物业文件控制程序

　　在管理处管理体系运作过程中,各种因素均可导致管理体系文件和资料的更改,其原因、内容由申请更改的相关部门提出,并填写《管理体系文件更改申请表》交管理处,由管理处与原文件编写部门/人进行更改。

　　1.0程序目的通过对与管理处质量有关的文件(包括外来文件,如适用的国家、行业、地方标准、业主提供文件和上级发文等)的管理控制,确保其有严格的分类编号、编制、审核、批准、发放管理、有效控制、保管和更改的规定,使管理处的各项工作依据正确的指示进行。

　　2.0适用范围适用于管理处所有与管理工作有关的文件的管理与控制。

　　3.0主要职责和权限

　　3.1管理处客服中心文员负责公司管理体系文件和其它相关文件的收集、分类编号、整理存档保管、发放及其它相关工作。

　　3.2各部门负责人负责本部门文件的管理和控制。

　　4.0程序内容

　　4.1文件的编制、审核、批准文件的编制、审核和批准按下述规定执行:文件类别 编制 审核 批准

　　4.2文件的归属、分类、编号

　　4.2.1 管量处所有的已审批生效的程序文件、工作手册、质量记录表格均应归档、分类,由管理处统一编号。

　　4.2.2 管理处所有已审批的外来文件,根据类别交管理处客服中心文员和各部门负责人进行归档、分类。编号方法如下:(1)JYHT-QP - □□(程序文件)(2)JYHT-□□- □□(工作手册)(3)QR-□□-□□(操作表格)

　　4.3 管理文件的有效性控制

　　4.3.1 为确保管理处管理体系的有效性能够得到控制,对所有文件及表格采用版次来控制最新有效版次。版本采用英文字母如:A、B、C表示第一版本、第二版本、第三版本;改次采用两位阿拉伯数字如00、01、02表示未经修改、第一次修改、第二次修改。

　　4.4管理体系文件发放

　　4.4.1 程序文件的发放由管理处客服中心文员将程序文件复印,让部门责任人在《文件发放/回收记录表》上签字后发放。

　　4.4.2 部门工作手册的发放,由管理处客服中心文员复印后,让部门责任人在《文件发放/回收记录表》上签字后发放。

　　4.4.3 操作记录空白表格作为规范填写方式的文件,其发放由各部门责任人制定《操作记录表格一览表》,进行统一管理和控制。

　　4.5管量体系文件的保管和借阅

　　4.5.1 管理体系文件由各部门责任人负责统一归档保管,严禁复印。

　　4.5.2 如管理处内部员工需要暂借阅某种管理体系文件和资料,应到相关部门办理借阅和归还手续,并填写在《管理体系文件借阅登记表》。

　　4.6管理体系文件的更改

　　4.6.1 在管理处管理体系运作过程中,各种因素均可导致管理体系文件和资料的更改,其原因、内容由申请更改的相关部门提出,并填写《管理体系文件更改申请表》交管理处,由管理处与原文件编写部门/人进行更改。

　　4.6.2管理体系文件的更改一般由其原审批部门/人审批,如因某种特殊原因必须指定其他部门/人审批时,该部门/人需获得审批所需依据的背景资料,以保证修改之适宜性。文件编写部门/人应将审批后的更改文件交与管理处。4.6.3 管理处客服中心文员接到已审批《质量体系文件更改申请表》和更改文件后,应更新文件原版,复印更改的管理体系文件后,按《文件发放/回收记录表》发给文件相关部门及换回作废质量体系文件和资料。

　　4.7 管理体系文件的作废4.7.1 对于已作废的管量体系文件,由管理处客服中心文员或相关部门文件管理员统一保管,其上应注明“作废”字样,并在《管理处保留作废管理体系文件登记表》上登记。

　　4.8 外来文件的管理本程序所提及外来文件指适用的国家、行业、地方标准、法律法规、业主提供的文件和上级发文等。

　　4.8.1 编号由收文部门对外来文件进行编号,编号方法为:1)发文单位有统一的原编号时,保持原编号。2)单位无统一编号时,由收文单位按收文时间先后编号。

　　4.8.2 外来文件的有效性控制1)外来文件如适用的国家、行业、地方标准、法律法规、业主提供的文件和上级发文等,由文件归口部门填写《外来文件登记表》。对国家、行业、地方的标准、法律法规等对物业服务有强制性的外来文件,并经审批后生效。2)文件归口部门对有更新要求的外来文件应每年跟踪一次最新有效版本,填写在《外来文件登记表》中,及时获取、更新和发放最新版本外来文件,确保公司使用的外来文件为最新有效版本。

