建筑工程设计公司商务服务

　　建筑工程设计公司商务服务

　　商务服务对外提供商务接待，对内提供快件收发、邮件收发、接听电话、复印、打字、打图、会议室管理、图书室管理、票务等一切与商务有关的技术支撑。采用前台窗口办公形式，工作目标是为公司提供专业、高效、全面的星级商务服务。

　　第一节 商务接待

　　一般员工电话通知被访人出前台带进办公区

　　商务人员起身迎客→询问被访人

　　部门负责人 带客人进被访人办公室倒水

　　起身相送

　　第二节邮件收发

　　外来邮件一律由商务人员签收分发。

　　一、收件：

　　审核→按部门登记→送交收件人→签收

　　每年12月31日前清理一次，由行政经理验收并监督销毁；

　　二、发件：

　　送件人填写送件清单并签名→部门负责人或授权人签发→商务人员核对签名→填写快递单→通知快递公司→快递人员签收→预计收件时间确认快件是否收到→收妥登记

　　三、快件应及时发送给有关人员。因积压迟误而致工作失误、损失的，追究当事人的责任。

　　第三节 网络邮件的收发

　　一、收件：

　　收件人填写收件登记表→部门负责人或其授权人签发→商务人员核实签名→收件人查阅或拷贝

　　二、发件：

　　发件人填写发件登记表→部门负责人或其授权人签发→商务人员核实签名→发邮件→确定发件成功→通知发件人

　　第四节接听来电

　　工作中每一台电话都是公司的一扇窗口，应意识到自已是代表整个集体接打电话，对方虽然看不见您的表情，但完全可以从您的声音中感受到您的情感。所以请注意电话礼节：

　　1、必在电话铃响三声内接听电话，超过三声后接电话应先道歉："对不起，让您久等了"。

　　2、接听电话时先说："你好，汉沙国际！请问找谁"或者"你好，汉沙杨！请问找谁"。

　　3、根据情况转分机，若需找的同事不在应礼貌处理："请问您有什么事，需要留言转告吗？"

　　4、通话时声音轻柔自然，音量适中，一般不使用免提，以免影响他人；

　　5、做好通话记录，委托事宜应及时交有关人员处理；

　　6、工作时间原则上不接打私人电话，工作电话力求语言简洁。

　　第五节 复印

　　登记→按要求复印→递交复印人

　　第六节 传真

　　一、收传真：

　　确定收件人→填写传真来件登记表→受件人签收

　　二、发传真：

　　发件人填写登记表→部门负责人签发→商务人员核对签名→发传真→确认是否收到→退传真稿件

　　三、传真应及时发送给有关人员，因积压迟误而致工作失误、损失的，追究当事人的责任。

　　四、传真的收发需按部门设计登记表，每年12月31日前清理一次，由行政经理验收并监督销毁；

　　五、严禁私事使用传真电话。违犯者除补交电话费外，并视情节轻重给予罚款处理，屡教不改者予以除名。

　　第七节打字、图

　　一、打印文件、图必须按时、按质、按量完成，不得积压、迟误。工作中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。

