物业程序文件:文件资料管理程序

　　物业程序文件：文件资料管理程序

　　1.目的

　　规范公司和各管理处/部门文件资料的管理，确保文件资料处于受控状态。

　　2.范围

　　适用于公司各管理处/部门文件资料的管理。

　　3、定义

　　无

　　4.职责

　　部门/岗位工作职责频次/时间

　　总经理审批公司红头文件，必要时对各管理处/部门收到的外来公文提出处理意见。1个工作日

　　分管负责人必要时对分管管理处、部门收到的外来公文提出处理意见。1个工作日

　　管理处/部门负责人审批以本管理处/部门名义发布的文件。

　　对本管理处/部门收到的外来公文提出处理意见。及时

　　经办人员编制需发布的文件、办理文件规定的相关事项。及时

　　文件管理员文件的管理、控制。及时

　　办公室负责对物业公司级行政文件、其他文件、外来公文的管理、控制及时

　　5.方法及过程控制

　　5.1文件的分类

　　5.1.1行政文件：公司级人事任免、奖惩决定、对内外发文等以红头文件形式发布，公司日常往来函、公司级会议纪要、管理处/部门级行政文件以非红头文件形式发布。

　　5.1.2业务文件：包括各类管理制度、组织架构、职务说明书等。

　　5.1.3其他文件：包括新闻稿件、宣传海报等（不需编号）。

　　5.1.4外来文件：包括外来公文和外来标准/法规。外来公文指政府部门、上级公司下发的公文。外来标准/法规指政府部门制定的与公司业务有关的各种行业标准、管理/技术标准、法律法规；上级公司下发的各种管理制度等。

　　5.2文件的编码及格式

　　5.2.1公司级行政文件编号方法为：物总字【年度】序号，序号为三位数。须经办公室审批、统一管理。红头文件格式如下：

　　红色文件头

　　编号（小四宋体）

　　文件名称（小二号黑体、加粗）

　　文件内容（小四号宋体）

　　签署人（四号宋体）

　　（小四号宋体）zz物业管理有限公司

　　（小四号宋体，中文数字）二○○五年六月七日

　　5.2.2部门级行政文件编号方法为：部门/管理处简称【年度】序号，序号为三位数。部门/管理处简称如：办公室、品质、财务、经管、世贸、城花、都花、新城、美树、水晶城、东丽湖、西青，如增加新部门/管理处，由品质管理部确定部门简称。格式为：

　　物业公司文件（小三号黑体、加粗）

　　文件编号（四号黑体）

　　文件名称（小二号黑体、加粗）

　　文件内容（小四号宋体）

　　（小四号宋体）zz物业管理有限公司

　　（小四号宋体）部门/管理处名称

　　（小四号宋体）签名：

　　（小四号宋体，中文数字）二○○五年七月十五日

　　注：业务部门文件的字体须符合以上要求，字号可根据具体情况确定，但须保持文件各部分字号大小的协调性。

　　5.2.3业务文件格式

　　5.2.3.1组织架构和职务说明书

　　*****组织架构/职务说明书（三号黑体、加粗）

　　部门/管理处简称-年度-编号（每年从01开始）（小四黑体）

　　文件内容（宋体）

　　编制：审核：审批：（宋体）

　　年月日年月日年月日（宋体）

　　5.2.3.2各类管理制度

　　A.文件表头样式

　　***（管理处/部门名称）管理制度编号TJzzWY（部门简称）-***

　　名称版本

A/0第页 共页

　　编制更改审核批准生效期年　月　日

　　B.管理处/部门可根据需要将管理制度分为"顾客关系"、"环境"、 "职能"、 "安全"、"工程"等类别，并通过文件编号予以区分，如：花园新城"客户关系"类文件编号为"TJzzWY（新城）- K**（**：为序号，从01开始）"。

　　C.版本控制：按体系文件控制方法执行。

　　5.3文件的发布

　　5.3.1所有文件均需经过审批后方可发布。通过宣传栏向顾客公布的信息须保存审批记录。

　　5.3.2重要文件送达开发商、业主/业主委员会及相关业务单位时，须请对方在《文件发放签收表》签收，并保存签收记录。

　　5.4文件的更改

　　5.4.1文件如需更改，须由原文件拟定部门进行更改并按文件原审批程序重新报批。

　　5.5外来文件的处理

　　5.5.1当管理处收到外来公文需处理时，填写《文件处理表》，由管理处负责人提出处理意见，同时抄送办公室、品质管理部，必要时报相关职能部门提出处理意见后进行处理，处理完后由文件管理员负责存档。

