世茂第一太平物业采购控制工作程序

　　世茂第一太平物业采购控制程序

　　1范围

　　本程序依据GB/T19001—2000idtISO9001:2000质量标准中7.4条款和公司质量手册中相关章节编制，适用于上海世茂第一太平物业服务有限公司及各管理中心（处）对物业管理服务过程中有关采购过程活动进行控制。

　　2目的

　　通过对物业管理及服务的采购过程进行控制，确保采购符合规定的要求。适用于管理中心（处）在物业服务过程中所需物品的采购以及顾客委托的采购。

　　3职责

　　3.1公司行政人事部负责公司物品采购的归口管理，工程部负责工程设备、设施服务采购项目的归口管理，管理中心（处）负责项目内部物品采购的归口管理

　　3.2管理中心（处）负责采购计划计划的编制，管理中心（处）经理负责管理中心（处）内部各部门物品采购计划的审核，仓库保管员负责对采购的物品实施验证。

　　4程序

　　4.1采购物品的分类

　　4.1.1管理中心（处）将所采购物品按其对服务质量的影响程度进行分类，分为关键物品和

　　一般物品，并建立合格供应商名单。

　　4.1.1.1关键物品

　　?直接为客户提供服务且对服务质量有重要影响的物品；

　　?单件物品价格昂贵的物品。

　　4.1.1.2一般物品

　　?对服务质量影响较小的辅助材料或低值易耗品。

　　4.2采购供方的选择、评价

　　4.2.1根据供方按公司的要求提供产品的能力评价及其价格、服务选择供方。

　　4.2.2管理中心（处）组织相关部门对关键物品和服务供方实施评价，填写《供方合同履行能力评审表》经评价符合即可列入《合格供方一览表》，其评价内容为：

　　4.2.2.1供方有营业执照；

　　4.2.2.2产品具备合格证明且质量满足使用要求；

　　4.2.2.3试采购经验收合格。

　　4.2.2.4适当时包括：

　　a.质量体系认证证书

　　b.公司对供方质量管理体系进行审核的结果。

　　c.供方产品的质量、价格、供货能力、服务等情况。

　　4.2.3对于一般物品，试采购经验收合格即可列入《合格供方一览表》。

　　4.2.4《合格供方一览表》报管理中心（处）经理、经审核、批准后备案并发放至相关部门。

　　4.3采购供方的重新评价

　　管理中心（处）组织每年对《合格供方一览表》进行一次重新评价，并制定新的《合格供方一览表》。每年定期对供方进行一次跟踪重新评价，填写《供方合同履行能力评审表》，评价按质量、供货能力、价格和售后服务等因素填写，评价不符合的应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报总经理批准，但应加强对其供应物品的进货验证及服务监督。

