工程项目部文件控制细则

　　工程项目部文件控制细则

　　第1节概述

　　1 目的

　　本项工程文件控制按DZGS/B01 - 4.2 3《文件控制程序》的目的在于:规定编审、审核、批准和发布文件的职责；管理文件的修改和变更；保证使用单位和人员能及时准确地使用最新版本的有效文件。

　　第2节范围

　　2 文件是指与质量保证有关的要求、程序和结果加以叙述、定义、说明或证明的文字记录或图表资料。

　　3 凡由本项目部颁发的、供应商编报的、上级主管部门下发的，以及与外部沟通单位来往的文件都应按程序要求进行管理和控制。管理的文件至少应有:

　　(1)设计文件（如图纸、图纸会审、技术规范或说明书、设计变更、工程技术问题联系单等）；

　　(2)合同与采购文件；

　　(3)质量保证与质量控制的有关程序和实施方案（或细则等）；

　　(4)施工和检查、试验的规程程序；

　　(5)材料、设备和装卸、运输、储存和管理的文件资料；

　　(6)专题报告；

　　(7)不合格项报告和处理方案；

　　(8)其他重要文件。

　　大准公司**准能公司洗煤厂新建产品仓皮带走廊等土建工程项目部应对文件的编制、审核和批准人员和单位的职责和权限作出明确规定:

　　(1)文件的编制人员应具有资格，并熟悉有关工作的背景材料，并按照DZGS/B01 - 4.2 3《文件控制程序》规定的文件格式和编码编制文件；

　　(2)文件的审核和批准应按规定的权限由接触文件背景的授权单位和人员进行。

　　第3节文件的发布和分布

　　4 为正确无误地公布、分布和使用文件，应建立一个健全而有效的文件公布与分布系统，并按照DZGS/B01 - 4.2 3《文件控制程序》中明确的要求执行。

　　必须使参与工作的部门或单位人员能够了解并使用完成该项工作所需的正确而合适的文件。文件编制者在编写文件申请表或文件送审本时，应编写文件分发范围（单位或人员）清单。按照预先制定适时更新的分发清单进行文件分发。安全质量管理员定期对文件发布清单作充分性审查。第四节文件变更的控制

　　5 必须按DZGS/B01 - 4.2 3《文件控制程序》的要求，对文件进行修改。

　　6 文件的修改应由文件的编制和审核单位来进行，若由上级主管部门

　　专门指定的其他单位修改和审核，该单位或人员应充分理解原文件的要求和意图，并要查阅编制、审核、批准原文件的背景资料。

　　7 必须把文件修订及其实际情况迅速通知所有有关人员、单位和部门，以防使用过时的不适当的文件。

　　8 修订后的文件，应采取与原文件相同的管理措施进行管理，并按更新的文件分发清单进行分发。对失效的原文件应按DZGS/B01 - 4.2 3《文件控制程序》的要求,在作废文件上加盖作废印章或收缴作废文件。

　　第4节责任

　　9 大准公司综合办公室负责文件的归口管理，并按DZGS/B01 - 4.2 3 《文件控制程序》的要求进行管理。

　　10 安全质量检查员对文件控制实施情况定期检查，以验证它们是否符合DZGS/B01 - 4.2 3《文件控制程序》和本大纲的规定。

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篇2：工程项目文件和资料控制工作程序

　　工程项目文件和资料控制程序

　　通过文件做到每项工作都有依据，都有记载，使职责分明，有理有据，使工程质量得到保证。

　　1 文件和资料控制的职责：

　　1 、文件和资料的编号、收发、登记、标识、拷贝、存档，由内业技术员按公司《文件和资料控制程序》规定执行。

　　2、项目部质量体系文件由内业技术员管理，在项目部成立后从公司工程综合部领取并保存。

　　3、设计文件和技术文件、标准、规范，由项目内业技术员管理。

　　4、工程承包合同文件和工程分包合同文件由经营部和项目部管理。采购合同文件由物资部和项目部管理。

　　2 文件和资料的批准、更改和传递：

　　1、工程施工方面的文件由项目部组织制定，经项目经理（或授权人）批准发布实施，由内业员发至各有关方面；经营方面的文件由经营部组织制定，经本项目经营主管（或授权人）批准后发布，由经营人员发至各有关方面。