　　5.5.2 收到外来标准/法规时，按《质量记录及文档管理程序》处理。

　　5.6文件的存档

　　按照《质量记录及文档管理程序》执行。

　　5.7电子文档的管理

　　按照《质量记录及文档管理程序》执行。

　　5.8文件的保密

　　5.8.1公司需严格保密的文件包括：总经理办公会议纪要、公司经营战略性会议纪要、重大事故分析报告、薪金福利制度、奖金分配数额及其它重要文件等。

　　5.8.2保密文件以电子文档形式传送时，须加密码。

　　5.8.3有权阅读保密文件的公司职员对保密文件负有保密责任。

　　6.支持性文件

　　TJzzWY4.2.4-Z01《质量记录及文档管理程序》

　　7.质量记录表格

　　TJzzWY4.2.3-Z01-F2 《文件发放签收表》

　　TJzzWY4.2.3-Z02-F1 《文件资料存储清单》

　　TJzzWY4.2.3-Z02-F2《文件处理表》

www.pmceO.com 物业经理人网

篇2：业户文件资料管理程序(二)

　　1.0 目的

　　通过对提供给业户的文件、资料(包括住户手册、装修管理规定、公告通知等)的管理和控制,确保有严格的拟定、审核、批准、发放、修改、废止等规定,使该工作流程严谨化。

　　2.0 范围

　　本程序适用于以公司或各部门名义,提供给业户的各种文件和资料的管理与控制。

　　3.0 职责

　　3.1 提供给业户的文件、资料由各物业公司(管理处)负责拟定,业务总部协助各物业公司(管理处)拟定。

　　3.2 以物业集团名义发布的文件、资料由副总经理审核,总经理负责审批;以物业公司(管理处)名义发布的文件、资料由楼盘负责人负责审批。

　　3.3 提供给业户的文件、资料拟定后根据情况由业务总部统一标识并负责存档。。

　　3.4 各物业公司(管理处)负责对提供给业户的文件、资料的发放和张贴。

　　4.0 工作内容

　　4.1 文件的拟定及控制

　　4.1.1 以物业集团名义发布的文件、资料由业务总部审核后,报物业集团副总经理审核,物业集团总经理审批 。

　　4.1.2 以物业公司(管理处)名义发布文件、资料,由各物业公司(管理处)负责人进行审批。

　　4.1.3 以各物业公司(管理处)下属部门名义发布的文件、资料,由各部门负责编写,并将其交由部门负责人审核,经审核后的文件、资料提交本单位领导逐级批准。

　　4.2 文件的发放及存档

　　4.2.1 各部门将获得批准的文件、资料交由业务总部进行统一分类,并登记到《用户文件发放登记表》,业务总部留一套文件、资料存档,将副本交到各部门。

　　4.2.2 部门将业务总部下发的提供给业户的文件、资料按需要数量复印后,及时发放给业户。对于(来自:www.pmceo.com)提供给业户的告知性文件如通知、通告、告示等,物业公司(管理处)应及时将其张贴于宣传栏或告示栏。

　　4.3 文件的修改及废止

　　4.3.1 各部门根据实际情况需要对文件、资料进行修改或废止时,须经原审核、批准人员进行审核、批准后,方可进行修改或废止。

　　4.3.2 修改后的文件、资料及时发给业户,并记录入《用户文件发放登记表》内。

　　4.3.3 废止的文件、资料及时以告知性文件张贴于宣传栏或告示栏。

　　4.3.4 各物业公司(管理处)对具有时效性的告知性文件、资料等应及时清理。

　　5.0 相关文件

　　无

　　6.0 记录表格

　　6.1《用户文件发放登记表》 (QR-4.2.3-03-01)

