X房地产档案资料管理系统

　　某某房地产档案资料管理系统

　　一、总则

　　第一条 为了完整、系统地保存本公司在工作活动中形成的公文、图纸、合同、资料、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片、传真等各种门类和各种载体档案，提高归档文件材料的质量，以适用公司领导决策科学化和公司各项工作的需要，为公司积累门类齐全、结构合理的档案史料，特拟订档案管理办法。二、档案的分级负责与归口管理

　　第二条 本公司的档案管理为"两级分工管理制"即公司为"一级管理"由综合部部负责；各职能部门为"二级管理"，由各部门自行负责。

　　第三条 鉴于本公司的归档文件资料面广、量大，因此必须分工归口管理，具体分工管理如下：

　　1、公司一级管理归档范围：

　　（1）部门（含部门）以上的各种计划、方案、规划。

　　（2）部门（含部门）以上的各种总结、报告。

　　（3）部门（含部门）以上的各种重要通知、通报。

　　（4）部门（含部门）以上的各种文件、纪要、大事记。

　　（5）各种协议书、合同书。

　　（6）各种工程图纸底图。

　　（7）各种设备档案及说明书。

　　（8）各类工程检测、鉴定报告。

　　（9）公司财务部、公司年初财务预算报告及年终财务报告。（10）公司各种审计报告、资产评估报告。

　　（11）公司各种管理规章制度。

　　（12）公司各种注册、登记证件、政府批文。

　　（13）公司各种法律、公证文件。

　　（14）公司各部门经理人事档案（其余员工的人事档案由人事主任保管）。

　　（15）有董事会成员总经理参加的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和社会活动的图片资料及电视资料片。

　　（16）公司发展大事记。

　　（17）公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。

　　（18）公司通讯。

　　2、部门二级档案管理归档范围：

　　（1）公司、部门及职员的各种计划、方案、规划。

　　（2）公司、部门及职员的各种总结、报告。

　　（3）公司、部门及职员的各种重要通知、通报。

　　（4）公司、部门及职员的各种文件、纪要、大事记。

　　（5）公司的各种管理制度。

　　（6）其它各种职能业务性文件资料等。

　　三、公司档案分类表类别细目名称经营决策经营管理类计划工作统计工作公司管理财务管理物资管理编号

　　基本范围公司规划，重大经营战略性决策，公司发展规划，方案目标管理等。公司中长期计划，年（季）度计划，各项专业发展计划，全面计划管理工作。各种统计报表，公司综合性统计分析工作等。公司行政管理、各种管理制度。资金管理，价格管理，会计管理，资金流通管理。物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。市场分析，客户调查，楼宇销售，广告宣传，售后服务工作等。公司综合性行政事务工作，司务会议，总经理办公室工作，文秘工作，机要保密工作等。消防，保卫等。合同管理，涉外法律事务等。行政管理楼宇租赁、售租、行政事务安全保卫法律事务

　　类审计工作人事管理劳动管理培训工作档案和信息管理医疗卫生后勤福利外事工作生产调度质量管理、各专项审计工作活动等。干部管理，工人招聘、录用、调配工作等。劳动定额、定员，劳动调配，劳动工资，劳动保护等。职工在职培训，管理干部开发等。公司档案工作，各类数据管理，电子计算机系统，情报工作，图书资料工作等。

　　员工防病治病，计划生育工作等。员工生活福利，宿舍等。公司涉外活动等。生产组织、调度指挥工作等。公司质量管理，楼宇质量检测和质量控制工作等。能源消耗定额管理，功能降耗工作等。安全生产，工伤事故处理，职工安全教育等。新工程开发，技术成果管理，技术引进，技术创新和采用新技术，合理化建议等。环境保护检测与控制，污染治理等。

　　各种计量检测工作。公司标准化管理工作，各种标准档案

　　。同一工程项目内，包含工程的勘探测绘图、总体规划图、各类设计图、施工图、水电图、竣工验收和工程创优的全过程。同一设备仪器类，含设备购臵安装调试、运行，维护修理各设备管理等全过程。

