机关管理档案管理制度

　　机关管理档案管理制度

　　为加强档案管理工作，提高档案工作质量，发挥档案服务工作，根据档案管理有关法律法规，制定本制度。

　　(1)政秘科档案管理员负责档案资料收集、整理、装订、登记和立卷归档工作，日常工作及重大活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等资料都应立卷归档。工作办理完毕形成的文件材料，要及时交档案管理员立卷归档，集中管理，不得据为己有。

　　财务档案由财务人员负责立卷归档管理;人防工程档案由工程科负责立卷归档管理，由财务人员和工程科保存一年后，移交办档案室统一管理。

　　电子文档立卷、归档和管理符合规定要求，电子档案每两年机读抽查一次，发现问题及时补救。电子文档在档案室专用电脑中保存，有专用移动硬盘备份，对保存电子文档的电脑进行物理隔离，严禁接入互联网或其他专网，同步进行软件升级或版本更新，电子档案配备专用电子文件柜，有防光、防尘、防磁、防有害气体等设备，确保安全。

　　(2)档案室钥匙由档案管理员负责保管，非档案室人员不得擅自入内进入。档案室要有防盗、防火、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施，严禁吸烟，档案柜等设施要保持整齐、整洁，不得存放个人物品或堆放杂物，下班前要认真检查档案室门窗、关闭电源，清理废纸等易燃物品，确保安全。

　　档案柜按顺序编号摆放，柜内档案应分类存放，排列整齐有序，定期对库藏档案进行清理校对，做到帐、物相符。对破损、变质的档案及时进行修补复制，库藏档案移交注销帐卡时要保存依据。档案管理员调整工作岗位、调动或退休时，应在离职前办好档案室所有档案、设备设施的手续交接。

　　(3)工作人员查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写“借阅登记审批表”，经政秘科长审核，主任批准后方可借阅。外单位查阅相关档案资料，须持所在单位介绍信，经主任批准后方可查阅，查阅人不得进入档案室，由档案管理员到指定场所进行查阅，需复印档案材料的应在“借阅登记审批表”上注明，并要履行登记。查阅档案要严守机密，不得翻阅、摘抄或拍照查阅内容以外的其他档案资料，严禁将档案拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等。

　　(4)涉密文档资料立卷归档要分类整理;已归档的涉密档案严禁对外借阅，严格内部借阅审批，不得擅自翻印和摘抄。人防工程和财务涉密档案，由专职管理人员妥善保管，不得擅自借阅或外传。不许归档或复制的涉密文件资料，要求退还的传阅后应及时退还;不要求退还的，要造册登记，按期上交市保密局;内部产生不需存档的涉密文件应造册登记，经主任批准后销毁。档案管理员不得擅自处置涉密文件，不得泄露涉密档案内容，调离或退休时，摘抄保密文件、资料的笔记本要收回，违者按情节追究相应的责任。

　　(5)到达保存年限的档案，要及时造册登记并向市档案馆进行移交;需留存的零散档案要做好组卷归档工作;对已失去保存价值的档案，经档案管理部门鉴定同意后造册登记销毁。销毁涉密电子文档或存储介质，须到市保密局指定的机构进行销毁。销毁档案由两人以上监销，销毁前应认真清点核对造册签章，并报告市档案局，销毁档案登记册列入综合档案室全宗卷永久保存，严禁擅自销毁档案。

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篇2：物业公司劳动人事制度：人事档案管理

　　物业公司劳动人事制度：人事档案管理

　　第九部 公司人事档案管理制度

　　第一章 总 则

　　第一条 为加强公司员工的人事档案管理，使公司人事档案得到有效保护和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《浙江**物业管理有限公司人事管理制度》等有关规定，特制定《浙江**物业管理有限公司人事档案管理制度》。

　　第二条 员工人事档案是记载员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察、了解和正确任用员工的重要依据，是本公司档案的重要组成部分。

　　第三条 本公司的人事档案工作任务：

　　1、保管员工人事档案;

　　2、收集、鉴别和整理员工人事档案材料;

　　3、办理员工人事档案的查阅、借用和转递;

　　4、通过人事档案了解熟悉员工，为人事工作提供情况;