篇3：冶金公司安全生产文件资料控制工作程序

　　冶金公司安全生产文件与资料控制程序

　　所有标准化文件必须发放到各单位班组长以上领导、职工代表、相关人员及相关方。

　　安全生产记录有效保留

　　各单位必须建立以下安全生产记录档案：

　　1、安全标准化管理评审报告

　　2、安全事故事件记录（按公司原事故上报表）

　　3、安全风险评价信息

　　4、安全培训记录

　　5、标准化系统评价报告

　　6、事故调查报告（事故报告格式：事故地点情况概述、事故发生时间、事故伤害情况、事故经过、事故原因、事故类型、事故性质、事故责任分析及处理意见、整改防范措施）

　　7、检查记录

　　8、职业卫生检查记录

　　9、职业健康监护档案

　　10、安全生产会议记录（分公司安全生产会议记录）

　　11、安全生产活动记录（安全生产月、知识竞赛、周一班前宣誓、安全演讲、其它活动记录）

　　12、法定检测记录（有资质单位检测的记录）

　　13、任务观察记录

　　14、许可文件（安全生产许可证下发文件及证件复印件，特种工及相关管理人员培训文件及证件复印件）

　　15、应急演练信息（09年事故应急演习的相关记录）

　　16、纠正与预防行动记录（安全隐患整改记录、违章人员教育处理记录、标准化运行中出现的不符合现象纠正记录）

　　17、承包商和供应商信息

　　18、维护和校验记录（设备维护保养记录、校验记录）

　　19、技术资料、技术图纸。

篇4：工厂质量体系文件资料管理程序

　　工厂质量体系文件资料管理程序

　　1.0目的

　　1.1为对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用文件的有效版本，特制定本程序。

　　2.0适用范围

　　本程序适用于与质量体系有关的文件和资料（包括软件）的控制。

　　3.0引用文件及术语

　　3.1WSC-SZ/《质量手册》

　　3.2ISO/TS16949:20**(E)质量管理体系

　　3.3GB/T19000—2000idtISO9000：2000《质量管理体系基础和术语》

　　3.4TL9000Release4.0质量管理体系

　　4.0职责

　　4.1质量部为质量手册、质量体系程序文件和外来文件（包括顾客提供的文件）控制的责任部门。

　　4.2各有关部门为各自专用文件及资料控制的责任部门。

　　5.0工作程序

　　5.1文件和资料的分类及编号

　　1）文件和资料主要分为如下几类：

　　A.质量手册

　　B.质量体系程序文件

　　C.管理文件

　　D.作业文件及其它资料

　　E.顾客提供的产品及技术文件

　　F.各类标准和法律法规

　　2）所有文件分受控分发和非受控分发。受控分发视具体情况需加盖红色“ISSUETO”“ONETIMEONLY”或者“FORSUPPLIER”印章，非受控分发一定要有“NONCONTROLLED”字样。

　　3）文件的编写

　　A．质量手册由质量部和人力资源及行政部组织编写。

　　B．质量体系程序文件及其它文件由最高管理者指定责任部门组织编写。

　　一个程序文件基本上就是一个控制文件，它是用来规定“质量手册”描述的质量程序的必要功能的实际操作，一个程序文件可以起草用来填充任何相关的需要，同时必须用特别提供的文件格式。

　　C.管理文件由人力资源及行政部负责编写.

　　D．一个程序文件由任何对执行质量程序有责任的授权人或组织起草，这个人或组织应该是：

　　a.有权力或能力改变操作

　　b.对结果负解释权和责任

　　c.对主题具有透彻的理解。

　　一个程序文件对它的执行者必须是可理解的、全面的、准确而详细的，对它的目的所产生的结果是充分的，负责执行该程序文件的操作者可以在预期的情况下正确完成他们的工作。

　　4）下面的格式必须被满足(包括程序文件及作业文件)：

　　一个封面包含：

　　A.格式上的唯一识别码。如：WSC.SZ.*—YY、WSC.SZ.*****.YY等。

　　B.颁布日期和版本号。

　　C.程序文件的标题-----描述该文件的内容。

　　D.起草者，审核者和批准者的签名。

　　E.从封面开始，包括附录在内每页必须标注“版本号”、“第*页共Y页”和“文件编号”、“盖红色印章的硬拷贝文件受控”。第二页：“版本变更记录”

　　5.3文件的审批

　　1）质量手册由质量管理者代表审核、总经理批准。

　　2）质量体系程序文件由责任部门负责编写，职能部门经理／指定人员审核并由管理者代表／部门经理批准。

　　3）管理文件由人力资源及行政部编写，部门经理负责批准.

