合同管理流程

　　合同管理流程

　　1、目的

　　防范企业法律风险、维护企业合法权益;降低企业运营风险，提高企业经营管理水平;控制企业财务风险，提升资金使用效率。

　　2、适用范围

　　公司和外部签订的各类合同和协议。

　　3、职责

　　3.1业务承办部门：合同调查、合同谈判、合同文本拟订、组织合同评审、合同履行及合同的补充、变更及解除，合同条款审核及合同的评估，根据需要参加重大合同的谈判，合同的审核、盖章、履行等业务。

　　3.2财务科：合同条款的审核、登记、合同结算及合同评估。

　　4、流程负责部门

　　业务承办部门

　　5、定义

　　5.1业务承办部门：需代表公司对外签订合同的部门。

　　5.2技术部门：合同中质量条款、技术条款涉及的部门。

　　5.3重大合同：涉及金额在200万人民币以上的单笔合同。

　　6、关键点

　　C4/D4节点:合同条款审核

　　B7节点:合同履行

　　7、管理指标

　　结果类指标：

　　合同履约率=严格履行合同数量/签订合同总数量×100%

　　8、流程图

　　公司领导A

　　销售公司B

　　财务部门C

　　备注

　　0开始

　　1合同主体资信调查

　　合同谈判、合同评审

　　合同文本拟订

　　合同条款审核

　　5审核签字

　　合同签订

　　6合同签章、登记

　　合同专用章使用管理规定

　　7合同履行

　　8合同补充变更

　　合同解除

　　9合同结算

　　合同条款审核

　　10合同资料整理存档

　　合同资料整理存档

　　合同借阅登记表

　　11合同评估

　　12结束

　　9、节点说明

　　B1节点：合同主体资信调查

　　合同涉及的项目按公司各种业务的操作流程经过审批后，由业务承办部门选择准合同对象。在合同订立前，业务承办部门组织相关部门充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关情况，确保对方当事人具备履约能力。

　　至少应包括以下内容：

　　(1)具备签署合同的资格，能以自身名义独立对外签署合同;

　　(2)涉及专营许可或法律法规有资质(等级)要求的，应具备相应的有效许可证书、资质(等级)证书等;

　　(3)合同签署人，应具备真实有效的法定代表人身份证明或授权委托书;

　　(4)履约信用记录良好;

　　(5)其他与合同签署、履行相关的情况。

　　B2节点：合同谈判、合同评审

　　业务承办部门在授权范围内，组织相关部门与初步确定的准合同对象按照自愿、公平原则，磋商合同内容和条款，明确双方的权利义务和违约责任。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与。加强合同谈判的保密工作，必要时签订保密协议。

　　业务、法律、技术、财务等专业人员应对谈判中涉及的相关内容提出专业的意见或作出说明。

　　B3节点：合同文本拟订

　　合同谈判后，业务承办部门根据协商谈判结果，拟订合同文本，合同文本应由公司拟定并使用公司或国家的标准合同文本，特殊情况下，可以使用对方合同文本或与对方共同商定的合同文本。

　　合同应包括以下基本条款：

　　(1)首部：合同名称、签约各方的全称、签约时间和地点、签约目的和依据。

　　(2)合同正文

　　A标的，包括产品、劳务、工程、技术等;

　　B质量标准及验收方法;

　　C价款或者报酬;

　　D履行期限、地点和方式：包括交付时间、地点、运输方式、运输费用的承担、付款时间、付款方式等;

　　E质量保证、售后服务;

　　F违约责任;

　　G解决争议的方法;

　　H根据法律或合同性质应当具备的其他条款和双方约定的其他主要条款。

　　(3)结尾和附则：包括合同的份数、生效条件，并有双方法定代表人或授权代表签名，同时加盖单位公章或合同专用章，还应写明合同的附件等其他有关事项。

　　拟订合同应注意的问题：

　　(1)自拟的合同应做到条款齐全、责任明确、逻辑性强，语言严谨、简练、准确，不得有模棱两可，表达有歧义的语句;