　　4.4物品的申购和采购

　　4.4.1采购计划

　　4.4.1.1申购部门负责人根据部门的工作计划及仓库库存情况审定编制采购计划，采购计划应防止仓库库存的超量与短缺。

　　4.4.1.2采购计划应包括采购产品规格型号、数量、交货期等内容；

　　4.4.2组织采购

　　4.4.2.1管理中心（处）根据各部门的采购计划和仓库的库存物资帐平衡后由指定的采购员采购；

　　4.4.2.2关键物品的采购其品牌必须符合关键物品一览表中的规定；

　　4.4.2.3特殊情况急需申购或不能在合格供方处购得，由部门负责人填写申购单，经审核批准后，方可采购。

　　4.4.2.4顾客委托采购的物品根据部门开具的申购单，经批准后即可采购；

　　4.5关键物品的新增/变更

　　4.5.1关键物品的新增/变更，必须对新品牌重新评审。

　　4.5.2采购部门对关键物品作新增/变更说明，由相关部门负责人审核，报管理中心（处）经理批准。

　　4.5.3管理中心（处）安排采购少量物品交使用部门在适当范围内进行试用，并由使用部门组织评价。

　　4.5.4使用部门根据产品质量、试用结论及本程序4.3的要求作出评价，由部门负责人审核，报管理中心经理批准。

　　4.5.5管理中心（处）根据审批结果修订物品分类一览表。

　　4.6采购物品的验证

　　4.6.1采购物品的验证

　　4.6.1.1采购物品验证按进货验证和仓库管理规定对有关采购物品验收要求执行，并填写物品进货验证记录，符合要求后，由仓库保管员填写“收料单”；

　　4.6.1.2被确定为关键物品的采购，应采购指定的品牌，由仓库保管员负责进货验证。并做好验证记录；

　　4.6.1.3顾客委托采购的物品，按指定的品牌、规格要求进行验证。对供方已经检验过的物品，仓库保管员也需重新验证；

　　4.6.1.4验证后不符合规定要求的物品，应作拒收、退货或调换处理，并做好标识；

　　4.6.1.5当公司需到供方货源处对采购物品进行验证时，应在合同中加以规定，明确验证的安排和物品放行的形式；

　　4.6.1.6如遇特殊情况无法按程序验证，经管理中心（处）经理批准后可采取紧急放行，但关键物品不允许紧急放行；

　　4.

6.1.7采购的物品若属批量进货，进货验证数量规定如下：关键物品少于10件验证比例为100%，超过10件抽验10%，且不少于10件；一般物品，比例为10%。

　　4.6.2外协委托服务的验证

　　4.6.2.1工程部负责组织相关部门对供方提供的外协委托服务质量进行验证，每年对供方进行一次评价。

　　4.6.2.2管理中心（处）经理及各部门负责人对相关供方负有管理、监督和检查职责。发现供方有不合格应及时纠正并予以记录，作为对供方评价时的依据；

　　4.6.2.3管理中心（处）各相关部门负责对空调、外墙清洗、绿化养护、水箱清洗、电梯等项目供方每次提供服务后验证服务结果。

　　4.6.2.4工程部组织管理中心（处）每年负责组织管理中心（处）相关部门对供方服务项目质量作出评价。

　　4.7采购资料和记录的保管

　　4.7.1行政人事部负责保管公司所有采购资料，包括采购计划、外协委托服务协议等文件。管理中心（处）负责保存本部门所有采购资料，包括采购计划、外协委托服务协议等文件，保存期为两年。