　　5.4文件登记、发放、借阅

　　1）文件中心在公共盘上建立有效文件的清单，对所有质量体系文件进行控制管理。所有质量体系文件批准后，由文件中心在原件首页上加盖红色“ORIGINAL”原件章。若为客户提供的文件和资料则在原件首页上加盖红色“RECEIVED”接受章。更新有效文件的清单，并作相应的标识。同时更新文件中心的软拷贝件（如有）。作业文件和其它相关的图纸等按文件作者或责任工程师的要求，建立《文件分发记录单》，进行硬拷贝发放，发放时须在首页上加盖红色“ISSUETO”章。

　　2）单页或多页子文件发放程序同一般文件。

　　3）当因文件和资料被丢失、严重破损或其他情况(如提供给顾客、供应商、认证机构等)而需申请领用时，由申请者向DCC提出，经同意后方可领用。因破损而重新领用的新文件和资料，需收回相应的旧文件和资料；丢失或破损而补发的文件应让文件丢失或破损部门的部门经理在《文件分发记录单》上签名，并在备注栏中注明该文件己丢失或破损；文件中心作好相应的发放记录。

　　4）提供给顾客和认证机构的文件和资料，不加盖受控印章，不做更改(换)控制。5)提供给供应商的文件和资料，文件中心在硬拷贝件上加盖红色“FORSUPPLIER”印章发放给采购管理部，采购管理部接收后应在分发记录上签字确认更新版本已收,并同时对旧版本进行收回作废签名承诺，然后负责将新版本转交给供应商,同时收回旧版本作废。SQE根据一定的频率定期去稽核供应商的文件、图纸…..等是否为最新有效(参考所附的文件控制流程图)。

　　6）按生产订单分发的图纸属一次性使用，文控人员在硬拷贝件上加盖红色“ONETIMEONLY”印章，并在分发记录单上登记，接收人签收。分发件在一次性使用后自动失效,由生产部负责销毁。

　　7）对于工程部设计开发中心所使用的草稿版的文件由工程部自行管理，可使用Draft印章进行简单的控制：

　　A.登记：工程部在新产品样品设计和制造阶段编制的图纸(Drawing)、工艺路线表(Routing)和经顾客批准的供应商清单(AVLlist)，由设计开发

中心登记。仅保存电子版的文件。

　　B.发放：制造件的图纸和工艺路线表仅随产品制造令（MO）发放到设计开发中心的制造小组，无须建立文件发放记录。采购件图纸和AVLlist发放到采购部和质量部，需建立文件发放记录。

　　C.更改：当草稿版的技术文件由于设计的原因或客户的更改要求进行升版时，工程部负责按发放记录收回旧版文件，发放新版文件。采购件图纸由采购部通知供应商作废，然后收回。

　　D.文件收回：当新产品准备进入小批量生产时，工程部会将原来的草稿版的图纸、工艺路线表和AVLlist更新升级为正式版。同时会通过Agile输入系统。此时任何草稿版的文件将自动作废。原发放给质量部和供应链部的和AVLlist将被收回。采购件图纸由采购部通知供应商并收回，然后发放正式版采购件图纸。

　　5.5文件的更改

　　1）文件需要更改时，应由文件原设计或编制部门（人）直接把升级版本的软拷贝和一份硬拷贝原件送至文件中心。文件中心立即更新软拷贝及硬拷贝文件有效文件的清单。

　　2）文件更改的审核、批准一般情况下应由原审批部门及人员进行，当发生机构调整或原审批人不在职时应由替代职能部门及人员审批。

　　3）文件升级以后，原来低版本的文件即刻作废。作废文件由文件中心人员按原《文件分发记录单》逐本收回，作废文件和资料的原稿应加盖蓝色“OBSOLETE”印章，保存在文件中心，不作销毁，在有效的文件清单中加以标识。其它拷贝由文件中心收集后统一碎化销毁。按新《文件分发记录单》发放新硬拷贝件。需废止的文件，由起草人或指定人员填写《作废文件通知》交文件中心。