　　4.8.3 外来文件的发放1)与物业服务质量有关的、有强制性要求的外来文件,由归口部门发放,同时,让接收人在《文件发放/回收记录表》上签收。2)理性文件由行政人事部按公司领导批示传阅,不需编制文件控制清单。

　　5.8.4 外来文件的保管外来文件由归口部门分类造册,归档保管,借阅文件时应填写《管理体系文件借阅登记表》

　　5.0支持性文件《操作记录控制程序》

　　6.0质量记录

　　6.1《外来文件登记表》

　　6.2《管理体系文件借阅登记表》

　　6.3《管理体系文件更改申请表》

　　6.4《管理处保留作废质量体系文件登记表》

　　6.5《文件发放/回收记录表

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篇2：物业程序文件：人力资源及培训控制程序

　　物业程序文件：人力资源及培训控制程序

　　1.0目的

　　确保公司内与质量活动相关人员的能力能够得到技术支持。公司应不断增强员工的质量意识，满足其通过培训教育提高工作能力的需要，并根据员工的能力和意识合理调配人力资源。

　　2.0范围

　　适用于公司人力资源管理活动和培训工作。

　　3.0职责

　　3.1人力资源部负责公司的人力资源开发、管理、考核、使用工作，制定《年度招聘计划》，并组织实施。

　　3.2人力资源部负责员工的岗位调配，根据员工的能力和特长合理安排工作。

　　3.3人力资源部负责管理人事档案及相关资料信息。

　　3.4制订人事管理工作的各项规章制度并负责执行。

　　3.5指导各二级单位搞好人事管理的各项工作。

　　3.6物业部负责公司的培训工作，并制定公司年度培训计划。

　　3.7物业部负责培训工作计划的组织实施、绩效考核、记录证书保管等。

　　3.8各部门负责制定本部门的年度培训计划，并协助物业部实施具体培训工作。

　　3.9质管部在月检或季检时负责对管理处培训计划的实施和效果进行检查。

　　3.10各管理处负责操作、落实培训计划并作好相关记录。

　　4.0程序

　　4.1人力资源统筹

　　4.1.1员工能力要求

　　1)人力资源部组织各单位依据质量管理体系的要求，确定各级员工的岗位职责。

　　2)人力资源部根据公司各个岗位的需要合理调配员工。对个人能力的判断是根据其受教育程度、爱好特长、培训情况、现有的技能及以往的工作经历等方面进行综合评议的。

　　4.1.2人员招聘

　　1)各单位在需要增加人员时，按公司规定填写《人力资源申请表》，交人力资源部处理。

　　2)因公司发展或工作需要，需要招聘人员时，人力资源部应适时制定《年度招聘计划》或分别制定《季度招聘计划》，在计划中要明确对应聘人员能力的要求。

　　4.1.3人员调配

　　1)人力资源部依据员工岗位工作表现进行转正、续约或年度考核，发现员工不适宜所在岗位的职责要求时，应及时调换员工岗位。

　　2)员工岗位发生变化时，应按规定程序办理调配、进行培训等工作。

　　3)人力资源部负责对操作层的岗位调配，根据公司决议执行对管理层员工岗位调配。

　　4.1.4公司实行全员劳动合同制，员工合同期限为一年，期满续签或终止。

　　4.1.5人力资源部负责收集、审查、保存所有员工的人事档案和相关学历、简历、等级、能力证明的资料。

　　4.2培训

　　4.2.1培训目的：不断提高员工的质量意识和工作能力。

　　4.2.2公司或各单位在制定培训计划时应考虑以下内容：

　　1)企业发展规划及目标的要求;

　　2)质量管理体系的要求;