　　生产能源管理技术安全管理管理技术管理类环境保护计量工作标准化工作产品类细目生名称按工程产项目或建筑类项目设臵设备仪器档设备案细目名称仪器按设备种类类设臵注：编号解释说明，（公司）（类别）（年份）（细目名称）（月）（日）（编号）

　　四、档案的保管工作

　　第五条 档案的保管工作必须按规范进行科学管理。

　　其程序如下：

　　（一）归档程序：资料收集检索目录分类立卷编号归档管理登记（二）保管程序：借阅（登记）归还（销号）日常保管经常维护

　　第六条 归档的文件资料，必须根据其性质区别密级（秘密、机密、绝密）和保管年限（短期、长期、永久）进行分类立卷。

　　第七条 必须建立按分工归口管理的档案借阅管理办法。

　　（一）凡属公司一级管理的档案

　　（1）借阅一般档案资料由综合部部长批准。

　　（2）借阅秘密档案资料由总经理助理批准。

　　（3）借阅机密档案资料由副总经理批准。

　　（4）借阅绝密档案资料由总经理批准。

　　（二）凡属部门二级管理的档案--

　　（1）借阅一般档案资料由部门文员办理。

　　（2）借阅秘密档案资料由部门负责人批准。

　　（3）借阅机密档案资料由总经理助理批准。

　　（4）借阅绝密档案资料由副总经理批准。

　　（三）凡借出或归还都必须健全登记和注销手续。

　　第八条 对已失去作用或已超过保管期限的档案资料经综合部部长鉴定后，副总经理审核，总经理批准，并进行登记后予以销毁。

　　第九条 档案管理部门必须做好经常性的防潮、防晒、防虫、防鼠、防火、防盗等维护性工作。

　　第十条 档案管理员应建立借（查）阅登记本，按文件名、借（查）阅日期、归还日期等内容填写，并由借（查）阅人签名。

　　第十一条 档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容，发现问题应及时上报人事行政部经理，重要问题应及时上报总经理。

　　第十二条 要妥善保管档案，谨防丢失，不得随意转借，或替当事人涂改内容。

　　第十三条 档案柜钥匙不得随身携带，应妥善保管。

　　第十四条 对档案、文件的机密内容，保管人员要做到守口如瓶，严守职责，不得传播或泄露内容。

　　第十五条 档案管理员要经常清理档案柜卫生，要做到不堆放、不杂乱，整洁有序，醒目易找。

　　五、借阅人员

　　第十六条 为确保档案机密程度，档案资料只供本公司员工借（查）用，一般档案借阅期为七天，较重要档案为三天，重要档案不许拿走，在档案管理人员监督下查阅。外单位若工作需要借（查）阅，必须经总经理批准方可。

　　第十七条 借（查）阅人对所借（查）用一般性档案资料，须妥善保管，不得转借、拆散、抽出、复印或在文件上涂改。

　　六、附件

　　第十八条 每半年综合部组织相关人员对各级档案管理进行检查评分，90~100分的档案管理人员记小功（奖励三天基本工资），80~89分嘉功奖（奖励一天基本工资），70~79分为合格不奖不罚，60分以下为不合格，不合格者记小过（罚三天基本工资）并通报批评。

　　第十九条 本管理办法由总经理批准后实施，由综合部监控及实施。

采编：www.pmceo.cOm

篇2：房地产公司档案图书资料管理规定

　　房地产开发公司档案与图书资料管理规定

　　档案管理与资料管理

　　档案管理是公司管理工作极为重要的一部分，其管理的规范程度反映了 公司的管理水平。为使档案与图书资料管理制度化，提高档案资料处理、 管理的质量及效率，特制定本规定。

