某某物业公司行政管理作业手册之一

　　某某物业公司行政管理作业手册之一

　　行政管理

　　一、礼仪纪律

　　二、工作计划

　　三、会议管理

　　四、办公设备

　　五、文书作业

　　(一)打印

　　(二)复印

　　六、收发文

　　七、用印

　　八、 文档

　　(一) 图书

　　(二) 专业资料

　　(三) 客户档案

　　(四)办公文档

　　九、访客接待

　　十、办公用品

　　十一、采购

　　十二、固定资产

　　十三、物业

　　十四、公司福利

　　十五、午餐

　　业务支持

　　一、Internet主页

　　二、文件档案管理

　　三、商业秘密保护

　　四、公共关系

　　(一)司外

　　(二) 司内

　　(三)投诉

　　五、广告宣传

　　总纲

　　****公司行政管理制度是公司管理的重要文件，其管理依据是《****公司管理制度》和《****公司员工守则》。

　　本制度由总经理、公司管理中心、行政部及各部门主管直线执行。司职机构为公司行政部。

　　本制度的修改须经总经理核准;重大事项的更改须报执行董事或董事会核准。

　　行政管理

　　一 礼仪纪律

　　1.行政管理部负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监督;

　　2.行政部主管发现不当现象，可签发“提示单”以提示警告，并报备有关部门主管;

　　3.行政部确认奖惩事实，可提请有关主管研究提出奖惩申请;

　　4.对公司礼仪纪律现象，行政部与各部门主管均可直接向总经理提出提出。

　　二工作计划与报告

　　没有计划的行为是无效率的行为。公司强调对公司、部门、员工行为的计划性要求，用以明确和把握我们的工作方向，同时提高工作效率与工作效益。因此，通过对计划体系的规定，并通过相关计划流程和计划表格的制作，实现工作计划的确立、执行和评估。

　　(一)公司、部门年度发展计划

　　1公司总经理、部门主管于每一会计年度底应该制定下一会计年度的发展计划。

　　2公司年度发展计划经公司主要高层领导人讨论制作，公司董事会核准同意后确定执行。

　　3部门年度发展计划经部门主要领导人员讨论制作，公司总经理核准同意后确定执行。

　　4公司、部门年度发展计划是部门、人员月度工作计划的基础和依据。

　　5公司、部门年度发展计划是对公司、部门经营发展的评价基础。

　　年度计划流程

　　(二)部门、员工月度工作计划

　　1部门主管、公司员工在每月度底分别进行部门、员工下月度工作计划安排。

　　2月度工作计划通过对《月度工作计划表》的制作来完成，在该表格中应该相应地填写部门、员工下月工作内容安排和时间控制。

　　3员工月度工作计划交部门主管核准同意后确定执行。

　　4部门月度工作计划交总经理核准同意后确定执行。

　　5月度工作计划的完成情况将作为部门、员工工作评估的主要依据之一。

　　年度月度工作计划

　　(三)员工日工作时间控制计划

　　1公司员工通过《日工作时间控制表》进行日工作时间计划与安排控制。

　　2公司员工应该按照“《日工作时间控制表》填写规定”在规定的时间按照规定的项目如实填写并上交公司行政管理部。

　　3在《日工作时间控制表》中体现出员工对每日工作安排的合理性与计划性，反映员工每日工作的效益性与非效益性，因此，该表格将作为对员工考核的主要依据之一，同时也是员工用于控制时间、提高效率、自我评估的依据。

　　4《日工作时间控制表》是公司对外服务的重要计费依据。

　　日工作计划流程

　　(四)专项市场、业务规划

　　1在公司进行新市场的开拓和新业务的推广时，该市场和业务的主要负责人应该进行专项市场、业务规划。

　　2专项市场、业务规划建立对该市场、业务的全面了解，公司主要经营人员的深入研究、探讨的基础上，同时该规划应该结合公司、部门年度发展计划和市场需求与竞争变化的基础上。

　　3专项市场、业务规划通过制作《市场规划表》和《业务规划表》来完成，并严格按照规划进行市场拓展与业务推广。

　　三会议管理

　　会议是公司决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。公司会议区分为定期例会与非定期会议，规定的人员必须准时参与，指定人员作好会议记录，与会人员遵守会议秩序安排同时提高会议效率。