　　二、流程：部门负责人在稿/图件上签发→商务人员审稿/图→提出疑问→打稿/图→校对→送交要稿/图人

　　第八节会议室管理

　　预先登记→会议布置（投影仪、手提电脑等设备的准备）→会间加水、添物→会议记录、整理、打印、存档（或有）→及时清场

　　第九节图书室管理

　　一、图书采购：

　　1、图书室内图书由行政部统一对外采购。

　　2、各部门根据业务实际需要，每月底将图书采购计划交行政部统一采购；各部门应合理安排业务参考书籍的计划，依公司规定的申购程序办理，否则，费用自理。

　　3、申购流程：

　　填写申购单部门负责人批准交行政部核准总经理审定

　　行政部购买填写报销凭证购买的书籍交图书管理员办理入库手续

　　二、分类：

　　1、图书管理员对图书馆所有图书、技术资料进行分类，并通过计算机数据库管理进行管理，准确掌握公司每册图书、技术资料的情况。

　　2、凡新购进的图书按图书分类科目进行分类整理与编号，贴上标签，输入图书管理系统。

　　行政部指定图书管理员负责图书室的日常管理；

　　三、借阅：

　　1、期限：普通图书借期一周，专用工具书籍的借阅期限视具体情况限定。

　　2、继借：借阅图书到期，必须到图书管理员处办理继借手续。

　　3、归还：如有破损、遗失情况，照价赔偿。

　　4、借阅流程如下：

　　借阅人申请登记→图书管理员查找→借书→管理员催还→还书登记→检查有无破损或缺页→向行政部上报损坏情况→行政部根据批示作出处罚；

　　四、管理：

　　1、行政部指定图书管理员负责图书室的日常管理；

　　2、图书管理员对图书室的每一本书籍都要造册，并对书籍的购买、借阅及归还及时登记；

　　3、日常维护：每天巡查，及时纠正不规范摆放；

　　4、每月底需对书籍进行盘点，并向行政经理书面报告；同时对破损的书籍进行补救，对破损严重的书籍填写报损申请表，经总经理或总工程师批准后予以处理；

　　5、图书出现遗失，属借阅人责任的，由借阅人负责赔偿，属管理员责任的，由管理员赔偿，均由工资内扣除。

　　第十节票务

　　一、订票：

　　按部门填写订票登记表→订票人签名确认→联系票务公司→领票签收→订票人领票并签收；

　　二、月结支付：复核支付发票与凭证→按部门填写月结支付登记表→填写支付单→商务文员签名→按规定贴报销单据→各部门负责人审批→送交会计→会计复核、签名→送总经理审定→递交出纳→出纳复核→出纳通知商务人员领支票或现金→商务人员递交支票或现金→月结人签收；

　　第十一节 商务值班

　　一、值班地点：公司前台

　　二、值班时间：周一至周五：中午12:30PM-2:00PM

　　晚上 5:30PM-9:00PM

　　周六、日　：10:00AM-4:00PM

　　法定节假日: 10:00AM-2:00PM

　　(注1 法定节假日包括:元旦、春节、五一、国庆

　　注2 值班时间考核以打卡记录为准)

