房地产销售部资料管理

　　房地产开发公司销售部资料管理

　　一.资料内容

　　文字部份：

　　1.送董事会资料。

　　2.公司下发文件。落款为"**公司"、"董事会"的通知、通告、指示、决定、决议等。

　　3.会议纪要。

　　4.内部资料。包括一般资料和重要资料(需长期保存)。

　　5.送其他部门资料，主要指部门衔接函。

　　6.其他部门送本部门资料。衔接函、落款为"**部"的通知、通报、决定等。

　　7.策划部送行业信息。包括：策划部送来的《简报》、其他楼盘信息等。

　　8.活动方案。包括公司内部及对外举办的各种活动细则，实施方案，请柬，门票样本等。

　　9.报刊杂志信息。分相关行业信息、广告信息等。

　　10.法律方面资料。主要指法律顾问的意见书、信函。

　　11.各项目售前资料。包括国土出让协议复印件、预售许可证复印件、固定资产投资许可证复印件、建设工程许可证复印件、建设规划许可证复印件、项目总平图、户型图、铺面平面图、售楼资料、住宅和铺面价目表。

　　12.各项目运行中资料。包括合同书、预定单、工程变更单、退房申请单及批复、按揭资料、客户档案。

　　13.各项目售后资料。主要指物管公司送来的，如客户住宅电话等资料。

　　14.销售代表档案。包括入司时间、生日时间、奖罚情况。

　　15.各项目《销售日报表》。

　　16.每天各销售代表的《工作日志》及每周、每月汇总。

　　电脑部份：

　　1.销售资料。主要指商品房销售一览表、合同摘要，营业用房合同摘要，车库购销情况，已售房、余房信息。

　　2.工作日志。

　　3.客户档案。

　　4.销售代表档案。

　　二.资料的管理。

　　销售助理负责本部门的资料管理工作，主管进行监督和督促。

　　销售助理作为资料的管理人，应及时做好资料的收集、整理、归档，确保资料的完整、正确和安全。

　　1.文字资料。

　　报董事会资料。注明所上报的具体董事、时间。

　　公司下发文件。在收文的次日早会宣读，会后存档。

　　《销售日报表》。由经办的销售主管当日详细填写，销售助理每天早会检查，会上汇总(包括当日汇总、截止当日汇总)，经理会后检查。一本填完后存档。

　　《工作日志》。由各销售代表每天下班前完成，主管助理当日汇总，分项目销售时间存档。

　　合同书的管理。详见《预定单合同的管理》。

　　预定单的管理。详见《预定单合同的管理》。

　　工程变更单的管理。销售部保留的工程变更单应分项目长期保存。

　　项目售前资料。长期保存。

　　项目售后资料。长期保存。

　　注意事项：1.每份资料编写目录，建立借阅签字制。如造成售楼资料遗失，须原样弥补，并罚款200元，如造成其他资料的遗失，须承担相应的经济及法律责任并罚款200元。

　　2.大部分文字资料需长期保存，有些资料需永久保存，这些资料主要是指与客户签署的易引起争议的书面资料，如a、客户的更名、转让资料(见《更名、转让手续的办理》);b、优惠客户的情况说明;c、公司对客户的赔偿资料(含时间、原因、客户姓名、购房位置、赔偿结果、领导签字、经办人签字、客户获赔后的声明);d、退房资料(见《退房手续的办理》)。