　　3)岗位能力的需求。

　　4.2.3培训计划

　　1)每年1月15日前，由各部门主管制定本部门的年度培训计划并报物业部审核。

　　2)物业部在2月15日前，根据部门的年度培训计划和其岗位职责制定公司年度培训计划。

　　3)公司主管领导批准后执行。

　　4)对重要的培训或临时的专项培训活动，物业部在具体实施前还应制定相应的培训计划或通知，明确受训人员、地点、日程安排及资源需求，经批准后实施。

　　5)物业部根据变化情况可增改公司《年度培训计划》，经批准后实施。

　　4.2.4培训内容：注重对员工进行质量意识方面的培训和专业技能的培训。

　　1)企业管理制度和企业文化

　　A、企业工作宗旨、工作精神教育;

　　B、企业文化、企业规章;

　　C、员工守则教育;

　　D、人事劳动纪律及保卫、安全、防火教育。

　　2)专业知识和专业技能

　　A、管理人员：质量管理及质量管理体系、职业道德、物业管理专业知识、岗位职责。

　　B、维修人员：设备操作、维护、保养专业技能、作业规程、服务质量标准、岗位职责。

　　C、护卫人员：工作标准、职责、纪律、礼仪礼貌、各项规章、有关的政策、法令、消防知识、队列、体能等专业知识和技能、职业道德教育。

　　4.2.5培训的实施及效果考核

　　1)为保证培训的质量，培训机构或人员的资质需经认定。

　　2)员工参加适当的培训可保证其满足其职责要求和利于员工个人发展。

　　3)岗位培训分为岗前培训、转岗培训、在岗培训。

　　4)培训的形式有外派学习、委托讲课或现场指导培训、内部自行培训。

　　5)物业部根据培训计划组织有关部门定期以笔试、口试、实操等形式进行考核，以保证培训效果。考核试卷、分数均应留档保存在物业部或相关部门。

　　6)对特殊技术工种及专业技术人员实行持证上岗制。

　　4.3岗前培训

　　4.3.1各相关单位负责对所辖新员工进行岗前培训。对新员工的岗前培训要求使其了解质量方针和熟悉岗位职责，掌握必备的工作技能和方法。

　　4.3.2培训内容

　　1)了解公司的质量方针和质量目标及公司的发展规划;

　　2)了解所在单位、岗位的工作性质、特点和必备的工作技能;

　　3)理解其所在岗位的职责、工作规范和职业道德规范。

　　4.3.3岗前培训可采用由主管人员出具评定意见方式考核，并将考核意见填入《员工岗前培训考核表》中，对同意录用人员，同时将考核结果填入《员工培训记录》中。

　　4.4转岗培训

　　4.4.1对因工作需要及人事调整的人员的转岗培训，要求其掌握新任岗位必备的工作技能和方法，重新具备上岗条件。

　　4.4.2培训内容

　　1)熟悉所在部门、岗位的工作性质、特点和必备的工作技能;

　　2)熟悉所在岗位的职责、工作规范和职业道德规范。

　　4.4.3转岗培训可采用由主管人员出具评定意见方式考核，将考核结果填入《员工转岗培训考核表》中。对于转岗到特殊技术工种或专业技术岗位的人员，必要时需外派学习培训，使其持有相关岗位的上岗证书。将其考核结果及证书填入到《员工培训记录》及《员工证书一览表》。

　　4.5在岗培训

　　物业部和各单位对所辖员工通过岗位交流、服务讲解以及对特殊技术工种和专业技术人员的升考、评审对员工进行在岗培训。使其满足公司质量管理体系规定的要求。考核方式可采用口试、笔试或实操并由主管人员出具评定意见三种方式。

　　4.6外派学习培训

　　4.6.1特殊技术工种及专业技术岗位要求的上岗培训及等级升考培训需参加外派学习培训。考核结果以培训部门颁发的上岗证书为依据。

　　4.6.2对按照主管要求参加的技术、技能培训及业务技能、业务政策的培训，需参加外派学习培训。考核结果以物业部门出具的考核结论为依据，若无考核结论应视为考核不合格。