　　三、值班职责：

　　1、商务服务职责：

　　①负责非公司人员来访的登记、接待；

　　②负责来往快递邮件的登记、签收、送达或递交；

　　③负责业务传真的登记、收、发；

　　④负责业务电话的接听、登记、转达、回访；

　　⑤负责业务复印的登记、办理；

　　⑥负责业务文件的打印；

　　2、特别职责：临下班前必须做到：

　　①传真、长话、电脑、复印机等服务设施的妥善关闭；

　　②关窗、关灯、关门（锁两电梯铁闸、办公两翼门上锁，若无其他加班技术人员，则中间楼道门亦要反锁；

　　③与技术加班人员登记交接，并交代反销门等有关留守事宜；

　　④与大厦值班人员交代有关事宜；

　　四、值班要求：

　　①不准随意离岗、串岗；

　　②不准打非业务长途电话；

　　③不准传真非业务文件；

　　④不准打印非业务文件；

　　⑤不准复印非业务文件；

　　五、奖罚措施：

　　①奖：凡值班人员可以申请值班费，具体为：

　　a周一至周五值班发放补贴60元/人次

　　b周六、日值班发放补贴100元/人次

　　c法定节假日值班发放补贴 150元/人次

　　②罚：值班人员有下列行为的，一律取消上述补贴，并视事件的严重性追加其它行政和经济处罚：

　　a职责未达标；b违反值班要求；c遭服务对象投诉；d其它行政差错；

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篇2：写字楼商务中心主要服务项目

　　写字楼、商务中心主要服务项目（内容参考）

　　（一）会议室租用服务：

　　（1）会议室的预订

　　A．接到客人的预订，要了解相关的资料，并做好记录：

　　1）预订人姓名及公司名称。

　　2）客人的房间号码或电话联络号码。

　　3）会议的起始时间及结束时间。

　　4）参加会议的人数

　　5）会议室的布置要求。

　　B．向预订客人介绍会议室的服务设施，并邀请其参观会场。

　　C．确认付款方式，并要求对方预付订金。各饭店对订金要求不同，有的要求预付场租的50%，有的饭店则只要求30%，视饭店的做法而制定。

　　D．双方签订会议室出租合约，并在租用记录本上详细填载。

　　E．准备好音响设备和鲜花的预订。

　　如果客人会议时间较长，接洽人应主动推荐会议休息时间的咖啡、红茶等饮料及糕饼之类的点心，并建议会后在饭店用餐。

　　（2）会议前的准备

　　按参加会议的人数准备好杯具、文具用品及会议的必备用品。此时，主管必须分配工作，并做现场督导，以求做好准备事项。大部分主办人员都会提前进场查看会场布置及临时要求合约未提的一些细节，饭店方面要尽力配合，务必使客人会议进行顺利。

　　（3）会议接待服务

　　会议开始前服务人员要站在门前对与客人致意问好，并引导客人入内就座，逐一为客人提供所需饮料、热茶或开水。

　　会议进行中，要注意为客人做添倒茶水、更换烟灰缸等工作。

　　当会议结束后，要温文尔雅地送客至门口。客人完全离去之后，迅速整理会场，把会议室收拾干净，准备下一回的出租。

　　（4）会议设施介绍

　　会议厅（室）的使用必须考虑下列因素：

　　1）会议所需要容纳人数的面积大小。

　　2）开会的形式，为剧院型、教室型、酒会型、U字型、宴会型。

　　全日时段08：00~21：30

　　上午时段08：00~12：00

　　下午时段13：00~16：00

　　夜间时段18：00~21：30

　　3）会议时段，通常饭店提供的时段如表所示

　　会议厅场租范例表

　　会议厅

　　CONFERENCE

　　ROOM各时段场租费用RENTAL

　　平方米数

　　m208:00~12:0013:00~16:0018:00~21:30全天

　　金厅418 10000 10000 12000 30000

　　*逾时每小时加收1/3场租，本店保有接受延长与否的权利。

　　4）会议所需的设备与器材，如投影机、麦克风等。

　　5）会议所需的餐饮，例如商业午餐、快餐、会间茶点

　　会议厅面积（m×m）平方米数

　　（m2）天花板高度

　　（m2）容纳人数（人）

　　剧院型教室型酒会型U字型宴会型（桌）

　　金厅46×30 418 5.0~6.0 1200 560 2400 210 110

　　(二)设备出租服务

　　设备出租只为住店客人提供服务,一般限在本馆范围内使用

　　(1)租用打字机的房间,只提供手动打字机.

　　(2)出租其他设备,应填写清楚下列内容:

