企业(公司)人事档案管理制度

　　企业（公司）人事档案管理制度

　　一、总则

　　第一条为了规范人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制订本制度。

　　第二条集团公司员工档案实行分级管理

　　由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。

　　（一）原始档案：员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管理。

　　（二）新建档案：员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。

　　（三）电子档案：员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。

　　经集团人力资源中心授权自行招聘的各分（子）公司引进的员工的档案由各分（子）公司人资科管理。

　　第三条 人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。

　　二、人事档案的建立

　　第四条 新建人事档案收集范围

　　由人力资源部门直接形成的材料：

　　（一）各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单（要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检，且出具的体检证明须真实有效）等材料。

　　（二）职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称（学位等）审批材料。

　　（三）工资调整审批表。

　　（四）鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。

　　（五）考核、考勤或其它类材料。

　　（六）有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。

　　（七）各种处分、处罚材料和通报批评等材料。

　　（八）有关接收、调配、解聘等情况记录材料。

　　（九）各种重要的个人申请、承诺、聘用合同（协议）、保险等材料。

　　（十）各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。

　　通过其它渠道形成的材料：

　　（一）各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。

　　（二）参加各级人大或各类协会代表大会材料。

　　（三）业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文著作篇目等。

　　（四）出国审批表及在外期间鉴定材料。

　　（五）参加公司组织的各类体检材料、工伤证明材料。

　　（六）在原工作单位形成的有关档案材料。

　　（七）在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料。

　　（八）重要的社会关系、亲属关系的记录材料。

　　（九）对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。

　　第五条 人事档案归档材料要求

　　归档材料应具备的条件：

　　（一）必须是已经处理完毕，而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文件。

　　（二）材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料，应当分别制成以个人为单位或反映本人情况的材料，方可归入个人档案。

　　（三）凡归档材料必须具有凭证性标记，如个人签字或加盖个人印章、单位公章等；对属于归档范围但手续不完备的材料，应先将手续补齐，并在办理完备后再行归档。

　　（四）档案内容必须实事求是，不能带有虚构、想象、夸张的成份；人物传记、写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。

　　（五）档案内容应当完整，对头尾不清、来源时间不明的材料，要尽可能查清注明；涉及个人重大问题的材料，如需查清，应转交相关部门处理后，方能归档。确定材料能否归档时，应针对具体问题具体分析，不能一概而论；同时，还应对档案中应当具备而缺少的材料予以登记，并有计划地进行收集补充。

　　应妥善处理不应归档的材料：

　　（一）经过鉴别，凡应转往有关单位保存或处理的材料，应填制《人事档案转递通知单》（此指干部或重要人员档案）。

　　（二）接收单位清点核对后，应按程序办理接收手续。

　　（三）凡属退还本人的材料、证章等，应开列详细清单，证明材料（物品）名称及份（件）数，经批准后退还本人，并由本人在接收人处签字或加盖个人印章。

　　（四）对不直接退还本人的材料，可经批准后给予销毁，并应对其本人说明。

　　（五）销毁人事档案履行一定审批手续，任何个人都不得擅自销毁。

　　第六条 人事档案的整理要求：

　　（一）应遵循完整、真实、精练、实用的原则。

　　（二）应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。

　　（三）人事档案的保管范围与人员管理应相一致。

　　（四）材料增减时应进行重新整理。

　　（五）人事档案原件作为正本，对于机密性较高的人事档案，可根据工作需要和人员管理情况建立副本。

　　第七条 人事档案的建立

　　（一）集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求收集整理求职人员原始求职材料，并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须及时予以补充完善。

　　（二）集团公司人力资源中心授权自行招聘的各分（子）公司直接按人事档案建档要求，经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案。分（子）公司人资科于每月的5日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心。

　　（三）员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，并对员工在职期间相关个人信息资料（身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位）的变更情况的记录于每月5日前以电子文档上报集团人力资源中心。

　　第八条 人事档案的编号

　　（一）人事档案编号构成：档案代码+四位数字，按顺序编号。

　　（二）各分（子）公司、部门人事档案代码取正式名称前三个字的汉语拼音第一个字母（大写），如采购管理中心，其人事档案编号为CGG。

　　（三）员工辞职后的档案编号继续保留，不重复使用。

　　（四）同一部门员工的档案要求放在一起，每10名员工的人事档案存放在同一个档案袋内，调动或辞职抽出后不添加新的员工档案，若档案袋中员工档案已抽完，此空档案袋继续保留。抽出档案后应该在档案袋上予以标明。