　　二.电脑部分。

　　主管机要加密，除经理、主管、主管助理以外的人员使用需征得主管以上一级领导同意。

　　涉及保密的邮件要打印出来后妥善管理，邮件删除。

　　合同及预定(退款)单的管理

　　一.填写

　　1.由经办的销售代表填写，如该经办人员不在，由主管或经理安排人员填写，该被安排的工作人员有义务保质、保量地完成，否则将作为责任人受到处罚。

　　2.字迹要工整、清楚，使用黑色钢笔或签字笔。如有修改，使用涂改液或刀片后再填写。如发现字迹潦草、模糊者，用笔不合要求者，一份罚款50元。

　　3.合同内容的填写。

　　A.合同包括：主合同、补充协议、物管协议。

　　B.严格执行规定的单价、付款时间、既定的条款，如出现金额的优惠，合同条款的修改，补充条款的增加等被视作特殊合同，按照评审要求进行合同评审，

　　C.合同金额四舍五入保留到元，并保证分项金额之和等于总金额，单价乘以面积等于总价。

　　合同中须注明定金金额，定金统一为壹万元。

　　大写金额处有数据前的"零"可用"/"代替，数据中的"零"不得简写。

　　D.填写不得有空白栏，无内容填写应用"/"划去，否则造成后果者自行承担一切后果。

　　合同上一定要留有客户的身份证号、通讯电话、通讯地址。

　　4.合同签写的程序。包括从书写到交由主管助理管理。

　　合同书分格式化合同与特殊合同，格式化合同由经办销售代表填写内部审核表，后需另外一位销售代表、销售主管复核签字，复核内容包括合同书是否各文本都签写了及其中的每一条、每一款及确保正确性和未经过任意修改。特殊合同要进行单独合同评审，是否有相关领导签字认可，之后再交给客户去办理交款等以后的手续。

　　合同一式份，客户、

　　公司财务、销售各一份，销售保留的一份由主管、经理核查后交开发公司管理，核查的内容同上。

　　不规范合同的责任三方除查出问题的人以外均将受到50元-1000元的处罚，并承担由此造成的一切后果，公司不承担由于工作人员原因造成的任何损失。

　　5.预定单内容的填写。

　　严格执行规定的单价、预定截止期限(从签预定单次日起3天)，如有调整视作特殊预定单，单价的优惠由经理以上一级领导签字，预定截止日期的延长由主管以上一级领导签字，否则将视情况给责任人以处罚。

　　填写不得有空白栏，无内容填写应用"/"划去，否则造成后果者自行承担一切后果。

　　单上一定要留有客户的通讯电话、通讯地址

　　特别注意单价与付款方式的对应一致，否则自行承担一切后果。

　　6.预定单签写的程序。

　　1)填写电脑确认单，写明预定单号、客户姓名、房屋位置、型号、定房日期及销售代表姓名，将此单交至经理处进行电脑输入，确认无误;

　　2)填写房屋预定单，由另外一位销售代表进行复核，客户签字后交至经理处签字确认;

　　3)带客户到财务部进行交款，加盖经济合同章;

　　4)将预定单的第一联(白色)交至经理处进行存档，第二联交给客户，第三联交给财务。

　　签预定单须交纳_____元以上的预定金。

　　7.退房程序

　　1.)定金：由客户打电话说明要退房，且定金可不予退还者，由销售代表填写情况说明，写明客户姓名、定房位置，定房时间及退房原因，交至经理处进行存档。(此种情况大多为已过预留截止日期者)

　　2.)退房且退定金：由于公司及其他原因造成客户要求退房的：

　　A.预定退房：收回客户的预定单，经理签字后由相应销售员带客户到财务部退款，退款后将预定单交至销售经理(财务部)处进行存档;

　　B.合同退房：收回客户的合同、业主卡等，要求客户填写《退房申请单》，交由财务核算应退金额并签字确认，销售主管签字确认，金额在5万元以上者由公司领导签字确认，之后由财务部与客户约定时间进行退款,退款后将《退房申请单》原件交至财务部，复印件交至销售助理处进行存档。

　　二.合同管理。此工作由经理助理承担，经理进行监督。

　　1.合同的管理。

　　时间：从客户签合同开始到移交给实业公司之前。

　　内容：分项目、分住宅和铺面;建立借阅签字制。

　　注意事项：应作为机密资料保存，不得遗失，不得将信息告诉他人;除公司领导、销售经理、合同经办人员以外，其他人员查看合同须经主管同意，借阅须签字。

　　2.预定单的管理。

　　时间：从客户签单开始须长期保存，该预定单无论是有效的、作废的、过期的都需长期保存，以备查。

　　内容：分项目、分已退房和未退房、分有效的和失效的。

　　三.关于合同评审

　　1.格式化合同

　　A.定义：对开盘前的合同进行统一内容的拟订，在经过合同评审后，即成为格式化合同。

　　B.合同评审程序：销售部拟订内容--填写合同评审表格--有关部门负责人签字--管理者代表签字--总经理签字

　　C.签定此类合同时，须经过销售部内部审核过程：销售代表与客户签定合同--经办销售代表填写内部审核表并签字确认--复核销售代表签字--销售主管签字确认--销售经理签字确认客户签字--盖经济合同章。