　　5、逐步实现员工人事档案管理手段的科学化和现代化。

　　第四条 本公司的员工人事档案管理由公司综合服务部负责。

　　第二章　人事档案的收集和归档

　　第五条 员工人事档案材料的收集、归档，是公司综合服务部与其他各部门的共同任务，必须按照有关规定，互相配合，认真做好。

　　第六条 员工人事档案材料的收集归档范围，严格按照公司的人事档案管理要求执行。员工人事档案材料内容：

　　1、员工登记表(含照片)。

　　2、个人简历。

　　3、考核材料(如试用期满考核鉴定、见习期满考核鉴定以及近三年的年度考核记录、素质测试记录等)。

　　4、各类证书复印件、原件：(包括：①学历证书复印件;②各类资格证书复印件;③身份证复印件;④职务聘免复印件;⑤体检表、干部身份表;⑥其它等)。

　　5、奖惩材料。

　　6、兼职情况(包括出任董监事情况<原件或复印件>、担任社会职务情况<原件或复印件>等)。

　　7、承诺书、劳动合同(应做到文本齐全完整，时间连续及时)、各类因公出国协议或培训协议、担保书等。

　　8、各类审批材料(复印件，包括⑴应聘材料;⑵面试材料;⑶录用审批材料;⑷职务聘免审批材料;⑸调整工资审批表;⑹因公出国审批材料;⑺用工性质晋升审批表;⑻离职审批表<原件>，辞职批复;⑼离退休审批表;⑽调令单、分配单;⑾其它)。

　　9、其它可供参考材料(如近三年内的员工个人年度工作总结或述职报告、各类培训总结、培训成绩、出国培训总结等)。

　　第七条 收集归档的人事档案材料必须是文字、内容清楚完整，印章手续完备，且办理完毕的正式审核、审批、签署、落款文字材料。

　　第八条 员工人事档案材料必须用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水和复写纸书写。

　　第九条 形成员工人事档案材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，负责按要求把应归档的材料送交综合服务部归档。

　　第十条 公司综合服务部发现送交的人事档案材料不符合归档要求时，要及时通知形成档案材料的部门，补送材料或补办手续。形成材料的部门要按规定认真办理。

　　第十一条 员工人事档案管理人员要经常了解和掌握干部人事档案材料来源的信息、沟通渠道、及时收集应归档的材料。同时，要熟悉收集归档工作的各项规定，对收集到的材料，认真鉴别，严格把关，及时入卷归档。

　　第十二条 形成员工人事档案材料的部门，向公司综合服务部送递材料时，如其他档案管理部门也需要收集归档，则材料形成部门要事先考虑制作材料的数量，必要时协商联系，以防造成员工人事档案材料的短缺。

　　第三章　　人事档案的保管

　　第十二条 员工人事档案由公司综合服务部设专人妥善保管，不得泄密。

　　第十三条 员工人事档案应存入保险柜，有防盗、防火、防潮等安全措施。

　　第十四条 档案管理人员应对保管的档案逐一登记编号，并每年进行一次检查、核对，防止错放或丢失。发现丢失或问题，应及时查找并采取措施，以保证档案的完整和安全。

　　第十五条 档案移交要填写清单，交接双方应共同清点并签字留据。

　　第十六条 严格防止任何人私自保存他人的档案材料，对造成泄密或其它后果的，视情节轻重，给予严肃处理。

　　第十七条 档案管理人员调动时，必须严格履行交接制度，未交接清楚，不得离去。

　　第十八条 建立坚固、安全的库房，配置符合要求的档案柜。防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温六项措施落实到位。

　　第十九条 档案库房是机要重地，无关人员不得随意出入;查阅人员须在档案管理人员陪同下方可进入。

　　第二十条 逐步实现员工档案管理工作的科学化、现代化。

　　第四章　人事档案的查阅和借用

　　第二十一条 公司员工查阅或借阅人事档案，经公司综合服务部总经理同意，办理登记手续后方可查阅或借阅本人人事档案。

　　第二十二条 外单位人员凭介绍信等证件经公司综合服务部总经理批准后方可查阅员工档案;档案原则上不外借，确因特殊情况必须外借时，应写明原因并经执行总裁批准同意方可。

　　第二十三条 查阅或借用员工档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定。员工阅档后摘录的材料应由档案工作人员与原文核对无误后，写明材料出处和时间，并加盖公司公章。严禁对档案进行圈划、涂改、拆换员工档案材料，不得向无关人员谈论或泄露员工档案内容，违犯者将视情节轻重，给予批评教育甚至纪律处分。

