击穿部门墙——新手主管跨部门沟通原则

　　对新手主管来说，跨部门沟通不良，可能会让他好不容易建立起来的自信，瞬间摧毁。

　　你认为十万火急的事，到了其它部门主管口中，竟然成了“芝麻绿豆大的事”;原本应该合作解决的问题，到了调度会上，又沦为“各弹各的调”，找不到共识。

　　到底，在不同部门，各有不同立场与利益的情况下，怎样才能把话说清楚，把成果做出来?很多人抱怨：为什么跨部门沟通这么难?其实，只要掌握几个典型基本原则，进行无障碍的跨部门沟通，并非难事。

原则1.沟通前先做好准备

　　在你跟同事讨论事情之前，先把一些基本问题想清楚，不要毫无准备就去，否则很可能得不到你想要的东西。下面的几个问题，应该事先想清楚：

　　你希望对方帮你做什么事?

　　你认为他会要求你做什么?

　　如果对方不同意你的想法，有没有其它选择方案?

　　如果双方没共识，你会有什么后果?对方又会有什么后果?

原则2.了解其它部门的语言

　　跨部门沟通不良，很多时候都是“语言不通”所引起。举例来说，部门内人员平常讲的是“相同语言”，他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望。因此，想要沟通顺畅，前提就是“听懂对方的语言”，换位思考，试着站在对方的立场思考：

　　“这么做，对对方部们的政绩有帮助吗?”

　　“如果我是他，会接受这种做法吗?”

　　“这个方法，真的有用吗?”

　　跨部门的换位思考法，能将误解或沟通频率不搭的机率，降到最低。此外，频繁的互动，有助于建立彼此的熟识度，让你更容易设身处地想问题。因此，时不时的跟其它部门的同事，吃吃饭、聊聊天，有好无坏。

原则3.开诚布公，是最好的对策

　　你面对的是必须长期共事的同事，因此，凡事以诚实为上策，最忌欺骗、隐瞒事实，破坏信任关系。部门间一旦缺乏信任感，会加重彼此的防御心，沟通时就会有所保留，甚至隐藏一些重要信息。相反的，互信会让双方在沟通时打开心防，他们会明白说出自己的需求与考虑，并且提高合作意愿，共同解决问题。诚信沟通有四个要素：

　　错的不要解释;

　　务必不要争执

　　不打断对方说话;

　　微笑再微笑;

原则4.不要害怕冲突

　　在跨部门会上，每个分管领导，为了维护自己部门的利益，难免会出现一些摩擦。有些新手，为了怕把气氛弄僵，往往会变得沉默寡言，以维持表面的和谐。千万别把“没有冲突”跟“意见一致”混为一谈。

　　有时候，太过和谐，反而凸显不了你对议题的重视，而且问题也不会获得真正的解决。态度要柔软，但立场要坚定，“别太快或太轻易就顺从认命。”捍卫部门及部属的权益，更是你责无旁贷的使命。

原则5.呈现事实，专注中心议题

　　让沟通聚焦的最好方式，就是呈现具体事实，引导人们迅速将注意力放在中心议题上，减少不当的臆测。

　　尽量说事实(如各种数据等)，可以将沟通过程中“人”的因素，降到最低。在缺乏事实的情况下，个人动机可能会遭到猜疑，但“事实就是事实”，它不是出自人的幻想或自私的欲望，因此，提出事实“可以创造一种强调议题，而非人身攻击的氛围。”

原则6.多提选项，保持弹性

　　当你进行跨部门协商时，不要执着在单一做法上，而是开发多元选项，例如一次提出3～5个方案，让其它人有更大的选择空间。

　　多元选项，能让选择不再“非黑即白”，让别人有较大的弹性调整，自己的支持度，也可以轻易变换立场，不觉得有失颜面，因此能够降低沟通时的人际冲突。

原则7.创造共同目标，一起合作

　　无可讳言，各部门间，一定同时存在合作与竞争关系。部门间若想进行建设性的沟通，一定要强调彼此的合作关系，竞争意味愈淡愈好。合作的关键在于拥有共同目标。

　　因此，尽量去创造一个横跨各部门的共同目标，然后一起努力，就算有争执也没关系。最好的借口：就是我们得完成书记的任务吧。沟通中，达成一致的目标，需要弄清楚四个问题：

　　双方的共同目标是什么?