　　4）一般情况下文件更改由原编制或设计部门进行，更改非本部门设计或编制的文件，必须有原设计或编制部门的书面授权，并提供有关的背景资料。

　　5）文件中心接收到来自文件起草人或其接任者的通知，说明一个文件已经作废，不再有新版本取代，须将该文件的原件和通知一起移放到历史档案库中。具体程序同作废文件，作废文件保存一年。

　　6）所有程序文件，作业指导书保存三年。

　　5.7顾客提供的文件的控制

　　1）顾客提供的文件，包括软件，由文件中心负责登记,建立相应的文件清单，按受控文件方式管理。有关这些文件的更新，由项目经理控制。当这些文件需要更新时，项目经理或负责此项目的的工程师把新版文件送至DCC（包括软件）。若客户仅提供了软拷贝件，项目工程师根据需要打印出硬拷贝件送文件中心人员，文件中心人员加盖红色”RECEIVED”接受章，然后按项目工程师的要求发放硬拷贝件，旧版文件是否报废由项目工程师决定。所有这些顾客文件都视作顾客财产，在没有得到顾客的书面授权时，绝对不可扩散和传播。

　　2）质量部负责对发放www.pmceo.com到公司外部受控管理性文件的更改和作废的控制。

　　3）总经理负责公司内部执行的有关国家的法律、法规性文件的有效性。

　　4)顾客文件长期保持在文件中心。

　　5.8各类标准建立相应清单，由使用者直接向文件中心借阅。

　　5.9主要文件和资料的编号法则

　　1）质量手册的编号说明

　　WSC-SZ/QEM-**

　　手册的版本号

　　手册英文缩写

　　深圳z公司英文名称简称

　　图表1

　　2）质量体系程序文件的编号说明

　　WSC.SZ.*-YY

　　程序文件序号（从01开始的流水号）

　　质量手册中对应要素序号

　　深圳（英文缩写）

　　深圳z公司

　　*注：其中“*”是质量手册中对应的要素序号，对于管理程序中和质量管理程序有关的，按质量手册中的序号分配，无法并入质量手册的要素序号的文件，统一分配“4”。

　　3）管理/作业文件的编号说明

　　WSC.SZ.*****.YY

　　管理/作业文件序号（从01开始的流水号）

　　管理/作业文件分类名称（英文缩写）

　　深圳（英文缩写）

　　深圳z公司

　　4）产品文件的编号说明

　　由于产品文件的历史的多样性，继续使用它们的格式。一般它们的名称和它们的产品代码相对应。机柜产品称作PI，电子组装产品称作MPI。

　　5）质量记录的编号说明

　　Form*.*Y-ZIssueA

　　版本号（从1开始的流水号）

　　序列号（从1开始的流水号）

　　从a开始的流水号

　　质量手册中对应要素序号

　　6.0文件中心使用的样章

　　“分发”章

　　内部文件”原件”章

　　外部文件“收到”章

　　“非受控”章

　　“给供应商”章

　　”作废”章

　　”一次性使用”章

　　7.0文件控制流程图(见下页)

　　8.0执行本程序形成以下记录：

　　8.1《文件借阅记录单》

　　8.2《文件分发记录单》

　　8.3《作废文件通知》

　　附加说明

　　本程序由质量部提出

　　本程序由质量部起草，并负责解释

篇5：公司文件资料控制工作程序范本(5)