　　（一）归档适用范围范围

　　凡公司与外界往来及公司与各协作单位之间往来的以及公司经营 管理所必需的有关企业战略规划、计划或总结（年、月度）、财务审 计、经营状况、项目可行研究报告（方案）、各类许可证书、图纸、 政府批文、公司执照（与注册文件）、会议纪要、备忘录、请示、决 定、决议、通告、通知、协议、合同、员工档案资料、客户资料、销 售广告等有价值的文件资料及重大公关活动的图片、文字、录像资料。

　　（二）管理部门

　　1、公司行政人事部设综合档案资料室，设专职档案管理人员；各部门设兼 职档案管理人员（必须报行政人事部备案），负责本部门、企业日常经 营管理中形成归档的文件材料的收集、整理，并负责定期移交公司综合 档案室。

　　2、公司档案资料由行政人事部负责综合监督管理，各部门实行专业对口分 级管理。

　　（三）移交归档与使用

　　公司总部各部门兼职档案管理员，按照归档时间将有关裆案文件移 交公司综合档案室，各部门留存复印件使用（公司所发文件除外）； 需要已经归档的原件时，需经批准后履行借阅手续使用。

　　2、归档时间分与归口管理部门

　　2.1管理性文件：办理完毕的管理性文件材料，形成部门在第1年12 月末以前整理分类，移交档案室后立卷。

　　2.2会计档案：会计档案由财务预算部保留一年后，次年三月末归档。 2.3人事档案：人事档案由人行政人事部根据人员变动情况随时归档。 2.4基建工程、设备档案：基建工程（合同、协议、预算书、许可证、 隐蔽资料等）、设备材料、图纸类档案在工程竣工、设备、动力安 装投入使用后一个月内归档，此期间由部门档案人员进行分类保管。

　　2.5 各类报告、方案、内部申请批复、内部管理制度规范、计划书： 该类档案在确立形成时由部门留存，同时送交行政人事部留存正 本归档。

　　2.6合同协议类：正本原件需二份以上，在批准签署后分别由签署部 门、财务预算部、档案室各存档一份。

　　2.7图书、期刊、报纸类：在购入或订购后先列入管理台帐，后又综 合档案室负责分类保管、借阅、归类、管理。

　　2.8其它资料：如各类企业沿革资料、公关接待活动图像、录音录象资料 以及外出开会、学习、考察、参观人员带回具有保存价值的资料，一 般在该档案资料形成后一周内交公司行政人事部归档。

　　（三）文件点收

　　文件结案移送归档时，依如下原则点收：

　　1、检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

　　2、文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。

　　3、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。 （四）文件整理标准

　　1、本档案按问题组卷，一事一卷或一事多卷。

　　2、对接收的所有档案及时审查，进行科学分类，排列编号。

　　3、归档的文件材料要齐全完整，每份文件的正件和附件、印件与底稿， 请示与批复合并一起立卷。

　　4、卷内文件的排列与编目要科学规范，便于查找。

　　（五）档案分类编号标准

　　档案按职能设置十个一级类目，即（1）合同协议类；（2）行政人事文书管理类；（3）经营管理类；（4）工程技术图纸类；（5）内部文件与制度规范类；（6）专题报告和专项技术研究类；（7）预算项目类；（8）资产设备材料类；（9）会计档案类；（10）公司以及员工档案类。二级类目是按档案的具体内容所反映的问题进行设置。按问题分类，结合年度，一事一卷。 档案分类一级类目采用汉语拼音字母标识，A、B、C、D、E、F、G、H、I、J依次表示十个一级类目（二级类目由综

合档案室划分该类明细科目按统一名称通知各部门）。 按各项要大类分别排架，大类之间不交叉排列，充分体现企业档案分类的指导思想和分类准则，保持各类档案的有机联系和及时、高效提供利用。

　　根据档案的形成特点和管理要求，按大类、分年代排架法、即按大类---年代进行排架，就是在同一大类内按同一问题的案卷排列在一起，在同一问题内再按永久、长期、短期顺序排列，第二年依次接着排，分阶段排列，一个阶段不超过三位数。排列时按大类、年度、流水编制案卷顺序号，即类、年度大流水编号。

