工程项目文件和资料控制工作程序

　　工程项目文件和资料控制程序

　　通过文件做到每项工作都有依据，都有记载，使职责分明，有理有据，使工程质量得到保证。

　　1 文件和资料控制的职责：

　　1 、文件和资料的编号、收发、登记、标识、拷贝、存档，由内业技术员按公司《文件和资料控制程序》规定执行。

　　2、项目部质量体系文件由内业技术员管理，在项目部成立后从公司工程综合部领取并保存。

　　3、设计文件和技术文件、标准、规范，由项目内业技术员管理。

　　4、工程承包合同文件和工程分包合同文件由经营部和项目部管理。采购合同文件由物资部和项目部管理。

　　2 文件和资料的批准、更改和传递：

　　1、工程施工方面的文件由项目部组织制定，经项目经理（或授权人）批准发布实施，由内业员发至各有关方面；经营方面的文件由经营部组织制定，经本项目经营主管（或授权人）批准后发布，由经营人员发至各有关方面。

　　2、现场施工条件导致对设计文件的更改，由项目部组织协调，报告公司工程综合部和设计部审核同意后，报送甲方批准，由设计部根据现场实际情况提供变更方案并下达设计变更文件。

　　3、重大的设计变更由工程综合部组织有关部门进行会审。

　　4、项目部应根据设计变更文件，在原设计文件的变更部位用文字或图示做出标识。

　　5 项目施工控制计划和重大方案的批准按公司规定执行。

　　6 当遇到下列情况时，项目经理应修改控制计划：

　　a. 当合同发生重大变化时；

　　b. 质量体系文件发生必要更改时；

　　c. 出现其他情况影响控制计划执行时。

　　3 修改的控制计划应经工程综合部审核和公司管理层批准后生效；控制计划的修改部分由内业技术员发至相关部门。

　　4 文件的复印需项目经理批准，受控文件的复制按公司程序文件规定执行。

　　5 文件归档按公司程序文件和《综合档案管理办法》执行。

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篇2：质量手册:文件和资料控制工作程序

　　质量手册：文件和资料控制程序

　　1、目的

　　对与本公司质量体系提供的有关的文件和资料进行控制，确保与质量有影响的各场所使用的文件和资料为有效版本。

　　2、范围

　　本程序适用于质量体系文件和资料的控制，包括有关外来文件。

　　3、定义

　　3.１ 质量体系文件：质量手册（包含程序文件）、工作手册（包括制度和规程）及表单记录。

　　3.2内部文件：指本公司内部自行制定的文件。

　　3.3外来文件：指非本公司自行制定,而是由外部提供的文件，如《物业管理条例》、《消防法》、《劳动法》等；

　　3.4非受控场所：本公司质量体系运行以外的所有场所,如：业主、认证机构。

　　3.5技术文件：设计图纸、使用说明书、技术条件等文件。

　　4 职责

　　4．1管理部：负责公司内部文件的发行、回收、原件保存及销毁工作，制定有关控制规定与办法；负责外来文件的受控、发放及回收等管理工作。

　　4．2各部门：负责责任范围内的文件和资料的编制及修订。

　　5 内容

　　5．1文件新订

　　制定新文件时，由制定者将新订文件呈相应审核人和批准人员签字同意后，将文件交管理部发行。

　　5．2文件发行

　　5.2.1质量手册和第三层次文件的发放直接由管理部根椐各部门实际需要的数量填写《文件发放登记表》，经管理者代表审批后进行发放。

　　5.2.2文件领用人在《文件发放登记表》上签名领取注有分发号和加盖"受控文件"印章的文件。每份文件都有不同的分发号，便于换版时回收。

　　5.2.3管理部在发放文件后，将全公司的受控文件列入《受控文件清单》。

　　5.2.4当文件使用人的文件破损严重影响使用时,应到文件资料中心办理更换手续,交回破损文件；文件管理员将破损文件销毁。

　　5.2.5当文件丢失后或其它原因需补发新文件时,由文件使用部门填写《文件领用申请表》，再由原批准单位批准后，管理部重编新文件的分发号。

　　5.3文件的更改

　　5.3.1文件发行实施后须更改的，原则上由制订部门填写《文件更改申请单》，说明修订原因，经原批准单位批准后，由管理部按5.2项规定程序进行更改审批与发行。

　　5.3.2文件进行修订时,对某一页或某几页进行修订,只须更改该页内容和修订次数,其修订次数按前一次修订次数+1来计数。文件通过更换时，页数为修订后不含"文件封面"的实际总页数。