　　第九条 人事档案建立的具体程序

　　（一）集团人力资源中心以及各分（子）公司人事部门对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求。

　　（二）按照材料的属性、内容确定其归档的具体顺序。

　　（三））在档案袋目录上登记材料名称及其相关的内容。

　　（四）将新的材料存入档案。

　　第十条 员工在职期间形成的培训、奖惩（考核）、晋升等材料的收集、整理与归档。

　　（一）大学生、聘用人员、科级（含）以上管理人员在职期间所形成的新档案材料，由所在公司、部门每半年整理一次，后备管理干部的材料由其所在公司、部门每月收集整理一次，统一交集团公司人力资源中心存档。

　　（二）其他员工在职期间所形成的培训、奖惩考核、晋升等人员在职期间所形成的新档案材料由所在公司、部门按季度定期收集、整理，并要求归档。

　　三、 人事档案的转递

　　第十一条 人事档案转递的具体程序

　　（一）人事负责人依据人力资源调配通知单或调令取出应转走的员工档案材料。

　　（二）在档案袋的人员编号及姓名后注明抽出的时间、原因（调动、辞职辞退和开除、自离、晋升等）及转入地点。

　　（三）填写《人事档案转递通知单》。

　　（四）将《人事档案转递通知单》放入员工档案一起，并将档案袋密封后转往相应公司、部门。

　　（五）收档公司、部门在收到档案，核对无误后，必须在《人事档案转递通知单》的回执单上签字盖章，且及时反馈到转出公司、部门。

　　第十二条 人事档案材料在转递过程中要严格执行保密制度，按要求装袋密封交接，并在封口处加盖公章，且不能由员工本人带走，携带人员严禁私自拆封偷阅档案。

　　第十三条 员工晋升科级（含）以上级别，转正后一月内由所在公司、部门按转档程序和要求将档案提交集团公司人力资源中心；科级管理干部被免职后，其档案材料由集团公司人力资源中心按照转档程序和要求转往相应公司、部门。

　　第十四条 员工离职后由其所在公司、部门一月之内将其档案抽出，装订成册存档，并妥善保管二年。销毁时须填写《档案销毁申请单》，经集团公司人力资源中心核准后予以销毁。

　　四、人事档案的查询、借阅

　　第十五条 档案查询和借阅应按程序办理

　　（一）档案的查询应先申请，说明查询的对象、理由和范围，所在公司、部门人事负责人批准后，方可登记查阅。不得随意让人查阅员工档案。

　　（二）外借员工档案须经所在公司、部门总经理批准，并办理借档登记。最长借阅期限为一星期。若需延长，需办理续借手续。

　　（三）各公司、部门、个人需要出具人事档案证明材料，由所在公司、部门开具介绍信，说明理由，再由集团公司人力资源中心或所在公司人事部按规定予以办理。

　　（四）人力资源中心或各公司、部门内部查阅、借档和出具证明也应按照程序进行。

　　五、人事档案的保管

　　第十六条 人事档案保管必须严格遵守保密的原则。

　　第十七条 人事档案管理必须由专人负责，定期检查核对，确保档案完整、准确。

　　第十八条 人事档案存放必须配备专门设备，不得与其它档案混放一起。

　　第十九条 人事档案存放应做到安全、保密、防火、防潮、防盗。

　　第二十条 任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

　　六、考核办法

　　第二十一条 凡出现以下情况，将根据情节轻重分别扣除所在公司、部门人事负责人绩效奖金20-50元/次：

　　（一）人事档案不全的。

　　（二）档案交接不清致使员工档案丢失的。

　　（三）不遵守人事档案保密制度的。

　　（四）不履行正当手续将人事档案带出档案保管场所的。

　　（五）不按规定销毁人事档案的。

编辑：www.pmceo.Com

篇2：地产公司人事档案和人事资料管理制度

　　地产公司人事档案和人事资料管理制度

　　为了加强公司人员人事档案的保密性，建立建全人事资料和档案，制定本制度如下：

　　一.人事档案是指由公司委托市人才托管的员工人事档案和员工在公司工作期间而形成的各种可留存的资料（公司内部人事资料）。

　　二.员工一旦转正，应将人事档案转入公司。如因种种原因而不能将你的档案转入公司，本人必须提交书面说明，报人力资源部归档。

　　三.员工转入公司的人事档案应该包括：

　　1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史的履历；

　　2.相关学历证书、毕业生登记表；

　　3.以往工作期间产生的劳动合同原件；

　　4.相关职称评定的资料；

　　5.其它存档人事资料

　　四.公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容，有审核权。如发现员工人事档案与员工入职所填写相关资料内容有出入，有权调查确定真实情况。

