世茂第一太平物业记录控制工作程序

　　世茂第一太平物业记录控制程序

　　1范围

　　本程序依据GB/T19001—2000idtISO9001:2000标准中4.2.4条款和公司质量手册相关条款编制。适用于公司与质量管理体系活动有关的各项记录，包括对服务供方相关的记录及培训、审核和评审等记录。

　　2目的

　　规范质量记录控制和管理的要求，确保提供符合要求和质量管理体系有效运行的依据。

　　适用于全公司与质量管理体系有关的记录，包括来自供方提供的记录。

　　3职责

　　3.1行政人事部负责记录的归口管理，负责对各部门的体系记录的控制进行指导。

　　3.2各职能部门负责对本部门当年一般记录的保存。

　　3.3各管理中心（处）负责对管理中心（处）当年一般记录进行保存。

　　4程序

　　4.1记录的确定、收集、分类

　　4.1.1各部门所需的记录表格，由部门主管领导记录名称、内容、作用进行审定，记录由各部门文件管理员负责收集，并分类保存。

　　4.1.2公司所有与质量管理体系有关的记录分为体系记录（指管理评审、体系审核）和一般记录。

　　4.2记录的编码规定

　　4.2.1品质管理部根据质量管理体系运行需要，对质量体系记录表式统一标识编号。

　　4.2.2记录编码内容由部门代号、服务分类代码、顺序号、状态号等内容组成。记录编码按《文件控制程序》中的规定执行。

　　4.3记录的填写、保管

　　4.3.1填写记录时应字迹清晰，内容完整，填写人、审核人、批准人应履行签字手续，不应随意涂改或用铅笔填写，如需修改，应盖更改章或签字。

　　4.3.2需归档的记录，应由行政人事部（文档室）统一保管，并按要求装订成卷。

　　4.3.3保管记录时，应编制《作业文件表格清单》，保管方式应便于存放、检索，公司各职能部门形成的一般记录应于次年年初交行政人事部（文档室）保管，各管理中心（处）形成的一般记录由各管理中心（处）按行政人事部要求进行属地保管，并将保管记录清单造册交行政人事部。