　　有什么阻碍双方合作?

　　创造共同目标的资源是什么?

　　合作的价值是什么?

原则8.尊重沟通对象的权力

　　每个小领导，都是小部门、小范围的决策者，也期待别人尊重他的这种权力。因此，当你在进行横向沟通时，一定要挑对对象。一定要注意彼此位阶的对等关系，以免造成不必要的误会。

原则9.善用幽默

　　幽默，可以做为沟通时的缓冲剂，也可视为一种防御机制。当你必须呈现，可能会触犯到他人的事实，或是要沟通棘手讯息时，以轻松或幽默的方式来传达，比较能保留对方的面子，也有助于正面的沟通。幽默使用法则的四条禁忌：

　　不谈论对方家庭;

　　不以人身攻击;

　　不涉及组织敏感话题;

　　幽默有度，点到即止;

原则10.确保沟通信息无误

　　跨部门协调后，须交由各部门的一线人员去执行，因此，信息传达无误，才不会让好不容易达成的共识，大打折扣。可以用以下几个方法：

　　向对方重复沟通中的主要内容;

　　利用澄清的方式，提出不明白的内容;

　　谈论重点议题时，尽量不要打断对方讲话。

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篇2：工程部和监理部工作沟通原则

公司工程部和监理部的工作沟通原则
原则一:及时相互熟悉岗位人员和职责:
1.1监理部主要人员到岗后,应由甲方代表及时主持召开第一次联席会议,工程部和监理部全体人员与会,相互介绍、认识各岗位人员和职责,确定联系方式,介绍建设工程,并检查开工前各项准备工作是否就绪和明确监理程序,由甲方代表宣读监理授权;
1.2工程部和监理部岗位人员通讯录应以书面方式互相提交留存;
1.3监理部或工程部新到岗位人员应在入职后5个工作日内亲自与对方部门全体人员至少面晤一次;
1.4公司其他部门岗位人员需要与监理部相互熟悉的、或监理部认为需要熟悉的,由甲方代表视为工程部人员安排沟通;
1.5监理部和工程部部门内部管理制度应相互提交对方留存副本。

原则二:确保工程信息及时、全面得到沟通:
2.1监理部和工程部相互沟通信息时需要对方限时回复或解决的,应在发给对方的信息中明确注明要求回复或解决的合理时限,收到信息的一方必须在时限内明确回复或解决;工程部甲方代表经工程部内部研讨认为无法按时回复和解决的,应立即提交总经理协调处理,经总经理协调处理仍然无法按时回复或解决,由总经理签署意见通知监理部说明原因;监理部未按时回复或解决的,由监理机构法人代表签署意见说明未按时回复或解决原因。未按上述时限处理的,www.pmceo.com按本规程的奖惩考核办法处理。
2.2工程部按照下列时限回复或解决监理部的申请或报告事项:
2.2.1在主管工程师岗位权限内的当日回复;
2.2.2在甲方代表岗位权限内的次日内回复;
2.2.3需要公司内部部门会签或主管副总经理、总经理审批签署意见的最迟在2日内回复;
2.2.4牵扯公司董事会决定或其他外单位决定的事项在3日内回复;
2.2.5紧急情况由工程部经理召集相关人员立即处理;
2.3工程部下列信息在公司正式决定或执行后最迟应于2个工作日内书面通知监理部:
2.3.1工程部人员变更或岗位变更;
2.3.2图纸设计变更;
2.3.3材料变更;
2.3.4工程施工合同签订;
2.3.5施工合同内容变更;
2.3.6施工技术变更;
2.3.7施工工艺变更;
2.3.8返工;
2.3.9工程款审批和支付;
2.3.10其他应通知监理部的事项;
2.4由监理部负责在施工单位和工程部之间上传下达的信息,应最迟在24小时内及时传递。
2.5监理部在工地现场了解到的信息或其他渠道获取的与工程监理职责相关的信息,应在监理例会上通报,紧急情况应即时通知工程部而未通知的,按照本规程奖惩规定处理。

