商业管理公司员工手册:发文管理

　　商业管理公司员工手册－发文管理

　　11.1发文主体

　　包括集团下属各部门、所有子、分公司。

　　11.2发文途径

　　公司邮箱、OA系统、纸质文件送达等向员工及时传达各类重要信息。

　　11.3发文种类通知、决定、会议纪要、意见、通报、规定、函，等。

　　11.4发文流程发

　　发文加盖主体印章发布后，发文部门组织相关部门进行学习，或各部门委派代表（一般为部门文员）参加学习后再传达至部门每位成员，确保员工已接收并理解发文内容后，请员工签收确认。

　　11.5发文与劳动合同

　　公司通过发文颁布各项规章制度均自然构成与员工签定的劳动合同的组成部分。

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篇2：工业园管理中心发文规定

　　工业园管理中心发文规定

　　1、以园区管理中心发文时，由主办部门专人起草，填写发文稿，由主办部门负责人核稿，呈园区管理中心领导签发。园区管理中心专人负责登记编号，组织打印外发。

　　2、公文必须一文一事，主送单位只能一个，不得越级行文，行文简明扼要，文字清晰。

　　3、一切上报外发的文件、信函、电文，园区管理中心都要留存底稿备查。上报和外发文件有上级来文的要将上级来文一并附后装订归档。

　　4、各部门之间文件往来、资料供给等由部门间互相递送。

篇3：物业公司行政工作制度:收发文档案管理

　　物业公司行政工作制度：收发文及档案管理

　　3收发文及档案管理

　　3.1文件定义

　　3.1.1本规定所提的文件是指：证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。

　　3.1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递，即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。

　　3.2收发文管理

　　3.2.1收文

　　3.2.1.1收到的文件（包括通过前台之外来文件，以及内部各部门/管理处文件（密件除外），由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记；另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。无具体收文部门的文件，由资源部负责收文登记。

　　3.2.1.2收文登记后，及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意见，再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的文件，可不予处理。

　　3.2.1.3文件执行或处理完毕后，由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档，重要的文件正文（如有）物管公司秘书须定期交到档案室归档。

　　3.2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。

　　3.3发件

　　3.3.1起草：由需要发件的部门/管理处起草文件。

　　3.3.2编号：对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。

　　3.3.3打印：由发文部门/管理处负责。

　　3.3.4校对、签署

　　由发文部门/管理处负责，部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名；以管理处名义发出的电子邮件，则打印后由管理处主任签名，留作归档。

　　3.3.5申请盖章

　　由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章，按项目中心有关图章的管理规定执行，文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。

　　3.3.6发出：由发件部门/管理处负责，并作出发文、签收登记。

　　3.3.7内部传阅

　　收件人依据传阅批示尽快传阅，不应拖延。传阅并签名后的文件，交回归档。

　　3.3.8归档

　　具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室；其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处理，做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。

　　3.3.9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。

　　3.4文件保管及处理

　　3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。

　　3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类，具体类别根据各自的具体情况制定，做到科学、系统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则，每年一次或有改变时报物管公司资源部备案。

　　3.4.3文件必须存放在文件柜等安全的地方，不得随意或杂乱地堆放。

　　3.4.4定期组织清理文件（每年的6月和12月）。由各管理处指定专人负责，根据文件的内容和重要性，界定文件的存放期限和处理方法，例如：

　　3.4.4.1对于保管期限已到的文件，集中销毁，并做好注销的登记手续，包括文件名称、文件日期、来文单位/收文单位、文件编号、存放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人（管理处主任/物管公司经理）等；

　　3.4.4.2对于保管期限未到、但不是经常使用的文件，按类别进行钉装、打包，集中存放到另外指定的位置上；

　　3.5档案管理

　　3.5.1文件的移交

　　3.5.1.1对于各部门/管理处在工作中形成的、具有保存价值的文件材料应在规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室，具体移交期限如下：

　　3.5.1.2重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件，应在办妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。

　　3.5.1.3一般工作性文件，可按工作进度作阶段性定期移交。

　　3.5.1.4文件移交人将符合归档条件的文件整理后，填写申请，交到项目管理中心档案管理员处，档案管理员清点无误后，予以签名确认。

　　3.5.2档案的保管

　　公司的档案由资源部指定专人进行保管，一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司档案编号的规则，将文件进行编号，分类存放。