　　4.7委托讲课或现场指导培训

　　4.7.1根据公司业务发展的需要所需进行的业务技能、知识的培训可采用委托讲课或现场指导培训。可根据培训要求及培训内容，必要时可采用笔试答卷的考核方式考核。

　　4.8各级部门的内部自行培训

　　4.8.1根据公司业务需要，公司各单位可根据实际情况对有关员工进行内部培训，内部培训可采用由主培人员以口试或笔试答卷的方式进行考核。

　　4.9对质量意识的培训

　　4.9.1对员工质量意识的培训应贯穿于公司整体培训之中，让员工意识到其所从事的活动的相关性和重要性，以及如何为实现质量目标做出贡献。

　　4.10激励措施

　　4.10.1人力资源部应配合总经理以满足工作标准的能力来选择人员，并且通过制造创造性的工作方法和更多的参与机会来发挥组织内每个成员的潜力。

　　4.10.2物业部应通过开展信息交流会，传递信息文件来加强员工之间的沟通，以提高全体人员的协作意识和服务质量意识。

　　4.11记录的保存

　　4.11.1人力资源部及管理处应将所辖员工个人信息、身份及变动信息记录，并及时更新。

　　4.11.2物业部及管理处负责所辖员工培训及考核的记录,并将有关内容记录在相关记录上。

　　5.0相关文件与记录：

　　5.1《人事工作管理手册》

　　5.2《培训管理手册》

　　5.3《年度培训计划》

　　5.4《员工证书一览表》

　　5.5《员工培训记录》

　　5.6《员工岗前培训考核表》

　　5.7《人力资源申请表》

　　5.8《年度招聘计划》

　　5.9《度招聘计划》

　　5.10《年度培训计划》

　　5.11《季度培训计划》

　　5.12《员工转岗培训考核表》

篇3：物业程序文件：管理评审控制程序

　　物业程序文件：管理评审控制程序

　　1.0目的

　　确保公司质量管理体系是适宜、充分、有效的，并能满足标准和方针、目标的要求。

　　2.0范围

　　公司最高管理层对公司质量管理体系运行的评审。

　　3.0职责

　　3.1总经理负责管理评审及批准《管理评审计划》、《管理评审报告》。

　　3.2管理者代表负责审核《管理评审计划》、《管理评审报告》。

　　3.3质管部负责编写《管理评审计划》、《管理评审报告》。

　　3.4质管部负责相关文件的收集和发放、保管。

　　3.5各单位负责准备相关的管理评审资料。

　　4.0程序

　　4.1评审计划的制定　　4.1.1质管部应于每次管理评审会议前两周拟出该次的《管理评审计划》，经公司领导审批后提前一周发放给各单位主管。各单位主管应认真学习、全面准确把握《管理评审计划》，准备好与各自有关议题的议案并形成书面材料。

　　4.1.2评审计划包括评审目的、评审依据、评审组织、评审地点、评审时间、评审内容等。

　　4.2评审内容

　　4.2.1依据近期的内审报告、服务质量汇总资料及其它有关质量、安全、环保等重要信息，对体系的运作是否达到三性一率的要求进行准确的评审;

　　1)内审结果是否准确，质量体系运作是否有效;

　　2)服务质量是否符合物业使用人的规定或要求;顾客对投诉处理的反馈是否感到满意;

　　3)质量体系是否持续、有效和适宜;是否达到公司的质量方针、质量目标规定的要求;

　　4)服务过程的实施和监控是否达到预期目标，服务的符合性如何;

　　5)预防和纠正措施的实施是否有效;

　　6)以往管理评审中提出的问题是否有效、按时解决;

　　7)质量改进的建议;

　　8)其它需评审的内容。

　　4.3评审结果

　　4.3.1每次管理评审后应形成完整的评审报告。评审报告应详细记录有关评审内容的结果。

　　4.3.2对评审中提出的不合格项，由相关单位提出纠正措施，按《纠正措施控制程序》执行.