　　4.7.2采购物品的验证记录、外协委托服务验证记录由管理中心（处）负责纳入合格供方档案保存。

　　5相关文件

　　《记录控制程序》

　　《不合格控制程序》

　　6相关记录

　　《供方合同履行能力评审表》

　　《合格供方一览表》

采编：www.pmceo.cOm

篇2：物业管理手册:采购控制工作程序

　　物业管理手册：采购控制程序

　　1、目的

　　对采购过程和供方进行控制，确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。

　　2、适用范围

　　适用于对服务所需的物资采购和对供方的选择、评价和控制。

　　3、职责

　　3.1各部门负责本部门所需采购计划的编制及对供方提供的产品进行监督、反馈。

　　3.2管理部负责采购计划的审核、落实，采购物资的验证、管理及供方的评价,建立供方档案。

　　3.3工程部负责服务设施、设备采购计划的审核工作。

　　3.4总经理负责采购计划的审批工作。

　　4、程序

　　4.1评价范围

　　4.1.1对价值高、用量多、对服务质量影响大的维修配件、物资的供方需进行评价。

　　4.1.2对服务质量有较大影响的零星维修配件、物资，如：水暖管件、卫生洁具、电料等的供方需进行评价。

　　4.1.3对服务质量影响极小的零星维修配件、物资，如：扫帚、拖把等的供方可进行现场、简单的验证。

　　4.1.4对公司分包出去的绿化服务供方需进行评价。

　　4.2评价方式

　　4.2.1对产品资料的获取

　　4.2.1.1生产厂家不在本地的，由管理部采取信函的方式或到本地的批发商店、专卖店，调查物资的生产厂家、营业执照、规格型号、合格证、质量标准及认证情况等。

　　4.2.1.2生产厂家在本地的，可直接到厂家所在地收集资料，内容同上。

　　4.2.1.3对分包出去的绿化服务供方的质量按合同要求进行控制。

　　4.2.2对供方的评价方法

　　4.2.2.1对服务质量有较大影响的零星维修配件、物资，由管理部调查供方的营业执照、

　　产品认证、供货能力、产品规格型号等，对其供方进行评价，填写《供方质量、环境保证能力调查记录》。

　　4.2.2.2对分包出去的“服务产品”的供方由管理部调查其营业执照、企业简介、信誉等级及质量保证能力等进行评价。

　　4.2.3对服务质量影响极小的零星维修配件、物资，可由使用部门、采购人员在采购现场对质量、价格进行目测、比较等方法进行评价。

　　4.2.4对评价合格的产品和供方，报总经理审批同意后，可列入《采购物资一览表》、《合格供方名录》。

　　4.3对于属4.1.1、4.1.2范围，而又未列入《采购物资一览表》的维修配料、物资由管理部根据使用情况进行评审。

　　4.3.1此类物资的采购应根据实际使用量进行最小采购，发生质量问题随时退货、退款。

　　4.3.2管理部根据此类物资的使用特性确定其试用期（1-3个月），试用期内各使用部门根据使用批次填写《物资质量使用情况反馈单》报管理部。

　　4.3.3试用期结束后，管理部依据《物资质量使用情况反馈单》，对符合使用要求的物资按4.2中的有关规定进行评审。评审合格，由总经理签署意见，列入《采购物资一览表》。

　　4.4管理部负责合格供方的业绩考核，其依据为双方的供货协议及国家有关技术标准。考核方法为：物资使用部门，对物资质量情况随时填写《物资质量使用情况反馈单》报管理部，管理部对其汇总评价。考核标准为：对同一类物资连续两次发生质量问题的，由管理部报总经理审批取消供方资格。

　　4.5采购计划的编制、审批与落实

　　4.5.1各部门于每月26日前编制下月采购计划，通过办公平台以公文形式上报给管理部。

　　4.5.2管理部依据《合格供方名录》和《采购物资一览表》及上月的《仓库盘点表》在三天内分别完成对办公用品、电料、水暖、工具及其他类的数量和价格审核，报总经理审批。