　　第五章　人事档案的转递

　　第二十四条 员工人事档案的转递是一项严谨、细致的工作。档案管理人员应具有高度的责任感。在办理档案转递过程上，要认真细致，有条有理，切不可匆忙、马虎，防止出现丝毫的差错。

　　第二十五条 人员内部调动，档案转递要做到“档随人走”，公司综合服务部应将其档案密封转到新的归口单位。

　　第二十六条 档案转递必须填写《员工人事档案转递通知单》，并通过机要转递或由档案管理员专程送取，严禁个人携带。对个人携带档案的，公司综合服务部应拒绝接收。

　　第二十七条 转递的档案必须是经过鉴别、清理、整理的档案。转递档案必须一次转出，不能分批转出。

　　第二十八条 对转进的档案在核对无误后，及时将《员工人事档案转递通知单》回执退回。

　　第二十九条 对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取，更换材料等问题的要追究、当事人和有关管理人员的责任。

　　第六章　附　则

　　第三十条 本制度由综合服务部负责解释。

　　第三十一条 本制度自颁布之日起实施。

篇3：物业行政事务制度：档案管理

　　物业行政事务制度：档案管理

　　档案管理办法

　　第一章 总则

　　第一条 为加强公司档案管理工作，完整地保存和科学地管理公司档案，充分发挥档案在公司发展中的作用，根据国家有关档案法律法规，结合公司实际情况，特制定此办法。

　　第二条 公司档案包括公司在各项经济活动中形成的全部档案的总和，按保存时间分为永久保存(五十年以上)、长期保存(十六年至五十年)、和短期保存(十五年以下)。

　　第三条 公司档案管理遵循统一领导，集中管理的原则，由综合部加强对公司档案管理的领导，负责建立健全档案工作制度，以达到档案完整、准确、安全和有效利用的目的。

　　第二章 档案管理工作机构和管理员职责

　　第四条 公司档案管理由综合部统一领导，由业务素质过硬，热爱公司的专职人员担任，同时其他各部门要设置兼职的档案管理员。

　　第五条 档案管理人员基本职责：

　　一、认真贯彻集团公司有关的档案管理制度;