原则三:主动提前沟通工程信息
3.1监理部应主动将本监理单位积累的工程建设信息建议或应用于公司建设工程。
3.2公司以及工程部开展下列施工前工作应通知或邀请监理人员参加:
3.2.1制定项目开发计划和工期目标
3.2.2制定设计单位或施工单位选择标准
3.2.3设计单位、施工单位、分包单位、供货商考察
3.2.4制定施工合同技术标准或设计任务书
3.2.5品质控制小组会议
3.2.6设计单位或施工单位评标会议
3.2.7设计图纸阶段性审查
3.2.8其他与现场施工有关的内部会议或文件拟定
3.3公司或工程部有关项目施工计划或其他内部安排的相关文件应抄送监理部。
3.4监理部在内部讨论下列问题时应邀请工程部甲方代表或主管工程师提前列席参加:
3.4.1制定监理规划
3.4.2制定监理细则
3.4.3制定内部管理制度
3.4.4拟定监理月报内容
3.4.5拟定监理例会议题
3.4.6审批《施工组织总设计方案》
3.4.7审批《项目总进度计划》
3.4.8拟定《项目进度网络计划图》
3.4.9其他需要工程部提前参与的事项

原则四:主要以书面形式正式沟通信息
4.1监理部和工程部信息沟通以书面文本为准,其他方式相互可以视为未收到。
4.2书面文本信息送达必须在发送方和接收方都有签收记录。
4.3工程部向监理部日常传递信息的书面文本主要分为三类:
4.3.1《甲方通知A》:要求监理部执行,且必须限期回复的文件;
4.3.2《甲方通知B》:要求监理部执行,但不需限期回复的文件;
4.3.3其他甲方内部工程相关文件副本抄送。
4.4监理部向工程部日常传递信息的书面文本主要分为四类:
4.4.1《监理工作联系单A》:根据法定或合同约定必须由甲方或其他相关机构决定的事项,监理部提出并要求工程部或公司限期回复的文件;
4.4.2《监理工作联系单B》:根据法定或合同约定监理部有权直接决定,但监理部认为需要征求甲方意见的事项,监理部提出并要求工程部或公司限期回复的文件;
4.4.3《监理工作联系单C》:通知、提醒工程部但不需要回复的文件;
4.4.4其他监理部内部工程相关文件副本抄送。

原则五:坚持定期分析工程信息
5.1监理部应按下列时限向工程部报送定期工程监理信息:
5.1.1每周二之前报送《监理例会纪要》;
5.1.2每月10日之前报送《监理月报》;
5.1.3每月10日之前转报经监理部批准的施工单位《月度工程建设总结和计划》;
5.2工程部应按下列时限向监理部报送定期工程信息:
5.2.1每周二之前报送《工程信息周报》;
5.2.2每月10日之前报送《工程部月度工作总结和工作计划》;
5.2.3每月10日之前报送《工程款支付进度月报》;
5.2.4每月10日之前抄送《工程质量月度检查报告》;

原则六:唯一通过监理向施工企业和工程部双向传达信息
6.1施工单位在施工期间需要向监理部或工程部提出或告知的事项,统一向监理部提出,监理部在分析研究后认为需要向工程部提出或告知的,由监理部签署意见后向工程部传递,工程部不直接接受施工单位的书面信息传递文件
6.2工程部需要向施工单位传递的信息,统一发送给监理部,由监理部向施工单位传达,工程部不直接向施工单位发送正式书面信息文件。

原则七:保障紧急信息沟通渠道畅通
7.1监理部应在进场后向工程部甲方代表提交包括监理机构法人代表在内的所以监理相关人员的联系方式,如办公电话、手机、传真、邮箱等,并应注明紧急事项的联系人顺序,总监应保持24小时手机开机。
7.2工程部应在监理进场后向监理部总监提交工程部以及公司主管领导的联系方式,包括公司总经理在内相关人员的联系方式,如办公电话、手机、传真、邮箱等,并应注明公司内部分工岗位,甲方代表和主管工程师应保持24小时手机开机;