物业公司档案管理规定(十二)

　　物业公司档案管理规定（十二）

　　（一）总则

　　公司实行“统一领导，各负其责。分级归档，集中管理”的原则。

　　公司的档案是公司全体员工在日常工作中直接形成，能反映公司日常活动，业务往来，重要事项、历史沿革、人员变化等重要的各种资料。其特点是有重要保存价值。包括计算机文字、书面文稿、图纸、图表、照片、声像等资料。

　　在工作中形成的具有保存、查考价值的各种信息载体的项目资料均要立卷、归档。

　　公司的所有工作人员应严格按照规定，定期向本部门移交，在一个工作周期内自己经手的各种档案资料。任何人不得据为己有。

　　（二）管理机构和岗位职责

　　公司的档案管理工作为总经理负责制。公司设立档案室，行政人事部门负责公司档案的集中管理工作。办公室定期到各部门，复制各部门计算机内所形成的文字资料和图片资料。每个年度的一月份，到各部门指导督促催办档案的立卷归档和上缴保管工作。各部门的经理为本部门档案管理的负责人，各部门指定一名工作人员为兼职档案员，经办本部门档案的管理工作。

　　行政人事的档案管理职责是，掌握国家有关的档案法规、规定、政策的动态，做好信息的传达工作，根据国家有关的档案法规、规定、政策变化和公司领导的指示及时调整公司的管理制度；检查、指导和督促各部门的档案工作，组织对有关人员的培训。档案的编目工作均由办公室按照档案编目要求统一进行。保证档案的齐全完整，并使每个部门的档案在公司档案管理体系中形成一个有机的整体。

　　（三）归档范围

　　1、各类请示，报告，会议纪要。

　　2、意向书、协议书、项目申请书，

　　3、重要的治谈和会议记录、备忘录，

　　4、开发项目机会性分析可行性研究报告

　　5、公司资信变动情况，

　　6、外出考察、调查培训等活动中形成及收集的材料(包影像资料)，

　　7、企业负责人，名单，及人选情况，

　　8、合同、章程，

　　9、向上级单位上报的报告书及批复，

　　10、有关部门出具的证明制将：

　　11、营业合法证件(包括企业负责人证件)，

　　12、营业执照和营业证书内容文稿，

　　13、企业代码证书等。

　　14、与重要的客户来往的信件、函电，

　　15、历年工作总结，

　　16、年度预算报告；

　　（四）立卷程序

　　根据“谁办谁立卷”的原则，项目协议、合同签订或重要的文档资料形成后，经办人要建立档案材料收集袋，随时积累材料。

　　对每年年度内各部门形成的文件材料立卷、归档，上交办公室后，办公室按照文件的重要程度应划分永久、长期、短期保管期限。

　　（五）管理与利用

　　1、公司办公室应建立档案的统计登记表，完善借阅制度。对档案的收进、移出、保管、利用等隋况进行精确的统计并注意收集档案的利用效果。

　　2、档案存放案卷的箱柜必须坚固，并有防盗、防潮防高温、防虫鼠、防潮、肺尘等设施。定期检查档案曲保管情况，对破损或变质的档案应及时修补和复制。

　　3、档案管理人员调动工作时，应在离职前办理交接手续

　　4、办公室根据工作需要，编日常管理与查询系统，编制各种必要的目录、卡片、索引等检索工具，力求查找方便，调卷迅速准确，积极为一线部门提供服务。

　　5、档案的移交、鉴定与销毁

　　各部门凡以公司名义行文所形成的档案应在第二年的上半年向公司档案室移交，交接取方根据移交目录清点核对，并履行签字盖章手续。移交目录一式两份，交接双方各执一份。

　　各部门在人员发生变化时，应及时办理档案移交手续。按照工作移交的有关规定，列出清单，部门经理作为监交人，负责清点核对档案的移交工作。

　　办公室应根据保管期限的规定，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案应在本单位主管领导主持下，由档案部门和有关业务部门组成的鉴定小组共同进行。鉴定结束后应自本单位领导提出鉴定报告。