　　D.对于复核人员应确认客户在现场，对于条款未进行任意修改和增加，如在未修改的前提下增加了条款，确认此条款属客户对于公司的约束还是属公司对客户的约束，如是前者，则应进行特殊合同的评审，如属后者，则应在增加条款上进行盖章确认后进行内部审核(此类增加内容应首先由销售主管在审核表上进行书面确认后填写)。

　　2.特殊合同：

　　A.定义：对格式化合同内容进行了改变(增加或删除，其中增加条款属客户对公司的约束类)，即称其为特殊合同。

　　B.评审程序：销售代表填写合同评审表格(详细填写合同变更的内容)--有关部门进行评审--法律顾问进行评审--管理者代表进行评审--销售总监、总经理进行评审

　　C.对于最终评审结果与客户达成一致后，客户进行合同的签字确认，盖经济合同章。

　　D.若公司对此评审程序有改变，按改变后的程序另行执行。

采编：www.pmceo.cOm

篇2：房地产工程管理部资料管理员岗位职责

　　房地产公司工程管理部资料管理员岗位职责

　　1.负责按照档案管理的有关要求，建立完善资料管理制度;

　　2.根据公司工程管理要求，列出必须归档的资料、图纸、文件清单，并加以管理;

　　3.按照资料管理的要求，负责文件收发和登记，以及工程资料的收集整理，按项目分类登记、存档、移交;

　　4.按照《工程图纸借阅管理办法》要求，对工程图纸进行管理;

　　5.按照档案管理的要求，负责资料室技术资料、图纸、文件的归档整理;

　　6.负责资料室图书资料的借阅管理，并对借出文件、资料负责跟踪和收回;

　　7.负责跟踪有关文件的审核流程，包括现场签证、设计变更等其他需要经过多个部门或人员审阅的文件;

　　8.负责对离职或岗位调整的员工借阅资料归还的清查工作，并签署清查意见，上报部门经理。

　　9.负责对必须归档的重要资料的收集和存档;

　　10.负责上级领导临时安排的其他工作。

篇3：房地产企业办公设备、办公用品及图书资料管理办法

　　房地产企业办公设备、办公用品及图书资料管理办法

　　公司办公设备、办公用品及图书资料的管理，本着勤俭节约、合理安排、有效使用的原则，特制定本管理办法。

　　1、办公室负责公司办公设备、办公用品及图书资料的统一管理工作，各部门根据工作需要提出计划及请示，获得批准后，由办公室统一购置，专业用品与图书资料由提出部门自行购置，交公司办公室管理。

　　2、办公设备管理范围：计算机及附属设备;复印机、传真机、碎纸机等文件处理设备;电话、手机等通讯设备;录音、录像、照相器材及附属设备;办公桌椅及其它办公设备。

　　3、办公用品管理范围：各种纸、笔、本、文件夹等文具用品;签约仪式、大型会议及特殊活动需用的物品。

　　4、公司图书、资料管理范围：与公司发展有关的各类书籍、专业书籍、报刊文献集重要信函、请示材料批件和图纸资料等。

　　5、日常办公用品的购置由办公室按计划定期购办。办公设备与图书资料的购置由各部门提出申请，经办公室统一协调，提出拟办意见，报公司总经理审批，获准后方可购置。

　　6、办公室为各部门设立办公设备及办公用品领用台帐，由部门设专人负责领取并保管，领取时办理登记手续。

　　7、公司图书资料由办公室专人负责登记保管，各部门人员需借阅时到公司办公室办理借阅手续;部分业务书籍及图纸资料可由业务部门派专人自行登记保管。

　　8、公司每位员工领用的办公设备、办公用品要合理使用并妥善保管、维护。

　　9、凡员工调出或离开公司时，须将其所领用的价值较高的办公用品如计算器、订书机、U盘等交回公司办公室。不得将该物品带走或私自转交他人保管或使用。

　　10、本办法由公司办公室负责解释。

篇4：案场资料档案管理办法

　　案场资料档案管理办法

　　1.案场资料按其保密性分为三个类别：

　　A类为内部机密资料：包括销控、日报、周报、月报、售足签退文件夹、已购、未购表等，可阅范围为案场经理,销售主管;