　　4.5.3审批完毕，管理部根据总经理批示，通过办公平台以公文形式发至财务部。

　　4.5.4管理部负责在每月7日之前完成对采购计划的落实工作，并通报采购情况。

　　4.6管理部应保存有关采购产品的规格、型号、等级及相应的国家标准、行业标准或企

　　业标准等资料。各部门在编制采购计划时，应列出采购产品的规格、型号、技术参数。管理部负责有关资料的收集，对采购中发生的合同，在采购结束后，由管理部统一保存。

　　4.7采购产品的验证

　　4.7.1零星维修配件的采购由采购人员按照管理部指定的品牌、厂家、型号等要求购买，在购买时目测质量情况。

　　4.7.2对需要在货源处验证的，则由采购人员在现场进行验证；如不需要，则在产品使用

过程中由使用部门进行验证。

　　4.7.3分包出去的绿化、垃圾清运工作，品质部、物业服务中心按照委托合同的约定进行监督、考核。

　　5、相关文件

　　5.1《相关记录控制程序》

　　5.2《绿化服务委托合同》

　　5.3《垃圾清运服务合同》

　　6、相关记录

　　6.1《合格供方名录》JW/JL-7.4-001

　　6.2《采购物资一览表》JW/JL-7.4-002

　　6.3《采购计划》JW/JL-7.4-003

　　6.4《供方质量、环境保证能力调查记录》JW/JL-7.4-004

　　6.5《物资质量使用情况反馈单》JW/JL-7.4-005

　　6.6《仓库盘点表》JW/JL-7.4-006

篇3：物业公司程序文件：采购控制程序

　　物业公司程序文件：采购控制程序

　　1.0 目的

　　公司应确保采购的物品和接受的服务符合合同、标准和规范要求，保证公司服务质量。

　　2.0 范围

　　适用于直接影响服务质量的采购的物品和接受的服务，如设备的零配件、提供给顾客使用的物品等。

　　3.0 职责

　　3.1 工程部负责公司大宗和批量物品的采购及物品供应商的选择和评定。

　　3.2 部门和管理处采购主管负责200元以下零星物品的采购及经工程部授权可以自行采购的物品购买。

　　3.3 部门和管理处采购主管负责采购计划的制定和采购物品验证记录单的填写。

　　3.4 公司主管领导和管理处主任负责采购计划的审批。

　　4.0 程序

　　4.1 合格供方的选择

　　4.1.1 合格供方根据以下三条进行选择：

　　1)品牌优良、价格合理;

　　2)具有营业执照或相应政府批文的企业;

　　3)提供的物品/服务质量良好和信誉较好的商家或厂家。

　　4.1.2 工程部和管理处应建立《合格供方名单》，作为公司供方的选择，主管领导负责审批《合格供方名单》，执行部门应随时根据实际供货关系来评定供方，合格供方的增删应由审批人审批。合格供方可分为物品类供方和服务供方。

　　4.2 采购计划控制

　　4.2.1 采购按实际情况可分为计划采购、临时采购和紧急采购。

　　4.2.2 管理处、部门采购主管负责在每月5日前编制该月采购计划并报主任或公司主管领导审批，采购计划应说明物品名称、规格、数量、需要日期、单价、质量要求(必要时)等。

　　4.2.3 对临时采购的物品，采购主管应在当天填写或补填《采购计划审批表》，并报审批人审批，采购日期按实际发生日期填写，要求用明显标识(*)注明。

　　4.2.4 对紧急采购的物品，采购物品应在实际采购发生的2日内补填《采购计划审批表》，并报审批人审批，采购人按实际发生日期补填相关记录，要求用标识(J)标明。

　　4.2.5采购文件包括(每次根据采购情况的需要，选择以下一种或几种)：

　　1)采购合同

　　2)采购计划审批表

　　3)采购管理规程

　　4)合格供方名单

　　4.2.6在上述采购文件中，由申请单位表述出拟采购物品的有关信息，包括：

　　1)对供方物品/服务的质量要求、安全要求、验收规范，采购物品的参数、规格、数量等。

　　2)对供方的加工、服务过程，供货的交付程序的要求。

　　3)对供方设备及人员资格的要求。

　　4)对供方质量管理体系的要求(优先选择通过ISO质量管理体系认证的供方)。

　　4.2.7大宗物品采购应在工程部确定的采购网络中采购。

　　4.2.8价值在2千元以上的单件物品需要申请人填写《固定资产配置审批表》，并报公司逐级审批。

　　4.3 采购物品验证

　　4.3.1 采购物品须经过物品使用人或相关资质人员验证合格后方可使用或入库，验证人员和采购主管分别在《采购物品验证记录》上按规定记录和确认。

　　4.3.2对于临时和紧急采购物品，采购主管和验证人员必须做到先验证后使用，加强现场验证，以保证购进物品是需要的合格品。事后相关人员应及时填写(采购发生日期2日之内)相关记录，填写的采购日期为实际发生日期，并按上面要求的标识标明。

