物业标准化服务--客户投诉处理程序

　　物业标准化服务--客户投诉处理程序

　　1. 处理投诉的基本原则：

　　当客户来电或上门投诉时，严格遵守“礼貌、乐观、热情、友善、耐心、平等”的十二字服务方针。

　　2. 投诉接待：

　　当接到客户投诉时，事务员首先代表公司向客户表示歉意，并立即在《客户投诉意见表》中作好详细记录：

　　2.1记录内容见《客户投诉意见表》。

　　2.2接待客户时应注意：

　　a)请客户到沙发入坐，耐心倾听客户投诉，并如实记入;

　　b)必要时，通知物业处站长出面解释;

　　c)注意力要集中，适时地与客户进行交流，不应只埋头记录;

　　3. 事务员10分钟内将《客户投诉意见表》发送给物业管理处站长，站长受到《客户投诉意见表》后，通知被投诉部门负责人领取《客户投诉意见表》并在《投诉置记录表》中签字。若是重大投诉及重要投宿站长应当天转呈公司总经理或物业部负责人。

　　4. 投诉处理内部工作程序：

　　4.1 被投诉部门负责人在时效要求内将内容处理完毕，并按《客户投诉意见表》对投诉出来过程作好记录。并要求投诉客户填写反馈意见和签名。在投诉处理完毕的当天将《客户投诉意见表》交给站长。如投诉客户不满意或有二次投诉，管理处站长应组织回访，问清原由，再进行处理。事务员受到处理完毕的《客户投诉意见表》后，在《投诉处置记录表》记录

　　4.2 公司经理、物业部负责人在接到重大投诉和重要投诉后应按公司《不合格纠正与预防程序》文件的规定处理。

　　5. 事务员在每月30日前将《客户投诉意见表》汇总，对投诉事件进行统计、分析，将统计、分析结果上呈物业部，并长期保存。

　　6. 其他形式的投诉(如信函)，事务员参照本程序办理。

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篇2：某某医院投诉处理制度

　　医疗投诉处理制度

　　为了及时处理医疗投诉，保障公民的合法权益，，提高医疗质量，保障医疗安全，维护医院形象。根据有关法律法规和医疗规章制度，结合医院的实际情况，制定医疗投诉处理制度。

　　一、投诉途径与渠道

　　1、我院医疗投诉监督电话，医院公众场所的意见投诉箱，各系统、科室、班组意见薄(本)。

　　2、建立院总值班制度，实行24小时值班，接听电话、接待来访、受理投诉。

　　3、其它职能处室受理的医疗投诉，对接具体负责部门。

　　二、受理投诉的部门和范围

　　临床各科室为医疗投诉接待处理一级科室，科主任为负责人。临床科室无法处理的应交由医患沟通办公室继续处理。

　　医务部下辖医患沟通办公室，负责具体接待、受理、调查、处理。

　　三、受理投诉条件

　　1、投诉者必须因我院医务人员在为其提供治疗服务过程中，因医务人员违反法律法规、规章制度、诊疗护理规范、常规，致使自己的合法权益直接受到侵害的患者和合法代理人。

　　2、有明确的投诉者(对象)，事实根据和具体要求。

　　3、投诉者应有文字材料，或本人口诉由医患沟通办公室笔录。电话方式投诉的，投诉人应报出真实姓名、联系地址、通讯方式，医患沟通办公室应做好记录。投诉的匿名信件和电话，按国务院《信访工作条例》和中纪委对匿名信处理规定等有关文件精神办理。

　　四、投诉处理

　　1、医患沟通办公室应建立投诉记录本，安排接受处理投诉的工作人员。

　　2、投诉人到院领导、职能部门、系统、科室口头投诉的，当时能够口头回复而投诉人又满意的，可以不按程序办理，但必须告知医患沟通办公室做好处理记录。在自己职权范围内处理不了的，应带投诉人到医患沟通办公室，医患沟通办公室对投诉事件当时不能答复需要立案调查的，应在1日内做出是否受理的决定，并通知投诉者。