　　5.3.3 更改文件时，使用部门应将更改前文件交管理部或本部门文件管理人员，由管理部或本部门的文件管理人员对更改前文件进行换页或手写修改。当采用手写方式对文件进行更改时，应将更改前内容用"--"划去，手写上新的内容，并应在更改处加盖"更改"印章，然后发还使用部门或相关人员，对《质量手册》等受控文件的更改，管理部及各部门文件管理人员还应在文件中相应的"修改记录"栏和[受控文件清单]中的"修订状态"栏标明文件更改情况。

　　5.3.4 经审批的《文件更改申请单》与该文件的原件及更改后的文件一起存档。

　　5.3.5 文件更改后，管理部要将文件更改情况列入[受控文件清单]中的"修订状态"栏。

　　5．4文件的换版与作废

　　5.4.1同一份文件某页或表单经过九次修订后,该页或表单需再修订是整份文件以新版发行，如:第1版、第0次修订。其某一页经过第9次修订后，再修订时整份文件即为第2版、第0次修订。旧版文件回收处理，换发新版本，"非受控文件"和"参考文件"不办理更改和换版。

　　5.4.2 换版后的文件发放按5.2 条程序执行。

　　5.4.3旧版文件由文件管理员按《文件发放登记表》收回并记录，需作资料保留的该版文件，经文件原核准人核准后，由文件管理员加盖"参考文件"印章方可留用，其余该版文件盖"作废文件"章或销毁。

　　5．5文件的管理

　　5.5.1文件拟制、审核、核准后，原版文件及其副本由管理部实行统一管理，填写《受控文件清单》。存软盘的受控文件均应有备份；软盘储存的文件应进行文件状态标识。

　　5.5.2 受控文件发放后，文件领用人须严格管理，不得任意复印、转借、损坏、涂改文件及内容。

　　文件持有人应确保文件清晰、易于识别。

　　5.5.3文件管理员应全面检查各类文件的有效性，查核各使用者手中的文件，发现问题及时处理。

　　5．6外部文件控制

　　直接引用的各类外来文件，由管理者代表核准后方可使用，文件的发放管理参照5.2执行。

　　5．7文件编码规则

　　5.7.1质量手册编号:

　　质量手册编号为:QM001

　　5.7.2作业指导书编号:

　　WI***

　　该条款派生的第几份文件

　　与ISO9001标准对应的条款

　　作业指导书代号

　　5.7.3表单编号:

　　FM -- * -- *--**

　　代表第几个表单

　　该条款派生的第几份文件

　　与ISO9001标准对应的条款

　　表单代号

　　5.7.4外来文件编号:

　　QE***

　　代表第几个外来文件

　　代表年月

　　外来文件代号

文章

　　6 相关文件

　　无

　　7 使用表格

　　7.1 FM42-1-01文件发放登记表

　　7.2 FM42-1-02文件更改申请表

　　7.3 FM42-1-03文件领用申请表

　　7.4 FM42-1-04受控文件清单

文章

篇3：物业公司文件和资料控制工作程序(5)