　　(2)合同中的专业术语、专有名词、重要概念应设专款解释;

　　(3)除特殊情况外，合同文本应当正式打印，不准涂改;

　　(4)在与合同对方当事人签订书面合同时，应尽量约定产生纠纷时，由我方所在地的人民法院管辖。

　　C4/D4节点：合同条款审核

　　对拟定完成后的合同文本，签订前须财务科、法务部等部门对合同文本的合法性、经济性、可行性及严密性进行审核。对于影响重大的或法律关系复杂的合同文本，应组织财务科、审计部、法务部门及相关专业部门进行会审，以保证公司的利益。(国内销售合同与国外销售合同只审核现执行标准版本，如发生变更的重新审核。)

　　财务科对合同审核的内容包括：

　　(1)资金结算、价款支付方式明确、具体、合法;

　　(2)借款合同资金适用效果的可行性;

　　(3)复核合同价款数据计算的准确性。

　　业务/财务对合同审核的内容包括：

　　(1)合法性：

　　A签约各方具有签约的资格;

　　B签约各方意思表示真实、有效，是否与法律、法规的强制性规定相冲突;

　　C订立合同的形式符合法律要求;

　　D其他可能导致合同无效或被撤销的情形。

　　(2)严密性：

　　A条款完整、齐备，具体包括：

　　a交易标的是否明确、具体;

　　b交易程序是否明确、具体;

　　c是否由于表述不严谨而存在权利义务不明确的情况;

　　d条款之间是否由于配合问题而存在权利义务不明确的缺陷;

　　e争议处理方式是否明确具体;

　　f是否存在由于术语或关键词不统一而造成的条款冲突，或存在影响权利义务明确性的表述不一致;

　　B权利和义务具体、明确;

　　C相关附件完备;

　　D合同中明示的或隐含约定的管辖条款对公司是否有利。

　　(3)安全性：无损本公司商誉、商业秘密及其他利益。

　　业务承办部门对合同审核的内容包括：

　　(1)合同主体资格：

　　A合同对方是否具有签约资格和履约能力;

　　B合同对方的名称是否正确。

　　(2)合同的经济性：

　　A市场供应、需求情况经调研属实;

　　B市场供应、需求价格预测可靠、合理;

　　C应予考虑的其它经济因素。

　　(3)合同的可行性：

　　A整体项目具有可靠性、可操作性;

　　B经济效益或社会效益具有真实性。

　　(4)合同的安全性：无损本公司商誉、商业秘密及其他利益。

　　(5)业务部门认为必须审核的其他内容。

　　技术部门对合同审核的内容包括：

　　(1)技术依据真实、可靠;

　　(2)技术措施完备、可行;

　　(3)技术标准和参数科学、真实、可行;

　　(4)技术部门认为必须审核的其他内容。

　　A5/B5节点：合同签订

　　对经审核同意签订的合同，业务承办部门按照合同金额的大小及既定的合同签批授权提交相关负责人对合同进行签批与对方当事人正式签署(对于国内合同，业务承办部门应要求对方必须加盖公司公章或合同专用章)。

　　C6节点：合同签章、登记

　　财务科负责对签批权限进行审核，审核无误加盖合同专用章,具体见《合同专用章使用管理规定》(附件1)。为防止已签署的合同被篡改，须在合同页码之间加盖骑缝章。对签署的合同进行登记，并按既定的编号规则分类归档。

　　国外合同加盖业务专用章。

　　B7节点：合同履行

　　合同订立后，承办部门应与对方当事人一起遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯严格履行合同。原则上禁止先履行后签订合同的情况发生。

　　承办部门应跟进合同履行情况，履行过程中发生纠纷，合同签订部门应迅速收集下列有关证据(原件或复印件)：

　　(1)合同文件(包括变更、解除合同的协议、传真、信函、图表、广告、授权委托书、电子邮件及其他有关资料等);

　　(2)送货、提货、托运、验收、发票等有关单证票据;

　　(3)货款的承付、托收凭证、信用证、完税凭证、有关财务账目;

