物业企业档案整理指南

　　物业企业档案整理指南

　　一、档案整理的标准文件

　　1、文书档案按照《归档文件整理标准》(DB12/T127-20**)

　　2、基建、设备档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)

　　3、会计档案管理办法(财会字〔1998〕32号)

　　4、照片档案管理规范(GB/T11821-20**)

　　5、磁性载体档案管理与保护规范(DA/T15-1995)

　　6、企业职工档案管理工作规定(劳力字〔1992〕33号)

　　有关标准，进行规范化的整理，制作检索工具。

　　二、整理原则

　　遵循文件形成规律、保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　三、分类方案的编制

　　根据本企业档案内容和数量编制档案分类方案。

　　就我们这些企业可参照《天津市物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》制定分类方案。大类为11个，在每一个大类下按照文件材料归档范围及保管期限表者之若干个二级类目;部分二级类目下设置三级类目。(见附表一)

　　四、文书档案的整理方法与要求(即党群、行政、经营、物业管理四类档案的整理)

　　采用单份文件整理方法进行整理。

　　1、件的确定原则

　　(1)企业文件材料原则上每份自然件为一件。

　　(2)正文(正本)与定稿为一件。

　　(3)正文(正本)与附件为一件，原件与复印件为一件。

　　(4)正文娱文件处理单为一件。

　　(5)转发文与被转发文为一件。

　　(6)报表、名册、图册等每本(册)为一件。

　　2、文件材料归档年度的确定

　　(1)计划、总结、合同(协议)、统计等材料归入文件内容针对的年度。

　　(2)请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。

　　(3)跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。

　　(4)会议文件归入会议的开幕年度。

　　3、文件材料保管期限的划分

　　企业文件材料保管期限按照永久、长期(15-50年)、短期(15年以下)花粉。具体到每份文件的保管期限请参照《天津市物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》。

　　4、文件材料的排序

　　在分类方案的第二级类目下，先按年度分开，在年度下按照不同保管期限进行排列。也就是二级类目的每一项一年内的文件分别依永久、长期、短期从1排序顺序。

　　文件材料排列需要注意的几方面问题

　　(1)同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照时间结合时间和重要程度排列。

　　(2)不同级别类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。

　　(3)文件处理单在前，文件在后;正本在前，定稿在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;批复在前，请示在后。

　　(4)处理材料结论性材料在前，依据性材料在后。

　　(5)会议文件、统计报表、刊物等材料分别集中排列。

　　5、文件材料的装订

　　文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物，对于装订成册的刊物、书籍、表册等，不在拆订重装。对短期保存的归档文件不必拆除原有书钉。

　　(1)文件页数多的采取三孔一线的装订方法。

　　(2)文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。

　　6、文件材料的编号

　　归档的文件材料要逐件编号，在文件首页上方的空白处加盖归档章并填写相关内容。

　　归档章项目包括：机构(问题)、年度、保管期限、室编件号、室编盒号、馆编件号、馆编盒号、全宗号。

　　归档章格式

　　全宗号机构问题室编件号馆编件号1

　　年度保管期限室编盒号馆编盒号

　　7、归档章各项的填写要求

　　(1)机构(问题)：填写按分类方案划分的该份文件的类别号。由一、二级类目序号组成，中间用“•”隔开，例如：01•01表示为党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料。

　　(2)年度：文件型呈粘度。以四位阿拉数字标注。

　　(3)保管期限：永久用“Y”、长期用“C”、短期用“D”。

　　(4)室编件号：按文件的排列次序从“1”编写流水号。

　　(5)室编盒号：在一级类目下按年度从“1”编写流水号(由企业档案室编制)。如党群管理安排一个流水号，其顺序为，在同一年度内，按照永久、长期、短期的顺序进行排列。

　　(6)全宗号、馆编件号、馆编盒号可为空。

　　8、文件材料编目

　　编目是指编制归档文件目录。也是盒内目录。其项目包括：室编件号、馆编件号、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号等项目。见附件一

　　(1)归档文件目录的编制要求

　　归档的文件材料应依据分类方案和室编件号编制归档文件目录，即按照分类排列的结果，逐类、逐件编制目录。

　　编目以件为单位进行，在目录中一件只编一条条目，如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复文进行编目。

　　(2)归档文件目录各项填写要求

　　件号：依归档章件号填写。用阿拉伯数字表注。

　　责任者：制发文件的组织或个人。即文件的发文机关或署名者，责任制者需填写全称或规范化简称，不可填写“本公司”、“本单位”等，联合发文有本单位参与的只填写本单位，无本单位的只填写第一责任者。

　　文号：文件的发文字号。应照实抄录，并用阿拉伯数字表注，年度、代字顺序号都不能省略，文号中的年度以4位阿拉伯数字表注，代字顺序号用阿拉伯数字表注，并用[]括起来。津房[20**]12号。