　　物业公司文件和资料控制程序（五）

　　1．0目的

　　对质量体系文件和编写、审批、发放、更改、保管和作废等全过程进行控制，确保公司所有受控的场合使用的均为相应文件和资料的有效版本。

　　2．0适用范围

　　适用于公司质量体系文件和相关的外来文件（如强制执行文件或参考标准、合同、用户提供的图纸等）的控制。

　　3．0职责

　　3．1质管部负责对全公司有关质量体系的文件的总体控制。

　　3．2质管部负责质量手册、程序文件的发放控制和正本保管。

　　3．3各部门负责人（ISO9000负责人）负责或指定一名文件管理人员负责对本部门有关质量体系文件的管理。

　　4．0工作程序

　　4．1文件和资料的分类

　　本公司有关质量体系的文件和资料分受控文件和非受控文件两种。受控文件是指受更改控制的文件，本公司质量体系文件和与质量体系相关的外来文件均为受控文件；非受控文件是不受更改控制的文件，如为了投标等其他目的而分发的质量体系文件。

　　A本公司质量体系文件包括质量手册、程序文件和支持性文件，其层次结构如下图：

　　文件内容：

　　按本单位情况制定的质量方针、目标和适用标准描述的质量体系；

　　描述各职能部门为实施质量体系要素所开展的活动；

　　详细的工作文件，包括各类工作规程、表格、报告等。

　　B质量体系相关的外来文件包括政府部门或上级管理机构发布的各类强制性法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求，详细的工作文件等。

　　4．2质量体系文件的控制

　　4．2．1编制与审批

　　A质量手册和程序文件由质管部负责编写，相关部门负责人对初稿进行讨论后由管理者代表负责最终审核，总经理负责批准；

　　B工作规程由各部门负责人组织编写并审核，管理者代表或其指定人员负责批准。

　　4．2．2标识与编码

　　A受控的质量手册、程序文件和工作规程每页加盖蓝色"受控文件"专用印章，但正本（原稿）上不需盖单；非受控的质量体系文件每页均加盖蓝色"非受控文件"专用印章；

　　B没有"受控文件"标识或为非蓝色受控印章的质量体系文件在公司内禁止使用；

　　C文件的编码方法见《文件编码规定》。

　　4．2．3复制

　　受控文件未经批准不得复制，质量手册和程序文件的复印由各部门文件管理员填写《受控文件复印申请表》，经质管部核准，管理者代表批准后，同质管部负责执行；工作规程的复印由使用人向部门文件管理员申请，经本部门经理批准，由部门文件管理员负责执行。