　　B类为内部资料：可阅范围为案场内工作人员。

　　C类为一般性资料。

　　2.未经允许，案场人员不得翻阅公司内部资料(包括公司书籍、培训资料)或复印、外泄内部资料。

　　3.个人销售夹需随身携带，外出时应把销售夹收好，不得出现销售桌无人而放有销售夹的情况。

　　4.不得随意将销售夹或销售夹内资料带出售楼处，以免造成资料外泄。

　　5.销售夹内的资料要封好，不给客户随意抽取的机会。

篇5：楼盘资料管理制度

　　楼盘资料管理制度

　　1、公开宣传资料：包括楼书、折页、户型单页、报价单、付款方式、宣传资料、宣传杂志等。该类资料销售主管管理，控制用量，保留一定的底线量，当资料用到保留底线时由申领，主管应随时检查摆放资料是否应增加。对于楼盘资料也应保留一份存档，以备查阅。

　　2、销售资料：包括《销售员签到表》、《客户登记表》、《客户登记总表》、《尾数纸》、《楼宇买卖确认书》、《变更通知单》、《入伙通知单》、《客户档案登记表》、《物业推荐表》、交款通知单、销控表等。该类资料由主管统一向部门内勤领用。管理及控制用量，与楼盘资料管理方向基本相同。

　　销售员对该类资料使用方法：

　　客户登记表--销售员应详细填写每一项内容，并做好跟进记录。于当日填写《客户登记总表》，由主管存档并输入电脑。

　　物业推荐表--在向客户推荐物业时填写，计算必须核对是否正确后，才能交给客户，以免因此误导客户。

　　尾数纸--销售员需在上面注明补定时间，将客户联给客户，原件于当日上交主管。

　　认购书--销售员将客户联交给客户，复印一份自己保存，将原件于当日交主管。

　　购房须知--签订认购书后附送。

　　业主档案表、客户身份证复印件--必须附在尾数纸或认购书后同时上交。

　　成交卡--销售员每成交一套填写一份，附在认购书后同时上交。

　　缴款通知单--客户付款时，由销售员开具缴款通知单(一式二联)，财务联交给财务，业务联交主管。

　　收款收据--收款收据一般由财务自行保管，特殊情况由现场主管负责管理。

　　变更通知单--变更房号、业主名、付款方式、折扣点、价格等都必须填写变更通知单(一式二联)，销售主管签字后将财务联交给财务，把业务联附在认购书后存档。

　　买卖合同及按揭合同--详见公司规定。

　　入伙通知书--销售员在填写入伙通知书之前，应先核实业主是否付清款，签署买卖合同、按揭合同等。填写后，经财务审核签字，才能交给客户。

　　3、楼盘档案资料

　　(1)已签定的客户登记表、尾数纸、认购书、变更表、客户身份证复印件、客户档案：每日由主管审核并存档。

　　(2)客户付款情况表：每日由主管及时登录。

　　(3)合同登记情况表：由主管负责登记，客户领取时在登记表上签字。

　　(4)下月应收款清单及需签合同、办理按揭清单：由主管在月初与财务查核后制定，由主管及时通知业务员。

　　(5)客户投诉表、客户反映情况表：由客户自己填写或业务员指导客户填写，处理完毕后及时反馈客户，并交由主管存档，在《投诉情况统计表》上登记。

　　(6)业主函：寄送的业主函由协助主管执笔，寄送后原件存档。

　　(7)业务员签到及接待顺序表：由主管存档。

　　4、其他资料，包括楼盘相关文件(如预售证、建筑平面图、面积测绘报告、竣工验收报告等)、公司文件(制度、条例等)、销售员档案(销售员的调查报告、总结等)、周边楼盘资料等。此类资料由分类存档管理，销售员查看后须放回原处，如出借需经过主管同意并登记，要如期归还。

　　本规定自二○一二年九月十五日起执行。