工程项目文件资料管理制度(2)

工程项目文件资料管理制度（二）

文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全、规范，内容正确。

1、收发文件管理制度

1）对外发文应由部门负责人或项目负责人审批签发，做好收发文记录，接收人签字。

2）文件包括公司外发文件、公司内发或传阅文件两部分。

3）外发文件的具体要求

公司外发文件在发放记录上注明原件存放处，办公司室统一标识发放文件编号。

4）公司内发或传阅文件的具体要求

（1）公司内发或传阅文件在收发、传阅记录上签字，注明原件存放处。

（2）建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对公司的发文，由办公室统一接收，并及时上报公司经理，由公司经理签署意见。

（3）建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目部的发文，由项目部接收，由项目负责人签署意见，项目负责人根据具体情况上报公司。

（4）项目发放施工队的文件规定：

发放施工队的文件、通知（不含技术交底），均在项目备案，同时由发放责任人保存原件和发放记录。

2、竣工资料

1）项目经理部按竣工验收条件的规定，认真整理工程竣工资料。

2）竣工资料的内容应包括：工程技术档案、工程质量保证资料、工程检验评定资料、竣工图，规定的其它应交资料。

3）竣工资料的整理应符合下列要求：

（1）工程技术档案的整理应始于工程开工，终于工程竣工，真实记录施工全过程，可按形成规律收集，采用表格方式分类组卷。

（2）工程质量保证资料的整理应按专业特点，根据工程的内在要求，进行分类组卷

（3）工程检验评定资料的整理应按单位工程、分部工程、分项工程划分顺序，进行分类组卷。

（4）竣工图的整理应区别情况按竣工验收的要求组卷。

4）交付竣工验收的施工项目必须有与竣工资料目录相符的分类组卷档案。承包人向发包人移交由分包人提供的竣工资料时，检查验证手续必须完备。

3、文件、资料保密规定

1）公司全体员工要树立爱护公司资料，保守公司秘密的观念。

2）未经公司领导同意，任何人不得私自拷备或复印资料，转借他人使用酌情给予处罚。

3）归档的公司文件未经公司经理同意不得外借；

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篇2：项目建设管理文件资料收发和归档规定

　　关于项目建设管理文件资料收发和归档的规定

　　1 总则。为规范项目建设管理文件资料的收发和归档工作，特制定本规定。

　　2 项目建设管理文件资料的管理由项目经理负责。

　　3 对项目经理部所签发的各种文件资料，必须在经项目经理审定、签署并加盖项目管理印章之后方可外发。所有外发文件资料应留底存档。

　　4 对项目经理部收到的各种文件资料，必须在接收之前对其有效性进行检查，不得接收签字、盖章不全或经涂改的文件资料。所有外来文件资料应签收登记。

　　5 对设计单位发出的设计变更通知，承包商提交的工程变更申请，监理机构签发的工程质量事故处理报告、停（复）工令、重要的监理通知以及安全事故处理报告等重要文件，项目经理部在收到文件资料24小时之内必须上报业主。

　　6 项目经理应根据工程建设进展情况，不定期地主持项目建设管理文件资料的分类、整理、立卷及归档工作，及时将己归档的文件资料提交业主。

　　7 工程建设管理工作结成后，所有项目建设管理文件资料应纳入项目建设管理档案归档。

　　8 罚则

　　违反本规定对项目经理和有关人员给予批评或通报批评；情节严重的，通报批评并处50-1000元罚款。

篇3：商业城工程文件资料管理

　　商业城工程文件资料管理

　　文件资料管理执行《文件和资料控制程序》。对质量体系文件及外来的质量文件、工程图纸及附件、标准、规程、规范和设备开箱资料等进行控制。保证对质量体系有效运行起重要作用的各个场所都用相应文件的有效版本。通过文件和资料的批准、发布和更改的控制，保证文件和资料的有效性。

　　工程科负责建立管理类现行有效文件一览表和文件和资料接收、发放登记台帐、借阅登记台帐。

　　项目部质量管理组统一按规定进行文件资料的接收、分类、编码、标识、登记和发放。有效文件按程序签批发放、借阅、回收和归档。加盖参考章的文件、资料或图纸仅限于管理人员参考使用。