　　(一)定期例会

　　会议名称时间安排参加人员会议内容召集/主持人员

　　业务诊断会议每工作日上午9:30-10:00各部门人员对外服务中相关问题讨论、日计划各部主管

　　月度总结、规划会议每月度第一天下午总经理

　　各部门主管、工作人员上月度工作总结月度工作规划报告各部主管

　　主管例会每月第一天下午总经理、各部主管月度工作计划协调总经理

　　员工大会每月中旬一次总经理

　　全体员工经营总结、工作安排、其他相关内容行政管理部/总经理

　　董事会会议每年度一次董事长、董事、总经理公司重大事项决议总经理/董事长

　　(二) 非定期会议

　　会议名称时间安排参加人员会议内容召集/主持人员

　　公司发展研讨会不定时总经理、部门主管、主要经营业务人员就市场拓展、业务推广、公司经营等相关事项的讨论行政管理部主任/总经理

　　临时会议不定时总经理、部门主管、其他有关人员特殊事宜行政管理部主任/总经理

　　董事会临时会议不定时董事长、董事、总经理公司经营特殊重大事宜总经理/董事长

　　(一)会议安排

　　1.公司内会议由行政部秘书安排，部门内会议由各部自行安排

　　2.主会人会前一天需向秘书告知会议安排、会议内容

　　3.秘书须提前四小时以上书面通知与会人地址、时间、内容

　　4.秘书负责会场安排与整理

　　5.开会期中，秘书负责记录;并于会后将会议摘要决定整理、打印、转发给有关人员及总经理备案

　　会议流程

　　四 办公设备管理

　　1. 电脑

　　1.1行政部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统;

　　1.2根据保密原则需要，由行政部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码

　　1.3员工在所属部门目录下设立个人子目录

　　1.4员工不得私设电脑密码

　　2.传真机、复印机：

　　2.1由公司行政部统一管理与使用

　　2.2建立严格的使用登记制度

　　2.3未经许可，个人不得自行操作使用

　　3.可运用状态维护

　　3.1行政部负责电脑、传真机/复印机的检查、保养和维修,保证设备的可运用状态

　　五文书作业

　　(一) 打印

　　1.总经理、各部门主管交由秘书打印之文函、广告，需填写《文书委派单》，并标明文件之性质，如传真、公函、内部文及保密级别，急迫性程度由秘书根据其缓急确定先后秩序。

　　2.打印完毕后秘书先行校核并于《文书委派单》上签字，转交委办单位之经办人校核、签字

　　3.对外传真、公函秘书须复印存档(参见收发文流程)

　　4.文书处理过程中，未经同意秘书不得将受托文书传阅他人

　　文书作业流程

　　(二)复印

　　1. 公司复印作业由行政部秘书统一执行

　　2.一般文件由各部门委托人员口头交托行政秘书

　　3.客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件，需填写复印委托单(文件名、秘级、用途、装订要求等)经高级主管批准后执行复印

　　4.秘书于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表(日期、内容、页数、复印机码、批准人、保密标识等)

　　复印流程

　　六 收发文

　　1.文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。英达仕顾问管理公司的每一位员工都负有文件管理的责任或义务。

　　2.本公司对外文件之收发的责任者为指定专人----文秘统一办理，她是各级文件管理的直接承担者。附《收、发文登记表》

　　3.文秘在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记，并在公文上附“公文处理单”，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在“收文签字簿”上签收，文秘对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果，并对文本进行复印和留档。

　　4.公司的各类文件均属内部机密文件,文秘不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函，只要在“收文登记簿”上登记即可，直接分送有关人员阅办。

　　5.本公司对外之发送文函按性质订立参见《文档管理制度》。

　　6.文件传真的发文工作亦由文秘人员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交文秘处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。

　　7.对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。

　　8.每月未，文秘应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁，报行政管理部备查。附《档案资本销毁情况记录表》

　　9.文件管理应参见《文档管理制度》规定办理。对公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交文秘按分类归档，文秘必须做好登记造册工作。每月未，文秘应将收、发文整理装订成册。

　　10.每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁，行政人事部定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。

　　收发文流程

　　七用印

　　1.本公司以公司名义对外之行文由管理部负责盖印。

　　2.公司各部申请签章及总经理、董事长职章，应提出申请(汇签)经上级核准后交管理部秘书，由秘书登记于登记表。

　　用公司印流程

　　八文档

　　(一)图书杂志

　　1.公司所属图书是专供相关公司内人士参阅，由行政部统一保管，于每年6月、12月下旬详实盘点。

　　2.文秘应将图书书名、出版社名称、数册、金额按类型编号，各部门员工由于工作需要借阅的须在文秘处登记借期、归还期。如遇清点期限或公务上需参考将随时通知收阅,借书人不得拒绝。附《图书登记册》

