房地产公司档案管理制度(十二)

　　房地产公司档案管理制度（十二）

　　第一节行政档案管理制度

　　一、文件档案工作用办公室总负责，各部门协助管理。

　　二、文件档案的处理

　　（一）各类公文材料收文由办公室统一处理。办公室由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、付阅、分办、催办、收集、立卷等工作。

　　（二）各类文件档案得整理、利用、统计、保护工作由办公室统一负责，以确保档案的完整及价值的发挥。

　　（三）政府部门下发的盖红章的文件正本必须交办公室存档。

　　（四）各部门每月月底前将重要的、有价值的文件、合同等编号、分类登记造册，交办公室统一保管。

　　（五）各部门的各类专业档案，如工程技术档案、财务档案、人事档案等由各部门自行管理。各部门应在立档后，将总目录及卷内目录交办公室一份，以便查阅、利用。

　　（六）各类文件档案要妥善保管，任何人不得擅自携带机要文件回家或去公共场所，避免泄露、丢失等不安全事故发生。

　　三、各部门上报的行文，要按照公司统一规定的格式执行，具体详见《关于行文程序的管理规定》。

　　四、各类公文办理程序

　　（一）一般下级报上级部门的请示类文件，应在三天之内回复，紧急文件应当天回复。

　　（二）上级对下级的指示类文件，应按指示精神在规定的期限内办理，处理结果及时向有关领导汇报。

　　第二节工程技术档案管理制度

　　一、工程技术档案管理由工程档案管理小组负责实施。

　　二、管理机构及职能

　　（一）组织机构：

　　1、**房地产开发有限公司成立以总工程师为首的工程档案管理小组，该管理小组由下列人员组成：

　　组长：总工程师

　　组员：开发部、经管部、工程部、材料设备部的经理及各部门指定的档案员。

　　2、参与本项工程的其它公司均要指定专人分管档案工作，并建立相应的档案机构和管理制度，配备能胜任的档案工作人员，以保证高质量地管理好本项工程的档案材料。

　　（二）职能

　　1、总工程师负责整个工程的档案管理工作，组织制定本项工程的归档范围、管理制度、收集整理工程前期文件，组织审查、接收各单位编制的档案文件。在检查汇总后由有关部门向城建档案馆移交。

　　2、勘测设计单位应做好工程项目的勘测、设计文件的收集整理工作，并按要求向建设单位工程部移交档案。

　　3、各施工单位负责收集、整理自己承包范围内的施工技术文件和竣工图，汇总后经监理单位审核合格后移交建设单位工程部。

　　4、监理单位负责工程监理文件的收集整理。在建立工作完成后移交给建设单位工程部，并负责审核施工单位的竣工文件。

　　三、管理内容与要求

　　（一）归档办法：

　　（二）管理要求：

　　（三）竣工图的编制：

　　（四）归档范围、收集保管单位、保存期限（见附表）

　　（五）工程档案使用：

　　（六）汇总上报：

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篇2：恒大地产档案管理规章制度

　　恒大地产档案管理规章制度

　　档案借阅基本程序：仅在档案室查阅一般数据和信息，办理普通登记手续即可，查阅重要密级资料，须按借阅管理权限呈相关领导签字同意，且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印。

　　档案借阅注意事项：

　　1、借阅档案必须按时归还，并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续。无故延迟归还的，扣罚借用人50元/天，扣罚相关部门负责人30元/天；借阅档案最长应在7个工作日内归还，一次性借阅时间超过20天以上，须上报主管领导审批；借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记。

　　2、新入职和未转正的员工，原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要，须报副总裁级以上领导签字同意；节假日前和工作发生变动时，必须及时归还档案；借阅的档案，一旦发生损坏、丢失或失密，应立即向档案管理部门报备，按公司规定失职问责处理。

　　3、集团公司绝密类的档案一律不得复制。

　　4、档案复印完毕须注明用途，根据情况加盖"再复印无效"印章。

　　5、对于公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，向本公司档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己、拒绝移交。

　　6、原则上，档案取得后未存档之前，部门人员不得先行使用,否则,如因此项原因导致的档案遗失、损坏等,一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理。

　　印章管理：

　　1、员工因个人事情要求盖公章的，必须由所在部门负责人签署意见，然后根据事情性质送有关职能部门审核，并经其主管领导签字同意方可用印。涉及重要的事项可能会引起不良后果或其它无法预料的情况，必须上报有关董事局领导同意后方可用印。