　　(4)作为质量标准的法定或约定文本、封样、样品及鉴定报告、检测结果等;

　　(5)证人证言;

　　(6)其他证据材料。

　　经双方协商达成一致处理意见的，应订立书面协议，由双方代表签字并加盖公章或合同专用章。

　　对经协商仍无法解决或认为有必要通过法律途径解决的合同纠纷，经公司同意，可提交仲裁委员会仲裁或人民法院依法处理。

　　B8节点：合同补充、变更/合同解除

　　业务承办部门，在合同履行过程中根据发生的具体事项对原订立的合同进行补充、变更和解除合同，以保证公司的利益不受损失、维护企业信誉和形象。当合同进行补充、变更时，应重新进行谈判，并签订补充、变更或解除协议，合同补充、变更、解除的审批流程和审批人与原合同相同。

　　C9节点：合同结算

　　业务承办部门按照合同规定的期限、金额或方式办理结算业务。

　　对到期欠款，财务科及时督促业务承办部门催收。

　　财务科严格按照合同要求结算。

　　C10节点：合同资料整理、存档

　　合同资料指从合同立项到合同履行完毕的全部资料，包括：营业执照、授权委托书等资质证明、技术资料、图纸、合同、出货单、发票、客户反馈、索赔记录、收款证明、变更及解除协议等。

　　国内合同原件由财务科存档，进口合同原件由物资供应部存档，出口合同原件由国际业务部存档，其他合同资料由各相关部门存档。其他部门在借阅合同时，需登记《合同借阅登记表》(附件2)，归还时再进行注销。

　　C11/D11节点：合同评估

　　财务科每季度对各类合同履行的总体情况进行抽查并形成记录，抽查比例不低于5%;对重大合同的履行(不少于3笔)情况进行分析评估，形成评估报告。对发现的问题及时反馈并监督责任部门改进，必要时组织召开专题会议。

　　10、相关文件及记录

　　附件1：《合同专用章使用管理规定》

　　附件2：《合同借阅登记表》

附件1合同专用章使用管理规定

　　1、目的

　　为加强企业合同的专用章管理，规范企业合同专用章的使用及保管，制定本规定。

　　2、使用范围

　　合同专用章主要用于与公司发生经济业务往来单位签订的各种书面合同、协议。加盖“合同专用章”之后的合同协议，具有法律效力。

　　3、合同专用章的保管

　　合同专用章由财务科专人管理，印章管理人员有事外出(如开会、学习等)，则根据财务科负责人指定的人员代为保管并办理代保管手续，代保管期间负有保管、使用责任。在节假日期间，与财务专用章等印章统一封存财务科保险柜。

　　4、合同专用章的使用

　　企业因业务需要对外签订合同由企业董事长或其授权签订合同的责任人员签章，同时业务经办人员签章，财务科印章管理人员根据《对外签订合同授权委托书》授权权限审核无误后加盖合同专用章。财务科印章管理人员须对签署的合同进行登记，并按合同顺序号依次存档。

　　印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查，严禁对缺少审核及报签文件的合同、属于代签但缺少授权委托书的合同及空白合同等不符合公司规定的合同盖章。

　　合同专用章原则上不得携带外出使用。确因工作需要，必须带合同专用章外出使用的，应经总经理批准，到财务科办理备案手续。

　　印章管理人员必须妥善保管印章，对于违反本规定，给企业造成损失的，应当依法追究其法律责任。

附件2合同借阅登记表

　　借阅日期

　　合同日期

　　合同编号

　　合同名称

　　借阅部门

　　借阅人签字

　　归还日期

　　归还人签字

采编：www.pmceo.cOm

篇2：项目工程合同管理流程(指引)