　　3.一般情况下，图书只得在司内阅读，借书册数以三册为限，借书期限不得超出过二周，若要续借者，重新到行政部处登记。

　　4.对图书有损坏或遗失者，要作出一定的赔偿。

篇2：控股公司员工手册：行政管理

　　某控股公司员工手册：行政管理

　　1.办公例会制度

　　1.1例会目的

　　通过办公例会明确下一阶段工作目标和要求，沟通部门之间项目运作的进展、管理情况，协调解决存在问题，监督公司质量体系有效运行，确保公司在经济活动中做出正确决策。

　　1.2例会职责

　　1.2.1公司行政部负责经理办公例会的准备、会议记录及拟制会议纪要;

　　1.2.2总经理(或副总经理)负责主持经理办公例会，并对会议议题做出决策;

　　1.2.3各部门经理参加办公例会，并负责提供会议所需的本部门资料和《工作进度周报》;

　　1.2.4各部门经理负责执行会议决定，行政部负责跟踪会议决定的执行情况。

　　1.3例会类型

　　公司办公会议分为周例会、月度例会，一般周例会在每周五上午召开，月度例会在每月最后一周召开，最后一周的周例会与月度例会合并召开。

　　1.3.1.每周例会的主要例会议程包括，但不限于：

　　--上周工作回顾、检查;

　　--项目实施过程中需协调的事项研究、决定;

　　--公司运作中需研究决定的一般事项;

　　--下周工作安排。

　　1.3.2.月例会的主要例会议程包括，但不限于：

　　-各项业务运作过程及效果的沟通、交流;

　　--开发项目的质量、进度、投资回顾和检查;

　　--销售工作及效果;

　　--与相关方(监理、施工、服务分包方、主管部门及上级公司)的沟通;

　　--市场(顾客)反馈情况;

　　--本月工作总结和下月工作安排。

　　1.4例会程序

　　1.4.1周例会

　　1.4.1.1公司周例会参加人员为：总经理、副总经理、部门经理及骨干员工;

　　1.4.1.2周例会由公司总经理主持召开。总经理不在时，由总经理委托公司常务副总经理主持召开;

　　1.4.1.3每周五下午2：00召开周例会，不做专门通知。如时间有变化，由行政部通知各部门。情况特殊时，如不能召开周例会，可以顺延或取消，但不能连续取消三次周例会：

　　(1)部门经理因特殊情况不能参加周例会，可指定代表参加，但须经会议主持人同意。

　　(2)周例会提出的要求和形成的决定，由各部门经理自行记录。会议结束后，行政部负责整理形成《经理办公例会会议纪要》，并下发各部门。各部门依据例会决定，按时如实填写《工作进度周报》，以便下次例会时对照检查。

　　1.4.2月度例会

　　1.4.2.1月度例会召开的具体时间、地点、参加人员及主持人与周例会相同，如有特殊原因由行政部负责提前通知参会人员;

　　1.4.2.2总经理因故不能参加月度例会，常务副总经理及管理者代表必须参加月度例会，部门经理不能同时有二名以上缺席：

　　(1)月度例会可以顺延或取消，但不得连续取消二次月度例会。

　　(2)月度例会召开前，各部门经理负责对本部门的工作进行小结，并对以下内容进行汇报：

　　--各项业务工作现状;

　　--业务运作程序的执行情况;

　　--已出现或可能出现的问题;

　　--需提请会议讨论决定的其它问题。

　　1.4.2.3月度会议讨论的问题及形成的决议，由行政部负责整理成《经理办公例会(月)会议纪要》，并下发各部门。

　　2.合同管理制度

　　2.1.合同的定义：

　　本合同指公司各责任部门在与各设计、工程、采购、策划、制作及广告等单位合作时签订的所有协议和补充协议。按合同的内容不同分为工程类合同和管理类合同。

　　2.2合同的编制

　　2.2.1合同文本：由预算部组织各专业部门就合作事宜及合同条款与合作单位进行协商、洽谈，并负责合同文本中预算部分和商务部分内容的编制，专业合作内容由相关专业部门具体经办人起草编制;

