P物业印鉴及证照管理作业指导书

　　P物业印鉴及证照管理作业指导书

　　1.目的：确保印鉴、证照、荣誉证明等妥善保管及合理使用。

　　2.范围：适用于公司各部门。

　　3.定义

　　3.1印鉴：包括公司公章、公司合同章、公司各专用章、各部门公章、各部门业务章等各类印鉴、证、组织机构代码证、各类收费许可证、停车场收费价目表、机动车停车场

　　3.2证照：包括公司及各部门营业执照、税务登记许可证、各类资质证书等。

　　3.3荣誉证明：包括各类荣誉证书及奖牌、奖杯、额匾等。

　　4.职责

　　4.1总裁办公室负责公司公章、公司合同章的保管及使用，负责公司各类证照和荣誉证明的保管和使用。

　　4.2公司党支部书记负责公司党支部章的保管和使用。

　　4.3部门经理负责本部门印鉴和证照的保管和使用。

　　5.方法和过程控制

　　5.1部门各类印鉴、证照须在《印鉴、证照登记表》上登记，报总裁办公室备案。

　　5.2部门印鉴及证照由部门经理负责保管。

　　5.3使用印鉴的部门或个人须填写《印鉴、证照使用登记表》，经部门经理审批后方可加盖印章。

　　5.4各部门新刻或改制印鉴、办理各类证照，须填写《印鉴、证照办理申请表》，报总裁办公室审批后方可办理，办理后须报总裁办公室备案。

　　5.5 部门经理须按时办理证照年审工作，也可委托总裁办公室代为办理。

　　5.6印鉴、证照如发生丢失、损坏或被盗时，需在总裁办公室登记备案，并及时办理作废声明和补刻手续。

　　6.质量记录和表格

　　*Z-CQ02-04-F1 《印鉴、证照登记表》

　　*Z-CQ02-04-F2 《印鉴、证照使用申请表》

　　*Z-CQ02-04-F3 《印鉴、证照办理申请表》

www.pmCeo.com 物业经理人网

篇2：物业作业指导书:印鉴证照管理规定

　　物业作业指导书：印鉴及证照管理规定

　　1.目的

　　确保公司各类印鉴、证照的统一规范管理及正常、合理使用。

　　2.范围

　　适用于公司及各部门。

　　3.职责

　　3.1总经理办公室主任负责各类公司级公章和证照的保管和使用，并对最终结果负责。

　　3.2各部门经理负责本部门各类公章和证照的保管或授权其他人保管，并对最终结果负责。

　　4.方法和过程控制

　　4.1印鉴的管理

　　4.1.1管理原则

　　A.印鉴保管须指定专人负责，并填写《印鉴、证照登记表》。

　　B.需加盖公章的部门或个人向本部门领导请示，说明盖章的目的、用途、范围等，填写《印鉴使用申请表》，经本部门领导批准后，方可盖章。但管理处各类票据及体系文件各类格式化协议可免于登记。

　　C.各部门新刻或改制印鉴，须报总经理办公室批准后方可办理，并由总经理办公室负责登记备案。

　　D.印鉴必须严格保管，如遇丢失、损坏或被盗时，应及时向部门经理和总经理办公室主任汇报，予以备案，及时办理补刻手续，并追究部门及相关人员的责任。

　　4.1.2公司公章

　　A.因工作需要开具公司《法人代表证明书》、《法人授权委托证明书》的部门或个人，必须报总经理办公室主任批准后加盖公司公章。

　　B.因工作需要开具公司《介绍信》的部门或个人，需说明用途、范围，经部门经理同意后由总经理办公室主任审批并加盖公章。

　　C.以公司名义对外发文须由总经理办公室主任审核文件后，加盖公司公章。

　　D.各部门有关资料、文件如需加盖公司公章，经手人应将需盖章文件及经部门经理签字确认的《印鉴使用申请表》提交总经理办公室主任审核，办理登记手续后，方可加盖公司公章。

　　4.1.3公司合同章

　　以公司名义签订的各类合同，需按《合同管理程序》相关规定，履行有关审批手续后方可加盖公司合同章。

　　4.1.4部门公章

　　A.以部门名义张贴、外发（公司以外）的各类文件需加盖部门公章。

　　B.体系文件规定使用的各类文件/协议，须加盖部门公章后方有效。

　　C.向顾客发放的管理费收费通知单和催缴单需加盖部门公章。以管理处名义下发的各类违规通知单需经部门经理同意后，加盖部门公章。

　　D.管理处开具的各类证明需经部门经理同意后加盖部门公章。

　　4.1.5特殊原因需借公司公章外出公干，须填写《印鉴、证照领（用）申请表》，说明用途和特殊原因，经总经理办公室主任签批同意后方可借出；归还公章时，须将借用公章所盖文件的复印件一并交付备查；凡发现借用公章加盖其他文件或空白纸张或因此而发生问题，将严肃追究借用人的责任；