　　作为受控文件的延伸管理，文件、资料的复印由原责任人、职能部门确认，同等于文件、资料的管理。

　　对需要反馈的文件、资料，及时进行封闭，归档。

　　作废的文件、资料，由质量管理组统一收回并编制作废申请单和加盖"作废"章集中处理。

　　质量管理组不定期地对所发放到各部门、责任人的文件、资料进行跟踪检查，确保文件、资料使用始终有效。

　　内部文件资料的更改，由该文件原审批部门进行审批，若指定其它部门审批时，原审批部门应向新指定的审批部门提供审批所需要的有关背景资料或信息。

　　工程科将更改后的文件和资料归档，抽出并销毁作废的文件和资料，将更改后的文件和资料发送至相关部门。

　　外部文件资料的更改（设计修改等），由质量管理组统一签收后按文件资料更改程序进行。

　　作废的文件资料（包括内，外部流转使用的）需要暂时保留时，由质量管理组统一加盖"作废"章方可保留。同时由质量管理组进行归档记录、跟踪管理。

篇4：购物中心部门文件资料管理规程

　　营运管理类标准指引

　　制定部门：营运部

　　购物中心部门文件资料管理规程

　　1.目的

　　为规范资料（包括电子版资料）管理，有效收集、妥善保管和高效利用部门资料。

　　2.范围

　　适用于各项目及各部门文件资料建立与管理。

　　3.职责

　　3.1部门员工负责自己板块的工作资料，保证资料的齐全完整以及密级资料的安全。资料管理工作由部门经理统一领导。

　　3.2各板块员工在部门经理指导下进行资料整理工作，其主要职责是对板块内产生的资料及时进行整理。定期对所有已归档的资料进行检查。接受部门经理对资料管理工作的监督和指导，并提出合理化建议。

　　3.3各板块资料可存放于各相关板块员工自行保管，其余资料原则上由文员集中保管。自行保管资料员工对其所保管的资料信息（包括电子版）负有全部责任。

　　4.作业内容

　　4.1整理方法

　　装订：归档资料应按件装订，每份资料作为一件。

　　分类：归档资料采用“保管期限/年度”进行分类。

　　排列：归档资料应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

　　4.2保管期限：分为永久、长期、短期。

　　4.3公司领导、部门负责人借阅非密级资料可通过资料管理人员/文员办理借阅手续，直接提档。

　　4.4部门负责人以下员工借阅资料时，需经部门负责人批准，填写《资料使用申请表》，并办理借阅手续。

　　4.5借阅部门资料须按规定办理相关手续，不得擅自扩大查阅范围，未经许可不得私自抄录或复制。如确属工作需要摘录和复制，须经分管领导或总经理审批方可摘录和复制。查阅“一般”级资料，须经部门负责人审批。查阅“密件”级资料，须经分管领导审批。查阅“绝密”级资料，须经总经理审批。外借资料必须在规定时间内及时归还。

　　4.6借阅、使用资料必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。如有资料遗失，按照资料的重要轻重程度进行处罚。

　　4.7任何个人未经允许不得随意销毁部门资料。

　　4.8针对保管期限已满的资料，通过鉴定对无保存价值的档案进行销毁。销毁前必须填写《资料销毁清单》，经资料管理负责人、部门经理审批后，由二人以上对照《资料销毁清单》检查资料，确认无误后在指定地点监销。监销人员事后应在销毁清单上注明“已销毁”字样、日期并签名。

　　4.9资料管理人员要认真填写、编制销毁清单，资料销毁清单需长期保存。如有个别资料和文件未被批准销毁，尚需保存，则应在销毁清单上做出适当说明。为了防止错销，对已批准销毁的资料除特殊情况外，一般均应“暂缓执行”，待保存半年以后，确认已无利用价值时再行销毁。

