物业程序文件编制及要点

　　(一)程序文件的主要特点

　　1.程序文件应阐明影响质量的管理人员、执行人员、验证或评审人员的职责、权力和相互关系;说明实施各种不同活动的方式、将采用的文件及控制方式。

　　2.程序文件范围和详细程度应取决于工作的复杂程度,所用的方法,以及这项活动涉及人员所需技能、素质和培训程度。

　　3.每一个程序文件都应能回答"5W1H",即做什么(WHAT)、什么时间去做(WHEN)、什么地点或什么场合做(WHERE)、由谁去做(WH0)、为什么这么做(WHY)、以及如何做(HOW)包括如何确定保障条件等。

　　4.所有的程序文件都应简练、明确易懂、并规定所采用的方式和合格的判定准则。

　　5.每一个程序文件的结构和格式编排都应统一模式化。

　　(二)程序文件的编制1.对现行文件分析收集现行的各种标准、制度和规定等文件,很多都具有程序性质,但也都可能有其不足之处,应该以保证质量体系有效运行为前提,以程序文件的要求为尺度,对这些文件进行一次清理和检查。

　　2.编制程序文件清单根据质量(来自:www.fdcew.com)体系总体设计和对质量体系要素逐级展开的质量要求,确定应编制的程序文件清单,对照已有的各种文件,确定需新编、改写和完善的程序文件,制定计划逐步编制。3.程序文件的结构和格式程序文件一般包括:a)文件编号和标题;b)目的和适用范围;c)相关文件和术语;d)职责;e)工作程序;f)质量记录表格。

　　(三)程序文件内容与编制要求

　　1.文件编号和标题编号可以根据活动的层次进行编排,同一层次的程序文件应统一编号,以便识别。标题应明确说明开展的活动及其特点,如"不合格品控制程序"、"内部质量审核程序"等。

　　2.目的和适用范围一般简单说明为什么要开展这项活动,涉及哪些方面。

　　3.相关文件和术语相关文件系需引用的或与本程序相关联的文件,术语指本程序涉及到的并需说明的术语或名词。

　　4.职责明确由哪些人实施此项程序,他们的权责、接口及其相互关系。

　　5.工作程序一步步地列出开展此项活动的细节,保持合理的编写顺序。明确输入、转换的各环节和输出的内容,其中物资、人员、信息和环境等方面应具备的条件,与其他活动接口处的协调措施;明确每一个环节转换过程中各项因素及所要达到的要求,所需形成的记录和报告及相应的签发手续。

　　注明需要注意的任何例外或特殊情况,必要时辅以流程图。程序文件应得到本活动有关负责人员同意和接受,并为所有与作业有接口关系的人员所理解,必须经过审批,注明修订情况和有效期。

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篇2：物业质量手册编制及要点

(一)手册的编制步骤

　　首先要做到组织落实,组成一个文件编制小组,负责手册编制的协调工作。该编制组一般由来自多个职能部门的熟悉ISO9002标准和实际情况的人员组成,以保证质量手册草案的准确性和完整性,以及手册内容和编写风格的连续性。ISO10013《质量手册编制指南》对初编质量手册的企业推荐了下述步骤:

　　1.确定并列出现行适用的质量体系方针、目标和程序或编制相应的计划;

　　2.依据所选用的质量体系标准确定相应的质量体系要素;

　　3.使用各种方法,如调查或面谈,从各个方面收集涉及质量体系的资料;

　　4.从业务部门收集原始文件或参考资料;

　　5.确定待编手册的格式和结构;

　　6.根据预定的格式和结构将现有文件分类;

　　此外,根据我国《质量管理和质量保证》国家(国际)标准的实践,以及已获准认证注册单位的经验,还应强调:

　　a)手册发布前,应由企业的管理者代表对其进行最后的审查,以保证清晰、准确、适用和结构合理。对手册的可行性进行评定,然后批准发布,并在所有文件中标出批准的识别标记。

　　b)经批准的手册内容(无论是整本或章节),应保证所有使用者都能正确使用。质量管理部门应保证企业内每个使用者都熟悉手册中与其有关的内容。

　　c)应规定手册编制、控制和更改的办法,应由专门的部门负责文件管理。

　　d)文件发行和更改应经过审批。

(二)质量手册的内容和要求

　　为了与标准要求对照,并易于理解和执行,质量手册格式应与具体的质量体系要素各章节的编排格式尽可能一致,章节、符号、图解和表格的编排均应清楚合理。质量手册的内容和编制要求为:

　　1.标题、范围和应用领域

　　应清楚表明手册的内容范围和应用领域。内容范围中应规定所有适用的质量体系要素。

　　2.目录

　　应该列出质量手册各章、节的题目和页码。

　　3.前言

　　应介绍本企业和本手册的梗概,至少应包括单位的名称、地点和通讯方法,也可包括如业务往来、主要背景、历史和规模等,还应介绍质量手册的以下内容:

　　a)现在发布或有效版本的编号,发布日期或有效期及相应的内容;

　　b)简述手册如何确认和保持,其内容由谁来审核和审核周期,授权谁来更改和批准质量手册,及换版的审定方法;

　　c)简述标识、分发和控制程序,是仅限内部使用还是可以对外,是否含有机密内容;

　　d)负责质量手册实施的人员批准签字(或其他批准方式)。

　　4.质量方针和目标

　　应规定本企业质量方针,明确本企业对质量的承诺,概述质量目标,还应说明该质量方针如何为所有员工熟悉和理解,如何确保各级人员的贯彻和保持。质量方针也可在相应体系要素中作进一步阐述。

　　5.组织结构、职责和权限的说明

　　本章应明确本企业内部的机构设置,可以在本章或在体系要素程序中分条款详细阐明影响到质量的管理、执行和验证职能的部门的职责、权限及其接口和联系方法。

　　6.质量体系要素的描述

　　本章首先::应明确质量体系由哪些要素组成,并分章描述这些要素。除组织结构中提到的职责外,主要阐明实施和控制该要素的各种质量活动的方法和引用的文件等。

　　7.定义(如需要)

　　质量手册应尽量使用公认的术语和定义,但需要时可根据本企业实际情况进行定义。这些定义应保证对手册内容有完整、一致、清楚的理解。

　　8.质量手册的使用指南

　　需要时,可考虑增加一个索引,或增加一个标题、关键词、章号、页码对照表,或其他有助于迅速阅读质量手册的指南,也应包括本质量手册的编排方式以及各章的简短摘要。

　　9.支持性信息的附录。

(三)质量手册编制要点

　　质量手册是一个纲领性的文件,在进行质量手册的编制时应注意的要点是质量手册一定要简明扼要,尽可能精炼、尽可能压缩。质量手册的内容和格式基本上是固定的。内容包括目录、公司简介或者是前言、编制说明(说明是谁组织编制的、采取的标准及质量手册的修改)。物业管理实施ISO9002质量体系包括19个要素,这些要素应按顺序编写。在质量手册的编制中,主要有两个问题:一是各部门的管理职责一定要组织进行讨论;其二就是在管理职责分配清楚后,应该编制一张质量职责要素分配表,就是把19个要素(比如说4.1、4.2……4.19、4.20)一行一行的排列下来,然后把各个部门排列下来(如质量管理部、工程部、企划部等),再把每个要素分配到各个部门中去(如质量管理部对应哪些要素)。认证机构在进行审核时往往需要申请认证企业提供此表,以便对照要素去审查对应的部门。质量手册编制的内容应尽量简化,若过于复杂,就与程序文件没有区别,没有侧重点。

篇3：物业质量记录编制过程及要求

　　质量记录的设计应与编制程序文件同步进行,以使质量记录与程序文件协调一致,接口清楚。

(一)编制过程

　　1.编制关于质量记录的总体要求的文件。

　　根据质量::手册和程序文件以及质量可追溯性要求,应对质量体系中所需要的质量记录进行规划,同时对表卡的标记、编目、表式、表名内容、审批程序以及质量记录要求作出统一规定。

　　2.表卡设计。

　　在编制程序文件的同时,分别制定与各程序相适应的记录表卡。必要时可将表卡附在程序文件后面。

　　3.校审和批准。

　　汇总所有记录表式,组织有关部门进行校审。校审的重点,应从质量体系的整体性出发,在各表卡间的内在联系和协调性、表式的统一性和内容的完整性方面进行校审并作相应修改后,报主管领导批准。

　　4.汇编成册。

　　将所有表式统一编号,汇编成册发布执行,必要时,对某些较复杂的记录表式要规定填写说明。

(二)编制要求

　　1.应建立并保持有关质量记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管、收回和处理的文件化程序;

　　2.质量记录应在适宜的环境中贮存,以防止损坏或丢失。保管方式应便于查询,应制定顾客的分承包方查阅和索取所需记录的有关规定;