　　二、忠于职守，严格执行档案管理制度，维护档案的完整与安全。

　　三、负责统一管理公司全部档案(除公司另有管理规定的特殊资料外)。

　　四、负责建立健全公司档案管理的工作方针、工作目标、工作程序。

　　第三章 档案的形成

　　第六条 归档文件要求书写工整，图样清晰，材料完整，能准确地反映公司本次活动的真实内容和整个过程。

　　第七条 档案材料必须遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

　　第八条 档案管理员必须按集团公司档案管理的有关制度和要求定期编制各类材料的归档范围。

　　第九条 各部门工作人员因公外出参观学习等活动中带回的材料要及时归档。

　　第十条 各项经济活动中形成的文件材料在次年5月份前必须完成归档，公司档案管理员要督促各部门执行。

　　第四章 档案管理

　　第十一条 公司档案管理员必须对公司各部门移交的档案按规定进行分类：

　　一、根据集团公司档案分类编号的有关规定进行档案分类编号，并要求保持一定的稳定性，不得随意改动。

　　二、分类和编号要遵循材料的形成规律，要求为档案的保管和利用提供方便。

　　三、公司各项经济活动、技术性及财务等管理性文件，要按其文件内容分别归入各类档案中统一编号。

　　第十二条 公司综合部要根据需要编制案卷总目录、全引目录、专题目录、分案目录、底图目录等不同形式的检索工具，并且进行档案著录工作，便于查找利用。

　　第十三条 档案保管要求：

　　一、对底图保管必须采取平放或卷放，不允许折叠保管。

　　二、声像档案要统一分类编号，单独存放。

　　三、实物档案要统一编号集中保管。

　　第十四条 经鉴定需要销毁的档案，要编制销毁清册，经批准后指派专人负责监销，并由监销人员在销毁清册上签字。

　　第五章 移交和利用

　　第十五条 公司档案室要按集团公司档案有关规定及时向集团档案室移交有关档案。

　　第十六条 公司档案应简化借阅程序，做到科学而不繁琐，利于公司员工查阅档案。

　　第十七条 公司档案原则上不借出，若特殊情况，须由档案主管领导签字，并进行登记，但不得超出三天。

　　第十八条 公司档案原则上不外借，仅供内部参阅。若情况特殊，经主管领导签字同意，可借出复印件，原件概不外借。

　　第六章 附则

　　第十九条 本办法自下发之日起执行，解释权归综合部。

篇4：建筑施工企业技术档案管理制度

　　建筑施工企业技术档案管理制度

　　1、总则

　　为做好公司的技术档案工作，特制定本制度。

　　(1)技术档案包括三方面，即工程技术档案、施工技术档案和大型临时设施档案。

　　(2)工程技术资料必须真实地反映工程实际情况。

　　(3)按系统归类整理，保证完整准确。

　　(4)工程项目施工技术资料应随施工进度随时汇集整理，所需表格按有关规范、规定的相应格式认真填写，做到自己清楚规整，项目齐全，准确真实。

　　(5)签字手续必须齐全，严禁伪造和后补资料。

　　2、工程技术档案

　　工程技术档案是为工程竣工验收提供建设单位的技术资料。它反映了施工过程的实际情况，并为该项工程的竣工使用、维修管理、改建扩建等提供不可缺少的依据。主要包括以下内容：

　　(1)竣工项目一览表。包括名称、项目、结构、层次等。

　　(2)设计方面的有关资料。包括原施工图、竣工图、图纸会审记录、洽商变更记录、地质勘察资料。

　　(3)材料质量证明和试验资料。包括原材料、成品、半成品、构配件和设备等质量合格证明或试验检验单。

　　(4)隐蔽工程验收记录和竣工验收证明。

　　(5)工程质量检查评定记录和质量事故分析处理报告。

　　(6)设备安装和采暖、通风、卫生、电气等施工和试验记录，以及调试、试压、试运转记录。

　　(7)永久性水准点位置、施工测量记录和建筑物、构筑物沉降观测记录。

　　(8)施工单位和设计单位提出的建筑物、构筑物使用时应注意事项的有关文件资料。

　　3、施工技术档案

　　主要包括施工组织设计和施工经验总结;新材料、新结构和新工艺的试验研究及经验总结;重大质量事故、安全事故的分析资料和处理措施，技术管理经验总结和重要技术决定，施工日志等。

　　4、大型临时设施档案

　　主要包括临时房屋、库房、工棚、围墙、临时水、电管线设置的平面布置图和施工图，以及施工记录等。

　　对技术档案的管理，要求做到完整、准确和真实。技术文件和资料要经各级技术负责人正式审定后才有效，不得擅自修改或事后补做。

篇5：小区物业客服部档案管理制度规定(适用于部门文员)

　　小区物业客服部档案管理制度规定(适用于部门文员)

　　1 制度

　　1.1文件资料的形成与归档

　　1.1.1资料的形成：

　　⑴ 各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档，并由专人进行管理;

　　⑵ 文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划，在部门文员岗位职责中予以明确。

　　1.1.2资料的归档：

　　⑴ 文件资料的归档范围

　　① 物业管理

　　A. 业户资料(含收楼表格、遗留修缮问题记录表、投诉记录等);

　　B. 清洁卫生管理;

　　C. 绿化管理;

　　d. 值班记录;

　　e. 楼宇巡检记录;