　　2、现场施工条件导致对设计文件的更改，由项目部组织协调，报告公司工程综合部和设计部审核同意后，报送甲方批准，由设计部根据现场实际情况提供变更方案并下达设计变更文件。

　　3、重大的设计变更由工程综合部组织有关部门进行会审。

　　4、项目部应根据设计变更文件，在原设计文件的变更部位用文字或图示做出标识。

　　5 项目施工控制计划和重大方案的批准按公司规定执行。

　　6 当遇到下列情况时，项目经理应修改控制计划：

　　a. 当合同发生重大变化时；

　　b. 质量体系文件发生必要更改时；

　　c. 出现其他情况影响控制计划执行时。

　　3 修改的控制计划应经工程综合部审核和公司管理层批准后生效；控制计划的修改部分由内业技术员发至相关部门。

　　4 文件的复印需项目经理批准，受控文件的复制按公司程序文件规定执行。

　　5 文件归档按公司程序文件和《综合档案管理办法》执行。

篇3：建筑公司体系文件控制工作程序

　　建筑公司体系文件控制程序

　　1 目的

　　保证质量体系、职业健康安全和环境管理体系文件和资料处于受控状态，及时获取并使用所需文件的有效版本，防止文件丢失、误传，确保质量体系、职业健康安全和环境管理体系正常、有效运行。