　　2.2.2合同编号：

　　工程类合同编号规则：公司名称+部门名称+项目名称+年份+3位数序号

　　管理类合同编号规则：公司名称+部门名称+内容分类+年份+3位数序号

　　(1)所有名称均用拼音简写：如"办公"--BG

　　(2)公司名称统一使用"武汉顺驰"--WHSUNCO

　　(3)部门名称统一定为：研发部--YF

　　营销部--Y*

　　工程部--GC

　　预算部--YS

　　开发部--KF

　　行政部--*Z

　　财务部--CW

　　(4)内容分类为：管理类、办公类

　　例如：研发部签定的"百善项目规划概念咨询合同"编号应为：

　　BJSUNCO-YF-BS-20**-004

　　行政部签定的"钓鱼台山庄租房租赁合同"编号应为：

　　BJSUNCO-*Z-GL-20**-001

　　2.3合同审核

　　合同文本编制后，由专业部门经理在《合同审核单》(见附表)上签字确认后，再由预算部审阅签字，然后报主管副总经理审核签字，最后报总经理批准。对重要合同的审核，必要时要征求法律顾问意见。

　　2.4　合同保存

　　经总经理批准后的合同文本，由财务部保存合同副本一份和《合同审核单》，预算部留存合同副本一份，执行部门留合同副本或合同复印件负责实施，合同正本留行政部存档。

　　2.5合同的归档

　　合同的归档工作由行政部安排专人按专业档案管理要求负责整理、分类、归档和管理。

　　3.办公设备的管理

　　3.1固定资产的购置

　　3.1.1本规定所指的固定资产是指包括计算机、打印机、摄像机、投影仪、照相机等单位价值在2000元以上的办公设备和仪器。如各部门因工作需要需购置固定资产，须先填写《固定资产申购单》(见附表)，由本部门经理及主管副总经理签字后，交由行政部统一安排采购，购买时应根据市场因素和部门实际需要，在征询需求部门和主管副总经理意见的基础上，选择满足办公需求的设备;

　　3.1.2购置的固定资产，由行政部统一编号登记，同时将设备的保修凭证、说明书及暂且不用的配件等统一交由行政部保管，以备维修维护时使用;

　　3.1.3固定资产报废时，由使用部门填制《固定资产报废清单》(见附表)，行政部填写固定资产报废意见，报总经理审批后，报财务部进行帐务处理;

　　3.1.4部门需要申购的计算机软件，由行政部统一购买并保存。各部门使用相关软件时应到行政部登记申领，软件使用完毕后，及时交还行政部。

　　3.2办公设备的使用

　　3.2.1行政部根据各部门的工作需要，对计算机、打印机等进行统一调配;

　　3.2.2各部门应保持本部门计算机、打印机等设备日常清洁和维护，以保证正常工作需要;

　　3.2.3对本部门上网的计算机，应确保所安装程序的软件无计算机病毒，以避免相互感染;

　　3.2.4每天工作结束后，各部门的计算机应退出系统并关机。公司所有计算机不得安装游戏软件和进行联网游戏。

　　3.2.5公司各部门复印可到公司复印室，要规范使用复印机，并保证复印室的清洁;

　　3.2.6公司其他办公设备如投影仪、摄像机等，由行政部统一保管;各部门使用时应向行政部登记，使用完毕及时交回行政部，由行政部进行检查，确保设备的正常使用;

　　3.2.7申请领用设备的员工，辞职或由于其他原因离职时，须到行政部办理设备归还手续，取得行政部主管签字后，方可办理离职手续;

　　3.2.8办公设备在使用过程中，如因保管不善而损坏或丢失，则由领用人负责赔偿或者修理，费用由领用人负担。

　　3.3办公设备的保养与维修

　　3.3.1公司行政部每月上旬为各部门联网电脑做杀毒软件升级;

　　3.3.2公司各部门计算机的使用、清洁和保养工作，由各部门指定专人负责，要求各部门采取必要的措施，确保本部门的计算机始终处于清洁、良好的运行状态;

　　3.3.3公司原则上要求除专业维修人员外，员工不得随意拆卸本部门的计算机及其他相关设备。对关键的计算机设备应配备必要的断电继电保护措施;

　　3.3.4公司各部门办公设备出现问题，应及时通知行政部，由行政部统一联系专业维修公司进行修理;