　　项目工程合同管理流程（指引）

　　1.目的

　　明确工程合同编制、签署、审批和执行等各个环节的操作要求，明确相关部门责任，避免经济纠纷和规避风险，保护公司利益。

　　2.适用范围

　　适用于项目合作工程合同及工程开发过程中的各种重要的经济工程合同。

　　3.术语与定义

　　3.1工程合同文本是指公司与其它单位或部门之间签署的工程合同文书（正本）及相关的法律文件(如合约对方的营业执照、法定代表人证明书等资料)。

　　4.职责

　　4.1总部-造价部

　　4.1.1负责编写标准工程合同文本。

　　4.1.2负责签署战略采购协议和监控项目公司备案合同。

　　4.2项目公司-造价部

　　4.2.1负责工程合同谈判和起草工程合同文件。

　　4.2.2负责工程合同交底、存档和报备。

　　4.2.3负责工程合同执行中的内部和外部沟通。

　　4.2.4负责对工程合同执行情况进行评估和总结，提出改进公司标准化工程合同的建议。

　　4.2.5负责按工程合同约定向工程合同单位提出违约索赔。

　　4.3项目公司-财务部

　　4.3.1负责审核付款条款合理性。

　　4.3.2负责发票处理方式和税务条款合理性。

　　4.3.3审核工程合同的经济条款。

　　4.3.4依照工程合同规定，审查付款凭据，办理付款手续；

　　4.3.5发现问题，及时向公司领导报告。

　　4.4项目公司总经理

　　4.4.1经董事会授权的工程合同签定及变更的审批权。

　　5.工作程序

　　5.1编制标准工程合同文本

　　5.1.1总部造价部负责组织编写标准工程合同文本，并在全公司范围内统一参考使用；

　　5.1.2施工总包、监理、勘察、桩基检测、有线电视、电信、用水、用电、设计工程合同的行业示范版本经相关部门审核通过后，最终由公司总裁批准生效；

　　5.1.3根据工程合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，标准工程合同文本应持续改进。

　　5.1.4公司总部及项目公司应根据发展需要及各职能部门实际能力以《工程合同管理授权书》的方式进行工程合同经办及审批的授权，授权范围变更时，原授权书作废。

　　5.2确定工程建设合作方

　　5.2.1工程建设单位选择必须按照《工程采购管理流程》的有关规定来选择；

　　5.2.2政府行为、行业垄断的合作方可参加政府招投标或直接签订工程合同；其他需要与指定单位签署工程合同的，需经过公司招标委员会批准。

　　5.3工程合同谈判和草拟

　　5.3.1工程合同由项目公司经办部门负责草拟，总部已制订标准文本的，应尽量采用标准合同文本；

　　5.3.2采用工程合同标准文本的，经双方协商，可以对标准条款进行修改，也可增加补充条款。

　　5.3.3政府有关部门有强制性规定，可采用所要求的工程合同文本；公司尚未制定或不宜采用工程合同标准文本的业务，应参照以往的工程合同或最相类似的工程合同标准文本或工程合同示范文本另行拟定工程合同。

　　5.4工程合同审批

　　5.4.1与供方商谈一致后，经办部门按照工程合同审批表的要求，将草拟好的工程合同分别报部门经理、法务人员等审核，各审核人应在各自的职权范围内对工程合同提出书面或者口头修改意见，经办部门根据修改意见整理出最终的工程合同文本，各审核部门根据最终的工程合同文本在工程合同审批表上签署是否同意的意见。

　　5.4.2如审核部门对工程合同提出修改意见，经办部门必须重新组织与供方的洽商，必要时各意见提出部门均应参加洽商，双方取得一致后进行修改；

　　5.4.3不同性质、类别和内容的工程合同，审核程序可以有差异（工程合同的审核权限以《工程合同管理授权书》为准），所有非标准工程合同及标准工程合同修改条款均需有法务人员审核；

　　5.4.4所有涉及结算的工程合同均须经造价部和公司法务人员审核。工程合同经各部门审核同意后，报公司分管副总经理批准。

　　5.5工程合同的签署和下发

　　5.5.1工程合同拟稿必须经过审批之后方可签署；

　　5.5.2经办部门负责办理工程合同签章手续；

　　5.5.3公司工程合同专用章应设专人负责保管，除非公司法定代表人或者分管副总经理签字同意，否则不得向任何人出借；

　　5.5.4工程合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章；

　　5.5.5工程合同一般应由双方同时签字盖章；不能同时签字盖章的，应尽量避免我方先行签字盖章；对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行。