　　2 范围

　　适用于公司质量、职业健康安全和环境管理体系文件和资料，包括相应外来文件的控制。

　　3 职责

　　3.1 综合管理部负责制订、修改和组织实施本程序，并负责管理体系文件的出版、发放等日常管理工作，并负责监督公司各部门对管理体系文件的管理与控制。

　　3.2 综合管理部负责转发政府主管部门、上级单位和本公司发布的文件以及人力资源文件资料的管理。

　　3.3 综合管理部负责内部审核管理方案的文件和归档管理。

　　3.4 工程部负责应急预案的文件和工程图纸资料的归档管理。

　　3.5 工程部负责工程施工组织设计、重要施工方案、职业健康安全和环境控制措施等文件的审核以及相关文件的归口管理。

　　3.6 计划部负责合同文件、工程劳务招标文件及其相关文件的归口管理。

　　3.7 物资部负责设备、物资招标、采购及相关文件的归口管理。

　　3.8 生产准备部负责生产准备、试运行规程、规范等相关作业文件的归口管理。

　　3.9 各有关部门负责本职能管理范围内相关文件的获取、编制、审批、发放、接收、评审、更改和保管等各环节的管理工作，并负责制定文件现行状态的清单。

　　3.10 各部门应设置专人负责质量、职业健康安全和环境管理体系文件、资料的收发、登记、标识、复制等工作。

　　4 管理内容与方法

　　4.1 文件的分类

　　--管理方针和管理目标；

　　--质量、职业健康安全和环境管理手册；

　　--质量、职业健康安全和环境体系程序文件；

　　--为确保体系的有效策划、运行和控制所需的作业性文件，包括技术性文件、管理标准、制度、规定、工作标准以及记录表示等；

　　--质量、职业健康安全和环境记录。

　　4.2 文件的编制

　　文件由承担其管理职能的部门组织编制。

　　4.3 文件的审批和发布

　　4.3.1 质量、职业健康安全和环境手册由管理者代表审核，总经理批准发布。

　　4.3.2 程序文件由综合管理部组织审核，管理者代表批准和发布。

　　4.3.3 技术文件由工程部、生产准备部分别组织各自职能范围内的审核，主管副总经理批准和发布。

　　4.3.4 管理文件由综合管理部组织审核，主管副总经理批准和发布。

　　4.3.5 对外签订的经济合同按《合同管理办法》进行审核后，由法定代表人或其授权人签署。

　　4.3.6 需直接引用的由国家颁发的有关标准、规程、规定等外来文件，由各职能部门提出并列出清单报主管副总经理批准，批准购买的文件经综合管理部登记后分发。

　　4.4 （受控）文件的编号、发放、更改、评审及存档管理

　　4.4.1 文件编号按《文件编号规定》附录B执行。

　　4.4.2 受控的文件应做好标识，标明文件归口管理部门和分发号等。

　　4.4.3 文件的发放由公司综合管理部负责，其受控文件应填写《内部文件发放登记表》，按批准的发放范围发放；非受控文件的发放按相应的规定发放。文件的发放应做好记录。

　　4.4.4 文件领用人在《内部文件发放登记表》上签名后领取。

　　4.4.5 受控的工程施工图纸、资料的领取、分发及收回按《工程图纸、资料的管理规定》执行。

　　4.4.6 文件领用人应对受控文件妥善保管和使用，防止污损和遗失。当使用的受控文件严重破损时，应到综合管理部办理文件更换手续，交回原文件，换发新文件，并仍沿用原文件分发号。

　　4.4.7 当受控文件丢失后，应到综合管理部重新办理申请领用手续，并做出说明，文件补发后，要注明丢失文件作废。

　　4.4.8 当受控文件使用人调离该岗位时，应将文件移交岗位接替人或上交文件发放部门。

　　4.4.9 受控文件的更改审批及发放管理按原文件的管理程序办理，并填写《文件更改申请表》，当采用新文件时应将原文件收回作废。并在作废文件上加盖"作废"标志。

　　作废文件可由文件的管理部门视具体情况按如下方式处置，作废文件的销毁应批准，并有人监督：

　　--文件的管理部门将作废文件统一收回，做好作废标识后封存或销毁记录；

　　--为任何原因而保留作废文件时，应予以明显标识，并与有效文件分开存放。。

　　4.4.10 质量、职业健康安全和环境管理体系运行过程中，随着质量、职业健康安全和环境方针、目标、法制法规要求、组织结构等引起管理体系变化时，应及时评审（间隔期不超过12个月），必要时予以更新，以确保文件的有效性，充分性和适宜性。

　　4.4.11 更改后的文件应标明更改版次，并按原发放名单追踪发放，文件的更改可采用换页或升版的方式进行。

　　4.4.12 外来的上级管理部门文件，其收发、传阅等由公司综合管理部实施管理。

　　4.4.13 受控文件的存档按《档案管理规定》实施。

　　4.4.14 文件需复制时，由使用部门提出申请，经文件的管理部门批准，由文件的发放部门办理登记手续，与原件一样实施控制。

　　4.4.15 管理文件如有网络版本，由文件管理部门提供只读共享，网络版以文件管理部门在网络上公布的版本为准。

　　5 相关文件

　　附录B《文件记录编号规定》

　　《工程图纸、资料管理规定》

　　《档案管理规定》

　　6 相关记录

　　《传真样式》

　　《签报》

　　《会议办理会签单》

　　《发文稿纸》

　　《内部文件发放记录表》

　　《文件更改申请表》

　　《文件收回登记表》

　　《文件销毁申请表》

　　《文件销毁登记表》

　　《收文登记》

　　《发文登记》

　　7 附录

　　附录A流程图

　　附录B《文件记录编号规定》

　　附录C《传真样式》

　　附录D

《签报》

　　附录E《会议办理会签单》

　　附录F《发文稿纸》

　　附录G《内部文件发放记录表》

　　附录H《文件更改申请表》

　　附录I《文件收回登记表》

　　附录J《文件销毁申请表》

　　附录K《文件销毁登记表》

　　附录L《收文登记》

　　附录M《发文登记》

　　附录A

　　(资料性附录)