　　4.3.4记录的保管期限

　　员工资料的保管期限为长期（永久）

　　合同评审记录的保管期限为合同有效期后三年；

　　管理评审记录、体系审核记录、不符合、纠正和预防措施报告、供方评价资料的保管期限为三年；

　　员工培训记录表的保管期限为一年；

　　监控中心形成的录像资料（记录），保存（管）期为一个月；

　　行政人事部根据公司或法规要求对记录的保存期限另有规定时，应发文通知；

　　其他记录的保管期限为一年；

　　保管期限计算从记录形成次年开始起算。

　　4.3.5各职能部门形成的一般记录，当年记录应由主办职能部门指定专人保管，于次年年初移交行政人事部（文档室）。

　　4.3.6各管理中心（处）形成的一般记录，由各管理中心（处）指定专人收集、保管、存档。

　　4.4记录的保护、贮存

　　4.4.1记录的贮存方式为袋装、盒装或磁盘存储，并设专人保管，以便存取和检索。

　　4.4.2应提供记录贮存的适宜环境，防止记录损坏、变质和丢失。

　　4.5记录的检索

　　4.5.1查阅本部门与本职工作有关的一般记录应向文件管理人员说明情况，并进行查阅登记。

　　4.5.2因工作需要，需查阅质量管理体系记录时，应先经所在部门经理批准后方可查阅。

　　4.5.3外单位人员前来查阅记录时，应携带所在单位介绍信，经行政人事部报管理者代表批准后，方可查阅。

　　4.5.4在合同商定期间，相关记录可提供给顾客或其他代表查阅，但应经管理者代表批准后，方可查阅。

　　4.6失效及过期记录的处理

　　4.6.1对已过保存期，失效的一般记录由各保管部门负责及时销毁，但需编制《销毁文件清单》由行政人事部（文档室）留存归档。

　　4.6.2质量管理体系记录由行政人事部负责销毁处理。销毁时要求编制清单，存档保管。

　　4.7记录的管理

　　4.7.1各部门、管理中心（处）负责填写《文件表格清单》，将所确定的记录表格一并报行政人事部备案。

　　4.7.2记录表格需更改时，各部门应相应更改《文件表格清单》，经审批人签字确认后，从生效之日起使用新表格，并将更改后的表格清单及新表格交一份到行政人

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篇2：物业管理手册:记录控制工作程序

　　物业管理手册：记录控制程序

　　1、目的

　　对记录进行有效控制，为服务质量符合规定要求和管理体系有效运行提供证据。

　　2、适用范围

　　适用于对管理体系运行中记录的控制。

　　3、职责

　　3.1品质部负责对公司各种记录的管理、监督和归档工作。

　　3.2各相关部门负责对本部门记录进行收集、整理和保管工作。

　　4、程序

　　4.1记录的格式

　　4.1.1各部门提出本部门质量记录格式，经品质部编号后备案。

　　4.1.2品质部根据实际情况统一确定记录的格式和编号，经管理者代表批准后执行。

　　4.1.3质量记录的修改，由各责任部门提出申请、并设计新的质量记录格式，经品质部编号后备案，经管理者代表批准后执行。

　　4.1.4记录的编号按《文件控制程序》中相关规定执行，每一种质量记录表格均应有唯一的名称，并通过对质量记录表格的编号加以识别。

　　4.2记录的填制要求

　　4.2.1记录、表格填写必须用钢笔或中性笔，统一为黑色字体，内容完整、真实。

　　4.2.2记录填写应及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应采用“-”划去，各相关栏目签名应签全名。

　　4.2.3修改要用“-”划去，在其上方更改并由更改人签上姓名和日期。

　　4.3记录的收集和保存

　　4.3.1各相关部门每月26日前将本月《服务过程检验单》、《空置房屋检验单》和根据《业主回访单》、《业主投诉处置单》等情况进行汇总填写的《月管理目标、指标完成情况统计分析》交品质部。

　　4.3.2品质部每月28日前根据《服务过程检验单》、《品质部抽检单》和《月管理目标、指标完成情况统计分析》填写《月管理目标、指标检验汇总分析》，并发放到各相关部门。

　　4.3.3各相关部门根据上月《月管理目标、指标检验汇总分析》填写《不合格项纠正（预防）措施》于每月5日前交品质部。

　　4.3.4接待专员或接待主管每月月底前将本月《维修任务单》交相关客服主管入档保存。

　　4.3.5各部门人员的《工作日志》由各部门第一责任人负责进行收集、保存。

　　4.3.6各部门负责对本部门所有记录进行装订和归档管理。记录可以以磁盘、电子文档等媒体方式保存或传递。

　　4.3.7记录的保存期限及保存地点见附录。

　　4.4记录的查阅

　　4.4.1如需查阅公司保存的记录时，经相关责任人同意，填制《记录查阅单》后方可查阅，其内容包括：查阅人、查阅内容、查阅时间、归还时间、记录编号等。

　　4.4.2查阅的文件必须保证其完好无损，归还时应办理相应手续。

　　4.5记录的保护、销毁

　　4.5.1记录必须实施专人管理，每月月底进行整理一次，保证其完好性。

　　4.5.2记录保存时间见附表，超过年限时由相关部门填制《记录销毁单》，并报管理者代表批准后由品质部负责监督销毁，销毁单内容包括：销毁的文件名称、件数、编号、销毁人、监毁人、审批人等。

　　4.6品质部每季度对各部门的填写和保管情况进行抽查并填制《品质部抽检单》

　　5、相关文件

　　5.1《文件控制程序》

　　6、相关记录

　　6.1《记录查阅单》JW/JL-4.2.4-001

　　6.2《记录销毁单》JW/JL-4.2.4-002

　　6.3《品质部抽检单》JW/JL-5.4.5-003

　　6.4《业主投诉处置单》JW/JL-7.2-002

篇3：物业公司程序文件:质量记录控制程序

　　物业公司程序文件:质量记录控制程序

　　1.0 目的

　　使质量记录完整、准确、清晰，能够为质量体系有效运行及服务达到规定的要求提供证明，为质量的持续改进提供依据。

　　2.0 范围

　　适用于公司各类质量记录和表格的管理。

　　3.0 职责

　　3.1 质管部负责质量记录管理程序的执行。

　　3.2 各单位负责与各自有关的质量记录的建立和检查。

　　4.0 程序

　　4.1 质量记录包括能够直接或间接地证明质量体系要素运行的有效性，服务满足规范要求、法规要求和合同要求的全部证据，分类如下：

　　1)质量体系实施方面的记录。如文件收发记录、合同评审记录、项目分包方档案、设备管理记录、纠正措施记录、检验、测量和试验设备的检定记录、纠正预防措施记录、客户投诉处理记录、员工培训记录等。