　　经过鉴定失去保存价值的档案，要登记造册，经本单位领导审批后方可销毁。销毁档案应指定两人负责监销，监销人要在销毁清册签字。

　　（六）考核与奖惩

　　对于将材料散存在个人手中，归为已有，不按要求立卷、归档、上交者，办公室应写出书面报告，上报公司领导做出处理意见。

　　对于丢失、销毁、出卖、私自携带出公司者，将视情节轻重，给子处理，问题严重的，按照《中华人民共和国档案法”》有关

规定处理。

　　对于完成好的部门和个人，公司将予以表彰和奖励。

　　（七）其它

　　其它档案，参照国家档案局颁发的有关规定执行。

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篇2：物业管理公司档案管理员职责(1)

　　物业管理公司档案管理员职责（一）

　　一、遵守公司的各项规章制度，并认真贯彻实施。

　　二、建立建全档案管理、借阅制度。

　　三、对于员工档案、公司合同档案的各类档案的分类保管。

　　四、负责对员工个人档案的科学化管理。

　　五、负责对公司文件资料的保存、入库、整理、登记等工作。

　　六、定期的对档案进行检查、整理。

　　七、积极的配合其他部门的工作，做好沟通交流。

篇3：物业服务资料业主档案管理方案

　　物业服务资料与业主档案的管理方案

　　为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性，规范业主档案的保管与跟踪工作，特制订本管理方案。

　　一、资料或档案的收集与保存

　　首先，在物业接管移交时，要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次，业主入住、进行房间调配阶段，业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料，都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。

　　二、资料或档案的整理与分类

　　所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后，按类别进行装订并整理成册，做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同，管理内容可以分类为以下几类。

　　1.工程技术资料：包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。

　　2.业主及各办公部门档案：包括业主及各办公机构详细资料登记表，进出小区人员登记表，业主、各办公机构房间的维修档案等。其中，业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。

　　3.装修档案：包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。

　　4.维修资料：包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。

　　5.业主反馈信息：包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。

　　6.本部门员工管理资料：包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。

　　7.行政文件资料：包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。

　　三、资料或档案的归档

　　对于所有分类整理好的信息资料，工作人员必须进行归档保存。

　　1.档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制，使储存方式多元化，尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存，便于查找。同时，还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化。

　　2.对本单位利益影响较大的档案应加密保存，使此类档案在计算机中按级别检索，对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

　　3.档案应编制统一的档案分类顺序进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。

　　4.根据档案盒规格准备相应的档案标贴纸，在档案标贴纸上打印出标准黑体一号字体的档案类别名称，制作好的档案标志贴应当贴在档案盒左侧上方，并将档案盒整齐排列在档案柜中。

　　5.各业主的档案资料应按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。按档案盒内各档案的排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录内，详细、清晰地注明序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等内容。

　　6.档案室应配备相应的文件柜、文件盒以及消防器材等，并随时保持干燥、通风、清洁，确保储存地点符合防火、防虫

防鼠、防潮等要求并定期巡查。档案室钥匙交由档案管理员专门保管，档案室应避免无关人员任意进出，以保证档案的安全和完善。

　　7.所有档案盒资料都应妥善保存，注意保持整洁，不得擅自涂改、外借，未经授权，任何人不得私自复印或打印保密资料或文件。

　　四、资料或档案的运用

　　工作或服务的过程中应当充分发挥档案资料的作用，内部员工可通过管理中心内部局域网，查阅文件档案授权范围。由于业主档案属绝密档案，借阅原始资料的使用者，应该按档案的不同密级经相关负责人批准方可借阅，特殊情况如需查阅须报管理处。

　　五、业主档案的跟踪

　　当业主联络方式发生变化或业主发生更替时，服务中心应将变化情况记录在业主档案中。本部门应当由专职主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔两周跟踪一次。

　　六、过期资料或档案的销毁

　　对于作废或失效文件，相关人员应在失效文件上标注作废标记，防止继续使用。根据文档的保存期限和性质，管理人员应该定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆。对于已过保存期的档案经主管领导批准后可进行销毁，但销毁的同时必须建立已销毁文档的清单，便于备查。

篇4：物业管理公司档案管理制度(7)

　　物业管理公司档案管理制度（七）

　　一、档案管理总则

　　1、公司档案是指公司各个部门在从公司经营管理等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、照片、影片、录象、印刷品等原始记载，是公司管理工作的基本依据和有效凭证。

　　2、档案的管理工作是一门专业性的管理工作，是经营管理活动中的重要组成部分，各部门都要从公司整体利益出发，把档案管理工作纳入本部门日常工作程序之中，切实加强领导，部门负责人为本部门档案第一负责人。