　　3.3.5公司局域网的服务器，任何部门和个人均不得自行打开更改，必须由公司行政部联系专业公司进行维修维护。

　　4.办公用品及消耗品的使用管理

　　4.1办公用品分类

　　4.1.1消耗品：笔记本、曲别针、胶带、便签、订书针等;

　　4.1.2管制消耗品：签字笔、文件夹、涂改液、电池、白板笔等;

　　4.1.3管制品：剪刀、美工刀、订书机、日期章、计算器、印台等。

　　4.2办公用品领用

　　4.2.1分为个人领用与部门领用两种，"个人领用"系个人使用保管用品，如签字笔、文件夹、多用文具盒......等;"部门领用"系本部门共同使用保管的用品，如装订机、白板笔、电池等;

　　4.2.2消耗品可依据经验法则和历史纪录设定领用管理基准(如：按估计消耗时间，圆珠笔每月每人发放一只)，还可以随部门或人员的工作状况调整发放时间;

　　4.2.3管理消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，单纯消耗品不在此限。

　　4.3办公用品的管理

　　4.3.1管理性办公用品的保管应列入移交，如有故障和损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购;

　　4.3.2办公用品的申领应于每月一日前由各部门提交《办公用品计划汇总表》，由行政部统一购买后发放。但管理性文件的领用不受上述时间的限制。特殊办公用品行政部无法采购时，可以经行政部统一授权由相关部门自行采购;

　　4.3.3行政部为每人每个部门设立《办公用品领用记录单》并统一保管，领用办公用品时分别登录，并用以控制文具领用状况;

　　4.3.4新进人员到职时由所在部门提出办公用品申请，向行政部请领办公用品并列入领用卡;人员离职时，应将剩余文具及列管用品一并交行政部。

　　5.车辆管理

　　5.1车辆使用规定

　　5.1.1公司副总以上领导专用车由本人使用。若领导不便驾驶车辆，由专职司机负责驾驶，并负责车辆的保养、维护，保证车辆的安全性能和技术性能;

　　5.1.2公司各部门日常办公用车或急需安排因公接送事宜，须事先通知行政部，由行政部根据事情的轻重缓急进行协调安排，填写派车单;

　　5.1.3为保证办公用车正常使用，司机在未接到派车单之前，一律不准为任何部门、任何人私下服务;

　　5.1.4个人因私用车，需事先征得领导同意，随后通知行政部安排，严禁因私驾车办事影响正常工作。

　　5.2车辆的保养维修管理规定

　　5.2.1驾驶员要熟知公司车辆的技术性能、使用规定、操作要领，管好、用好、维护好、保养好公司车辆，做到会使用、会检查、会保养、会排除故障;

　　5.2.2严格执行出车前、行车中、收车后的检查规定，认真填写日检纪录，发现问题及时处理，决不允许带病车出行;

　　5.2.3根据行车公里数，定期做好车辆保养，延长车辆使用寿命，建立车辆保养维护档案;

　　5.2.4严禁驾驶员酒后驾车，否则出现的一切后果由驾驶员全部承担;

　　5.2.5驾驶员需要维修车辆必须提前通知行政部主管，行政部根据行车里程、车辆异常情况和严重程度，尽量安排在工余时间维修车辆;

　　5.2.6在修车过程中，决不允许驾驶员和任何人借修车理由向厂方索要物品，一次发现严重警告，二次发现开除公职;

　　5.2.7严格控制费用开支，根据行车里程记录，领用油票或登记报销。

　　6.专业图书资料的购置和管理

　　为加强公司员工对专业知识的学习和应用，各部门可以根据实际工作需要购置专业书籍和资料。同时按规定手续借阅，又能使资源得到最大限度的利用，控制公司办公成本，实现资源共享。

　　6.1图书、资料的购置

　　6.1.1各部门根据工作需要可随时申购专业书籍。根据图书的专业性、知识性、信息涵盖的广度和深度及购买的迫切性等原则,对申购书目应多方比较，筛选出最佳书目;

　　6.1.2申购部门须先填写《购书申请单》，由部门经理审核签字后，报主管副总批准后方可购买;

　　6.1.3原则上，全年购书费用总额控制在每人每年100元标准内，但特殊部门特殊需要时可酌情增加。

　　6.2图书的登记和保管

　　6.2.1各部门购置的工具书籍应由行政部对书名、作者、出版社名、购买日期、价格及其他相关资料进行逐一登记，并加盖"受控"章后，方可传阅。各部门传阅时，必须先在行政部办理借阅登记手续;