　　公司文件与资料控制程序范本（5）

　　编制人：

　　审核人：

　　批准人：

　　批准日期：

　　版本号：A版

　　修订次：0次

　　编制单位：综合管理部

　　生效日期：

　　文件修订履历

　　版本/修订次

　　修订要项

　　修订内容

　　修订日期

　　A/0

　　首次发行

　　1、0目的：

　　为确保各部门及时有效的使用文件与资料，对公司的文件进行控制。

　　2、0范围：

　　适用于公司质量管理体系文件及外来文件的管理与控制。

　　3、0定义：

　　无

　　4、0权责：

　　4.1综合管理部与文控中心负责质量管理体质文件的标识、印发、存档、回收及统一归档，分级管理。

　　4.2总经理负责公司文件执行的批准。

　　4.3公司各部门负责本部门文件的标识、印发、存档、回收与管理工作。

　　4.4各部门经理/主管负责本部门文件、资料的制订、批准。

　　5、0作业说明：

　　5.1质量管理体系文件是指质量管理体系相关信息的任何文件，如：质量手册、程序文件、规范、图样、标准等等。它是质量管理体系运行的依据。

　　5.2质量管理体系文件的编制、审核、批准

　　5.2.1管理者代表在组织相关部门进行质量管理体系策划时，应考虑质量管理

　　体系文件的构成及其类型，列出质量管理体系文件清单，如《程序文件清单》、《作业指导文件清单》、《记录表格清单》和《外来文件清单》等，明确文件的数量及其责任部门，使文件清晰可辩，易于识别、检索，并明确质量管理体系文件的编制、审核、批准的职责，以确保文件的正确性、适宜性、充分性和有效性。

　　5.2.2质量方针由总经理组织编制并批准发布。

　　5.2.3质量目标

　　5.2.3.1公司总目标由管理者代表编制，总经理审批。

　　5.2.3.2各部门分目标由各部门编制，管理者代表审核，总经理批准。

　　5.2.4质量手册由管理者代表组织编制并审核，总经理批准。

　　5.2.5程序文件由相关部门编制，其部门负责人审核，管理者代表或副总经理批准。

　　5.2.6作业指导、检验标准、操作规范等三级文件由相关编制，其部门负责人负责审核，管理者代表或副总经理批准。

　　5.2.7各类记录表单由所属程序文件编制部门编制，其部门负责人批准。

　　5.2.8外来文件的控制是对文件内容的审查控制，是公司对文件适用性的审批。由主要使用部门负责批准使用。

　　5.3质量管理体系文件的归口，分类、编号为了使文件易于识别，检索快速，所有已审批的质量管理体系文件应交给文控中心归口、分类，统一编号。编号方法规定如下：

　　5.3.1质量手册文件代号为QM，编号为QM-年份（如QM-20**）。

　　5.3.2程序文件文件代号为QP，编号为QP-流水号（如QP-001）。

　　5.3.3三阶文件编号表示为WI-部门代号-流水号-版本号（如WI-QA-001-A

　　表示此文件为质管部第一份作业标准规范类文件，版本为A版）文件代号：WI

　　部门代号：W/H物管部；QA质管部；HR综合管理部；

　　PMC计划部；PE技术部；PD采购部；

　　SAM样品部；ID注塑部；FIN财务部；

　　A&P装配部

　　流水号用阿位伯数字001-999表示；版本号用英文字母A-Z表示。

　　5.3.4四阶文件编号表示为WF-部门代号-流水号-版本号（如WF-QA-001-A表示此文件为质管部第一份表单类文件，版本为A版）

　　5.4外来文件的控制

　　5.4.1外来文件包括国际、国家、部级、行业、地方的标准、法律法规和客

　　户提供的文件等。

　　5.4.2在公司内使用的外来文件由归口部门负责人在《外来文件登记表》内签名和填写审批日期，表明其来源可靠，内容对公司适用。

　　5.4.3所有传真接收的文件，由综合管理部在文件右上角加盖“FA*”（红色）传真印章，并在《外来文件登记表》中记录。

　　5.4.4文件归口部门对可能更新版本的外来文件应及时跟踪并将新版本文件在《外来文件登记表》中记录，确保使用有效、最新版本的外来文件。

　　5.4.5更新后的外来文件须重新审批。

　　5.5文件的分发与回收

　　5.5.1质量手册、程序文件、作业指导文件的分发

　　5.5.1.1文控中心根据公司的具体情况编制《质量管理体系文件

持有者清单》，经管理者代表审批后交文件管理员。

　　5.5.1.2文件管理员根据《质量管理体系文件持有者清单》中规定的份数，统一分发给规定的持有者。同时在《文件分发/回收记录》上签收。

　　5.5.2外来文件根据实际需要分发，分发时由接收人在《文件分发/回收记录》上签收。

　　5.5.3其它文件同样根据实际需要分发，分发时由接收人在《文件分发/回收记录》上登记签收。

　　5.5.4所有文件的旧版本回收都在新版文件分发时执行，回收完成时使用文件部门在《文件分发/回收记录》上登记签收。

　　5.5.5回收的旧版文件有长期保存价值的呈报管理者代表批准后封存，无保存价值的文件经文控中心整理后统一销毁，并且在相对应的文件清单中详细记录。

　　5.6文件的保管和借阅

　　5.6.1文件的保管

　　5.6.1.1质量手册、程序文件、作业指导文件（工作计划、合同、清单、临时通知除外）的受控原件由文控中心负责统一归档保管。相应的受控副本按《质量管理体系文件持有者清单》规定由各部门文件管理人员或持有人负责保管。