　　4、对缺少凭证和情况不明的投诉，要及时通知投诉者，待补齐所需材料后受理。

　　5、投诉内容涉及多个职能部门的，由医患沟通办公室牵头，其余部门必须无条件地配合处理，不得互相推诿扯皮，影响案情的办理。

　　6、在调查核实案情时原则上应有两人随行，要认真做好笔录。

　　6、医患沟通办公室要以事实为依据，以法律法规为准则，公正办案处理投诉，保护双方当事人的合法权益。在查清事实、分清责任的基础上进行调解处理，使投诉者和被投诉者双方互相谅解，达成协议。

　　7、对有重大影响、疑难、复杂的案件，实行学术委员会讨论，并征询法律顾问的意见，做到定性准确，处理得当，保证办案质量。

　　8、对投诉立案调查的投诉事件，受理部门应在5个工作日内向投诉者答复，对疑难、复杂的案件最迟不能超过15个工作日，并告知投诉人延期理由。

　　9、对调解无效的案件，及时告知投诉人按法律程序处理。

　　10、投诉人无理取闹，经劝助、批评教育无效的，或投诉人捏造事实、诬告陷害他人，应及时告知公安部门处理。

　　11、投诉处理完毕后，整理与案件有关的资料，立卷归档，留档被查。

　　五、处罚措施

　　有下列情形之一，造成严重后果的，按医院有关规定、国务院《信访条例》、国家有关法律法规进行严肃处理：

　　1、医患沟通办公室应当作为而不作为，或滥用职权，侵害投诉人合法权益的;

　　2、适用法律法规错误或者违反法定程序，侵害投诉人合法权益的;

　　3、对收到的投诉事项不按规定登记的;

　　4、对属于其法定职权范围的投诉事项不受理的;

　　5、因投诉事件故意挑拨离间、激化矛盾的;

　　6、推诿、敷衍、拖延投诉事项办理或者未在规定期限内办结投诉事项的;

　　7、对事实清楚，符合法律、法规、规章或者其它有关规定的投诉请求未予支持的;

　　8、将投诉人的材料或者有关情况，未经投诉人同意外泄，或转给被投诉的人员或部门的;

　　9办案部门或人员在处理投诉事项过程中，作风粗暴，激化矛盾并造成严重后果的;

　　10、打击报复投诉人，构成犯罪的，依法追究刑事责任.

篇3：如何处理物业管理服务中产生的投诉

　　有关处理投诉的服务，各种各样关于人际沟通的书籍已经讲得很透彻，“百度”一下，相关的帖子也是浩浩荡荡，但那终归只是书面的东西，没有灵性，也不一定能得到灵活使用。所以，作为一名物业公司品质管理经理期处理投诉的服务人员，我很少让自己去接受这些“教育”，比起那些陈列出的一条条金科定律，我的道理很简单，那就是将心比心、换位思考。

　　我相信投诉的人都是善意的。他们并没有想过要跟物业公司怎么对立，只是想解决他目前所面临物业管理服务问题，甚至有的人，他所投诉的问题对他本人其实并没有什么影响，只是出于对小区环境或其他方面的担忧，做一个善意的提醒。其实想想，一个小区那么大，而一个管理处就那么几个人，不可能关注到小区的每一个犄角旮旯，这些投诉，我们可以看成是在帮我们发现问题。所以，对于来投诉的人，我总是会表示感谢。

　　总结下来，有几点经验和大家分享：

　　先听后说，听完再说。我是个急脾气的人，有时候听到业主在电话里来势汹汹，尤其是他所反映的问题以一个物业管理人的常识都明白这是不可能犯的错误时，我就急于想澄清，这时候越是解释就越是让业主以为客服要推脱责任。于是在明白了这一点之后，在业主陈述的过程中，我只是保持倾听状态，提示他慢慢往下说，不时地说“嗯”、“我理解”、“我明白”等表示我在倾听，在倾诉的过程中，业主的情绪慢慢平和，而我也慢慢找到思路，从他的话中发现不合理之处，不动声色地提出来，比如可以说“您刚刚说的我听得不是很清楚，能不能麻烦您再重复一下”，然后就这个问题与业主讨论，慢慢地，也就可以获得理解。