　　题名：文件标题。没有标题或标题不能客观反映文件内容的，要自拟标题。

　　日期：文件的成文日期，以8位阿拉伯数字表注。如20**0215

　　页数：登记每一件归档文件的实际页数。文件中有图文的页面为一页。以文件原有页码为序，无页码的文件要编制页码。

　　备注：主食文件需要说明的情况，一般情况下不填。

　　(3)归档文件目录的装订与目录索引的编制。按一级类目依年度-保管期限装订成一册(用、长、短装订在一起)。并要编制目录索引，置于目录前面，内容包括：类目名称(二级)、年度、保管期限、起止件号、页码等项。(格式见附件二)

　　8、装盒

　　按照本盒的文件目录，整理完毕的企业文件材料、备考表顺序装入档案盒，并填写档案盒背脊和封面。

　　(1)盒内备考表的编制：

　　盒内文件情况说明：说明盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

　　检查人：归档文件整理部门负责检查质量的人员姓名。

　　日期：归档文件整理完毕的日期。

　　(2)档案盒的填写要求

　　封面：单位全称

　　(3)盒背脊的填写要求：

　　全宗号：向档案馆移交时按要求填写。

　　年度：填写盒内文件的形成年度，并以4位阿拉伯数字表注。如20**

　　保管期限：填写盒内文件所属保管期限，以汉字表注。

　　机构问题：填写盒内文件所对应的一级类目的名称。

　　起止件号：用阿拉伯数字表注，填写盒内第一份文件爱女和最后一份文件的件号，中间用“-”连接。如1-35

　　盒号：用阿拉伯数字表注。

　　五、基本建设、设备仪器设施管理文件材料的整理要求

　　1、材料的分类组卷

　　(1)具体项目的管理性文件材料应放入所针对的项目内组卷

　　(2)基建项目、设备仪器设施方面的文件材料按期构成或阶段分别组卷。

　　(3)基建项目维修、改建形成的企业文件材料单独组卷并排列在原项目案卷之后。

　　(4)设备维修、技术改造形成的企业文件材料单独组卷饼排列在原设备案卷之后。

　　2、卷内文件的排列

　　(1)管理性企业文件材料按问题、时间或重要程度排列。

　　(2)案卷内文件材料排列，文字材料在前，图样在后;译文在前，原文在后;正文在前，附件在后;印件在前，定(草)稿在后。

　　(3)基建类文件材料按项目依据性材料、基础性材料、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工验收排列。

　　(4)设备类文件材料按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修顺序排列。

　　3、案卷的编目

　　(1)卷内文件材料页号的编写

　　案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在其右下角编写页号;双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。

　　成套图样印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号;与其他材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。

　　卷内目录、卷内备考表不编写页号。

　　(2)卷内目录的编制

　　序号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。

　　文件编号：应填写文件材料的文号或图样的土豪、设备代号、项目代号等。

　　责任者：应填写文件材料的形成部门或主要责任者。

　　文件材料题名：应填写文件材料的形成日期。

　　页号：应填写每件文件材料的首尾页上标注的页号。卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。

　　(3)案卷封面的编制

　　案卷题名应简洁、准确的解释卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或袋子、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。

　　立卷单位：应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。

　　起止日期：应填写案卷内文件材料形成的起止日期。

　　保管期限：应根据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。

　　档号：应填写全宗号、分类号、案卷号。全宗号可为空;分类号是指按分类方案规则划分该卷档案类别号;案卷号是指档案按一定顺序排列后的流水号。

　　(4)案卷脊背的编制

　　案卷脊背的项目有保管期限、档号、案卷题名。

　　(5)卷内备考表的编制

　　说明包括：案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供过程中需要说明的问题。

　　立卷人：应由责任立卷人签名。

　　立卷日期：应填写完成立卷的日期。

　　检查人：应由部门或项目负责人签名。

　　互见号：应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式。

　　卷内备考表排列在卷内文件材料之后。

　　4、案卷的装订

　　(1)案卷可采用装订和不装订两种形式。

　　(2)案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为同一幅面，破损的要先修复。幅面一般采用国际标准A4型(297mm×210mm)或国家通用16开型(260mm×185mm).图样折叠时标题栏露在右下角。

　　(3)案卷内不允许有金属物。

　　(4)不装订的案卷，应在每份文件材料的右上角加盖档号章。档号章的内容有：档号、序号。

　　六、业主档案的整理

　　业主档案要以每户业主为保管单位，组成一卷，卷内以件为单位按文件产生的先后顺序排列，每件盖档案章、，档案章、页号、卷内文件目录、备考表的编写同基建、设备档案。整理完结后装入档案袋，档案袋封面填写小区名称、楼栋号、房间号及业主姓名。档案袋按楼栋楼层排列编写卷号，装入档案盒，盒内视档案材料多少，可装入若干档案袋，档案盒外填写小区名称、楼栋号、房间及案卷起止号等内容。