　　4.10若按规定需要销毁时，凡属密级资料须经总经理批准后方可销毁，一般内部资料，须经部门负责人批准后方可销毁。

　　4.11因个人原因导致资料遗失，根据资料等级进行相应处罚

　　4.11.1普通级资料：

　　记过失一次，且按公司相关奖惩规定进行现金处罚，部门内部通报批评。

　　4.11.2重要级资料：

　　记重大过失一次，且按公司相关奖惩规定进行现金处罚，在绩效考核中建议HR扣除相应绩效分值并上报公司，公司内部通报批评。

　　4.11.3以上情况在一年中出现两次以上，按以上条例并处双倍及以上处罚。

　　5.支持性文件

　　6.相关记录

篇5：物业行政管理作业指导书:文件资料管理制度

　　物业行政管理作业指导书：文件、资料管理制度

　　1目的

　　规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

　　2适用范围

　　适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

　　3 职责

　　3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

　　3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。

　　3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

　　3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

　　4相关文件

　　《文件控制程序》Q/PH-QP-4.2.3

　　《质量记录控制程序》Q/PH-QP-4.2.4

　　5工作程序和管理办法

　　5.1 文件的产生

　　5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。

　　5.1.2总经理助理对文件进行审核。

　　5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。

　　5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表]（QR-WD01-02-01）。

　　5.2文件、资料的类别

　　5.2.1 受控文件

　　a) 内业资料；

　　b）图纸资料；

　　c) 按照质量体系的控制要求进行管理的文件；

　　d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件；

　　e)与服务过程有关的合同协议；

　　f)业主档案（如：公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH-QP-7.5.4）。

　　管理与控制具体执行[文件控制程序]（ Q/PH-QP-4.2.3）。

　　5.2.2非受控文件

　　与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为：

　　a)内行文、外行文: 1

　　b) 未被质量体系引用的外来文件: 2

　　c) 与服务过程无关的合同协议: 3

　　d) 未被质量体系引用的法律法规: 4

　　e) 行业标准性文件: 5

　　f) 照片、录像带:6

　　g) 电脑贮存:7

　　5.3文件、资料目录的索引号

　　*-*.*-**

　　文件盒编号

　　同号柜序列号

　　文件柜编号

　　文件类别编码

　　5.4文件、资料归档与管理

　　5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一管理。

　　5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

　　5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需存档的文件、资料要及时存档，并建立[存档备案资料目录]（QR-WD01-02-02），注明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的保管。

　　5.5 文件、资料的发放

　　5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定[文件分发登记表]（QR-WD01-02-03），注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在[文件分发登记表]上签领，以便对发放的文件进行统计和检查。

　　5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发现文件误发时应立即追回，同时作好文件的补救工作。

　　5.6 文件资料的调用、借阅与归还

　　5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表]（QR-WD01-02-04）上详细注明文件、资料的编号和图号，并按时归还和办理归还手续

　　5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

　　5.6.3借阅的文件、资料归还时，办公室应对文件资料是否完好进行检查，若文件、资料受损的，借阅者应阐述受损原因，并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明，因人为因素造成的应追究当事人的责任。

　　4机密性文件的调用与借阅规定

　　a） A级机密文件资料：公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议，公司

财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

　　b）B级机密文件资料：业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

　　c）C级机密文件资料：内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

　　d) 行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。

　　e) 业主（用户）因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

　　f）外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门，如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的，可以给予协助与配合，但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件，由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

　　g) 以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。

　　5.7文件的复制、破损和丢失

　　5.7.1未经允许，不得随意复印公司的文件资料，如因工作需要复印文件，须经办公室主任批准，并在[文件复印登记表]（QR-WD01-02-05）上填写复印文件的名称，复印数量，并签名。

　　5.7.2 文件使用人应对文件妥善保管，当文件破损严重影响使用或丢失时，应填写[文件补发申请表]（QR-WD01-02-06），由办公室主任批准，办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件，并应给予新的分发号，新的分发号延续原来文件分发号。

　　5.8 文件、资料的更新

　　文件增加条款和更新时应及时更换，保证在使用处获得有效版本。

　　5.9 文件的作废与销毁

　　5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件，经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

　　5.9.2 在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的，应向上级汇报，经总经理审批后，给予作废处理。

　　5.9.3 作废文件盖作废章，留一至两份备案，其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行，一人实施，一人监督。

　　5.9.4 办公室对于作废和销毁的文件，应在[作废、销毁文件登记表]（QR-WD01-02-07）上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废，并向各部门书面发布作废声明，防止误用。

　　6 使用的记录表格

　　序号名称编号存放地点存放时间

　　1[印制文件登记表] QR-WD01-02-01办公室一年

　　2[存档备案资料目录] QR-WD01-02-02办公室长期

　　3[文件分发登记表] QR-WD01-02-03办公室一年

　　4[文件、资料借阅登记表] QR-WD01-02-04办公室一年

　　5[文件复印登记表]QR-WD01-02-05办公室一年

　　6[文件补发申请表] QR-WD01-02-06办公室一年

　　7[作废、销毁文件登记表] QR-WD01-02-07办公室一年

　　起草人：审核人：审批人：

　　日期：日期：日期：