步行街物业档案管理制度

　　步行街物业档案管理制度

　　1目的

　　使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

　　2适用范围

　　公司所有档案的管理。

　　3公司资料室文档资料管理

　　3.1公司资料室文档资料管理范围：公司内部重要文件;公司对外往来的各类公文;公司内部重大活动、事件记录;物业管理相关政策、法规;重要资料及文档资料的电脑备 份;人事资料;业主资料资料等。

　　3.2文档资料收集及整理：人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找;财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引;其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引。

　　3.2物业管理相关政策 、法规：由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。

　　3.3重要资料：由综合文员负责收集，主要包括：外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。

　　3.4公司本部重要文件，主要包括：

　　3.4.1内部管理文件：以公司名义下发的人事、行政类文件。

　　3.4.2人事制度：公司各种人事政策，条例和规定等。

　　3.4.3行政制度：公司各种行政制度、条例和规定等。

　　3.4.4重要通知及通报：公司各种重要的通知、通告。

　　3.4.5公司会议纪要：总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。

　　3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。

　　3.4.7各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。

　　3.4.8公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。

　　3.5文档资料查阅或复印：物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。

　　4各部门文档资料管理

　　4.1各部门文件分类及编制要求：

　　4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。

　　4.1.2通常情况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。

　　4.1.3公司各部门(含职能部门 、业务部门及临时成立的工作小组等)常用文件类别：

　　1)人事类：包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。

　　2)行政类：包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。

　　3)通知类：内部各类通知。

　　4)培训类：培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。

　　5)会议类：部门例会、专题会议、业委会会议等。

　　6)合同、协议类：部门签定的合同(租赁合同、买卖合同等)。

　　7)对外文件类：

　　①对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等;

　　②对客户发文等：

　　③其它类：如电话表、名单、启示等。

　　4.2质量管理部应保管的资料：

　　4.2.1发展商提供的资料：

　　1)产权资料;　　2)技术资料(含图纸);

　　3)交接手续及清单等。

　　4.2.2文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。

　　4.3各类文件更改要求：

　　各类文件张贴或下发后如需更改，必须由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明"以此文件为准"。

　　4.4各类文件发放要求：

　　4.4.1文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类：

　　1)部门负责人以上人员阅;

　　2)主管级以上人员阅;

　　3)内部传阅;

　　4)张帖。

　　4.4.2重要文件的发放应办理签收手续。

　　4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同(协议书)、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。

　　4.4.4文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。

　　4.5电脑文档管理：

　　4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。

　　4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件(行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等)须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，管理情况须在部门经理处备案。

　　4.5.3电脑文档须妥善保存，如需删除，须报部门经理批准。

　　4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。

　　4.6资料管理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。

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篇2：住宅小区物业档案管理措施

　　住宅小区物业档案管理措施

　　1、建立档案管理制度

　　根据档案资料初建的情况，拟首先制定如下制度：

　　<物业档案管理制度><档案查询制度>

　　<库房管理制度><档案移交验收制度>

　　2、确定档案的内容

　　物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作、历史档案。根据要求以下仅就建筑物档案，管理工作档案的管理具体的说明。

　　①建筑物档案

　　A、建筑物原始档案

　　包括竣工验收资料、房屋单体竣工图，具体清单如下：

　　产权资料。包括：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。

　　(1)产权资料。包括：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。

　　(2)技术资料。包括：竣工图-总平面图、建筑图、结构图、附属工程及隐蔽管的全套图纸、地质勘察报告、工程预算决算分项单、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定书、隐蔽工程验收记录、沉降观察记录及沉降观察点布置图。

　　(3)竣工验收证明书。包括：基建工程竣工验收书、建筑消防验收合格证、电信局电话工程竣工验收证书、主要材料的质量保证书、新材料、构配件的鉴定合格证书，水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书、砂浆、混凝土试块试压报告、供水、供暖管道的试压报告、物业公司代管的设备。

　　(4)房屋使用资料。包括：业主名单、地址、电话清单、建筑面积计算书。

　　(5)供电、供水系统如需物业公司临时代管的，竣工验收后加办以下协议及证书。包括：供用电协议书、用电许可证、委托银行代收电费合同书、变压器报停申请表、用水申请审批表、月供水计划报告单。