　　2、用印申请人须认真、详细填写《印章使用申请表》里的各项内容，字迹工整，而且每栏只能填写一个用印事项，禁止把多项工作混填在同一栏内。

　　3、同一用印资料在不同时间里重复用印，或者同一批用印资料有部分内容漏报审批，都必须再次履行用印审批手续，杜绝"一次审批，重复使用"的投机行为。

　　4、出现急需用印的文书，但该文书的审批权人未及时签字的情况，须由印章管理员和用印申请人共同在场，电话请示审批权人，经同意后方可盖章。审批权人返回后1个工作日以内完成补签手续。

　　5、不得在空白纸张、凭证、空白介绍信和空白便函上用印，如有特殊情况，集团本部和下属公司须报集团总裁或者董事局主席批准，地区公司须报本公司董事长批准。

　　6、公章的使用必须在印章室内进行，如因工作需要将印章带出印章室外使用的，应事先填写《印章借用审批表》，经董事局领导或地区公司董事长批准后由至少两人共同携带使用，原则上档案管理部门须安排专人亲自至现场监印。

　　7、所有印章用印，都必须严格执行集团印章管理规定，按照公司规定的审批权限和审批流程进行报批。

篇3：房地产公司档案管理制度(5)

　　房地产开发公司档案管理制度(五)

　　第一章 总则

　　第一条 为加强公司档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。

　　第二条 管理部门

　　行政管理部是公司文书档案的管理部门，其主要职责如下。

　　1、制定或参与制定档案工作的规章制度。

　　2、对公司其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。

　　3、做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作。

　　4、做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。

　　5、提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

　　第二章 公司档案管理体制

　　第三条 归档范围

　　1、法规性文件。包括政府机构部门颁发、需要公司执行的，或由公司发行的各种标准、规章制度等。

　　2、公司股东会、总经理办公会形成的文件材料。

　　3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。

　　4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　5、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

　　6、财务、会计及其管理方面的文件材料。

　　7、劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。

　　8、仪器、设备方面的文件材料。

　　9、基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。

　　10、科研、技术引进、转让方面的材料。

　　11、声像制品资料。包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。

　　12、本公司对外的正式发文与相关机构来往的批复。

　　第四条 管理部门

　　1、公司档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

　　2、公司设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料集制度的建档与管理；人力资源部负责公司所有人员及制度的建档与管理；财务管理部负责所有财务稳健、资料及制度的建档与管理；行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。

　　3、各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。

　　第三章 平时归卷

　　第五条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

　　第六条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。

　　第七条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

　　第八条 专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照《案卷类目》条款，放入平时保存文件卷内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

　　第四章 立卷

　　第九条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

　　第十条 归档的文件材料总数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第十一条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。

　　第十二条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年度立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。

　　第十三条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。

　　第十四条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。第十五条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《备考表》内。若无情况可说明，也应将立卷人检查人的姓名和时间填上以示负责。

　　第十六条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整。清晰。

　　第五章 档案借阅、利用工作

　　第十七条 公司内档案利用的方式

　　1、提供档案原件。

　　2、提供档案复印件。

　　3、提供文献索引资料。

　　第十八条 借阅管理

　　1、凡需使用档案者，均须填写《文件调阅单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。

　　2、案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的需办理登记手续。

　　3、借阅期限不得超过5天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

　　4、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，需当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

　　5、外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。

　　第六章 档案销毁管理

　　第十九条 对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。

　　第二十条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

　　第二十一条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

　　第七章 附则

　　第二十二条 本制度由行政管理部负责解释、补充，由总经理批准后实施。

篇4：房地产公司档案管理制度(5)

　　房地产公司档案管理制度

　　1.目的：为加强档案的管理工作，维护档案的完整与安全，便于公司各部门人员的利用，充分发挥档案在生产、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》，特制定本制度。

　　2.适用范围：本制度适用于公司在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成的具有保存价值的文件材料，包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。

　　3.职责

　　档案工作，设立资产档案管理员，隶属行政办公室，对公司内的档案资料实行统一管理，各部门设立二级档案员，由行政办公室档案员组织协调，监督和指导。

　　行政办公室负责组织各部门做好档案管理工作，档案室负责对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用，并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。