　　（六）保存期限

　　保管期限可分为：永久保存、长期保存和短期保存。

　　（七）档案借阅

　　1、无论是部门间借阅档案还是部门到综合档案室借阅都必须进行登记， 注明借阅人姓名、部门、借阅时间、查阅内容及利用目的和效果。

　　2、查阅档案原则上在阅档室进行，一般不得借出。必须借出时，需经档 案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。

　　3、查阅人事档案需经主管人事部门批准，经档案管理部门负责人批准 后，方可查阅。

　　4、借阅档案限与经办业务有关者，如借阅与经办业务无关案件，应经档 案管理部门负责人同意。

　　5、档案借阅要履行登记手续；借阅档案必须爱护，严禁涂改；注意安全 和保密，严禁擅自复制、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和 复制，必须经档案管理部门负责人批准。

　　6、档案归还时，经档案管理人员核查无误后，方予以办理归还手续。 7、财务以及企业战略方面档案一般不于借阅。

　　（八）档案保管标准

　　档案入库前必须经过严格检查，防止错、漏或夹带害虫及有害物质 进行侵蚀。 档案入库后要系统化整理，做到排列科学、整齐美观，便于保管和 利用。

　　3、档案室门窗装具要坚固，档案管理人员要认真负责，确保档案安全； 非工作人员不得进入档案室。 保持档案整洁，备有防盗防火、防虫、防霉、防尘、防晒等器材与 设施。 每季度对档案保管情况进行一次全面检查，定期投放药物。查阅后 的档案及时归回原处。

　　5、档案室内严禁放置与档案无关物品，严禁在档案室吸烟。

　　（九）保密守则（详见保密规定）

　　对保密档案按档案封皮保密范围和密级规定》，由主管领导及专职档案员会同归档部门合理划分密级（绝密、机密、秘密）。

　　2、档案材料不得任意带出档案室，更不得将档案秘密向无关人员泄露。

　　3、查阅密级档案，需经主管领导批准，并履行登记手续，在阅档室 查阅。未经批准不得借阅、摘抄、翻印、复制。

　　4、销毁档案要严格履行鉴定、审批手续，要配有二人以上进行监销， 任何个人不得将档案私自处理。

　　5、如发生丢失档案和泄密现象，须立即向有关部门和领导报告，不 得隐瞒，情节严重者要依法严肃处理。

　　（十）附则

　　本规定由公司行政人事部办负责解释，自发布之日起实施。

篇3：房地产公司人事档案资料管理规定

　　房地产公司人事档案资料管理规定

　　（一）人事档案内容原始人事档案。职工人事关系转入企业时具备的档案原始资料、调动介绍信、调转表、工资介绍信、保险基金、公积金等原始材料。企业人事档案。在本企业内建立的包括《员工应聘登记表》、《试用协议》、《员工承诺保证联》、《定级与绩效考核表》、《劳动合同或劳动协议》、《职务（级）考核评价表》、〈职位确认书〉〈劳动手册与保险手册〉、内部晋升调转考核、任职文件、调转记录、奖惩记录等人事材料。

　　（二）档案保管

　　1、职工人事档案由公司人事部门设专人调转、记录、整理，并永久保存。

　　2、公司人事部门建立并保管除总经理和上级派入人员以外所有员工的人事档案。

　　3、员工人事档案从试用期起予以建立。

　　4、人事档案调阅需经人事部门负责人同意，财务人员档案调阅需经财务总监同意。

　　（三）档案调转

　　1、员工通过转正定级考核后，由人事部门出具调动表及介绍信，由员工本人将人事关系调转至本企业，并与企业签订《劳动合同》。因特殊原因暂时不能将人事关系转至企业的，需在《转正审批表》或《职位确认书》上予以注明，并与企业签订《劳动协议书》。

　　2、一般员工在企业内部调动，由新单位出具介绍信，将原始人事档案不予调转，但建立新的考核档案。

　　3、公司部员工如调离企业，需填写《调离审批表》，经所在部门、人事部门、财务部门负责人以及总经理签字后，方可按“离职”的有关规定办理人事手续，但企业人事档案不予调转。