　　3、各部门都必须贯彻执行集中统一人事档案的原则，采取有效措施，集中统一管理本部门的档案，以维护档案的完整、准确、系统、安全有效利用。

　　二、管理结构和职责

　　1、总办是公司档案管理的业务主管部门，根据工作需要，应组织筹建公司档案室，总办对其他部门进行业务指导。其主要职责：

　　①制定公司档案管理制度、办法、规范并指导、监督和检查各部门贯彻执行情况；

　　②对各部门的档案管理工作进行经常的检查、指导和交流，加强档案管理意识；

　　③组织培训各部门兼职档案管理员；

　　④负责公司级档案的收集、整理和集中统一管理并积极提供利用；

　　2、部门应根据本部门档案数量、使用频度、重要性等特点，设立部门内的档案柜或移交总办进行档案管理；各部门应按照规范设立档案管理岗位，并指定兼职档案管理员；兼职档案管理员负责本部门内的档案收集、整理和集中统一管理工作。业务上接受总办档案管理员指导。各部门的档案管理岗位是公司档案体系中最基层的业务结点，其基本职责：

　　①贯彻执行公司有关档案管理的系列规范，制定本部门档案工作各项实施细则；

　　②负责收集本部门内的档案材料，并进行系统整理、编目、科学排列，做到查找方便，为各项工作提供服务；

　　③在项目结束或特定时期向公司档案室移交档案。

　　三、公司档案归档范围和要求

　　1、公司档案的归档范围，按其性质划分：公司的各种证、照、卡、各种行政文件，各个项目相关的证件、手续、合同、图纸、竣工资料、验收资料、奖牌、荣誉证书等。

　　2、公司档案，由总办档案管理员收集公司在工作中形成的归档材料。部门档案，由部门兼职档案管理员分别收集本部门和本项目在工作中形成的归档材料，在项目结束或特定时期向总办移交；

　　3、会计档案由于其特殊性及重要性，会计凭证、报表、帐册等财务资料由财务部根据国家财政部的有关政策归档和保管；

　　4、归档的档案应齐全、完整、准确、系统；各种签证手续完备、字迹图样清晰；

　　5、本公司产生的和政府发文的各类归档材料都必须是原件；公司全体员工都应无条件按规定提交归档材料，任何人都不得将归档材料据为私有。

　　四、档案的管理

　　1、档案管理员对接受的档案应及时进行分类、编号并进行电脑录入；

　　2、档案保管必须有专用房间或柜子，房间或柜内保持适当的温、湿度，并应有防火、防虫、防盗等措施。

　　3、档案管理员应经常对档案进行保管状况检查。如发现问题除及时报告本部门领导外，应采取补救措施，以减少档案的损失；

　　4、档案管理部门应建立登记制度，对档案的接收、移交、借阅等方面进行登记；

　　5、各服务中心必须指定专人管理本服务中心的档案，并及时与总办档案管理员对接；

　　6、常用档案在使用中，档案管理员必须保持一份复印件存档，以便其他相关工作的查阅；

　　7、凡领用档案原件交相关部门留存者，必须复印一份由收文单位盖“与原件相符”章后返回总办存档。以保证项目资料的完整，并节省公司人力、物力，缩短办文时间；

　　8、部门撤消或变动，以及项目结束时，应将其档案收集齐全，妥善整理，严格按类别、目录顺序对号入座排列整装方可向公司档案室或其他接收单位办理交接手续；

　　9、档案分电子文档和实物存取文档两种；

　　10、档案的保管期限分永久、长期、短期、临时四种。

　　五、档案的利用

　　1、积极开展档案的利用，各部门因工作需要可查阅档案，充分发挥公司档案在项目开发和管理中的作用；

　　2、凡借阅档案的人员，必须爱护档案，不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾画、批注，必须保证档案的保密性，按时归还，如有损坏、涂改、丢失等，应及时追查责任。