　　f. 公共区域维修记录。

　　② 质量管理

　　A. 质量体系文件;

　　B. 质量管理资料。

　　③ 其他资料

　　⑵ 归档要求

　　① 归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。

　　② 归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。

　　③ 归档的文件必须是原件。

　　④ 保管归档文件资料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。

　　档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。

　　⑤ 案卷题名应确切反映卷内文件的内容，并区分保管期限。

　　⑥ 文件资料的归档必须办理移交手续。

　　⑦ 所有文件资料必须及时归档。

　　⑧ 有专用柜架，在排列上架时，应按类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

　　1.1.3 每月底进行一次库藏档案清理，核对和保管质量的检查工作，做到帐物相符。对破损或变质档案，要及时修补和复制。

　　1.1.4档案柜要注意“七防”(防虫、防霉、防尘、防火、防盗、防潮、防高温)。

　　1.1.5 档案的接收、转移、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

　　1.2档案借阅

　　1.2.1 公司员工都应重视保护档案，并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。

　　1.2.2 文书档案只阅不借。

　　1.2.3 所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。

　　1.2.4 服从文员的管理，在借阅范围内借阅，保密档案不供查阅。

　　1.2.5 借出与归还档案时，应办理清点、签名登记手续，由部门文员和借阅者当面核对清楚。

　　1.2.6 档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。

　　1.2.7 调离公司的人员必须清理移交，归还借阅档案及该归档的资料，方可办理调离手续。

　　1.2.8 外单位人员查阅本公司档案须持所在单位介绍信和本人证件，经领导批准后，办理有关查阅手续后查阅。

　　1.2.9 上级公司借阅本公司档案，须办理有关借阅手续后借阅。

　　1.3档案管理人员职责

　　1.3.1 忠于职守，严格遵守公司档案管理制度及本细则，积极开展工作。

　　1.3.2 负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料，做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。

　　1.3.3 及时立卷归档，编制总目录，卷内目录，编排入档。要熟悉管理的档案，协助查阅检索。

　　1.3.4 熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。

　　1.3.5 妥善管理档案，严格执行档案供阅制度，建立借阅登记，对借出资料按期催还。

　　1.3.6 定期清理，由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。

　　1.3.7 严守机密，确保档案安全;完成领导交办的其它工作。

　　1.3.8 做好各种资料的保管工作，并对有些文件进行定期封存。

　　1.4 公司内外档案文件管理：

　　1.4.1 公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。

　　1.4.2 公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开，每个单位都应有一个独立的档案。

　　1.4.3 所有存入档案应按照日期先后进行存档，并做好档案目录，以便查找。

　　1.4.4 相关档案存放一年后，应统一放进档案袋封存，以便日后复查。

　　1.4.5 对于一些涉及公司秘密的文件，应单独存放于带锁的文件柜内，以免发生意外。

　　1.5档案销毁

　　1.5.1 如有任何文件无需继续存放，需做销毁处理，不可随意乱丢。

　　1.5.2 保密文件应使用碎纸机处理，如是普通文件且文件较多，应撕毁后处理。

　　1.5.3 所有存档的文件均应定期进行检查，以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。

　　2 规定

　　为完整系统地保存公司的各类档案，提高档案管理水平，更好地为公司的各项工作

　　服务，特制定本规定。

　　2.1档案管理范围：

　　2.1.1政府部门颁布的政策性、指令性文件;

　　2.1.2政府部门、集团公司针对本公司的批复、指示、通知、要求等;

　　2.1.3公司文件;

　　2.1.4物业的管理、维修、保养计划、记录等资料;

　　2.1.5治安保卫、消防、安全等相关资料;

　　2.1.6公司领导讲话和年终总结;

　　2.1.7其他经济、外包合同;

　　2.1.8音像、图片资料;

　　2.1.9其他要求归档的重要文件。

　　2.2 第4、5、6、8、9项由相关部门妥善保管，其余各项均由总经理秘书归档保管，任何部门和个人不得以任何理由据为己有。

　　2.3在外参加各种会议带回的文件，应及时移交公司秘书归档，不得自行保管、销毁。

　　2.4负责档案管理的人员应对归档文件进行整理、分类、编号、编制索引和目录。

　　2.5借阅档案时，必须遵守以下规定：

　　2.5.1 办理登记手续，限期归还，不得带出公司;

　　2.5.2 爱护档案，所借档案不得随意折叠和拆散，严禁涂写、更改档案;

　　2.5.3 借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理人员和借阅者当面核对清楚;

　　2.5.4 档案如有遗失、损坏、泄密，要追究当事人的责任;

　　2.5.5 档案借阅按阅档批准权限借阅;

　　2.5.6 调离公司的人员，必须清理、移交档案文件后，方可办理调离手续。