某公司档案管理程序
公司档案管理程序
1.目的和范围：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。
2.职责：
2.1公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即图书档案室(隶属人力资源部)负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，图书档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。
2.2鉴于财务档案的特殊性，公司财务档案(包含各类合同)由财务计统部自管，图书档案室提供存放点。使用时，由财务计统部指定专人调档。
2.3鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由人力资源部人力资源口自管，人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理。
3.流程：
3.1档案分类：
3.1.1文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。
3.1.2基建档案：即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。
3.1.3财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。
3.1.4人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。、
3.1.5经营销售档案：即公司房产经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如合同评审记录、商品房预售合同、客户档案、市场调研资料、楼盘宣传资料等。
3.1.6客户服务档案：即公司在提供客户服务过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录，如客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查与分析记录等。
3.1.7对外联络档案：即公司在项目报批报建过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录。如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。
3.1.8声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录。
3.2具体管理：
3.2.1立卷归档：
各部室资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，如人力资源部可制定“人事行政发文”、“周记”等，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。
A.流程：
随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。
一个较长时间段后，对手头上的所有文件进行清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放
文书档案每2年为一个归档周期。各部室资料员在逢偶数年的6月底，将前两年形成的文件整理后向图书档案室移交。
声像档案的归档时间同文书档案。
单位工程预决算可在清尾款后半年内归档。
财务档案在会计年度终了后，暂由财务计统部保管3年后再存放于图书档案室。
基建档案在竣工决算工作完成后两个月内归档，项目前期资料一年后归档。
B.要求：
a.各部室向图书档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份。移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份。(移交清单即文件清单)
b.各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，图书档案室不接收未经系统整理的零散文件。
c.文件在各部室保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。
d.各部室可根据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行。
a)总经理室：会议纪要、董事会文件、诉讼文书、项目策划与年度计划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文件、大事记等;
b)人力资源部：人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料(应聘表、编制表、工资单、培训记录等)、内部刊物等;
c)工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料(亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等);其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制;文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等;
d)财务计统部：财会档案见第三层次文件《财务档案管理程序》;
e)审计核算部：决算资料、签价单、外送文件、外来文件等;
f)经营销售部：合同评审记录、售楼合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等;
g)设计研发部：工程地质勘察报告、方案设计图纸和说明、扩初设计图纸和说明、勘察设计报告及招标文件(标书、合同等)、工程设计概算说明、各项目往来文件(传真、工作联系函等)、施工设计图纸和说明、设计变更、设计合同、外送文件、外来文件等。
h)对外联络部：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。
i)客户服务部：客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查及分析记录等。
3.2.2整理上架：
组卷：通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，组成案卷。
鉴定：对各部室移交的档案，图书档案室档案员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料。
A.流程
造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册。
上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下。
B.要求：
a.卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;基建档案的卷内排列顺序为文前图后。
b.不同保存价值的文件应分开组卷。
c.凡有文字部分的均应打上号码(采用打号机，正面右上角，背面左上角)。
d.文件材料装订前应剔除金属物。
e.图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cm×21cm;装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。
3.2.3保管：
A.库房管理：
a.库房应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房管理无关的活动;库内档案必须按顺号上架，不得错架、乱架;
b.除档案员外，非档案人员不得随意出入库房，确需进库的(如维修库房或设备等)，则须有档案员陪同并相伴始终;
c.库房设有中央空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备，档案员要定期检查，以确保以上设施的安全有效;
d.随时注意库房温湿度的具体指数，务必使温度保持在140C~200C，相对湿度50%~65%;
e.档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位;同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动;
f.每月中旬定期对库房进行清扫擦拭，包括擦洗密集架、地面、门窗等，特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生;