　　2)服务质量验证方面的记录。 如内审记录、进货物资验证记录、管理评审记录、服务的标识和可追溯性记录等。

　　4.2 质量表格的分类编号

　　4.2.1 质量表格采用以下形式分类编号：

　　1)程序文件质量记录表格编号：

　　YGJYPM-- QR -- --表格序号，从01开始依次排列

　　要素编号

　　质量记录标志

　　公司名称

　　2)各单位质量记录表格编号：

　　QR --☆☆

　　单位代码，一个或三个字符

　　表格序号，从001开始依次排列

　　4.2.2 单位代码与单位名称对应如下：

　　公司领导：

　　董事长-01 总经理-02 管理者代表-03 副总经理-04

　　副总经理-05 总会计师-06 助理总经理-07

　　部门代码：

　　质量管理部-M、 工程管理部-G、 清洁绿化部-Q、 教育培训部-E、 商务部-S、企业发展策划部-F、 酒店商管部-J、 人力资源部-R、 社区文化部-Z、

　　安保部-B、 财务部-C 、 办公室-O、 会计部-K

　　管理处代码：

　　海丽-HLG、海滨-HBG、海连-HLA、怡海-YHG、丽苑-LYG、中银-ZYG、商城-SCG、

　　碧荔-BLG、世贸-SMG、江南-JNG、嘉福-JFA、福德-FDG、东和-DHG、辛诚-*CG、

　　景发-JFG、鹏都-PDG、居雅-JYG、华为-HWG、新浩城-*HC、碧云天-BYT、东港-DGG

　　棕榈泉-ZLQ、聚豪园-JHY、逸翠园-YCY、浪琴屿-LQY、阳明山庄-YMS、怡翠山庄-YCS、

　　中城康桥-ZCK、观澜豪园--GLH、东湖豪庭-DHH、中海华庭-ZHH、阳光四季-YGS、

　　共和世家-GHS 枫丹雅园-FDY、建工宾馆-JGB、骏庭名苑-JTM、世濠-SHG

　　管理处各班组代码：

　　维修班-W*B、护卫班-HWB、清洁班-QJB、财务室-CWB、车库岗-CKB、大堂岗-DTB、

　　道口岗-DKB、巡逻岗-*LB、消防中心-*FB、服务中心-FWB、会所-HSB、超市-CSB。

　　4.3 体系文件分发号的控制

　　4.3.1质量手册(QM)、程序文件(COP)由质管部发放。

　　发放号：QM-单位代码、COP-单位代码

　　如发放给海丽管理处的《质量手册》的发放号是：QM-HLG

　　4.3.2 各部门的作业指导书由该部门负责发放。

　　发放号：作业指导书编号-单位代码

　　如安保部《安全保卫管理手册》(WI/B)给海丽的发放号是：WI/B-HLG

　　4.3.3某一项工作的作业指导书由相关部门负责发放。

　　发放号：WI/相关部门代码--相关文件简称--单位代码

　　如教育培训部20**年培训计划发放给海丽，则相应文件发放号为：WI/E-pxJH-HLG。

　　4.3.4 管理处负责将文件发放给各班组、相关人员。

　　发放号：该文件编号-班组代码/人员工作牌代码

　　如海丽将《建筑装饰管理手册》发放给维修班的发放号为：WI/G-W*B

　　4.3.5 单位的发放文件1年为一次记录周期，文件发放的记录为：

　　发放号：单位代码-00*(*为自然数)- 四位年份 文件名称

　　如质管部20**年的第5号文件《4月份月检情况通告》发文记录为：

　　M-005-20** 《4月份月检情况通告》

　　4.3.6第4.3.5条中文件范围包括除QM、COP、WI系列及QR系列以外的资料，QR系列发放不需填写发放号，只需填写《发放记录》。

　　4.4 质量记录的填写

　　4.4.1 质量记录的填写力求真实、准确、完善和字迹工整，不得有造假和乱涂乱改现象。

　　4.5 质量记录的收集保管

　　4.5.1 质量记录的收集保管由各单位指定专人负责，并在收文2日内填写《记录表格清单》。要求记录清晰完整，不允许有破坏残缺，签字手续应齐全。不符合上述要求的记录，相关人员不予接收。在质量记录有效期内，文件管理人员必须保证质量记录完整无缺。

　　4.6 质量记录的借阅

　　4.6.1根据工作需要，经单位主管批准，本公司人员可借阅存档的记录，应填写《借阅记录》。借阅期一般以三天为限，文件保管人员负责办理借阅手续并监督相关人员按期归还，文件归还时，应确保完整无损。