　　流程图

　　A.1管理体系内部文件控制流程图

　　A.2 管理体系外部文件控制流程图

　　附录B

　　（规范性附录）

　　文件记录编号规定

　　B.1 目的

　　为促进企业管理规范化、科学化、程序化，特制定本规定。

　　B.2 范围

　　适用于公司企业标准的编号。

　　B.3 管理内容与方法

　　B.3.1 企业标准文件记录编号格式

　　Q / GDCF* * ** .*** ─ ****

　　企业标准代号

　　企业名称代号

　　企标版本号

　　企标分层代号

　　职能部门代号

　　企标、记录顺序号

　　企标批准年号

　　B.3.2 编号格式注释

　　B.3.2.1 企业标准代号：

　　用字母Q表示。

　　B.3.2.2 企业名称代号：

　　国电常州发电有限公司简称"国电常发"的汉语拼音字母（大写）的字头组成，即用"GDCF"表示。

　　B.3.2.3 企标版本号：

　　以大写字母A、B、C……表示，目前采用"A"版本号。

　　B.3.2.4 企标分层代号：

　　--质量、职业健康安全、环境管理手册用数字1表示

　　--程序文件用数字2表示

　　--作业性文件用数字3表示

　　--记录性文件用数字4表示

　　B.3.2.5 职能部门代号：

　　职能部门名称代号职能部门名称代号

　　综合管理部01财务部04

　　计划部02物资部05

　　工程部03生产准备部06

　　B.3.2.6 企标、记录顺序号

　　企标的顺序号按发布日期的先后顺序用阿拉伯数字排序，记录的顺序号为记录按文件颁发日期的先后顺序并考虑文件中的记录顺序用阿拉伯数字排号（20**年10月28日发布的A版企标的顺序号和记录顺序号由贯标工组小组统一编制，以后按发布日期的先后顺序进行排序）。

　　B.3.2.7 企标批准年号

　　用企标批准年份的四位数字表示，同一企标修改需重新批准发布的，批准年号用批准时年份的四位数字表示。

　　B.3.3 文件编号中符号的运用

　　在企业标准代号与企业名称代号之间，用斜线"/"分开；在企业名称代号与标准代号之间用空格分开；在职能部门代号与企标顺序号之间用圆点"o"分开；在企标顺序与企标批准年号之间，用横短线"-"分开。

　　如《文件控制程序》为Q/GDCF A201.001-20**.