　　1)使用时间、地点、客人姓名、房号。

　　2)设备名称、规格、型号。

　　（3）租用音响设备：

　　1）服务人员应先了解是否尚有足够的音响。

　　2）通知工程部弱电人员安装、测试。

　　3）要求客人预付现金或在租用单上签名。

　　4）必须做好设备租用记录。

　　（4）有些饭店提供出租移动电话，其出租程序为：

　　1）先查核客人租用期间有无其他客人预约租用。

　　2）告知客人每天的租金和押金。

　　3）收取现金或是取得信用卡授权号码，请客人在信用卡账单上签名支付。

　　4）请客人签租用行动电话合约书和签租行动电话号码。

　　5）检查电池是否有足够电量，必要时向客人说明电话的使用方法。

　　6）影印客人的有效证件，如护照、身份证等。

　　7）客人归还电话时，要开机检查是否完好，发现问题要报告主管，请示处理的方法。

　　8）将移动电话放回原处，并做记录。

　　（三）秘书服务

　　要求秘书服务限住店的客人，其程序为：

　　（1）了解住客的要求：

　　1）需要秘书服务的工作范围。

　　2）要求什么时候服务。

　　3）在什么地方工作。

　　4）工作的时间。

　　（2）向客人报知秘书服务的收费标准。

　　（3）弄清客人的身份，如姓名、房号、付款方式等。

　　（四）打字服务

　　打字服务也限住店的客人，其程序为：

　　（1）了解客人的要求：

　　1）是英文还是中文打字。

　　2）共有多少稿件。

　　3）要用什么样的尺寸、纸张列印。

　　4）字体、格式的要求。

　　5）有何特殊的要求。

　　（2）向客人报知收费标准，并征询客人付款方式。

　　（3）告诉客人最快的交件时间。

　　（4）先看清楚原稿不明的字母或符号。

　　（5）记录客人的姓名、联络电话、房号等。

　

文章来自www.FDCEW.com 　（6）打字完毕后应再核对一遍，并做必要的修改。

　　（7）通知客人取件。

　　（8）开出收费单据请客人缴费。

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篇3：写字楼大厦商务服务主要项目

　　写字楼、大厦商务服务主要项目：

　　商务中心应尽可能迅速地为客人提供理想的商业服务或所需资料，它包括：复印；中英文打字；传真；文件核对、抄写；国际国内长途电话；音像资料转录；翻译服务，包括文件、合同；小型商务出租，临时办公室租用服务；报纸邮件分发；快件代理；书刊杂志代售；秘书服务，包括各类文件处理；办公系统自动化服务；整套办公设备和人员配备服务；商务会谈、会议安排服务；商务咨询、商务信息查询服务；电脑、电视、录像、摄像、幻灯、手机租赁服务等；客户电讯设备代办、代装服务；印刷文件、名片等印刷服务；成批发放商业信函服务；报刊简报服务以及秘书培训服务等。

　　另外，还可通过计算机联网提供有偿咨询和资料服务。代理、代售邮票、磁卡、上网卡、电话卡、交通票证等服务工作。商务组的服务功能越齐全，越具有吸引力。

篇4：商务大厦有偿服务管理制度

　　商务大厦有偿服务管理制度

　　（1）保洁员或技工在接到“清洗任务单“后，应在最短的时间来准备好清洗工具，在客户要求的时间内赶到工作现场。

　　（2）保洁员到达工作现场应先轻敲房门（手指微弯曲，以中指第二关节部位轻敲门二次，每次三下，并报称“客户服务员”，每下相隔2-3抄钟）。

　　（3）保洁员如听到客人有回音，服务员应说：“我是客务部服务员，请问我现在能进来为您清洁房间吗？（MAY I COME IN AND CLEAN YOURROOM？）。

　　（4）保洁员开门时应注意开左边门用左手，开右边门用右手，把门轻轻推至自动静止。

　　（5）保洁员打开房门后，把“正在清洁“牌从大的圆口处挂入门锁把手上，轻轻摆放平稳，然后巡视一遍房间以确定房间是否有人或有什么特殊情况。

　　（6）然后转身到门外，在工作表上填写开始清扫的时间（及时填写表格，确保原始记录的准确性）。

　　（7）然后开始进行清洁工作，注意一定要带垃圾袋，在工作时产生的垃圾顺手装入垃圾袋里，工作完毕后将房间里的垃圾带离现场。

　　（8）保洁员进入客户房间清洁时，不准私自随意的翻动客户的物品，如应清洁要求需移动物品时，应征求客户的意见，在得到客户同意后才能进行（注意：在移动客户物品时，一定请求客户在一旁）。