　　4．2．4发放与保管

　　4．2．4．1受控文件的发放与保管

　　A质量手册

　　--质管部将质量手册发放于相关部门负责人，做好发放记录

　　--质量手册正本存放在质管部

　　B程序文件

　　--由质管部按照《文件发放范围清单》发放到有关的场所和人员，并做好发放记录；

　　--程序文件正本存放在质管部，各部门持有的程序文件由文件管理员或批准的使用人负责保管，同时保证使用的程序文件必须是有效版本；

　　C工作规程

　　--由各部门文件管理员按《文件发放范围清单》进行发放，并建立发放记录；

　　--工作规程正本由发放部门文件管理员保存，各部门及各管理处持有的工作规程由文件管理员或批准的使用人负责保存，并保证相关场所或人员现场使用的文件是最新有效版本；

　　D文件管理员在发放文件时，应注意文件分发号的确定

　　--质量手册的分发号按《质量手册发放控制员》中控制序号，对应每一个使用部门/人员，该分发号固定不变；

　　--其他受控文件的分发号按照文件的发放顺序，由文件管理员确定，要求每份文件只有一个对应的分发号。

　　4．2．4．2非受控文件的发放由有需要的部门提出书面申请，经管理者代表批准后，由文件管理员做好发放登记。

　　4．2．5更改

　　A各级人员在工作实践中发现有必要对受控文件作出修改，需填写《文件修改建议表》报原文件编制部门/人员或所在部门负责；

　　B修改建议被采纳实施时，原文件编制部门的文件管理须将《文件修改建议表》复印一份交质管部备案；

　　C文件的更改由原文件编制部门或人员负责执行，必要地应附有更改说明；

　　D更改后的文件按本程序4．2条款执行；

　　4．3外来文件的控制

　　4．3．1评审与批准

　　对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由各部门经理进行评审后批准使用。

　　4．3．2标识

　　各部门文件管理员在批准后的《外来文件清单》上加盖蓝色受控文件专用印章。

　　4．3．3发放与保管

　　各部门的文件管

理员负责外来文件的发放和保管，必要时也可张贴在有关的作业场所，但须做好发放登记。

　　4．3．4外来文件如需复印，须填写《受控文件复印申请表》，经部门经理批准，由所在部门文件管员负责复印和登记。

　　4．3．5更改

　　各级文件管理员收到新版的外来文件后应及时将其发放到相关部门、场所。若新版文件是旧看到文件替代，则收回旧版文件；若新版文件是旧版文件的补充，则将新、旧版文件存放在一起。

　　4．4公开文件的控制

　　4．4．1每份公开文件（如用户须知、收费标准、服务项目清单通知等）上均应注明版本号和生效日期，版本号用英文大写字母（A，B，C…）表示。

　　4．4．2有固定张贴、发放地点或人中的公开文件，由文件管理员负责做好发放登记。

　　4．4．3公开文件的内容每发生一次更改，版本号和生效日期就随之变更一次。文件管理员负责对有固定张贴、发放地点的公开文件进行更换，同时管理处必须发出公开告示，确保更改后的公开文件内容能及时传达给用户及有关人员。

　　4．5质量记录的控制

　　见《质量记录的控制程序》

　　4．6质量记录表格的控制

　　4．6．1质管部保存所有质量记录表格式样一份，各部门文件管理员保存所需使用的质量记录表格式样一份。

　　4．6．2文件管理员负责填写《质量记录表格清单》，其中"审核人"、"批准人"即为相应文件的审批人，"日期"即为相应文件的生效日期或更改生效日期。

　　4．6．3质量记录表格有更改时，文件管理员须随之更改《质量记录表格清单》，经审、批人签名确认后，从生效之日起使用新表格，并要求文件管理员将更改后的表格与清单复印一份交质管部备案。

　　4．7对用电脑保存的文件，如质量体系文件、停车场收费系统、财务管理系统等，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由有使用权的人员进行操作。

　　5．0相关文件

　　5．1《质量手册》

　　5．2《受控文件清单》

　　5．3《文件发放登记表》

　　5．4《受控文件复印申请表》

　　5．5《文件修改建议表》

　　5．6《外来文件清单》

　　5．7《文件编码规定》

　　5．8《质量文件编写导则》

　　5．9《质量记录的控制程序》

篇4：物业管理公司质量体系文件：文件和资料控制程序

　　物业管理公司质量体系文件：文件和资料控制程序

　　1.0 目的

　　确保现场所使用的文件和资料都是现行有效的，防止误用失效或作废的文件和资料。

　　2.0 适用范围

　　适用于质量体系所形成的文件和资料。

　　3.0 职责

　　3.1行政部是文件和资料的归口管理部门。

　　3.2各部门(管理处)负责本部门(管理处)所使用文件和资料的管理。

　　4.0 工作程序

　　4.1文件和资料的分类

　　4.1.1质量体系文件(质量手册、程序文件、作业文件、质量记录)

　　4.1.2外来文件(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)

　　4.1.3其它资料(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)

　　4.2文件和资料的编号

　　按《文件和资料的编号规则》执行。

　　4.3文件和资料的受控状态

　　4.3.1质量手册分为受控和非受控两种，受控文件和资料在第一页加盖"受控文件"印章，注明受控号，非受控文件一般只进行编号。

　　4.3.2质量体系文件均为受控文件，加盖"受控文件"印章。

　　4.3.3质量记录除原版文件应加盖受控章留存外，其它现场使用的可不盖受控章。

　　4.4文件和资料的编写、审批

　　质量体系文件由管理者代表组织相关部门编写;质量手册、程序文件由管理者代表或物业管理公司经理审批;作业文件由主管领导组织改编、编写，管理者代表或物业管理公司经理审批。