　　七、会计档案和职工个人及特殊载体档案按照国家专门规定整理

　　1、会计档案管理办法(财会字[1998]32号)

　　2、照片档案管理规范(GB/T11821-20**)

　　3、磁性载体档案管理与保护规范(DA/T15-1995)

　　4、企业职工档案管理工作规定(劳力字[1992]33号)

篇2：物业档案整理工作

　　物业档案整理工作

　　一、物业档案全宗的划分

　　物业公司是专门对已建成投入使用的房屋及其附属设备设施、相关场地实施专业化管理，并为物业业主和使用人提供多方面、多层次的有偿服务和良好的居住和工作环境的独立核算、自主经营、自负盈亏、具有独立法人资格的经济实体。

　　根据档案全宗构成的三个条件，物业公司产生的全部档案应当构成一个物业档案全宗。物业公司自成立之日起，就是一个新的立档单位，在其基本职能没有发生重大改变，只是职能或工作范围的扩大或缩小、内部机构的调整等情况下，其变化前后形成的档案仍属于一个全宗。如，物业公司属下的其中一个管理处因业务原因要移交给另外一间物业公司管理，部分档案因此也移交出去，但这种情况并不影响原物业公司全宗。管理处(小区)属物业公司的派出机构，其所产生的档案不能构成一个全宗，而属物业公司全宗的一部分。在该管理处(小区)转出时，将有关本公司全局的档案复印一份存档，如党群工作、经营管理、行政管理、财务等档案；原件及仅关系小区管理的档案可一并移交给下一间物业公司，成为下一间物业公司全宗的一部分，如住户档案、基建档案、物业维修档案、物业房产档案等。

　　但是，遇两间以上物业公司因发展需要而进行合并，其合并前后的档案应划分为两个以上全宗，即合并后产生的档案是一个全宗，合并前各物业公司所形成的档案各自为一个全宗。如：甲公司成立于1990年，乙公司成立于1992年，由于两公司因业务发展需要于1999年进行合并，这样就存在三个不同的全宗，即1990~1999甲公司全宗、1992~1999乙公司全宗和1999年新公司成立后的全宗。

　　二、全宗内物业档案的分类

　　(一)分类的含义和要求

　　1.分类的含义

　　全宗内物业档案分类是指按照物业档案来源、时间、内容和形式的异同，把物业管理公司的全部档案分成若干类别，并组成体系，以利整理、保管和利用的过程。

　　为便于全宗内档案分类工作的进行，应编制一份分类大纲(分类方案)作为档案分类工作的依据。所谓分类方案，亦称分类大纲，是指标列各个类目的名称，表示全宗内档案分类体系的纲要。类目，是档案分类表的构成单元，是在性质上或特征上具有共同属性的档案的总称。分类方案编制后不是一成不变的，在具体操作过程中可根据实际情况加以修正和补充。

　　2.编制分类方案的基本要求

　　(1)分类应该体现客观性，即从物业档案形成的特点和物业档案成分的实际出发，按照文件在物业公司或各管理处(小区)管理活动中原来形成的联系进行分类，最大限度地保持全宗内档案文件之间的历史联系。

　　(2)分类应该具有逻辑性，即在构思分类体系时，应该有统一的分类标准和明确的类属关系。分类方案中同级的各类地位相等，内容上相互排斥、不能相互包容。

　　(3)分类应该具有实用性，即便于保管、检索和利用。要选择适合物业管理档案分类的最优分类方案。

　　(4)分类应该具有发展性，即在档案类目的具体设置上，不仅要考虑到现有的档案情况，还要进行科学预测，充分估计到可能出现的新类目，使档案分类类目的设置留有合理的扩充发展的余地。事物是不断发展的，物业公司的业务范围也会不断的扩大，公司职能也会不断的加强，随之产生的档案也将不断的丰富。在编制分类大纲时，应充分认识这一点，给类目留有一定的发展空间。

　　(二)分类的作用

　　物业公司管理着一定规模的物业，业务范围广，设置的机构众多，各部门产生的档案纷繁复杂，如果不按照档案之间的异同或联系把它们区分成若干类别，就无法立卷、保管和利用。再者，在新的形势下，档案机制必须深入到日常的业务工作中去，对全宗内的档案进行分类，可以指导业务部门的文件材料按类别积累、归档。因此，全宗内物业档案的分类就显得非常重要。

　　(三)编制分类方案的指导文件

　　物业公司属于非生产型的企业。在编制物业公司的分类方案时，可参照国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》的基本分类思想、分类原则、分类方法执行。