　　（9）保洁员在工作完毕后，请客户验收并请客户在“清洗工作单“上签字。

　　（10）保洁员在对外清洗时，应严守工作纪律，不准有任何借口和方式接受客户的现金和惠赠。

篇5：商务楼环境保洁管理服务内容和标准

　　商务楼环境保洁管理服务内容和标准

　　一、保洁管理重点和模式

　　环境保洁管理追求是始终如一保洁环境，管理的重点在于整洁环境的保持，在"重庆**商务楼"项目，我们对环境管理提出一个重要理念：

　　（一）"无干扰"服务

　　我们对保洁人员的工作时间进行了硬性规定：一切保洁工作尽量不在客户上下班高峰时间进行。这种"保洁无干扰"的环境管理服务方式，让客户在愉悦中享受清新的环境，是"人性化"服务理念的真实体现。

　　二、垃圾桶设置

　　（一）垃圾桶设置

　　垃圾桶是保洁管理必不可少的一项设施，垃圾桶的制作要与整体环境相协调，既要注意摆放位置的美观，又要方便客户的生活习惯。公共区域视需要设置垃圾桶，在确定垃圾桶的具体位置时考虑美观、实用与环境协调一致。

　　（二）保洁作业工作内容、工作范围

　　保洁管理必须按日常、定期或特殊作业制定出作业项目执行计划，也只有通过这样的作业计划书，方能确保保洁管理无盲点，便于管理工作的实施检查与考核。

　　1、公共区域的保洁保养服务（包括楼内的电梯、过道、走火通道等公共场所）：

　　序号日常保洁工作范围

　　1所有过道、楼梯地面每天循环清扫，每周一次清洗，保持地面无垃圾、纸屑、烟头、无积水，并每天拖地二次，干旱发现污渍、垃圾及进处理，保持光洁明亮。

　　2擦净电梯门、走火通道门，发现手印、污渍及时清理干净。

　　3擦净所有垃圾筒，及时清理垃圾，保持垃圾不超过筒身1/2处，电梯间烟灰筒保持每日清洗三次以上。

　　4电梯地面保持平整无尘，平时经常打扫，每天吸尘两次保持无垃圾，电梯内壁不锈钢每天擦净，保持无手印、污渍、灰尘，每周用不锈钢保养剂进行保养，减少氧化、锈蚀的程度，保持光亮、洁净。