　　4.5文件和资料的发布

　　4.5.1受控文件发放由行政部确定分发部门和数量，领用人在《文件和资料领用签收表》上签名，领取注有受控号和加盖"受控文件"印章的文件和资料。

　　4.5.2使用部门受控文件如有丢失，可提出书面申请，说明原因和理由，管理者代表批准后，重新发放，注明丢失的原因;破损的以旧换新。

　　4.6文件和资料的更改

　　4.6.1文件和资料更改时，由提出部门人员填写《文件和资料更改申请单》，审核批准由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。文件资料的更改，增删在《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》中要有记载汇总。

　　4.6.2文件和资料更改审批通过后，由行政部实施，资料管理员按《文件和资料领用签收表》的名单，到领用了需改文件的人员处更改。手写更改文件和资料在更改处签上更改人姓名、日期及更改状态方才有效;若发放换页、换版后的新文件，应同时收回作废的旧文件和资料，并留下记录。

　　4.7文件和资料的管理

　　4.7.1文件和资料经编、审、批签名后，原件交管理者代表归档，列入《质量文件清单》受控。

　　4.7.2各部门保管的文件和资料要求建立《质量文件清单》受控。

　　4.7.3借阅文件和资料(原件一律不能外借)时，登记在《借阅登记簿》上，按规定的时间归还。

　　4.7.4其它文件资料的管理参见《文书、档案、资料管理办法》。

　　4.8文件和资料的换版与作废

　　4.8.1文件和资料每版更改不超过五次，修改次数号用"正"字的笔划数表示，"一"表示第一次更改，"T"表示二次更改......"正"表示第五次更改，若1次更改内容较多也可换版。版本号用A、B、C......表示，A表示第1版，以此类推。

　　4.8.2作废的文件和资料由行政部按《文件和资料领用签收表》及时收回并记录，立即盖上"作废"印章，统一销毁。为积累知识或涉及法律需要的作废文件和资料，在第一页上盖上"保留资料"印章方可留用。

　　5.0 支持性文件

　　5.1 《文件和资料的编号规则》

　　5.2 《文书、档案、资料管理办法》

　　6.0 相关记录

　　6.1 《文件和资料领用签收表》

　　6.2 《文件和资料更改申请表》

　　6.3 《质量文件清单》

　　6.4 《借阅登记簿》

　　6.5 《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》

　　编写： 审批：

篇5：冶金公司安全生产文件资料控制工作程序

　　冶金公司安全生产文件与资料控制程序

　　所有标准化文件必须发放到各单位班组长以上领导、职工代表、相关人员及相关方。

　　安全生产记录有效保留

　　各单位必须建立以下安全生产记录档案：

　　1、安全标准化管理评审报告

　　2、安全事故事件记录（按公司原事故上报表）

　　3、安全风险评价信息

　　4、安全培训记录

　　5、标准化系统评价报告

　　6、事故调查报告（事故报告格式：事故地点情况概述、事故发生时间、事故伤害情况、事故经过、事故原因、事故类型、事故性质、事故责任分析及处理意见、整改防范措施）

　　7、检查记录

　　8、职业卫生检查记录

　　9、职业健康监护档案

　　10、安全生产会议记录（分公司安全生产会议记录）

　　11、安全生产活动记录（安全生产月、知识竞赛、周一班前宣誓、安全演讲、其它活动记录）

　　12、法定检测记录（有资质单位检测的记录）

　　13、任务观察记录

　　14、许可文件（安全生产许可证下发文件及证件复印件，特种工及相关管理人员培训文件及证件复印件）

　　15、应急演练信息（09年事故应急演习的相关记录）

　　16、纠正与预防行动记录（安全隐患整改记录、违章人员教育处理记录、标准化运行中出现的不符合现象纠正记录）

　　17、承包商和供应商信息

　　18、维护和校验记录（设备维护保养记录、校验记录）

　　19、技术资料、技术图纸。