　　《工业企业档案分类试行规则》适合一个全宗内全部档案的分类整理，编制目的是解决企业档案实体的分类整理和排架管理，属于档案实体分类。其选择的分类标准充分考虑了企业档案实体所反映企业的职能活动，遵循企业活动的特点和档案的形成规律。

　　(四)编制分类方案的步骤

　　1.在编制物业公司分类方案之前，必须对整个公司的管理职能及其所产生的档案(文件材料)进行全面的了解和掌握

　　综合型物业公司的管理层一般设有办公室、财务部、经营部、物业管理部、租赁管理部、工程部、保安部、档案室等各种职能部门；公司下一级是各物业管理处(小区、大厦)和公司开办的企业。办公室产生公司行政管理档案、人事档案；财务部产生财务档案；经营部产生经营管理档案；租赁部租赁管理档案；物业管理部产生房屋及房屋附属设备档案、业主(住户)档案；工程部产生基建档案、修缮档案。对于本公司是否设置有上述职能部门及其档案产生的过程、数量、载体形式、利用价值、利用频率都应在编制分类方案之前了解清楚。

　　2.根据1991年国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》的分类原则，以物业公司的全部档案为对象，以公司的主要管理职能为标准划分一级类目

　　《工业企业档案分类试行规则》设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。物业公司可根据物业管理的实际需要增设或合并一级类目。

　　根据目前物业公司的职能范围，物业公司的分类方案可设房产物业管理(也称物业管理专门档案)、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案9个一级类目。这些一级类目能包括物业公司的全部档案，即全宗内的所有档案都能找到对应的大类。

　　《工业企业档案分类试行规则》中规定声像、照片或其他非纸质载体形式的档案一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。但物业公司也可根据同级档案行政管理部门的要求，视档案管理实际操作的方便程度，增设声像档案和荣誉档案2个一级类目。这种情况下，物业公司全宗就可分为房产物业管理(也称物业管理专门档案)、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案、声像档案和荣誉档案11个一级类目。

　　凡是属归档范围内的文件材料而找不到其相应一级类目的分类方案都是不科学的分类方案。

　　3.根据一级类目各自的特点分别设置二级或以下类目

　　二级或以下类目的设置要根据业务量的大小和档案量的多少来决定，业务量大、档案数量多的类目应增设下一级类目，反之则不需要再设置下一级类目，以免分类方案复杂化。

　　(1)物业管理专门档案可根据物业管理的管理对象和服务形式，再细分为房产、住户(业主)、租赁、修缮类。房产类可按问题细分为报表、账目、清册；住户类可按是否为业主细分业主和租户，也可不再细分；租赁可细分为商业租赁和住宅租赁，或不细分；修缮类可细分也可不细分。

　　(2)设备、仪器档案可根据设备仪器的种类或型号细分为电梯、音响、空调机、文体健身器材、计算机、电话机、其他。

　　(3)基建档案按工程性质或建筑项目细分。

　　(4)科研档案可按课题性质或课题内容细分。

　　(5)会计档案可按会计文件形式(名称)细分为会计凭证、会计账簿、财务报告、工资单及其他。

　　(6)党群工作类、行政管理类、经营管理类可按问题或组织机构细分。这三大类下二级类目的设置可参照《企业档案分类与组卷实用参考》中的附表《工业企业档案分类表》进行。

　　(7)声像档案可按其形成过程、载体形式和制成材料的不同分为照片、录音带、录像带、计算机磁盘、缩微胶片、光盘光碟等，不同载体可再按专题(内容)细分。

　　(8)荣誉档案按物品的形式细分为奖状、奖杯、奖旗、证书、题词等等。

　　4.对物业档案分类类目进行标识，即编制物业档案的分类号

　　分类号，是指类目的简明编码，标记各级类目的符号，可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置，以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。

　　标识物业档案分类号，是指依据物业档案分类划定的类目层次，对各级类目给定一个特定的字母或数字，并用一定的间隔符号标明其各级类目层次关系的全过程。如“9”表示“会计档案”；“9.1”表示“会计档案”的下位类“财务报告”。同一全宗内不能有相同的分类号。

　　三、物业档案的立卷和编号

　　(一)立卷的含义

　　立卷或称组卷，就是将若干互有联系的档案文件组合成案卷，即档案基本的保管单位。立卷是档案整理工作的基础内容之一，它的作用在于揭示档案文件之间的联系，使文件更加系统化，条理化，便于保管和利用。

　　案卷由两部分组成：一是经过整理的文件材料本身，二是整理过程中形成的卷内目录、卷内备考表、案卷封面封底、卷盒。卷内目录是指案卷内登记文件及其排列顺序的目录，通常排列在文件材料之前。卷内备考表是指说明案卷内文件状况的表格，通常排列在文件材料之后。