g.档案员离开库房时应随手锁门，并注意检查库房门窗的紧闭性;
h.公司采用移动式密集架作为档案装具。档案按部室存放，密集架的编号及档案的存放顺序为自门口起，从左自右，从上到下。
B.流动中的安全防护：
a.档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入库房或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所;
b.未经许可，利用者不得将所借档案转借他人，以防泄密;
c.未经许可，利用者不得擅自拍照、抄录、复印;
d.尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间，以防因档案外借时间过长而出现的泄密现象。
3.2.4提供利用：
A.加强基础工作：
a.编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具;
b.安装使用快捷便利的档案管理软件，提高查档效率;
c.开辟阅览室，向档案用户提供档案信息。
B.开展查借服务：
a.借阅：
a)公司内部人员借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还;归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库;
b)非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管同意后方可借阅;
c)借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记;不得撕去档案内页;
d)借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。
b.借出：
a)档案使用人如需借出档案，须填写《档案借出登记表》，并按规定于1周内归还，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续;归还时，档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。
b)非公司人员若需借出档案，须持有关单位介绍信，并征得公司相关部门主管同意后，方可借出;
c)借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任。
c.复印：
a)档案使用人若需复印档案资料的，须经档案员同意;
b)图纸资料若需借出复印的，须经档案员同意并严格控制复印份数。
3.2.5销毁：
A.流程：
图书档案室档案员将确认销毁的档案材料登记在《档案销毁清册》上，并组织销毁
图书档案室档案员每两年对已到保管期限的档案资料进行复查
复查结果上报人力资源部经理审批
B.要求：
a.准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管;
b.批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁，严禁将需要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。
c.档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责。
4.相关文件：
4.1《融侨集团档案管理办法》之《档案保管期限表》
4.2《融侨集团人力资源管理体系》之《人事档案控制程序》
4.3《财务档案管理制度》
5.相关表单：
5.1文件清单/移交清单(具体见《文件管理程序》)
5.2档案借阅登记表
5.3档案借出登记表
5.4档案销毁清册
编制：包秋霞
日期：20**.4.22
审核：
日期：20**.4.28
批准：
日期：20**.4.30
融侨/元洪房地产有限公司
《质量体系程序、制度文件汇编》
第D版
第0次修改
融侨/元洪房地产有限公司档案借阅登记表
页号：
页号
利用者情况
档案资料情况
用途
复印
归还否
签收人
备注
姓名
部门
电话
名称
责任者
类型
档号
复印否
份数
融侨/元洪房地产有限公司档案借出登记表
页号：
页号
利用者情况
档案资料情况
用途
复印
借出时间
归还时间
签收人
备注
姓名
部门
电话
名称
责任者
类型
档号
复印否
份数
融侨/元洪房地产有限公司
档案销毁清册
页号：
顺页号
销毁时间
销毁案卷名称
案卷号
销毁及监销人
备注
物业经理人网-www.pmcEo.com篇2：公司声像档案管理办法(5)
公司声像档案管理办法
(一)总则
第一条
为加强本公司的声像档案，特制定本办法。
第贰条
本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像
档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。
第三条
声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
(二)声像档案资料的收集
第四条
收集范围
1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;
2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;
3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。
5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
6.其它具有保存价值的声像资料。
第五条
收集时间
1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
第六条
收集要求
1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;
2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;
3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条
声像档案资料的征集
1.档案部门有责任随时征集重要声像资料;
2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。
第八条
声像档案费用的报销
本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。
(三)声像档案的整理
第九条
声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第十条
声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十一条
分类、编号
1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。
2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第十二条
保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条
文字说明的编写
1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
2.编写文字说明的要求：
(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全;
(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：
(3)文字简洁、语言通顺;
(4)时间用阿拉伯数字表示。
第十四条
编制格式
1.照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
第十五条
案卷要求
1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2.卷内目录：
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条
编目
声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》进行。
(四)声像档案的保管
第十七条
声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
第十八条
保管条件
底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%;