　　6.2.2行政部资料保管员及时做出公司工具书目录清单并随时更新，并在网上形成共享文件，供各部门查阅。

　　6.3图书借阅和归还

　　6.3.1员工向行政部借阅相关工具书籍时，由行政部在《图书资料借阅登记》上详细登记。借阅时间最长不得超过一个月;

　　6.3.2员工不得在借阅的图书上批改、圈点、画线、折角或涂写，图书如有破损或遗失等情况，一律照原图书版本购赔或照原价赔偿;

　　6.3.3员工借书期限届满或公务上需参考应及时归还，如经通知仍不还书者，将停止借书权，直至归还所借图书。

　　6.4杂志的管理办法(同本规定)。

　　附表：《工具书目录清单》和《图书申购登记表》

　　7.档案的管理

　　7.1档案管理要求

　　7.1.1公司设立资料室，由专业资料员负责进行资料日常管理、归档、借阅等工作;

　　7.1.2资料员应随时随地深入部门，收集档案资料，使档案不散失在部门和个人手中。公司各部门(财务部除外)工作中、工作后形成或办理的档案资料，应及时送交资料室归档保存。所送资料应附带报送电子文件，以便资料室建立电子文件档案;

　　7.1.3外部审批后形成的文件档案资料，资料员应扫描进电脑;

　　7.1.4移交部门移交人办理交接手续，填写"档案移交单"，并详细注明移交部门、移交人、接收部门、接收人、接收时间、接收内容、接收件数等;

　　7.1.5所有资料在电脑中与资料柜中同样分类保存，使用统一编号，以方便各科室在局域网上查询;

　　7.1.6需要使用资料复印件，统一由资料员复印并办理领取手续。

　　7.2工程档案立档要求：

　　7.2.1公司内部工程档案按项目进行分类收集、整理，立卷：

　　(1)每个项目按前期、配套、工程、验收资料、合同协议五部分进行整理立卷;

　　(2)对每个部分分别编写目录、打制页号;

　　(3)整理后的资料应达到用检索工具能够准确地找到所需档案资料的标准。

　　7.2.2报送武汉市城市建设档案馆档案的收集、整理、立卷：

　　(1)按工程前期文件和竣工验收文件、工程室外管线竣工图、竣工工程质量评定资料(建筑、结构、水、暖、电)、竣工工程质量保证资料(建筑、结构、水、暖、电)、竣工图纸(建筑、结构、水、暖、电)分别立卷;

　　(2)根据城建档案馆要求，整理资料;

　　(3)通过城建档案馆验收方可存档。

　　7.3档案借阅规定

　　7.3.1需要借阅档案的员工必须严格履行档案借阅、调阅制度;

　　7.3.2资料员应严格履行工作职责，按照各项规定办事，做好档案的保密、利用等工作。要认真做好档案借阅登记，并收集档案借阅效果，及时向领导反馈利用情况;

　　7.3.3特殊情况和需要原始资料的，须在《档案查阅登记簿》上登明借用时间、借用理由、归还时间;

　　7.3.4借阅本部门档案时，填写"查阅档案审批单"，经本部门经理签字批准后，方可借阅;跨部门借阅档案时，填写"查阅档案审批单"，经主管总经理签字批准后，方可借阅;

　　7.3.5借阅档案人员，严禁在档案资料上涂改、勾划、撕页和抽取文件;

　　7.3.6借阅档案人员，应及时无误将档案归还档案室;

　　7.3.7档案管理人员收回借阅档案时，要严格检查档案资料的完好、完整情况，确认无误后方可收回。如有损失，应详细记录，并要求借阅人员立即修补或限时修补。如损失较大或遗失，应报告行政部领导按有关规定处理;

　　7.3.8执行本规定时，如遇到难以处理的问题，请示行政部经理和总经理协调解决;

　　7.3.9档案室内不得吸烟，同时应做好防火、防潮工作，资料员离开时，应关好电源、门窗。

　　8.公司对外收发文制度

　　8.1公司对外收发文由行政部统一管理。

　　8.2公司收文由行政部接收，并通知相关责任人。

　　8.3公司发文由各科室起草，并填报《公司对外发文审批表》，由经理审批，行政部盖章，并由行政部发给受文单位，受文单位接收人应在我公司发文本上签字。

　　8.4行政部应对各科室发文给出统一分类编号。

　　8.5行政部应保存好《发文登记本》及《公司对外发文审批表》。