　　案卷有装订和不装订两种形式。物业档案的案卷有文字材料型(如党群工作类档案)、图样材料型(如基建档案)、图文混合型(如修缮档案)、声像材料型(如照片档案)等四种类型。

　　(二)各类档案的立卷方法

　　物业档案全宗由11大类档案组成，各类档案的内容各不相同，其立卷方法更是各有千秋，但各类档案的立卷都要遵循物业档案文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，并要便于保管和利用。

　　1.物业管理专门档案

　　(1)租赁档案

　　租赁档案采用按房屋租赁单元立卷，即以一份租赁合约及其相关文件材料为一个立卷单位。如租赁合约签署的租赁地址为2503房，我们便将有关2503房的租赁文件材料组成一个案卷；如租赁合约签署的租赁地址为2503~2509房，我们便将有关2503~2509房的租赁文件材料组成一个案卷。原租赁关系解除后，房屋再次出租，所签署的租赁合约及其相关文件材料应另外组成新的案卷。同一房屋单元的不同时期组成的租赁档案在实体排架上并不集中在一起。租赁档案案卷内文件材料的排列按结论性材料在前、依据性材料在后；中文译文在前、原文附后；文字材料在前、图样在后的原则进行。如：组卷时应将租赁合同排在最前面。

　　(2)住户(租户)档案

　　以房屋单元为立卷单位，即在一段时期内一个房屋单元的住户资料，包括有关入住手续、家庭概况等文件材料组成一个案卷。这里的“一段时期内”指的是该房屋单元的住户资料积累到了一定厚度的时间段，对于不同的房屋单元其时间段长短不同。同一房屋单元的不同时期组成的住户档案在实体排架上并不集中在一起。住户(租户)档案卷内文件材料按时间顺序排列，即形成早的材料在前、形成晚的材料在后。

　　(3)修缮档案

　　以房屋单元为立卷单位，即在一段时期内同一单元的修缮材料组成一卷；如属公共设施或重大项目维修产生的档案归入基建档案类。同一房屋单元的不同时期组成的修缮档案在实体排架上并不集中在一起。修缮档案案卷内文件材料的排列同样按结论性材料在前、依据性材料在后；译文在前、原文附后；文字材料在前、图样在后的原则进行。

　　(4)物业房产档案

　　以小区或管理处为立卷单位。

　　2.设备、仪器档案

　　以一种或一套设备、仪器为立卷单位。设备、仪器档案按依据性材料--设备、仪器开箱验收--设备、仪器安装调试--设备、仪器运行维修--随机图样排列。随机图样也可单独立卷。

　　3.基建档案

　　以一个项目或一项工程为立卷单位。基建档案按依据性材料--基础性材料--工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)--工程施工--工程竣工验收排列。

　　4.科研档案

　　以科研课题为立卷单位。科研档案按课题立项阶段--准备阶段--研究实验阶段--总结鉴定阶段--成果申报奖励阶段--推广应用阶段排列。

　　5.行政管理档案

　　行政管理档案按年度--问题--保管期限进行立卷，即将同一年度形成的同一问题且同一保管期限的文件材料组成一卷。卷内文件材料按问题、时间或重要程度排列。跨年度的请示与批复放在复文年立卷，无复文则放在请示年立卷；跨年度的规划、计划放在内容针对的第一年立卷；跨年度的会议材料放在会议开幕年立卷。密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；决定性文件材料在前，依据性材料在后。

　　6.经营管理档案

　　同行政管理档案。

　　7.党群工作档案

　　同行政管理档案。

　　8.声像档案

　　声像档案包括照片、录音带、录像带、计算机磁盘、缩微胶片等特殊载体档案。对这部分档案立卷时应先将不同载体形式的档案分开，同一载体形式的档案根据实际情况按专题(问题)进行分类后再立卷：

　　(1)照片

　　以张为单位立卷。照片的底片应单独整理与存放，照片和说明一同整理和存放。一般应以照片的自然张为单位编写说明，一组联系密切的照片应加总说明。

　　(2)录音、录像带

　　以盒为单位立卷。如果同一内容分录了数盒，应统一编一个案卷号，每盒再编案卷分号。

　　(3)计算机磁盘

　　以盘为单位立卷。如果同一内容分录了数盘，应统一编一个案卷号，每盘再编案卷分号。

　　(4)缩微胶片

　　以卷为单位立卷。

　　以上各案卷的排列按时间先后进行。

　　9.人员档案

　　以个人为立卷单位。卷内文件材料的排列先按材料类别再按形成时间先后进行。人员档案卷内文件材料可分成10大类：(1)履历材料；(2)自传材料；(3)鉴定、考核、考察材料；(4)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料)；(5)政审材料；(6)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；(7)奖励材料；(8)处分材料；(9)招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；(10)其他可供组织参考的材料。