　　各部门负责职责范围内档案的收集、整理工作，并将归档文件的电子文档存入指定的电脑，由行政办公室档案员负责刻录和归档。

　　人事档案、财务档案、销售档案分别由人力资源部、财务管理部和营销管理部设专人配合行政办公室档案管理员进行管理。

　　各部门应明确规定档案责任人（档案员）。档案责任人（档案员）对本部门档案的收集、建档、保管、借阅负全责。

　　归档

　　各部门应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行移交手续，重要资料应随时移交，集中管理，任何单位及个人不得据为己有。

　　归档范围及管理：

　　各类资质文件、各类规章制度、人事档案、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划、工作总结、设备及资产的登记资料等由行政办公室负责归档。

　　各工程项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城市规划、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料由前期开发部负责整理及归档，并按规定及时向档案室移交。

　　各工程项目设计方案、施工图，设计变更、洽商以及设计院、勘察单位之间往来资料，会议记录等资料由技术发展部负责整理及归档。

　　工程进度计划，施工总包、分包、监理、设备厂家的资质文件及其往来资料、会议记录，工程竣工验收资料及竣工图等与工程施工有关的资料由工程管理部负责整理及归档。

　　各类合同协议（承包、商务、销售、借贷、担保、转让等）的正本原件、工程预结算书等资料由合同管理部负责整理及归档。

　　各类证件（营业执照正、副本；组织机构代码证正、副本、IC卡、贷款卡；国税、地税税务登记证副本；开户许可证等）及各类财务凭证、帐薄、报表等均由财务管理部负责归档。

　　公司采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等资料由材料采购部负责整理及归档。

　　凡不属归档范围的文件、图纸、资料，由各部门二级档案员按规定进行整理、保管。

　　归档资料必须符合下列要求：

　　文件材料齐全完整，真实有效；不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。

　　根据档案内容整理编号、编制卷内目录、装订立卷；

　　根据档案内容的历史关系，区别保存价值，进行分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

　　借阅

　　档案资料借阅需履行登记、签字手续，并填写档案借阅登记表。

　　本公司职工一般只能借阅秘密以下的档案，查借秘密档案，需经所在单位主管副总签字，方可借阅。

　　机密档案只限与工作有关的人员借阅,由所在单位主管副总签署意见，经企管办主任批准后方可借阅。

　　本公司职工借阅的档案，原则上只能在档案阅览室查阅。如确因工作需要外借，必须经公司总经理(或常务副总)批准，外借的档案一般在一周内归还，所借档案达到规定借阅期限，如需继续使用，若无他人预约可办理续借手续。借出的档案，档案室有权根据工作需要随时催还，借阅人不得拒还。

　　外单位人员借阅非机要档案，必须持单位介绍信，经公司总经理签字同意，并办理借阅登记手续，所借阅的档案，只能在本档案室内查阅，不准外借，档案管理负责人并对摘抄的材料进行审查。

　　借阅档案要注意爱护和保管，不得转借。阅卷严禁吸烟、折叠、剪裁、拆卷、抽页、圈画、涂改、撕毁、摘抄、翻印、损坏。涉及密级内容和内部控制事项的档案，要注意保密，如有上述违规行为，要追究当事人责任。

　　查阅一般档案

材料，经档案管理人员审核同意后方可进行复制、拍照、摘抄。

　　借出或归还档案时，档案管理人员和借阅人要当面检查案卷的完整情况，如发现档案缺损的情况要严肃查处。

　　借阅者未按本规定办理借阅手续，档案管理人员一律拒借，否则，追究档案管理人员的责任。

　　职工临时离开公司（出国、借调、外出学习等）、调动工作或解聘办理手续之前，人力资源部门要及时通知档案部门，经档案部门签字确认已还清所借档案后，方能办理相关手续。

　　本公司保管的人事、财务、车辆等档案只供本公司和主管政府机关查阅，不对外交流，外单位人员需要查阅必须经公司总经理批准。

　　财务档案原则上不许外借，需要查阅者必须经主管财务副总同意后，由财务部指定专人陪同查阅，财务账目不予复制，财务凭证如确实需要复制，必须在财务人员和档案管理人员监督下进行复制。