　　5每日清扫走火通道，抹净扶手栏杆，地角线上面灰尘，地面梯阶每天拖二遍，发现口香糖、痰渍等及时清除，每周清洗一洗。

　　2、室外部分日常保洁保养

　　序号日常保洁工作范围

　　1每天清扫道路地面垃圾杂物及污水迹，不停巡视，发现脏物废物品及时处理。保持外围干净，整洁。

　　2停车场地面每天清扫垃圾杂物，使行人有一个整洁舒适环境，根据地面地砖的程度和季节变化进行冲洗。

　　3局部地面每月根据地面情况进行彻底冲洗。

　　4对绿化带进行重点巡查，及时清扫果皮、废纸等杂物，垃圾、使休息者居坐而安。

　　5及时收集垃圾，将垃圾放在指定地点。清扫时密封装置，确保无飘洒和滴水现象，及时清洗垃圾筒外表及内面，保持干净，无异味、无满溢。

　　6抹净路牌、标识、消防箱、电表箱、水表箱处外灯柱表面上的灰尘。及时处理违章乱贴的海报、小广告及污迹。

　　7每月清除一次卫生死角，如雨水管处、下水道口等，雨季加强力度清理，

　　以防堵塞，同时防止孳和蚊蝇，每月清理一次沙井、排水沟、水池雨水槽内、阴沟、排洪沟、污水井杂物，确保其内无杂物。如发现堵塞，及疏通。

　　8外墙2米以下随时保洁，保持无污渍。

　　9协助保安搞好治安工作，如发现可疑人员及时通报保安。

　　3、地下车库日常保洁

　　序号日常保洁工作范围

　　1每日清扫地面垃圾杂物，特别注意车上抛出的垃圾物。保持地面无垃圾杂物，无积水，无明显泥水，整洁，每月用清水冲洗一次地面。

　　2雨天增加清扫力度，发现泥土用小扫把清理，晴天用清水将地面冲洗干净。

　　3在空车位的地方用鸡毛掸清除库顶的蜘蛛网、管道上面的灰尘，对有停车的车位，待车走后再进行对库顶的清扫，以防弄脏客人的车辆。

　　4每日抹净打扫挡车器同，消水栓箱，防撞标志，天花、垃圾桶、风口、警铃、沟渠、沙井、汽车道闸等设施的灰尘，保持干净无污迹、无泥沙、无尘。

　　5保洁地库值班室地面，抹净台面、椅子、窗台和各种开关的灰尘、擦净玻璃及各种告示牌。

　　6及时清倒垃圾，将垃圾放到指定地点。

　　7每月彻底清除死角，对油污较多的车位地面进行特别处理。

　　8保洁中如发现客人车门或车窗、车灯没有关好，应及时通知车库值班人员，以便得到妥善处理，并将此事汇报主管。

　　4、日常保洁特殊服务

　　除了日常保洁管理的六大部分外，我司还拟定出如下保洁特殊服务：

　　进场之初，本公司将组织人员对保洁范围内的所有区域作一次深入彻底的开荒保洁。

　　公司设置机动组，任何紧急情况，突击保洁，我公司随时组织大量人员突击协助。

　　5、质量检查标准

　　严格检查是保障保洁工作质量的必要手段，有关保洁检查标准可参照以下办法执行：

　　A、墙面：用卫生纸擦拭80CM，检查卫生纸无明显灰尘及污渍；

　　B、楼梯：抽查2至3层，无痰渍、烟头、垃圾等；

　　C、玻璃或镜面：抽查不同位置3到5外，每处检查约1平方米，无水渍、手印、洁净、明亮；

　　D、排水沟：抽查20米排水沟，无烟头、泥沙等垃圾物，无臭法味；

　　E、明沟：抽查1-3米，不积泥沙，垃圾杂物等；

　　F、标牌、指示牌：抽2-3个，用卫生纸擦拭无明显灰尘，表面光亮；

　　G、消防设备设施：抽查2-3个消防栓，无灰尘，表面光亮；

　　H、电梯门：用卫生纸擦拭，无明显灰尘、污渍；

　　I、天花、灯饰、风口、烟感器：抽查天花50平方米无灰尘、污渍；抽查3-5个灯饰、风口、烟感器，无灰尘等；

　　J、垃圾房：检查地面无垃圾；污水沟无垃圾、泥沙、积水；

　　K、天台：检查地面无垃圾物，下水

口无泥沙，垃圾物；

　　L、车库：抽查30平方米地面无垃圾。

　　6、保洁管理的要点：

　　A、保洁时根据实际情况适当避开客户或客户聚集的区域，待客户离散后再补做；客户进出频繁和容易脏污的区域，要重点拖擦；

　　B、电梯间铺设地毯并每天进行清洗一次；

　　C、垃圾处理：客户的生活垃圾箱设在隐蔽且异味不易扩散的地方；公共区间垃圾桶设在电梯入口处；垃圾清理频数要快，保持日产日清，不能产生异味；清运垃圾时选择适宜的时间和通道，不可使用客梯；可按客户要求上门清理较大量的生活垃圾。

　　D、为办公室提供保洁委托服务

　　三、消杀管理

　　序号项目消杀方式消杀频率

　　1灭鼠滞留消杀

　　烟雾消杀

　　药物诱捕办公区、卫生间：2次/月

　　墙基、通道、底部、梯间：4次/月

　　大堂、通道口：4次/月

　　外围、垃圾站：3次/月

　　2灭蟑

　　3灭蚊

　　4灭蝇

　　5白蚁防治