　　不卑不亢，灵活表达。很多时候，接通电话的人并不说要投诉，而是以一种质疑的口吻询问物业公司的职责，而这种质问往往又很宽泛，让人没有办法回答，更有时候，业主在接通电话时直接要求找经理、找老总。这个时候，就需要有很大的耐心，安抚业主的情绪，引导他慢慢说出自己的问题。在这种情况下我会说：“我这里是品质管理部，主要督导管理处现场服务的品质及处理业主的投诉，您有什么问题可以先跟我说，我能处理的一定帮您处理，如果我处理不了的，我会跟公司领导反映，将处理意见反馈给您。”接下来就是耐心倾听，如果是沟通可以解决的，当场会和业主沟通，对于需要管理处配合或向上级反映的问题，我会记下来，记录完后，会把我记录的结果向业主作一个简明扼要的重复，获得同意后，约定回复时间，接下来就是上传下达了。

　　掌握知识，充实自己。这一点感受来自于处理某小区的通信基站投诉事件。刚开始时，我的想法和业主是一样的，基站辐射对人体危害很大，尽管管理处已作出承诺会敦促通信公司做好防护措施并在检验合格后才准许投入使用，但业主并不相信。焦头烂额之际，我想到了先了解通信基站的危害，把相关的科学知识反馈给管理处，帮助管理处做定夺。但是没想到，在我查阅了各方知识后，发现业主所担忧的电磁辐射并不会对健康产生危害。我从了解通信原理等等开始一点一点琢磨，直到我完全理解，并把相关通俗易懂的资料整理出来发给管理处，在必要的时候向业主做宣传，也讲解给投诉的业主听，一方面缓解业主的情绪，另一方面，也协助管理处完成工作指标。所以，我想很多时候，我们的一些“想当然”的知识并不一定有科学依据，在沟通过程中，我们一定要保证自己所说的每一句话都是准确的，这样，才不会被驳倒。

　　知己知彼，百战百胜。还有一种投诉，就是我们常常说的无效投诉。投诉的人往往借一些小区现场的问题说事，但本质上却是想表达别的意思，比如“物业费打折”。这种时候关键的立场要咬住不放，对于业主所反映的现场问题，一方面要找人确认无问题，另一方面要向业主阐明如果有问题可以随时拨打品质部电话反映，品质部也会坚持督导管理处持续改进。这样，找借口减免物业费的人也就不好再说什么。还有一类人坚持说以前的某些服务不合格要求退钱之类的，所反映问题的真实性已无从考证，这时候需要坚持自己的立场，适当地给予一些语言道歉，并且阐述以后的服务会怎么做、与业主的关系会怎么维护等等，基本也可以解决大部分的问题。

　　态度问题，道歉在先。最后一点，就是涉及到态度问题的投诉。这方面的投诉是最不好处理的，因为各说各有理。也许管理处的人并没有对业主态度不好，只是因为个人的敏感度不一样，业主感觉到态度有点蛮横罢了。另一种，态度不好的原因可能本身源自于业主不堪入耳的辱骂，这时候一方面要安抚业主的情绪，另一方面，当事员工也承受着很大的委屈。面对这种问题我的一贯处理方法是，首先对业主说一句：“不管这位员工说了什么，您作为小区业主，让您在小区住得舒心是我们的职责，如果您有什么不愉快，我首先表示歉意。”然后，慢慢引导业主，让他回忆自己的某些语言是否会过激，对于业主的某些不当行为，我也会进行婉转的批评，当然前提是向业主表明物业公司员工用粗鲁的方式对待业主是不对的。多数时候，只要业主认识到了这些问题，不会穷追不舍下去。

　　以上几点，也许不够具体、不够深刻，但是我真实的想法，希望与在物业客户服务中遇到投诉难题的同仁分享。