　　4.3.3 对验证不合格的物品按《不合格品控制程序》采取相应的措施。

　　4.3.4 合同规定时间，顾客可以对采购物品进行验证。

　　4.3.5 验证方式包括目测、试用、检验、测量、工艺验证等。

　　4.3.6 在供方的现场实施验证

　　1)若合同规定需在供方现场验证采购物品时，由工程部组织相关单位在供方处对所购物料现场实施验证。

　　2)采购人员应事先与供方做好验证安排及验证方式，以便验收活动顺利实施。

　　4.3.7 物品使用人在供方的现场实施验证

　　1)若使用人要求在供方现场验证物品时，由采购人员和使用人在供方现场共同实施验证。

　　2)采购人员应事先与供方和使用人联系安排妥当，以便验收活动顺利实施。

　　5.0 相关文件与记录

　　COP8.3.0 《不合格品控制程序》

　　COP7.4.2 《供方评价和选择控制程序》

　　QR-7.4.1-01 《采购计划审批表》

　　QR-7.4.1-02 《采购物品验证记录》

　　QR-7.4.1-03 《合格供方名单》

篇4：物业管理公司质量体系文件：采购控制程序

　　物业管理公司质量体系文件：采购控制程序

　　1.0目的

　　确保采购的物资符合规定的要求，以保证公司利益。

　　2.0适用范围

　　2.1物业管理所需要的物资(如工程保养、修缮用途的物资，保洁用的物资，消防用的物资，保安用的物资等)的采购活动。

　　2.2内部管理用、办公室用的采购活动也可参照实行。

　　3.0职责

　　3.1提出采购要求的部门负责制定采购计划。

　　3.2物业管理公司经理负责审核采购计划及配备资源，各管理处主任或部门主管可根据权限审批采购计划。

　　4.0程序

　　4.1物资的采购

　　4.1.1各部门负责人根据下月的物资预计用量并结合月末库存情况，在每月30日之前提出下个月的物资采购计划，说明物资的品种名称、型号、规格、数量、单价等(如有特殊要求，须说明)。采购计划也可以《采购申请单》提出。

　　4.1.2各部门将月份物资采购计划交各管理处主任或部门主管审批，必要时应经公司经理审批，具体执行参见《物业公司财务管理制度》。

　　4.1.3单项金额在2000元以上的应签署合同、协议并经评审，参见《采购与分包合同协议签定程序的有关规定》。

　　4.1.4各部门将批准后的采购计划交负责采购的人员，由其在合格供应商处进行采购。严格在计划范围内组织采购和安排开支。

　　4.1.5如因特殊情况需追加计划开支或超计划开支的应由各部门提出追加申请，并详细说明原因，并按4.1.2各款执行，填写《采购申请单》。

　　4.1.6对常用物资、贵重物资，采购人员应在合格供应商处进行采购，如有急需等特殊情况，经部门主管或管理处主任批准后可在其他供应商处购买。

　　4.1.7各部门在支付费用及采购物资前需借款时，由经办人填写《借款单》，财务部根据相关合同、协议或计划审核后，按《物业公司财务管理制度》办理借款。

　　4.2供应商的选择

　　在采购物资时要选用符合要求的供应商，在指定的合格供应商名单内进行采购活动，按《分供方管理程序》和《工程发包、采购、外协加工的询价制度》。

　　4.3采购回来的物资由提出采购计划的部门负责人验收，交仓管员办理入库手续并留下记录，入库检验执行《进货检验程序》。

　　4.4采购资料的控制

　　4.4.1采购资料如有政府、地方法规关于建筑物业方面的规定用料要严格依照执行(如消防物资，装修禁用的石棉等)。

　　4.4.2对经常要采购的物资如涉及图样，规格，样板时，要经过审批和批准确保依照这些资料正确购入物资，对外协加工及制作的产品，其图纸要求必须要经工程部的认可，确保符合要求才能发出。这些资料作为验收的依据。