　　4.3.3管理者代表负责验证纠正措施实施效果，及时向总经理汇报纠正措施执行情况，并保证不合格关闭。

　　4.4评审报告的管理

　　4.4.1质管部负责在批准评审报告后一周内将其发放给与会相关单位，正本由质管部存档。

　　报告正本与所有副本各项内容应完全一致，但管理者代表应在正本上填写验证相关措施的落实情况，评审报告保存期为3年。

　　4.5总经理负责每年至少组织一次管理评审，时间间隔不超过一年度。

　　4.6必要时总经理有权决定临时进行管理评审。

　　4.7管理评审以会议形式进行，参加人员为公司领导、部门主管及管理处经理等人员。

　　5.0相关文件与记录

　　5.1《纠正措施控制程序》

　　5.2《预防措施控制程序》

　　5.3《管理评审计划》

　　5.4《管理评审报告》

　　5.5《管理评审签到表》

篇4：物业程序文件：基础设施控制程序

　　物业公司程序文件：基础设施控制程序

　　1.0 目的

　　通过对物业管理项目基础设施的管理，可合理地利用设备、机具等各种资源，使所有设施在使用过程中能够满足提供服务的要求，并达到有效利用资源的目的。

　　2.0 范围

　　适用于公司管理范围内的场地、设施、设备及支持性服务等。

　　3.0 职责

　　3.1 办公室负责对机关的办公场所、办公设施设备、车辆等设施进行管理。

　　3.2 办公室、安保部负责对电话、电脑网络及对讲机等通讯器材的管理。

　　3.3 工程部负责管理项目全阶段的水、电、气等基础设施的保证。

　　3.4 相关部门负责按照文控要求对图纸、标准、说明书等进行管理。

　　3.5 管理处负责各自辖区的基础设施的标识、维护和保养等管理工作。

　　3.6 相关部门负责协助管理处进行场地维护和支持性服务的提供。

　　4.0 程序

　　4.1 办公场所管理

　　4.1.1办公室负责公司办公场所及部门位置的安排。各部门应在指定区域内合理安排部门的人员、资料、设备等。

　　4.1.2按部门分布位置机关分成8个片区，每个片区由相关部门进行环境、秩序、卫生、资源方面的管理。

　　4.1.3会计部对办公设备进行编号，员工对责任于己的设备、设施、用具进行使用和保管。

　　4.2 办公车辆管理

　　4.2.1公司用车由办公室统一安排，部门如需申请用车，应于事前向办公室提出用车申请。

　　4.2.2办公室同意用车后，派出车辆，车辆行车路线应遵守申请过程中的行程、目的、时间。

　　4.2.3对申请用车得到批准后，在非客观原因或外来原因造成的延误由用车部门主管负责。

　　4.3 通讯工具管理

　　4.3.1办公室负责对公司机关的电话、INTEL网络使用进行管理。

　　4.3.2员工应遵守公司有关规定，直线电话禁拨声讯台，分机禁止上网。

　　4.3.3安保部负责公司内对讲机的管理，具体内容见《安全保卫管理手册》。

　　4.4 公共设施设备管理

　　4.4.1 工程部按公司相关文件对管理项目各阶段的公共设施设备进行管理，详见《建筑/装饰管理手册》、《顾问项目工作手册》及《设备管理工作手册》。

　　4.5 管理处分别按照公司相关文件规定的内容，分别对办公场所、办公车辆、通讯工具进行严格的管理，并对公共设施设备按照相关规定进行日常管理。

　　4.5.1管理处员工在离开工作岗位时，不得对其使用的电脑或内容进行任何破坏行为，特别是某些管理处拥有的系统性软件。由管理处主管监督。

　　4.6 提供支持性服务

　　4.6.1 各单位应在履行职责时完全遵守公司的规定，并能够提供后延性支持服务。

　　4.6.2部门应通过对供方施加影响的使其对提供的服务或产品负责，并提供适当的后延性服务。

　　5.0 相关文件与记录

　　WI/G 《建筑/装饰管理手册》

　　WI/GW《顾问项目工作手册》

　　WI/S 《设备管理工作手册》

　　WI/B 《安全保卫管理手册》

篇5：物业管理文件控制程序

　　物业管理公司文件控制程序(13)

　　1.0目的：

　　规范管理体系文件的编写、审核、批准、发放、更改、处置等过程，确保文件的有效版本和得到有效控制。

　　2.0适用范围：

　　适用于本公司管理体系文件的控制。

　　3.0职责

　　3.1综合事务部负责公司管理体系文件的控制。

　　3.2各部门负责本部门管理体系文件的控制。

　　3.3工程技术部负责小区图纸、技术图样的管理与控制。

　　3.4综合事务部负责管理体系文件原件、质量记录表格原件的保存。

　　4.0程序

　　4.1本公司文件分为以下四个层次：

　　第一层次质量手册

　　第二层次程序文件

　　第三层次作业指导书

　　第四层次质量记录表格、资料(包括图纸、技术图样等)。

　　4.2文件的编制、审核与批准

　　4.2.1与管理体系有关的所有文件需按规定程序进行审批才能生效执行。

　　4.3受控文件的发布

　　4.3.1各部门认为受控文件不合理或因条件发生变化，使原文件不适用而需要更改时，申请部门填写《文件更改通知单》提交综合事务部，综合事务部把该文件提交原审核部门重新审核，并得到批准。