　　3.应明确质量记录所采用的方式(如文字填写、缩微胶卷、磁带、磁盘或其他媒介);

　　4.按规定表式填写或输入质量记录,做到记录内容准确,填写(输入)及时,字迹清楚整齐;

　　5.应根据需要规定质量记录的保存期限。质量记录保存期限一般应遵循的原则是:

　　a)有永久保存价值的记录,应整理成档案,长期保管;

　　b)合同要求时,记录的保存期应征得顾客的同意或由顾客确定;

　　c)无合同要求时,产品记录的保存期一般不低于产品的寿命期或责任期。

　　此外,还应规定对过期或作废记录的处理方法。

篇4：物业质量体系程序文件

　　物业质量管理体系文件控制程序

　　1 目的

　　对与公司质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。

　　2 范围

　　适用于与质量管理体系有关的文件控制。

　　3职责

　　3.1总经理负责批准发布质量手册和程序文件。

　　3.2副总经理负责综合部质量手册和程序文件的贯彻落实。

　　3.3管理者代表负责审核质量手册和程序文件。

　　3.4物业部是文件的主责部门并负责组织对现有体系文件的定期评审及修改和资源提供。

　　3.5各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

　　3.6各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。

　　4 程序

　　4.1 文件分类及保管

　　4.1.1 质量手册和程序文件由综合部备案保存。

　　4.1.2 第三级文件可分为两类:

　　a)部门岗位职责,由各相关部门自行保存并报综合部备案存档;

　　b)其他质量文件:可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划其他标准、规范等,文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。

　　4.1.3 公司级管理性文件,如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件,包括与质量管理体系有关的政策,法规文件等及管理标准(部门管理制度等)部门质量记录文件等,由综合部保存。

　　4.1.4 技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等),由工程科保存。

　　4.2 文件的编号

　　4.2.1 质量管理体系文件的编号

　　a)质量手册:

　　质量手册缩写代号:ZLSC一版次,手册中各章以章节号区分。

　　例如:ZLSC一2001A,表示公司质量手册20**年第A版。

　　b)程序文件缩写代号: CX一版次,程序中各章以章节号区分。

　　例如:CX41一2001A,表示公司第四章第一个程序文件2001年第A版。

　　c)质量记录:主要使用部门代码一质量手册中的文件章节号一记录编号

　　例如:BG一5.6一01,表示物业部在程序文件中第5.6章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件。

　　c)各部门其他质量文件:部门代码-文件顺序号-年号

　　例如:GC-05-2001,表示工程科于2001年发放的第5号文件。

　　4.2.2 各部门代号规定如下:

　　物业部:BG;工程科:GC;服务中心:FW。

　　4.3 文件的编写、审核、批准、发放

　　文件发布前应得到批准,以确保文件是适宜的和充分的:

　　质量手册由物业部负责组织编写,由管理者代表审核,上报总经理批准发布,由综合部负责登记、发放;

　　程序文件由各部门负责组织编写,由管理者代表审核,上报总经理批准发布,由综合部负责登记、发放;

　　各部门岗位质量职责由各部门经理组织编写、汇总,由管理者代表审核,报总经理批准,综合部负责登记、发放;

　　应确保文件使用的各场所都得到相应文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。

　　4.4文件的受控状况

　　文件分为'受控"和"非受拄"两大类,凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控文件,由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章,并注明分发号。

　　4.5文件的更改

　　a)质量手册由物业部组织更改,填写《文件更改申请》,经管理者代表审核,上报总经理批准后更改,由综合部发放。物业部应保留文件更改内容的记录;

　　b)其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》,经原审批部门审批,再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料;

　　c)所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回,以确保有效文件的唯一性。

　　d)应能识别所有文件的修订状态,如采用控制清单、修订一览表及标识的方式等。

　　4.6文件的领用

　　a)文件使用者应填写《文件发放、回收记录》,经相应主管部门负责人审批方可领用。

　　b)因破损而重新领用的新文件,分发号不变,并收回相应旧文件;因丢失而补发的文件,应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效;发放部门作好相应发放签收记录。