　　10.会计档案

　　会计档案按形式--年度--保管期限进行立卷，即将物业公司形成的会计档案，先按财务报告类、会计账簿类、会计凭证类、工资单或其他四种形式分开，再按会计年度分开，最后按永久、定期(25年、15年、10年、5年、3年)等不同保管期限分别立卷。案卷顺序号按属类内(财务报告、会计凭证、会计账簿、工资单及其他)年度流水编号。卷内文件材料按时间顺序排列。

　　11.荣誉档案

　　先按荣誉档案的形式进行分类，以件为立卷单位。

　　(三)卷内文件的编码

　　案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。页号编写位置：单面书写的文件材料在右下角编写页号，双面书写的文件材料，正面在右下角背面在左下角编写页号。页号一律使用阿拉伯数字，字体要端正、清楚。案卷封面封底、卷内目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编写页号。

　　装订形式的案卷，采用大流水方式编写案卷页号；不装订形式的案卷，两页以上的单份文件应单独装订和单独编写页号。不装订案卷内的文件应逐件加盖档号章。

　　档号是指档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号的结构分为三种：第一种结构为：全宗号--案卷目录号--案卷号--件、页(张)号；第二种结构为：全宗号--类别(分类)号--案卷号--件、页(张)号；第三种结构为：全宗号--类别(分类)号--项目号--案卷号--件、页(张)号。物业档案可采用第三种结构，一案一号，全宗内不允许有相同的档案号。

　　档号章位置在每件文件首页的右下角，其内容、格式、尺寸及填写规范如下：

　　1.全宗号

　　档案馆给定立档单位(物业公司)的编号。

　　2.类别号

　　即类目号，分类号，标注各级类目的符号。

　　3.项目号

　　租赁、修缮、住户、房产、工程、课题、设备等档案的代字或代号，具体可引用有关管理部门编制的项目代号。如一个物业公司可用该公司所管辖的各管理处(小区)的代号作为租赁档案或修缮档案的项目号。

　　4.案卷号

　　案卷排列的顺序号。

　　5.件号

　　案卷内文件的顺序号。

　　(四)填写案卷封面

　　案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式。外封面印制在卷皮的正表面，内封面排列在卷内目录之前。

　　1.党群工作、行政管理、经营管理、基建、设备、科研档案案卷封面的填写。式样见表3-5-2，其内容及填写规范如下：

　　(1)案卷题名案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容。

　　(2)编制单位填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。

　　(3)编制日期填写案卷内文件材料的起止日期。

　　(4)保管期限填写划定的保管期限。

　　(5)密级依据保密规定填写。

　　(6)档号填写档案的分类号、项目号和案卷顺序号。

　　(7)档案馆(室)代号填写国家给定的本档案馆(室)的编号，同全宗号。

　　(8)缩微号填写缩微时给定本案卷的编号。无缩微业务的单位此项可留空。

　　2.物业管理专门档案案卷封面的填写。式样见表3-5-3~表3-5-6，其填写规范如下：

　　(1)房屋座落。填写房屋所在行政区、路、街、门牌号码、管理处(小区)、房号。

　　(2)出租人。填写房屋产权所有者姓名。

　　(3)承租人。填写承租房屋者姓名。

　　(4)住户。填写房屋使用人(承租、出租人)姓名。

　　(5)全宗号、分类号、项目号、案卷号、编制单位、编制时间、缩微号、保管期限、密级填写规范同档号章或表3-5-2的填写规范一致。

　　3.人员档案案卷封面式样见表3-5-7。

　　4.照片、录音、录像带、计算机磁盘案卷封面内容参见表3-5-8。

　　5.会计档案案卷封面式样见表3-5-9。填写规范如下：

　　(1)全宗名称、类别、全宗号、案卷号、保管期限、案卷标题。

　　(2)起止时间。填写卷内文件的起止时间。

　　(3)卷内页号。填写卷内文件的起止页号。

　　(4)目录号。填写案卷所属分类目录的号码。

　　(五)填写备考表

　　卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。如更改档案或补充档案材料都可在此反映。式样见表3-5-10。

　　(六)编制案卷脊背

　　会计档案的案卷背脊式样见表3-5-11。内容包括全宗号、目录号、案卷号、类别、期限、册号等。其他类别档案案卷脊背可编也可不编，其内容包括有案卷题名、档号。

　　(七)文字材料型、图纸材料型、图文混合型案卷的装订

　　案卷可采用装订和不装订两种形式；案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面；案卷装订时必须去掉金属物。

　　1.装订方式：对齐左下角，采用三孔一线的方法把案卷封面、封底、文件材料、卷内目录、卷内备考表装订牢固，并在封底绳结处粘上封纸，盖上骑缝章。行政管理、经营管理、党群工作档案、会计档案一般不用补充文件材料，可采用装订形式进行管理。