　　4.3.2综合事务部对文件进行统一编号，具体方法见《文件编号规则》。

　　4.3.3综合事务部将文件发送至审核部门审核以及批准部门批准。在审核及批准过程中若未通过，文件自动返回编制部门继续修改。

　　4.3.4文件分"受控文件"和"非受控文件"两类。受控文件需加盖蓝色"受控文件"章，非受控文件加盖红色"非受控文件"章，作废文件加盖红色"作废"章。没有管理者代表批准，公司员工不得任意复制和外传。

　　4.3.5综合事务部负责发放文件，并收回作废文件，接收文件人在《文件发放回收记录》签收。

　　4.3.6综合事务部在相关文件上做好修改记录。每修改一次，改次状态号递增1次。若质量管理体系文件有三分之一的修改时，版本号从A、B、C......递增。

　　4.4受控文件的回收及处理

　　4.4.1综合事务部在发放新文件的同时，应回收相应作废文件。如文件持有部门不能提交旧版本文件时，应提交书面原因方可发放新版。

　　4.4.2综合事务部对收回的作废文件予以统一处理。

　　4.5文件原件的管理

　　4.5.1新制文件发放完成后，综合事务部将相应《文件更改通知单》、《文件发放回收记录》及文件原件配对后保存。

　　4.5.2新制文件发放完成后，综合事务部将相应记录与旧版文件原件配对保存，作废文件原件盖"作废"章后，做相应处理。

　　4.5.3公司文件和资料原件及作废版本原件一般不予借阅，若需借阅，应经管理者代表书面同意，且借阅时间以一周为限。借阅文件部门应正确使用、妥善保管，防止被误用或丢失、污损。

　　4.6受控文件在以下情况可以非受控方式发布，综合事务部不负责对其进行更新：

　　4.6.1因宣传等原因，经管理者代表批准，受控文件可以非受控方式对外发布。

　　4.6.2因培训等原因，经综合事务部批准，受控文件可以非受控方式在公司内部发布。

　　4.7文件的评审

　　4.7.1文件体系的评审内容，包括文件体系的适宜性、充分性、有效性。

　　4.7.2对文件体系提出增加、更改、删除要求的，由综合事务部负责按本程序实施。

　　4.8外来文件的控制

　　4.8.1外来文件是指非本公司发放的文件和资料，包括国家、行业标准、法规条例、技术文件等。

　　4.8.2相关部门收到外来文件后，如该文件内容涉及到物业服务及质量管理体系且公司准备采用时，接收部门将此文件送到综合事务部备案，由管理者代表批准，列入《外来文件目录》。

　　4.8.3外来文件原件由综合事务部保存。作废外来文件原件由综合事务部加盖"作废"章后另行处理。

　　4.8.4各部门需要外来文件，可到综合事务部查询、借阅或复制，复制的外来文件登记并加盖"受控文件"章。

　　4.8.5综合事务部负责其版本更新，每三个月对外来文件进行更新一次，可通过各种途径了解外来文件的版本情况，并及时获取外来文件的最新版本。

　　4.9资料的控制

　　4.9.1图纸、技术图样由管理处负责建档、编号，并及时到综合事务部盖"受控"章。

　　4.9.3资料发生更改时应加盖修改章，当图纸修改超过使用规定时加盖"作废"章并收回存档。

　　4.10质量记录表格的控制

　　4.10.1各部门组织设计制定或更改本部门的记录表格。

　　4.10.2各部门将新制订或更改的记录表格原件及《文件更改通知单》报综合事务部。

　　5.0支持性工具

　　《文件发放回收记录》、《文件更改通知单》、《受控文件目录》、《文件目录单》

　　编制：审核：批准：日期：