　　5.6.1.2外来文件由归口部门和持有部门文件管理员或持有人负责归档保管。

　　5.6.1.3人事文件、员工培训记录和档案类型的文件资料由综合管理部或相应使用部门进行长期保管。

　　5.6.1.4其它各类文件的保管期限，依《质量记录清单》所规定的保存期限进行处理。

　　5.6.1.5保管者须将持有文件分类放置，并按放置的顺序进行编目，在放置位置贴标签，使文件便于识别和检索。

　　5.6.1.6文控中心对各部门文件的使用及保管情况不定期地进行检查，以达到对各部门文件管理实施监控的目的。

　　5.6.1.7文件在保管和使用过程中需保持清晰、完整，不可随意涂划，如文件使用部门因管理不善致使受控文件遗失、严重破损等不可使用或不可被回收时，文控管理人员需如实记录，并交综合管理部依丢失公司重要文件工作失职处理，处理后，补发新文件。

　　5.6.1.8所有需保存的旧版文件必须在其文件上加盖“作废文件”章并在《作废文件登记表》中记录，以避免各部门使用无效、作废文件。

　　5.6.2文件的借阅

　　5.6.2.1如公司内部员工需要暂时借阅质量体系文件，应到文控中心或相关部门办理借阅与归还手续，并填写《文件借阅/复制记录》。

　　5.6.2.2公司文件在外部机构（顾客或供应商等）需要使用时，必须经过副总经理批准允许外传后，并在文件上加盖“非受控文件”章方可外传。

　　5.7文件的评审和修订

　　5.7.1文件的评审

　　5.7.1.1文件发布后，管理和使用部门须根据公司的实际运作情况对文件进行评审，对不适当之处提出更改申请。

　　5.7.1.2在每次内部质量管理体系审核前，审核组对文件进行评审，对不符合及不适当处提出更改申请。具体按《内部质量体系审核程序》实施。

　　5.7.2文件的修订

　　5.7.2.1提出修订部门填写《文件修订申请单》，部门负责人确认后，交文控中心，文控中心组织有关部门/人员对要求修订内容进行评审，确保更改内容不背离标准和法规要求、与质量管理体系的其他相关文件与要求连贯一致、并要求修订内容在公司的实际条件下是有效可行的。

　　5.7.2.2评审通过后，文控中心管理员将修订文件呈管理者代表或副总经理批准并依《质量管理体系文件持有者清单》将新版文件分发，同时回收相关旧版文件。

　　5.7.2.3非受控文件不受文件修订的控制。

　　5.8文件的废弃

　　5.8.1质量管理体系文件新版生效时，旧版同时作废（有特殊说明的除外）。

　　5.8.2无必要保留的作废文件原版和副本由文控中心或相关部门文件管理员统一收回并销毁，也可以在每页上盖“作废文件”印章，将纸张留作其他用途。

　　5.9文件和记录的管理

　　5.9.1公司内部所有运行文件，均按本程序的要求进行管理。

　　5.9.2所有质量记录及部门自行发行与控制的作业指导文件均按《记录控

　　制程序》进行管理。

　　6、0参考文件

　　6.1《内部质量审核程序》…………(QP-009)

　　6.2《记录控制程序》…………(QP-003)

　　7、0相关记录

　　7.1《外来文件登记表》…………(WF-HR-001-A)

　　7.2《文件借阅/复制记录》…………(WF-HR-002-A)

　　7.3《文件修订申请单》…………(WF-HR-003-A)

　　7.4《文件分发/回收记录》…………(WF-HR-004-A)

　　7.5《作废文件登记表》…………(WF-HR-005-A)

　　7.6《质量管理体系文件持有者清单》…………(WF-HR-006-A)