　　4.7文件的保存、作废与销毁

　　4.7.1 文件的保存

　　a)与质量管理体系相关的文件都必须易于识别、清晰可辩、分类存放在干燥通风,安全的地方;

　　b)各部门文件由本部门资料员保管。综合部每季度对各部门文件保管情况进行检查。

　　c)对受控文件,各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每三个月应将清单副本报综合部备案,如内容没有变化,应通知物业部;

　　d)任何人不得在受控文件上乱涂画改,不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别和检索。

　　4.7.2文件的作废与销毁

　　a)所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出,并标注"作废"字样,确保防止作废文件的非预期使用;

　　b)为某种原因需保留的任何已作废的文件,都应进行适当的标识;

　　c)对要销毁的作废文件,由相关部门填写《文件销毁申请》,经管理者代表批准后,由物业部授权相关部门销毁。

　　4.7.3文件的复制

　　复制与质量管理体系有关的文件,由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。

　　4.8 外来文件的控制

　　4.8.1 收到外来文件的部门,需识别其适用性,并控制分发以确保其有效。

　　4.8.2 工程科负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本,统一编号、加盖受空印章,分发到相关部门使用,并把旧标准收回。

　　4.8.3 各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入"部门受控文件清单",并报物业部备案。

　　4.9 每年半年由物业部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审,各部门结合平时使用情况进行适时评审,必要时予以修改,执行4.5条款规定。

　　4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。

　　4.11 作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。

　　5 相关文件

　　5.1《质量记录控制程序》。

　　6 质量记录

　　6.1《文件发放、回收记录》。

　　6.2《部门受控文件清单》。

　　6.3《文件更改申请》。

　　6.4《文件销毁申请》。

篇5：物业公司程序文件：工作环境控制程序

　　物业公司程序文件：工作环境控制程序

　　1.0 目的

　　为员工创造良好的工作环境，消除一切影响环境的不良因素。

　　2.0 范围　　公司内的工作、服务、经营等所有工作环境的控制。

　　3.0 职责

　　3.1 各单位主管负责对所管理范围内人员的情绪、心理的掌握，充分发挥每位员工的创造力和工作潜能。控制好工作环境中物的因素，包括卫生、震动、噪音、光、空气流通等因素。

　　3.2 人力资源部应控制好人的因素，在公司内部力争创造良好的人际关系。按政府有关规定负责向员工发放劳动保护用品和福利用品。

　　3.3 各单位主管负责对所在的工作场所、服务场所、员工集体宿舍、员工食堂等工作、生活环境的安全卫生检查。

　　4.0 程序

　　4.1 对工作环境的管理包括人与物两个因素的管理。

　　4.2 对人的因素的管理。　　4.2.1充分发挥员工的潜能及创造性。　　各级管理人员要求所属员工按规定的岗位职责和作业指导书工作，还要注重发挥员工的潜能和创造性，按照"全员参与"的质量管理原则通过开展员工工作评定、鼓励员工多提合理化建议等方式 ，为员工提供更好的参与环境，使管理工作不断创新和改进。

　　4.2.2对员工情绪及心理稳定的管理　　各级管理者要通过观察、交友、谈话等方式，掌握本单位员工的思想动态，并尽可能地调整员工的不良心理状态，融洽员工之间的人际关系，保证各项工作高效、顺利进行。人力资源部要为各单位配备好人员，创造良好的工作环境。

　　4.2.3安全规则与劳动保护

　　1)管理处的操作人员要遵循自己的工作职责，严格按作业指导书进行操作，防止质量、安全事故的发生。

　　2)维修人员、施工人员要严格执行深圳市安全操作规定进行作业，高空、带电作业时要做好劳动保护，带好工具，做好作业防护。

　　4.3 对物的因素的管理

　　4.3.1 物的因素包括：食堂管理、工作场所的卫生、噪音、夏日冷气要求控制的温度等因素。

　　4.3.2管理处要对食堂进行严格管理，要定期组织食堂员工进行体检，有慢性传染病者不得在食堂从事工作。

　　4.3.3管理处每日要对食堂、工作场所的卫生进行巡查，质管部每月、季的检查要对公共宿舍卫生、工作场所进行认真检查，并填写 清洁绿化月检表。

　　4.3.4空调在夏日室内外温差控制不超过100C，可能情况下设定温度为230C，风量置于中档。

　　4.3.5施工现场要避免噪音扰民，在住宅区的工地要避免在夜间及午休时施工。

　　4.3.6泵房、风机房要避免噪音超标，机体安装要严格按照安装规范操作，要有减震措施和防噪设施。

　　4.3.7各管理处对易燃、易爆的物品要进行隔离存放。要按照国家相关的安全管理规定进行物品管理。

　　5.0 相关文件与记录

　　EQM 《 环境管理手册》