　　4.1.6凡需使用空白介绍信或证明，须书面申请说明用途，并经总经理办公室主任批准后，方可加盖公章；空白介绍信和证明若没用完，应如数退回，不得挪作他用；

　　4.1.7总经理办公室主任外出时，应将公章交给总经理办公室指定的临时代管人保管，不得擅自交给他人代管代用；代管人在此期间受本管理规定的约束，并对代管结果负责。

　　4.2各类证照的管理

　　4.2.1各类证照包括各类营业执照、各类税务登记证（包括国税、地税）、各类收费许可证、停车场收费价目表、机动车停车场许可证、企业代码证及有关荣誉证明。

　　4.2.2各部门应指定专人对各类证照进行管理，并登记在《印鉴、证照登记表》上。现场摆放或悬挂的证照需保证安全和整洁。

　　4.2.3如因工作需要使用各类证照，使用人需填写《印鉴、证照领（借）用申请表》，经部门经理同意后，方可使用。

　　4.2.4总经理办公室要确保公司各类证照的有效性，各部门经理须确保本部门各类证照的有效性，并指定专人办理各类证照年审等相关手续或委托公司总经理办公室代为办理。

　　4.2.5各部门在取得各类证照时，须报送复印件一份至公司资料室，由资料室进行登记备案。在每次修改体系文件时，品质管理部须与资料室对接，以备更改质量手册中公司简介。

　　4.3公章使用审批规定

　　用章事项用章审批人

　　1、以公司名义发出的各类文件和信函总经理或分管总经理助理或总经理办公室负责人

　　2、财务报表

　　开设帐户总经理或财务管理部经理　总经理

　　3、人事调动　职员入户人事管理部经理　人事管理部经理

　　4、各种行政事务部门负责人或总经理办公室主任

　　6、重大业务

　　一般业务总经理或分管总经理助理　　部门经理

　　7

、法律文书总经理或分管总经理助理

　　5.质量记录表格

　　**WY6.3-Z01-01-F1《印鉴、证照登记表》

　　**WY6.3-Z01-01-F2《印鉴使用申请表》

　　**WY6.3-Z01-01-F3《印鉴、证照领（借）用申请表》

篇3：物业作业指导书:印章证照管理规定

　　物业作业指导书：印章及证照管理规定

　　1目的

　　本规定就公司内使用的印章的制发、改正与废止、管理及证照的正常、合理使用做出规定。

　　2适用范围

　　适用于公司各部门、各管理处印章及证照的管理。

　　3定义

　　本规定中所指印章是在公司发行或管理的文件或与公司权利义务有关的文件上，因需以公司名称或有关业务部门（含管理处）等名义使用的印章。

　　4职责

　　4.1办公室负责公司印章的刻制，并对公司印章的使用管理进行监督。

　　4.2各部门、各管理处负责各自业务用印章的保存与管理。

　　4.3

　　部门/岗位工作职责

　　办公室主任负责各类公司级公章和证照的保管和使用，并对最终结果负责。

　　管理处负责人负责本管理处各类印章和证照的保管或授权其他人保管，并对最终结果负责。

　　5方法及过程控制

　　5.1制定、改刻、废止：

　　5.1.1公司印章的制作，改刻、与废止的议案由印章使用部门/管理处提出，并经办公室主任同意。

　　5.1.2办公室在议案中提出新旧公司印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限说明。

　　5.1.3印章的印模以印鉴簿形式由办公室保管。

　　5.1.4公司印章的刻制由办公室负责，印章刻制完成后，填写《印章种类及管理》表，并由使用部门签字后领用，同时，如有需要更换或废止的印章应由各部门印章管理人迅速将旧印章交还办公室。

　　5.1.5公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时，各部门管理人员应迅速向办公室递交说明原因的报告书。同时办公室应上报常务副总经理知悉，并按5.1.1至5.1.4条款要求重新申请制作。

　　5.2　公司印章使用方法：

　　公司公章使用必须经办公室主任批准并填写《各类租售合同/协议盖章申请单》、《（项目）各部门、物业系统盖章申请单》。公章外借及经营类使用公章必须经主管总经理助理批准并填写《印章外借申请单》。

　　5.2.1管理处、部门业务印章的使用及外借，由管理处经理及部门负责人批准，并记录。

　　5.2.2公司印章的使用原则，由印章管理人掌握。印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有主管总经理助理批复意见。

　　5.2.3公司印章的用印原则：

　　公司、部门名章分别用于以各自名义行文时。

　　5.2.5用印方法：

　　A公司印章应盖在文件正面；

　　B公司印章的盖章处除有另行规定或文件形式无固定要求的之外，一般盖于公司名称、部门名称的右侧。

　　C盖印文件必要时应盖骑缝印。

　　5.3各类证照的管理

　　5.3.1各类证照包括各类营业执照、税务登记证（包括国税、地税）、收费许可证、收费价目表、统计登记证、卫生许可证、机动车停车场许可证、企业代码证、无线电台执照及有关荣誉证明等（无证书的奖牌需有照片存档）。

　　5.3.2各管理处应指定专人对各类证照进行管理，并登记在《证照登记表》上。

　　5.3.3如因工作需要使用各类证照，使用人需填写《证照领（借）用申请表》，经主管总经理助理同意后，方可使用。

　　5.3.4办公室要确保公司各类证照的有效性，各管理处负责人须确保本部门各类证照的有效性，并指定专人办理各类证照年审等相关手续或委托公司办公室代为办理。

　　5.3.5各部门在取得各类证照时，须报送复印件一份至办公室，由办公室登记备案（无证书的奖牌需有照片存档）。

　　6.　支持性文件

　　无

　　7.　质量记录表格

　　TJzzWY6.3－Z01－01－F1《印章种类及管理》

　　TJzzWY6.3－Z01－01－F2《各类租售合同/协议盖章申请单》

　　TJzzWY6.3－Z01－01－F3《（项目）各部门、物业系统盖章申请单》

　　TJzzWY6.3－Z01－01－F4《印章外借申请单》

　　TJzzWY6.3－Z01－01－F5《证照领(借)申请表》