　　如《发文登记》记录的编号为Q/GDCF A401.002-20**，表示公司综合管理部20**年颁布的第2张记录表式。

　　B.3.4 记录流水号的编号规定

　　B.3.4.1 记录流水号的编号格式

　　B.3.4.2 记录流水号编号注释

　　记录部门代号为填写记录部门的代号，部门代号见A.3.2.5的职能部门代号。

　　B.3.4.3 记录流水顺序号

　　记录流水顺序号用三位数阿拉伯数字表示。

　　B.3.4.4 记录识别号（可选）

　　记录识别号用大写英文字母表示，当各部门内部同一记录的应用范围不同时，用于识别记录的应用范围。识别号位数由部门控制，并可相应增加分割符。

　　B.3.4.5 记录流水号中符号的运用

　　在记录部门编号与记录流水顺序号之间用圆点"o"分开，记录顺序号与记录识别号之间用"－"分开。

　　如01.010，表示公司综合管理部填制某记录的第10个记录。

　　01.010-NS，表示公司综合管理部某记录的第10个关于体系内审方面的记录。

篇4：物业程序文件:员工满意度测评控制工作程序

　　物业程序文件：员工满意度测评控制程序

　　员工满意度测评流程

　　办公室办公室主任被调查员工各部门

　　1.目的

　　倡导"先有满意的员工，后有满意的顾客"理念，鼓励员工积极参与管理，及时发现公司及部门存在的管理问题，不断改进工作方法，提高工作品质，实现公司目标。

　　2.范围

　　适用于公司全体职员满意度测评工作的管理。

　　3.定义

　　无

　　4.职责

　　部门/岗位工作职责频次/时间

　　办公室协助集团职员满意度调查工作的落实

　　各管理处、各部门职员满意度整改措施的指导及实施监督。每年一次

　　持续

　　管理处、部门负责人对提高管理处、部门员工满意度提出改进措施并予以落实。

　　负责协助办公室实施本部门员工满意度调查及整改措施落实工作。持续

　　5.方法及过程控制

　　5.1　每年底管理评审前，办公室协助集团统一组织对公司各部门进行一次全面的采用问卷调查形式的职员满意度调查。

　　5.2 员工满意度调查问卷中应包含对现任岗位认识、部门沟通管理情况、考核晋升是否公正公平、对直属上级的评价、业余文化生活、对公司各项管理工作的意见建议等相关项目，每个项目包含重要性和满意度两个方面。

　　5.3收到集团调查报告后，办公室负责将员工满意度调查报告发送给各管理处，管理处对于员工集中反映的问题，应填写《纠正/预防措施报告》，报办公室备案。办公室负责制定公司层面整改措施。公司整体整改措施由办公室进行汇总后，报公司管理层批准后上报集团，下发至各项目。

　　5.4 办公室评估验证过程及编制相应的评估报告。（整改不合格重复进行至合格）。

　　6.支持文件

　　无

　　7．质量记录表格

　　TJzzWY8.5.2-Z01-F1 《纠正/预防措施报告》

篇5：物业质量体系文件控制程序

　　1.0 目的

　　对质量管理体系文件进行统一管理与有效的控制,以确保使用质量管理体系文件的部门均能得到相应文件的有效版本。

　　2.0 范围

　　适用于质量管理体系《质量手册》、《程序文件》、《作业文件》的编制、审核、批准、发布、发放及标识的管理。其他类别文件如通告、通知等不在此程序适用范围内。

　　3.0 职责

　　3.1 总经理负责《质量手册》、《程序文件》及外来文件使用的批准。

　　3.2 管理者代表负责组织编写和审核《质量手册》和《程序文件》,批准《作业文件》。

　　3.3 各部门负责人负责编写或组织编写并审核本部门的《作业文件》。

　　3.4 全面质量(来自:www.pmceo.com)管理办公室负责组织对质量管理体系文件的发放控制。

　　3.5 全面质量管理办公室负责质量管理体系文件的存档及外来文件的获取、签收、存档。

　　3.6 全面质量管理办公室负责收集有关物业管理外来文件及审核。

　　3.7 工程维护部经理负责对所收集的工资技术资料的审核、管理。

　　4.0 工作内容

　　4.1 文件编号

　　4.1.1 体系文件架构

　　第一层文件:质量手册 第二层文件:程序文件 第三层文件:作业文件

　　4.1.2 质量手册用QM(即英文Quantity Manual的简称)表示,编号为:

　　QM-××(发放编号)。

　　4.1.3 程序文件用QP(即英文Quantity Program的简称)表示,编号为:

　　序号 标准要素号 程序文件代号

　　4.1.4 作业文件用WI(即英文Working Instruction的简称)表示,编号为:

　　作业文件序号 标准要素号或程序文件编号 作业文件代号

　　4.2 编写与审批

　　4.2.1质量手册, 全面质量管理办公室负责组织相关人员编写,管理者代表负责质量手册的审核,总经理负责质量手册的批准。

　　4.2.2程序文件,管理者代表负责程序文件的审核,总经理负责程序文件的批准。

　　4.2.3作业文件,各部门负责审核,由管理者代表批准。

　　4.3 文件版次

　　文件的最初版本状态用A表示,修改状态用0。若文件进行改版,则版本状态依据改版的次数依次变更为:B、C、D、E......;若文件进行修改,则修改状态(来自:www.pmceo.com)依据修改的次数依次变更为:1、2、3、4......。文件的修改总量累计达到50%或经过第10次修改时,应对文件实施改版,即版本序号变更为下一个英文字母,而修改状态变更为0。