　　5.5.5.1工程合同签定时，法律事务管理员应依据分管副总经理的签字时间,确定为合同生效和签订的时间。

　　5.5.6法律、法规规定工程合同应当办理批准、登记等手续生效的，或者需要登记备案的，经办部门应当及时办理有关手续。

　　5.5.7工程合同签署后应及时在《工程合同管理台帐》内登记。

　　5.5.8工程合同生效后，经办人应及时将应由公司持有的工程合同全部交资料室存档，由档案员根据工程合同的类别，复印下发至相应的业务部门；同时，需转交一份原件予财务部门留存，财务部以此作为付款的依据。

　　5.6工程合同交底及履行

　　5.6.1造价部、工程技术部应根据《工程招标管理流程》进行工程合同的交底。

　　5.6.1.1在工程合同签定后两周内，造价部、工程技术部须完成合同交底并形成书面会议纪要。

　　5.6.2工程合同订立之后，工程技术部及项目部负责按工程合同要求对工程及其建设单位进行管理；财务部负责对工程合同的收、付款内容进行监督；法务人员及其他相关部门对工程合同的履行给予必要的协助；

　　5.6.3工程合同的履行过程中，造价部负责按《工程合同》有关要求对项目工程合同的执行情况进行检查；

　　5.6.4在工程合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与工程合同有关的争议时，经办部门须及时向部门经理报告并知会法务人员，经办部门不能与对方协商解决的，应及时报法务人员，由法务人员请示主管领导决定依法采取何种措施；

　　5.6.5在工程合同履行过程中，需要对来往函件或者单据进行签字的，具体经办人应报部门经理签字；如需当场或立即签字的，可由经办部门经理书面授权的人员直接

签字。但是，来往函件或者单据涉及工程合同变更、转让或者终止的，按照本规范关于工程合同变更、转让或者解除的有关规定进行。

　　5.7工程合同变更和转让

　　5.7.1合同订立后，因客观条件发生变化需要变更工程合同内容的，或者对方提出变更要求的，经办部门应及时向部门经理请示，经公司分管副总经理同意变更的，始得变更，双方应书面对变更内容进行确认，我方由经本公司主管领导书面授权的人员签字确认。对双方当事人的权利义务进行重大变更的，应当按照工程合同订立的有关程序办理报批，另行签订工程合同或补充工程合同。

　　5.7.2工程合同订立后，对方当事人提出把工程合同的全部或者部分义务转让给第三人的，或者我方需要将工程合同的全部或者部分权利、义务转让给他人的，由经办部门按照工程合同订立的有关程序办理报批，另行签订工程合同或者补充工程合同。

　　5.7.3法律、法规规定变更、转让工程合同应当办理批准、登记等手续的，经办部门应当及时办理有关手续。

　　5.8工程合同解除

　　5.8.1工程合同当事人提出解除工程合同或因客观条件发生变化（如不可抗力）需要解除工程合同的，参照工程合同订立的有关程序办理，双方就工程合同解除另行签订工程合同或补充工程合同。

　　5.8.2工程合同一方当事人提出工程合同约定的解除工程合同条件成就，据此要求或通知或以其他方式解除工程合同的，经办部门应立即报部门经理并知会法务人员，以决定解约条件是否成就或解约方式是否有效。

　　5.9工程合同保管和销毁

　　5.9.1一般工程合同公司要求有两套完整原件，由公司资料室和财务部各持一份；

　　5.9.2所有招投标文件必须在公司资料室保存一套完整原件，如相关部门因工需要借用须履行借用审批手续，或由资料室发放副本。

　　5.9.3工程合同的归档、保管、保密、使用、销毁应按《工程档案管理作业指引》执行。

　　6.支持性文件

　　6.1《工程档案管理作业指引》

　　7.相关记录

　　7.1《工程合同标准文本审批表》

　　7.2《工程合同对方情况调查表》

　　7.3《工程合同呈批表》