　　2.案卷不装订时，其卷内文件材料要按卷内目录的编排次序排列有序，并装入案袋或卷夹内。房产物业管理档案、基建档案等可采用不装订形式进行管理。

　　(八)案卷的入盒

　　案卷装订或装袋后，必须装入卷盒内保存。

　　1.物业管理专门档案、党群工作、行政管理、经营管理、基建、设备、人员、科研档案

　　卷盒尺寸采用310mm×220mm，其厚度可根据需要分别设置30，40，50，60mm的规格，在盒盖翻口处中部应设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。

　　卷盒封面项目包括全宗名称、类目名称、年度、卷数、保管期限，式样见表3-5-13。其填写规范与案卷封面同。

　　卷脊项目包括年度、类别号，项目号，案卷起止号，式样见表3-5-14。其填写规范如下：

　　(1)年度。填写盒内文件材料的起止年份。

　　(2)卷数。填写盒内所装案卷的数量。

　　(3)起止卷号。填写盒内案卷的案卷起止号。

　　(4)其余项目的。填写方法同软卷皮格式。

　　2.会计卷盒封面和背脊内容格式可参照以上案卷封面和背脊格式，并将项目号改为目录号。

　　3.照片、录音、录像带、计算机磁盘卷盒封面内容同其案卷封面内容。

　　(九)编目移交

　　文件材料组卷后要按照档号顺序编制案卷目录。案卷目录随档案一并移交。

　　四、物业档案案卷目录的编制

　　(一)案卷目录的含义

　　案卷目录是著录全宗内所有案卷的内容与成分等情况，并装订成册的一种检索工具。它是按照一定的规则编排而成的档案条目组合，是档案管理、检索、报道的工具。

　　物业档案全宗内案卷目录一般有案卷总目录、案卷分类目录、案卷专题目录等三种类型

　　(二)物业档案案卷总目录的编制

　　物业档案案卷总目录是物业管理档案案卷的总登记账，其目的主要是为掌握物业档案数量与物业档案基本内容，便于统计管理。案卷总目录包括如下项目：

　　1.总登记号

　　物业公司档案管理部门对接收的档案，按照归档时间顺序，以案卷为单位登记的流水编号。

　　2.归档时间

　　案卷归档的实际时间，按年、月、日填写。

　　3.案卷题名、档号、编制单位、编制日期

　　按照案卷封面上已填写的内容填写。

　　4.份数、张数

　　按照案卷备考表内注明的文件份数、文件总页数填写。

　　5.变更情况

　　填写案卷管理过程中各种变更情况。

　　6.备注

　　填写针对本案卷需要说明的事项。

　　案卷总目录只是按档案归档顺序登记的流水账本，一般不具有查找功能。物业公司可根据实际情况选择编与不编案卷总目录。

　　(三)物业档案分类目录的编制

　　物业公司档案分类目录是以全宗内一级类目或二级类目、三级类目为基本单元，以该类目的案卷为登记单位，依照案卷已整理排列顺序进行流水登记的档案目录。

　　案卷分类目录与案卷总目录存在两点区别：其一，分类目录不仅能固定案卷之间的排架顺序和揭示不同类别档案的成分，并统计各类档案的数量，而且便于案卷的查询和提供利用检索服务。其二，案卷总目录是按照归档时间顺序流水登记案卷顺序，而分类目录是依据各类目内案卷排架顺序进行登记案卷的分类顺序号。

　　物业公司档案分类目录的项目与案卷总目录项目基本相同，主要有分类顺序号、归档时间、案卷题名、档号、份数、张数、编制单位、编制日期、密级、保管期限、变更情况、备注。分类顺序号填写该分类内的案卷排列顺序号，其他项目与总目录填法一致。具体到不同类目其分类目录的编制各不相同。

　　1.行政管理档案、党群档案、经营管理档案、基建档案、科研档案、设备档案、声像档案可各自编制案卷分类目录。

　　2.房产物业管理档案可按照二级类目或三级类目编制若干本案卷分类目录，如物业房产档案目录、物业公司租赁档案目录(物业公司商业租赁档案目录、物业公司住宅租赁档案目录)、物业公司修缮档案目录、物业公司业主档案目录。

　　3.会计档案按报表、账簿、凭证、工资单各自编案卷目录。

　　4.已故人员档案独立编制分类目录。

　　(四)物业档案专题目录的编制

　　物业档案专题目录是揭示物业管理全宗内有关某一专题的档案内容和成分的检索工具，属检索型目录之一。它的特点是选题的灵活性，集中了有关某一专题的全部档案，不受案卷顺序号的限制，目的是通过该专题的关键词来检索档案案卷号及其他相关内容。