　　五.员工与公司签定www.pmceo.com的劳动合同、在公司服务期间内评定的相关职称证明和再教育证明等由公司人力资源部统一留存，定期向市人才移交，存入员工人事档案中。

　　六.员工入职时，需填写一系列的个人资料。员工须详实地填写每一个项目，公司有权进行甄别。如有虚假，视同严重违反公司规章制度。

　　七.员工若有以下信息的变更，需15日内通知公司人力资源部，以确保与员工有关的各项权益：

　　1.姓名、身份证号码；

　　2.家庭住址或电话号码；

　　3.婚姻状况及家庭成员状况；

　　4.员工本人工资卡号；

　　5.遇意外或在紧急情况下需通告的人；

　　6.新取得的某种学历、技术、资格、称号等。

　　7.其他你认为有必要知会公司的个人信息

　　以上个人资料均应如实填写，公司保留审查的权利，严禁虚假，否则立即予以除名。

　　八.公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容，不得加以删除或销毁，并且必须严格保密。

　　员工人事档案，由公司统一委托市人才交流中心保管。

篇3：地产集团人事档案管理制度细则

　　人事档案是记述和反映人的经历、学识水平及工作表现的专门案卷。公司人事档案包括员工调入时原有的人事档案和在集团工作期间的人事档案及技术档案三部分。员工人事档案由集团人力资源部专人负责管理。

　　一、员工人事档案调入集团规定

　　2000年1月1日以后被集团录用的员工在与集团或各公司签订劳动合同后一个月内,经集团主管领导批准应将个人档案调入集团,由集团统一管理。

　　员工人事档案进入集团的工作程序是:

　　1、先由集团人力资源部出具《提档介绍信》,员工持介绍信办理档案调动手续。

　　2、人事档案进入集团时由人事业务主管负责接收。接收时接收人须检查人事档案是否封装完整,凡不符合要求的人事档案不予接收;对符合要求的人事档案,交接双方须在"人事档案交接簿"上签字、记时。至此,人事档案正式进入集团,由人力资源部档案管理人管理;

　　二、员工人事档案保管及档案内容

　　1、调入的人事档案原则上保持原卷册的封装,不予以拆封,直接装入集团专用人事档案袋内进行统一编号保管;

　　2、需拆封的,(来自:www.pmceo.com)须经人力资源部主管领导批准;

　　3、拆封后的档案及由于各种原因已经拆封的人事档案,须由人力资源部档案管理人进行整理,并编制材料目录,签字后一并装入档案袋内;

　　4、员工在公司工作期间,公司为每一名员工建立个人档案。包括以下材料:

　　a)《员工调入审批表》、《劳动合同》、《内部调动通知单》、《调离集团审批表》;

　　b)《干部任免命令》、《关于奖惩的通报》、《干部及员工年度考评意见》;

　　c)《培训费用审批表》、《培训合同》、培训及自费学习结业、毕业证书及出国相关手续的复印件;

　　d)公司工作期间加入或申请加入中国共产党、团组织及民主党派的相关材料;

　　e)其他关于个人的重要资料。

　　上述档案材料在员工调离集团时随原有人事档案一并转出。

　　5、员工在公司工作期间,公司将这段时间个人档案材料的内容摘要同时输入集团"计算机人事管理系统"中。

　　6、人事档案不得私自涂改、抽取或伪造,不得擅自处理或销毁。整理、补充人事档案时坚持二个在场和核查登记的原则。按规定需剔除的档案材料,要进行登记,并经主管领导审批后进行。

　　7、集团人事档案在档案室中设专柜保管。人事档案柜钥匙由人事部专人掌管,人事档案柜打开期间,集团人事业务主管必须始终在场。

　　三.档案查阅

　　1、除人力资源部工作人员外,集团其他部门人员原则上不允许查阅人事档案。

　　2、凡需查阅人事档案者,均须填写《查阅人事档案审批表》,经主管人事领导审批后,到档案室查阅。

　　3、查阅人事档案时,人力资源部要按照《查阅人事档案审批表》中注明的查阅项目和领导审批意见提供材料。凡表上未列项目,人力资源部不予提供。查阅期间,人事档案管理人员必须在场。