　　B、建筑物维护、改造档案

　　建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体进行维护、改造的有关资料：

　　(1)维护改造申请表及批准文件

　　(2)维护改造工程施工许可证

　　(3)维护改造方案

　　(4)维护改造工程合同

　　(5)维护改造工程预算书及批准文件

　　(6)维护改造工程验收说明书

　　(7)维护改造工程结算(核算)表

　　(8)各设备及工程使用维护说明书]

　　(9)各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的应全部具有)

　　(10)维护改造工程施工设计图及竣工图

　　C、用户装修、改造工程档案

　　用户装修改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主授权的房屋进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料，一般内容如下：

　　(1)装修、改造申请表及审查意见

　　(2)装修设计图

　　(3)装修、改造过程中的管理、监理资料

　　(4)完工后的验收意见

　　②管理工作档案

　　管理工作档案是指物业管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料，主要为：

　　(1)政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等;

　　(2)制订的各种管理规定、公约;

　　(3)公司 ISO体系文件

　　(4)财务资料

　　(5)工作计划、方针、目标记录

　　(6)各项管理工作日志

　　(7)纠正和预防措施方案

　　(8)质量/环境/安全控制记录

　　(9)设备设施保养规程，巡查、维修、养护记录

　　(10)满意度调查记录、回访记录日志及回访登记表

　　(11)投诉及投诉处理记录

　　(12)其他需要收集归档的工作记录、服务记录。

　　3、档案的管理

　　(1)档案的分类、编目及著录

　　(2)档案的整理装订

　　(3)档案的电脑化管理

　　4、管理条件：

　　(1)库内温度不超过20摄氏度，湿度不超过5%，密闭防光、防鼠防虫，严禁烟火，配气体或干粉灭火设备。

　　(2)办公条件，适量的存储和查阅空间，符合规定的整理装订设备、工具和装具。

　　(3)管理人员要求：经过档案管理专业培训。

篇3：物业公司档案管理方案

　　物业公司档案管理方案

　　1、管理内容：

　　(1)工程档案;

　　(2)租户档案;

　　(3)工作档案;

　　(4)财务档案;

　　(5)文件档案。

　　2、管理措施：

　　(1)制定档案管理制度，并严格执行;

　　(2)按照档案管理要求，分门别类，编目造册，方便查阅，利于管理;

　　(3)专人管理，责任到人，存放有序，管理规范;

　　(4)配置专门的档案管理用房和必要的设施设备，以满足档案管理要求;

　　(5)根据档案资料的形式、性质，采用不同的管理手段，科学管理，确保档案资料完整、安全;

　　(6)实现电脑化管理，提高管理水平。

篇4：物业管理公司档案管理制度（八）

　　

　　物业管理公司档案管理制度(八)

　　依据《中华人民共和国档案法》，结合企业实际情况，确保档案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、档案工作的基本原则

　　档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门管理，专人负责档案管理工作。公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

　　二、文件资料点收、整理和归档

　　1、文件结案移送归档时，检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

　　2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的签认。

　　3、文件的处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。

　　4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合立卷标准要求，及时分类、立卷、归档。

　　三、档卷管理

　　1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

　　2、做好相关的防范措施，注意保密工作。

　　3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫蛀腐朽工作。

　　4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。

　　四、档案调、借阅

　　1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅。确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。

　　2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

　　3、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。

篇5：物业公司项目档案管理制度

　　物业公司项目档案管理制度

　　一、档案的建立。

　　1.1档案的建立按下列流程建立：

　　收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查

　　1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。

　　1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;

　　1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、 维修保养合同及维修保养记录等;

　　1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。

　　1.2.4 文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;

　　1.2.5 员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;

　　1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。

　　1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。

　　二、档案管理

　　2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。

　　2.2档案管理要求：

　　2.2.1进行标准化的档案管理。

　　2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保存方法。

　　2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。

　　2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。

　　2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

　　2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。

　　2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。