　　物业档案专题目录的项目与分类目录基本相同，不同的是专题目录将该专题的关键词排在表格的最前面，案卷号等其他项目相应的排在后面。如物业公司租赁档案分类目录，其表格内各项目是按案卷号--地址--出租人(业权人)--承租人--租赁时间--备注等顺序排列的；而物业公司租赁档案业权人专题目录，其表格内各项目是按出租人(业权人)--案卷号--地址--承租人--租赁时间--备注等顺序排列的，即将出租人栏目排在其他各项的前面。

　　五、立档单位与全宗说明

　　(一)立档单位与全宗说明的作用

　　在整理工作中，对物业公司的历史沿革和物业档案状况进行充分研究后，写出的书面材料，称为“立档单位和全宗说明”，又称“立档单位和全宗历史考证”。它可以作为物业档案整理工作方案的一部分，也可作为单行材料。其作用有：

　　1.它是正确地制订物业档案整理工作方案和科学地组织物业档案整理工作的依据。对全宗内各个部分档案整理的具体要求和方法，都只有在深刻而全面地研究物业公司和全宗历史的基础上才能确定。

　　2.它是物业档案整理工作中必要的参考材料。在确定物业档案所属全宗、考证文件日期和所属组织机构、档案的归类等方面，它能提供一些可以参考的材料，可以减少立卷中的困难，提高效率。

　　3.它对鉴定物业档案价值有辅助作用。了解和明确物业公司的主要职能和任务、领导关系、档案保管程度以后，才便于正确地鉴别文件的价值，比较准确地划分物业档案的保管期限。

　　4.它可以作为编制检索工具的基础材料。档案馆(室)在编制各种检索工具，尤其是在编制全宗介绍、档案馆指南等大型检索工具时，都需要了解整个全宗以及物业公司的历史。

　　(二)立档单位和全宗说明的内容

　　1.物业公司的历史沿革。包括物业公司成立、停办、撤销的时间和原因；物业公司的性质、任务、职权范围及其变动情况；物业公司在社会中的作用及领导关系和隶属关系的变化情况；物业公司内部组织机构的设置、职能及其变化情况，负责人姓名；物业公司文书工作制度(行政管理、党群工作、经营管理)及其变化情况，文书处理中的印章及其作用。

　　2.全宗档案情况。包括全宗档案内容与成分的概况；物业档案入馆(室)前的保管处所和保管情况；物业档案何时入馆、是否受过损失、是否经过鉴定、销毁数量等；物业档案利用情况。

　　(三)立档单位和全宗说明的编写方法

　　1.研究规定物业公司任务、职能和组织机构的决议、章程、条例、办法、命令、指示等法规性文件，并参阅物业公司历史大事记、工作总结和有关报刊资料，以熟悉物业公司和全宗的情况。

　　2.通过访问物业公司内负责人和一般工作人员，获得编写历史考证的感性材料，进一步丰富内容。

　　3.应由物业档案工作人员中比较熟悉物业公司历史情况的同志进行编写，内容务求简明，且有根有据，不可单凭回忆进行编写。

篇3：工程竣工资料整理和档案管理细则

　　工程竣工资料的整理和档案管理细则

　　根据本公司档案管理办法,结合工程实际,认真做好竣工资料的整理和档案管理工作。

　　第1节文件管理

　　1.1 建立、健全文件管理程序。对所有文件的编号、登记文件传递制定明确规定。

　　1.2 定期检查文件是否已经发出，应该答复的文件是否已答复。

　　1.3 对拖延的文件应及时处理，对失职的部门应及时敦促他们及时采取纠正措施。

　　1.4 对各种文件，根据其特征、相互联系和保存价值分类整理， 根据文件的内容、时间等特征组卷。

　　1.5 案卷标题要准确地反映出案卷文件的作者和内容，文件、主要案卷要确定保存期限。

　　1.6 立卷归档的文件要保证齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

　　第2节竣工资料整理

　　2.1 信息收集

　　(1)气象、洪水预报等信息

　　(2) 建设过程中建设单位对各种有关进度、质量、投资、合同等方面的意见和看法，及建设单位上级单位对工程建设的各种意见和指令。

　　(3) 收集监理单位发出的指示。包括监理负责人指示、现场监理的批示，提供的补充图纸等。

　　(4) 各种会议信息。

　　2.2 现场记录

　　主要包括以下内容：当天参加的施工人员、设备名称和数量，工程进度、施工质量、施工安全及事故处理记录；当天天气情况及长江水位情况；监理所作指示；当天所发生的纠纷及解决办法等。

　　2.3 数据统计

　　利用Project2000 及Fo*pro 等软件程序及时做好工程资源、质量、进度、工程量及投资、分区报表等，供监理、建设单位使用，并用于施工全过程管理。

　　2.4 竣工资料整理

　　工程完工后及时整理资料，按照招标文件规定要求及监理人指示提交全套完工资料。