　　4、外单位查阅人事档案须由两名*党员干部持单位党组织介绍信,并填写《查阅人事档案审批表》,在主管人事领导审批后,(来自:www.pmceo.com)在人力资源部主管领导及人力资源部档案管理人员陪同下查阅相关资料。凡审批表上未列项目,人力资源部不予提供。

　　5、人事档案一般不准外借,特殊情况需借出使用的,要经集团主管人事领导批准。档案借出集团时,须以封条贴封。借用单位要注意保密、妥善保管,不得交无关人员翻阅和中途转借他人。借档单位用毕,按期退还,逾期不还者,需向档案保管单位说明情况。如发生丢失、损坏,按《档案法》追究责任。

　　6、所有人事档案的查阅、调阅、借出事项,集团人力资源部需予以登记。

　　四.人事档案调出公司规定

　　集团员工自离开公司之日起三个月内,人事档案随人事关系转出公司。逾期未转出公司者,公司有权将其人事档案转往市劳动服务公司或收取档案保管费,并不对由此产生的任何后果负责。

篇4：C房产人事档案管理制度

　　人事档案管理制度

　　一、人事档案保管制度

　　□ 目 的

　　第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。

　　第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。

　　第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。

　　□ 人事档案保管制度的基本内容

　　建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。

　　(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求;其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置;再次，在目录上补登材料名称及有关内容;最后，将新材料放入档案。

　　(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

　　检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

　　--突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

　　--对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

　　--发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

　　(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：

　　①取出应转走的档案;

　　②在档案底账上注销;

　　③填写《转递人事档案材料的通知单》;

　　④按发文要求包装、密封。

　　在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

　　(4)保卫保密制度。具体要求如下：

　　①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。

　　②库房备有必要的防火、防潮器材。

　　③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

　　④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

　　⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

　　⑥离开时关灯关窗，锁门。

　　(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：

　　①人事档案的数量。

　　②人事档案材料收集补充情况。

　　③档案整理情况。

　　④档案保管情况。

　　⑤利用情况。

　　⑥库房设备情况。

　　⑦人事档案工作人员情况。

　　二、人事档案利用制度

　　□ 目 的

　　第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中,应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

　　第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

　　□ 人事档案利用的方式

　　人事档案的利用有多种方式：

　　(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。

　　(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

　　(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

　　3.人事档案利用的手续

　　在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。

　　(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况;其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字;最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

　　(2)外借手续。

　　首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。

　　其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。

　　再次，人事档案部门对其进行审核、批准。

　　然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。

　　最后，归还时，及时在外借登记上注销。

　　(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时

　　，需履行以下手续：

　　首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章 ;

　　其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;