　　4.7 《记录表格清单》的内容包括序号、编号、名称、状态、对应文件、责任部门、保存期限等。

　　4.8 失效质量记录的处理

　　4.8.1 超过保存期或失效的质量记录或表格，由各单位保管人员在接到新表格记录后负责销毁。

　　5.0 相关文件与记录

　　QR-4.2.4-01 《记录表格清单》

　　QR-4.2.3-06 《借阅记录》

篇4：物业管理公司质量体系文件：质量记录控制程序

　　物业管理公司质量体系文件：质量记录控制程序

　　1.0 目的

　　证明产品满足规定要求的程度以及质量体系有效运行的证据。

　　2.0 适用范围

　　适用于服务质量记录、质量体系运行记录以及分承包方的质量记录。

　　3.0 职责

　　各部门负责标识、收集、编目、归档、存贮、保管、处理本部门的质量记录。

　　4.0工作程序

　　4.1证实质量体系有效运行的所有记录都要进行标识、收集、编目、归档、存贮、保管及处理。

　　4.1.1分供方提供的记录也应纳入管理范围。

　　4.1.2各部门对接口部门提供的记录也应纳入管理范围。

　　5.2质量记录的载体可以是书面的，也可以是磁带、磁盘、胶片、照片以及硬拷贝、电子媒体等。

　　5.3各部门要根据自己的实际情况规定各种记录的最低保存期。

　　5.4所有的记录要按各类形存档，记录夹上要有记录标识和种类的目录或存档方式的说明。

　　5.5对于保存期内的记录要妥善保管，封装时要作出标识。

　　5.6各部门要编制自己的《质量记录清单》。

　　5.7行政部保留各部门现行记录总览表以及其记录的空白格式，当有任何更改时应随时更新该总览表。

　　5.8质量记录的填写要求

　　5.8.1操作人员填写记录要清晰及时，不能超过已完成的活动2个小时。

　　5.8.2不能随意涂改质量记录，如涂改则要在涂改处写上涂改者姓名、日期，否则无效。

　　5.9各部门各自编制所负责的《质量记录清单》，按《文件和资料的编号规则》进行标识。

　　5.10各部门每月上旬按《质量记录清单》收集上月的质量记录，并编目、存放。

　　5.11质量记录由各部门贮存在适宜的环境中，防止损坏、变质和丢失。

　　5.12 质量记录的查阅由部门主管控制，借阅者要登记在《借阅登记簿》上，在规定的时间内归还。

　　5.13在合同有要求时，质量记录可提供给顾客及其代表查阅。

　　5.14增加质量记录的内容、格式更改。

　　5.14.1若取消或增加记录时，应向管理者代表提出申请，参照《文件和资料控制程序》。

　　5.14.2若记录的格式有改变时，应到资料室撤换旧的表格。

　　5.14.3管理者代表不定期对各部门的记录现行状态进行抽查，以确保现场使用的是最新的记录格式，以及其记录的管理，保存的情况良好。

　　6.0 相关文件

　　6.1 《文件和资料的控制程序》

　　6.1《文件和资料的编号规则》

　　7.0相关记录

　　7.1《质量记录清单》

　　7.2《借阅登记簿》

　　编写：审批：

篇5：物业管理公司质量记录控制程序

　　物业管理公司质量记录控制程序

　　1.0 目的

　　对质量管理体系所要求的记录予以控制。

　　2.0 适用范围

　　适用于为证明服务符合要求和质量管理体系有效运行的记录。

　　3.0 职责

　　3.1 品质督察部负责质量管理体系记录的监督与控制。

　　3.2 各部门负责本部门质量记录填写、收集分类，并按期归档。

　　4.0 工作程序

　　4.1 各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的质量记录。

　　4.2 质量记录的标识、编号

　　质量记录的标识、编号按《文件控制程序》执行。

　　4.3 质量记录填写

　　4.3.1 质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目,应能说明理由,并将该项用单杠划去，各相关栏目负责人签名不允许空白。

　　4.3.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

　　4.4 质量记录的保存、保护

　　4.4.1 各部门的资料员必须把所有质量记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风，干燥的地方，所有的质量记录保持清洁，字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录。

　　4.4.2 品质督察部编制《质量记录一览表》，将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期、保存地点等内容，并汇集备案记录的原始样本。各部门应填写本部门的《质量记录清单》，并汇总本部门的质量记录原始样本。

　　4.5 质量记录发放、借阅

　　a. 各部门填写《文件发放/回收登记表》，向品质督察部领用所需记录空白表;

　　b. 各部门保管的质量记录应便于检索，需借阅要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅/销毁申请登记表》，由记录管理人登记备案。

　　4.6 质量记录的销毁处理

　　质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由主管人员填写《文件借阅/销毁申请登记表》，交行政部审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。

　　4.7 记录格式

　　4.7.1 各部门的质量记录格式，由各部门负责人组织编制，管理处负责人审批，交品质督察部确认、备案。

　　4.7.2 各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。

　　5.0 相关文件

　　5.1 《文件控制程序》

　　6.0 质量记录

　　6.1 《质量记录归档清单》。

　　6.2 《文件发放/回收登记表》

　　6.3 《文件借阅/销毁申请登记表》

　　6.4 《质量记录一览表》

　　6.5 《质量记录清单》