)工作区警示线警示胶带(黑/黄)工程部7.27
50管道分类、走向箭头标志警示胶带(绿、红、黑) 9卷工程部7.27
51新风机房底座,线管上补漆漆(烟灰)工程部7.27
52高配工作设备年检绝缘手套*1送检7.27
53水泵房、中央空调主机仪表检测及更换压力表2.5PMa*9只，1.6PMa*6只工程部7.27
54中央空调主机盖板、轿架进行除锈上漆(延期)漆(银粉)工程部8.9
自查整改工作进度表
整改检查发现的问题整改措施申购材料安装施工完工日期
28楼至楼顶电梯机房台阶油漆部分遭硬伤全部重漆漆(烟灰色)工程部7.23
外场枯树及空盆2只乱放(世贸饭店)废品处理7.24
北出口消防通道不畅通设立隔离栏水马、警示牌、黄黑绳工程部7.25
水泵房台阶两侧有少量地层渗水开引水沟 外包7.28
水泵房地面油漆部分遭硬伤全部重漆漆(中绿色)工程部7.29
中凯国际日常物业服务工作管理介绍
一、客户服务篇
1、物业费收费工作：物业公司运行的基石是物业服务费，服务费的收费工作紧密围绕“客户公共关系”来进行，经全体员工共同努力，取得了较好的达标成绩。
2、提高对客服务质量，服务内容上墙：
3、客服前台服务认真细致：
精彩专栏