　　（四）档案查阅

　　部门负责人以上人员可以提出阅看下层属下申请。须经行政人事部经理同意方可阅档。员工档案严禁借阅出行政人事部。

篇4：地产公司人事档案和人事资料管理规定

　　地产公司人事档案和人事资料管理规定

　　为了加强公司人员人事档案的保密性，建立建全人事资料和档案，制定本规定如下：

　　第一条：人事档案是指由公司委托市人才托管的员工人事档案和员工在公司工作期间而形成的各种可留存的资料（公司内部人事资料）；

　　第二条：员工一旦转正，应将人事档案转入公司。如因种种原因而不能将你的档案转入公司，本人必须提交书面说明，报人力资源部归档。

　　第三条：员工转入公司的人事档案应该包括：

　　A、记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史的履历；

　　B、相关学历证书、毕业生登记表；

　　C、以往工作期间产生的劳动合同原件；

　　D、相关职称评定的资料；

　　E、其它存档人事资料

　　第四条：公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容，有审核权。如发现员工人事档案与员工入职所填写相关资料内容有出入，有权调查确定真实情况。

　　第五条：员工与公司签定的劳动合同、在公司服务期间内评定的相关职称证明和再教育证明等由公司人力资源部统一留存，定期向市人才移交，存入员工人事档案中。

　　第六条：员工入职时，需填写一系列的个人资料。员工须详实地填写每一个项目，公司有权进行甄别。如有虚假，视同严重违反公司规章制度。

　　第七条：员工在职期间，如员工个人情况（如居住地、联络电话、婚姻状况、家庭人员情况等）有所变动，应立即通知人力资源部，以健全公司内部人事资料，确保管理需要与员工有关的各项权益。

　　第八条、公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容，不得加以删除或销毁，并且必须严格保密。

　　第九条、员工人事档案，由公司统一委托市人才交流中心保管。

篇5：地产公司人事档案和人事资料管理制度

　　地产公司人事档案和人事资料管理制度

　　为了加强公司人员人事档案的保密性，建立建全人事资料和档案，制定本制度如下：

　　一.人事档案是指由公司委托市人才托管的员工人事档案和员工在公司工作期间而形成的各种可留存的资料（公司内部人事资料）。

　　二.员工一旦转正，应将人事档案转入公司。如因种种原因而不能将你的档案转入公司，本人必须提交书面说明，报人力资源部归档。

　　三.员工转入公司的人事档案应该包括：

　　1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史的履历；

　　2.相关学历证书、毕业生登记表；

　　3.以往工作期间产生的劳动合同原件；

　　4.相关职称评定的资料；

　　5.其它存档人事资料

　　四.公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容，有审核权。如发现员工人事档案与员工入职所填写相关资料内容有出入，有权调查确定真实情况。

　　五.员工与公司签定www.pmceo.com的劳动合同、在公司服务期间内评定的相关职称证明和再教育证明等由公司人力资源部统一留存，定期向市人才移交，存入员工人事档案中。

　　六.员工入职时，需填写一系列的个人资料。员工须详实地填写每一个项目，公司有权进行甄别。如有虚假，视同严重违反公司规章制度。

　　七.员工若有以下信息的变更，需15日内通知公司人力资源部，以确保与员工有关的各项权益：

　　1.姓名、身份证号码；

　　2.家庭住址或电话号码；

　　3.婚姻状况及家庭成员状况；

　　4.员工本人工资卡号；

　　5.遇意外或在紧急情况下需通告的人；

　　6.新取得的某种学历、技术、资格、称号等。

　　7.其他你认为有必要知会公司的个人信息

　　以上个人资料均应如实填写，公司保留审查的权利，严禁虚假，否则立即予以除名。

　　八.公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容，不得加以删除或销毁，并且必须严格保密。

　　员工人事档案，由公司统一委托市人才交流中心保管。