　　档案保存期限及销毁

　　工程项目竣工资料、开发文件、设计文件、其他重要档案永久保存。

　　行政档案视可利用价值定期销毁。

　　档案每三年鉴定一次，对超过保存期限的进行下架、分类。

　　由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定酌情处置。销毁档案须填写档案鉴定与销毁审批表。

　　销毁档案由档案室负责执行，同时由主管领导指派监销人，监销人要在销毁清册上签名。经批准销毁的档案，不得当废纸出售或作其他用。

　　档案统计及管理要求

　　为了给分析、研究工作提供数据，要认真做好档案统计工作，建立健全各种统计台帐。

　　年终进行当年归档文件汇总,并统计当年档案借阅人次,分析利用率,总结档案利用与效果。

　　保密资料要全部入库，存放在档案室保密柜中，在重大节假日档案室要进行清点催还。

　　公司职工要严格遵守保密规定，若有泄密应追究责任，有严重泄密或窃密行为者，视其情节进行处理，并追究其刑事责任。

　　加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

　　附件13.档案借阅申请单

　　附件14.档案借阅登记表

　　附件15.存档登记表

　　附件16.档案鉴定与销毁审批表

篇5：地产公司销售部档案管理制度(6)

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　　地产公司销售部档案管理制度6

　　为规范销售档案管理工作，使档案管理工作规范化、标准化、系统化、特别制定以下管理办法；

　　一、档案归档范围

　　1、销售合同

　　（1）预定书（认购书）原件；

　　（2）买卖合同原件；

　　（3）换、退房申请；

　　（4）房型修改申请；

　　（5）其他合同之补充协议。

　　2、客户资料档案

　　（1）来访客户名录：包括客户姓名、联系方式、需求，及了解到的客户的家庭情况及其他特别事项。

　　（2）签约客户档案

　　基本资料：姓名、联系电话、已购房型、付款情况、家庭情况等；

　　办理按揭及房屋产权证所需客户提供的资料；

　　其他客户提交之资料。

　　3、内部管理档案

　　（1）销售部内部管理档案：各项管理制度、成文发放的管理文件

　　（2）销售管理档案

　　（3）各日、周、月统计表及报表；

　　（4）早晚会会议记录。

　　4、内部往来文件

　　（1）发往各部门间的日常函件；

　　（2）收到公司各部门的往来文件。

　　5、公司对外宣传资料

　　（1）各类公司制作的楼书、提袋、宣传品样本；

　　（2）电视宣传资料：各种宣传用VCD、录音带、录像带；

　　（3）户外灯箱、路牌的样稿；

　　（4）各类宣传活动的录影带及照片。

　　6、房地产相关信息

　　（1）房地产相关法律、法规、政策、资料；

　　（2）各楼盘楼书；

　　（3）房地产相关信息剪报；

　　（4）各项目对外宣传广告剪报。

　　7、对外合同合约

　　（1）户外宣传制作合同复印件；

　　（2）媒体制作合同；

　　（3）其他与销售部有关的合同合约。

　　二、归档及保管要求

　　1、严格按归档范围对档案进行归档整理；

　　2、档案资料分类应清晰、全面；

　　3、档案接收时要认真点、验收，并办理交接手续后入档；

　　4、档案必须使用专用资料柜、资料盒；

　　5、应建立清晰、明了的检索工具便于检索。

　　三、档案的借阅

　　档案的借阅应有严格的借阅制度，必须填写借阅登记表方能借阅。档案借阅办法按以下制度执行：

　　1、本部门档案仅限本部门员工借阅；外部门借阅需出示借条，附双方负责人许可签字；

　　2、本部门员借阅，借期不超过两天。如因需要延长借期，须出示借条并附部门负责人签字；

　　3、查阅、借还档案都必须在管理员处办理登记手续方能借阅和离开；

　　4、按期归还，爱护所借档案资料，逾期不还或有损坏、遗失，按有关规定进行处理，造成重大损失者当追究责任；

　　四、档案的保管

　　1、档案接收时要认真清点、验收份数、张数、规格验收必须符合要求的，办理交接手续方可入档；

　　2、各类档案材料，应按管理规范要求分类、编目、立卷，放入档案盒或档案夹内上柜保管；

　　3、档案存放必须使用专用资料柜，排柜方式要省时、醒目，便于查找；

　　4、每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理，核对以保管单位为基础，做到账物相符，对破损或载体变质情况要及时采取有效措施补救。

　　五、档案的剔除和销毁

　　1、在整理档案的过程中，对档案材料要仔细甄别，对无保存价值的资料及时剔除，必要时列出剔除资料目录提交部门经理批示；

　　2、每年年底对保管期满的档案列出目录写出专题报告提交领导，经部门批示后销毁。