　　4.4 文件受控

　　4.4.1 受控文件,发给本组织成员的体系文件均为受控文件,在封面上盖“受控文件”印章;

　　4.4.2 非受控文件,发给本组织外的质量手册为非受控文件,不收回,不负责修改。

　　4.5 文件发放与回收

　　4.5.1 文件的发放、回收都需要填写《收发文件登记表》。

　　4.5.2 如文件分为两层发放,每一层都需要填写《收发文件登记表》。

　　4.5.3 由于工作的需要或原文件丢失、破损,需要补发文件时,应按下列规定办理。

　　a. 申请方填写《文件补发审批单》经所在部门负责人审核,经管理者代表批准方可予以补发。

　　b. 文件补发需执行文件发放的相关规定。

　　4.6 文件保管与复印

　　4.6.1 受控文件不得借用、外传,更不能丢失损坏,如丢失损坏须向文件管理部门申请补发。

　　4.6.2 使用人一旦离开公司,应将其文件交回公司。

　　4.6.3 分发给各部门的体系文件,各部门负责人为保管第一责任人,应按规定做好部门

　　内部文件发放范围的控制,须复印文件时,必须经部门负责人同意后方可复印, 并将分发号填写在《收发文件登记表》中。

　　4.7 文件评审与修改

　　4.7.1 文件每年在管理评审会上进行评审,必要时做出修改决定。

　　4.7.2 文件需要更改时,应由部门负责人书面向全面质量管理办公室反映。

　　4.7.3 全面质量管理办公室根据评审会决议及部门负责人的反映情况,组织人员对文件进行修改,修改内容由管理者代表批准。

　　4.7.4 修改方式

　　4.7.4.1 大改,即绝大部分内容需要修改时,由全面质量管理办公室组织相关人员进行换版修改;

　　4.7.4.2 中改,即某一文件局部需要修改时,由全面质量管理办公室组织人员进行修改,并将修改的某一页印成新的文件页,页眉左上方注明修改次数;

　　4.7.4.3 小改,即原文件个别内容需要修改时,由文件使用人按《文件更改通知单》要求,直接在原文上改。

　　4.7.5 小改与中改在文件发放时,需填写《文件更改通知单》。

　　4.8 文件作废处理

　　4.8.1 对旧版质量管理体系文件,由全面质量管理办公室在发放新文件时对旧版文件进行回收,加盖作废印章后(来自:www.pmceo.com)留一份存档备查,其余填写《文件销毁申请表》,经管理者代表批准后统一销毁。

　　4.8.2 如作废文件须留做参考,一定要在该文件封面上加盖“作废留用”章。

　　4.9 外来文件

　　4.9.1 全面质量管理办公室负责收集物业管理的有关法律法规,进行集中保管,并在文件上加盖公章,供公司员工借阅。

　　4.9.2 全面质量管理办公室每年将收集的适用的法律法规文件交全面质量管理办公室主任对其适宜性、充分性进行审核,批准后执行。全面质量管理办公室加盖“受控文件”章,并登记在《外来政策法规文件清单》上。

　　4.9.2 各物业公司管理处对需向业户公开的外来文件,其范围、程序按《提供给顾客文件控制程序》执行。

　　5.0 相关文件

　　5.1《提供给顾客文件控制程序》(QP-4.2.3-03)

　　6.0 记录表格

　　6.1《收发文件登记表》(QR-4.2.3-01-01)

　　6.2《文件更改通知单》(QR-4.2.3-01-02)

　　6.3《外来政策法规文件清单》(QR-4.2.3-01-03)

　　6.4《质量管理体系文件清单》(QR-4.2.3-01-04)

　　6.5《文件销毁申请表》(QR-4.2.3-01-05)

　　6.6《文件补发审批单》(QR-4.2.3-01-06)