照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
第十九条
底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条
对库存的照片档案，要两年检查一次。
第二十一条
归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十二条
建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
(五)声像档案的开发利用
第二十三条
编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二十四条
建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十五条
具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二十六条
声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
第二十七条
在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案
篇3：财务报告与会计档案管理制度
制度名
财务报告与会计档案管理制度
电子文件编码
第一条
财务报告是财务状况和经营成果的总结性文件，包括财务报表和财务情况说明书。每年年终公司按期将年度财务报表及年审查账报告一起报董事会。
第二条
按公司的规定，公司应上报的年度报表有下列几种：资产负债表、管理费用表、财务状况变动表、损益表、营业费用表、投资收益表、固定资产及累计折旧表、营业外收支情况表、利润及利润分配表、应交税金明细表、存货结存表、财务状况比率分析表等，各报表上报前财务部应认真逐级复核，减少差错，确保各类报表的正确性。
第三条
综合反映评价本企业财务状况的指标体系包括：“流动比率”、“速动比率”、“应收账款周转率”、“存货周转率”、“资产负债率”、“费用率”、“销售利润率”、“资本金利润表”、“营业收入利税表”、“利息偿还倍数”等。
第四条
按照企业行业的特点，将所有的会计档案按其重要性分为三类，分别存档、保管。
1.会计报表、财务程序软件、会计账簿、“物料、材料收发结存明细账”、“会计人员交接单”、财务计划、“会计师事务所年审、验资报告”、“账户余额表”等为第一类;
2.借款、装修、订货合同，经济合同分析资料，工资资料、成本报表、材料价目表以及下发文件，年度、月度财务数据备份等为第二类;
3.产品还原表、日报表、验收单、领用单、各类账单、转拨单、工作底稿等为第三类。
第五条
企业财务部设两个兼职档案员分管本部门各类档案。各业务部门应归档的资料平时自行管理备查，到年终列出清单，统一交兼职档案员保管，其余属自行保管的资料应按月份整理，于次月初登记、造册。各档案应分类装订成册、存放有序、方便查找，并应严格执行安全保密制度。
第六条
建立档案查阅、借出登记制度，本部门人员查阅、借出要作好登记，及时归还;公司内其他单位人员借阅应经财务部经理同意;店外人员查阅、借出财务档案应经总经理批准。第七条
档案的保管期限按国家规定：一类档案保管期为15～20年;二类档案保管期为5年;三类档案一般保管1年。会计档案的保管期限以次年的1月1日算。
第八条
会计档案保存到一定期限需要销毁时，应先列出销毁清单经总经理审批后才能执行，且销毁清单应和会计人员交接清单一起长期保存。对于未了结的债权、债务等原始凭证应单独抽出另行保管。
第九条
公司合并、清算、撤销后，会计档案应移交档案管理部门保管。
签发人
责任人签名
篇4：办公室档案管理制度
办公室档案管理制度
为加强办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度。
一、立卷、归档
第一条各科室平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各科室的一项重要任务，必须认真做好。
第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各科室文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。
第三条立卷方法。文件的分类采用分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。
2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。
4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。
第四条文件的组合。组合的基本作法如下：
1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。
2、会议文件应单独组合。
3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。
4、工作计划、总结等文件，一般可按科室或社团名称组合。
5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。
第五条档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
第六条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。
第七条归档文件案卷的要求。科室移交归档文件案卷，应符合下列要求：
1、归档文件齐全、完整。
2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。
3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。
二、档案的管理和利用
第八条办公室按照档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。
第九条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管领导审查批准后，按程序进行档案销毁。
第十条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。
第十一条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。
第十二条借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。
第十三条确保文件、材料的安全，做好保密工作。
第十四条半年对档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。
篇5：物业公司文件档案管理制度
物业公司文件档案管理制度
(一)意义
(二)文件档案的类别与形式
公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等
2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等
3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程
4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等
5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等
6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等
7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等
8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等
9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等
10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等
11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等
12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志
13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函
14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。
精彩专栏