　　最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

篇5：附属医院人事干部档案管理制度

　　附属医院人事干部档案管理制度

　　一、干部档案保管制度

　　1、干部档案要建立坚固、防火、防潮的库房，做到库房、办公室、查阅室分开，库房面积每1000卷需20-25平方米，要有数量充足的铁质档案柜。

　　2、配备必要的安全设施，保持清洁卫生，做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等。

　　3、对库房设备和安全措施进行经常检查，发现问题及时解决。

　　4、对干部档案收进、移出、调阅、归还都要严格登记，做到有章可循，有目可查。

　　5、每年要核对一次干部档案顺序号，并作好登记，发现错号、错位要及时纠正;发现缺少，及时查找。

　　6、严禁任何人私自保存他人的档案材料，对私自保存他人档案材料拒不交出的，应视情节轻重，予以严肃处理。

　　二、干部档案管理部门的十项职责

　　1、保管干部档案，为国家积累档案史料。

　　2、收集、鉴别和整理干部档案材料。

　　3、办理干部档案的查阅、借阅和转递。

　　4、登记干部职务的变动情况。

　　5、为有关部门提供干部的情况。

　　6、做好干部档案的安全、保密、保护工作。

　　7、调查研究干部档案工作情况，制定规章制度，搞好干部档案的业务建设和业务指导。

　　8、推广、应用干部档案现代化管理技术。

　　9、定期向档案馆(室)移交死亡干部的档案。

　　10、办理其他有关事项。

　　三、档案管理人员岗位职责

　　1、严格遵守《干部档案工作条例》和《档案法》等的规定，认真执行干部档案管理的各项制度。

　　2、热爱本职工作，忠于职守，刻苦专研业务，不断提高业务水平和工作能力。

　　3、经常与有关部门联系，及时收集干部档案工作中形成的反映干部德、能、勤、绩的材料，充实干部档案内容。

　　4、对收集的材料进行认真鉴别，准确分类，编排有序，目录清楚，装订整齐;对要销毁的材料进行详细登记，并报请主管领导同意后，按规定处理。

　　5、严格执行查、借阅干部档案规定，热情接待查阅者，积极提供档案为干部工作服务。

　　6、严格遵守《保密法》的规定，保守干部档案秘密。

　　7、加强干部档案的安全保护工作，保证档案无丢失、损坏、盗窃、虫蛀、霉烂等。

　　8、完成领导交办的其他工作。

　　四、干部档案安全保卫制度

　　1、档案工作人员对干部档案安全要有高度意识，增强岗位责任感，自觉的做好档案安全工作。

　　2、档案库房非档案管理人员严禁入内。

　　3、档案工作人员应严格遵守库房安全管理规定，经常检查库房安全，离开库房时，必须关好门窗切断电源。

　　4、档案库房应具有防火、防盗、防有害气体、防光、防湿、防虫、防尘、防高温八防设施;严禁吸烟，室内外严禁堆放易燃、易爆物品。

　　5、档案工作人员应定期或不定期检查档案安全情况，及时将情况报告分管领导。

　　6、档案的摘抄、复印过程，必须随时有档案工作人员监护。

　　五、干部档案库房管理制度

　　1、干部档案库房是干部档案管理的基础设施，档案人员应高度重视，搞好库房管理。

　　2、库房内档案柜架要排列整齐，柜内案卷排列宽松适度，柜架编号利于取放。

　　3、定期观察库房温、湿度表，做好记录，并根据情况采取调节措施，使温度控制在14-24°C，相对湿度控制在45-60%。

　　4、加强干部档案保护，搞好清洁卫生，做到档案无霉变、虫蛀、鼠咬、尘污、褪变、破损等。

　　5、切实搞好干部档案库房的保密、保卫和防火工作，落实安全措施，下班前要关好电源、门窗。

　　6、非档案管理人员，未经允许不得擅自进入库房。

　　六、查阅干部档案规定

　　1、因工作需要查干部档案，须填写《查阅干部档案审批表》，按规定办理审批手续后，方可查阅。不得凭借调查证明或介绍信查阅干部档案。

　　2、查阅人必须是查阅单位的两名*党员干部。

　　3、任何个人不得查阅本人及其直系亲属的档案。

　　4、查阅人应严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容。

　　5、严禁涂改、圈划、折叠、抽取、拆散档案材料，也不得擅自将材料装入档案;未经批准，不得擅自复制、拍摄档案内容。

　　6、查阅档案在查阅室内进行;查阅时不得喝水、吸烟，防止档案材料被毁坏。

　　7、查阅完毕，要进行登记。

　　七、借阅干部档案规定

　　1、干部档案一般不外借，如遇特殊情况要借阅时，借阅单位必须填写《借阅干部档案审批表》，由单位领导签字，经主管部门负责人批准方可外借。

　　2、借阅人不得借阅本人及其直系亲属的档案。

　　3、借出的干部档案必须指定专人保管，不得转借，更不得把档案给无关人员或干部本人翻阅。

　　4、借出的档案严禁涂改、圈划、折叠、抽取、拆散档案材料，也不得擅自将材料装入档案;未经批准，不得擅自复制、拍摄、公布档案内容。

　　5、借阅干部档案的时间，最长不超过15天，若需延长使用时间，应办理续借手续。

　　八、转递干部档案规定

　　1、干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。

　　2、县及相当县以上党委组织，人事部门，可以直接转递干部档案。

　　3、转出的档案必须齐全完整，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

　　4、转出档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”的项

目详细登记，严密包封。

　　5、收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章后立即退回，逾期一个月未退回者，应进行催问，防止丢失。

　　6、为使干部档案能够随着干部调动或职务的变动而及时转递，干部调配、任免工作部门应将干部调入单位和任免通知及时告诉干部档案管理部门，并建立必要联系制度。