　　3.5.3档案信息的使用

　　3.5.3.1复印档案

　　公司规定可按暨定的权限进行复印档案，但必须填写《档案复印记录表》。如所复印的文件属公司证照类，由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。

　　3.5.3.2档案原件的借用

　　1）原则上公司档案原件不外借，但因工作需要必须外借的档案原件（例如办理公司年审所需资料等），可凭政府部门的通知填写《档案原件借用申请表》，交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政及信息管理部借出。

　　2）档案原件外借期一般不得超过一个月。如因工作需要未能及时归还的，须将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员，并由档案管理员作出追踪。

　　3）档案借用人应有高度责任感，保持档案的整洁和完整，不得涂污及损坏。

　　3.5.3.3档案原件的归

还

　　1）借用人将档案归还时，须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整，并签名确认。

　　2）档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人，证明已归还档案，完档案归还手续。

　　3.5.3.4档案原件的处理

　　由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。

　　4月报制度

　　4.1月报制度：每月25日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。

　　4.2香港月报制度：每月28日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。

篇4：各种发文格式用纸规格编号管理规定

各种发文格式、用纸规格及编号管理规定

为规范**物业管理有限公司各种文件的颁发，树立良好的视觉形象，有关各种文件的格式、用纸规格及编号的要求，现制定本规定。

1.报告（请示）类。**物业管理有限公司各部门的报告（请示），必须按办公室要求的格式进行撰写，用A4规格的白纸打印。

2.通知、通告类。所有各种通知、通告由物业公司办公室统一拟写、审核和颁发。有关格式由办公室统一制定。对内通知、通告类用A4规格的白纸打印；对外的通知、通告类，用公司大号信笺纸打印；文件的编号分为“对内类（A字）”和“对外类（B字）”两种。如：“物管A字【20**】第0505号”——视为**物业管理有限公司20**年5月第5号文件（通知或通告）。

3.温馨提示类。由物业公司办公室统一颁发，格式由办公室制定。用公司大号信笺纸打印。

4.其它喜讯、特殊广告或特别抗灾告示类，一律用粉红色A4纸打印。

以上规定，从20**年5月18日正式执行。

篇5：备忘录之规范酒店发文管理制度

　　备忘录:规范酒店发文管理制度

　　(GM20**-12-9A)

　　致送：各部门总监/经理

　　发自：总经理

　　事由：规范发文管理制度

　　日期：二零零四年十二月十三日 共一页

　　为规范酒店发文行为，保证工作质量，提高工作效率，同时为避免发文内容不明确，造成贻误工作。经酒店管理层研究，特对酒店发文加以规范，望各部门负责人严格执行，具体规范要求如下：

　　向上级发文 ：各部门总监/经理须向上级领导请示、审批以及汇报工作情况等内容的文件，要在部门最高负责人签字确认后上交，并要在文中体现须上级领导批复、参阅等内容;

　　部门之间发文：各部门之间因工作需要协调、配合以及上级领导已批复需有关部门协助处理等内容的文件，在部门最高负责人签字确认后可直接发送至有关部门，但必须抄报总经理;

　　向下级发文 ：酒店管理层对各部门的工作要求、各部门总监/经理对所辖部门的工作安排等内容的文件，要在部门最高负责人签字确认后发送至各部门或相关分部门，此类文件要抄报总经理参阅。

　　另外，各部门的发文须设立文件档号，文件档号须为各部门的编码+日期+以英文字母排序，各部门的编码统一并规范如下：

　　总经理 GM 财务部 FC 营销部 SM 房务部 RM

　　餐饮部 FB 工程部 EN 人事部 PT 保安部 SC

　　行文规格，详见附页。

　　特此知会，请各部门严格执行!

　　总 经 理

　　备忘录

　　(GM20**-12-9A)

　　致送：

　　抄送：

　　发自：

　　事由：

　　日期： 共 页

　　1.纸 型：A4

　　2.方 向：竖向

　　3.页 边 距：上下，25.4毫米;左右，31.7毫米

　　4.字号大小：五号

　　5.行 距：1.5倍行距

　　请遵照执行!