　　4.4.3对以上的采购资料要有准确的标识方法，如采购定单，分承包方的工程合同的编号。所签合同应在《合同、协议收文登记目录》上有记载。

　　4.4.4对服务项目的分承包方合同须说明各项服务质量要求及服务的评价标准等。

　　4.4.5服务项目的分承包方合同由公司的法人代表或其授权人员签订后实施。

　　4.5对提供服务方面的供应商对其过程监控参见《工程发包、采购、外协加工的询价制度》。

　　4.6为确保采购的物资不受人为的影响，采购员应由各管理处主任或部门主管指定，并应遵守《员工手册》及公司其它文件的相关规定。

　　5.0相关文件

　　5.1《分供方管理程序》

　　5.2《进货检验程序》

　　5.3《工程发包、采购、外协加工的询价制度》

　　5.4《采购与分包合同协议签定程序的有关规定》

　　6.0 相关记录

　　6.1《采购申请单》

　　6.2《借款单》

　　6.3《合同、协议收文登记目录》

　　7.0 附录

　　7.1 《员工手册》

　　7.2 《物业公司财务管理制度》

　　编写： 审批：

篇5：物业质量手册：采购控制程序

　　物业质量手册：采购控制程序

　　1目的

　　规定对供方及采购过程控制方法，确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。

　　2范围

　　适用于对服务所需的原辅材料采购、服务采购活动的控制。

　　3职责

　　3.1行政人事部

　　a.负责按公司的要求组织对物资供方与外包方进行评价，编制合格供方名录，对供方的供货、服务业绩定期进行评价，建立供方档案。

　　b.负责制定采购计划，执行采购作业。

　　3.2主管副总负责审核合格供方名录，负责审批日常服务分包合同，并上报总经理批准。

　　3.3工程部、接受服务的相关部门负责对采购物资的质量进行检测，对外包方提供的服务质量进行监督。

　　4程序

　　4.1工作流程图

　　采购控制的策划

　　材料、服务质量要求

　　确定合格

　　供方名录

　　材料分类

　　采购目标

　　评价供方准则

　　调查供方信息

　　选择和评价供方

　　采购计划

　　编制

　　投入使用

　　记录

　　验证

　　处置

　　确定验证方式和准则

　　合格

　　不合格

　　采购实施

　　审批

　　评审

　　放弃

　　每年复评

　　4.2采购物资分类。根椐对服务质量影响程度分为：

　　a、重要物资：维修建材、五金、机电及工作服、保安器材、清洁用品等;

　　b、一般物资：零星采购的工具、维修与检测设备等。

　　4.3对采购物资供方的评价

　　4.3.1合格供应商的条件

　　a.具备持续稳定的合格产品供货渠道;

　　b.具有良好的供应物资业绩;

　　c.具有质量保证能力的证明(必要时);

　　d.价格合理

　　e.服务良好。

　　4.3.2行政人事部根椐采购物资要求和服务需要，通过对物资、服务的质量、价格、履约率

　　等进行比较，选择合格的供方，填写《物资供方评定记录表》。对同类的供货物资和服务，应同时选择几家合格的供方以供比较。行政人事部负责建立并保存合格供方的质量记录。根椐供应物资有服务的类别及其质量保证能力，明确对供方的控制方式和程度。

　　4.3.3对有多年业务往来的重要物资供方和日常服务供方，应提供其质量证明文件和定期检查记录，以证实其质量保证能力，适当时包括以下内容：

　　a.质量管理体系认证证书;

　　b.本公司对供方质量管理体系进行审核的结果;

　　c.本公司及供方其他顾客的满意程度调查;

　　d.供方产品或财务的质量、价格、交货、服务能力等的检查记录;

　　e.供方的财务状况及服务和支持能力等。

　　4.3.4对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，对物资应经样品检验及小批量试用，证明合格才能供货。具体步骤如下：

　　a.新供方根椐提供的技术要求提供少量样品;

　　b.使用部门对样品进行验证，出具相应的验证报告(如合格证等)，并填写《物资供方评定记录表》中相应栏目，反馈给行政人事部;

　　c.样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次;

　　d.样品验证合格后，行政人事部通知供方小批量供货，经进货验证合格后，交使用部门试用，并由使用部门出具相应试用后的验证报告，并填写《物资供方评定记录表》中相应栏目，反馈给管理部;

　　e.小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的供方经管理者代表审核、总经理批准后，可列入《合格供方名录》;

　　f.零星采购物资供方，对其进货验证记录即为对此供方的评价。

　　4.3.5对连续两次供应物资有严重不合格的物资供方，应取消其供方资格。

　　4.4外包方的评价

　　4.4.1合格外包方应具备的条件：

　　a、应在工商部门注册、具有法人资格;

　　b、有从事过类似服务项目的优良业绩;

　　c、良好的质量保证能力;

　　d、有承担相应服务项目的工作条件和实力;

　　e、外包方在提供服务之前，应向相关部门提交对分包项目的服务报告，报告内容必须有分包责任人、服务标准、分包服务方案、完