　　六、档案的销毁

　　1、任何部门和个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。

　　2、按规定需要销毁的，凡属密级档案须经总经理批准，一般

内部档案须经总办主任批准。

　　3、经批准销毁的档案，档案管理人员应认真填写销毁清单，并由专人监督销毁。

　　七、附则

　　1、本规范的执行监督人为总办档案管理员。

　　2、各部门应参照本规范制定部门内实施细则，报总办备案；

　　3、有关档案管理的其他规范，与本规范配合执行。

　　4、对档案管理工作每半年进行一次检查，发现因管理不善，造成资料丢失、损坏的按照公司奖惩制度执行，并且应采取一切补救措施。

　　八、项目图纸移交规定

　　1、针对地产公司开发的新项目，在正式出施工图时给物业公司发放的图纸（包括各专业相关图纸），作为公司的绝密文件，由专人负责保管。

　　2、工程竣工验收后，地产公司向物业公司提交整套工程资料，物业公司专人接收并签字确认。

　　3、服务中心成立后，项目资料移交服务中心，由服务中心具体按档案管理制度中相关规定进行管理。

　　九、档案管理流程图：

　　1、项目资料：

　　相关部门分类整理

　　列出清单

　　部门经理审查签字

　　项目结束后移交公司档案员

　　档案管理员归类、编目组卷

　　建立电子档案

　　2、公司证照卡及荣誉证书、奖杯等实物：

　　相关部门办理

　　证件、证书领取

　　及时存入公司档案室

　　档案管理员分类登记

　　建立电子档案

　　3、档案借阅

　　填借阅申请单

　　总办审批

　　登记借阅

　　按时归档：

篇5：花园小区物业档案管理方案

　　花园小区物业档案管理方案

　　档案资料的管理是物业服务工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。在**的物业档案管理中，我们将从以下几方面着手：

　　一、档案的建立与分类

　　1、小区管理档案分类：

　　1）业委会工作资料；

　　2）委托管理合同及小区管理涉及的其它合同文本；

　　3）住户管理：主要包括住户资料(住房登记表、住户证件等)、住户特殊要求记录、住户投诉与回访记录等；

　　4）社区文化资料；

　　5）清洁卫生管理记录及资料；

　　6）绿化管理记录及资料；

　　7）车场(车棚)管理记录及资料；

　　8）文化娱乐场所（会所）管理资料；

　　9）消防、治安管理记录及资料。

　　2、工程技术、设备管理档案分类：

　　1）小区建设竣工资料；

　　2）公司接管小区的有关资料和协议；

　　3）小区改造变更资料(含装修管理资料)；

　　4）房屋及公共设施维修(维护)资料；

　　5）设备资料主要包括设备技术资料、设备运行资料、设备维修保养记录及资料；

　　6）科技图书及资料。

　　3、内务管理档案分类：

　　1）经营财务：主要包括经营管理资料、合同管理资料、财务管理资料；

　　2）人事劳资：主要包括人事资料、劳资资料、员工培训、考核资料；

　　3）规章制度及往来文件；

　　4）管理及运作规章制度；

　　5）政府、主管部门颁发的法律、法规文件；

　　6）上级公司文件；

　　7）其它外来文件；

　　8）服务中心发出的通知、公告、报告、信函等公文；

　　9）质量管理文件及相应的资料、记录。

　　4、其它文件

　　二、档案管理

　　1、管理思路

　　1）依照规定程序收集的各项工作的档案资料，按科学方法检索使用，机密文件加密，专人管理。

　　2）档案管理除详细记录管理过程外，一个重要目的是从中发现管理不足，改进管理工作，原始资料除收集、整理，编入档案时初步分析外，应形成各类人员定期、定项目有方向性地进行统计、归纳，反映管理漏洞，提出报告和可行性整改意见。

　　2、档案管理的基本模式

　　1）采用多种形式的信息贮存方式，有计算机磁盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图表卷宗等，分别采用相应的保管贮存方法。

　　2）采用科学检查及多媒体查询系统，文件目录条理清晰，方便档案使用、查询。

　　3）严格内部文件资料的保密制度，需保密文件及区域必须加密，专人负责保管，确保文件的安全。

　　4）加强档案的安全管理，配置消防器材和防盗门，档案柜、锁符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮湿的要求。

　　5）坚持对档案管理工作检查指导。分公司各部室每月检查一次本部门管理文件记录情况，督促档案管理人员及时将工作记录文件归入档案；分公司副总经理每季对档案管理工作进行一次全面的检查，检查文件管理是否规范，有无遗漏，指出工作不足

，以便更好地提高档案管理工作。